© 2005 Avaya Inc. All rights reserved. IP Office: Architettura Voicemail.

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IP Office: Architettura Voicemail

2© 2005 Avaya Inc. All rights reserved.

VM PRO/LITE - Risorse

SCN

ServerVM PRO

IP PHONES

Accessi al VM da Linee , utenti analogici e digitali : utilizzano data Channels

Accessi al VM da utenti IP : utilizzano VCM Channels

Accessi al VM da IP Trunk (VM PRO) : utilizzano VCM Channels


IP Office VM Centralizzato

Necessita di Small Community Network (SCN)Richiede 1 sola licenza VM PRO + eventuale upgrade di porteIl numero di accessi contemporanei è subordinato dal nr. di canali VM e VoIP (VCM)Servizi supportati:

•V.M.- functions •Automatic Attendant•Call recording.


VM PRO - Networked Messaging

• Abilita gli utenti a registrare, inviare e ascoltare messaggi fra VoiceMail Pro di differenti sistemi via protocollo SMTP

• Permette la trasferta dei messaggi ad altri sistemi Avaya tramite Avaya Interchange

• Supporta fino a 2000 mailboxes e 99 nodi (max 99 prefissi gestiti)

• Sincronizzazione fra I sistemi ogni 30 sec. (invio del messaggio alla destinazione nel sistema remoto).

Avaya IP OfficeAvaya IP Office

IP Office IP Office VoiceMail Pro VoiceMail Pro

ServerServer

Messaggio per utente 3000

Ext. 2000Ext. 2000 Ext. 3000Ext. 3000IP OfficeIP OfficeVoiceMail Pro VoiceMail Pro

ServerServer

Public or Private Network

Avaya IP OfficeAvaya IP Office

Necessita di licenza specifica cod: 182297 e licenza VM PRO per ogni nodo


Centralizzazione Voicemail con ACM

E1leased line

o IP network

IP Office

Avaya CM con Sistema Audix o Modular Messaging

• Avaya Communication Manager con Sistema Audix o Modular Messaging

• Nessun VoiceMail Pro attivo su IP Office

• Necessita di licenza Audix VM Cod 177468

Sul terminale IP Office :• Notifica di Message waiting sul telefono • Notifica di Message waiting in Phone Manager• Text message su CLI display dei telefoni analogici

Incoming call

Q.SIG over E1/T1

or Q.SIG over IPC-LAN

Voicemail archivia I messaggi


Management e allarmi

• Attraverso la WAN • Unica applicazione per il

management da remoto sia di Ip Offiche che delle applicazioni

• Agente SNMP per allarmi• Allarme superamento soglia capacità

HD• Attivazione remota delle applicazioni

tramite license keys

WAN or PSTN

ManagerEs:60 = Allarme 30= Allarme critico 90= Space OK alarm


IP Office: Voice Mail


Servizi Voice Mail•Registrare/modificare messaggi di benvenuto personalizzati e multilingua•Permettere all’interlocutore, premendo un tasto in qualsiasi momento, di trasferire la chiamata ad un numero definito (es l’operatore, la segreteria, ecc. )•Accedere al servizio VM dall’esterno (casa o cellulare) in modo automatico al riconoscimento del proprio identificativo (CLI) oppure tramite PIN modificabili dall’utente •Interagire con le applicazioni Phone Manager per la gestione dei messaggi •Inoltrare il messaggio a qualsiasi applicazione di posta elettronica compatibile con MAPI (Microsoft Outlook, Exchange, ecc.) come allegato .WAV.•Notifica messaggio su display telefono, con ring ciclico, via Email e SMS•Utilizzo del VM per l’invio di messaggi vocali di errore (es accesso a servizi non permesso come chiamate internazionali…).


E-mail alert/message at home

Avaya IP Office - VoiceMail Lite/Pro

• La scelta della destinazione per la notifica (Phone Manager, LED, e-mail o SMS) permette di non perdere messaggi importanti in qualsiasi posto siate.

