การใช้งาน Microsoft Excel 17 มีค vol 1.1 · Microsoft Excel...

transcript

Excel Advanced

page แนะนาเมน การใชงาน - 1 - การจดรปแบบตวเลขดวยการกาหนดเอง (Custom Format) - 4 - การกาหนดรปแบบใหเปลยนแปลงตามเงอนไข (Conditional Formatting) - 5 - การควบคมความถกตองในการปอนขอมล (Data Validation) - 7 - เทคนคตางๆในการปอนขอมลลงในชองเซลอยางรวดเรว - 9 - การปอนขอมลดวยการใชฟอรม - 10 - การเรยงลาดบขอมลแบบระดบเดยว - 12 - การเรยงลาดบขอมลแบบหลายระดบ - 13 - การกรองขอมลดวย AutoFilter - 15 - การกรองขอมลดวย Advance Filter - 16 - การใชคาสง Split - 18 - การตงแถว หรอ คอลมน - 19 -

Content

Excel Advanced - 1 -

การใชงาน Microsoft Excel

Microsoft Excel

แนะนาเมน การใชงาน

การจดรปแบบตวเลขดวยการกาหนดเอง (Custom Format) ขนตอนในการกาหนดรปแบบ มดงน

1. เลอกพนทของชองตวเลขทตองการจดรปแบบ จากนนเลอกคาสง Format > Cells เลอกแทบ Numer ทชอง Category เลอก Custom สามารถเลอกรปแบบทตองการ แลวคลกปม OK หรอ คลกขวาทชองขอมลทตองการ แลว เลอก Format Cells จะปรากฏ กลองตวเลอก ดงรป

2. หากตองการลบรปแบบใหเลอกคาสง Format > Cells เลอกแทบ Numer ทชอง Category เลอก General > คลกปม OK หรอ กดแปน Ctrl + Shift + ~

การกาหนดรปแบบใหเปลยนแปลงตามเงอนไข (Conditional Formatting) ตวอยางเชน จากขอมล ตองการระบายสแดงในชอง ขนาดตนกรอส ทมตวเลขมากกวา 50 และระบายสนาเงนในชองทมขนาดตนกรอสทนอยกวา 20 มขนตอนดงน

1. เลอกชวงขอมลทตองการกาหนดรปแบบตามเงอนไข เลอกคาสง Format > Conditional Formatting กาหนดเงอนไขแรก ดงรป

2. กาหนดเงอนไขทสอง โดยคลกปม Add > แลวกาหนดเงอนไขทสอง ดงรป.

3. หากตองการลบรปแบบทกาหนดตามเงอนไข ใหเลอกพนทสวนทตองการลบไว แลวเลอก คาสง Format >

Conditional Formatting จากนน คลก Delete แลวเลอกเงอนไขทตองการลบดงรป แลวคลก OK

หมายเหต 1. สามารถกาหนดเงอนไขไดสงสด 3 เงอนไข 2. รปแบบทกาหนดดวยคาสง Conditional Formatting จะมความสาคญเหนอกวารปแบบปกต

การควบคมความถกตองในการปอนขอมล (Data Validation) เพอลดขอผดพลาดอนเกดจากการปอนขอมลจานวนมาก สามรถกาหนด กฎเกณฑในการปอนขอมลตางๆไดดงน

1. เลอกพนทขอเซลลทตองการกาหนดกฎเกณฑในการปอนขอมล แลวเลอกคาสง Data > Validation 2. คลกเลอกแทบ Setting ของกรอบ Data Validation กาหนดเงอนไขจากตวเลอกตางๆดงน

ความหมายของตวเลอกตางๆ มดงน Allow คอ เลอกรปแบบของกฎเกณฑทใชในการควบคมความถกตองของขอมล

• Whole number เลขจานวนเตม • Decimal เลขทศนยม • Date วนท • Text Length ตวอกษร • Time เวลา • List เลอกจากรายการใน drop down list

Data คอ เลอกเงอนไขทตองการสรางกฎเกณฑ • Between ระหวาง • Not Between ไมอยระหวาง • Equal to เทากบ • Not equal to ไมเทากบ • Greater than มากกวา • Less than นอยกวา

• Greater than or Equal to มากกวา หรอ เทากบ • Less than or Equal to นอยกวา หรอ เทากบ

3. การกาหนดคาแนะนาในการปอนขอมล โดยคลกเลอกแทบ Input Message แลวกรอกคาแนะนาทตองการ

4. กาหนดขอความทใชเตอนเมอมการปอนขอมลผดพลาดจากฎทตงไว โดยคลกเลอกแทบ Error Alert แลวกรอกขอความแสดงคาเตอนทตองการแลวคลก OK

