Post on 12-Aug-2019
transcript
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
PT ANGKASA PURA II (PERSERO)
USER MANUAL:
Human Capital Management
Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
AP2-402-HCM-PMS-UM-01
Release 01
2016
Disiapkan oleh:
ii
Daftar Isi
Halaman
1. OVERVIEW .................................................................................................................. 1
2. PROSES EMPLOYEE SELF SERVICE ................................................................................. 3
2.1 IN PREPARATION (PEMBUATAN DOKUMEN) ............................................................................ 3
2.2 IN PLANNING : APPRAISEE (TARGET SETTING) .......................................................................... 8
2.3 IN REVIEW : APPRAISEE (PROGRESS REALIZATION) .................................................................. 15
2.4 IN PROCESS : APPRAISEE (FINAL REALIZATION) ....................................................................... 22
3 LAMPIRAN ................................................................................................................ 29
iii
DAFTAR TABEL
TABEL 1. INPUT PEMBUATAN DOKUMEN .................................................................................................. 6
TABEL 2. INPUT IN PLANNING (TARGET SETTING) ..................................................................................... 10
TABEL 3. INPUT IN REVIEW : APPRAISEE (PROGRESS REALIZATION).............................................................. 17
TABEL 3. INPUT IN PROCESS : APPRAISEE (FINAL REALIZATION)................................................................... 24
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
1
EMPLOYEE SELF SERVICE (ESS)
1. OVERVIEW
Employee Self Service (ESS) dalam Performance Management System/Appraisal merupakan tools
yang berfungsi untuk melakukan online appraisal.
Appraisal template yang disediakan terdiri dari 4, yaitu :
1. Form Standar
Setiap appraisee untuk pembuatan dokumen di awal harus menggunakan template ini.
2. Form Mutasi-1
Template ini digunakan untuk appraisee yang di mutasi pada saat periode penilaian
berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).
3. Form Mutasi-2
Template ini digunakan untuk appraise yang di mutasi kedua kali nya pada saat periode
penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).
4. Form Mutasi-3
Template ini digunakan untuk appraise yang di mutasi ketiga kali nya pada saat periode
penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).
Secara umum, tahapan dalam appraisal untuk Appraisee terdiri dari :
a. In Preparation
Tahap ini merupakan tahap awal yaitu membuat dokumen dengan memilih appraisal
template yang akan digunakan.
Transaksi ini digunakan untuk input header dari dokumen appraisal; header berisi data –
data/informasi yang berhubungan dengan dokumen appraisal. Contohnya adalah nama
karyawan yang dinilai (appraisee), nama penilai (appraiser), periode penilaian.
Data tersebut sudah terisi otomatis, mengikuti relationship dari reporting structure dan
periode penilaian sesuai tahun berjalan.
Dalam tahap ini, terdiri dari 2 tombol terkait dengan status dokumen, yaitu :
a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada
appraisee. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
b. Define Objectives dipilih jika dokumen siap untuk ditindaklanjuti. Status dokumen
berubah menjadi status : In Planning, substatus : Appraisee (Target Setting).
b. In Planning
Tahap ini merupakan target setting, di mana karyawan melakukan input objectives/KPI,
weighting, measurement, polarity.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
2
Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Target Setting).
Dalam tahap ini, terdiri dari 2 tombol terkait dengan status dokumen, yaitu :
a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada
appraisee. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
b. Send to Planning Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser
untuk ditindaklanjuti. Status dokumen berubah menjadi status : In Planning,
substatus : Appraiser (Target Approval).
c. In Review
Tahap ini merupakan coaching dan appraisee juga dapat melakukan input progress
realization (pencapaian). Dalam hal ini, appraisee juga dapat mengkomunikasikan kendala
untuk masing-masing indikator.
Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Progress Realization).
Dalam tahap ini, terdiri dari 2 tombol terkait dengan status dokumen, yaitu :
a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada
appraiser. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
b. Next Review dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk
ditindaklanjuti ke tahap coaching. Status dokumen berubah menjadi status : In
Review, substatus : Appraiser (Coaching).
d. In Process
Tahap ini merupakan tahap untuk input final realization.
Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Final Realization).
Dalam tahap ini, terdiri dari 2 tombol terkait dengan status dokumen, yaitu :
a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada
appraiser. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
b. Send to Final Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk
ditindaklanjuti ke tahap final appraisal. Status dokumen berubah menjadi status : In
Process, substatus : Appraiser (Final Result).
