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Managing Change at AsureQuality Using 

Configuration Packages

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What we do

• State owned enterprise, with 1700 staff over 60 locations

• Testing we do:• Microbiology & Pathogens• Residual & Pesticides• Food contaminants & General chemistry

• The AsureQuality labs process on average 700,000 samples and 1.9 million tests per year

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LabWare in AsureQuality

• Contract Lab Template V6• First to implement WebLims in Australasia• Multi‐site, geographically dispersed• Some numbers:

– 3000 + analyses– 2000+ contracts– 1000 + customers– 1000 + subroutines

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Project Stage

• February 2012 ‐ Started system configuration• January 2013 ‐ Started User Acceptance testing and data validation

• March 2014 – First customer group went live (Wellington MPI)

• Now – Final roll out – Already operating in Auckland as well as Wellington with selected customer groups

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Why do we manage change

• To understand impact of the changes to the business before it happens

• Minimize the risks• Enable beneficial changes to be made on a regular basis• Maintain validation status

– ISO 17025– GMP

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Process outline

Issue raised Investigation Fix Regression TestingQA TestingDev Testing Pass ProductionPass

Fail

Fail

Fail

Pass

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Process outline ‐ continued

Issue raised Investigation Fix Regression TestingQA TestingDev Testing Pass ProductionPass

Fail

Fail

Fail

Pass

LW issue log

Change Manager and configuration packages

Change Manager and configuration packages

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A problem

• Problem: When a contract has a large number (>100) contract items, charge manager becomes significantly slower when adding more.

Fill an Issue form

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Process to log an issue

• Fill the “Log Issue” tab based on the information from issue form

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How an issue is assigned

• Use Search Dialog to find the issue• Drill down to the issue and use “Manage Issue” tab to adjust the properties, add notes and assign to a technician

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Solution & Review Comment

• “Solution & Review Comment” is used to record the issue resolution progress

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Incident & Issue Management Dashboard

• The issue will show up on the dashboard of assigned technician

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What can we do?

• We cannot reduce the number of contract items because of business requirements

• However, using a combination of user grid and object group manager can greatly improve the user experiences

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Using Changes Manager

• Create a Configuration Package• Use Changes Manager to find all changes

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Adding objects into package

• Adding all necessary objects into the package and export it using change manager

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Package installation

• Install package in target environment

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User testing in QA system

• User testing using test script

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Migrating to production

• Once the test script is passed, the package is ready to be migrated to production at next available scheduled update event

• Run regression testing

• Same installation process as in QA

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Advantages of Configuration Packages and Changes Manager

• Clear ownership of issues• Traceability

– Attached supporting documents– Investigation process in the notes of the issue

• Find similar issues• Know how many issues are outstanding• Make it easier to manage a large amount of changes

– We migrate roughly 20 packages in one event every fortnight

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Enhancement ideas

• Using Changes Manager and Configuration Packages to apply database changes (adding fields, tables etc…)

• Menu and toolbar changes currently fail to be migrated using Configuration Packages.

• Package report could use some tweaks

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Summary

• Introduction• AQ LabWare project• AQ change management process• How we log, investigate and resolve an issue• How we test and migrate configuration packages using Changes Manager

• Advantages and enhancement ideas

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Thank You

• Questions?

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