5. เมอตองการลบ Validation ทเคยกาหนดไว ใหเลอกเฉพาะพนทชวงนนไว ใหเลอกคาสง

Data > Validation >คลกปม Delete All > OK

เทคนคตางๆในการปอนขอมลลงในชองเซลอยางรวดเรว 1. หากตองการเคลอนทไปยงชองเซลทอยขบตางๆของตาราง ใหคลกเลอกเซลชองใดชองหนงของตารางไว

กอน จากนนใหใชเมาสดบเบลคลกทขอบของเซล ดงน

ตาแหนงดบเบลคลก ความหมาย ดบเบลคลกขอบบน เคลอนไปชองเซลทอยแถวบนสดของตาราง ดบเบลคลกขอบลาง เคลอนไปชองเซลทอยแถวลางสดของตาราง ดบเบลคลกขอบซาย เคลอนไปชองเซลทอยคอลมนซายสดของตาราง ดบเบลคลกขอบขวา เคลอนไปชองเซลทอยคอลมนขวาสดของตาราง

2. หากตองการปอนขอมลทซากบแถวบน ใหระบายเลอกชองเซลทอยใตแถวนนแลวกดแปน Ctrl+D 3. หากตองการปอนขอมลทเคยมอยแลวในคอลมนนนใหใช Pick From List การใช Pick From List ใหคลก

เมาสขวาในชองเซลทกาลงจะปอนขอมลแลวเลอกคาสง Pick From List จะมรายการเลอกปรากฏขนมา ดงรป

หมายเหต 1. ไมสามารถใช Pick From List กบคอลมนทเกบขอมลชนดตวเลขได 2. ไมสามารถเรยกใชงานขามแถววางได 3. คยลดของคาสง Pick From List คอ Alt +Down Arrow Key

การปอนขอมลดวยการใชฟอรม

ในการปอนขอมลจานวนมาก การใชฟอรมจะชวยใหงายขน โดยใชฟอรมจะแสดงทละแถว จดเรยงตามแถวในแนวตง นอกจากนนยงมคาสงชวยในการคนหาขอมลทตองการไดดวย การใชฟอรมมขนตอนดงน

1. เลอกชองเซลชองใดชองหนงในตารางไวกอน

2. เลอกคาสง Data > From จะปรากฏฟอรมขนหนาจอ ดงรป

3. ฟอรมจะแสดงขอมลในแถวแรก โดยมปมคาสงตางๆอยดานขวา สรปการใชงานปมตางๆดงน

ปมคาสง การใชงาน New ใชเมอตองการเพมขอมลใหมลงไปในตาราง Delete ใชลบขอมลของแถวทแสดงอยบนฟอรมขณะนน Restore ใชคนคาขอมลเดมกลบมา หากมกาแกไขขอมลตางๆบนฟอรมขณะนน Find Prev ใชเลอนดขอมลแถวกอนหนา Find Next ใชเลอนดขอมลของแถวถดไป Criteria ใชกาหนดเงอนไขในการคนหา Close ใชปดฟอรม

4. หากตองการคนดขอมลทตองการใหคลกทปม Criteria แลวปอนเงอนไขลงในฟอรม แลวคลกปม Find

Next หรอ Find Prev เพอเลอนดเฉพาะขอมลทตรงกบเงอนไข

การเรยงลาดบขอมลแบบระดบเดยว การเรยงลาดบขอมลแบบนจะเรยงลาดบโดยใชขอมลจากคอลมนใดคอลมนหนงเปนหลก ตวอยางเชน ตองการดขอมลทะเบยนเรอ โดยเรยงลาดบตามเลขทะเบยนเรอจากนอยไปมาก มขนตอนดงน

1. คลกเลอกเซลเพยงชองใดชองหนงในคอลมน ทะเบยนเรอ เลอกคาสง Data > Sort เลอก Ascending จะปรากฏดงรป

หรอ จะเปนการเรยงขอมลจากนอยไปมาก

จะเปนการเรยงขอมลจากมากไปนอย ผลลพธทไดขอมลจะมการจดเรยงใหมโดย สลบทงแถว ตามปมคาสงทคลก

