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Procure to Pay

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NetSuite Version 2021.1

采购到付款

快速参考指南

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快速参考指南 2

流程图

Purchaser

采购员

Inventory Manager

仓管及物控

Chief

Executive

Officer

(CEO) 总裁

Purchase

Manager

采购经理

Administrator

管理员

Financial

Manager or

AP/AR

Accountant

财务经理或者

往来会计

Manage Vendor Master

管理供应商主数据

Needs Receiving?

需要收货

Record Bill Payment(s)

记录应付账单付款

Create & Edit Purchas Orders

创建采购订单

Create & Edit Vendor Bills

录入供应商发票

Receive Purchase

收货

Yes

Yes

No

Items Acceptable?

货品合格

Yes

Return to Debit

退货到供应商No

Define Purchasing Strategy

定义采购策略

Review A/P Aging

查看应付账龄

Purchasing Reporting

采购报告

Approve

审批

Stop

停止No

快速参考指南 3

目录

快速参考指南 ..................................................................................................................................... 1

浏览快速参考指南 ...................................................................................................................................... 1

流程图......................................................................................................................................................... 2

目录 ................................................................................................................................................... 3

供应商管理 ................................................................................................................................................. 5

新建供应商记录 ................................................................................................................................................................... 5

从供应商记录新建联系人 ................................................................................................................................................... 9

供应商仪表板 ..................................................................................................................................................................... 11

采购 ...........................................................................................................................................................12

输入采购申请 ..................................................................................................................................................................... 12

批准/拒绝采购申请 ........................................................................................................................................................... 14

输入订购单 ......................................................................................................................................................................... 16

订购单批准 ................................................................................................................................................18

关闭采购订单 ..................................................................................................................................................................... 20

接收订购单 ................................................................................................................................................21

接收货品 ............................................................................................................................................................................. 21

接收部分订购单 ................................................................................................................................................................. 23

联系供应商 ......................................................................................................................................................................... 24

创建供应商账单 .........................................................................................................................................25

为采购订单开票 ................................................................................................................................................................. 25

从采购订单记录开票 ......................................................................................................................................................... 27

从货品收据开票 ................................................................................................................................................................. 28

输入独立账单 ..................................................................................................................................................................... 29

输入部分账单 ..................................................................................................................................................................... 30

记住供应商账单 ................................................................................................................................................................. 31

批准账单 ............................................................................................................................................................................. 33

快速参考指南 4

支付账单 ....................................................................................................................................................34

设置应付账款账龄提示 ..................................................................................................................................................... 34

将信贷应用于账单 ............................................................................................................................................................. 35

处理付款（批量付款） ..................................................................................................................................................... 36

处理付款（单笔付款） ..................................................................................................................................................... 37

支付单个供应商 ................................................................................................................................................................. 38

账龄分析 ....................................................................................................................................................39

关键报告 ....................................................................................................................................................40

查看采购报告 ..................................................................................................................................................................... 40

查看应付账款报告 ............................................................................................................................................................. 41

查看自定义报告 ................................................................................................................................................................. 42

关键绩效指标 ..................................................................................................................................................................... 46

