คมอการใชงาน Microsoft Office 2010

การใชงาน Ribbon

แถบ Ribbon คอกลมค าสงทแบงออกเปนกลม ๆ ตามค าสงทใชงาน โดยออกแบบมาใหมลกษณะเปนแถบ

1. จะเหนวาเมอคลกทแถบกลมค าสงจะเหนวาค าสงตางๆ จะเปลยนไปตามแถบทเราเลอก

2. ถาน าเมาสไปวางไวบนปมค าสงโดยไมตองคลกกจะมค าอธบายเกยวกบปมนน ถาอานแลวไมเขาใจให

กดปม F1 บนคยบอรด เพออานค าอธบายเพมเตม

ในแตละ Ribbon จะมปม 2 แบบ คอ ปมทมสามเหลยมอยขางลาง เรยกวา ปมค าสงแบบมค าสงยอย สวน

อกแบบ เรยกวา ปมค าสงแบบทไมมค าสงยอย

สองปมนมการท างานตางกนเลกนอยคอเมอคลกเลอกปมทมค าสงยอยกจะมค าสงยอยลงมาใหเลอก ส าหรบปมทไมมค าสงยอยเมอคลกเลอกกจะสามารถใชงานไดทนท

การจดการเมนแฟม(File)

การเปดไฟลใหม(New File)

ในการเปดไฟลใหมใน Office 2010 จะมสองวธ คอ

การเปดไฟลใหมทเปนกระดาษเปลา

1. ตองคลกทแทบ File(แฟม)

2. เลอกค าสง New (สราง)

3. เลอกรปแบบของเอกสารในแตละโปรแกรมจะมรปแบบทตางกนขนอยกบการใชงานของโปรแกรมนน

ใน Microsoft Word ตองเลอก Black document (เอกสารเปลา)

ใน Microsoft Excel ตองเลอก Blank workbook (สมดงานเปลา)

ใน Microsoft PowerPoint ตองเลอก Blank presentation (งานน าเสนอเปลา)

เมอเลอกรปแบบของเอกสารแลวกจะไดไฟลใหมแบบไฟลเปลาๆไวใชงาน

การเปดไฟลใหมโดยใช Templates

1. ตองคลกทแทบ File(แฟม)

2. เลอกค าสง New

3. เลอก Sample Templates (ตวอยางแมแบบ)

4. คลกท Create ทางดานขวามอ แลว Templates มาตรฐานของ Microsoft จะแสดงขนมา ไฟลตวอยางท

แสดงขนมา สามารถแกไขเปลยนแปลงสวนประกอบภายในใหเปนเนอหาทตองการ

รปแบบ Templates ในโปรแกรม Microsoft Word

รปแบบ Templates ในโปรแกรม Microsoft Excel

รปแบบ Templates ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint

การบนทกไฟล (Save File)

นามสกลของไฟลทบนทกใน Office 2010

ประเภทของโปรแกรม นามสกลไฟล Word .docx Excel .xlsx

PowerPoint .pptx Access .accdb

กรณท 1 ถามนใจวาไฟลทบนทกใชใน Office รนใหมเทานน สามารถบนทกไดหลายวธ

วธท 1 บนทกโดยการคลกปม ทอยใน Quick Access Toolbar

วธท 2 คลกทแทบ File(แฟม) แลวเลอก Save(บนทก)

วธท 3 กดปม Control + S ท คยบอรด

แลวหนาตาง Save As ไฟลกจะขนมา

3.คลกทนเพอบนทก

2. ตงชอตามตองการ

1.เลอกทอยของไฟลทจดเกบ

กรณท 2 ถาไฟลทบนทกตองไปเปดดวย Office กอนหนาสามารถบนทกไดดงน

1. คลกทแทบ File(แฟม)

2. เลอก Save As เพอเปดหนาตาง Save As ขนมา

3. เลอกโฟลเดอรทจะเกบไฟล

4. ตงชอไฟลตามตองการ

5. เปลยน Save As Type เปน Office ทตองการแลวคลกทปม Save การบนทกเปนอนเสรจสมบรณ

การเปดไฟลทมอยแลว(Open File)

ในการเปดไฟลทมอยแลวตองใชค าสง Open(เปด)ภายใตแถบ File(แฟม)

1. คลกทแทบ File (แฟม)

2. เลอกใชค าสง Open

3. พอหนาตาง Open แสดงขนมา เลอกโฟลเดอรทเกบไฟลไดท Navigation Pane ทอยซายมอ

4. เมอพบไฟลทตองการใหคลกทไฟลนนหนงครง

5. คลกทปม Open ไฟลทเราเคยบนทกไวกจะเปดขนมาตามค าสง

การปดไฟล(Close File)

