Post on 26-Oct-2020
transcript
1
LAMPIRAN
1
LAMPIRAN 1
SURAT IZIN PENELITIAN
1
LAMPIRAN 2
VISI MISI BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 3
DAFTAR BARANG-BARANG INVENTARIS DI BIRO
ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 4
1. PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
BARANG INVENTARIS
2. PROSEDUR SURAT MASUK
1
LAMPIRAN 5
1. LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT
PEMINJAMAN BARANG SENAT MAHASISWA
FAKULTAS PSOKOLOGI UNIKA SOEGIJAPRANATA
2. LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT
PEMINJAMAN TEMPAT DAN ALAT BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA UNIKA SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 6
ISI BUKU PINJAMAN & PENGEMBALIAN INVENTARIS
014/UNIKA/BAU/R-QSR/III/07
1
LAMPIRAN 7
NOTULENSI RAPAT BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
UNIKA SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 8
1. STRUKTUR ORGANISASI BIRO ADMINISTRASI UMUM
(BAU) UNIKA SOEGIJAPRANATA PERIODE TAHUN
2014-2018
2. DAFTAR DESKRIPSI PEKERJAAN( JOB DESCRIPTION)
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 9
1. JOB REQUIREMENT & COMPETENCE REQUIREMENT
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
2. DAFTAR SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB
SPESIFICATION) BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
UNIKA SOEGIJAPRANATA
1
LAMPIRAN 10
1. HASIL WAWANCARA DENGAN KEPALA BIRO
ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
2. HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA BIRO
ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
3. HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
SOEGIJAPRANATA
4. HASIL WAWANCARA DENGAN ANGGOTA
ORGANISASI MAHASISWA
1
HASIL WAWANCARA DENGAN KEPALA BIRO ADMINISTRASI
UMUM (BAU)
1. Bu Yuli menjabat sebagai Kepala BAU mulai dari tahun 2014 dan berakhir pada
tahun 2018.
2. Visi dan misi BAU (terlampir) sudah ada sejak tahun 2007. Visi dan misi BAU
merupakan pengejawantahan dari visi dan misi Unika, diturunkan ke BAU sesuai
dengan fungsi BAU, diterapkan kepada seluruh karyawan melalui sosialisasi, yang
terpenting inti dari visi dan misi dari masing-masing tugas dapat diaplikasikan.
Menanggapi visi dan misi pelayanan BAU tidak langsung bagus, bertahap, dan perlu
perbaikan.
3. Daftar barang-barang inventaris (terlampir) belum di-update dengan barang-barang
baru seperti tikar yang baru saja dibeli. Tidak semua barang dalam daftar boleh
dipinjam, ada beberapa barang yang boleh dipinjam dengan syarat yang
mengoperasikannya dari pihak BAU seperti handycam dan sound system.
4. Tempat penyimpanan barang berada di Gudang BAU, Gudang Basement lantai dasar
Gedung Thomas Aquinas lantai dasar, Ruang Teater Gedung Thomas Aquinas Lt. 3,
dan Gedung Albertus Lt 3. Gudang penyimpanan barang di Basement sudah
berkembang yang dulu hanya 1 sekat sekarang sudah menjadi 2 sekat.
5. Pembaharuan alat selama jabatan Kepala BAU, Bu Yuli baru sedikit. Ada anggaran
untuk pemeliharaan alat kalau pembelian barang baru masuknya bagian pengadaan
barang. Barang yang masih bisa dipakai tetap akan dipakai tetapi jika barang yang
sudah rusak akan ditarik.
6. Setiap kali barang / alat akan dipinjamkan pasti dicek terlebih dahulu. Pengecekan
secara global baru saat play acara jadi baru ketahuan rusak atau tidak yaitu saat play
acara.
7. Peminjaman ruang dan alat masih manual. Teknologi informasi yang
terkomputerisasi tentang peminjaman ruang sudah ada tetapi belum di-share oleh
pihak Biro Manajemen Sistem Informasi (BMSI). Teknologi ini merupakan hasil
mahasiswa Ilmu Komputer pertugasan salah satu mata kuliah yang diampu Bapak
Ridwan Sanjaya, SE., S.Kom., MS.IEC. Kepala BAU belum tahu mengapa teknologi
ini belum di-share walaupun begitu BAU sudah mengarah ke teknologi informasi
yang terkomputerisasi. Buktinya Bagian persediaan sudah memakai teknologi
2
informasi yang terkomputerisasi tetapi belum dipakai untuk sistem secara global
seperti pendataan barang persediaan masuk dan keluar.