快速参考指南 5

供应商管理

新建供应商记录

供应商可以是企业或个人，向您提供运行业务所需的货物或服务。供应商记录跟踪所有联系人、

财务和通信详细信息，以及您的交易历史记录。

供应商信息由系统管理员管理维护。应付/应收会计和采购员保持对已批准供应商的控制，并确保

维护正确的供应商详细信息。批准流程可以离线操作。

供应商记录必须在处理账单或其他应付账款交易之前创建。为确保具有竞争力的定价和可靠的供

应商服务，企业应定期审查供应商名单。

示范做法是

• 利用供应商绩效记分卡来识别欠佳的供应商服务

• 系统管理员需要注册包括供应商的 EFT /银行帐号/VAT 号码。

步骤

1) 输入新数据之前执行全局搜索以查找任何现有供应商记录并避免重复。

2) 如果供应商不存在，请将鼠标悬停在 并选择单击新建 。

注意：如果供应商选项不存在，个性化新建菜单设置并选择供应商。

或导航至 供应商 > 列表 > 供应商 > 新建。

3) 导航到主要信息子标签。

4) 选择供应商是 公司还是 个人。

5) 在公司名称字段中输入供应商的名称。

选项一 : 如果供应商是公司

快速参考指南 6

a. 输入公司名称。

选项二: 如果供应商是个人

a. 请输入供应商的名字、中间名首字母和姓氏，以及他们的职务。

6) （可选）请选择一个类别。

7) 输入供应商的电子邮件，电话和传真等信息。

注意：NetSuite 使用该电子邮件作为电邮交易确认的默认地址。

8) 选择一个主要附属公司 。

注意：一旦有交易过账到该供应商，附属公司将无法更改。

9) 输入关于此供应商任何值得注意的备注。

10) 在子公司子标签下，添加与此供应商关联的其他附属公司。

11) 添加其余供应商信息之前单击 。

12) 导航到财务子标签。

13) 在账户信息部分中，验证/输入法定名称。

14) 如果供应商已向您发出要使用的账号，请输入银行账户。

注：此号码出现在订购单页面上的供应商编号字段中。

15) 输入其他账户信息，例如：

• 默认支出账户 - 完成订购单或账单的“费用”子标签时将显示此项。

• 默认应付账款账户 - 这将在该供应商的应付账款交易中默认显示。

• 主要币种 - 这将在该供应商的应付账款交易中默认显示。

• 账期 - 这将在该供应商的应付账款交易中默认显示。

快速参考指南 7

• 信用限额 - 当您的购买使您达到/超过此供应商的限额时，可以提醒您。

16) 输入供应商的税号（增值税注册号码）并勾选 1099 合格（如果适用）。

17) 在供应商账单匹配部分中，输入供应商账单 – 采购订单和供应商账单 - 货品收据的金

额：

• 数量容差

• 金额容差

• 数量差异

18) 导航到财务 > 货币子标签，为此供应商选择其他交易货币。

19) 导航到财务 > 定价安排子标签，单击 以定义此供应商的数量定价表。

20) 导航到财务 > 事务处理子标签以查看与此供应商关联的交易。

21) 导航到沟通子标签并输入消息、活动和用户备注。输入每条记录后单击 。

22) 要输入联系人，请使用联系人子标签，然后单击 以输入供应商联系信息。

请参阅下面的从供应商记录新建联系人中的步骤。

23) 导航到关系子标签以包含其他关系，例如客户、合作伙伴或其他名称。

24) 导航到地址子标签。

25) 勾选 默认发运和/或默认签发账单以指明适当的默认地址设置。

26) 输入此供应商地址的标签（参考标题），并单击编辑 以输入地址详情。

27) 选择国家 ，并输入地址详情。单击

注：（仅限美国）输入邮政编码，按下 Tab 键自动填充城市和州/省字段。

28) 一旦您开始向此供应商采购，财务 > 事务处理和货品子标签将列出 AP 交易和已经向该

供应商采购的货品。您也可以导航到购买历史记录子标签以获取此信息。

快速参考指南 8

29) 单击 。

快速参考指南 9

从供应商记录新建联系人

如果供应商记录类型选为“公司”，则新联系人将添加到现有供应商记录。

步骤

1) 执行搜索以找到与新联系人关联的供应商记录。使用前缀 ven：

2) 单击 > 。

3) 完成以下主要信息字段：

