ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ: ТЕХНОЛОГІЯ ЕФЕКТИВНОГО … › images ›...

transcript

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ТЕХНОЛОГІЯ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ

м. Вараш, 3 грудня 2018 р.

Давайте познайомимось

Юлія КнязикБізнес-тренер, консультантКомпанії «PM Business Solution», підприємець,член Української асоціації маркетингу

• Зрозуміти причини втрат часу

• Знайти способи “захисту” робочого часу і його “стискання”

• Розглянути закономірність ефективного використання часу

• Навчитись визначати межі своєї відповідальності та регламентація основних видів діяльності

• Навчитись планувати власний час

• Розробити свою власну методику планування часу

• Наміти план втілення прийомів та методів ефективної організації часу в практику своєї роботи та життя

Основні завдання тренінгу

Що таке тайм- менеджмент?

Чи відчуваєте Ви необхідність бути більш організованим та / або більш продуктивним?

Ви проводите свій день, відчуваючи себе дуже зайнятим, при цьому дивуєтесь чому Ви не зробили багато?

Ви хотіли б щоб доба тривала більше 24 годин для завершення всіх Ваших завдань?

Чи вважаєте Ви, що в постійно напруженому графіку, Вам не вистачає часу для себе?

Чи вважаєте Ви, що не використовуєте свої можливості на 100%?

• Якщо ви відповіли «Так» на будь-яке з попередніх запитань, то вирішення Вашоїдилеми лежить в «управлінні часом»

• Тайм-менеджмент - ефективний інструмент, який можна використовувати для того, щобвстигати більше за 24 години та бути ефективнішим

• Крім того, тайм-менеджмент однаковоефективний для організації роботи, а також для покращення особистого життя

Time management - це мистецтво організації часу і підвищення ефективності його використання. До певної міри це не стільки набір техніки, скільки стиль життя й філософія цінності часу у швидкому потоціінформації і постійно мінливому світі

Тайм-менеджмент включає в себе здійснення свідомогоконтролю за кількістю часу, витраченого на конкретнихзаходів з акцентом на підвищення ефективності та продуктивності

Отже, тайм-менеджмент допомагає людинібути більш організованою та більшпродуктивною

Як Ви розумієте час? Що це таке?

• Наведіть своє визначення: «Час – це…»

• Висловіть свої асоціації: «Час схожий на…»

• Опишіть час: «Час – це те, чому притаманні наступні якості…»

Типи часу

Реальний

Швидкий Захоплення, насолода діяльністю

Повільний

Очікування

Нудна робота

Страх

Номінальний

Час є точкою або періодом, в якому відбуваютьсяпевні речі та події

Тест на сприйняття часу: Суб'єктивна хвилинка

Навіщо управляти часом?

Чи можемо ми УПРАВЛЯТИ ЧАСОМ?

Ми можемо ефективно використовувати час, управляючи

собою

роботоюіншими

Чи знаєте Ви, що…

Незалежно від того, якого типу роботу Ви виконуєте, вона буде складатися тільки з трьохелементів:1. Думки2. Комунікації3. Дії

Таким чином, єдине, що Вам потрібно зробити в тайм-менеджменті - визначити співвідношеннячасу на реалізацію цих трьох елементів.

Навіщо управляти часом?

Основний принцип рівноваги: важливим є КІЛЬКІСТЬ часу вдома та

ЯКІСТЬ часу на роботі

Як досягнути баланс між роботою та особистим життям?

Як зрозуміти що баланс порушено?

Принцип рівноваги

Міфи про тайм-менеджмент:

Міф 1. Тайм-менеджмент - це жорстке планування дня

Міф 2. Тайм-менеджмент не підходить для творчихособистостей

Міф 3. Немає часу займатися тайм-менеджментом

Міф 4. Тайм-менеджмент - це складно

Міф 5. Тайм-менеджмент вбиває спонтанність і природність в житті

Раціонали - це люди послідовні, педантичні, вони люблять все систематизувати, зважувати, організовувати і продумувати.

Ірраціонали - це люди спонтанні, імпульсивні, імпровізуючі і гнучкі в нестандартних ситуаціях.