วธท 1 คลกทแทบ File(แฟม) แลวเลอกทค าสง Close(ปด)

วธท 2 เฉพาะใน Excel สามาปดไฟลโดยคลกทปม ทอยใน Document Window Control

การสงพมพ(Print)

ขนตอนในการสงพมพ

1. เปดไฟลทเราตองการจะสงพมพ จากนนคลกแทบ File (แฟม)

2. เลอกค าสง Print (พมพ)

3. ก าหนดจ านวนชดเอกสารทตองการจะพมพ

4. เลอกชอเครองพมพทตองการ

5. ตงคาหนากระดาษทตองการ

6. คลกปม Print (พมพ) เพอสงพมพ ดงภาพ

การปดโปรแกรม(Exit)

การปดโปรแกรมไมใชการปดไฟลจะใชวธเดยวกนไมได ขนตอนการปดโปรแกรมสามารถท าไดสองวธดงน

วธท 1 คลกแทบ File (แฟม) โดยเลอกใชค าสง ดงภาพ

ตวอยางเอกสารทจะพมพ

วธท 2 ใหคลกทปม ทอยใน Program Window Control

แลวโปรแกรมทเปดกจะปด แตกอนปดโปรแกรมควรทจะบนทกและปดไฟลกอนเสมอ

การคดลอก ตด และวาง (Copy,Cut,Paste)

ค าสงจะอยท Ribbon แถบ Home ปมทใชมสปมดงน

ใช Copy ขอมลเปนการคดลอกขอมลจากทหนงไปไวยงอกทหนงโดยทขอมลตนทางไมหายไป

ส าหรบ Excel กบ PowerPoint จะมค าสงยอยเพมมาดจากภาพดานลาง

ใชในการตดแปะ คอ ตดขอมลจากจดหนงแลวน าไปวางทอกจดหนง

ใชส าหรบการ Copy รปแบบของขอมลเดม จะใสสหรอมเสนขดใต สามารถ Copy ไดหมด

ใชส าหรบวางส าเนาซงตองใชคกบปม และ

ส าหรบวธการใช

1. กอนอนตองเลอกขอมลทตองการกอน

2. ถาตองการคดลอกขอมล คลกท หรอ

3. น าเคอรเซอร มาไวทต าแหนงทตองการวางขอมล แลวคลกท ดงภาพ

(Microsoft Word)

(Microsoft Excel)

(Microsoft PowerPoint)

การแทรก(Insert)

Hyperlink (การเชอมโยงหลายมต)

ส าหรบการสราง Hyperlink มขนตอนดงน

1. ใสขอความทตองการใส Hyperlink

2. จากนนแดรกเมาสคลมขอความ

3. เลอกแถบ Insert (แทรก)

4. เลอกค าสง Hyperlink (การเชอมโยงหลายมต)

5. จะมหนาตาง Insert Hyperlink แสดงขนมาใหเลอก Browser Pages

6. ใสลงคไปยงเวบทตองการทชอง Address (ทอย)

7. คลก OK

เรองนาสนใจเกยวกบการใช Hyperlink

ใน PowerPoint จะใช Hyperlinkไดในตอนทเปด Slide Show

ใน Word ตองกดปม Ctrl ทคยบอด คางไวแลวคอยใชเมาสคลก

ใน Excel ใชเมาสลากไปคลกไดเลย

Picture (รปภาพ)

1. ตองเตรยมรปเอาไวกอนรปทเตรยมตองเปนไฟล JPG ถาใชรปทจดเกบเปนไฟลชนดอนมโอกาสทรปจะหาย

ในภายหลง

2. ตองเปดไฟลทใสรปไวขนมา โดยคลกทแถบ Insert

3. เลอกใชค าสง Picture (รปภาพ)

4. พอหนาตาง Insert Picture ขนมา เลอกโฟลเดอรทเกบรป เพอเลอกรปทตองการ

5. เมอเลอกรปไดแลว คลกทปม Insert ทมมขวาลาง

Clip Art (ภาพตดปะ)

จะมสองทางเลอก คอ การใช Clip Art ทตดตงไวในเครองอยแลว หรอถาเครองตอกบระบบอนเทอรเนตก

สามารถใช Clip Art จากเวบ Microsoft ได

วธการใสรปจาก Clip Art ทตดตงไวในเครอง

1. คลกทแถบค าสง Insert (แทรก)

2. เลอกค าสง Clip Art (ภาพตดปะ)