注：联系人字段必须留空。该字段在输入姓名时自动填写。

• 角色

• 先生/女士…

• 名称（名字、中间名、姓氏）

• 职务

• 类别

4) 完成以下电子邮件 | 电话 | 地址字段：

• 电子邮件

• 主要电话

• 传真

注：其他电子邮件 | 电话 |地址字段在您编辑联系人记录时显示。

5) 导航到关系子标签并选择以下字段：

• 主管

• 助理

6) 导航到地址子标签以定义个人的其他地址。

快速参考指南 10

7) 导航到“市场营销”子标签并选择销售线索来源、促销活动事件。

8) 单击 。

快速参考指南 11

供应商仪表板

供应商仪表板是从所有供应商记录中提取的供应商数据的概览视图，无需单独搜索记录。 供应商

仪表板显示与每个供应商相关的关键绩效指标（KPI），趋势图，报告快照和报告。

步骤

1) 对供应商执行全局搜索，然后单击搜索结果旁边的查看仪表板 。

或

从供应商记录中，单击供应商名称上方的查看仪表板

2) 默认情况下，供应商仪表板包含以下门户组建：

3) 供应商门户组建显示有关供应商记录的摘要信息，并包括查看或编辑供应商记录更新信息

的按钮。

• 关键绩效指标门户组建显示供应商的重要摘要数据。

• 供应商仪表板门户组建显示与供应商相关的报告的链接，以及为供应商创建新活动或

事务的链接。

• 交易门户组建显示有关最近供应商事务的信息。

4) 单击个性化以添加其他内容和图形。

快速参考指南 12

采购

输入采购申请

采购申请是记录需要进行的购买交易。 该请求详细说明了所需货品和货品的预期价格。 在采购申

请需要成为实际购买之后，必须将请求转换为采购订单。

当采购申请获得批准后，它将自动成为采购订单。 采购申请可以由员工中心的员工发起。 您还可

以通过直接在采购订单上填写员工姓名来代表员工输入请求。

步骤

1) 登录您的员工中心角色。

2) 在首页仪表板 > 员工中心 – 主要连接的门户组建，单击采购申请 > 输入采购申请

。

3) 验证采购订单请求的日期。

4) 选择此采购申请的供应商 。

如果要输入员工的采购申请，请选择员工 姓名。

5) 选择此位置 。

6) 选择货币 并查看汇率。

7) 输入您需要交付货品的接收日期。 供应商将在采购订单上看到此日期。

注：这并不保证或强制供应商在此日期之前交货。

8) 输入备忘录以描述采购订单的原因。

9) 导航到货品 > 货品子标签。

10) 从下拉列表中选择或输入需要采购的货品 ，或者点击 以选择多个货品。

11) 若适用，请选择部门和类。

12) 输入每个费用行项目，输入数量和单位（如果适用）并验证费率或输入新值。

注：计算总金额（数量*费率）并显示在金额字段中。

快速参考指南 13

13) 单击 。

14) 导航到开票子标签并确认供应商地址。

注：单击或选择供应商选择 字段中的 - 新建 - 选项，以同时向采购订单和供应商

记录添加新的开票地址。 要为此采购订单创建一个不会添加到供应商记录的一次性

地址更改，请选择 - 自定义 - 。

15) 查看条款。

16) 导航到发运子标签。

17) 若要将此采购申请发送给客户，请在收货方中选择它们。

否则，在选择付运目的地中选择一个地址。

18) 导航到沟通子标签。

19) （可选）将采购订单保存在要批准的待打印/待发电子邮件/待发传真的队列中 。

20) 点击 。

快速参考指南 14

批准/拒绝采购申请

超过员工采购限额的采购请求在发送给供应商之前需要主管批准。主管还可以拒绝采购请求，将

其发送回员工进行审核。如果采购申请总额小于或等于员工的采购限额，则该申请将被自动批

准。

当采购申请获得批准时，它将自动成为采购订单。

• 使用仪表板让审批者接收待审批采购的更新。

• 使用仪表板让员工接收其采购申请状态的更新

批量审批步骤

1) 导航到总览仪表板的提示门户组件并选择采购要求 待核准。

2) 勾选要批准的采购申请。

3) 单击

单独审批步骤

1) 选项一：导航到总览仪表板的提示门户组件并选择采购要求 待核准。

a. 从列表中找到购买请求并单击日期

选项二：全局搜索以定位采购订单