Зменшення стресу

Покращена самооцінка

Рівновага між роботою і особистим життям

Підвищення продуктивності

Підвищення ефективності у виконанні завдань

Збільшення енергії для досягнення успіху

Запобігання паніки під час навантаження

Досягнення цілей

Переваги ефективного тайм-менеджменту:

• Біологічні ритми (biological rhythms) – це періодично повторювані зміни характеру та інтенсивності біологічних процесів та явищ в живих організмах.

• Біологічні ритми фізіологічних функцій настільки точні, що їх іноді називають “біологічнимгодинником”

Добові біоритми

Тижневі біоритми

Індивідуальний фонд часу

Робочий час

1. Час фактичної роботи

2. Регламентовані перерви

3. Нерегламентовані перерви:

- з вини працівника

- через зовнішні обставини

Позаробочий час

Пов'язаний з роботою

1. Дорога

2. Підготовка

3. Доопрацювання

Домашня праця

1. Покупки

2. Прибирання

3. Ремонт

4. Турбота, виховання

5. Інше

Самообслуговування

1. Пасивний відпочинок

2. Харчуванння

3. Догляд за собою

Вільний час

1. Спілкування

2. Активний відпочинок

3. Творчість, саморозвиток

Інвентаризація особистого та організаційного часу

1. Підготовка до інвентаризації

2. Проведення інвентаризації (хронометраж)

3. Аналіз часу

4. Зміна стратегії/способу управління часом

Хронометраж

Метод аналізу затрат часу за допомогою фіксації та замірів тривалості виконуваних дій.

Хронометраж дає можливість провести «аудит» та «інвентаризацію» часу, виявити «крадіїв» часу.

Хронометраж

Час Дія Кількість затраченого часу

Вид діяльності

З – здоров’я, ДЦ та КЦ – цілі, К – крадії, ДР – дім, родина,

Р – розвиток…

Класифікація хронофагів

ІндивідуальніМожливість контролю

Контрольовані Неконтрольовані

Ступінь передбачуваності

Прогнозовані Непрогнозовані

За характером виникнення

Внутрішні Зовнішні

Техніки боротьби з «крадіями часу»

Внутрішні “крадії” часу – психологічні особливості (проблеми) працівника як особистості

Зовнішні “крадії” часу – недоліки в організації праці, корпоративній культурі; соціально-психологічні причини

1) нечітка постановка цілей

2) відсутність пріоритетів

3) спроба занадто багато зробити за один раз

4) неповне уявлення про поточні завдання та шляхи їх вирішення

5) погане планування робочого дня

6) особиста неорганізованість, «паперові завали»

7) надмірне читання8) неефективна система документообігу

9) брак мотивації, лінь

10) пошук потрібної інформації, яка погано збережена (адрес, телефонів, тощо)

11) недоліки координації або розподілу праці

12) випадкові телефонні дзвінки

13) незаплановані відвідувачі

14) нездатність говорити «ні»

15) неповна, запізніла інформація

16) відсутність самодисципліни

17) невміння довести справу до кінця

18) відволікання (шум, тощо)

19) затяжні наради

20) погана підготовленість до нарад, бесід, тощо

21) відсутність комунікацій або неточний зворотний зв'язок

22) балаканина на приватні теми

23) зайва комунікабельність

24) надмірні ділові записи25) звичка відкладати «на потім»

26) бажання все дізнатися детально

27) тривалі очікування

28) поспіх, нетерпіння, надмірна метушливість

29) невикористання делегування

30) недостатній контроль над дорученими справами, через що їх доводиться переробляти.

«Крадії часу» за Л. Зайвертом (хронофаги):

1. • Зниження «роздрібненості» роботи

2. • Нормування часу на «поточку»

3. • Управління робочим навантаженням

4. • Використання «дірок часу»

20% часу 80% часу

20% результату

80% результату

Принцип Парето

Постановка цілей

Стратегія постановки цілей

1.Цілі життя (стратегія, цінності)

2.Ситуація, оточення

3.Практичні завдання

• Що я хочу?Аналіз існуючих цілей, фіксація бажань, визначення

цінностей та антицінностей, визначення принципів іправил досягнення цілей

• Що я вмію?Аналіз особистого потенціалу, обмежень та можливостей,

ресурсів та перспектив актуальної життєвої ситуації

• Що робити?Формулювання цілей, підцілей, виділення пріоритетів,

побудова дерева завдань для кожної цілі, фіксаціятермінів

Успіх, перемога, результат

План на тиждень,

день

Середньостроковий план (1-12 міс.)

