Post on 03-Jan-2016
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Gruppo G.R. Informatica - Lecco
Guglielmo Corno
Document Management
DMS (Document Management System)
DIS (Document Information System)
IDM (Integrated Document Management)
EDM (Electronic Document Management)
ECM (Enterprise Content Management)
Content Management
Knowledge Management
Un groviglio di nomi e acronimi
Gestione Documentale
Perché parlarne?_1
destrutturate
in formati e supporti vari (carta, fax, email, pdf)
altre stime arrivano al 90%
Oltre il 70% delle informazioni aziendali sono
il 50% del tempo lavorativo
il 15% del fatturato
il 45% del costo del personale
La gestione dei documenti cartacei assorbe (Week.it maggio 2006)
continua ad aumentare
per un 40-60% è speso in attività a basso valore aggiunto
Il tempo che il personale d’ufficio dedica ai documenti (Gartner)
Perché parlarne?_2
il 7,5% dei documenti viene smarrito
il 15% dei documenti è classificato in modo scorretto
Statisticamente (Yahoo Finanza - Aprile 2006)
passa da ½ ora a 2 ore al gg cercando documenti
ricorda il 10% delle informazioni che legge
copia un documento (mediamente) dalle 9 a 11 volte
E una persona
per copie, stampe e fax il costo percepito è metà di quello reale
per la gestione dei documenti il costo percepito equivale al 10% di
quello reale
Le aziende sottostimano i costi dei documenti (Info Trend – CAP Ventures)
E in casa nostra?
28 miliardi di fatture l’anno, il 90% su carta
un costo di gestione dai 10 ai 30 euro per fattura
per l’emittente e per il destinatario
In Europa si parla di (Yahoo Finanza - Aprile 2006)
una fattura cartacea costa dai 23 ai 27 euro
ma può arrivare anche a 50 euro
contro i 16 euro della versione digitale
Secondo altri studi (Economy)
Aspettative
la digitalizzazione del 10% dei documenti produrrebbe
un risparmio di 3 miliardi di euro l’anno
una pratica spedita da un ufficio all’altro costa 20 euro
con la posta elettronica il costo è di 2 euro
Nella Pubblica Amministrazione (Ministero Innovazione e Tecnologia, CNIPA)
per la sola fatturazione elettronica i risparmi sarebbero
del 50% almeno
in alcune attività si arriva anche a risparmi del 90%
diversi case study mostrano risultati stupefacenti
Per le aziende
Aspettative_2
facilità di comunicazione
recupero di efficienza
miglioramento del servizio
ritorno d’immagine, interno ed esterno
Altri vantaggi, meno monetizzabili
il mercato offre soluzioni per investimenti anche contenuti
in aree aziendali ben definite il ROI è sicuro e valutabile a priori
il break-even si raggiunge spesso in pochi mesi
e si può allargare l’investimento in altre aree
Il ritorno dell’investimento
Componenti di un sistema documentale_1
la classificazione
gli strumenti di ricerca
le regole di accesso e modifica
L’archivio vero e proprio
dal sistema gestionale
dalla posta
da documenti elettronici e cartacei
L’acquisizione
invio di una copia (fax, email…)
invio di avvisi di pubblicazione
la ricevuta
L’invio
Componenti di un sistema documentale_2
i processi di approvazione
i ruoli e le regole
le misure di efficienza
Il workflow
messaggistica e allarmi
log degli eventi e tracciabilità
controllo degli accessi e sicurezza
single sign-on
Gli accessori (si fa per dire!)
L’integrazione con le applicazioni
acquisizione di dati anagrafici
acquisizione di documenti
o dalle applicazioni
o dagli spool di sistema
visualizzazione di documenti dal gestionale
procedure e workflow
Integrazioni con il gestionale
lo “spamming involontario” in azienda
quale client di posta
o Lotus
o Outlook
o Web Mail
Integrazioni con i sistemi di posta
Corollari utili
una raccomandata con ricevuta di ritorno elettronica
Posta Elettronica Certificata
i formati “p7m” e “pdf firmato”
diffusione dei documenti firmati, come leggerli
Firma digitale
buttare la carta e tenere solo i supporti magnetici
i passi per le fatture attive, ad esempio
o firma massiva (responsabile amministrativo)
o firma del lotto di fatture e marcatura temporale
o archiviazione su CD (o DVD o altro supporto)
il “responsabile della conservazione”
il manuale delle procedure
Conservazione sostitutiva
Scegliere la tecnologia
interfaccia utente più brillante
integrazione più semplice con il mondo office e con le
applicazioni esistenti
Client – Server (tecnologie “tradizionali”)
accessibilità ovunque a basso costo
interoperabilità con fornitori, clienti, partner, ecc.
Web (tecnologie “innovative”)
ok, ma verificare la reale fruibilità
e attenzione alla sicurezza
Miste
Come procedere
il ciclo attivo
il ciclo passivo
la gestione dei contratti
l’area commerciale
la documentazione di commessa
la diffusione di report o stati d’avanzamento
il sistema di qualità, la sicurezza, la privacy, ecc.
Scegliere un tema o un’area aziendale
la cosa più semplice da implementare
quella che garantisce il ROI più rapido
a parità di altro, quella che gli utenti possono apprezzare di più
Con quali criteri
E poi?
scegliendo un’altra area
con gli stessi criteri
fino a raggiungere il livello di efficienza desiderato
Semplicemente, si ricomincia
conoscendo la propria realtà aziendale
con un po’ di voglia di fare
con un po’ di buon senso
con investimenti contenuti
Nessun miracolo ma…
SI POSSONO RAGGIUNGERE RISULTATI STRAORDINARI!
GRUPPO G.R. INFORMATICA
Corso Promessi Sposi, 25/E
23900 Lecco
Tel. 0341 259411Fax 0341 250340
mktg@grinfor.comhttp://www.grinfor.com
Sempre. Ovunque.
L’informazione a portata di mano.
Tutti i marchi menzionati sono registrati ed appartengono ai rispettivi proprietari
NON È UNA PROMESSA MA UN
AUGURIO,
CONFORTATO DALL’ESPERIENZA