Post on 03-Feb-2016
description
transcript
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 1 del 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 011
ÍNDICE
Ítem Referencia No. de Página
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-01 Formulario Form-MARN-RH-03 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-03 Anexos: Formulario Movimiento de Personal /ONSEC Guía Técnica para aplicación del Formulario Único de Movimiento de Personal (Acuerdo No. D-2008-033)
2 2 2 2 2 4 8
11
12
14
15
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Cristina Barillas Directora de Recursos Humanos Licda. Norma Peláez Asesora Administrativa Financiera Lic. Carlos González Director de Auditoría Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: A. Ramas Consultor de Manuales 16-12-2008
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 01 del 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 011
1.1 OBJETIVO: Normar, sistematizar, ordenar e integrar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las
diferentes Unidades y dar la preautorización para la contratación correspondiente. 1.3.2 Ministro (a), Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho: Como Autoridades Superiores, son
los (as) encargados (as) de autorizar la contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad de la Dirección Superior-Despacho Ministerial.
1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información a la Dirección Superior-Despacho Ministerial, a los Directores Generales y/o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 011.
1.3.3.2 Es responsable del manejo ágil, confidencial y custodia de todos los expedientes de personal. 1.3.3.3 Es responsable que todos (as) los (as) candidatos (as) que participen en el proceso de
selección para contratación bajo el renglón presupuestario 011 cumplan con los requisitos y el procedimiento completo normado.
1.3.4 Unidad de Auditoría Interna: Es responsable de velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos normados en el MARN.
1.4 FORMULARIOS RELACIONADOS:
1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utilizan por parte de toda Unidad
administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente: Es el formato
Código Nombre del documento o dato MARN-RH-01 Formulario “Requisición de Personal”
MARN-RH-03 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”
S/C ONSEC Formulario “Movimiento de Personal”
3
que se utiliza por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el avance de la gestión de selección, contratación y/o pago de personal bajo el renglón presupuestario 011, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.
1.5.3 Movimiento de Personal: Es el formulario oficial de la Oficina Nacional de Servicio Civil
–ONSEC- que debe ser llenado y enviado con los expedientes por parte de todas las entidades del sector público, para análisis y elegibilidad del personal que será contratado bajo el renglón presupuestario 011 y el 022. En el MARN el formulario se elabora en versión digital.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 011
Hoja 1 de 4
PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1. Solicitud de personal o recurso humano
1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, Vo.Bo. del Director (a) General, Vo.Bo. del Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.
2.1 Dirección de sos Humanos Recur
Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.
2. Inicio de gestión de Contratación de Personal
2.2 Unidad de Presupuesto, Dirección Financiera
Encargado (a) verifica disponibilidad presupuestaria en SICOIN y confirma o no, a Director (a) de Recursos Humanos.
3.1 Director (a) de Recursos Humanos
En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante; traslada expediente a Secretaria de reclutamiento, para su archivo. En caso de confirmarse disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente del Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.
3. Reclutamiento de Personal
3.2 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal
Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 011
Hoja 2 de 4
4.1 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal
Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, si está calificado (a) le administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas; si está calificado (a) verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad Solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad Solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.
4.2 Jefe de Unidad Solicitante
Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.
4. Selección de Personal
4.3 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe copia de expediente, autoriza iniciar la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.
5. Contratación 5.1 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011
Recibe expediente y verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Requiere a persona seleccionada la presentación de documentación original de expediente para confrontarlo. Envía a evaluar el expediente a ONSEC para que determinen la elegibilidad de la persona nominada. (duración 10-15 días hábiles). Recibe expediente de ONSEC, en caso de no ser elegible, informa a la persona nominada y al Jefe de Unidad solicitante. Traslada expediente a secretaria de reclutamiento para archivo en banco de datos. En caso de ser elegible la persona nominada, le informa al Director (a) de Recursos Humanos y a Jefe de Unidad solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al Procedimiento 7 en el Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 011
Hoja 3 de 4
5.2 Director (a) de Recursos Humanos
Autoriza notificar a la persona seleccionada sobre su contratación y la fecha de inicio de labores.
5.3 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011
Notifica su contratación y fecha de inicio de labores a persona seleccionada. Procede a elaborar Acuerdo Ministerial de Contratación y lo traslada a Jefe de Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos para revisión y sello al dorso. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
5.4 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe, revisa y sella al dorso el Acuerdo Ministerial. Traslada a Encargada de Nóminas 011. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
5.5 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011
Recibe Acuerdo Ministerial y gestiona firma del Ministro (a) de Ambiente y Recursos Naturales; reproduce copias del mismo y las traslada a Asistente de Dirección para que emita el Acta de Toma de Posesión. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
5. Contratación
5.6 Asistente de Dirección
Elabora Acta de Toma de Posesión, gestiona firmas y archiva en Libro de Actas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
6. Pago al personal contratado
6.1 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011
Elabora en formato digital el Formulario “Movimiento de Personal”, ingresando los datos de la persona contratada, imprime, firma y gestiona Vo.Bo. de Director (a) de Recursos Humanos. Ingresa el Form. “Movimiento de Personal” al sistema Guatenóminas, creando el perfil del empleado (a), puesto y ubicación; lo registra en el Sistema. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”.
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 011
Hoja 4 de 4
Pago al personal contratado
6.2 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 011
Elabora Oficio para trasladar Formulario “Movimiento de Personal” completo, adjuntando Acuerdo Ministerial, fotocopia de cédula completa, de carné del IGSS y/o Constancia de Colegiado Activo. Lo entrega en oficinas de ONSEC, que revisa y evalúa. En caso de existir errores en el cuadro, efectúa y firma correcciones; en caso no existir errores, ONSEC desbloquea el cuadro para que se le puedan efectuar pagos a la persona contratada. Genera nómina y acreditamiento en cuenta bancaria del contratado (el cual es automático). Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”. Imprime vouchers de acreditamiento mensual y entrega al personal.