3. จะม Task Pane ของ Clip Art แสดงขนมาทางดนขวาของหนาจอ

4. ตองการรปประเภทไหนกพมพใสเขาไปในชอง Search For

5. แลวคลกทปม Go ดงภาพ

วธการใสรปจาก Clip Artจากเวบ Microsoft

1. คลกทแถบค าสง Insert (แทรก)

2. เลอกค าสง Clip Art (ภาพตดปะ)

3. จะม Task Pane ของ Clip Art แสดงขนมาทางดนขวาของหนาจอเลอก Find more at Office.com ทอย

ดานลางของ Tank Pane

4. หนาแรกของเวบไซต Office.com จะมกลมของ Clip Art ใหเลอกทางดานขวาของหนาเวบตรงสวนชอ

Images อยากไดรปไหนกคลกกลมรปนนไดเลย ดงภาพ

Word Art (อกษรศลป)

การใสอกษรศลป

1. เลอกแถบ Insert (แทรก)

2. คลกเลอกทค าสง Word Art (อกษรศลป)เพอเลอกรปแบบของขอความทตองการ

3. แลวจะมกรอบขอความแสดงขนมา ใหใสขอความตามทตองการไดเลย

4. ยงสามารถตกแตง Word Art ไดอกโดยคลกท สามารถเลอกลกษณะทตองการไดเลย

การเคลอนยาย

การยายวตถใหน าเมาสไปวางไวทวตถนนพอเหนพอยนเตอรเปลยนเปนลกศรสดาน ใหคลกทเมาสคางไวแลว

ลากไปวางยงจดทตองการ

การปรบขนาด

น าพอยนเตอรไปคลกทวตถนน แลวน าพอยนเตอรไปวางตรงเสนขอบของวตถ พอยนเตอรจะเปลยนเปนรปลก

ษรสองหวจะเฉยงไปทางไหนกได เมอไดแลวกใหกดเมาสคาง แลวลากไปตามทศทางลกษร ดงภาพ

การหมนวตถ

ส าหรบการหมนจะใชปมสเขยวทตดกบกรอบของวตถ น าพอยนเตอรไปวางจะเหนวามลกษรเลกๆบอกทศ

ทางการหมน กดเมาสคางไวแลวหมนไดเลย

การกลบดาน

1. สามารถกลบดานของวตถจากดานหนาเปนดานหลงไดโดยการคลกทแถบ Format

2. เลอกคลกทค าสง Rotate (หมน)

3. จะมใหเลอกการหมนอกสแบบ ใหเลอก Flip Horizontal ดงภาพ

Smart Art (การสรางแผนภม)

1. คลกทแถบ insert

2. เลอกใชค าสง Smart Art

3. หนาตาง Choose a SmartArt Graphic จะแสดงขนมา สามารถเลอกแบบไดตามตองการจะมประมาณ 10

กลมใหญ ในแตละกลมกจะมรปแบบมากมาย ดงภาพ

4. เมอไดภาพทถกใจแลวคลกปม OK ดานลาง

5. ถาแบบทเราเลอกมามชองนอยเกนไป ตองการเพมใหคลกทแถบ Design (ออกแบบ)

6. เลอกใชค าสง Add Shape (เพมรปราง)

7. ถากลองตองการเพมตรงไหนใหดตามหวขอขางซายแลวพมพขอความทจะใสในกลองลงไปดงภาพ

8. ถาตองการปรบแตงเพมความสวยงาม ใหคลกเลอกค าสง Change Colors จะมรปแบบสตางใหเลอก

9. ถาเกดสราง Smart Art ไปแลว แลวเกดเปลยนใจอยากไดแบบใหม ใหคลกขวาท Smart Art แลวเลอก

ค าสง Change Layout (เปลยนเคาโครง)

แถบเครองมอดวน(Quick Access Toolbar)

โดยปกต Quick Access Toolbar จะมค าสงทเปนมาตรฐานคอ Save(บนทก),Undo(เลกท า),Redo(ท าซ า) ในงาน

บางงานอาจรสกวาไมเพยงพอตอการใชงาน สามารถท าการปรบแตงไดโดย

1. คลกทปม Customize Quick Access Toolbar (ก าหนดแถบเครองมอดวนเอง)

2. ถาตองการเพมค าสงใดใหคลกทค าสงนน

3. ถาค าสงทมมาใหยงไมพอตอการใชงานใหเลอกคลกค าสง More Commands (ค าสงเพมเตม)