การเรยงลาดบขอมลแบบหลายระดบ การเรยงลาดบขอมลแบบน ใชในการดขอมลทมความสมพนธกนในแตละคอลมน เชน ตองการดขอมลการขาย โดยตองการใหเรยงลาดบจากนอยไปมากตามชอพนกงานงานขายเปนหลกและขณะเดยวกนตองการใหขอมลของพนกงานขายแตละกลมมการเรยงลาดบจากนอยไปมากตามชอสนคา เปนตน การเรยงแบบหลายระดบทาได 2 วธดงน วธท 1. เรยงโดยใชปมคาสง Sort Ascending หรอ Sort Descending บนแถบเครองมอ การเรยงแบบนทาไดแคทละคอลมนเทานน แตสามารถใชเรยงลาดบขอมลไดไมจากดระดบ โดยอาศยหลกการดงน ใหเรยงลาดบขอมลจากคอลมนทมความสาคญตาสด ไลไปยงคอลมนทมความสาคญสงกวาทละคอลมนจนครบ วธท 2 เรยงโดยใชคาสง Data > Sort การเรยงวธนสามารถเรยงไดสงสดครงละ 3 ระดบ พรอมกน เชน ตองการเรยง ลาดบชอเรอ เรยงลาดบตามอกษร จากมากไปนอย ขณะเดยวกนในแตละกลมของพนกงานใหเรยงจากนอยไปมากตามชอเจาของเรอ และในกลมของชอเจาของเรอใหเรยงจากนอยไปหามากตามทะเบยนเรอ

1. เลอกคาสง Data > Sort กาหนดตวเลอกตางๆดงรป แลวคลกปม OK

การกรองขอมลดวย AutoFilter เมอตองการดขอมล โดยกรองดเฉพาะขอมลทสนใจวธทงายทสดใน Excel คอการใชคาสง Auto Filter ซงมขนตอน ดงตอไปน

1. คลกเลอกชองเซลใดกไดในตารางขอมล เลอกคาสง Data > Filter>AutoFilter จะเกดปม Drop down list ขนททายชอคอลมนแตละอน

2. เมอตองการกรองขอมลตามเงอนไขจากคอลมน ใหคลกแลวลอกรายการจาก Drop down list ของคอลมนนน

3. หากตองการแสดงขอมลทงหมด ใหคลกปม Drop down list ทเปนสนาเงนอยแลวเลอก (All) หรอ เลอก

คาสง Data > Filter>Show all 4. หากตองการกาหนดเงอนไข แลวเลอกตวเลอก (custom) จากนนกาหนดเงอนไขทตองการจากกรอบ

Custom AutoFilter โดย กาหนดเงอนไขสงสดได 2 เงอนไข เชนตองการแสดงขอมลเจาของเรอขนตนดวย บ. และ ลงทายดวย จากด

5. หากตองการยกเลกการใช AutoFilter ใหเลอกคาสง Data > Filter>AutoFilter ปม Drop down list ทหวคอลมนจะหายไป

การกรองขอมลดวย Advance Filter การกรองขอมลดวยการใชคาสง Auto Filter มขอจากดตรงท กาหนดเงอนไขในการกรองขอมลของแตละคอลมน ไดสงสดเพยง 2 เงอนไขเทานน หากตองการกาหนดเงอนไขทมากกวานน ตองใชคาสง Advance Filter ดงน

1. ใหแทรกแถววางดานบนตารางขอมลเพอสรางพนทสาหรบกาหนดเงอนไข แลวคดลอกคอลมนทตองการใชเปนเงอนไขไปวางไว เชน ตองการสรางเงอนไขสาหรบกรองขอมลเฉพาะชอเจาของเรอทเปนชอ บรษท คอชอขนตนดวย บ. และ ลงทายดวย จากด หรอ ขนตนดวย บ ใหเตรยมพนทเงอนไขดงรป

2. คลกเลอกเซลชองใดชองหนงในตาราง แลวเลอกคาสง Data > Filter>Advance Filter กาหนดตวเลอกตางๆในกรอบ แลวคลก OK

ความหมายของตวเลอกตางๆในกรอบ Advance Filter มดงน

Filter the list ,in-place แสดงผลลพธของการกรองในตาแหนงของตารางขอมล Copy to another location แสดงผลลพธแยกออกไปยงพนทใหม โดนกาหนดชอง

เซลเรมตน สาหรบการวางขอมลทชอง copy to List Range พนทของตารางขอมล (โปรแกรมจะกาหนดใหเอง

อตโนมต) Criteria Range ชอพนทเงอนไขทไดจดเตรยมไว(กาหนดโดยใชเมาส

ลากระบายพนทเงอนไข) Unique record only เลอกใชในกรณทตองการดงขอมลจากคอลมน โดยไม

แสดงคาทซากนออกมา

การใชคาสง Split หากตองการดขอมลในแผนงานหลายบรเวณพรอมกน สามารถแบงหนาจอออกเปนหลายๆสวนไดดงน

1. ถาตองการแบงหนาจอออกเปน 2 สวน ซายขวา ใหคลกเลอกคอลมนทตองการใชเปนแนวเสนไวกอน จากนนเลอกคาสง Window > Split

