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Projet MED’REC(MEDication REConciliation)

L’initiative High 5s

Formation, 11 mai 2010

Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

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Le projet MED’REC

Le SOP (Standard

Operating protocols) L’évaluation ou processus du SOP Med’Rec Med’Rec / de conciliation

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Le projet MED’REC

Le SOP (Standard

Operating protocols) L’évaluation ou processus du SOP Med’Rec Med’Rec / de conciliation

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Stratégie d’évaluation

Le plan d’évaluation comprend :

1. Un recueil de données démographiques

2. Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec

3. Une évaluation de la performance

4. Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI)

5. Une évaluation de la culture de sécurité

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Stratégie d’évaluation

Le plan d’évaluation comprend :

1. Un recueil de données démographiques

2. Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec

3. Une évaluation de la performance

4. Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI)

5. Une évaluation de la culture de sécurité

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Les données démographiques

Objectif : comparer les résultats entre établissements

Outils : questionnaire de recueil des données démogra-phiques (annexe 5)

– A renseigner initialement puis 1 fois / an– A adresser à EVALOR

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Stratégie d’évaluation

Le plan d’évaluation comprend :

1. Un recueil de données démographiques

2. Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec

3. Une évaluation de la performance

4. Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI)

5. Une évaluation de la culture de sécurité

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Evaluation de la mise en oeuvre du SOP

Objectif : déterminer les conditions d’implantation du SOP(ressources, obstacles, impact perçu…)

Outils :- Autoquestionnaire (annexe 6) : à renseigner 6 mois après

le début de la mise en oeuvre (1ère partie) puis trimestriel-lement (2ème partie) puis au bout de 5 ans (3ème partie)

- Autoquestionnaire à adresser à EVALOR

- Interview (annexe 7) des principaux acteurs administratifs et cliniques par la HAS : 9 mois après le début de la mise en oeuvre puis annuellement dans 3 des 10 établissements participants

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Stratégie d’évaluation

Le plan d’évaluation comprend :

1. Un recueil de données démographiques

2. Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec

3. Une évaluation de la performance

4. Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI)

5. Une évaluation de la culture de sécurité

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Evaluation de la performance

Objectif : évaluer le degré d’implantation du SOP et l’impactsur les erreurs de médication

Outils : recueil et suivi d’indicateurs de performances

- MR1 : % de patients éligibles ayant bénéficié d’une conciliation dans les 24 heures

- MR2 : (nb de divergences intentionnelles non documentées / nb de patients éligibles) x 100

- MR3 : (nb de divergences non intentionnelles / nb de patients éligibles) x 100

- MR4 : (nb de patients ayant au moins 1 divergence non intentionnelle / nb de patients éligibles) x 100

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Evaluation de la performance

Données à recueillir pour le calcul des indicateurs :- nb de patients éligibles- nb de patients ayant eu une conciliation dans les 24h- nb de patients ayant eu une conciliation (qq que st le délai)- nb de divergence intentionnelles non documentées- nb de divergences non intentionnelles- nb de patients ayant au - 1 divergence non intentionnelle

Outil : tableau de recueil des données (annexe 8)

– Données à adresser 1 x / mois à EVALOR

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Stratégie d’évaluation

Le plan d’évaluation comprend :

1. Un recueil de données démographiques

2. Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec

3. Une évaluation de la performance

4. Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI)

5. Une évaluation de la culture de sécurité

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Analyse des causes d’EI

Objectif : identifier les éventuelles défaillances existantes au

niveau du processus Med’Rec

Les étapes :

1. Identification d’un EI

2. Analyse préalable

3. Analyse des causes simplifiée ou exhaustive

4. Recueil des données minimum

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Analyse des causes d’EI

Identification d’un EI

1. Déclaration spontanée des EI à la cellule de gestion des risques

2. Recherche active ‘d’EI déclencheurs’ par une revue rétrospective des dossiers médicaux

Outils : liste des EI déclencheurs (prompts)

- TAS de 20 dossiers patients sortis / mois

- Identification des dossiers pour lesquels on retrouve 1 ou plusieurs EI déclencheur(s)