Elaborado por: Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras Montoya
7
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 011 Versión 16-12-08
Dirección financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento /
Asistente
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Encargada de Nominas de
Personal renglón 011
Unidad Solicitante
Inicio
1Identifica necesidad
de Personal
2Elabora
Form.MARN-RH-01
3Revisa
Form.MARN-RH-01 y
adjuntos, abre expediente
4Recibe y solicita
confirmar disponibilidad presupuestaria
5Encargada de Presupuesto
verifica disponibilidad
Disponibilidad presupuesto
si
no
8
Archiva Expedien
te
Fin
9Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa banco de datos
10Ingresa curricula
a sistema de expediente
11Convoca a proceso de selección
12Entrevista Inicial a
candidato (a)
Candidato (a) calificado (a)
si
no
A
A-B-C-D-E
13Administra pruebas a
candidato (a)
Candidato (a) calificado (a)
14Verifica
referencias y elabora
informe de selección
si
no
B
Candidato (a) elegible
si
no
15Convoca a candidato
(a) elegible a entrevista con Jefe
Unidad
2
C
6Elabora y firma Form. de
Rechazo
8
7Recibe Form. de
Rechazo
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 011 Versión 16-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 011
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección financiera
14Director (a) de
Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento /
Asistente
Unidad Solicitante
1
16Jefe de Unidad
entrevista a candidato (a)
Recomienda candidato (a)
D
si
no
17Autoriza
contratación
18Verifica expediente
completo y requiere documentación
original
19Envía expediente a
ONSEC para análisis y elegiblidad
21Notifica
contratación a persona elegida
y Jefe Und.solicitante
22Elabora Acuerdo
Ministerial de Aprobación
25Gestiona firma de
Ministro (a) en Acuerdo
32Ingresa Form. Mov.
De Personal en Sistema
Guatenominas
3
20Autoriza
notificar la contratación
23Revisa y sella
al dorso Acuerdo
9
Es elegible para ONSEC
si
no
E
26Reproduce copias de Acuerdo Ministerial
27Asistente recibe y
elabora Acta de Toma de Posesión
30Elabora Form. Movimiento de
Personal, imprime, firma
31Revisa y firma de Vo.Bo. Form. Movimiento de
Personal
33Elabora Oficio y entrega
Form. Mov. De Personal en ONSEC
28Asistente avisa y gestiona firmas en Acta de toma
de Posesión
29Asistente
archiva en Libro de
Actas
24Revisa y sella
al dorso Acuerdo
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 011 Versión 16-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 011
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección Financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Unidad Solicitante
Secretaria de Reclutamiento
2
36Genera Nómina Mensual
y acreditamiento en cuenta bancaria
automático
Fin
10
ONSEC detecta errores en Form.
sino
34Efectúa correcciones y firma testados, in situ
35ONSEC desbloquea
Form. Mov. De Personal
37Imprime vouchers de
acreditamiento mensual para personal
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
FORM-MARN-RH-01 No._______________
REQUISICION DE PERSONAL
1 DATOS DEL PUESTO Título del puesto: Dirección a la que pertenece: Unidad administrativa: Función Principal: Otras Funciones: Honorarios o Salario Mensual:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino
Masculino
Rango de edad (Deseable)
Formación Académica Necesaria
Diversificado: ______________ ______________
Universitario: ______________ ______________
Otros: __________________ __________________
Idiomas (especifique)
______________
______________
__________________
Conocimientos técnicos
3. INFORMACION ADICIONAL Experiencia Laboral
_____ años
4. CONDICIONES DE CONTRATACION Renglón
Presupuestario 011______
022 ______
029 ______
Otro: __________
5. AUTORIZACIONES Nombre de Jefe de la Unidad Fecha de solicitud
Firma y sello VoBo. Director (a) General del Área
Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del Área
Vo.Bo. Ministro
11
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-01 “Requisición de Personal”
Objetivo: Sistematizar el proceso de solicitud de contratación de personal en el
Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Instrucciones de Llenado: 1 Datos del Puesto:
• Titulo del Puesto: Anotar el nombre que tiene el puesto en el Manual Administrativo de la Unidad. (En caso de duda, consultar a la Dirección de Recursos Humanos).
• Dirección a la que pertenece: Anotar el nombre de la Dirección General a la que pertenece la Unidad solicitante. Ejemplo: solicitud de la Unidad de Presupuesto, anota Dirección General de Administración y Finanzas.
• Unidad Administrativa: Anota el nombre de la Unidad, programa o proyecto solicitante. Ejemplo: Unidad de Presupuesto.
• Función principal: Se describe en forma breve y concreta la función principal de la plaza solicitada. Ejemplo: Encargado de formular y desarrollar estrategias de pago por servicios ambientales.
• Otras Funciones: En caso de ser una plaza muy técnica, se recomienda describir algunas funciones especificas que permitan atender de mejor manera la solicitud.
• Honorarios o Salario Mensual: Anotar el monto que se pagará en forma mensual a la persona a contratar.
2 Datos del Candidato (a):
Marque o registre la información solicitada en los diferentes ítems de este apartado. Ver ejemplo a continuación:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino X Masculino
Rango de edad (Deseable) ----------------------------- Formación Académica Necesaria
Diversificado: Universitario: Ingeniero Químico
Otros: Economia Ambiental, Desarrollo Sostenible
Idiomas (especifique) Inglés Conocimientos Técnicos En Mercado de Carbono
3 Información Adicional:
• Experiencia Laboral: Anotar cuanto tiempo se requiere que el candidato (a) tenga de experiencia comprobable.
12
• Renglón Presupuestario: Favor marque una X en el renglón correspondiente. 4 Información de Unidad Solicitante:
• Se anota el nombre del Jefe de la Unidad solicitante, quien debe firmar y sellar el formulario.
• Se registra la fecha en que se elabora la solicitud. • El Director (a) General a la cual pertenece la Unidad, programa o proyecto
firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • El Ministro (a) o Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho firma y sella de
autorización.
ELABORADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Cristina Barillas Norma Peláez Lic. Carlos González
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
FECHA ELABORACION: 08-12-2008
13
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
FORM-MARN-RH-03 No._______________
HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL PERMANENTE
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
CHECK LIST
Firma y sello persona que realizó / efectuó procedimiento (s)
Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON: 011 Dirección de Recursos Humanos
1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello de Jefe de Unidad Firma y sello de Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TdR`s Adjunta currícula:______
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
___________________ ____ _______________ ______________________________________
Director (a) de Recursos Humanos
2. Confirma: disponibilidad presupuestaria con Unidad de Presupuesto
si ___ no ___
3. Realiza proceso de reclutamiento de personal: Verifica currícula ____ Ingresa datos al sistema Convoca a proceso de selección
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________
Encargada de Reclutamiento y Selección de Personal
4.Realiza proceso de selección: Califica en entrevista Administración de Pruebas Verifica Referencias Candidato Elegible Convoca entrevista c/Jefe Unid. Sol.
si ___ no ___ PER__PSI__HAB_ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Jefe de Unidad Solicitante
5. Entrevista a candidato: Recomienda contratación
si ___ no ___
Director (a) de Recursos Humanos
6. Elección de candidato: Autoriza iniciar contratación
si ___ no ___
7. Contratación de personal: Papelería completa Documentación confrontada Expediente enviado a ONSEC Vo.Bo. de ONSEC Notificación realizada Elaboración Acuerdo Ministerial VoBo. Acdo. Ministerial por DRH VoBo. Acdo. Ministerial Jefe Und. Firma de Ministro de Ambiente y RN Acta de toma de posesión firmada
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Encargada (o) de Nóminas renglón presupuestario 011
8. Pago Inicial de personal : Form. Mov. de Personal elaborada VoBo DRH en Mov. de Personal Ingreso Movimiento de Personal en sistema Guatenóminas Acreditamiento en cuenta
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________
14
15
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-03 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal Permanente”
Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status del avance en la gestión
del proceso de Selección, Contratación y/o Pago de personal bajo el Renglón Presupuestario 011, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.
