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DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO DE FACTURACIONFACTURACION
NORMAS
•Todo servicio prestado debe ser facturado en totalidad y en máximo 24 Horas.•Para la realización de la facturación se deben cumplir los requisitos del contrato, la organización y la norma.•Todo servicio debe ser autorizado (excepto urgencias, Anexo técnico 2 y 3 Res.3047/08)•Siempre se debe cumplir los tiempos establecidos de facturación.•Toda factura debe tener una pre auditoria de cuentas.
DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTODEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTOOBJETIVO:OBJETIVO:
Facturar los servicios de salud prestados a los diferentes usuarios según su plan de beneficios y conforme a la ley, con oportunidad, eficacia y calidad en cumplimiento de los compromisos contractuales para asegurar un recaudo de cartera con un mínimo de glosas.
ALCANCE:ALCANCE:
El proceso inicia con la validación de derechos del usuario (excepto urgencia)El proceso finaliza con la entrega del envío de la factura para la radicación a cartera.
Responsable del procesoResponsable del proceso
Coordinador de facturación.
DEFINICIONES:DEFINICIONES:
Contrato: Documento legal en que las partes que intervienen pactan de común acuerdo las condiciones de compra y prestación de un servicio. Es un documento que está destinado a producir efectos jurídicos
Cliente: Quien recibe el servicio. Son las APB (Administradoras de planes de Beneficio que son: Empresas Promotoras de Salud EPS, Administradoras del Régimen Subsidiado ARS, Entes Territoriales, Aseguradoras de planes de medicina pre-paga) y pacientes
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTODESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ENTRADAS REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES PROVEEDORES
Solicitud de prestación del servicio
Contratos, convenios y legislación. Servicios asistenciales
SUBPROCESOSSUBPROCESOS1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
1. FACTURACION URGENCIAS SIN 1. FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS
AMBULATORIOSAMBULATORIOS
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO
DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
1. Validar el derecho del usuario
Auxiliar de facturación del servicio
Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos, se exceptúa el paciente clasificado como Triage 1 (urgencia vital) quien ingresa directamente a sala de reanimación. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1 Res.3047/2008. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo)
Al momento de la solicitud del servicio
Copias y/o escáner de los documentos , anexo técnico Nº 1 y soportes SOAT
Entrega de la factura en la central de facturación
Facturación central
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
2. Ingreso del paciente al sistema
Auxiliar de facturación del servicio
Se realiza la pre admisión del paciente al triage
Tras la solicitud del servicio
Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, historia de triage)
Consulta de triage
Profesional de salud de turno
3. Validación de derechos de procedimientos ambulatorios
Auxiliar de facturación del servicio
El usuario entrega al auxiliar de facturación, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP.)
Tras la solicitud del servicio
Orden de servicio autorizada por la EAPB debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad
Central de facturación
Facturación central
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo
Auxiliar de facturación del servicio
En caso que el paciente sea admitido para la atención en urgencias se recauda el valor que corresponda y para pacientes particulares se exige un depósito de $100.000 y firma del pagare. El triage 1 y 2 (urgencia vital) se atiende independiente de la cancelación de este valor. Para el triage 3 se procede segun los acuerdos contractuales (se orienta a lugar de consulta prioritaria) y/o cobrar el valor de la urgencia. En caso de no pago hacer firmar el pagaré
Tras la solicitud del servicio
Recibo de caja ( consignación bancaria)
Subdirección administrativa
Auxiliar administrativo (consignar diariamente)
5. Admisión del paciente a la consulta o procedimientos de urgencias
Auxiliar de facturación del servicio
Para las urgencias ingresando al modulo de admisiones en pacientes clasificados por el triage pendientes por admitir, y para procedimientos ambulatorios al módulo procedimientos de urgencias Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente.
inmediato
Historia clínica en el sistema
Consulta de urgencias o sala de procedimiento
Profesional q presta el servicio
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE
HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E
6. Notificación de la atención a la EAPB correspondiente
Auxiliar de facturación del servicio
Se realiza envío de anexo técnico Nº 2 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial
Dentro de las 4 horas siguientes a la atención o antes de terminar el turno.
Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados
Recepción de urgencias o facturación central
Auxiliar de facturación q recibe turno en hora de la noche y en horas hábiles en facturación central
7. Ingreso al sistema de servicios solicitados por el médico
Auxiliar de facturación del servicio
Realiza el ingreso al sistema de los servicios solicitados por el médico durante la consulta
Inmediato
Registro del servicio en la historia clínica y cargue en el detallado del reporte 7
Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria.