• E-mail synchronization con Integrated Messaging Pro• Supporto e integrazione di sistema Intuity® per DEFINITY®

VoiceMail—supporta mailbox control via Phone Manager

SMS alert

E-mail alert/message

Segnalazioni::• LED sul proprio terminale• Alert su Phone Manager• E-mail con attach

Voicemail

Voicemail accoglie le

chiamate non risposte

ISDN

Incoming Call


Avaya IP Office - VoiceMail Pro


SMS alert



Voicemail



ISDN

Incoming CallAscolto VM

Email Menù Information:

• Premere 0 per ascolto

• Premere # per altro messaggio

• Premere *3 per cancellare




SMS alert



Voicemail



ISDN

Incoming CallAscolto E-mail

Contenuto E-mail


Phone Manager – Funzioni VM

Visualizzazione messaggi giacentiTasti di ascolto, cancellazione , riascolto e archiviazione


VM PRO – Gestione messaggi

Servizio V.M. per tutti gli utenti e per tutti i gruppi1 minuto di registrazione = 1 MB su HDDefinizione della lunghezza massima dei messaggiDefinizione del tempo di permanenza messaggio in memoria


IP Office: Tipologie di Messaging


Applicazione IP Office Messaging

Opzioni per voice and email messaging

VoiceMail Lite—Entry-level systems fornito con ogni IP Office; funzione di voice messaging e gestione call flow base ; integrazione con e-mail. Richiede P.C.

VoiceMail Pro—Soluzione completa e potente, soluzione customizzable; support del call flow evoluto, auto attendant, IVR, integrazione con e-mail; integrazione con customer service; personal number remote access. Requires a PC

Embedded VoiceMail—Soluzione senza PC per IP 406V2 e IP Office Small Office Edition. Messaging, call handling e auto attendant.


IP Office Messaging Lite

• IP Office Messaging Lite

– Applicazione VoiceMail standard, risiede su un PC Windows®

– Si collega all’IPOffice tramite la rete LAN

• IP Office Messaging Lite fornisce:

– Accesso simultaneo a quattro utenti

– Capacità di registrazione dipendente dall’hard disk del computer. (~1MB per minuto)

– Notifica del messaggio

– Inoltro del messaggio

– Messaggi accoglienza multilingua

– Invio messaggio via Email


IP Office Messaging Embedded

• IP Office Messaging Embedded

– Applicazione VoiceMail standard, non richiede PC

– risiede su memori card

– Utilizzabile con Small Office IP 406V2

• IP Office Messaging Embedded fornisce:

– Accesso simultaneo a 3(SME3VCM), 4(IPO406) e 10 canali (SME16VCM)

– Capacità di registrazione di 10 ore(SME) o 15 ore (IP406)

– Notifica del messaggio

– Inoltro del messaggio

– Messaggi accoglienza

– POA 1 Livello


Assistente Automatico POA

INSTRADAMENTO DIVERSIFICATO PER SINGOLA LINEA

PROFILI TEMPORALI

SELEZIONE DTMF



• Applicazione rilasciata su CD Rom che necessita di PC Esterno• Non richiede Voicew Cards

Voicemail Centralizzato

Integrated Messaging- sincronizzazione fra emails & voicemails

Automated Attendant

Email Reading - Text To Speech

Messaging & Mobility

Networked Messaging- inoltro emails verso

sistemi esterni

Campaign Manager

Call Recording

Customer Service

ContactStore –Gestione

registrazioni

Text To Speech

Interactive Voice Response


Caratteristiche tecniche VM

Prestazioni VM Embedded VM Lite VM Pro

Necessita licenza No (prevedere Memory Card)

No Si

IP Office Supportati Small Office – IP406V2

Tutti Tutti

Nr. caselle vocali Nessun limite Nessun limite Nessun limite

Canali contemporaneiSmall O VCC3 = 3Small O Vcc16=10IP406V2 = 4

Massimo 4 Small O = 10IP406V2 = 20IP412 = 30

Auto Attendant Si No Si

Annunci Code No Si Si

Registrazione No No Si

VM Centralizzato No No Si


IP Office: VM Email


IP Office Messaging Pro e LiteVoicemail Email :

•Invio di notifica (Email alert) per ogni nuovo messaggio vocale •Invio del messaggio via Email come file attachment in formato .wav (attenzione 1 Mb ogni minuto di messaggio vocale)•Possibilità per l’utente di configurarsi le modalità di invio dell’Email (anche dall’esterno) •Integrabile con Outlook 97,98,2000 e Express•Nessuna licenza aggiuntiva.

Copia = invia attach ma non cancella il messaggio originaleInoltra = invia attach e cancella messaggio vocaleAvviso = invio di email alert senza allegare il messaggio


Messaging Pro EmailProtocolli supportati:

•SMTP es. verso Microsoft Exchange (solo Alerts)•MAPI es . verso Outlook 97/98/2000/Express 5.5. supporta servizi di attached file e TTS.