2) 选项一：批准采购申请

a. 点击

注：一旦采购申请获得批准，它将成为采购订单，并从批准列表中删除。

选项二：拒绝采购申请

快速参考指南 15

a. 点击 。

b. 在消息字段中输入拒绝原因。

注：此信息将通过电子邮件发送给提交采购申请的员工。

c. 点击击 。

快速参考指南 16

输入订购单

订购单可授权供应商为贵公司提供货品、物料或服务。您可以跟踪预计将收到的货品和已收到的

货品。

员工可以通过员工中心或用户界面输入购货申请。

采购员角色将进入采购订单以采购货品。

一旦购货申请获得批准，它就成为发送给供应商的订购单。

往来会计和财务经理可以检查记录。通过” 输入采购订单” 为每个供应商输入采购订单。

步骤

1) 导航到 和 单击

注意：若未显示该按钮，请个性化创建新栏设置并选中采购订单。

----------------------- 或者 ----------------------------

对于购货申请，请登录到员工中心并选择输入购货申请链接。

2) 选择此项采购的供应商 。

如果您要为员工输入购货申请，请选择员工 姓名。

3) 输入您需要货品交付的收货日期。供应商将在订购单上看到此日期。

4) 输入备注来说明订购单的原因。

5) 查看分类部分并选择适当的部门 、类别 和地点 。

6) 选择货币 和汇率。

7) 订购单用于费用时，请导航到货品子标签 > 费用子标签。

8) 为此费用选择费用类别（如果适用）或总分类账科目 。

9) 输入此费用的金额。

10) 如果此费用用于特定客户或项目，请选择客户：项目 。

11) 如果您希望将此货品的成本开票给所选客户，请勾选可开票 复选框。

12) 在输入每个费用行项目后单击 。

13) 订购单用于供应商货品时，导航到货品子标签 > 货品子标签。

14) 输入或选择需要采购的货品 。

快速参考指南 17

15) 输入数量和单位（如适用）并验证价格或输入新值。

注：系统会计算总金额（数量*价格）并显示在金额字段中。

16) 如果此费用针对特定客户，请选择 客户：

17) 如果您希望将此货品的成本开票给所选客户，请勾选可开票 复选框。

18) 勾选 匹配账单与收据复选框以将订单收据与供应商账单进行匹配。

取消勾选 以根据订购单行生成差异过账。

注：如果供应商账单价值与相应货品收据价值不同，则会生成账款差异。

19) 在输入每个行项目后单击 。

20) 导航到签发账单子标签并确认供应商地址。

注：单击 以添加新地址或选择 - 自定义 - 为这一个订购单添加单个地址。

21) 导航到沟通子标签，将订购单保存在稍后 待打印队列中。

22) 单击 。

快速参考指南 18

订购单批准

采购订单需要审批。通常分为两种情况：

• 如果没有采购经理角色，则财务经理需要审批采购订单。这种情况下，员工主数据上设置

的采购审批人应为财务经理。

• 如果存在采购经理角色，则采购经理应首先批准采购订单，然后流转到财务经理。

当采购订单需要他们审批时，采购审批人需要通过仪表盘和邮件通知得到审批提醒。

订购单批准工作流确定订购单请求的正确审批路径。路径基于分配给主管或购买批准人的购买批

准限制。一个请求可能会经过多个批准人，直到它到达能够涵盖请求总额的最高批准人。

如果业务规则需要审批路径，则将使用批准工作流。

步骤

1) 返回到 首页仪表板。找到提示门户组件。

单击待批准购货申请链接。

----------------------- 或者 ----------------------------

快速参考指南 19

登录到员工中心并选择批准购货申请链接。

2) 找到待批准的购货申请。单击日期超链接查看请求详情。

3) 验证信息是否正确。

选项一：批准购货申请的步骤：

1. 单击 。

注：购货申请必须处于“查看”模式才能显示此按钮。

选项二：拒绝购货申请的步骤：

1. 单击 。

2. 在您的留言字段中输入拒绝原因。

3. 单击 。

注：系统会给请求者发送电子邮件通知，告知他们购货申请被拒。

快速参考指南 20

关闭采购订单

当您不希望收到采购订单中的全部或部分项目时，您需要关闭订单。在 NetSuite 中，采购订单可

