Structured Application Process 2.0

Cassandra CaunceDirector, IPM & Branch Initiatives

Regional Operations Branch  Environmental Protection Division

May 2017

In other words, how to:• Apply for a new authorization• Amend an existing authorization• Register or provide notification under a 

regulation / Code of Practiceunder the Environmental Management Act

Presentation Overview• Background 

– EMA Application Process Lean Project

• The updated Structured Application Process– Key changes– Process overview

• Resources for you– Website review

BACKGROUND

History & Context

• Each year the Ministry receives approx. 750 EMA applications

• In September 2014, the Ministry developed a new application process designed to be efficient & equitable for all clients– SAP 1.0 was based on first in, first out

• In 2015, the Ministry commenced a review of SAP 1.0

Review Process:  LEAN

• EMA Application Process Lean Project – Methodology:  Define, Measure, Analyze, Improve & Control 

stage– Data driven, customer‐focused, done by employees

• Two Phases:– Phase 1 ‐ Define and document an approach for how EMA 

applications are received, categorized, prioritized & selected for processing ‐ in a fair, transparent and consistent manner

– Phase 2 ‐ Define effective, efficient and consistent processes for handling specific types of applications, in order to reduce unnecessary errors, delays and rework. 

Review Process:  LEAN

• Measure & Analyze steps included:– Analysis of data from our AMS System (application types, volumes, cycle 

time etc.)– Interviews & focus groups with staff & executive– Online surveys of staff and clients

• Improve steps included:– 2 Kaizen Improvement Workshops (Spring 2016)– Development of comprehensive guidance & tools– Minor systems upgrades (October 2016)– Communications & staff training (underway)

THE RESULT:STRUCTURED APPLICATION PROCESS (SAP 2.0)

SAP 2.0:  Key Features• Standardized process• Single point of entry

• Clear expectations – Improved website with better guidance

SAP 2.0:  Key Features• Suite of transaction‐specific application forms • Separation of simple ‘Express Transactions’ from ‘Routine Applications’– Faster processing, and less ministry staff time spent on lower‐risk work 

• Experienced clients can request to exemption from preliminary application phase

SAP 2.0:  Key Features• Screening of Preliminary and Final applications

– Incomplete or inadequate applications aren’t accepted

– Less rework = faster review

• New target timelines for all parts of the process.• Flexibility/discretion for managers• Improved communication with clients

– Letters throughout the process

SAP 2.0:  Key Features• Website upgrade and new intranet site for staff

• Published queues are replaced by Application Status Query Tool

• Moving towards self‐service

Process Overview – High Level

Intake Phase

Express Transaction Process

Routine Application Process

Screening Phase Processing Phase

Preliminary Application Phase

Screening Phase Review & Decision Phase

Before submitting an application:• Review resources on the website• There are 30 transaction‐specific forms• There are 8 Information Requirement Tables 

• All tools are designed to assist the client

Let’s take a look…PRELIMINARY APP FORM EXAMPLE

Information Requirement Tables(IRT)

– Air– Effluent– Solid Waste– Municipal Wastewater Regulation– Hazardous Waste Regulation– OMRR Compost Facilities– Mining effluent

Intake Phase

Approvals

No

Is this package administratively 

complete?

Yes

INTAKE PHASE

Express Routine

Express TransactionsAgricultural Waste Control 

RegulationCOP Industrial Non‐Hazardous 

Waste LandfillsCOP Slaughter and Poultry

Processing

Asphalt Plant Regulation Land‐based Finfish Waste Control Regulation

Mushroom Compost FacilityRegulation

COP Concrete & Concrete Products

Petroleum Storage and Distribution Facilities Storm 

Water Regulation

De‐registrations and some permit cancellations

COP Soil Amendments

Vehicle Dismantling and Recycling Industry 

Environmental Planning Regulation

Permit name & address changes, transfers

Target Timelines (Express)

• 4 to 8 weeks from the date information is accepted as complete

Routine Application Process

Preliminary Application Phase

(enhanced)

Screening Phase(new)

Review & Decision Phase

Preliminary Application Phase• Includes pre‐application meeting with Ministry

• Designed to ensure applicant fully understands all application requirements– Information Requirement Tables

• Applicant receives an Application Instruction Document (AID)

• Ability for clients to request “exemption”

Preliminary Application Phase• Applicant Work Window

– The period of time when the applicant completes the work required to produce a Final Application package for the ministry.  Once the AID is issued, the amount of time required to generate the Final Application package is at the discretion of the applicant, but the work window cannot exceed 36 months from the date the tracking number is assigned.

Screening Phase• Administrative screening in Business Services Branch– Presence/absence check – are all the pieces there?

• Technical screening in Regional Operations Branch– Are all the pieces of sufficient quality and quantity to inform a decision?

• Final categorization of the application sets target date for decision

Screening Phase• Categorization Considerations:

– Risk to the environment– Proven vs. unproven technology– Potential to impact First Nations (potential impact & strength of claim) 

– Public/stakeholder interest

Medium Complexity High ComplexityHazardous Waste Regulation 

Registrations (and amendments)New Permits and Operational 

Certificates

Municipal Wastewater Regulation Registrations (and amendments)

Significant Permit Amendments

Approvals New technology not yet used in British Columbia

Minor Permit Amendments Cancellations or abandonments of solid waste/refuse permits

Categorization of ApplicationsExamples

Review & Decision Phase• No significant change, except target timelines are now in place– Detailed technical review of application– Consultation with First Nations– Render a decision

Target Timelines for New Applications (Routine)

* Target to complete from the date the application tracking number is issued by the Ministry

** Target to complete from the date the Final Application is received by the Ministry

*** Target to complete from the date the Final Application passes screening

Phases Target to CompletePreliminary Application submission

Intake Phase 4 weeksPreliminary Application Phase 4 months*

Applicant work window Maximum of 36 months*Final Application submission

Screening Phase 2 months**Review & Decision Phase Medium complexity:  8 months***

High complexity:  12 months***

RESOURCES FOR CLIENTS

New and Improved Website

What’s the status of my application?

I need help and have a question

NEXT STEPS

Next Steps• Continuous Improvement

– Feedback and Issues tracking– 6‐month review

QUESTIONS?Cassandra CaunceDirector, IPM & Branch InitiativesRegional Operations Branch

cassandra.caunce@gov.bc.ca

DISCHARGE FACTORS FORM EXAMPLEFINAL APP FORM EXAMPLE

IRT FOR AIR EXAMPLEPRELIMINARY APP FORM EXAMPLE

Hyperlinks