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BENCHMARKING
Sesin 9
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CONTENIDO
Antecedentes.Qu es Benchmarking?Orgenes del BenchmarkingPor qu Benchmarking?VentajasPasos de Benchmarking.PlaneacinAnlisisIntegracinAccinMadurezConclusiones.*
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ANTECEDENTES
Qu es Benchmarking?
Es el proceso de identificar, comprender y adaptar las prcticas y procesos sobresalientes de organizaciones de todo el mundo, para ayudar a nuestra organizacin a mejorar su desempeo.
Robert C. Camp
Pionero en Benchmarking
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Si usted conoce a su enemigo y se conoce a s mismo no tiene por qu temer el resultado de mil batallas
Sun Tzu, General Chino 500 A.C.
ANTECEDENTES
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ANTECEDENTES
Orgenes del Benchmarking
En 1979 XEROX inici un proceso denominado Benchmarking competitivo para combatir la competencia.
Primera etapa: se realizaron comparaciones de la calidad y caractersticas de los productos de XEROX con los de otras empresas similares.
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ANTECEDENTES
Orgenes del Benchmarking
Segunda etapa: se realizaron comparaciones de costos de produccin.
Los competidores vendan mquinas por lo mismo que le costaba a XEROX hacerlas
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ANTECEDENTES
Orgenes del Benchmarking
Gracias al Benchmarking XEROX pudo identificar los nuevos procesos, los nuevos componentes de fabricacin y los costos de produccin de los competidores.
XEROX cambi su forma de produccin adoptando estndares de la industria.
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ANTECEDENTES
Orgenes del Benchmarking
La alta direccin orden que en todas las unidades de negocios y centros de costos se usara Benchmarking.
El Benchmarking y los empleados se definieron como elementos fundamentales para lograr la calidad en todos los productos y procesos.
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ANTECEDENTES
Por qu Benchmarking?
Permite incorporar las mejores prcticas de cualquier organizacin a los procesos internos.
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ANTECEDENTES
Por qu Benchmarking?
Proporciona estmulo y motivacin a los funcionarios pblicos cuya creatividad se requiere para realizar y poner en prctica los hallazgos de Benchmarking.
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ANTECEDENTES
Por qu Benchmarking?
Supera la renuencia al cambio arraigada en las organizaciones.
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ANTECEDENTES
El Benchmarking permite a los funcionarios pensar fuera de la caja.
Por qu Benchmarking?
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Practicas ptimas internas por funcin
Practicas ptimas del sector
Practicas ptimas funcionales: cualquier organismo
Practicas ptimas funcionales: clase mundial
ANTECEDENTES
Por qu Benchmarking?
El Benchmarking es parte de la mejora continua en una organizacin que de manera permanente busca mejorar el desempeo.
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ANTECEDENTES
Por qu Benchmarking?
El Benchmarking acelera la innovacin y el cambio
Tiempo
Nivel de desempeo
Mejora
continua
Mejora
trascendental
Mejora
continua
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ANTECEDENTES
Ventajas
Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada las necesidades de los clientes internos y ciudadanos.Ayuda a determinar mediciones pertinentes de productividad.Coadyuva a lograr una posicin competitiva.Permite tener conciencia y buscar las mejores prcticas de las organizaciones, sectores y gobiernos en todo el mundo.*
PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
PLANEACIN
1. Identificar qu se va a someter a Benchmarking
La clave para determinar a qu se le debe aplicar Benchmarking es identificar el producto o servicio sustantivo de la organizacin.
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Tambin se puede someter a Benchmarking las reas con problemas de la organizacin
PLANEACIN
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PLANEACIN
Qu es ms critico para el xito de la organizacin?El ahorro de del presupuestoMayor cobertura en los servicios brindados a los ciudadanosQu reas estn ocasionando los mayores problemas?La formulacin de preguntas es una herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking
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PLANEACIN
Qu productos se proporcionan a los clientes internos/ciudadanos?Qu problemas se han identificado en la operacin?Qu mediciones de desempeo estn siendo atendidas?*
PLANEACIN
Otra herramienta para definir a qu aplicar Benchmarking son las mediciones actuales de desempeo. Es necesario ver si son los suficientemente amplias y si no estn orientadas hacia el rea especifica, ejemplo: recursos humanos, administrativa
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PLANEACIN
Se deben tomar en cuenta para la seleccin de lo que se va someter a Benchmarking:
Las razones de existencia de los procesosSu importancia para la organizacin*
PLANEACIN
Qu tan importante es el objeto de Benchmarking para la cadena interna proveedor-cliente o para la satisfaccin de los usuarios finales ciudadanos?
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
PLANEACIN
2. Identificar organismos comparables
Las investigaciones de Benchmarking deben comparar cosas comparables.Tambin deben descubrir las mejores prcticas donde quiera que existan, aunque sea en otros sectores u otros pases.*
PLANEACIN
Considerar competidor en los trminos ms ampliosIdentificar operaciones comparables en el sector, donde se usan las mejores prcticas, mtodos o procesos.*
PLANEACIN
Asegurar la comparabilidadLas organizaciones con alta satisfaccin del cliente se deben medir contra organizaciones con alta satisfaccin del cliente.Las caractersticas de los productos deben ser genricas.*
PLANEACIN
Tipos de Benchmarking
Benchmarking internoComparacin de las operaciones internas, de funciones similares en diferentes unidades de operacin.
Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Ingresos vs. Coordinacin administrativa de la Subsecretara de Egresos
Ventaja: facilidad para obtener datos e informacin, no existen problemas de confidencialidad.
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PLANEACIN
Benchmarking competitivoComparacin contra las organizaciones que ofrecen los mismos servicios.
VS.
Muestra ventajas y desventajas comparativas entre organizaciones similares.
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PLANEACIN
Benchmarking funcionalComparacin contra organizaciones lderes aun cuando se encuentren en sectores dismiles al de la propia organizacin.
Ventaja: Aceptacin ms fcil de las prcticas encontradas en sectores dismiles que de aquellas del mismo sector. Se enfoca sobre una base ms objetiva.
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PLANEACIN
Benchmarking genricoComparacin de funciones o procesos similares no importando que el producto, servicio o sector sea distinto.
Ventaja: Descubrimiento de una tecnologa fcilmente transferible, de resultados ya probados, replicable con slo pequeos ajustes.
VS.
Proceso de licitacin
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PLANEACIN
Una vez que se ha logrado comprender a qu se va a aplicar Benchmarking y el tipo deseado de Benchmarking (o la combinacin) se tiene que identificar las mejores organizaciones, las cuales las podemos encontrar en:
Publicaciones de las cmaras industrialesBases pblicas de datosAsociaciones profesionalesEmbajadas*
PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
PLANEACIN
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar datos
Fuentes internas
Base de datos de bibliotecas Revisiones internas Publicaciones internas*
Fuentes Externas
Asociaciones profesionales Publicaciones sobre el sector Informes especiales del sector Publicaciones funcionales del giro Peridicos funcionales SeminariosPLANEACIN
*
PLANEACIN
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PLANEACIN
Investigacin Original
Retroalimentacin de los ciudadanosEncuestas telefnicasServicio de preguntasRedesFirmas de consultores*
PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
ANLISIS
4. Determinar la brecha de desempeo actual
Una vez que tengamos los datos de las mejores prcticas, el siguiente paso es compararlos con las operaciones internas y encontrar la brecha comparativa:
medida de diferencia entre el desempeo interno de la organizacin y el de la organizacin con quien nos estamos comparando.
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ANLISIS
Tipos de brecha
Negativa
Paridad
Positiva
Las prcticas externas son superiores
No hay diferencias importantes entre las prcticas
Las prcticas internas son superiores
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ANLISIS
Cualitativa: mediante el anlisis descriptivo de la oportunidad operacional. La descripcin tiene que desglosar el proceso hasta el componente ms pequeo.Existen dos pasos para analizar las diferencias entre las prcticas y evaluarlas:
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ANLISIS
Cuantitativa: mediante la cuantificacin analtica del tamao de la oportunidad. Determina y mide la dimensin de la brecha.*
PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
5. Determinar los niveles de desempeo futuros
Una vez definidas las brechas de desempeo actual ser necesaria la proyeccin de los niveles del desempeo futuro.
ANLISIS
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Brecha de benchmark
Mejores prcticas
Nuestra organizacin
Desempeo excelente
Situacin actual
Situacin futura
Tiempo
Medicin Cuantitativa
(p.e. % del gasto)
ANLISIS
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Benchmarking busca constantemente el cambio, la actualizacin y mantenimiento de las mejores practicas, con el objetivo de cerrar completamente la brecha y lograr un desempeo excelente.
ANLISIS
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Benchmarking, adems de ser una herramienta mediante la cual la organizacin adopta las mejores prcticas, es un proceso de fijacin de metas en trminos operacionales.
ANLISIS
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
INTEGRACIN
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener aceptacin
Hay tres pasos para comunicar los hallazgos de Benchmarking a las personas y organizaciones involucradas:
Determinar los dueos de los procesos y sus necesidades
Seleccionar
el mtodo de comunicacin (informes,
boletn de
noticias, etc.)
Organizar los hallazgos de Benchmarking
para su mejor presentacin y comprensin
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
INTEGRACIN
7. Establecer metas funcionales
Como un resultado de los esfuerzos de Benchmarking es necesario examinar las metas actuales de nuestra organizacin para alinearlas con los resultados encontrados en la bsqueda de mejores prcticas:
Impulsar un cambio en las metas.