Довгостроковий план

(3-5 років)

Генеральний план досягнення цілей

Глобальні цілі

Основні життєві цінності

Піраміда Б.Франкліна

«Любиш ти життя? Тоді не гай часу; бо час - тканина, з якої складаєтьсяжиття»

(Б. Франклін)

Колесо життя

Білла Рейна

Цінності, сфери життя 2015 2016 2017 …

Карта довгострокових цілей Б. Архангельського

Декларація життєвих цілей Алана Лакейна

1. Що я хочу отримати від життя?

2. Як я хочу провести найближчі 3-5 років?

3. Чим буду займатись «останні» 6 місяців свого життя?

• Модель SMART

Ціль

Самоменеджмент та самомотивація

Як себе мотивувати?

Мотивація – спонукання до дії; динамічний процес фізіологічного та психологічного плану, що керує поведінкою людини і визначає її організованість, активність і стійкість; здатність людини діяльно задовольняти свої потреби

Самомотивація?

Принципи ефективного відпочинку. Творча лінь

Ритмічний відпочинок під час робочого дня

Максимальне переключення при відпочинку

Творча лінь

Використання сну протягом робочого дня

Переживання моменту

Особисті “нагороди” та “покарання”

Метод батога та пряника

Кількісне вимірювання зробленого з фіксацією на графіку

Метод «місцевість смерті»

Вони мали так само 24 години на добу

Альберт Ейнштейн

Стівен Пол Джобс

Леонардо да Вінчі

Коко Шанель

Маргарет Тетчер

Микола Амосов Джуліана Бенеттон

Прокрастинація та перфекціонізм

Перфекціонізм – в психології, переконання, що найкращого результату можна (або потрібно) досягти. У патологічній формі -переконання, що недосконалий результат роботи неприйнятний

Прокрастинація – психологічний термін, означає схильність особи відкладати на потім, на завтра, на майбутнє неприємні рішення та справи

Може бути як «нормальною» характеристикою особистості, так і невротичним психічним відхиленням від норми звичайної людини

Три причини прокрастинації

“У кожної людини є схильності, талант, особливість робити те, що приносить їй задоволення”

(Генрі Лаборіт)

Інші люди змушують вас робити щось, проти вашого бажання

Ви вимагаєте від себе бездоганного результату

Ви боїтеся зробити помилку або боїтеся, що вас почнуть критикувати

Прокрастинація та перфекціонізм

Техніки розвитку пунктуальності

1. “Будильник"

2. “Відчуття часу”

3. “Годинник поспішає”

4. Візуалізація “Мені холодно”

5. “Ящик шампанського”

6. “Звіряємо годинник”

7. “Літак”

Результато-орієнтований список завдань

Використовуйте сильні, дієві дієслова та чітке і зрозуміле формулювання результату

1. Передзвонити до Козакевича

2. Римар: проект

3. Нарада: 16.00

НЕПРАВИЛЬНО

1. Дожати Козакевичадо замовлення

2. Отримати інформацію від Римара

3. Влаштувати працівникам “розбірпольотів”

ПРАВИЛЬНО

Правила самомотивації та самоменеджменту

плануйте

позбавляйтесь від крадіїв часу

вирішуйте всі проблеми вчасно

з’їдайте слона частинами

відмовтеся від перфекціонізму

винагороджуйте себе за виконання плану

регулярно впроваджуйте нові звички

ПЕРЕВАГИ ПЛАНУВАННЯ

конкретизація цілі

чіткий план дій,

можливість керувати та

контролювати завдання

дія, а не думки про дію

можливість маневрувати

можливість нічого не забувати

висока вірогідність

успіху

Планування завдань

План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі межі

План – це спосіб орієнтуватися в мінливих обставинах

Планувати день з вечорадобре закривається минулий робочий деньлегше переключитися в режим неробочого часу й відпочинкуновий день починається з достатньо ясної та певної картини майбутніх справ, а не з хаосу