2. ถาตองการแบงหนาจอออกเปน 2 สวน บนลาง ใหคลกเลอกแถวทตองการใชเปนแนวเสนไวกอน จากนน

เลอกคาสง Window > Split

3. ถาตองการแบงหนาจอออกเปน 4 สวน ใหคลกเลอกเซล 1 ชอง จากนนเลอกคาสง Window > Split

4. เมอตองการยกเลกการแบงหนาจอ เลอกคาสง Window >Remove Split

การตงแถว หรอ คอลมน การดขอมลทมพนทกวางๆสามารถตรงแถวหรอคอลมนใหอยกบท ในขณะทสวนอนๆยอมใหเลอนไปมรายละเอยดการทา ดงตอไปน 1. ถาตองการตรงแถวอยางเดยวใหคลกเลอกแถวนนไวกอน จากนน เลอกคาสง Window >Freeze Panes 2. ถาตองการตรงคอลมนอยางเดยวใหคลกเลอกแถวนนไวกอน จากนน เลอกคาสง Window >Freeze Panes 3. ถาตองการตรงแถวและคอลมน พรอมกนใหคลกเลอกเซล 1 เซล โดยองซายของเซลนนอยตดกบคอลมนท

ตองการตรง และมขอบบนตดกบแถวทตองการตรง จากนน เลอกคาสง Window >Freeze Panes 4. เมอตองการยกเลก ใหเลอก คาสง Window >Unfreeze Panes

Excel Advanced

page การรวมขอมลตวเลขจากหลายแผนงานดวยสตร ( CONSOLIDATE FORMULA) - 1 - การเขยนสตรเพอคานวณคาตางๆ - 3 - การคานวณแบบมเงอนไข ดวยฟงกชน IF - 5 - การคนหาและจดการกบ Error ตางๆในสตร - 6 - การปองกนสตรและการซอนสตร - 9 - การใชโปรแกรม Excel สาหรบการวเคราะหสถตเบองตน - 11 -

Content

การรวมขอมลตวเลขจากหลายแผนงานดวยสตร ( CONSOLIDATE FORMULA) เมอตองการนาขอมลจากแผนงานหนง มาแสดงอกแผนงานหนง ตวอยางเชน มขอมลปรมาณ

นกทองเทยวแตละจงหวดเปนรายเดอน ตองการสรปออกมาเปนยอดรวมแตละจงหวดใน 1 ป ไวอกแผนงานหนงสามารถทาได ตอไปน

1. แทรกแผนงาน 1 แผนงาน เพอใชเปนแผนงานยอดรวม 2. สรางตารางเพอเปนฟอรมตามทตองการ

3. ในเซลแรกตองการดงขอมลจากแผนงานเดอน มกราคม คลก = แลวคลกไปยงแผนงานเดอนมกราคม คลกในชองผลรวม ชองแรก ตวเลขจะปรากฏในแผนงานยอดรวม สามารถคดลอกสตรตามแถวไดโดย วางเคอรเซอรทมมลางขวาของเซลแลวลากตามแถวเพอคดลอกสตร และทาเชนนไปจนถงเดอนธนวาคม

4. ในชองรวม ใสสตรหาผลรวมไดโดยคลกปมคาสง บนแถบเครองมอ

การเขยนสตรเพอคานวณคาตางๆ 1. การหาคารอยละ

2. การหาคาอตราการเปลยนแปลง ตวอยางเชน ใหหาคาอตราการเปลยนแปลงของปรมาณผโดยสารเรอสาทร-ดาวคะนอง และกาหนดเงอนไขถา อตราการเปลยนแปลงใด มคาลดลงใหกาหนดเปนตวหนงสอสแดง

การคานวณแบบมเงอนไข ดวยฟงกชน IF รปแบบของฟงกชน IF := (เงอนไข,ผลลพธเมอเปนจรงตามเงอนไข,ผลลพธเมอไมเปนจรงตามเงอนไข) ต.ย. 1 จากขอมลเรอสนคาดานกระบ ตองการเปลยนตวเลข flag ถาเปนเลข 1 ใหแสดงเปนเรอเขา 2 แสดงเปน เรอออก และเปลยนตวเลข type ถาเปนเลข 1 ใหแสดงเปนเรอตางประเทศ 2 แสดงเปนเรอคาชายฝง

สรางสตรในเซลเรอตางประเทศ เรอคาชายฝง ดงรป

เมอคดลอกสตรไปยงเซลดานลางจะเปนดงรป

การคนหาและจดการกบ Error ตางๆในสตร การคานวณบางอยางอาจเกด Error ขนไดเชน การคานวณหาคา อตราการการเปลยนแปลง ขณะทตวหารเปนศนย ดง ตวอยาง