Integrated Messaging LiteIntegrazione con standards e-mail servers

• Integrated Messaging Lite:

– Presentazione di Voice mail in e-mail

– Alert (e.g. SMS), Copy or Forward

– Applicazione free offerta in ogni IP Office system

IP Office Voicemail redirected message


IP Office: Integrated Messaging System


Integrated Messaging System

•Necessita di licenza “Integrated Messaging” cod. 171990 •Gestione delle Voice mail boxes integrata nell’interfaccia Outlook o Exchange•Icona specifica in Outlook per le voice mail•Sincronizzazione delle funzioni di ascolto, inoltro e cancellazione fra telefono e Outlook•Ascolto delle voice mail tramite PC o Telefono

Componenti necessari:•VM Pro•IMS Server •MS Exchange Server•IMS Admin Tool

PC Client:•MS Exchange o Outlook•IMS Client


Unified Messaging• Produttività personale

– Gestione Voice Email– Lettura delle Email– Supporto Fax server– Rilevamento tono Fax

• Produttività personale– Gestione Voice Email– Lettura delle Email– Supporto Fax server– Rilevamento tono Fax

Unified Messaging


Text To Speech

• Integrabile nel call flow di VMPRO e per interazioni con DB• Supporto per Email- IMS

Necessita di 1 licenza per singola istanza TTS contemporanea

2 differnti tipi di licenza:1. Generic TTS cod. 182299

• Integra via Microsoft SAPI 5 motori TTS 3rd party• Fornito con Microsoft TTS engines

2. Scansoft TTS cod 182303• Qualità voce migliore di Microsoft• Supporta 14 lingue compreso Italiano• Supporto multilingua


IP Office: IVR


IP Office VM Pro - IVR• IP Office Messaging Pro

– Mette a disposizione un generatore di applicazioni basato su azioni preconfigurate che permette una libera creazione dei call flow.

• Funzionalità di posto operatore automatico

• Funzione di IVR avanzato

• Annuncio e gestione delle code

• Accesso a Data base

• Registrazione delle telefonate

• TTS.


IP Office Messaging Pro

Auto Attendant con:

•Scelta della lingua•Riconoscimento DTMF•Accesso a DB per validazione•TTS Avaya

Registrazione delle chiamate•Automatica o manuale•Per singolo utente•Per gruppo/team


VM Pro Azioni Base

•Gestisce i messaggi da erogare al chiamante•Rileva la selezione DTMF e FAX•Trasferisce alle destinazioni selezionate•Connette ad altri moduli•Separa•Gestione dei Time out

Per realizzare:• POA•Sistemi informativi•IVR multilivello


VM Pro Wave editorRegistrazione messaggi tramite:

•Formato.wav da PC Multimediale•Microtelefono


VM Pro – Azioni casella postale

•Gestione della casella postale•Creazione di campagne interattive•Creazione di sequenze di domande/risposte con creazione di unico file vocale

Customizzazione della propria casellaCampagne automatiche Interviste Giochi a premi


VM Pro- Azioni di Telefonia

•Instradamento chiamata (vero/falso) tramite CLI•Instradamento diversificato in caso di non risposta,occupato, fuori servizio….(stato chiamata)•Trasferimento cieco e assistito•Modalità sussurrare che permette di ricevere un messaggio vocale per poter accettare o rifiutare la chiamata•Filtro di accesso (PIN) per conferenze

Gestione evoluta del flusso chiamate (IVR)Filtro per le chiamate entranti Gestione conferenze


VM Pro Azioni varie

•Invio registrazione via Email a destinazione definita•Gestione apriporta (max 2) con apri, chiudi e chiudi dopo 5 secondi•Impostazione (ora , destinatario e messaggio) allarme con cancellazione automatica •Invio messaggi a diffusione sonora•Utilizzo VB

Gestione EmailGestione tecnologici e allarmiVB scripting


VM Pro – Azioni di condizione

Instradamento chiamate in funzione di condizioni vere/falseServizi differenziati su base data/ora


VM Pro Azioni per le code

Gestione ottimizzata dei messaggi in coda

•Utilizzabile solo per gruppi•Info sul tempo medio previsto di permanenza in coda (ETA) •Calcolo basato sulle ultime chiamate (5-20) nell’ora precedente•Informazione sulla posizione all’interno della coda •Wav editor per la gestione dei messaggi.