Instrucciones de Llenado: 1 Área de “uso exclusivo de Recursos Humanos”:
1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe la Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO CHECK LIST Firma y sello persona….
Dirección de Recursos Humanos
1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_
si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________
1.2 2 Confirma disponibilidad presupuestaria: El Director (a) de Recursos
Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.3 3 Proceso de reclutamiento de personal: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el ítem “verifica currícula” tiene un espacio para anotar cuantos currículum recibió y verificó.
1.4 4 Proceso de selección: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra X en la opción correspondiente en la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el caso del ítem “Administración de Pruebas”, se debe registrar X en el espacio disponible para las pruebas realizadas, identificadas así: PER= prueba de personalidad; PSI= prueba psicométrica; HAB= prueba de habilidad especifica.
Firma y sella en este espacio, para cada paso
16
1.5 5 Entrevista a candidato (a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada autoriza iniciar contratación, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 011 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; documentación confrontada; Expediente enviado a ONSEC; VoBo de ONSEC; Notificación realizada; Elaboración Acuerdo Ministerial; VoBo. Acuerdo Ministerial Jefe Und.; Firma de Ministro de Ambiente y Recursos Naturales; Debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma. Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list par el ítem de: Acta de toma de posesión firmada; debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma.
1.8 8 Pago de personal: La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 011 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo DRH en Mov. de Personal, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna firma.
ELABORADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Licda. Cristina Barillas Licda. Norma Peláez
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
VERSION:01-08 FECHA ELABORACION: 16-12-2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 1 del 17-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 022
ÍNDICE
Ítem Referencia No. de Página
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-01 Formulario Form-MARN-RH-04 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-04 Anexos: Formulario Movimiento de Personal /ONSEC Guía Técnica para aplicación del Formulario Único de Movimiento de Personal (Acuerdo No. D-2008-033)
2 2 2 2 2 4 8
11
12
14
15
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Cristina Barillas Directora de Recursos Humanos Licda. Norma Peláez Asesora Administrativa Financiera Lic. Carlos González Director de Auditoría Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: A. Ramas Consultor de Manuales 17-12-2008
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 01 del 16-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 022
1.1 OBJETIVO: Normar, sistematizar, ordenar e integrar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 022 “Personal por Contrato”, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 022 “Personal por Contrato”. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las
diferentes Unidades y dar la preautorización para la contratación correspondiente. 1.3.2 Ministro (a), Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho: Como Autoridades Superiores, son
los (as) encargados (as) de autorizar la contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad de la Dirección Superior-Despacho Ministerial.
1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información al Dirección Superior-Despacho Ministerial, a los Directores Generales o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 022.
1.3.3.2 Es responsable del manejo ágil, confidencial y custodia de todos los expedientes de personal. 1.3.3.3 Es responsable que todos (as) los (as) candidatos (as) que participen en el proceso de
selección para contratación bajo el renglón presupuestario 022 cumplan con los requisitos y el procedimiento completo normado.
1.3.4 Unidad de Auditoría Interna: Es responsable de velar por el cumplimiento de los procesos y procedimientos normados en el MARN.
1.4 FORMULARIOS RELACIONADOS:
1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utiliza por parte de toda Unidad
administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato: Es el formato
Código Nombre del documento o dato MARN-RH-01 Formulario “Requisición de Personal”
MARN-RH-04 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”
S/C ONSEC Formulario “Movimiento de Personal”
3
que se utiliza por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el avance de la gestión de selección, contratación y/o pago de personal bajo el renglón presupuestario 022, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.
1.5.3 Movimiento de Personal: Es el formulario oficial de la Oficina Nacional de Servicio Civil
–ONSEC- que debe ser llenado y enviado con los expedientes por parte de todas las entidades del sector público, para análisis y elegibilidad del personal que será contratado bajo el renglón presupuestario 011 y 022. En el MARN el formulario se elabora en versión digital.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 17-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 022 “PERSONAL POR CONTRATO”
Hoja 1 de 4
PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1. Solicitud de personal o recurso humano
1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, Vo.Bo. del Director (a) General, Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.
2.1 Dirección de sos Humanos Recur
Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.
2. Inicio de gestión de Contratación de Personal
2.2 Unidad de Presupuesto, Dirección Financiera
Encargado (a) verifica disponibilidad presupuestaria en SICOIN y confirma o no, a Director (a) de Recursos Humanos.
3.1 Director (a) de Recursos Humanos
En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante y traslada expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo. En caso de confirmarse disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente del Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.
3. Reclutamiento de Personal
3.2 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal
Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 17-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 022 “PERSONAL POR CONTRATO”
Hoja 2 de 4
4.1 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal
Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, si está calificado (a) le administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas; si está calificado (a), verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.
4.2 Jefe de Unidad Solicitante
Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.
4. Selección de Personal
4.3 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe copia de expediente, autoriza iniciar la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.
5.1 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
Recibe expediente y verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Requiere a persona seleccionada la presentación de documentación original de expediente para confrontarlo. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al Procedimiento 7 en el Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
5.2 Director (a) de Recursos Humanos
Autoriza notificar a la persona seleccionada sobre su contratación y la fecha de inicio de labores.
5. Contratación
5.3 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
Notifica contratación y fecha inicio de labores a persona seleccionada. Elabora Contrato Administrativo, lo traslada a Jefe Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos para revisión y sello al dorso; gestiona firmas del contratado y del Viceministro (a) responsable, en el Contrato. Procede
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 17-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 022 “PERSONAL POR CONTRATO”
Hoja 3 de 4
5.3 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
a elaborar Acuerdo Ministerial de Contratación y lo traslada para revisión y sello al dorso a Jefe de Unidad solicitante y a Director (a) de Recursos Humanos. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
5.4 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe, revisa y sella al dorso en Acuerdo Ministerial. Lo traslada a Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
5.5 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
Recibe Acuerdo Ministerial y gestiona firma del Ministro (a) de Ambiente y Recursos Naturales; reproduce copias del mismo y las traslada a Asistente de Dirección de Recursos Humanos para que emita Acta de Toma de Posesión. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
5. Contratación
5.6 Asistente de Dirección de Recursos Humanos
Elabora Acta de Toma de Posesión, gestiona firmas y archiva en Libro de Actas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
6. Pago al personal contratado
6.1 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
Elabora en formato digital el Formulario “Movimiento de Personal”, ingresando los datos de la persona contratada, imprime, firma y gestiona Vo.Bo. de Director (a) de Recursos Humanos. Ingresa el Form. “Movimiento de Personal” al sistema Guatenóminas, creando el perfil del empleado (a), puesto y ubicación; lo registra en el Sistema. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”.