เมอคดลอกสตรไปยงเซลดานลางจะเปนดงรป

การแกไขโดยใชฟงกชน ISERROR ครอบสตรไวดงน =ISERROR(สตร) ถาสตรใดใหผลลพธเปน Error ฟงกชน ISERROR จะใหคาเปน True และถา ไมเกด Error ฟงกชน ISERROR จะใหคาเปน False ดงนนสามารถสามารถนาเอาฟงกชน ISERROR มาซอนใสลงในฟงกชน IF เพอทาหนาทเปนสวนของเงอนไขได จากตวอยางสามารถแกไขขอความ Error จากตวหารเปนศนยไดตามขนตอน ตอไปน

1. แทรกฟงกชน ISERROR ครอบสตรเดมลงไปกอน ดงรป

2. คดลอกสตรตอลงไปยงชองทเหลอจะไดผลลพธ เปน True หรอ False จากนนแทรกฟงกชน IF โดยใหฟงกชน ISERROR เปนสวนของเงอนไข ดงรป

3. เมอคดลอกสตรไปยงเซลดานลางจะเปนดงรป

การปองกนสตรและการซอนสตร หากตองการปองกนบรเวณทมสตรอยทงหมดของแผนงานไมใหถกลบ หรอแกไขได สวนบรเวณอนทไมมสตรสามารบลบหรอแกไขไดตามปกต สามารถทาไดตามขนตอนดงน

1. ไปยงแผนงานทตองการ กดแปน Ctrl + A เพอเลอกทงแผนงาน 2. เลอกคาสง Format > Cell > คลกเลอกแทบ Protection ยกเลกตวเลอก Locked และ Hidden ดงรป แลว

คลกปม OK

3. เลอกเฉพาะบรเวณทมสตรโดย F5 > คลก Special > เลอกตวเลอก Formula ดงรป แลวคลกปม OK

4. เลอกคาสง Format > Cells > คลกเลอกแทบ Protection เลอก Locked ใหแสดงเครองหมายถก หากตองการปองกนการลบหรอแกไขสตร เลอก Hidden ใหแสดงเครองหมายถก หากตองการซอนไมใหเหนสตรในแถบสตร แลวคลกปม OK

5. เปดระบบการปองกนแผนงาน โดยเลอกคาสง Tools > Protection > Protect Sheet จะมกรอบขนมาสาหรบใสรหสผาน ดงรป

6. ใสรหสผานทตองการลงไปในชอง Password หรอจะไมใสกได จากนนคลกปม OK ในกรณใส

รหสผานจะมกรอบขนมาใสรหสผานเปนการยนยนความถกตองอกครง

หมายเหต 1. เมอตองการแกไขสตรตองยกเลกการปองกนกอน โดยเลอก Tools > Protection > Unprotect Sheet 2. กรณไมใสรหสผานในการปองกนไว ผอนจะสามารถยกเลกการปองกนได 3. กรณใสรหสผานในการปองกนไว เมอยกเลกการปองกนจะมกรอบสาหรบใสรหสผาน ดงนนหากลม

รหสผานจะไมสามารถยกเลกการปองกนได

การใชโปรแกรม Excel สาหรบการวเคราะหสถตเบองตน การใชโปรแกรม Excel สถตเชงพรรณา (Descriptive Statistics) สถตเชงพรรณา เปนสถตทใชสรปลกษณะของกลมขอมล ซงขอมลทไดมาจากการเกบตวอยางจากประชากรทงหมด หรอเกบจากตวอยางทไดจากการสมในประชากร ตวอยางของสถตเชงพรรณาเชน จานวน รอยละ คาเฉลย คาเบยงเบนมาตรฐาน หรอแมแตการสรปในรปแบบของรปภาพเพอใหงายตอความเขาใจ กอนการใชโปรแกรม ตองมการตดตง Data Analysis ซงจะอยในแถบเครองมอ (Tools) ถาเครองใดทไมม ใหปฏบตดงน

1. คลกซายทเครอง Tools แลวเลอกท Add-In…

2. จะปรากฏหนาตาง Add-Ins ใหคลกถกทชอง Analysis Tool Pak แลวคลกท OK

การเรยกไฟลขอมลทตองการวเคราะหทางสถต 1. นาลกศรไปคลกท File แลวเลอก Open หรอกด Ctrl+O เลอกไฟลทตองการ 2. จะปรากฏหนาตางดงรป

3. นาลกศรไปคลกท Tools แลวเลอกท Data Analysis… ดงภาพขางลาง

4. เมอปรากฏหนาตาง Data Analysis ใหเลอกท Descriptive Statistics จากนนใหคลก OK

5. เมอปรากฏหนาตางดานลาง และปฏบตดงตอไปน

a. Input i. Input Range: ใหใสขอมลทตองการวเคราะห

ii. Grouped By: ลกษณะการจดกลมของขอมล โดยให คลก Columns iii. Labels in First Row: ใหคลดถกถา column แรกของเราเปนคาอธบายรายละเอยดของ