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Analyse des causes d’EI

Identification d’un EI

Les EI déclencheurs (annexe 9) :

- AVC survenu en cours d’hospitalisation (ischémique ou hémorragique)

- Transfert inattendu dans une unité de soins plus intensif

- INR > 6

- Glycémie < 0.5 g/L (2.77 mmol/L)

- Décès inexpliqué ou inattendu

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Analyse des causes d’EI

Analyse préalable

1. L’EI est-il lié à l’administration ou à l’omission d’un traitement ?

2. Si oui, l’EI est-il lié au processus de prescription à l’admission ?

3. Le patient a-t-il subi un préjudice (incluant le décès) ?

Outils : Fiche d’enregistrement de l’analyse des dossiers (annexe 11)

Si oui aux questions 1, 2 et 3 :

réalisez une analyse des causes

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Analyse des causes d’EI

Analyse des causes

L’analyse des causes peut être :

- Simplifiée (si préjudice temporaire)

- Exhaustive (si préjudice permanent ou décès)

Analyse des causes d’un EI par la méthode ALARM

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Analyse des causes d’EI

Recueil des données minimum

Si analyse des causes de l’EI simplifiée ou exhaustive

Outils (annexe 12) :

- Questionnaire EA-A : à renseigner quel que soit le SOP

- Questionnaire EA-B : à renseigner si un dispositif médical est impliqué dans l’EI

- Questionnaire EA-D : à renseigner pour le SOP Med’Rec

- A adresser à EVALOR dans les 3 mois suivant la survenue de l’EI

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Nature et rythme des données recueillies

Nature Rythme de recueil

Données démographiques Avant, puis 1x / anEvaluation de la mise en oeuvre- Autoquestionnaire Au bt de 6ms ps ts les 3 ms- Interviews Au bt de 9ms ps 1x / an

Evaluation de la performance= données permettant de calculer Régulièrement/1-5 jrsles 4 indicateursAnalyse des causes des événements Au fur et à mesure

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Circuit des données

Recueil des données

Remplissage de questionnaires

Contrôle qualité des données Traduction des données narratives

Calcul des indicateurs de performance

Anonymisation complète des données

Hôpitaux

Evalor

Transmission des donnéesHAS + collaborative center

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Gestion du projet Med’Recau sein

des établissements participants

L’accompagnement par EVALOR

Formation, 11 mai 2010

Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

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Le contexte organisationnel

– La structure régionale EVALOR et la HAS gèrent l’ensemble du projet Med’Rec

– Au sein de chaque établissement participant, des groupes projets gèrent la mise en oeuvre et l’évaluation du SOP Med’Rec

– EVALOR accompagne les établissements pour faciliter la mise en œuvre du SOP, traiter les données d’évaluation et les transmettre (HAS, centre collaborateur)

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Le principe organisationnel

– L’équipe Med’Rec au sein d’EVALOR est constituée de :

1. Un référent pour chaque établissement (FE ou NT)

2. Un chargé de projet (SG)

3. Une secrétaire (Noëlle Antoine)

– Chaque établissement sera accompagné individuellement par un référent

– Un contact téléphonique est possible à tout instant avec l’équipe Med’Rec d’EVALOR

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Les référents EVALOR par établissement

La répartition des référents par établissement est la suivante :

CHU de Grenoble NT

CHU de Nîmes NT

CH de Compiègne FE

CH de Mont de Marsan FE

Association cliniques de la croix blanche (Moutier Rozeille) FE

CH St Marcellin NT

GH 3 BLM NT

CHU de Strasbourg FE

CH de Lunéville NT

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Les 3 phases du projet

1. La phase préparatoire :

Création du groupe projet, établissement du plan de mise en œuvre, analyse préliminaire des risques, réunions de formation / information …

2. La phase pilote :

Mise en œuvre du SOP Med’Rec dans un site pilote, données d’évaluation recueillies mais non transmises au centre collaborateur

3. La phase ‘réelle’ :

Eventuelle extension du SOP à d’autres sites, données d’évaluation recueillies et transmises au centre collaborateur (entrée dans le projet au niveau international)

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– Envoi d’un ‘Carnet de Route’ au chef de projet de chaque établissement par EVALOR