8. Komputer di meja Tata Usaha (Mas Suroso) digunakan untuk mengelola surat
elektronik dan buku agenda masuk atau surat masuk yang sifatnya masih sederhana.
Sistem ini berfungsi untuk melacak surat dan penunjang penilaian kinerja.
9. Penilaian kinerja menggunakan sistem poin yang sudah berlangsung mulai 2 tahun
kterakhir dan tahun 2015 masuk tahun ke-2.
Contoh: disposisi berapa surat dalam satu tahun (Kepala BAU), sudah
mengagendakan berapa surat dalam satu tahun dan plotting peminjaman tempat yang
kemudian dicocokan dengan surat hardcopy (Tata Usaha), pemasangan spanduk di
titik mana saja (Staf Rumah Tangga).
Poin bisa didapat dari telah dilaksanakannya pekerjaan pokok atau pekerjaan lain
yang menunjang seperti sebagai kepala biro, panitia wisuda, panitia dies natalis dll.
Namun perkerjaan pokok wajib terlaksana.
10. Prosedur peminjaman alat sudah ada tetapi perlu diperbaharui. Setiap tahunnya di
BAU dilakukan Audit ISO rutin diharapkan flowchat yang terbentuk mulai 2007
dapat diperbaiki, diperbaharui, atau dibuat. Dua tahun ini BAU belum bisa membuat
perbaikan sistem yang baik, yang tidak tumpang tindih.
11. Sanksi tertulis untuk kegiatan peminjaman alat belum ada sehingga menyebabkan
mahasiswa seenaknya sendiri walaupun beberapa kali sudah ada masukan mengenai
pembuatan sanksi.
Contoh kasus: Mahasiswa meminjam speaker. Seharusnya operator alat adalah dari
pihak BAU namun saat ditinggal sebentar oleh operator, mahasiswa berinisiatif
untuk memperbesarkan volume suara yang menyebabkan speaker sobek. Saat dibawa
alat sudah dicek dalam kondisi baik. Mahasiswa mengganti speaker yang rusak
tersebut.
Standar perawatan alat belum baku tetapi kegiatan ini memang sudah ada.
12. Bagian Umum dan Rumah Tangga yang menangani peminjaman alat tidak memiliki
kepala bagian. Bagian ini langsung dibawahi oleh Kepala BAU (Struktur organisasi
terlampir). Dengan kondisi seperti ini Kepala BAU tidak merasa kesulitan walaupun
sebenarnya dengan adanya kepala bagian rumah tangga akan sangat meringankan
pekerjaan Beliau. Namun dari pihak Wakil Rektor II memang tidak diberikan posisi
tersebut.
3
13. Orang yang mengurusi peminjaman alat yaitu Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas
Wawan. Mas Suroso mengurus barang-barang di Gudang BAU. Mas Kosim dan Mas
Wawan mengurus barang-barang di Gudang Basement, Ruang Teater Gedung
Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3. Tiga orang ini akan pengaturan alat
sesuai jenis kegiatan.
14. Kendala yang paling sering dialami di bagian peminjaman alat adalah tubrukan
pemakaian alat yang sulit atau kewalahan untuk diatasi padahal ada 3 orang yang
mengatur.
Contoh kasus: Pembagian microphone ketika sama-sama sedang ada acara di Ruang
Teater Gedung Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3 yang biasanya
menggunakan microphone yang tidak sedikit. Kemudian perlu adanya negosiasi
dengan Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas Wawan.
15. Kepala BAU hanya memberikan persetujuan bahwa alat / barang tertentu boleh
dipinjam, untuk keberadaan dan pengaturan lebih lanjut dilakukan oleh Mas Suroso,
Mas Kosim dan Mas Wawan yang kemudian akan berhubungan dengan peminjam.
Jika terjadi sesuatu yang urgent sehingga tidak boleh dilakukan peminjaman maka
akan dikatakan tidak boleh diawal. Peminjaman sound system yang menggunakan
mixer, penentuan operator dilakukan oleh Kepala BAU tidak diperkenankan operator
dari mahasiswa.