ขอมลใน column นน b. Output Range

i. Output Range: ใหคลกและใสบรเวณทตองการใหขอมลแสดงผล

ii. New Worksheet Ply: ใหคลกและใสชอ worksheet ทตองการใหแสดงผล iii. New workbook: ใหคลกเมอตองการใหแสดงผลในชอไฟลใหม iv. ทาเครองหมายถกในชอง Summary Statistics

6. แลวคลก OK จะปรากฏตารางสรปดงภาพ

นยาม ความหมายของคาศพทตางๆ Mean: คามชฌมเลขคณต (Arithmetic mean) คอคาเฉลยของขอมลทงหมด Standard Error: แสดงลกษณะการกระจายตวของขอมล คอยงใกลคา O แสดงวากลมตวอยางมการกระจายตวใกลกบคาเฉลยของประชากร Median: คามธยฐาน คอคาของขอมลทจดกงกลางของการกระจายของขอมลโดย 50% ของขอมลมคาสงกวาคา มธยฐาน และ 50% มคาตากวาคามธยฐาน และมกใชในกรณท การกระจายของขอมลมลกษณะไมเทากนทงสองขาง (Asymmetry) หรอมลกษณะเบไปทางซายหรอทางขวา Mode: คาฐานนยม คอคาของขอมลทมความถมากทสดในขอมลของชดนนๆ ซงอาจมมากกวาหนงคาหรอไมมเลยกได Standard Deviation: สวนเบยงเบนมาตรฐาน เปนการวดการกระจายของขอมลวาจะเบยงเบนไปจากคาเฉลยมากนอยเทาใด Sample Variance: คาความแปรปรวน เพอสะดวกในการคานวณและหมดปญหาในเกยวกบเครองหมายจงยกกาลงสองของคาเบยงเบนของคาเฉลย Kurtosis: เปนการวดลกษณะความโดงของขอมล Skewness: เปนการวดการกระจายของขอมลในลกษณะทศทางของขอมลวามความเบไปในทศทางใด Minimum: คาตาสดของขอมลชดนน Maximum: คาสงสดของขอมลชดนน Sum: ผลรวมของคาทงหมดของขอมลชดนน Count: จานวนขอมลทงหมด

การสรางรายงานดวย Pivot Table

การสรางรายงานดวย Pivot Table Pivot Table เปนความสามารถอยางหนงใน Excel ทนาสนใจมาก ชวยในการสรางรายงานสรปผลขอมลจานวนมากๆไดดและมความยดหยนสงมากตอการแกไขและปรบเปลยนผลลพธในรายงานใหไดตามความตองการของรายงานทสรางดวย Pivot Table แสดงดงรป

ขนตอนในการสราง Pivot Table

1. เปดแฟมขอมลทตองการสรางรายงานดวย Pivot Table คลกเลอกชองเซลใดกไดทอยในตารางขอมล ดงรป

1. คลกเมน Data > PivotTable and PivotChart Report

2. เลอกชนดของขอมลทจะนามาสราง เปนรายงานจากกรอบของ Step 1 แลวคลกปม Next

3. คลกปม Next ของกรอบ Step 2 ผานไปยง Step 3 ดงรป ในกรอบของ Step 3 ใหเลอกตาแหนงทจะวางไปยง PivotTable ในกรณทจะสรางในแผนงานใหม เลอก New Worksheet ถาตองการสรางในแผนงานเดยวกนกบขอมล ใหเลอก Exit Worksheet และกาหนด ชอชองเซล เพอกาหนดตาแหนงเรมตนทจะวาง PivotTable ลงในชองทอยใตตวเลอก Exit Worksheet คลกปม Finish

4. จะปรากฏ Layout ในสวนของ Pivot Table Field List เปนขอมลแตละคอลมน ทเลอกไว และ พนท ในสวนตารางทสามารถคลกแลวลากขอมลจาก Pivot Table Field List มาวางในพนทวางได ตามแถว คอลมน

ตวอยางเชน ตองการสรางตาราง ทประกอบดวย แถวแสดงรายชอดานศลกาการ สวนคอลมนแสดงวาเปนเรอคาตางประเทศ/เรอคาชายฝง และขอมลทตองการแสดงเปนปรมาณสนคา (ตน) ทาตามขนตอนดงน 1. คลกลาก ดาน มาวางท ในสวน Row ดงรป

1. คลกลากเรอ ตปท/ชฝ มาวางในสวนของคอลมน ดงรป

3. คลกลากตน วางในสวนขอมล ซงจะแสดงผลเปน sum of ตน ดงรป

การปรบแตง Pivot Table ใหสวยงามและอานขอมลไดงาย 1. เลอนเมาสไปวางบน Pivot Table แลวเลอก เมน Format เลอกคาสง Auto Format ดงรป ทดลองเลอกรปแบบ แลว คลกปม OK