Ejemplo:
priorizacin, incluir, excluir
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INTEGRACIN
Estrategias
Tcticas
Metas de desempeo
Planeacin
Proyectos de Benchmarking implementados
Hallazgos de prcticas de Benchmarking incluidos
Misin
Capacidades de la organizacin
Benchmarking debe respaldar la misinLa planeacin es el momento para incorporar las prcticas de Benchmarking Las metas de desempeo son declaraciones cuantitativas de las brechas Las estrategias y las tcticas incluyen las mejores prcticasProceso de fijacin de metas
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
ACCIN
8. Desarrollar planes de accin
Se debe tomar en cuenta dos pasos que forman parte del proceso de la planeacin de la accin:
Definicin de la actividad o tarea que se quiere realizar: definir quin, qu cuando, cmo e impedimentos que se tengan que superar.Grfica de gantt o PERT, programa de administracin de proyectos project
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ACCIN
Considerar el respaldo de la organizacin para la puesta en prctica de las mejores prcticas.*
ACCIN
Toda organizacin realiza dos niveles de planeacin: la presupuestal anual y la planeacin a largo plazo.
Benchmarking determina las prcticas que se tiene que cambiar con el transcurso del tiempo para hacerse ms competitivos.Benchmarking es la base para los cambios o solicitudes de recursos.*
PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
ACCIN
9. Implementar acciones especficas y supervisar el progreso
El valor del Benchmarking se manifiesta cuando la organizacin acta para implantar las mejores prcticas encontradas.
Las mejores prcticas deben ser implantadas dentro de la estructura funcional ya existente.
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ACCIN
Mtodos
1. Implantacin por la administracin en lnea:
Los dueos de los procesos son los responsables de la implantacin, mayor probabilidad de xito, compromiso y oportuna implantacin.
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ACCIN
2. Implantacin de la administracin del proyecto:
Se conforma un equipo de trabajo aparte de los dueos de los procesos, quien ser el encargado de la implantacin. Se utiliza para grandes proyectos.
3. Uso de un zar del proceso:
La direccin nombra a una persona quien adquirir y administrar los recursos funcionales para asegurarse de que se implanten las mejores prcticas.
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ACCIN
4. Equipo de desempeo:
Se conforma un equipo de trabajo, que tambin se conoce como crculo de calidad, quien participar directamente en el proceso de implantacin.
*
ACCIN
Supervisin del progreso
Se debe supervisar peridicamente los procesos en los cuales fueron implantadas las mejores prcticas, con el objetivo de medir los resultados obtenidos y detectar las desviaciones.
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
ACCIN
10. Recalibrar los benchmarks
Recalibrar es buscar permanente mejores prcticas que permitan a la organizacin permanecer actualizada, ya que las prcticas de la industria estn cambiando constantemente.
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ACCIN
Se debe estimular la iniciativa de todas las personas de la organizacin para que lleven a cabo Benchmarkig en forma proactiva y permanente, buscando mejores prcticas que sustenten sus planes y objetivos.
*
ACCIN
Es necesario hacer una evaluacin de recalibracin:
Aplicar un cuestionario interno para obtener informacin:
De quienes participan en Benchmarking y resultan afectados por el mismo.Las reas de comprensin del Benchmarking.Actitud hacia el proceso de Benchmarking hasta ese momento.*
ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:
Guiar el proceso de recalibracin.Determinar donde se debe insistir en pasos especficos.Aclarar los pasos si es necesario.*
ACCIN
Aplicarles Benchmarking de nuevo como parte del proceso de recalibracin para superar los conceptos errneos y obtener aceptacin.Los resultados de sta evaluacin deben:
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PASOS DE BENCHMARKING
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgoPracticas completamente integradas a los procesosMadurez
*
MADUREZ
El paso de madurez ocurre cuando el Benchmarking abarca a toda la organizacin, las mejores prcticas estn completamente integradas a los procesos.
Se logra la simplificacin de la organizacin: identificacin de las actividades que satisface las necesidades de los ciudadanos y las que no son necesarias se eliminan.
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CONCLUSIONES
Benchmarking es la bsqueda de las mejores prcticas que llevan a una organizacin a lograr un desempeo superior.Benchmarking debe aplicarse a los procesos sustantivos de la organizacin.Benchmarking debe ser parte integral del proceso de planeacin y fijacin de metas de la organizacin.*
INDICADORES
IMPACTO
COBERTURA
EFICIENCIA
CALIDAD
SERVICIO
INDICADORES
IMPACTO
COBERTURA
EFICIENCIA
CALIDAD
SATISFACCIN
OBJETIVOS ESTRTGICOS
OBJETIVOS ESTRTGICOS
INSUMOS
INSUMOS
PROCESOS
PROCESOS
RETROALIMENTACIN
VISIN
VISIN
NECESIDADES
DE LA POBLACIN
NECESIDADES
DE LA POBLACIN
RESULTADOS
PRODUCTOS
SERVICIOS
RESULTADOS
PRODUCTOS
SERVICIOS
PROYECTOS
PROYECTOS
MISIN
MISIN
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y
recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener
aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el
progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgo
Practicas completamente integradas a los procesos
Madurez
1. Identificar qu se va a someter a benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y
recopilar los datos
Planeacin
4. Determinar la brecha del desempeo actual
5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
Anlisis
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener
aceptacin
7. Establecer metas funcionales
Integracin
8. Desarrollar planes de accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el
progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Accin
Lograda una posicin de liderazgo
Practicas completamente integradas a los procesos
Madurez