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
DRH
Versión 17-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 022 “PERSONAL POR CONTRATO”
Hoja 4 de 4
Pago al personal contratado
6.2 Encargada de Nóminas renglón presupuestario 022
Elabora Oficio para trasladar Formulario “Movimiento de Personal” completo, adjuntando Acuerdo Ministerial, fotocopia de Contrato, de cédula completa, de carné del IGSS y/o Constancia de Colegiado Activo. Lo entrega en oficinas de ONSEC, que revisa y evalúa. En caso que ONSEC detecte errores en el Formulario, Encargada de Nóminas efectúa y firma correcciones in situ; en caso no existir errores, ONSEC desbloquea el Formulario en el Sistema para que se le puedan efectuar pagos a la persona contratada. Genera nómina y acreditamiento en cuenta bancaria del contratado (el cual es automático). Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”. Imprime vouchers de acreditamiento mensual y entrega al personal.
Elaborado por: José Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras Montoya
7
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 022 Versión 17-12-08
Dirección financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento /
Asistente
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Encargada de Nominas de
Personal renglón 022
Unidad Solicitante
Inicio
1Identifica necesidad
de Personal
2Elabora
Form.MARN-RH-01
3Revisa
Form.MARN-RH-01 y
adjuntos, abre expediente
4Recibe y solicita
confirmar disponibilidad presupuestaria
5Encargada de Presupuesto
verifica disponibilidad
Disponibilidad presupuesto
si
no
8
Archiva Expedien
te
Fin
9Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa banco de datos
10Ingresa curricula
a sistema de expediente
11Convoca a proceso de selección
12Entrevista Inicial a
candidato (a)
Candidato (a) calificado (a)
si
no
A
A-B-C-D
13Administra pruebas a
candidato (a)
Candidato (a) calificado (a)
14Verifica
referencias y elabora
informe de selección
si
no
B
Candidato (a) elegible
si
no
15Convoca a candidato
(a) elegible a entrevista con Jefe
Unidad
2
C
6Elabora y firma Form. de
Rechazo
8
7Recibe Form. de
Rechazo
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 022 Versión 17-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 022
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección financiera
14Director (a) de
Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento /
Asistente
Unidad Solicitante
1
16Jefe de Unidad
entrevista a candidato (a)
Recomienda candidato (a)
D
si
no
17Autoriza inicio contratación
18Verifica expediente
completo
19Confronta
documentación original
21Notifica
contratación a persona elegida y a Jefe Unidad
22Elabora Contrato Administrativo de
Servicios
25Gestiona firmas en Contrato
3
20Autoriza
notificar la contratación
23Revisa y sella
al dorso Contrato
9
30Reproduce copias de Acuerdo Ministerial
31Asistente recibe y
elabora Acta de Toma de Posesión
34Elabora Form. Movimiento de
Personal, imprime, firma
35Revisa y firma de Vo.Bo. Form. Movimiento de
Personal
32Asistente avisa y gestiona firmas en Acta de toma
de Posesión
33Asistente
archiva en Libro de
Actas
26Elabora Acuerdo
Ministerial de Aprobación
29Gestiona firma de
Ministro (a) en Acuerdo
27Revisa y sella
al dorso Acuerdo
Ministerial
24Revisa y sella
al dorso Contrato
28Revisa y sella
al dorso Acuerdo
Ministerial
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 022 Versión 17-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 022
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección Financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Unidad Solicitante
Secretaria de Reclutamiento
2
40Genera Nómina Mensual
y acreditamiento en cuenta bancaria
automático
Fin
10
ONSEC detecta errores en Form.
sino
38Efectúa correcciones y firma testados, in situ
39ONSEC desbloquea
Form. Mov. De Personal
41Imprime vouchers de
acreditamiento mensual para personal
37Elabora Oficio y entrega
Form. Mov. De Personal en ONSEC
36Ingresa Form. Mov.
De Personal en Sistema
Guatenominas
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
FORM-MARN-RH-01 No._______________
REQUISICION DE PERSONAL
1 DATOS DEL PUESTO Título del puesto: Dirección a la que pertenece: Unidad administrativa: Función Principal: Otras Funciones: Honorarios o Salario Mensual:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino
Masculino
Rango de edad (Deseable)
Formación Académica Necesaria
Diversificado: ______________ ______________
Universitario: ______________ ______________
Otros: __________________ __________________
Idiomas (especifique)
______________
______________
__________________
Conocimientos técnicos
3. INFORMACION ADICIONAL Experiencia Laboral
_____ años
4. CONDICIONES DE CONTRATACION Renglón
Presupuestario 011______
022 ______
029 ______
Otro: __________
5. AUTORIZACIONES Nombre de Jefe de la Unidad Fecha de solicitud
Firma y sello VoBo. Director (a) General del Área
Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del Área
Vo.Bo. Ministro
11
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-01 “Requisición de Personal”
Objetivo: Sistematizar el proceso de solicitud de contratación de personal en el
Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Instrucciones de Llenado: 1 Datos del Puesto:
• Titulo del Puesto: Anotar el nombre que tiene el puesto en el Manual Administrativo de la Unidad. (En caso de duda, consultar a la Dirección de Recursos Humanos).
• Dirección a la que pertenece: Anotar el nombre de la Dirección General a la que pertenece la Unidad solicitante. Ejemplo: solicitud de la Unidad de Presupuesto, anota Dirección General de Administración y Finanzas.
• Unidad Administrativa: Anota el nombre de la Unidad, programa o proyecto solicitante. Ejemplo: Unidad de Presupuesto.
• Función principal: Se describe en forma breve y concreta la función principal de la plaza solicitada. Ejemplo: Encargado de formular y desarrollar estrategias de pago por servicios ambientales.
• Otras Funciones: En caso de ser una plaza muy técnica, se recomienda describir algunas funciones especificas que permitan atender de mejor manera la solicitud.
• Honorarios o Salario Mensual: Anotar el monto que se pagará en forma mensual a la persona a contratar.