2. จะได Pivot Table ในรปแบบของรายงาน ซงแสดง Subtotal ของขอมลแยกกนแตละกลมใหดวย ดงรป

การซอนหรอแสดงขอมลบางรายการใน Pivot Table 1. คลกปม Drop down ทหวตารางของ Pivot Table ดงรป

2. รายการใดทตองการซอน ใหคลกกาจดเครองหมายถกหนารายการนนออก แลวคลกปม OK

การเรยงลาดบขอมลใน Pivot Table 1. ใชเมาสคลกบน ชอฟลดของ Pivot Table ทตองการเรยงลาดบขอมลใหม 2. คลกปม

บนแถบเครองมอเพอเรยง ขอมลจากนอยไปมาก บนแถบเครองมอเพอเรยง ขอมลจากมากไปนอย

การเปลยนฟงกชนทใชมาคานวณในผลสรป

1. ใชเมาสดบเบลคลกบนชอฟลดทใชแสดงขอมลตวเลขผลสรป

ดบเบลคลก

2. เลอกฟงกชนในการสรปผลใหมทตองการจากกรอบ Pivot Table Field และสามารถเปลยนชอฟลดใหมไดทชอง Name ดงรป จากนน คลกปม OK

จะปรากฏผล ดงรป

เปลยน

การแสดงผลสรปในลกษณะของการเปรยบเทยบ ตวอยางเชน ตองการแสดงขอมลเปน เปอรเซนตเมอเทยบกบยอดรวมทงหมด มขนตอนดงน

1. ใชเมาส ดบเบล คลกบนชอฟลดทแสดงขอมลตวเลขผลสรป 2. คลกทปม option จากกรอบ Pivot Table Field จากนนเลอกตวเลอกทชอง show data as เปนการ

เปรยบเทยบทตองการ เชนเปรยบเทยบจาก ทงหมด % of total

3. คลกปม OK จะไดขอมลผลสรปออกมาดงรป

การซอนบรรทด หรอ คอลมน ของ Grand Total

1. คลกขวาของเมาสบนคาวา Grand Total ทตองการซอน แลวเลอกคาสง Hide ดงรป

การแสดง Grand Total ทถกซอนไว 1. คลกขวาบน Pivot Table เลอกคาสง Table Option 2. จากกรอบ Pivot Table Option เลอกรายการGrand Total for column หรอ Grand Total for rows ใหใสเครองหาถก เพอแสดงขอมลทางแถวหรอคอลมน ของ Grand Total ตามตองการ ดงรป

การแยกขอมลดบในผลสรปออกมาเปนตาราง

1. ใชเมาสดบเบลคลกบนตวเลขของขอมลสรปทตองการแยกดขอมลดบ

ดบเบลคลก

2. จะไดขอมลดบแยกเปนตารางอกแผนงาน ดงรป

การ Refresh ขอมลใน Pivot Table

เมอมการแกไขขอมลในตารางขอมล Pivot Table ทสรางไว จะไมเปลยนแปลงขอมลทนท ถาตองการใหมรการเปลยนแปลงตองทาการ Refresh ดงน 1. คลกขวาบน Pivot Table เลอกคาสง Refresh Data ดงรป

2. ถาตองการกาหนดใหมการ Refresh เองอตโนมตตอนเปดแฟมทกครง ใหคลกขวาบน Pivot Tableเลอกคาสง Table Options 3. จากกรอบ Pivot Table Options เลอกรายการ Refresh on open ใหแสดงเครองหมายถก ดงรป แลว คลกOK

การกระจาย Pivot Table ออก เปนหลายตาราง

1. เปลยน Lay out โดยลากฟลดทตองการเลอกดขอมลในลกษณะของ Drop down ยายไปในพนท Page ตวอยางเชน ตองการดปรมาณสนคา เลอกดตามประเภทสนคาแตละอยาง โดยนาคอลมนขอมล สนคาไปวางท พนทของ Page ดงรป

2. สามารถเลอก Drop down เพอเรยกดขอมล สนคาแตละประเภทได

ลากวาง

การสราง Pivot Chart จาก PivotTable 1. วางเมาส บน PivotTable ทตองการสราง Chart จากนน คลกขวาเลอกคาสง Pivot Chart ดงรป

2. Pivot Chart จะถกสรางขนในแผนงานใหม ดงรป หากตองการเปลยนชนดของ Chart ใหเลอกเมน Chart เลอกคาสง Chart Options

คลกเลอก

การสรางกลองคาสงผสมและการใชฟงกชน INDEX

1. ฐานขอมลทใชในการคนหา

ฐานขอมลทจะใชเปนตวอยาง เปนฐานขอมลของ ทะเบยนเรอจง

เพอใหสะดวกและมการจดการเปนระบบ ควรแยก sheet กน ระหวาง sheet ทใชคนหากบ sheet ทเปนขอมล โดยให sheet ทใชคนหาอยใน shett1 สวน sheet ขอมลใหบนทกไวใน sheet2