– 1er contact téléphonique entre le référent EVALOR et le chef de projet de l’établissement permettra d’expliciter ce carnet de route

– Le carnet de route = sorte de ‘chemin clinique’ du projet Med’Rec qui permet au chef de projet de l’établissement d’identifier clairement toutes les étapes et de les renseigner au fur et à mesure

– Visite sur site pour formation initiale au projet, et à la méthode d’analyse des causes

– Mise à disposition de documents relatifs au projet

Les 3 phases du projet 1. La phase préparatoire

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- Contact téléphonique programmé et hebdomadaire entre le chef de projet de l’établissement et son référent EVALOR

- Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment

- Communication possible par une boite mail ‘Med’Rec’

- Visite sur site si difficulté, à la demande de l’établissement

Les 3 phases du projet 2. La phase pilote

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- Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de l’établissement et son référent EVALOR

- Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de l’établissement et SG pour le recueil des données d’évaluation

- Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment

- Communication possible par une boite mail ‘Med’Rec’

- Visite sur site si difficulté, à la demande de l’établissement

Les 3 phases du projet 3. La phase ‘réelle’

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Partage des responsabilités (1)Les établissements participants

- Constituer un groupe projet qui assure la gestion du projet (mise en oeuvre et suivi)

- Mettre en oeuvre le SOP Med’Rec au niveau d’un site pilote puis l’étendre

- Analyser les causes des EI liés au SOP survenus

- Recueillir les données d’évaluation : démographique, autoquestionnaire de mise en oeuvre, données de performance, questionnaires d’analyse des EI (EA)

- Transmettre les données d’évaluation à EVALOR

- Participer à la communauté d’apprentissage “on line”

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Partage des responsabilités (2)EVALOR

- Recruter les établissements participants

- Organiser la formation des professionnels concernés

- Assurer l’accompagnement des établissements

- Récupérer les données d’évaluation

- Assurer le contrôle qualité des données et la traduction des données narratives

- Transmettre les données d’évaluation anonymisées à la HAS et au centre collaborateur

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Partage des responsabilités HAS

1. Le choix des solutions et l’organisation

2. La construction de partenariats opérationnels avec les SRE et autres organisations concernées avec définition d’un partage de charges-; collaboration HAS EVALOR étroite dans cette phase de démarrage : exemples

– Elaboration de critères de sélection des établissements – Recrutement des établissements de santé– Suivi de la phase de pré-test :

3. Le pilotage national

4. La communication et promotion du projet, valorisation, partage d’expériences

– Le retour périodique d’information aux tutelles et autres partenaires concernés

– Des actions de valorisation des établissements– Copilotage avec Evalor du comité par solution

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Partage des responsabilités HAS

5. Participation à la coordination internationale– Participation au Steering Committee et à ses 4 sous-comités

« event analysis », évaluation, « collaborative learning »,communication

– Collaboration avec Westat : questionnaire mesure de la culture de sécurité

6. Développement, gestion, animation de la plateforme nationale du site High 5 – Validation avant mis en ligne des CR de réunion, d’outils

développés par les ES, de dossiers documentaires….– Fonctionnement en réseau (« online learning community »)

7. La centralisation des données au sein de la plateforme nationale, validation et envoi des données agrégées à la Joint Commission (Centre OMS)

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Le centre collaborateur OMS- Joint Commission

– L’administration et la coordination du projet– Le développement des outils pédagogiques– La formation des responsables des LTA– Le développement de boites à outils par solution– Le développement d’outils et de soutien

méthodologique pour le recueil des données– Le développement d’une plateforme web High 5– Le développement et le soutien d’une communauté

d’apprentissage « online »– La gestion des données– L’analyse des données et le retour d’information aux

trois mois aux établissements participants

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Planification MED'REC : mai 2010 à décembre 2011

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août

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févr

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mar

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avril

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PHASE PREPARATOIRE

PHASE PILOTE

PHASE "REELLE" DU PROJET

Recueil de données (indicateurs

MR)Autoquestionnaire

Questionnaires EA

Questionnaire démographique

Ponctuellement

Partie 1 Partie 2 Partie 2