以按记录关闭。

步骤

1) 选项一：导航到供应商>采购>输入采购订单>列表。

a. 找到要关闭的采购订单，然后单击查看

选项二：全局搜索以定位采购订单记录

2) 点击 关闭整个事务处理。

3) 页面将显示关闭确认信息。

快速参考指南 21

接收订购单

仓管及物控可以创建入库单，入库单对于实体库存货品是必要的步骤，但对非库存和服务类货品

是可选步骤（只有当“可被发货/收货”选项被选中时）。 可以从“采购订单”页面或“接收订

单”页面创建货品收货/交货凭证。 可以从库存管理器仪表板轻松访问这些功能。

接收货品

接收至当前库存位置 - 货品收据应将收据记录到 NetSuite 中的相应库存位置。一旦收到，订购

单状态就会更改为待开票。示范做法是利用“待开票的订购单”仪表板提醒来确定待开票采购。

下列步骤基于主要货品收据表单。

步骤

1) 在提示门户组件中，单击待接收订单链接。

2) 选择您正在接收其货品的供应商 ，此时将显示所有未结采购。

3) 从列表中找到订购单号并单击接收超链接。

将出现货品收据页面。

4) 导航到货品和费用子标签。

5) 勾选 按行计算到岸成本复选框以定义每个货品的成本类别和金额。

如果不需要，请取消勾选 。

6) 导航到货品和费用 > 货品子标签。

快速参考指南 22

7) 勾选每个已接收行项目的 接收复选框。

货品不存在则取消勾选 。

8) 验证数量和目标位置

注：未收到的任何货品将保留在未结的订购单上，并可以在以后接收。

9) 如果勾选 按行计算到岸成本，请单击 以定义每个货品的成本类别和金额。单击

，然后单击 。

如果不需要，请取消勾选 。

10) 导航到货品和费用 > 费用子标签。

11) 根据情况勾选每个费用账户的 标为已收到复选框。

如果不需要，请取消勾选 。

12) 单击 。

快速参考指南 23

接收部分订购单

如果仅收到采购订单的一部分，则指明收到的内容并根据这些数量对订单进行计费。

步骤

1) 导航到供应商 > 采购 > 接收订单

或

从提示门户组建，单击订单待接收。

2) 从接收订单列表中找到订单，然后单击接收。

3) 在货品收据页面上，接受或输入您稍后可以在参考编号字段中引用此部分收据的编号。

4) 查看以下字段中的信息并根据需要进行更新：

• 供应商 - 填写采购订单的供应商

• 订单号 - 您收到的订单的采购订单编号

5) 输入收到订单的日期。

6) 选择过帐期间。

7) 输入简短的备注。

8) 在货品子标签，选中待接收货品旁边的接收列。

9) 在数量列中，输入您在此货件中收到的金额。

10) 导航到费用子标签。

11) 选中您要接收的费用旁边的标记。

12) 点击 。

快速参考指南 24

联系供应商

发现损坏的物品时，会联系供应商以发出退货。

步骤

1) 导航到包含损坏货品的货品收据。

2) 导航到沟通 > 消息。

3) 单击电子邮件。

4) 导航到收件人子标签。

5) 在收件人字段中选择要发送电子邮件的联系人，或输入电子邮件地址。

6) 在复制其他人列中，选择要包含在此消息中的其他人。

在电子邮件字段中，输入电子邮件地址（如果不存在）。

选中抄送框以复制此联系人，或选中密件抄送框以复制该联系人。

7) 为每个联系人单击添加。

8) 导航到消息子标签。

9) 要在此消息中使用电子邮件模板，请选择模板类别，然后选择模板。

10) 在主题字段中，输入此消息的主题。 此字段是必填字段。

11) 检查请求已读回执以请求来自各个收件人的已读回执。

12) 使用字段类型字段和插入字段在消息中添加字段标记。

13) 在消息字段中，输入您的电子邮件。

若选择了模板文件，则可以在此字段中编辑消息。

14) 导航到附件子标签。

15) 在附加文件列中，从文件柜中选择要附加到此消息的文件。

选择新建以从硬盘驱动器上载新文件。

注：电子邮件附件必须为 5MB 或更小。

16) 单击合并和发送。

快速参考指南 25

创建供应商账单

采购人员或 AP / AR 往来会计角色可以通过多种方式创建供应商账单，包括：