Auditor medico o enfermera concurrente
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE
HACER
SOPORTE DOCUME
NTALPUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
8. Confirmación y registro de los servicios efectivamente prestados
Auxiliar de facturación del servicio
Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados y carga la consulta de urgencias y los procedimientos especiales que estén soportados pero que no estén registrados en la cuenta, también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas
Inmediato
Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula generado por el médico en el sistema
Aleatorio por auditoria medica, auditoria concurrente diaria
Auxiliar de facturación del servicio y delegado de control interno
9. Cargue de los medicamentos ambulatorios
Auxiliar de farmacia
Contra la formula ambulatoria generada por el médico en el sistema, realiza el cargue directamente a la cuenta del paciente, afectando de manera automática el inventario
Inmediato
Reporte Nº 7 en el sistema y copia de la formula generado por el médico en el sistema
Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos ambulatorios. Seguimiento periódico y selectivo contra el sistema y las copias de las formulas
Auxiliar de facturación del servicio y delegado de control interno
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE
HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
10. Generación de factura o cuenta cuadrada
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo
Al egreso del paciente
Factura y/o
recibo
Facturación central
Auditor medico por auditoria aleatoria
Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada
Cuenta cuadrada
Si es por evento: se genera una factura. Factura
Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS FURIPS
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE
HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
11. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas
Auxiliar de facturacion centralCoordinación de facturación
Recepción y organización de las cuentas cuadradas, si la facturación es agrupada recibe los soportes de notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y copias de los reportes de los exámenes realizados si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.
Al finalizar el turno de la mañana, y el auxiliar de facturación de la noche entrega a la mañana siguiente lo de la tarde y la noche.
Notificación de la atención, los documentos, la impresión de la atención y los resultados de los exámenes si se requiere, factura de venta
Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno
Auxiliar de facturación central Coordinación de facturación
12. Soportes pendientes
Auxiliar de facturación del servicio
Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.
Estas novedades no pueden ser superiores a 24 horas.
Libro de documentos pendientes
Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado
Coordinación de facturación
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE
13. Auditoría de cuentas
Médico Auditor y Enfermero Auditor
Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor.
Diariamente
Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes
En concurrencia diaria
Coordinador de facturación
14. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada
Coordinador de facturación
El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada
Semanalmente(viernes)
Factura de Venta agrupada Garantizar
que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado.
Coordinación de facturación
Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada.
Informe consolidado de facturación agrupada
Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio)
Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa.
Factura soportada para radicación
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
15. Generación de envíos
Coordinador de facturación
En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.
Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.
Formato de envíos por entidad
Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente
Coordinación de facturación y dirección administrativa
16. Generación de RIPS y validación
Auxiliar documental
Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos
Inmediato una vez se genere el envío.
Archivo plano en medio magnético.
Facturación central
Coordinación facturación
17. Entrega de facturas a Cartera
Auxiliar documental
Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.
Inmediato una vez se generen los RIPS
Libro de radicación firmado
Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley
Coordinación de facturación y coordinación de cartera
18. corrección de RIPS por la EAPB errores
Ing. De sistemas
Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.
Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)
Archivo plano corregido
Cartera y/o facturación central
Coordinación de cartera
FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y FACTURACION URGENCIAS SIN OBSERVACION Y PROCEDIMIENTOS AMBULATORIOSPROCEDIMIENTOS AMBULATORIOS
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
1. Validar el derecho del usuario
Auxiliar de facturación del servicio
El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP)
Al momento de la solicitud del servicio
Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad
Entrega de la factura en la central de facturación
Facturación central
2. Ingreso del paciente al sistema
Auxiliar de facturación del servicio
Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación
Tras la solicitud del servicio
Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedimiento)
Recepción del servicio solicitado
Coordinador asistencial del servicio
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE
CONTROLRESPONSABLE
3. Programación del paciente (si aplica)
Coordinación de servicio solicitado
En caso de exámenes que requieran ser programados por preparación especial y/o por requerir insumos o medicamentos especiales, se realiza asignación de fecha y hora de la cita, se entregan recomendaciones de preparación y se realiza la requisición de insumos y/o medicamentos a la farmacia central.
