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Case History
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA,CON SAP E OPEN TEXT IN HOFFMANN GROUP
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Dott. Luca Stecca, CFO Hoffmann Italy
Dott. Francesco Brocani, CIO Hoffmann Italy
Dott. Massimo Restelli, Account Manager Altevie Technologies
Agenda
� CHI È HOFFMANN
� I BUSINESS PAINS
� LA RICERCA DELLA SOLUZIONE
� LA SOLUZIONE
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� LA SOLUZIONE
� IL PROGETTO
� I BENEFICI OTTENUTI
� LE POSSIBILI EVOLUZIONI
� Q&A
Numero 1 in Europa per utensili di qualitàSempre al Vostro fianco
� Presenza globalein 35 paesi
� Forza localeTeam di vendita in locoCatalogo in 16 lingue
Hoffmann GroupHoffmann Group
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I Vostri vantaggi� Consulenti esperti� Massimo impegno� Presenza internazionale
Catalogo in 16 lingue
Successo da oltre 90 anni!Hoffmann Group in cifre
+15%
-32%
Fatturato in Mio. EURO
� 115.000 clienti attivi
Hoffmann GroupHoffmann Group
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20082000 Obiettivo2015
Previsione2010
2009
Hoffmann Group intenazionaleHoffmann Group Germania
� 115.000 clienti attivi
� Oltre 2.000 collaboratori entusiasti
� 565 Mio. Euro fatturato
� Previsione 2010: +15%(+10% nazionale, +25% internazionale)
Il Systempartner – sempre al Vostro fianco!Tre competenze da un‘unica fonte
� Competenza nella distribuzioneofferta completa e fornitura affidabile
� Competenza nella produzione
Hoffmann GroupHoffmann Group
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produzioneStandard tecnici innovativi
� Competenza nei servizi la più elevata produttività nei processi di approvvigionamento
I Vostri vantaggi� Approvvigionamento affidabile� Massima innovazione� Più produttività
Con la più vasta scelta e la più elevata affidabili tàSempre al Vostro fianco
500 produttori leader
CompetenzaCompetenza nellanella distribuzionedistribuzione
Miglior catalogo
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I Vostri vantaggi� La più ampia offerta� Approvvigionamento affidabile� Meno immobilizzazione di capitale
500 produttori leader a livello mondiale
Miglior catalogo� L‘utensile giusto per ogni esigenza
La più alta qualità nelle consegne� 99% capacità di evasione dell‘ordine
� 99,9% precisione di consegna
Con la nostra marca Premium GARANTSempre al Vostro fianco
� Guidati dal mercatoin continuo dialogo con utenti, fornitori e istituti di ricerca
� La nostra promessa di qualitàqualità Premium al miglior rapporto qualità-prezzo
CompetenzaCompetenza nellanella produzioneproduzione
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I Vostri vantaggi� Qualità Premium costante� Massima innovazione� Miglior rapporto qualità-prezzo
� Sempre tra i primi 5
rapporto qualità-prezzo
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
Consulenza
� 1200 tecnico-commerciali esperti� In 35 paesi� Specialisti dell‘asportazione truciolo, metrologia,
arredamento industriale ed ottimizzazione deiprocessi
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
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Logistica
� Affidabilità – capacità di consegna > 99%e precisione nella consegna del 99,9%
� Consegna standard in 48 ore; su richuiestain 24 ore
� Soluzioni logistiche pensate su misura
processi
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
E-Business� Soluzioni efficienti per processi snelli� eShop – catalogo sfogliabile integrato� Simple System e cataloghi elettronici
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
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Arredamento industriale� Massima qualità dai leader di mercato� Consulenza, progettazione 3-D, montaggio
tutto da un‘unica fonte� Soluzioni su misura per le Vostre esigenze
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
Taratura, riaffilatura e rivestimento� Tempi di processo brevi� Taratura universale a prova di audit� Laboratori di taratura accreditati DKT in Germania� Ripristino geometria e rivestimento originari utensili
GARANT
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
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GARANT
Formazione
� Seminari ad alto contenuto tecnico in asportazione truciolo e metrologia
� Teoria innovativa e utili suggerimenti pratici� Professionali e gratuiti
Con 1.200 tecnici commerciali esperti in 35 paesiSempre al Vostro fianco
Premiati per l‘eccellenza:Più del 98% dei nostri clienti ci premia con il massimo dei voti
ReferenzeReferenze
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La nostra passione:Gli utensili di qualità
La nostra missione:Il successo dei nostri clienti
Su di Su di noinoi
I nostri valori:
� Semplice
� Concentrato
� Utile
2.000 collaboratori entusiasti per un unico obiettivo: soddisfare il cliente
Per questo siamo qui da oltre 90 anniThe Quality Company
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Il landscape Hoffmann
HOFFMANN HQ MONACOSAP ERP OPEN TEXT
LAN HOFFMANN
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HOFFMANN ITALIA (PD)
I business Pains
� Conservazione sostitutiva, esigenza della sola country Italia
� Inserimento della soluzione in un landscape esiste e con regole sulla sicurezza globali
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� Integrazione con SAP ERP e l’utilizzo di Open Text, già presente in azienda
� Eliminare la gestione degli spool, per i libri contabili, da trasferire via LAN e stampare localmente oggi presente
Hoffmann Constraints/Requirements
• Libro giornale (circa 20.000 pagine/anno) • Fatture Attive (circa 28.000 per un totale di 56.000 pagine/anno• Fatture Passive (circa 70.000 pagine/anno)• schede contabili o partitari (circa 22.000 pagine/anno)
1. Indirizzare le nuove normative inerenti alla Conservazione Sostitutiva per le seguenti classi documentali:
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2. La soluzione dovrebbe integrarsi e sfruttare la meglio l’attuale infrastruttura IT Hoffmann (Integrazione SAP and Open Text)
3. La soluzione dovrebbe garantire le policy vigenti in termini di sicurezza verso “l’esposizione” esterna di informazioni aziendali e se possibile minimizzare l’utilizzo della banda tra la sede Hoffmann Italia e l’HQ dove risiedono i Server a Monaco.