2 Datos del Candidato (a):
Marque o registre la información solicitada en los diferentes ítems de este apartado. Ver ejemplo a continuación:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino X Masculino
Rango de edad (Deseable) ----------------------------- Formación Académica Necesaria
Diversificado: Universitario: Ingeniero Químico
Otros: Economia Ambiental, Desarrollo Sostenible
Idiomas (especifique) Inglés Conocimientos Técnicos En Mercado de Carbono
3 Información Adicional:
• Experiencia Laboral: Anotar cuanto tiempo se requiere que el candidato (a) tenga de experiencia comprobable.
12
• Renglón Presupuestario: Favor marque una X en el renglón correspondiente. 4 Información de Unidad Solicitante:
• Se anota el nombre del Jefe de la Unidad solicitante, quien debe firmar y sellar el formulario.
• Se registra la fecha en que se elabora la solicitud. • El Director (a) General a la cual pertenece la Unidad, programa o proyecto
firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • Ministro firma y sella de autorización.
ELABORADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Cristina Barillas Norma Peláez Lic. Carlos González
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
FECHA ELABORACION: 08-12-2008
13
14
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL POR
CONTRATO RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
CHECK LIST
Firma y sello persona que realizó / efectuó procedimiento (s)
Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON: 022 Dirección de Recursos Humanos
1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello de Jefe de Unidad Firma y sello de Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TdR`s Adjunta currícula:______
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
___________________ ____ _______________ ______________________________________
Director (a) de Recursos Humanos
2. Confirma: disponibilidad presupuestaria con Unidad de Presupuesto
si ___ no ___
3. Realiza proceso de reclutamiento de personal: Verifica currícula ____ Ingresa datos al sistema Convoca a proceso de selección
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________
Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal
4.Realiza proceso de selección: Califica en entrevista Administración de Pruebas Verifica Referencias Candidato Elegible Convoca entrevista c/Jefe Unid. Sol.
si ___ no ___ PER__PSI__HAB_ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Jefe de Unidad Solicitante
5. Entrevista a candidato: Recomienda contratación
si ___ no ___
Director (a) de Recursos Humanos
6. Elección de candidato: Autoriza iniciar contratación
si ___ no ___
7. Contratación de personal: Papelería completa Documentación confrontada Notificación realizada Elaboración Contrato Administrativo VoBo Contrato por DRH VoBo Contrato Jefe Und. solicitante Firma de contratado en Contrato Firma de Viceministro en Contrato Elaboración Acuerdo Ministerial VoBo Acdo. Min. Jefe Und. Sol. VoBo. Acdo. Ministerial por DRH Firma de Ministro de Ambiente y RN Acta de toma de posesión firmada
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Encargada (o) de Nóminas renglón presupuestario 022
8. Pago Inicial de personal : Form. Mov. de Personal elaborada VoBo DRH en Mov. de Personal ONSEC desbloquea Mov. de Personal Ingreso Movimiento de Personal en sistema Guatenóminas Acreditamiento en cuenta
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________
FORM-MARN-RH-04 No._______________
15
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-04 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal por Contrato”
Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status del avance en la gestión
del proceso de Selección, Contratación y/o Pago de personal bajo el Renglón Presupuestario 022, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.
Instrucciones de Llenado: 1 Área de “uso exclusivo de Recursos Humanos”:
1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe la Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO CHECK LIST Firma y sello persona….
Dirección de Recursos Humanos
1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_
si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________
1.2 2 Confirma disponibilidad presupuestaria: El Director (a) de Recursos
Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.3 3 Proceso de reclutamiento de personal: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el ítem “verifica currícula” tiene un espacio para anotar cuantos currículum recibió y verificó.
1.4 4 Proceso de selección: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra X en la opción correspondiente en la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el caso del ítem “Administración de Pruebas”, se debe registrar X en el espacio disponible para las pruebas realizadas, identificadas así: PER= prueba de personalidad; PSI= prueba psicométrica; HAB= prueba de habilidad especifica.
Firma y sella en este espacio, para cada paso
16
1.5 5 Entrevista a candidato (a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada autoriza iniciar contratación, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 022 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; documentación confrontada; Notificación realizada; Elaboración Contrato Administrativo; VoBo Contrato Jefe Unidad Solicitante; Firma de contratado en Contrato; Firma de Viceministro en Contrato; Elaboración Acuerdo Ministerial; VoBo Acuerdo Ministerial Jefe Unidad Solicitante; Firma de Ministro de Ambiente y Recursos Naturales; Debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Contrato por DRH; VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma. Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list par el ítem de: Acta de toma de posesión firmada; debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. El (la) Asistente de Dirección registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Acta de Toma de posesión firmada; firma y sella en los espacios correspondientes de la columna firma.
1.8 8 Pago de personal: La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 022 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma. Observación: El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo DRH en Mov. de Personal, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna firma.
ELABORADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Cristina Barillas Licda. Norma Peláez Lic. Carlos González
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
VERSION:01-08 FECHA ELABORACION: 16-12-2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
MARN-DRH
Versión 01 del 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029
INDICE
Ítem Referencia No. De Página
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
Objetivo Alcance Responsabilidad Formularios Relacionados Definiciones Procedimientos: Descripción de Procedimiento Diagrama de Flujo de Procedimiento Formulario Form-MARN-RH-02 Instructivo de llenado de Form-MARN-RH-02 Formulario Form-MARN-RH-01 Instructivo de llenado Form-MARN-RH-01
2 2 2 2 2 3 7
10
11
13
14
Aprobado por: Cargo: Fecha: Firma: Msc Lic. E. Contreras Director Gral. de Admón. y Finanzas Revisado Por: Cargo: Fecha: Firma: Licda. C. Barillas Directora de Recursos Humanos 09-12-2008 Licda. N. Peláez Asesora Administrativa Financiera 10-12-2008 Lic. C. González Director de Auditoria Interna Elaborado por: Cargo: Fecha: Firma: Lic. A. Ramas Consultor de Manuales 08-12-2008
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
Versión 01 del 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029
1.1 OBJETIVO Normar, sistematizar, ordenar e integralizar las operaciones que se realizan para la contratación de personal para el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales bajo el renglón presupuestario 029, que permitan tener un mejor control interno del proceso y proporcionar información oportuna y veraz sobre el status de la gestión. 1.2 ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las operaciones que se realizan en la Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales para la selección, contratación y pago del personal que se contrate bajo el renglón presupuestario 029. 1.3 RESPONSABILIDAD: 1.3.1 Directores Generales: Son los responsables de revisar los requerimientos de personal de las
diferentes Unidades y dar la preautorización para la contratación correspondiente. 1.3.2 Ministro (a), Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho: Como Autoridades Superiores, son
los (as) encargados (as) de autorizar el proceso de contratación de personal en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
1.3.3 Director (a) de Recursos Humanos: Es el (la) responsable de atender las requisiciones de personal que se presenten en la Dirección de Recursos Humanos, solicitadas por las diferentes Unidades del MARN, con el VoBo. de los (as) Directores (as) Generales y la Autoridad del Despacho Superior.