VM Pro Accesso Data baseAccesso a Database di terze parti Supporta i formati ODBC e SQLNecessaria Licenza “VM PRO Database Interface Cod. 182298

Funzioni di :•Apertura•Lettura•Scrittura •Chiusura

Info su disponibilità magazzinoOrdini telefoniciPrenotazione ticket


Servizio Book Shop

Acquisto

Accesso DB

In codice


Applicazioni – Servizi al pubblico

Ritrovamento Bagagli – servizio Lost & Found•Servizio multilingua H24•Pin accesso ( nr. pratica)•Disponibilità bagagli (accesso a DB)•Notifica automatica ritrovamento.

•Raccolta annunci per periodici•Differente instradamento su base data/ora•Raccolta automatica di messaggi e dati •Analisi di congruenza fra numero digitato e CLI

•Prenotazione Taxi •Servizio accoglienza con gestione code e priorità•Comunicazione tempo massimo di attesa •Integrazione con sistemi GPRS •Instradamenti a Taxi liberi e/o + vicini•Registrazione chiamate


Applicazioni – Servizi al pubblico

•Ricerca centro assistenza via CAP•Interazione via DTMF•Accesso a database•Accesso a VM

•Prenotazione Ticket Cinema multisala•Info sulle proiezioni•Orari e disponibilità posti•Accettazione prenotazione•Conferma prenotazione e rilascio codice univoco

•Telelettura contatori•Riconoscimento codice utente (Accesso a DB)•Acquisizione consumi•Erogazione servizi accessori (info, segnalazione guasti…)•Registrazione segnalazioni•Statistiche.


Applicazioni – Servizi Aziendali

Gestione autistiRiconoscimento codice Autista (accesso a DB)Accesso a info su impegni programmatiPossibilità di accettare o rifiutareNotifica messaggio per memo

Allertamento reperibiliAccesso subordinato a PINInserimento data-ora aasociazione al reperibile di riferimento (accesso a DB)Rilascio info sul reperibileTrasferimento di chiamata al reperibile.


IP Office: Gestione FAX


IP Office Supporto FAX

VM PRO dispone di Fax detection automatica (Intuity Mode)•Instradamento Fax Calls di sistema (destinazione unica)•Instradamento Fax Calls tramite menù Azioni dell IVR (F)•L’utente può programmare un nr. alternativo per Fax tramite funzioni da telefono (*5 in modalità Intuity))•Instradamento fax in una rete SCN via IP•Supporto di fax Gr 3 o Fax server terze parti

Azienda produttrice

Prodotto fax

GFI Software GFI Fax

Captaris Right Fax

Fenestrae Faxanation

Equisys ZeetaFax

Fax terze parti supportati:


IP Office Supporto FAX-scenario

1. Chiamata fax indirizzata all’utente2. instradamento a VM PRO che rileva il tono Fax 3. lo instrada al Fax server connesso alle interfacce analogiche (il fax

server dispone di schede analogiche a bordo)4. Il Fax server è configurato per l’invio tramite Exchange 5. L’utente gestisce i propri fax tramite Outlook.


IP Office: Call recording


Call Recording

Utilizzo:– Istruzioni e procedure– training – Transazioni / accordi / ordini– Dispute / contenziosi– Monitor delle chiamate abusive– Segnalazione guasti– Richieste intervento.

Attivabile per:– Singolo utente– Gruppo– Codice Account– Identificativo chiamante– Fascia oraria.


Call Recording

Registrazione delle conversazioni con VM Pro1. Registrazioni manuali - tramite codice o tramite Phone

Manager Pro - con archiviazione nella propria casella o in quella del gruppo

2. Registrazione automatica con archiviazione nella casella di gruppo

3. Registrazione automatica in archivio VRL e gestione/ricerca evoluta mediante Contact Store.

Possibilità di erogare un messaggio (file.wav) che avverte il chiamante della registrazione della conversazione.

Settaggio della lunghezza massima di una registrazione (max 3600 sec).


Call Recording

Registrazioni manuali con integrazione in Phone Manager (abilitazione tramite tasto Funzione), Softconsole, terminali serie 44xx-64xx e DSS

Interrompiregistrazione

Attiva registrazioneAbilita tasti (Es Agent mode ….)