2. การจดการ sheet

นาลกศรไปคลกท File แลวเลอก Open หรอกด Ctrl+O เลอกไฟลทตองการ

สรางฟอรมการคนหาขอมล ใน sheet ท 1 ดงรป

3. กลองคาสงผสม

3.1 หลกการและแนวทางในการใช กลองคาสงผสมจะใชเปนเครองมอทใชเรยกตวเลอกหลก ในทนจะใช ทะเบยนเรอ เปนคยหลก ใหอยในกลองคาสงผสม เมอเลอก ทะเบยนเรอ ขอมลของบคคลนนกจะปรากฏออกมา

3.2 การเรยกใชกลองคาสงผสม ไปท มมมอง(View )/แถบเครองมอ(Toolbars)/ฟอรม (Forms) หลงจากนนจะมแถบเครองมอทเปนปมเครองมอในการสรางฟอรมเพมขน

3.3 คลกทปม ใหเลอนเมาสไป นาไปลากและวางใน ฟอรมการคนหาขอมลในชองเซลล ขางลาง เซลล ทะเบยนเรอ โดยใชวธการลากและวางตามขนาดทตองการ

3.4 การใสรายการลงในกลองคาสงผสม เลอนเมาสไปชทกลองคาสงผสมทสรางไว คลกเมาสปมขวาเลอกคาสงจดรปแบบตวควบคม

3.5 ปรากฏกรอบตอบโตรปแบบวตถ ใหตงคาในแถบปอนคาชวงใหไปคลกเลอก sheet ขอมลทะเบยนเรอจง (sheet 2) กดเลอกชวงเซลล ของทะเบยนเรอ ตงคาเชอมโยงเซลลโดยใหไปคลกทสวนขวาสดทเปนรป ในแถวเชอมโยงเซลล คลกเลอกเซลลลาง กลองคาสง (sheet1) กดปมซาอกครง ตงคาในสวนของเสน ชทลงเปน 14 กดปม ตกลง

3.6 การกาหนดชอใหกลองคาสงผสม หลงจากไดสรางกลองคาสงผสมและนาขอมลทเปนทะเบยนเรอ มาไวในรายการของกลองดงกลาวแลวกใหตงชอ โดยคลกเลอกกลองคาสงผสม (คลกขวาและตามดวยคลกซาย)

เมน แทรก(insert) /ชอ(name)/กาหนด (define) จะเกดกรอบตอบโตทชอกาหนดชอ ทชอในแผนงานใหพมพคาวา ชอ ลงไป คลกปม (ในสวนของอางองไปยง) คลกเลอก sheet ทะเบยนเรอ และเลอกชวงเซลล ขอมลทงหมด กดปม ซาอกครง กดปม ตกลง

4. ฟงกชน INDEX

เปนฟงกชนทใชคนหาขอมลจากฐานขอมลทมอย โดยการกาหนดตาแหนงของแถวและสดมภของขอมลทตงอยเปนหลก รปแบบของฟงกชนคอ

=INDEX(ชอทตงไวจากกลองคาสงผสม,ชวงของเซลลทระบไวทเปนเลขทแถว,ลาดบทของสดมภ)

สรางฟงกชน INDEX ในแตละเซลลดงน เชน F4 =INDEX(ชอ,A6,1) F6 =INDEX(ชอ,A6,2) F8 =INDEX(ชอ,A6,3) F10 =INDEX(ชอ,A6,4)

การลบเสนของชท

เลอกเมน Tools > option

จะปรากฏ หนาตาง ดงรป คลก ท Gridline เพอเลอกใหปรากฏ หรอไมปรากฏ คลก OK

จะได sheet ทไมปรากฏ เสน gridline หรอ ไปท view > toolsbar> from > toggle grid

การใสรปพนหลงตามทคณตองการ

• เลอก Format > Sheet > Background

• คลกรปทคณตองการ แลวคลกแทรก คณจะไดภาพพนหลงทคณตองการ • จะไดรปพนหลงตามทคณตองการ

การทา Hyperlink จาก Excel ไปส Website ตางๆ

กาหนด เซลล เขยนขอความ ทตองการ link

เลอก Insert > Hyperlink

พมพชอ Web Site ทตองการเปด ลงในเอกสารเชน http://www.google.com คลก OK

จะไดเซลลทสามารถ link ไปยง website ทกาหนดได

การใช้งาน Microsoft Excel 17 มีค vol 1.1 · Microsoft Excel...

Documents