1.3.3.1 Es responsable de proporcionar información al Despacho Superior, a los Directores Generales o Encargados de Unidades sobre el status de la gestión de selección, contratación y/o pago del personal bajo el renglón presupuestario 029
1.3.3.2 Es responsable del manejo ágil, confidencial y custodia de todos los expedientes de personal. 1.3.3.3 Es responsable que todos (as) los (as) candidatos (as) que participen en el proceso de
selección para contratación bajo el renglón presupuestario 029 cumplan con los requisitos y el procedimiento completo normado.
1.4 FORMULARIOS RELACIONADOS:
1.5 DEFINICIONES: 1.5.1 Requisición de Personal: Es el formulario que se utilizan por parte de toda Unidad
administrativa del MARN para solicitar la contratación de personal. 1.5.2 Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal: Es el formato que se utilizan
por parte de la Dirección de Recursos Humanos para llevar control interno sobre el procedimiento de selección, contratación y/o pago del personal, para las Unidades del MARN que han efectuado la solicitud correspondiente.
Código Nombre del documento o dato MARN-RH-01 Formulario “Requisición de Personal”
MARN-RH-02 Formato “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
Versión 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 029
Hoja 1 de 4
PROCESO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO 1. Solicitud de personal o recurso humano
1.1 Unidad solicitante Al identificar o detectar necesidad de personal, procede a llenar el Formulario MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, gestiona firma del Jefe de la Unidad, VoBo del Director (a) General, Vo.Bo. del Viceministro (a) responsable del área y Vo.Bo. del Ministro. Adjunta especificaciones del puesto o términos de referencia al Formulario y currícula de referidos. Lo traslada a la Dirección de Recursos Humanos.
2.1 Dirección de Recursos Humanos
Secretaria de reclutamiento recibe, revisa firmas y sellos en Formulario MARN-01 “Requisición de Personal” y documentación adjunta; abre expediente y registra lo procedente en los ítems del procedimiento 1 en el Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente a Director (a) de Recursos Humanos, quien solicita confirmar disponibilidad presupuestaria.
2. Inicio de gestión de Contratación de Personal
2.2 Unidad de Presupuesto, Dirección Financiera
Encargado (a) verifica disponibilidad presupuestaria en SICOIN y confirma o no, a Director (a) de Recursos Humanos.
3.1 Director (a) de Recursos Humanos
En caso de no confirmarse disponibilidad presupuestaria, elabora Form. de Rechazo y la envia a Dirección solicitante; traslada expediente a Secretaria de reclutamiento, para su archivo. En caso de confirmar disponibilidad presupuestaria, registra, firma y sella en el ítem correspondiente y anota el renglón presupuestario en el espacio respectivo del Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente con conocimiento a Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal.
3. Reclutamiento de Personal
3.2 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal
Recibe expediente, le asigna un número correlativo de control al Form. MARN-RH-01 “Requisición de Personal”, verifica la currícula adjunta (o en banco de datos) y la ingresa al sistema base de datos de expediente. Convoca a proceso de selección. Registra, firma y sella en los ítems correspondientes al procedimiento 3 del Form. MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
Versión 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 029
Hoja 2 de 4
4.1 Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de personal
Realiza entrevista inicial a candidato y elabora el reporte en Formulario “Evaluación de entrevista”, administra pruebas: psicométricas, de personalidad y/o de habilidades especificas al candidato (a); Verifica referencias de currícula, elabora Informe de Selección. Traslada copia de expediente de candidato (a) elegible al Jefe de Unidad Solicitante y convoca a candidato (a) elegible para entrevista con Jefe de Unidad Solicitante. Registra, firma y sella en ítems correspondientes al procedimiento 4 en Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. En caso de candidato (a) no elegible, remite expediente a Secretaria de reclutamiento para su archivo.
4.2 Jefe de Unidad Solicitante
Efectúa entrevista a candidato (a) elegible, recomienda o no su contratación. Registra, firma y sella, según sea el caso, en los ítems del procedimiento 5 en el Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Devuelve copia de expediente a Dirección de Recursos Humanos.
4. Selección de Personal
4.3 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe copia de expediente, autoriza la contratación. Registra, firma y sella en ítem correspondiente al Procedimiento 6 en el Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente al Encargado (a) de Nóminas.
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
Versión 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 029
Hoja 3 de 4
5. Contratación 5.1 Encargada de
nóminas renglón 029 Recibe expediente, verifica la papelería; en caso de faltar documentación, se la requiere a la persona que se va a contratar, llena formato de control de documentación. Elabora Contrato Administrativo de Servicios, lo traslada a Director (a) de Recursos Humanos y a Jefe de Unidad solicitante para revisión y sello al dorso; gestiona firmas del Contratado y del Viceministro (a) responsable en el Contrato. Solicita Fianza de Cumplimiento y/o de Fidelidad al contratado. Elabora Acuerdo Ministerial de aprobación de Contrato, lo traslada a Director (a) de Recursos Humanos y al Jefe de Unidad solicitante para revisión y sello al dorso. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en el procedimiento 7 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”
5.2 Jefe de Unidad Solicitante
Recibe Acuerdo Ministerial, lo revisa, sella al dorso y lo devuelve a Director (a) de Recursos Humanos.
5.3 Director (a) de Recursos Humanos
Recibe Acuerdo Ministerial, lo revisa, sella al dorso. Registra, firma y sella en ítem correspondiente del procedimiento 7 en Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Devuelve Acuerdo a Encargada de Nóminas Renglón 029.
5.4 Encargada de nóminas Renglón Presupuestario 029
Gestiona firma del Ministro (a) responsable en Acuerdo Ministerial; ingresa información del contratado al sistema de nóminas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes en procedimientos 7 y 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS
NATURALES
Versión 8-12-2008
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y PAGO DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN
PRESUPUESTARIO 029
Hoja 4 de 4
6. Pago al personal Contratado
6.1 Encargada de nóminas Renglón Presupuestario 029
En fecha estipulada de cada mes, recibe facturas por servicios prestados e informes mensuales autorizados. Ingresa la información al Sistema de Guatenóminas. Genera CUR de compromiso (se realiza una vez para comprometer el pago total del monto del Contrato), lo verifica y aprueba el sistema de Guatenóminas; Registra, firma y sella en ítems correspondientes en procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”
6.2 Encargada de Contabilidad, Dirección Financiera
Aprueba CUR de compromiso en sistema SICOIN WEB (se realiza una vez para comprometer el pago total del monto del Contrato)
6.3 Encargada de nóminas Renglón Presupuestario 029
Ingresa información de facturas al Sistema Guatenóminas. Ejecuta la nómina mensual y genera el CUR de devengado en el Sistema Guatenóminas. Registra, firma y sella en ítems correspondientes del procedimiento 8 del formulario MARN-RH-02 “Hoja de ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”.