La ricerca della soluzione
• Analisi e Ricerca di una soluzione per la conservazione con i requisiti espressi
• Analisi sui diversi “approcci” Outsourcing vs. Insourcing (in house)
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• Analisi sui diversi “approcci” Outsourcing vs. Insourcing (in house)
• Verifica sull’integrazione con SAP ERP
La soluzione e gli attori coinvolti
La scelta per motivi di sicurezza e di integrazione sia con SAP ERP che con Open Text è ricaduta sulla soluzionedi Altevie Technologies come “System Integrator”
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di Altevie Technologies come “System Integrator” che propone la soluzione di Conservazione Sostitutiva “Eurotext” del Business Partner ITside
file originali
metadati file sostitutivi
EuroText in-house/Group solution
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EuroText, completo di synchronizer, estrae i metadati da SAP, inclusa reference del documento su OpenText.
Approccio innovativo: EuroText recupera i documenti da OpenText senza utilizzare insicure areedi scambio sul file system, ma accede direttamente ai documenti sullo strato OpenText per processarli.Anche i metadati non vengono recuperati da file su aree di scambio, ma attraverso la connessione SAP.Tutta l’eleborazione avviene in RAM: sicurezza e performance.
Al termine EuroText deposita i documenti ancora su OpenText, modificati con firma digitale,riferimento temporale o marca temporale, seguendo il workflow definito in base alle norme specifiche.
Il processo avviene server side, incluse le firme, senza installazioni sui client.
Possibilità di attivazione tramite cellulare.
EuroText: ITside identity
� ITside è un’azienda specializzata nello sviluppo di tecnologie evolute in grado di innovare i processi aziendali con soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva completi di delivery multicanale.
� Soluzioni per l’Italia, con apertura a progetti internazionali sul tema documentale e per il
EuroTextEuroText
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internazionali sul tema documentale e per il conferimento del pieno valore legale e fiscale ai documenti attraverso la firma digitale
ITside
supporta la transizione
dai processi tradizionalmente cartacei
ai processi digitali
Mission
Chi Siamo
Altevie Technologies è Services SAP Alliance Partner
Altevie Technologies è Value Added Reseller SAP Business Objects
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Altevie Technologies è Open Text SAP Competence Partner
� OpenText è il documentale di SAP, necessario per conferire alle informazionila fruibilità dei documenti elettronici e per archiviare nel tempo di documenti.
� L’accordo quadro SAP/OpenText rende questo patrimonio tecnologico comune,unico sul mercato in termini di efficienza e visione strategica.
� EuroText è la suite integrata sulla tecnologia SAP/OpenText per lapostalizzazione e per conferire valore legale al documento elettronico;soluzione centralizzata per il gruppo.
EuroText: nativamente integrato in SAP-OpenText
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Slide 22
soluzione centralizzata per il gruppo.
� EuroText è una soluzione nativa SAP che non altera lo standard SAP ed èindipendente dalle transazioni.
OpenText centralizza l’archiviazione dei pdf
� per visualizzare nativamente i documenti dalle SAP GUI
� come soluzione documentale avanzata di condivisione documenti
� come sorgente dei documenti per la postalizzazione
� come sorgente dei documenti per fattura elettronica e la conservazione sostitutiva
� come repository dei documenti processati dalla conservazione
EuroText: OpenText + SAP = un approccio innovativo
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� come repository dei documenti processati dalla conservazione
sostitutiva-dematerializzazione
Vantaggi OpenText: sicurezza, performance, controllo
Non si utilizzano per i documenti applicativi aree di scambio su file system per recuperare i pdf e i metadati per la conservazione sostitutiva, come al contrario avviene normalmente nelle altre soluzioni: le aree condivise sono insicure specialmente nel caso in cui ospitino molti documenti (es. fatture) e questo motiva l’adozione dei documentali. Per il processo legale è bene utilizzare un repository sicuro e strutturato.