Al momento de solicitar el servicio
Programación de la cita, formato de preparación y/o formato requisición medicamentos o insumos
Recepción del servicio solicitado
Coordinador asistencial del servicio
4. Egreso(entrega) de medicamentos y/o insumos farmacia central
Auxiliar de farmacia
Realiza el egreso(entrega) de los insumos y/o medicamentos solicitados de la farmacia central por cada procedimiento a realizar, previa verificación que la bodega de imágenes esta en cero existencias
Una vez recibe el formato de requisición
Documento de egreso de medicamentos y/o insumos de la farmacia central
farmacia Químico farmaceutico
5. Cargue (Ingreso) de medicamentos y/o insumos a bodega del servicio
Auxiliar de farmacia
Realiza ingreso de los insumos y/o medicamentos a la de bodega de imagenología
Inmediatamente se genere el documento de egreso
Documento de ingreso de medicamentos y/o insumos a la farmacia de imagenología
farmacia
Auxiliar de facturación del servicio
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
6. Prestación del servicio Y Liquidar los servicios autorizados en la orden de servicios
Auxiliar de facturación del servicio
Ingresando al sistema los servicios solicitados al paciente y estableciendo aquellos que son susceptibles de cobro según los conceptos expuestos en los manuales tarifarios.
inmediato Reporte n°7 en el sistema
Recepción del servicio
coordinador del servicio
En caso de pacientes programados se cargan los insumos y/o medicamentos utilizados por el paciente
7. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago)
InmediatoRecibo de Caja si aplica
Caja
Dirección administrativa
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
8. Guardar cargos de la cuenta
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo
Inmediato
Recibo y/o Factura
Reporte n°7 en el sistema
Coordinación de facturación
Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada
Cuenta cuadrada
Si es por evento: se genera una factura. Factura
9. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas
Coordinación de facturación
Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.
Al finalizar el turno
Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta
Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno
Coordinación de facturación
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E
10. Soportes pendientes
Auxiliar de facturación del servicio
Algunos soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega de la factura, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.
Al momento de la entrega de cuentas y soportes
Libro de documentos pendientes
Facturación central solicita y vigila la entrega de estos soportes en tiempo acordado
Coordinador de facturación
11. Auditoría de cuentas
Médico Auditor y Enfermero Auditor
Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor.
Diariamente
Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes
En concurrencia diaria
Coordinador de facturación
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
12. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada
Coordinador de facturación
El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada
Semanalmente(viernes)
Factura de Venta agrupada Garantizar
que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado.
Coordinación de facturación
Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada.
Informe consolidado de facturación agrupada
Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio)
Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa.
Factura soportada para radicación
13. Generación de envíos
Coordinador de facturación
En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.
Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.
Formato de envíos por entidad
Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente
Coordinación de facturación y dirección administrativa
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
14. Generación de RIPS y validación
Auxiliar documental
Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos
Inmediato una vez se genere el envío.
Archivo plano en medio magnético.
Facturación central
Coordinación facturación
15. Entrega de facturas a Cartera
Auxiliar documental
Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.
Inmediato una vez se generen los RIPS
Libro de radicación firmado
Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley
Coordinación de facturación y coordinación de cartera
16. corrección de RIPS por la EAPB errores
Ing. De sistemas
Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.
Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)
Archivo plano corregido
Cartera y/o facturación central
Coordinación de cartera
2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS 2. FACTURACION SERVICIOS AMBULATORIOS (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO (IMAGENOLOGIA, LABORATORIO CLINICO
Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)Y OTROS PROCEDIMIENTOS DIAGNOSTICOS)
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO
DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E1. Validar el derecho del usuario
Auxiliar de facturación del servicio
El usuario entrega al auxiliar de facturación del servicio, la autorización, la orden de servicios y el documento de identificación en copia u original para ser escaneado y/o fotocopiado. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL, CMS, CSSP)
Al momento de la solicitud del servicio
Orden de servicio autorizada por la EAPB (original) debidamente firmada y copias y/o escáner del documento identidad
Entrega de la factura en la central de facturación
Facturación central
2. Ingreso del paciente al sistema
Auxiliar de facturación del servicio
Ingresa al sistema el servicio solicitado, si es inmediato se pasa a su realización y si requiere preparación se deja en programación
Tras la solicitud del servicio
Generación de numero de ingreso del paciente al sistema ( historia clínica, numero de procedimiento)
Recepción del servicio solicitado
Coordinador asistencial del servicio
3. Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento
Auxiliar de facturación del servicio
Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de la cita en la agenda del profesional y le da cumplimiento para que se active el paciente en la agenda del especialista.