6.4 Encargada de Contabilidad, Dirección Financiera
Aprueba CUR de devengado en sistema SICOIN WEB (Se realiza mensualmente)
6.5 Encargada de nóminas Renglón Presupuestario 029
Elabora archivos digitales de acreditamiento en bancos; registra, firma y sella en ítem correspondiente al procedimiento 8 del Formulario MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”. Traslada expediente a Asistente de Reclutamiento y selección para su archivo y traslada facturas a Unidad de Contabilidad para su archivo.
Elaborado por: Adolfo Ramás Revisado por: Cristina Barillas / Licda. Norma Peláez Revisado por: Lic. Carlos González Autorizado por: Msc Lic. Edgar Contreras
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 029 Versión 8-12-08
Dirección financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Encargada de Nominas de
Personal renglón 029
Unidad Solicitante
Inicio
1Identifica necesidad
de Personal
2Elabora
Form.MARN-RH-01
3Revisa
Form.MARN-RH-01 y adjuntos
4Recibe y solicita
confirmar disponibilidad presupuestaria
5Encargada de Presupuesto
verifica disponibilidad
Disponibilidad presupuesto
si
no
6Archiva Expedi
ente
Fin
7Numera Form. MARN-RH--01, verifica curricula adjunta o revisa Banco de datos
9Ingresa curricula
a sistema de expediente
10Convoca a proceso de selección
11Entrevista Inicial a
candidatos (as)
Candidatos (as) calificados (as)
si
no
A
A-B-C-D
12Administra pruebas a
candidatos (as)
Candidatos (as) calificados (as)
13Verifica
referencias
si
no
B
Candidato (a) elegible
si
no
14Convoca a candidato
(a) elegible a entrevista con Jefe
Unidad
2
C
Elabora y firma Form. De Rechazo
Recibe Form. De Rechazo
7
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 029 Versión 8-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 029
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección financiera
14Director (a) de
Recursos Humanos
Secretaria de Reclutamiento
Unidad Solicitante
1
15Jefe de Unidad
entrevista a candidato (a)
Recomienda candidato (a)
D
si
no
16Autoriza
contratación y solicita emitir
contrato
17Verifica completación
de expediente
18Elabora contrato administrativo de
servicios
21Gestiona firmas en Contrato
22Solicita y verifica
fianza (s)
23Elabora Acuerdo
Ministerial de Aprobación
26Gestiona firma de
Ministro (a) en Acuerdo
27Recibe, revisa
factura e informe
28Ingresa
información a Guatenóminas
29Elabora Cur de Compromiso
30Verifica y
aprueba CUR de compromiso en Guatenóminas
3
19Revisa y sella
al dorso Contrato
25Revisa y sella
al dorso Acuerdo
20Jefe Unidad
Revisa y sella al dorso Contrato
24Jefe Unidad
Revisa y sella al dorso Acuerdo
8
-MARN- Proceso de selección, contratación y pago de Personal bajo renglón presupuestario 029 Versión 8-12-08
Encargada de Nominas de
Personal renglón 029
Encargado (a) de Reclutamiento y
Selección de Personal
Dirección Financiera
Director (a) de Recursos Humanos
Unidad Solicitante
Secretaria de Reclutamiento
2
31Encargada de Contabilidad
aprueba CUR de compromiso en SICOIN WEB 32
Ingresa factura al sistema
Guatenóminas
33Ejecuta Nómina Mensual
y elabora CUR de devengado en Guatenóminas
34Verifica y aprueba
CUR de devengado en Guatenóminas
35Encargada de Contabilidad
aprueba CUR de devengado en SICOIN WEB
36Elabora archivos
digitales de acreditamiento en
Bancos
37Archiva expedie
nte
38Enc., de
Contabilidad Archiva facturas
Fin
9
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
FORM-MARN-RH-02 No._______________
HOJA DE RUTA DE SELECCIÓN, CONTRATACION Y PAGO DE PERSONAL RESPONSABLE
PROCEDIMIENTOS
CHECK LIST
Firma y sello persona que realizó / efectuó procedimiento (s)
Uso exclusivo de la Dirección de Recursos Humanos RENGLON:
Dirección de Recursos Humanos
1. Recibe solicitud de personal en Form. MARN-RH-01: Firma y sello de Jefe de Unidad Firma y sello de Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TdR`s Adjunta currícula:______
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
___________________ ____ _______________ ______________________________________
Director (a) de Recursos Humanos
2. Confirma: disponibilidad presupuestaria con Unidad de Presupuesto
si ___ no ___
3. Realiza proceso de reclutamiento de personal: Verifica currícula ____ Ingresa datos al sistema Convoca a proceso de selección
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________
Encargada de Reclutamiento y Selección de Personal
4.Realiza proceso de selección: Califica en entrevista Administración de Pruebas Verifica Referencias Candidato Elegible Convoca entrevista c/Jefe Unid. Sol.
si ___ no ___ PER__PSI__HAB_ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Jefe de Unidad Solicitante
5. Entrevista a candidato: Recomienda contratación
si ___ no ___
Director (a) de Recursos Humanos
6. Elección de candidato: Autoriza Elaboración de Contrato
si ___ no ___
7. Contratación de personal: Papelería completa Elaboración Contrato Administ. Vo.Bo. Contrato por Director RH Firma de contratado en Contrato Firma de Viceministro, en Contrato Presenta fianza: CUMP___FIDL__ Elaboración Acuerdo Ministerial Vo.Bo. Acdo. Ministerial por DRH Firma de Ministro de Ambiente y RN
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Encargada (o) de Nóminas Renglón Presupuestario 029
8. Pago Inicial de personal : Ingreso de contrato al sistema Factura correcta, en tiempo Informe firmado, en tiempo Factura ingresada a sistema CUR devengado aprobado Acreditamiento en cuenta
si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___ si ___ no ___
__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
10
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-02 “Hoja de Ruta de Selección, Contratación y Pago de Personal”
Objetivo: Contar con información oportuna sobre el status y avances en la gestión
del proceso de Selección, Contratación y/o Pago del personal bajo el Renglón Presupuestario 029, por parte de la Dirección de Recursos Humanos.
Instrucciones de Llenado: 1 Área de “uso exclusivo de Recursos Humanos”:
1.1 1 Recepción de solicitud: La persona que recibe Requisición de Personal en la Dirección de Recursos Humanos y que verifica cada paso del procedimiento, anota una X en la opción correspondiente de la columna “check list”, firmando y sellando en la columna contigua a cada opción. En el ítem “Adjunta currícula” debe anotar en el espacio en blanco, la cantidad de currícula recibida. Ejemplo:
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO CHECK LIST Firma y sello persona….