Зручно в більш стабільній та передбачуваній діяльності

добре поєднується з рішенням «уточнюючих завдань », тобто погодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень та уточнюючої інформації підлеглим

Планувати день з ранку

Зручно в менш передбачуваній діяльності, коли висока значимість “уточнюючих” завдань

Три типи завдань у плануванні дня

не прив'язані до жорсткого часу. «Гнучкі» не означає «необов'язкові» і не означає «не мають терміну виконання» – у цієї задачі може бути термін, але немає конкретного моменту часу, в який ви повинні її вирішувати

прив'язані до конкретного моменту часу

великі пріоритетні завдання, у яких немає жорсткого терміну виконання, але які вимагають досить великого ресурсу часу

«Жорсткі» завдання –

«Гнучкі» завдання –

«Багатобюджетні» завдання –

«Золоті» пропорції планування часу: 60:40 (за Лотером Зайвертом)

Алгоритм планування дня

(1) перевірити список завдань на місць (рік)(2) сформувати список завдань на день(3) визначити пріоритети в списку завдань

(уточнюючі, невідкладні, всі інші)(4) визначити приблизну тривалість

виконання бюджетних завдань(5) сформувати графік “жорстких” завдань

Нарада

Презентація

Нагадати Іванову про №1Підготуватися до презентації! 2.00Зібрати данні заготовокЗвіт по проекту А!ПообідатиЗапросити з постачальників інфу

60% робочого часу – плановане виконання основних завдань та функцій20% часу – на творчість і самоорганізацію (гнучке планування)20% часу - резервний час на непланові витрати, в тому числі на перешкоди

«На день треба дивитись як на маленьке життя»

(М.Горький)

Метод АБВГД (метод Брайана Трейсі)

Виділення п'яти типів завдань:

Завдання типу А – дуже важливі справи

Завдання типу Б – не такі важливі, як завдання типу А

Завдання типу В – це приємні поточні обов'язки

Завдання типу Г – делеговані завдання

Завдання типу Д – це завдання на видалення

Найменування

А1 Прочитати статтю

А2 Зустрітися з Волошиним

А3 Ознайомитися з поправками до закону

Б1 Відвідати автосалон

Б2 Заповнити бланки для участь у виставці

В1 Подзвонити Ткачуку

В2 Обрати басейн

Г1 Написати звіт по проекту

Г2 Оновити клієнтську базу

Д1 Прочитати рецензію на новий фільм

Метод “Альпи”: бланк

Примітки:

Метод “Альпи”

Охоплює сім стадій:(1) Складає списки та

визначаємо пріоритети(2) Формуємо чотири стовпця(3) Розраховуємо та

резервуємо необхідний час(4) Запаковуємо в межі(5) Ставимо “кілочки”(6) Робимо композицію дня(7) Готуємо “оперативки”

Завдання Тривалість Пріоритет Делеговано

Сума запланованогочасу 60% від робочого

ЗАДАЧІПРІОРИТЕТИЧАСРАЦІОНАЛІЗАЦІЯ ТА ДЕЛЕГУВАННЯКОНТРОЛЬ ТА РІШЕННЯ

Метод Ейзенхауера використовується для прийняття рішення про пріоритетність виконання завдань

Термінові та важливі Важливі, але не термінові

1. Управління кризами2. Критичні ситуації3. Невідкладні проблеми4. Використання раптових можливостей5. Проекти з жорстким графіком

виконання

Загасити пожежуВрятувати потопаючого

АвралЧас наближується до нуля

1. Аналіз, планування, оцінка2. Відновлення сил, відпочинок3. Пошук нових можливостей та ідей4. Навчання та розвиток5. Налагодження та підтримка

взаємовідносин зі значимими людьмиНаписати клієнту

Сходити в спортзалПообідати з партнером

Корисна цінна робота

Термінові, але не важливі Не важливі та не термінові

1. Відволікання від пріоритетних завдань2. Реакція на події: відповіді на дзвінки,

листи, питання3. Деякі зустрічі4. Майбутні невідкладні справи5. Необов’язкові наради

Написати звітЗабронювати квитки

“Дурні” справиЗнайдіть того, для кого вони важливі

1. Дрібниці, які крадуть час2. Неефективний відпочинок3. Непередбачувані дзвінки4. Читання непотрібної пошти5. Вбивання часу в різних проявах

Рутинна роботаЗустрічі без цілі та змісту

Те, що можуть зробити інші

Беззмістовна трата часу

Перед тим, як запланувати завдання необхідно задати собі запитання:

Чи потрібно це робити взагалі?