• 通过“购买订单开票”页面批量开票。

• 通过采购订单或相关的项目收据对单个订单进行开票

• 在不需要采购订单的情况下给供应商开票

当采购订单正在等待结算时，采购和 AP / AR 会计和财务管理角色会通过仪表板警报通知，以减

少查找待处理帐单所需的时间。

为采购订单开票

为订购单开票表明您已收到供应商发来的购买货品的发票。此任务会在应付账款中创建账单。

利用“待开票的订购单”仪表板提醒来确定待开票采购。这提供了实时通知，将减少采购和应付

账款部门查找待处理账单所需的时间。

供应商账单将需要会计经理、财务总监或首席财务官批准。

共享供应商账单费用分配不适用于存货货品或具有摊销表的货品/费用。

快速参考指南 26

步骤

1) 在提示门户组件中，单击待开票的订购单链接。

2) 选择供应商 以筛选列表。

选项一：批量为订购单开票：

1. 找到您想要开票的订购单记录并勾选 开票复选框。

注：所有订购单必须与同一供应商关联并组合在一张账单上。

2. 单击 。

选项二：为一张订购单开票：

1. 找到您想要开票的订购单记录并勾选 开票复选框。

2. 单击 。

3) 输入此交易的参考编号，例如供应商的发票号。

4) 验证将受该交易影响的应付账款科目 ，如有必要请修改。

5) 验证此账单的日期和过账期间，如有必要请修改。

6) 验证地点 。

7) 查看审批状态 。

8) 输入将出现在应付账款登记册第二行的备注。

9) 导航到签发账单子标签。

10) 选择/验证期限 。

注：期限控制到期日期。请确保信息填写正确，因为这将输入到名为待付账单的提

示中。

11) 导航到费用和货品 > 费用子标签并查看列出的行项目。

12) 验证总分类账科目 和金额。

13) 导航到费用和货品 > 货品子标签并查看列出的行项目。

14) 确认要开票的数量、单位 价格和金额。

15) 单击 。

快速参考指南 27

从采购订单记录开票

1) 执行采购订购单编号的全局搜索。

或

在提示门户组建中，单击订购单待开票，然后单击要开票的采购订单日期。

2) 单击开票。

3) 从上面的为采购订单开票中的步骤 5 开始操作。

快速参考指南 28

从货品收据开票

创建货品收据时，可以选择保存收货并同时创建帐单，而不是仅保存项目收据。

步骤

1) 根据接收订购单货品中的步骤创建货品收据。

2) 单击 。

3) 从上面的为采购订单开票中的步骤 5 开始操作。

快速参考指南 29

输入独立账单

在账单从供应商处抵达时输入账单以跟踪您的应付账款，并在到期时从应付账款列表中进行支

付。然后，用户可以在账单周期的任何时间准确了解您的应付账款。

如果已经为这些费用和货品输入订购单，则不使用此选项。例如，水电账单。

步骤

1) 通过搜索查找供应商记录。单击供应商记录名称。

2) 单击 > ，然后从上面的为采购订单开票中的步骤 4 开始操作。

快速参考指南 30

输入部分账单

在账单页面中，用户可以在保存记录之前进行更改。

步骤

1) 在全局搜索中寻找供应商帐单参考编号或 NetSuite 分配的供应商帐单编号，寻找现有的账

单。

2) 单击账单。

3) 单击【编辑】以进行所需的更改。

4) 单击【保存】。

快速参考指南 31

记住供应商账单

用户可以在 NetSuite 中记住供应商账单，以便他们定期复发。

选择交易是自动发布还是发送提醒以发布。 设置交易应发生的频率并设置过帐选项。 用户可以指

定交易应该永久重复或设定次数。

步骤

1) 执行全局搜索寻找供应商账单。

2) 单击【编辑】。

3) 从操作下拉菜单中，选择记住。

当页面打开时，账单中的供应商信息将自动填充。

4) 输入描述性名称。

5) 选择以下两个选项之一：

• 提醒我 - 将在账单到期时发送提醒，提示您在保存之前查看和编辑。

• 自动 - 账单将自动发布。

6) 在频率字段中，选择一个选项：

• 期间开始 - 记住在每个期间的第一个日期到期的期间实例。 这可以用于与每个月的

第一天不对应的时段。

• 自定义 - 定义重复周期，例如天数，周数，月数或年数。