Al momento de solicitar el servicio
Verificar que el paciente tenga asignada la cita en la Agenda Médica y dar cumplimiento
Recepción de consulta externa
Coordinador consulta externa
3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
L
PUNTO DE
CONTROL RESPONSABLE
4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el tipo de régimen, estrato y autorización de servicios. Valor a cargo de paciente (cuota moderadora o copago)
Inmediato
Recibo de Caja si aplica
Caja
Dirección administrativa
5. Guardar cargos de la cuenta
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo
Inmediato
Recibo y/o Factura
Reporte n°7 en el sistema
Coordinación de facturación
Depende del plan: si es facturación agrupada se genera una cuenta cuadrada Cuenta
cuadrada
Si es por evento: se genera una factura. Factura
6. Recepción de cuentas cuadradas y/o facturadas
Coordinación de facturación
Recepción y organización de las cuentas cuadradas, de laboratorio (el día hábil siguiente), de imagenología (Al 3er día hábil siguiente, por la lectura). Si la facturación es agrupada, recibe la autorización, los documentos y el reporte del examen realizado si se requiere contractualmente. Si la facturación es por evento recibe además la factura con el número de copias requeridas.
Al finalizar el turno
Autorización de servicios, documentos y resultado del examen si se requiere, factura de venta
Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generada durante el turno
Coordinación de facturación
3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE
HACER SOPORTE DOCUMENTAL PUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E
7. Auditoría de cuentas
Médico Auditor y Enfermero Auditor
Auditoria selectiva al 5% por parte del auditor médico y al 5% por parte del enfermero auditor.
Diariamente
Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes revisión sobre reporte N° 7
Revisión diaria de consulta externa
Coordinador de facturación
8. Facturación agrupada y generación consolidado de facturación agrupada
Coordinador de facturación
El día de la semana seleccionado se genera la factura agrupada
Semanalmente(viernes)
Factura de Venta agrupada
Garantizar que se facturen el 100% de las cuentas para la empresa y el plan seleccionado.
Coordinador de facturación
Una vez generada la factura se descarga del Jasper el informe Consolidado de facturación agrupada.
Informe consolidado de facturación agrupada
Auxiliar de facturación central(urgencias y ambulatorio)
Se entrega la factura y el informe consolidado más los soportes para ser punteados, ordenados y legajados para radicación a la empresa.
Factura soportada para radicación
3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO
DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E
9. Generación de envíos
Coordinador de facturación
En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.
Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.
Formato de envíos por entidad
Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente
Coordinador de facturación y dirección administrativa
10.Generación de RIPS y validación
Auxiliar documental
Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos
Inmediato una vez se genere el envío.
Archivo plano en medio magnético.
Facturación central
Coordinación facturación
11.Radicación en Cartera
Auxiliar documental
Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.
Inmediato una vez se generen los RIPS
Libro de radicación firmado
Cartera, validando tiempos de radicación contractual y de ley
Coordinación de facturación y coordinación de cartera
12. corrección de RIPS por la EAPB errores
Ing. De sistemas
Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.
Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)
Archivo plano corregido
Cartera y/o facturación central
Coordinación de cartera
3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA3. FACTURACION DE CONSULTA EXTERNA
4. FACTURACION DE SERVICIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALARIOS (OBSERVACION,
HOSPITALIZACION Y UCI)HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO
DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
1. Se define ingreso del paciente a servicios de observación, hospitalización o UCI según criterios médicos. Validación de derechos del usuario en el servicio (pacientes que ingresan directamente a obstetricia, quirófanos, hospitalización o UCI) Copia o escáner de los documentos para la verificación de derechos y los requeridos para los accidentes de tránsito (SOAT)
Auxiliar de facturación del servicio y en horas no hábiles el facturador de urgencias
Se realiza solicitud al paciente o acompañante de los documentos. Se realiza verificación de los derechos y cruce en la base de datos del Fosyga- DNP en busca de inconsistencias que incluyen multiafiliaciones, y en caso de encontrarlas se envía anexo técnico Nº 1. Para los SOAT se deben exigir: factura y formato de referencia de la institución que envía el paciente, en caso de pacientes remitidos, denuncia expedida por autoridad competente y/o croquis, copias de: (documento de identidad de la víctima y del conductor, licencia de conducción del conductor del vehículo, seguro obligatorio, y tarjeta de propiedad del vehículo).
Al momento de solicitar
el ingreso al servicio.
Copias y/o escáner de
los documentos, anexo técnico
Nº 1 y soportes SOAT.