Archiviazione (impostabile dal Manager) nella casella dell’utente o del gruppo oppure in VRL

VRL = Voice Recording library


Call Recording

Registrazioni automatiche programmabili:• Per le chiamate in ingresso

• Per le chiamate in uscita

• Con profilo temporale

• Obbligatoria (se non ci sono risorse disponibili viene dato il tono di occupato )

• Percentuale delle chiamate ( dal 50 al 2 %).


Call RecordingCustomizzazione della funzione di Autorecord inserendo delle condizioni :

•Nome utente•Nome gruppo•Codice account •Calendario

Condizione


Gestione Call RecordingAscolto registrazioni tramite:

•terminale telefonico => via menù guidato•Phone manager => con tasti di funzione e visualizzazione info•Contact Store


Contact StoreApplicazione per la ricerca, gestione e play delle registrazioniNecessita di licenza specificaCreazione di DB (VRL), differente da quello del VMPRO, dove archiviare le registrazioni (partizione , unità HD, server diverso).Ricerca file tramite:

•Data/ ora inizio registrazione•Nome / numero dei partecipant•Durata•Destinatario•Tipo chiamata (ingresso /Uscita)


Contact Store

Applicazione WEB Based compatibile con Explorer 5.0 o sup.

Play

Messaggi

Ricerca

Occupazione memoria HD => 7,2 MB per ogni ora di registrazione


IP Office: Conference


• Non sono richiesti specifici apparati di conferenza (fino a 2 x 64 con IP412)• Semplice da usare (selezione del codici di partecipazione al conference bridge)• VoiceMail Pro + PIN code check per la sicurezza degli accessi e per la navigazione nel menù

Avaya IP Office Conferencing

VoiceMail Pro

Direttore vendite

Uff. Acquisti

Inserite il Vs. PIN code

Home Worker

Mobile Worker

Fornitorer

ISDNT1 / E1 / IP


Attivazione tramite Phone Manager

• IP Office Phone Manager Lite/Pro/IP offre la possibilità di gestire le conference calls in modo semplice

• Ring quando un partecipante viene inserito nella conference

• Messa in attesa automatica dei partecipanti

Conferencing

Lista dei numeri e nomi degli utenti attivi alla conference calll


VoiceMail Pro è un complemento alle funzioni di Conference bridge di IP Office attraverso:– Guida vocale ai partecipanti (es: selezione della conferenza da menu)

– Riconoscimento PIN codes per accesso sicuro

– Opzioni di trasferta all’operatore (se i partecipanti hanno problemi )

– Accesso alle conferenze subordinato a data/ora.

– CLI/ANI checking per ulteriore livello di sicurezza negli accessi al servizio

– Registrazione delle conferenze per gli assenti (WAV files)

VM Pro – Controllo Conferenze


VM Pro - Conferenze

Verifica PIN

Ricezione DTMF

Alla conference


Power Conferencing Web interface

Il supervisore può modificare lo stato dei partecipanti ( solo

ascolto,o ascolta e parla)

Web chat & comunicazioni con conference host

Visione di documenti come. PowerPoint salvati

come html

Vista in Real-time dei partecipanti con

stato

Necessita di licenza Conferencing Center cod. 182302


IP Office: Campagne


Campagne

Utilizzo:– Raccolta di interviste

– Richieste di documentazione

– Richieste intervento.

• Interfaccia WEB di gestione• Creazione campagne e messaggi• Scelta DTMF o Voce• Test azioni• Play back imput al chiamante

Permette di realizzare domande e risposte utilizzando voce o DTMFIl file viene registrato e utilizzato dall’agente per input in database o per attivare servizi


VM PRO: Caratteristiche


Caratteristiche Server

Applicazione Caratteristiche minime

Intel Pentium AMD

VM Lite/Pro 256 MB RAM2GB liberi su HD

1.4 GHz 1.4 GHz

VM Pro + IMS 512 MB RAM P4 2,8GHz Athlon XP3000 + Athlon 64 chips

VM PRO + IVR + TTS 512 MB RAM 20 GB liberi su HD

P4 2,8GHz Athlon XP3000 + Athlon 64 chips

VM PRO + Contact Store

512 MB RAM 20 GB liberi su HD

P4 2,8GHz Athlon XP3000 + Athlon 64 chips

Sistemi operativi: Windows 2000 SRV con Service Pack 4 + Internet Explorer 5.5.Windows XP Pro con Service Pack 2Windows 2003

Date post:	02-May-2015
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© 2005 Avaya Inc. All rights reserved. IP Office: Architettura Voicemail.

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