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
3
2. PROSES EMPLOYEE SELF SERVICE
2.1 In Preparation (Pembuatan Dokumen)
Prerequisites/Notes :
a. Tahap ini merupakan tahap pembuatan dokumen
b. Di awal pembuatan dokumen, selalu pilih Form Standar
Proses :
1. Masuk ke alamat portal yang sesuai.
2. Input user ID dan password
Jika baru melakukan log in pertama kali, biasanya meminta untuk melakukan perubahan
password; caranya:
- Input current password
- Input new password
- Repeat password
3. Klik
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
4
4. Pilih menu
5. Klik sub menu Create and List of Appraisal Document
6. Isi valid from dengan tanggal sesuai periode penilaian
Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016
Lalu klik
Note:
Tab tersebut dapat didisplay jika di klik Show Quick Criteria Maintenance
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
5
7. Klik (Create)
8. Pilih Appraisal Template sesuai yang digunakan.
- Pilih Category dan Appraisal Template
Jika sudah, lalu klik (Create)
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
6
9. Pastikan default input berikut :
Tabel 1. Input Pembuatan Dokumen
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory (M)/
Optional (O) /
Default (D)
A Appraiser By default muncul nama atasan langsung
sebagai penilai/appraiser D
B Appraisee By default muncul nama diri sendiri
sebagai karyawan yang dinilai/appraisee D
C Validity Period
By default adalah sesuai awal periode
tahun berjalan
Note:
Karena by default adalah awal periode,
maka jika mengalami mutasi, cukup input
tanggal mutasi pada kolom ini, misal nya :
01.04.2016.
D
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
7
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory (M)/
Optional (O) /
Default (D)
Untuk “To”, biarkan hingga 31.12.2016
D To By default adalah sesuai akhir periode
tahun berjalan. D
10. Pilih Define Objective, lalu klik Continue
Penjelasan untuk tombol :
a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.
Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
b. Define Objectives dipilih jika dokumen siap untuk ditindaklanjuti. Status dokumen
berubah menjadi status : In Planning, substatus : Appraisee (Target Setting).
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
8
2.2 In Planning : Appraisee (Target Setting)
Prerequisites/Notes :
a. Dokumen saat In Preparation sudah dibuat
b. Pastikan status nya sebagai berikut :
Proses :
1. Setelah melakukan Pembuatan Dokumen seperti pada poin 2.1, maka pilih sub menu List of
Incomplete and Complete Appraisal Document
2. Isi valid from-to dengan tanggal sesuai periode penilaian
Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016
Lalu klik
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
9
Note:
Tab tersebut dapat didisplay jika di klik Show Quick Criteria Maintenance
3. Pilih dokumen dengan status : In Planning, Substatus : Appraisee (Traget Setting), lalu klik
4. Input kolom-kolom berikut :
a. KPI
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
10
Tabel 2. Input In Planning (Target Setting)
Keteranga
n pada
Gambar
Field Keterangan
Mandator
y (M)/
Optional
(O) /
Default (D)
A Objective
Input deskripsi KPI dg jumlah maksimal 40
karakter.
Untuk detail deskripsi nya diinput di kolom
Objectives note.
Jika kolom ditick maka dapt
memperpanjang kolom objective.
M
B Target Input target sesuai indikator. M
C
Unit of
Measuremen
t
Pilih unit of measurement sesuai indikator (bila
perlu). Misal :
O
D Weighting
Input bobot sesuai indikator.
By default akan terisi 1, karena bobot tidak boleh
kosong (nol).
M
E Polarity
Pilih polaritas sesuai indikator (bila perlu). Misal :
O
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
11
Klik untuk menyimpan indikator yang sudah diisi, dan juga untuk calculating
weighting total weighting total, seperti berikut :
Jika bobot belum mencapai 100 atau lebih dari 100, maka aka nada error message di
ujung kanan, seperti berikut :
Hasil dari input-an KPI menjadi :
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
12
Jika semua indikator KPI sudah diisi, selanjutnya melakukan input di sub Kompetensi.
b. Kompetensi
Input dilakukan untuk kolom weighting
Kompetensi yang muncul disesuaikan dengan kompetensi yang menempel pada masing-
masing jabatan (job).
Untuk weighting total berlaku sama dengan KPI, harus berjumlah 100.
5. Jika semua indikator KPI dan Kompetensi sudah diinput selanjutnya dokumen dikirimkan
kepada appraiser untuk target approval.
Klik Send to Planning Approval button, lalu klik Continue.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
13
Penjelasan untuk tombol :
c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada
appraiser. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
d. Send to Planning Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser
untuk ditindaklanjuti. Status dokumen berubah menjadi status : In Planning,
substatus : Appraiser (Target Approval).
6. Muncul pop up message untuk input note, seperti berikut :
Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan yang
dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap dokumen yang
dikirimkan.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
14
Kemudian klik OK, lalu Continue
Tahap In Planning (Perencanaan) di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
15
2.3 In Review : Appraisee (Progress Realization)
Prerequisites/Notes :
a. Appraiser approved planning phase
b. Pastikan statusnya sebagai berikut :
Proses :
1. Masuk ke alamat portal yang sesuai.
2. Input user ID dan password
3. Klik
4. Pilih menu
5. Pilih Sub menu
6. Isi valid from dengan tanggal sesuai periode penilaian
Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
16
Lalu klik
7. Pilih dokumen yang digunakan, klik dokumen tersebut
8. Sebelum melakukan input progress, pada dokumen dapat dilihat pada kolom Note Status,
seperti berikut :
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
17
*Note status ini berisi komunikasi antara appraise dan appraiser.