Ingreso al servicio de
hospitalización
Auditor concurrente
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACERCUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E
2. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo
Auxiliar de facturación del servicio
Hacer revisión de las semanas cotizadas para los pacientes del régimen contributivo. Para los pacientes particulares de Observación Urgencias, se debe revisar periódicamente el reporte No. 7 contra el depósito de los $100.000 solicitados al inicio de la atención y una vez cubierto el 70% del depósito se debe solicitar uno nuevo por el mismo valor. En hospitalización general para los pacientes particulares se debe solicitar un depósito de $1.000.000.oo y la firma del pagare en blanco y realizar el mismo control anotado anteriormente. Para los pacientes particulares que van a ingresar a UCI se debe pedir un deposito de $20.000.000 y la firma de pagare en blanco y realizar el mismo control del reporte N° 7. Para los pacientes de las diferentes EAPB, en los cuales se identifique que deben cancelar algún tipo de valor por concepto de copagos (según acuerdos contractuales) o cuotas de recuperación, se debe solicitar un deposito por el valor del tope máximo según el nivel socio económico y lo establecido en la normatividad vigente y en caso que esto no sea posible hacer firmar el pagare en blanco.
Previo a la atención
Recibo de Caja y/o pagaré firmado
Informe diario de ingresos
Coordinación de facturación
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMEN
TALPUNTO DE CONTROL RESPON
SABLE3. Admisión del paciente al servicio de hospitalización o traslado de consulta de urgencias a observación o de observación a hospitalización
Auxiliar de facturación del servicio
Ingresando los datos solicitados por el software para la admisión del paciente o realizando el traslado de un servicio a otro. Si la atención corresponde a un accidente de tránsito se debe crear el evento en el modulo del SOAT diligenciando toda la información del accidente.
InmediatoHistoria clínica
Ronda diaria concurrencia
Auditor concurrente
4. Solicitud de la autorización de servicios a la EAPB correspondiente
Auxiliar de facturación del servicio
Se realiza envío de anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según correspondacontractualmente) asegurando para el caso de los anexos los tres envíos. En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial. Este paso es de cumplimiento obligatorio. Solicitud y adjuntarla de autorización para cirugías requeridas
Tres envíos durante las primeras 4 horas posteriores al ingreso y con intervalos superiores a 30 minutos entre uno y otro envío
Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados
Garantizar el envío de la autorización de servicios por parte de la EAPB dentro de las primeras 24 horas siguientes al ingreso, en caso contrario enviar carta con copia al ente territorial informando que por vencimiento de términos, se da por aceptada la atención del usuario con cargo a dicha empresa
Coordinación de Facturación
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE
HACER
SOPORTE DOCUME
NTAL
PUNTO DE
CONTROL
RESPONSABLE
5.Confirmación en el sistema de servicios solicitados por el médico
Auxiliar de facturación del servicio
Realiza la confirmación de los servicios solicitados por el médico durante la hospitalización
Inmediato
Historia clínica, reporte n° 7
Ronda diaria concurrencia
Auditores concurrentes
6. Auditorias concurrentes
Medico auditor, jefe auditor, auditor de medicamentos, auditor administrativo, auditor de terapias
En concurrencia a los pacientes hospitalizados se define la pertinencia de la estancia, el pagador, registro diario de evoluciones por los especialistas a cargo del paciente y que sean coherentes con la evolución clínica, nota de procedimientos realizados durante el día, nota de interpretación de ayudas diagnosticas y la justificación para su solicitud, verificar anexo de soportes de las ayudas diagnosticas en físico en la historia clínica, verificar ordenamiento de los medicamentos, el registro en tiempo real de los medicamentos e insumos con su respectivo aprovechamiento según protocolos y vida media, su administración y su registro correcto en la historia clínica y las terapias (físicas o respiratorias)con inter relación de cobros, cobro de oxigeno, asegurando el cargue de todo en la cuenta de los pacientes. Verificar oportunidad de interconsultas, procedimientos y ayudas diagnosticas, para evitar la glosa por este motivo. Auditor administrativo me va a realizar informe detallado de faltantes de soportes por paciente.Las cirugías realizadas durante la hospitalización deben tener la descripción quirúrgica, el record de anestesia, hoja de gastos de quirófanos y se usan insumos de alto costo se deben cobrar de manera efectiva soportando con factura de compra.