Dirección de RecursHumanos
1. Recibe solicitud de personal enForm. MARN-RH-01: Firma y sello Jefe Unidad Firma y sello Autoridades Superiores Adjunta Especificaciones o TDR Adjunta Currícula__03_
si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___ si _X_ no ___
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________
Firma y sella en este espacio, para cada paso
1.2 2 Confirma disponibilidad presupuestaria: El Director (a) de Recursos
Humanos, de acuerdo a la respuesta que obtuvo de la Unidad de Presupuesto, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma. Anota el renglón presupuestario en el espacio definido para el efecto en el Formulario.
1.3 3 Proceso de reclutamiento de personal: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra una X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el ítem “verifica currícula” tiene un espacio para anotar cuantos currículum recibió y verificó.
1.4 4 Proceso de selección: El Encargado (a) de Reclutamiento y Selección de Personal que realiza cada paso de este procedimiento, registra X en la opción correspondiente en la columna check list, firma y sella en los espacios disponibles en la columna para firma. Observación: En el caso del ítem “Administración de Pruebas”, se debe registrar X en el espacio disponible para las pruebas realizadas, identificadas así: PER= prueba de personalidad; PSI= prueba psicométrica; HAB= prueba de habilidad especifica.
11
1.5 5 Entrevista a candidato(a): Jefe de Unidad solicitante define si recomienda o no la contratación del (la) entrevistado (a). Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.6 6 Elección de candidato (a): Director (a) de Recursos Humanos, de acuerdo a la decisión tomada y autoriza elaboración de contrato, registra X en la opción correspondiente de la columna check list, firma y sella en la columna para firma.
1.7 7 Contratación de personal: La Encargada de Nóminas renglón 029 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: Papelería completa; elaboración de contrato Administ.; Firma de contratado en Contrato; Firma de Viceministro de Ambiente en Contrato; Presenta fianza; elaboración de Acuerdo Ministerial; Firma de Ministro de Ambiente y RN, debiendo firmar y sellar en el espacio correspondiente de la columna para firma. Observación: en el ítem “Presenta fianza”, registra una X de acuerdo a la o las fianzas presentadas, las que se identifican así: CUMP= fianza de cumplimiento FIDL= fianza de fidelidad. El Director (a) de Recursos Humanos registra X en la opción correspondiente de la columna check list para los ítems siguientes: VoBo Contrato Director RH y VoBo Acuerdo Ministerial por DRH, firma y sella en los espacios correspondientes de la columna para firma.
1.8 8 Pago de personal:La Encargada de Nóminas Renglón Presupuestario 029 registra X en la opción correspondiente de la columna check list para todos los ítems de esta etapa, firma y sella en los espacios de la columna para firma.
REVISADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Licda. Cristina Barillas Licda. Norma Peláez
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
VERSION: 01-08 FECHA ELABORACIÓN 8-12-2008
12
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
FORM-MARN-RH-01 No._______________
REQUISICION DE PERSONAL
1 DATOS DEL PUESTO Título del puesto: Dirección a la que pertenece: Unidad administrativa: Función Principal: Otras Funciones: Honorarios o Salario Mensual:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino
Masculino
Rango de edad (Deseable)
Formación Académica Necesaria
Diversificado: ______________ ______________
Universitario: ______________ ______________
Otros: __________________ __________________
Idiomas (especifique)
______________
______________
__________________
Conocimientos técnicos
3. INFORMACION ADICIONAL Experiencia Laboral
_____ años
4. CONDICIONES DE CONTRATACION Renglón
Presupuestario 011______
022 ______
029 ______
Otro: __________
5. AUTORIZACIONES Nombre de Jefe de la Unidad Fecha de solicitud
Firma y sello VoBo. Director (a) General del Área
Vo.Bo. Viceministro (a) responsable del Área
Vo.Bo. Ministro
13
MINISTERIO DE AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMULARIO MARN-RH-01 “Requisición de Personal”
Objetivo: Sistematizar el proceso de solicitud de contratación de personal en el
Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales Instrucciones de Llenado: 1 Datos del Puesto:
• Titulo del Puesto: Anotar el nombre que tiene el puesto en el Manual Administrativo de la Unidad. (En caso de duda, consultar a la Dirección de Recursos Humanos).
• Dirección a la que pertenece: Anotar el nombre de la Dirección General a la que pertenece la Unidad solicitante. Ejemplo: solicitud de la Unidad de Presupuesto, anota Dirección General de Administración y Finanzas.
• Unidad Administrativa: Anota el nombre de la Unidad, programa o proyecto solicitante. Ejemplo: Unidad de Presupuesto.
• Función principal: Se describe en forma breve y concreta la función principal de la plaza solicitada. Ejemplo: Encargado de formular y desarrollar estrategias de pago por servicios ambientales.
• Otras Funciones: En caso de ser una plaza muy técnica, se recomienda describir algunas funciones especificas que permitan atender de mejor manera la solicitud.
• Honorarios o Salario Mensual: Anotar el monto que se pagará en forma mensual a la persona a contratar.
2 Datos del Candidato (a):
Marque o registre la información solicitada en los diferentes ítems de este apartado. Ver ejemplo a continuación:
2 DATOS DEL CANDIDATO (A)
Género Femenino X Masculino
Rango de edad (Deseable) ----------------------------- Formación Académica Necesaria
Diversificado: Universitario: Ingeniero Químico
Otros: Economia Ambiental, Desarrollo Sostenible
Idiomas (especifique) Inglés Conocimientos Técnicos En Mercado de Carbono
3 Información Adicional:
• Experiencia Laboral: Anotar cuanto tiempo se requiere que el candidato (a) tenga de experiencia comprobable.
14
• Renglón Presupuestario: Favor marque una X en el renglón correspondiente. 4 Información de Unidad Solicitante:
• Se anota el nombre del Jefe de la Unidad solicitante, quien debe firmar y sellar el formulario.
• Se registra la fecha en que se elabora la solicitud. • El Director (a) General a la cual pertenece la Unidad, programa o proyecto
firma y sella de revisado y preautorización. • Viceministro (a) responsable del área firma y sella de Vo.Bo. • El Ministro (a) o Viceministro (a) Encargado (a) del Despacho firma y sella de
autorización.
ELABORADO POR: José Adolfo Ramás
REVISADO POR: Cristina Barillas Norma Peláez Lic. Carlos González
AUTORIZADO POR: Msc. Lic. Edgar Contreras
FECHA ELABORACION: 08-12-2008
15