La tecnologia comune SAP/OpenText centralizza su SAP i metadati e su OpenText i pdf, consentendo quindi di evitare macchinosi processi di transfer documenti ed elaborazione pdf da manutenere, parametrizzare, controllare
DOCS
FORMAZIONE DOCUMENTI
METADATI
Integrazione con SAP
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FORMAZIONE DOCUMENTI ELETTRONICI SU OT
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Integrazione nativa con SAP:
� Grazie alla soluzione Altevie è in grado di integrare stampa massiva e conservazione sostitutiva, direttamente nell’interfaccia dell’ERP SAP senza sviluppi aggiuntivi
Soluzione unica integrata SAP
Interfaccia nativa in SAP
Il cliente apre la procedura SAP di
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… seleziona le fatture da elaborare e avvia il processo automatico…
Il cliente apre la procedura SAP di stampa e conservazione delle fatture …
Firma digitale con riferimento temporale La necessità di apporre firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura elettronica nei tempi richiesti dalle norme presume l’utilizzo di un sistema performante e di un HSM nel caso di volumi importanti.
Firma elettronica sul singolo documento
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High performace deviceL’HSM centralizzato connesso ad EuroText diventa il dispositivo di firma per tutto il gruppo; è utilizzabile contemporaneamente dai diversi utenti delle varie company e country.Libera dalla necessità di seguire una installazione di dispositivi di firma in ogni company e country.
Il progetto
Phase June
’10
July
’10
August
‘10
Sept.
‘10
Oct.
‘10
Nov-
Dec
Jan
‘11
Selezione Soluzione
Attivazione progetto
Project Preparation/
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Project Preparation/
Final Preparation/
SAP & Open Text
IntegrationTesting/
User Training
Go live and Support
TodayLegenda: MilestoneKickoff
Il landscape Hoffmann
HOFFMANN HQ MONACO
SAP ERP OPEN TEXT EUROTEXT
DOCS DOCS
SAP WEB AS
HSM
METADATI
METADATI
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HOFFMANN ITALIA (PD)
LAN HOFFMANN
I benefici ottenuti
� Conservazione sostitutiva, integrata in SAP
� Efficenza nella gestione dei libri e nei documenti
� Eliminazione spool tra Monaco ed Italia
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Le possibili evoluzioni
� Durante il progetto sono già state considerate alcune evoluzioni del progetto stesso, in particolare le più rilevanti in termini di benefici attesi sono:
• Attivazione SAP Document Access by Open Text (Doculink)
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• Attivazione SAP Invoice Management By Open Text, and OCR Options for SAP IM
• Utilizzo dell’HSM per firma digitale su processi SAP
• Estensione della soluzione per altre Countries
Le possibili evoluzioni (1)
SupplierBinder
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Le possibili evoluzioni (1)
SearchScreen
Search by Order/Vendor in SAP GUI
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Le possibili evoluzioni (1)
Search by Order/Vendor in SAP GUI
„Open everything“
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Order
everything“
Le possibili evoluzioni (1)
View supplier data
Call SAP Transaction
Integrate paper documents
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Integrate e-mails
Integrate SAP Print Output
Le possibili evoluzioni (2)
InvoiceRecognition
Collaboration & Monitoring
InvoiceCompletion
InvoiceVerification
Payment
Prüfung und
VervollständigungVERIFY ANDCOMPLETE
EXCEPTIONHANDLING
APPROVETRANSFORM PAY
Inbox(incoming mail / fax)
PREPARE
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CommentTrigger workflows Post invoices
OCR Option for SAP InvoiceManagement ERP (FI/AP)SAP Invoice Management
Vervollständigung
UMWANDLUNG
COMPLETE HANDLINGAPPROVE
Automated reconciliation and posting
TRANSFORM PAY
OCR
Validation
PREPARE
SAP Archiving / SAP Document Access*
* or another SAP ArchiveLink-certified repository.
Scanning
Archiving
The inefficiency of paper: customers invoices
• Every month an employee spend 2 hours for organise and pack the print monthly billing;
•We must store the paper invoices into the palletsfor organizing space into our warehouse;
Q&A
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•Every 6 months 2 employees spend 2 hours to arrange palletisingand the transport the cartons, from our offices to our warehouse in Rubano;
The inefficiency of paper: Warehouse archive status
• We must store the paper invoices for 10 years (Italian fiscal law);
• We archived during last 6 years (2003-2009) 22 pallets ofcustomers and suppliers invoices, average 3 / 4 pallets every year,and only in 2013 we’ll can destroy the pallets of 2003;
• Big defect of this archive difficult to examine the original
Q&A
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•;
Our new idea of archive with electronic archiving
The inefficiency of paper: office status
• Journal entry: Every year we print average 14.000 p ages (for 2009 are 16.800);
• Grate use of office space and big cost of stamp and paper;
• and every 100 pages, we must put a stamp of 14,62 €for 2009 ca. 2500,00€);
• The same quantity of paper, without stamp, are occupied by the
Q&A
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2009 Journal entry:
• The same quantity of paper, without stamp, are occupied by theaccounting sheets;