Diariamente
Reporte Nº 7 en el sistema.Hojas de trabajo definidas para registrar la ronda
Garantizando que el valor de las ventas diarias se incremente de acuerdo a la ocupación de los servicios.
Coordinación de facturación y Dirección administrativa
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENT
ALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
7. Cargue de los servicios prestados día a día
Auxiliar de facturación del servicio
Realiza verificación en historia clínica de los servicios efectivamente prestados, carga el valor de la sala de observación, valor de estancia hospitalaria y los procedimientos y ayudas diagnosticas, garantizando su soporte en físico en la historia clínica. Verificar que aun los procedimientos que no se registran en la historia clínica se cobren (hacer informe de estos a su coordinador para hacer ajustes al respecto) también verifica que estén cargados los medicamentos e insumos utilizados en la atención y el aprovechamiento de los mismos. Verificar cobro de las cirugías hospitalarias y sus soportes.
Inmediato
Historia clínicaReporte Nº 7 en el sistema
Mediante llamada telefónica a la farmacia central, se garantiza que están cargados a la cuenta la totalidad de los medicamentos e insumos utilizados. Ronda diaria de concurrencia
Auditor concurrente
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACER
QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER
CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPON
SABLE
8. Egreso del paciente
Medico asistencial, jefe asistencial, auxiliar de facturación
Medico asistencial genera orden de salida. Da recomendaciones y formulación (debe hablar con el paciente o sus familiares).La enfermera asistencial me garantiza bodegas en cero, registro efectivo de administración de los medicamentos, valida los procedimientos de enfermería, da salida al paciente del modulo de enfermería y así poder inactivar la cuenta, la jefe entrega la historia clínica legajada y en el orden establecido. La jefe me garantiza el soporte y el cargue de hemoderivados. Farmacia confirma bodegas en cero y devolución de medicamentos.Terapia respiratoria confirma registro de suministros de terapia y ventilación, registro de oxigeno y terapias pertinentes de cobro, oximetría en caso de ser cobrables según manuales.Auxiliar de facturación inactiva la cuenta y me garantiza q todos los cambios ordenados se hagan en el reporte n° 7
Al egreso de cada paciente
Historia clínica Reporte N° 7
Historia clínica armada y su reporte N° 7 para su auditoria final
Auditores concurrentes
9. Soportes pendientes
Auxiliar de facturación del servicioAuditor administrativo
Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.
Al egreso del paciente
Libro de documentos pendientes
Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados
Coordinación de facturación
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPON
SABLE
10. Auditoria final de prefactura
Jefe auditor Medico auditor
Se auditan la totalidad de los egresos hospitalarios, validando la racionalidad, la pertinencia y la oportunidad en la historia clínica, asegurando que todos los servicios prestados vayan soportados. Se ordenan cambios y se entrega a facturador de cada área para realizar cambios y generar factura final.
Al egreso del paciente
Reporte N° 7
Entrega del reporte 7 con los cambios a realizar al facturador del servicio
Coordinador de facturación
11. Generación de factura
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el valor a pagar, lo cancelado y el cambio, imprimir la factura y/o el recibo
La generación de la factura no debe demorar mas de 24 horas desde la generación del egreso
Factura y/o recibo
Entrega de factura a facturación central
Coordinador de facturaciónFacturación central
Si es por evento: se genera una factura. Factura
Para los casos de accidente de tránsito impresión del FURIPS FURIPS
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
12. Generación de envíos
Coordinador de facturación
En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.
Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.
Formato de envíos por entidad
Garantizar que se realice el envío de la totalidad de las facturas para la empresa y el plan correspondiente
Coordinación de facturación y dirección administrativa
13. Generación de RIPS y validación
Auxiliar documental
Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos
Inmediato una vez se genere el envío.
Archivo plano en medio magnético.
14. Radicación en Cartera
Auxiliar documental
Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.
Inmediato una vez se generen los RIPS
Libro de radicación firmado
Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas
Coordinación de facturación y dirección administrativa
15 Devolución de RIPS por errores
Ing. De sistemas
Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.
Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)
Archivo plano corregido
4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS 4. FACTURACION DE SERVICIOS HOSPITALARIOS (OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)(OBSERVACION, HOSPITALIZACION Y UCI)
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTAL
PUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
1. Generar la programación junto con las autorizaciones y documentos del paciente
Coordinadora de cirugía
Ingresando al módulo de programación del sistema y entregando a la auxiliar de facturación las autorizaciones y documentos del paciente. Se debe garantizar la firma con documento de identificación en la autorización y que la misma este a nombre de la institución correspondiente (DUMIAN MEDICAL . . .)