9. Input detail berikut :
a. KPI
Tabel 3. Input In Review : Appraisee (Progress Realization)
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
18
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory
(M)/
Optional (O)
/ Default (D)
A Realization
Input progress di masing-masing indikator.
Input ini juga dapat disertakan bukt dukung
yang dapat diupload melalui attachment.
Langkahnya:
- Klik
- Klik
- Upload bukti dukung dengan klik Choose File,
lalu klik OK
Untuk memudahkan tracing, maka dapat
dibuat naming convention dalam
filename,misalnya :
Bukti Dukung – Indikator KPI 1.1.
- Klik Close jika sudah upload semua file yang
dibutuhkan
M
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
19
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory
(M)/
Optional (O)
/ Default (D)
B Obstacles Input kendala yang dialami, agar appraiser
dapat memberikan advice/recommendation. O
b. Kompetensi
Jika sudah dilakukan Coaching, dan appraiser juga input progress realization terhadap
consistency actual, maka sub Kompetensi, pada kolom ‘Response of Competency Actual’
dapat diinput oleh appraisee
Namun, jika appraiser melakukan input Consistency Actual pada tahap In Process, dan
dokumen langsung disetujui (Close All Phase) maka appraisee tidak dapat input kolom
tersebut.
10. Klik Next Review
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
20
Penjelasan untuk tombol :
c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.
Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
d. Next Review dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk ditindaklanjuti
ke tahap coaching. Status dokumen berubah menjadi status : In Review, substatus :
Appraiser (Coaching).
11. Muncul pop up untuk note, lalu input
Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan yang
dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap dokumen yang
dikirimkan.
12. Klik Continue
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
21
Tahap In Review di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
22
2.4 In Process : Appraisee (Final Realization)
Prerequisites/Notes :
a. Appraiser approved review phase
b. Pastikan status dan substatus sebagai berikut :
Proses :
1. Masuk ke alamat portal yang sesuai.
2. Input user ID dan password
3. Klik
4. Isi valid from dengan tanggal sesuai periode penilaian
Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
23
Lalu klik
5. Pilih dokumen yang digunakan, klik dokumen tersebut
6. Sebelum melakukan input progress, pada dokumen dapat dilihat pada kolom Note Status,
seperti berikut :
Note status ini berisi komunikasi antara appraise dan appraiser.
7. Input detail berikut :
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
24
a. KPI
Tabel 4. Input In Process : Appraisee (Final Realization)
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory
(M)/
Optional (O)
/ Default (D)
A Realization
Input realisasi di masing-masing indikator (self
appraisal). Input ini juga dapat disertakan bukti
dukung yang dapat diupload melalui
attachment.
Langkahnya:
- Klik
- Klik
M
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
25
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory
(M)/
Optional (O)
/ Default (D)
- Upload bukti dukung dengan klik Choose File,
lalu klik OK
Untuk memudahkan tracing, maka dapat
dibuat naming convention dalam
filename,misalnya :
Bukti Dukung – Indikator KPI 1.1.
- Klik Close jika sudah upload semua file yang
dibutuhkan
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
26
Keterangan
pada
Gambar
Field Keterangan
Mandatory
(M)/
Optional (O)
/ Default (D)
B Obstacles Input kendala yang dialami, agar appraiser
dapat memberikan advice/recommendation. O
a. Kompetensi
Jika sudah dilakukan Coaching, dan appraiser juga input progress realization terhadap
consistency actual, maka sub Kompetensi, pada kolom ‘Response of Competency Actual’
dapat diinput oleh appraisee
Namun, jika appraiser melakukan input Consistency Actual pada tahap In Process, dan
dokumen langsung disetujui (Close All Phase) maka appraisee tidak dapat input kolom
tersebut.
8. Klik Send to Final Approval , lalu klik Continue.
Penjelasan untuk tombol :
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
27
c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.
Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.
d. Send to Final Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk
ditindaklanjuti ke tahap final appraisal. Status dokumen berubah menjadi status : In
Process, substatus : Appraiser (Final Result).
9. Muncul pop up untuk input note
Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan
yang dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap
dokumen yang dikirimkan.
10. Klik Continue
Tahap In Process di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.
FINAL PREPARATION
IMPLEMENTASI ERP AP II
User Manual: Human Capital Management Performance Management System
Employee Self Service (ESS)
FP-402-UM-HCM-PMS-01
28