Що буде, якщо цього не робити?

Чому це повинен робити саме я?

Що мені (нам) потрібно насправді і чи не можна досягти того ж самого іншим простішим шляхом?

«Відсів зайвого» і «здоровий пофігізм»

(1) Принцип трьох цвяхів

(2) Принцип “ПВС”

10 правил ефективного планування

Правило 1. Приручення телефону

Правило 2. Мінімум ділових зустрічей

Правило 3. Абсолютна пунктуальність

Правило 4. Складайте списки

Правило 5. Все – на службу своїм цілям

Правило 6. Каталог подій

Правило 7. Блокування часу

Правило 8. Мінімум позапланової діяльності

Правило 9. Користь від «обрізків»

Правило 10. Подалі від «стада» Регулярність – системність – послідовність Реалістичне планування

Реалізація завдань

Кайрос і Хронос

Хронос

Кайрос

Контекстне планування

Контекстне планування – техніка планування, яка полягає у:(1) виявленні типових особистих «Кайрос»(2) заведенні відповідних списків завдань, прив'язаних до цих «Кайрос»(3) перегляді цих списків при наближенні «Кайрос»

Типові контексти («Кайрос»)

Кайрос Приклади

Місце«У банку»

«В автосервісі»«У філії»

Людина або група людей«Коли зловлю Козакевича»

«При розмові з Оленкою з Конструктива»«На нараді»

Обставини внутрішні«Коли хочеться / не хочеться працювати»

«Під час припливу натхнення»

Обставини зовнішні«Коли шеф буде в гарному настрої»

«Коли нарешті приймуть закон про ...»

Контекст («кайрос») – сукупність умов, сприятлива для виконання якого-небудь завдання

Єдиноріг

Поїдання жаб Метод “Мандарини”

Метод “Сонечко”

(“Божа корівка”)

Метод швейцарського сиру

МамонтНарізка слона

Метод “Помідор”

ФранческоЧирилло

Мистецтво казати “НІ”. Стратегії відмови

6 золотих правил відмови:(1) Відмовляючи, демонструйте повагу(2) Говорячи “НІ”, прорахуйте наслідки(3) Наведіть, якщо вважаєте за потрібне, причину

відмови(4) Якщо відмовити складно, то підготуйтеся завчасно(5) Відмовляючи, не варто обманювати(6) Якщо відмова неминуча, то не відтягуйте її

Приклади, як саме можна сказати «НІ»: апеляція до намірів відносити доручення, прохання на більш привабливі умови передача відповідальності визначення рамок відповідальності

Відмова – дійсно справжнє мистецтво, без якого не було б ні дипломатії, ні політики, ні бізнесу

Планувальник, щоденник, календар

3Список

справ (To-do Lists)

Програмні продукти

Дошка планувань

Журнал активності

(Activity Logs)

Інструменти тайм-менеджменту

62%паперовий щоденник

7%інше

7%телефон

8%програму-планувальник

16%поштову програму

Організація робочого місця

Власна система тайм-менджменту

1. Робіть лише головні завдання (80% результату)2. Щоденно переглядайте список завдань3. Запишіть свої цілі4. Заплановані завдання – 60% часу5. Краще сьогодні зробити «добре», ніж завтра «відмінно»6. Доручайте професіоналам7. Навчайте співробітників замість того, щоб робити за них8. Лише «жорсткі» завдання записуйте в календар9. Розбивайте великі завдання на дрібні10. Найскладніші завдання – зранку11. Виключайте відволікаючі фактори12. Створіть свою систему ТМ13. Автоматизуйте, створюйте шаблони, пишіть інструкції

Дякую за увагу!

www.pmbs.com.uae-mail: yu.knyazyk@gmail.comмоб.: +380678350063Фейсбук: pmbusinesssolution

ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ: ТЕХНОЛОГІЯ ЕФЕКТИВНОГО … › images ›...

Documents