La tarde anterior a la programación de cirugía
Programación en el sistema, autorizaciones debidamente firmadas y documentos del paciente
Censo diario
Coordinadora cirugía y Dirección administrativa
2. Verificación de la identidad del paciente
Auxiliar de facturación del servicio
Verifica la identidad del pacienteAl momento de solicitar el servicio
Ingreso al modulo de cirugía
Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento
Coordinadora de cirugía
3. Verificar que el paciente tenga programada la cirugía
Auxiliar de facturación del servicio
Verifica en el sistema la fecha y hora de la programación de cirugía y realiza admisión del paciente.
Al momento de solicitar el servicio
Ingreso en el modulo de cirugía
Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento
coordinadora de cirugía
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACERQUIEN LO
DEBE HACER
COMO LO DEBE HACER CUANDO LO DEBE HACER
SOPORTE DOCUMENTA
LPUNTO DE CONTROL RESPONSABL
E 4. Verificar sí existe valor a cargo del paciente y en caso afirmativo recaudarlo
Auxiliar de facturación del servicio
Verificando el tipo de régimen, estrato, autorización del paciente Valor a cargo de paciente (cuota de recuperación o copago).
Inmediato Recibo de Caja
Recepción de cirugía o consultorio donde se realiza el procedimiento
Coordinación de facturación
5. Necesidad de Procedimientos adicionales a los autorizados en la orden de servicios
Coordinacion de cirugía – Auxiliar de Facturacion del servicio
Cuando se identifica durante la realización del procedimiento quirúrgico la necesidad de procedimientos adicionales, el especialista, le informa a la coordinadora de cirugía, quien a su vez le da aviso al auxiliar de facturación para que se realice el envío del anexo técnico Nº 3 o la notificación telefónica (según corresponda contractualmente) En caso de no lograr comunicación o definición del pagador, se realiza el envío del anexo al ente territorial
Inmediato una vez se identifica la necesidad de procedimientos adicionales
Número de autorización telefónico, o soportes de fax envidos o la impresión de correos enviados
Egreso del procedimiento
Coordinación de cirugíaCoordinación de facturación
6. Verificar calidad del registro del procedimiento
Coordinación de cirugía
Verificar que en la descripción quirúrgica estén registrados la totalidad de los procedimientos quirúrgicos realizados
Durante la realización de la descripción quirúrgica parte del especialista
Descripción quirúrgica completa en el sistema
Egreso del procedimiento
Coordinación de cirugíaAuditor medico concurrente
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
7. Cargue de los procedimientos
Auxiliar de facturación del servicio
Realiza búsqueda con número de documento, revisa la descripción quirúrgica, le da cumplimiento a los procedimientos registrados por el especialista y en caso de procedimientos adicionales susceptibles de cobro los liquida manualmente según manuales tarifarios y acuerdos contractuales
Una vez finalizado el acto quirúrgico
Reporte Nº 7 en el Sistema
Egreso del procedimiento
Coordinación de facturaciónAuditor medico concurrente
8. Cargue de insumos y medicamentos
Auxiliar de farmacia de cirugía
Realiza el cargue de los insumos y medicamentos utilizados contra la hoja de gastos
Una vez finalizado el acto quirúrgico
Reporte Nº 7 en el Sistema
Egreso del paciente del procedimiento. Garantizar que se cargue de los consumos según hoja de gastos
Coordinadora de cirugíaAuditor medico
9. Auditoria de cirugía
Coordinación de cirugía
Verificar el reporte N° 7 garantizando el cobro de la totalidad de procedimientos realizados así como medicamentos e insumos utilizados vs hoja de gastos e historia clinica
Inmediato
Reporte Nº 7 con las observaciones y debidamente firmado.
Egreso del paciente
Auditor medico
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
10. Auditoria medica concurrente
Auditor medico
Realiza ronda diaria y auditoria al 100% de procedimiento definidos: neurocx, cardiovascular, reemplazo articular, cx generales con múltiples procedimientos y hemodinamía, así como el 100% de los procedimientos realizados por especialistas previamente identificados como sobrefaturadores.
Diario
Reporte Nº 7 anterior con las observaciones y debidamente firmado. Informes de hallazgos de auditoría semanales y actas de retroalimentación 2 veces al mes
Ronda de concurrencia
Coordinador de facturacion
11. Corrección de los hallazgos encontrados
Auxiliar de facturación del servicio
Realizando en el sistema las correcciones solicitadas por el Auditor medico y por coordinación de cirugía.