16. Kepala BAU merasa kekurangan SDM terutama di posisi operator sound system
karena di Gedung Albertus Lt. 3 ada sound system baru. Mas Kosim sudah ahli
dalam menjadi operator, untuk Mas Wawan belum lama ini ahli menjadi operator.
17. Contoh kasus: A meminjam alat di BAU. Di hari berikutnya B ingin meminjam alat
tersebut namun A belum mengembalikannya ke BAU. Mas Suroso menghubungi A
untuk segera mengembalikan barang tersebut namun A berhalangan kemudian Mas
Suroso menyarakan B untuk langung mengambilnya ke A tanpa harus mengisi
keterangan di buku catatan peminjaman (terlampir).
Tanggapan Kepala BAU: Jika prosedur kaku berarti A harus mengembalikan barang
tersebut dahulu baru boleh dipinjam oleh orang lain tetapi itu sangat merepotkan.
Jika prosedur luwes berarti barang tersebut belum kembali, Mas Suroso harus
melacak barang tersebut ke A karena tidak memiliki kontak B.
18. Semua orang yang ingin meminjam alat / barang harus memasukkan surat. Bila
dosen menggunakan surat elektronik (surel) atau minimal menggunakan memo. Bila
4
mahasiswa menggunakan surat yang diketahui oleh penanggungjawab acara atau
unit peminjam biasanya Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III.
19. Untuk peminjaman alat Kepala BAU lebih berusan dengan Wakil Rektor III Bidang
Kemahasiswaan dibanding Wakil Rektor II yang membawahinya karena yang paling
banyak melakukan peminjaman alat adalah dari pihak mahasiswa yang biasanya
tergabung dalam organisasi mahasiswa. Terkadang mahasiswa salah mengartikan
jika Wakil Rektor III menandatangi surat peminjaman alat berarti alat tersebut sudah
pasti bisa dipinjam padahal untuk mengetahui hal itu perlu berkoordinasi dengan
pihak BAU.
20. Untuk mengetahui apakah alat / barang yang dipinjam bisa atau tidak peminjam
harus sering mem-follow up Mas Suroso atau Mas Suroso yang menelepon
peminjam, perlu adanya keaktifan dari kedua belah pihak.
21. Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali setiap Jumat pagi. Di dalam ISO
setiap rapat memerlukan undangan, presensi dan notulensi. Undangan berupa telepon
namun sering diabaikan karena ini merupakan kegiatan rutin, yang utama adalah
notulensi dan daftar hadir. Hal yang biasa dibahas berkenaan dengan peminjaman
alat yaitu adanya tumbukan pemakaian alat di bulan-bulan sibuk banyak kegiatan.
Semarang, 21 September 2015
Yuliana Wulandari, SE.
Kepala Biro Administrasi Umum (BAU)
5
HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1. Cara mengajukan permohonan peminjaman alat
Peminjam membuat surat yang ditujukan kepada Kepala BAU beserta lampiran alat-
alat apa saja yang akan dipinjam
Surat diterima oleh Bagian Tata Usaha (Mas Suroso)
Bagian Tata Usaha membuat surat disposisi untuk Kepala BAU
Kepala BAU mengisi surat disposisi jika surat disetujui
Surat disposisi ditujukan kepada pihak yang tertulis dan mengurus alat tersebut (Mas
Suroso, Mas Kosim atau Mas Wawan), surat diarsip
Peminjam mem-follow up atau dari bagian Tata Usaha menghubungi peminjam
memberitahukan apakah alat tersebut bisa dipinjam atau tidak
Peminjam mengambil barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman alat,
meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
Peminjam mengembalikan barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman
alat, mengambil Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
2. Orang yang mengembalikan barang / alat tidak harus orang yang sama saat
mengembalikan barang. Ada beberapa peminjam yang tidak segera atau terlambat
mengembalikan barang / alat sehingga harus ditelepon terlebih dahulu.
3. Jika ada mahasiswa yang langsung mengambil barang di basement, di sana
disediakan papan tulis untuk menulis barang / alat apa saja yang dipinjam dan siapa
yang meminjam. Mas Suroso akan mengkonfirmasi Mas Kosim barang / alat apa
saja yang dipinjam.