o 单位中的自定义 - ，用户可以在自定义重复模式子标签的日期字段中输入日

期。 然后，剩余数量字段将跟踪您添加的日期数。

o 选中覆盖过帐日期以输入每个重复日期的过帐日期。

注：- 如果选择了提醒我，则频率将确定您收到提醒的频率。- 如果选择自动，则频

率确定事务发生的频率。

7) 选中在锁定期间允许过帐以使交易过帐到锁定交易的会计期间。 您必须具有覆盖期限限制

权限才能选中此框。

快速参考指南 32

注：选中此框后，即使启动交易的用户没有覆盖期限限制权限，记忆的交易也可以

在锁定期间过帐。 交易永远不能在封闭期间过账。 如果记忆交易的过账日期处于已

关闭的期间，则会过账到下一个未结期间。

8) 检查覆盖过帐日期以防止事务在创建日期过帐。 如果选择此选项，则用户必须执行以下操

作：

• 在下一个日期字段中，输入要生成事务的下一个日期。

• 如果您希望自动进行此交易，则必须在此处输入下一个日期。 如果您未输入下一个

日期，交易将不会自动发布。

• 在下一个日期旁边的过帐字段中，输入您希望交易过帐的日期。

o 例如，今天的日期是 7 月 15 日。 您希望第一个交易在 7 月 16 日生成并在

7 月 20 日发布。 选中覆盖过帐日期框并在下一个日期字段中输入 7 月 16

日，在下一个日期旁边的过帐字段中输入 7 月 20 日。

9) 用户只能在频率为每月两次的情况下在后续日期字段中设置日期。

10) 启用后续日期字段后，用户还可以输入单独的日期来生成和发布后续交易。

11) 选择以下两个选项之一：

选项一 : 单击“永远提醒”此交易将无限期重新发生，并在每次到期时提醒此交易。

a. 如果选择了自动和永远提醒，则即使您不必手动保存，也会发送此交易的提

醒。

选项二: 单击“剩余数量”以自定义重新发生的事务数。 然后，在右侧的字段中输入相应

的数字。

12) 检查记忆交易的更新价格使用当前截至创建交易日期的销售定价。

13) 检查记忆交易的更新地址，以使用截至创建交易日期的最新客户电子邮件，传真和地址

信息。 此选项仅适用于客户记录中的地址。 另外，必须手动更新任何其他地址，例如要通

过电子邮件发送列表中包含的地址。

14) 单击【保存】。

快速参考指南 33

批准账单

您可以请求批准供应商账单处理。如果您需要在发出付款之前进行批准，则可以验证开票金额和

数量。一旦供应商账单正确反映已收到的货物的价值，则可以批准账单并发送付款给供应商。

步骤

1) 在提示门户中，单击待批准账单链接。

2) 选择供应商 以筛选列表。

选项一 : 批量批准账单：

a. 找到您想要批准的账单记录并勾选 批准复选框。

b. 单击 。

选项二: 批准一张账单：

a. 找到想要批准的账单记录，并单击关联的日期超链接。

b. 单击 。

c. 选择新的批准状态 （已批准或已拒绝）。

d. 单击 。

快速参考指南 34

支付账单

财务经理或往来会计可以针对供应商账单的付款申请创建账单支付。 账单支付可以应用于一个或

多个供应商账单。 如果只有一笔付款应用于一个帐单，请直接从“供应商帐单”屏幕创建帐单付

款。

财务经理或往来会计可以录入供应商预付款，可以应用供应商预付款到供应商账单。

设置应付账款账龄提示

仪表板提示会提醒应收的供应商账单的采购和应付账款。

请按照以下步骤添加这些提示。

步骤

1) 导航到主页仪表板 > 提示门户组建。

2) 单击 > 设置。

3) 输入 = 全部并在搜索中输入账单。

4) 单击或拖动以添加任何与帐单相关的提醒。

5) 在当前选择列中，将提醒拖到标题或拖动以在其他部分中重新排序。

6) 单击 。

快速参考指南 35

将信贷应用于账单

下列步骤基于主要账单支付表单。

将信贷应用于账单 - 支付账单之前，应付账款人员将应用供应商已发放的供应商信贷。

步骤

1) 导航到供应商 > 应付账款 > 支付单个供应商。

或交易 > 应付账款 > 支付单个供应商（经典布局中心）。

2) 验证 A/P 账户字段显示与此付款关联的应付账户。

3) 选择收款方 供应商名称。

4) 输入退款的支票号或参考编号。

5) 验证账户字段显示您用于支付这些账单的银行账户。