4. จะมหนาตางขนมาตองการค าสงไหนใหคลกทกรอบซายมอ

5. คลกทปม Add เพอใหยายไปอยกรอบขวามอ

6. ถายงไมมค าสงทพอใจสามารถเลอกกลมค าสงได โดคลกท Drop-Down ของชอง Choose Commands

from

7. เมอไดเครองมอตามทตองการแลวใหคลกทปม OK

แตถาใสค าสงเขาไปแลวพอใชงานเสรจอยากจะเอาออก

1. คลกทปม Customize Quick Access Toolbar (ก าหนดแถบเครองมอดวนเอง)

2. ใหเลอกคลกค าสง More Commands (ค าสงเพมเตม)

3. หนาตาง Options แสดงขน ใหคลกทปม Reset (ตงคาใหม)

4. เลอกค าสง Reset Only Quick Access Toolbar (ตงคาใหมเฉพาะแถบเครองมอดวน)

5. จะมไดอะลอกบอกซขนมาใหคลกทปม Yes แลวโปรแกรมจะมากลบมาทหนาตาง Options อกครง

ใหคลกทปม OK แลว Quick Access Toolbar กจะกลบมายงจดเรมตน คอมปมค าสงเทาตอนแรกทม

ตวควบคม(Control)

1. Program Window Control จะมปมอยสามปมดงน

Close (ส าหรบปดหนาตาง)

Restore(ยอหนาตาง)

Maximize(ขยายหนาตางใหเตมหนาจอ)

Minimize(ยบหนาตางลงมา)

2. Document Window Control มหนาทคลาย Program Window Control แตใชกบเอกสารทเปดอย

เทานนไมเกยวของกบตวโปรแกรม (สวนนมแตใน Microsoft Excel)

3. Zoom Control ใชส าหรบปรบขนาดการแสดงผลของโปรแกรมนนๆ ถาเลอนไปทางบวก (+) จะ

ขยาย ถาเลอนไปทางลบ ( - )จะยอ

(Microsoft Word)

(Microsoft Excel)

(Microsoft PowerPoint)

การขอความชวยเหลอ(Help)

ตวชวยทเรยกวา Help ไมวาผใชงานจะตดปญหาตรงสวนไหน ตวชวยจะสามารถใหค าตอบกบผใชงาน

ได และยงสามารถท างานผาระบบอนเทอรเนตไดอกตางหาก การใชงานผานระบบอนเทอรเนตท าใหผใชงานได

ขอมลททนสมยอยเสมอ วธเรยกตวชวยมดงน

1. ไปทแถบ ไฟลหรอคลกทปม ทมมบนดานขวาของRibbonถาเครองตอกบระบบอนเทอรเนตอยหนาตาง

ทแสดงขนมาจะเปนแบบซายแตถาเครองไมไดเชอมตอกบระบบอนเทอรเนตหนาตางทแสดงขนมาจะ

เปนแบบขวา ไมวาจะเปน Word ,Excel, PowerPoint กจะปรากฏหนาตางแบบน

2. พมพสงทสงสยใสเขาไปในชอง search เพอคนหาขอมลทตองการ

3. รอสกครแลวผลลพธจะแสดงออกมา

4. ถายงไมเขาใจกคลกไปทค าทนาสนใจในหนาตางนนจะมค าอธบายเพมขนมาอก

ปมตางๆใน Help

ใชส าหรบเปลยนไปดหนาตางกอนหนาและหนาตางถดไป

ใชส าหรบหยดการหาขอมลในกรณทหาขอมลนานเกนไปไมพบขอมลทตองการสกทปมนใชเพอหยด

การสบคนขอมล

ใชเหมอนกบโปรแกรม Internet Explorer คอถามขอมลอปเดตใหมๆเมอใชปมนหนาตาง Help จะ

แสดงผลทนท

ใชส าหรบกลบไปตงตนทหนาแรกของหนาตาง Help

พมพสงทนาสนใจออกมาทางเครองพมพ

ใหส าหรบการก าหนดขนาดของตวอกษรทใชแสดงผลในหนาตางHelp

ปมนจะมสองสถานะ ถาเปนสถานะเปด ปมจะแสดงผลแบบน ซงการแสดงผลจะเพม Table of

Contents คอเนอหาของ Help ทงหมดจะมาทดายซาย

ปมนมสองสถานะเหมอนกน คอ Keep on Top กบ Not on Top ปม Keep on Top คอไมวา

ผใชงานจะไปคลกหนาตางใดเพมหนาตาง Help กจะอยหนาเสมอ ปม Not on Top คอสามารถเปดหนาตาง

โปรแกรมอนมาบงหนาตาง Help ได

บรรณานกรม

ธชชย จ าลอง กรงเทพ,2554,ครบทกเรอง Microsoft Office 2010,ส านกพมพซเอดยเคชน,หนา 46-106