6
4. Daftar barang dan alat yang dimiliki BAU diperbaharui setiap satu tahun sekali per
tahun ajaran. Ada penambahan barang baru yaitu 2 speaker aktif dan 3 set denator.
5. Tidak ada sanksi jika merusak barang / alat yang dipinjam, hanya ada etika kalau
merusak berarti mengganti. Contoh: Mematahkan kunci juga harus mengganti
ongkos pembuatan kunci. Barang yang sering rusak yaitu microphone yang sering
terkena air atau kabel microphone putus. Barang yang akan dipinjam akan dicek
terlebih dahulu.
6. Pembagian tugas: Mas Suroso mengurusi barang-barang yang berada di gudang
BAU dan Mas Kosim mengurusi sound system.
7. Barang inventaris belum pernah ada pembaharuan. Fakultas biasanya ada
peremajaan alat, kemudian alat / barang yang tidak lagi digunakan tetapi masih layak
digunakan akan dilungsurkan ke BAU.
8. Semua surat pengajuan permohonan peminjaman alat akan diterima semua baru jika
sudah disetujui oleh Kepala BAU baru alat-alat tersebut akan dibagi kepada siapa
saja yang meminjam termasuk sound system. Peminjaman sound system untuk acara
konser langsung disarankan untuk meminjam dari pihak luar karena sound system
yang dimiliki BAU tidak memadai.
9. Kendala yang dihadapi:
a. Ketua acara menyuruh sekretaris mengembalikan barang. Saat dikonfirmasi
lagi oleh ketua acara, sekretaris mengatakan jika barang sudah dikembalikan.
Saat pihak BAU menghubungi ketua acara, ketua acara mengatakan jika
barang sudah dikembalikan padahal dari pihak BAU belum menerima barang
tersebut.
b. Banyak peminjaman karena acara kemahasiswaan yang banyak, BAU
kewalahan karena jumlah operator untuk sound system terbatas.
Contoh kasus: Operator meninggalkan sound system sebentar karena ada
urusan lain. Dari panitia memperbesar volume suara sendiri tanpa mengetahui
setting-annya yang mengakibatkan sound system rusak.
10. Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali biasanya membahas tentang jadwal
kegiatan yang diurus oleh BAU. Setiap pagi ada briefing internal.
11. Dosen pinjam ruang dan alat menggunakan surat elektronik (surel).
12. Mas Suroso bekerja di Unika tahun 2003. Sebelum bekerja ada masa 3 bulan untuk
magang dan sosialisasi pekerjaan.
7
Semarang, 21 September 2015
Suroso
Tata Usaha Biro Administrasi Umum (BAU)
8
HASIL WAWANCARA DENGAN ANGGOTA ORGANISASI
MAHASISWA
1. Sering miscom dengan Mas Suroso.
Contoh kasus: sudah masukkan surat peminjaman alat tetapi waktu barangnya mau
diambil barangnya tidak ada.
2. Barang-barang yang dipinjam jelek.
Contoh kasus: Saat acara Live In dipinjamkan megaphone oleh BAU. Tetapi
kabelnya ada yang terbuka sehingga nyetrum ketika disentuh.
3. Pengecekan sebelum dipakai hanya kadang-kadang saja.
4. Sering terlambat mengembalikan alat, tetapi tidak pernah mendapatkan sanksi apa-
apa dari BAU hanya ditelpon untuk segera mengembalikan alat.
5. Pernah kejadian treble sound system putus, posisi dimana ada operator dari BAU.
Biasanya pengecekan dilakukan dengan microphone MC dan sound system baik-baik
saja. Tetapi ketika disambungkan dengan Bass baru ketahuan kalau ternyata treble-
nya putus. Akhirnya harus mengganti sound system yang rusak.
6. Saat acara kampus yang besar seperti Wisuda, Dies Natalis, dan Job Fair pasti Mas
Suroso, Mas Kosim, dan Mas Wawan susah ditemui.
7. Mas Suroso sering meng-iya-kan sesuatu.
Contoh kasus: Saat ingin pinjam alat atau mem-follow up alat selalu bilang “iya”
tetapi pada saat pengambilan alat terkadang tidak sesuai yang diharapkan.
Semarang, 23 September 2015
Michael Jonathan S.