Inmediato una vez finalizadas las auditorias
Reporte Nº 7 definitivo
Ronda concurrente
Auditor concurrente
12. Códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear
Auxiliar de facturación del servicio
En caso de códigos de medicamentos o insumos pendientes por crear a nivel nacional, se realiza la inactivación de la cuenta y se deja constancia de esto en reporte Nº7
Inmediato
Reporte Nº 7 con observaciones.
Ronda concurrente
Coordinación de facturaciónAuditor concurrente
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
13. Creación de códigos de medicamentos o insumos a nivel nacional
Químico farmacéutico nacional
Cuando existan códigos pendientes de medicamentos y/o insumos, se realizará la creación de los mismos siguiendo el procedimiento correspondiente. Se debe garantizar el ajuste de lso valores a las políticas nacionales de la empresa.
Dentro de las primeras 24 horas siguientes
Códigos de procedimientos en el sistema
Notificación de creación de los códigos
Coordinación de facturacion
14. Generación de la Factura
Auxiliar de facturación del servicio
Generando la factura en el sistema de aquellas cuentas que no tengan pendientes. Se debe generar en un máximo de 24 horas después del egreso del paciente. Salvo las excepciones descritas y justificadas
diario
Factura de venta debidamente firmada
Ronda de auditoria
Auditor concurrente
15. Recepción de cuentas inactivas con pendientes y/o facturadas
Coordinación de facturación
Se recibe la autorización original, los documentos y copia de los soportes de la cirugía y la lista de chequeo con VoBo de la coordinación, y en caso de no existir pendientes la factura con el número de copias requeridas.
Al finalizar el turno
Autorización de servicios, documentos y el soporte de la cirugía, factura de venta
Garantizar contra el Jasper la entrega completa de las cuentas generadas durante el turno
Coordinación de facturación
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
16. Soportes pendientes
Auxiliar de facturación del servicio
Algunas soportes de manera justificada pueden faltar al momento de la entrega, en este caso se deja relacionado en el libro de pendientes y se fija el tiempo de entrega y el responsable de la consecución del soporte.
24 horas hábiles.
Libro de documentos pendientes
Garantizar la entrega de documentos pendientes en los tiempos acordados
Coordinación de facturación
17. Facturación de cuentas inactivas pendientes
Auxiliar de facturación del servicio
Una vez creados los códigos de medicamentos (tiempo máximo 24 horas hábiles) e insumos, se realiza generación de factura de venta, debe asegurarse la factura de los insumos de alto costo y material de osteosíntesis.
Inmediato una vez creado el código
Libro de documentos pendientes
Garantizar el cargue de los insumos y/o medicamentos efectivamente utilizados en el acto quirúrgico
Auditoria médica
18. Generación de envíos
Coordinador de facturación
En el modulo de envíos del sistema, se busca la empresa y el plan, se asigna el rango de fechas en las cuales se encuentran comprendidas las facturas a radicar y se seleccionan la totalidad de las mismas.
Todos los viernes y para aquellas empresas que solo reciben una sola vez en el mes, en las fechas estipuladas para la radicación.
Formato de envíos por entidad
Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas
Coordinación de facturación y dirección administrativa
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA
QUE HACER QUIEN LO DEBE HACER COMO LO DEBE HACER CUANDO LO
DEBE HACERSOPORTE
DOCUMENTALPUNTO DE CONTROL RESPONSABLE
19. Generación de RIPS y validación
Auxiliar documental
Generando los archivos planos con base a la resolución 3374 de 2000 y realizando la validación de los mismos
Inmediato una vez se genere el envío.
Archivo plano en medio magnético.
20. Radicación en Cartera
Auxiliar documental
Entregando el paquete de facturas debidamente soportadas junto con el envío consolidado y los RIPS en medio magnético.
Inmediato una vez se generen los RIPS
Libro de radicación firmado
Garantizar la radicación en cartera del 100% de la facturas generadas
Coordinación de facturación y dirección administrativa
21. Devolución de RIPS por errores
Ing. De sistemas
Se realiza una validación exhaustiva y corrección de errores y de la base de datos para que no se vuelvan a presentar.
Inmediato luego de la devolución por EPS (Max 2 días)
Archivo plano corregido
5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA5. FACTURACION DE CIRUGIA AMBULATORIA