Mauricio F. Morales R. PMP, MCPProjectical SASProjectical SASmauricio.morales@projectical.com.co2013

ReunionesFacebookTwitterChatTeléfonoMultitareaPrioridadesReunionesFacebookTwitterChatTeléfonoMultitareaPrioridades

¿Mide usted la d d d dproductividad de su 

gente?

¿Qué realmente mide?

El auto control y la voluntad se disminuyen, son y y ,limitados y pueden ser agotados.

En este caso se impide la habilidad de auto control

El cerebro ve las partes difíciles de las tareas y trata de simular trabajo enfocándose en tareas menores y sin importancia

Sin embargo existe elSin embargo existe el “Efecto Zeigarnik”

• La gente recuerda más las tareas sin completar que las completadasp q p

• Este efecto nos “empuja” a terminar las cosas que hemos empezadoq p

• Experimentamos estrés y pensamos • “Auto‐látigo”Auto látigo

¿Manejo del tiempo?

• Algunos de los músicos de élite No “practican más” sino que “practican deliberadamente”

• Periodos intensos de trabajo (no largos) seguidos de descansos

• Basados en un agendamiento disciplinado en vez de• Basados en un agendamiento disciplinado en vez de diluir el esfuerzo a lo largo del día

• 90 minutos de trabajo y 15 a 20 minutos de descansoj y

¿Cómo desarrollar la disciplina?

• Deadline

• Tabla de responsabilidad (accountability chart)• Tabla de responsabilidad (accountability chart) para documentar el progreso

Tabla de responsabilidad

Tiempo Gastado Actividades cumplidas

8:30 – 10:00 ReuniónInforme de avanceInforme de avanceSolución de problema de proveedor por correo4 llamadas a clientes

10:30 – 11:00  Explicación al equipo del proyectoReplaneación de tareas del arquitecto

E l l t b j l iEvaluar el trabajo real y no asumir qué se ha hecho

Elimine la multi tarea

• Es lo menos productivo• La atención se diluye• Estado “Flow” • Haga lista de lo que va a hacer mañana, esta noche

– Divida sus grandes tareas en trozos pequeños– El cerebro lo considera menos amenazadorIniciar es más fácil– Iniciar es más fácil

¿Cuándo se pierde tiempo en un¿Cuándo se pierde tiempo en un proyecto?

• Al empezar rápido• Al no dedicar tiempo a los requerimientosAl no dedicar tiempo a los requerimientos• Al mostrar “quick hits”• Al hacer reuniones para todoAl hacer reuniones para todo

La Esencia del “Ego depletion”La Esencia del  Ego depletion  

¿Cuándo se gana tiempo en un¿Cuándo se gana tiempo en un proyecto?

• Al identificar a todos los stakehodres

• Al planear las comunicaciones• Al planear las comunicaciones

• Al hacer BIEN los requerimientos

• Al planear bien la calidad

¿Cuánto toma y vale una reunión?¿Cuánto toma y vale una reunión?(En nuestra realidad)

• El citar a la gente

• El buscar agenda

• El acordar el tema• El “irnos por las• El buscar agenda

• El buscar sala

El  irnos por las ramas”

• El cuadrar quién hace t ( i l h )• El llegar a tiempo

• El empezar

acta (si la hay)• El llamar al que faltó• etc etcp • etc. etc.

¿Qué pasa con las reuniones de¿Qué pasa con las reuniones de Seguimiento?

• ¿En realidad son efectivas?• ¿No son para “averiguar” qué pasó?¿No son para  averiguar  qué pasó?• ¿No son para enterarnos de las malas noticias?• ¿Nos dan maniobrabilidad?¿Nos dan maniobrabilidad?

No perdamos entonces el tiempo haciéndolasNo perdamos entonces el tiempo haciéndolas

¿Qué hago en vez de reunión de¿Qué hago en vez de reunión de seguimiento?

• Ensayemos algo…– Escriba todo lo que hizo la semana pasada hora– Escriba todo lo que hizo la semana pasada, hora por hora.

• ¿No funciona? ¿Por qué?

¿Qué tal si…?

• Ahora escriba todo lo que hizo ayer por la tarde hora por horatarde hora por hora.– ¿Nota alguna diferencia?

¡Es más fácil!

Conclusiones

• Perder tiempo es usual, pero no normal• Hacer seguimiento no es usual (de la formaHacer seguimiento no es usual (de la forma correcta) pero es normal

• El seguimiento ahorra tiempoEl seguimiento ahorra tiempo• Las reuniones y otros elementos gastan tiempo algunas son necesariastiempo… algunas son necesarias.

GraciasGracias.