Anggota UKM Radio, BEM Fakultas Bahasa dan Seni, Senat Mahasiswa Universitas
9
HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1. Papan tulis di basement digunakan untuk mencatat peminjaman barang / alat di luar
jam kerja yaitu pukul 15.30 ke atas. Pihak peminjam meninggalkan Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM). Mahasiswa diminta konfirmasi dengan Mas Suroso.
2. Banyak peminjaman dilakukan di luar jam kerja seharusnya peminjaman hanya
dilayani saat jam kerja saja.
3. Terkadang peminjam diminta meninggalkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) karena
dirasa KTP merupakan jaminan terbaik yang membuat peminjam mengembalikan
barang/alat pinjaman tepat waktu.
4. Banyak peminjam yang terlambat mengembalikan barang/alat sampai menyebabkan
barang tersebut hilang. Contoh barang yang banyak hilang yaitu bendera merah putih
dan microphone.
5. Mas Suroso yang mem-plotting barang untuk dipinjamkan. Semua permohonan
peminjaman barang/alat melalui Mas Suroso, yang kemudian akan memberi memo
ke Mas Kosim dan Mas Wawan jika berkaitan dengan barang/alat di Basement. Mas
Kosim dan Mas Wawan hanya bertugas menyerahkan dan mengecek khusus barang
yang ada di Basement.
6. Sound system dibawah pengawasan Wakil Rektor II. Jika sound system rusak maka
akan kena teguran pertama adalah karyawan. Wakil Rektor II dan Kepala BAU akan
menanyai langsung karyawan. Belum ada sanksi untuk masalah kerusakan sound
system.
7. Service barang dilakukan satu bulan sekali seperti sound system dan “Tossa”.
Pendataan barang/alat dilakukan satu tahun sekali yang nantinya akan dilaporkan
pada saat rapat besar bersama Rektorat.
8. Rapat atau evaluasi dilakukan setiap hari Jumat. Setiap hari selalu ada briefing untuk
membahas apa saja yang akan dilakukan seharian ini.
9. Mas Kosim bekerja di BAU sejak tahun 2006. Mas Wawan bekerja di BAU sejak
tahun 2011. Sebelum mulai bekerja terdapat training selama 3 bulan.
10. Gudang barang di Basement adalah gudang gabungan dari tiga bagian yaitu
pelayanan umum, teknisi, dan bangunan.
10
11. Beberapa barang/alat yang dimiliki BAU tidak cocok dengan barang milik
mahasiswa karena teknologi yang semakin maju.
Contoh: Speaker yang tidak compatible dengan laptop.
12. Beberapa tahun belakangan ini Mas Kosim dan Mas Wawan mendapatkan tugas
tambahan yaitu mengelola air galon isi ulang “Uniqua” dan mendistribusi tabung
“Apar” (Alat Pemadam Kebakaran). Mereka merasa kekurangan orang untuk
melakukan tugas ini.
Semarang, 28 September 2015
Staf Rumah Tangga
Biro Administrasi Umum (BAU)
Slamet Kosim Wawan Budiyanto
1
LAMPIRAN 11
FOTO-FOTO KONDISI BARANG DI TEMPAT
PENYIMPANAN DAN BARANG YANG BERKAITAN
DENGAN AKTIVITAS PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
BARANG INVENTARIS BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1
FOTO 1
KONDISI GUDANG DI KANTOR BAU
2
3
FOTO 2
KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI RUANG GENSET
DAN BASEMENT
4
5
FOTO 3
KONDISI GUDANG DI BASEMENT
6
7
8
9
FOTO 4
KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI GEDUNG
ALBERTUS LANTAI 3
10
FOTO 5
KONDISI PENYIMPANAN BARANG DI GEDUNG THOMAS
AQUINAS LT. 3
11
FOTO 6
PAPAN PENCATATAN PEMINJAMAN BARANG/ALAT DI
BASEMENT
FOTO 7
BUKU PENCATATAN PEMINJAMAN BARANG/ALAT DI
BAU
12
FOTO 8
KOMPUTER DI BASEMENT
FOTO 9
KOMPUTER DI KANTOR BAU
13
FOTO 10
TAMPILAN LAYAR KOMPUTER DI BAU
14
FOTO 11
PENGARSIPAN SURAT
15