6) 验证货币和汇率是否正确。

7) 验证日期和过账期是否正确。

8) 如果要将其保存在队列中供以后打印，请取消勾选 待打印。

勾选 凭证以获取账单付款凭证（列出每张已付账单和折扣）。

9) 在分类部分中，选择部门 、类别 和地点 。

10) 导航到应用子标签。

11) 关联供应商信贷 – 勾选银行存款和账单信贷旁边的应用 框以相互抵消。

或

应用供应商信贷 - 勾选账单和账单信贷旁边的应用 框以相互抵消。

12) 单击 。

快速参考指南 36

处理付款（批量付款）

供应商账单输入完成后按时付款。通过在 NetSuite 中记录账单支付，该付款会作为费用过账到总

分类账，且付款金额会从您的应付账款总额中扣除。

步骤

1) 在提示门户中，单击待付款账单链接。

2) 验证 A/P 账户字段显示与此付款关联的应付账户。

3) 验证账户字段显示您用于支付这些账单的银行账户。

4) 选择此账单支付的日期和过账期，如有必要请修改。

5) 在开始日期和结束日期字段中输入日期以按到期日筛选您的应付交易列表。

6) 如果您希望将这些账单支付保存在要打印的支票队列中，请勾选待打印 复选框。

7) 找到您想要支付的交易（账单、费用报表等）并勾选 付款复选框。

8) 单击 。

9) 单击 直到已处理的账单支付显示为完成。

10) 单击每个待打印链接以查看账单支付记录。

快速参考指南 37

处理付款（单笔付款）

供应商账单输入完成后按时付款。通过在 NetSuite 中记录账单支付，该付款会作为费用过账到总

分类账，且付款金额会从您的应付账款总额中扣除。

步骤

1) 在提示门户中，单击待付款账单链接。

2) 验证 A/P 账户字段显示与此付款关联的应付账户。

3) 验证账户字段显示您用于支付这些账单的银行账户。

4) 通过单击账单链接选择您想要付款的账单。

5) 单击 。

6) 确认日期和过账期字段是否正确。

7) 如果您想要打印纸质支票，请勾选待打印 复选框。

8) 如果您想要打印付款凭证，请勾选凭证 复选框。

9) 如果未勾选待打印 复选框，请验证支票号字段是否准确。

10) 导航到应用子标签。

11) 勾选您要用来包含在账单支付中的所有账单/费用报表/信贷旁边的“应用” 复选框。

12) 查看金额字段（“主要信息”部分）以查看支付给供应商的总金额。

13) 单击 。

快速参考指南 38

支付单个供应商

供应商账单输入完成后按时付款。通过在 NetSuite 中记录账单支付，该付款会作为费用过账到总

分类账，且付款金额会从您的应付账款总额中扣除。

使用此交易来支付 对一个供应商 的未付应付款。

步骤

1) 导航到供应商 > 应付账款 > 支付单个供应商。

或交易 > 应付账款 > 支付单个供应商。

2) 验证 A/P 账户字段显示与此付款关联的应付账户。

3) 验证账户字段显示您用于支付这些账单的银行账户。

4) 选择您正在付款的收款方 供应商名称。

5) 验证货币和汇率是否正确。

6) 验证日期和过账期是否正确。

7) 如果要将其保存在队列中供以后打印，请勾选 待打印。

8) 勾选 凭证以获取账单付款凭证（列出每张已付账单和折扣）。

9) 如果未勾选待打印 复选框，请验证支票号字段是否准确。

10) 导航到应用子标签。

11) 勾选要支付的账单旁边的应用 框和用于抵消账单的信贷。查看应得折扣和付款字

段。

12) 查看金额字段（“主要信息”部分）以查看支付给供应商的总金额。

13) 单击 。

快速参考指南 39

账龄分析

财务经理和采购员以及往来会计角色使用仪表板警报和 NetSuite 报告来主动管理 A / P 账龄，以

确保按时支付账单，并避免延迟付款。

快速参考指南 40

关键报告

查看采购报告

使用购买报告来确定：

• 按供应商或货品分类的订购单

• 待收货或开票的订购单

• 购买历史记录

导航到报告 > 购买并查看以下可用报告：

• 按供应商排列的购买

• 按货品排列的购买

• 订购单登记册

• 未结订购单

• 订购单历史记录

步骤

1) 导航到报告 > 购买。

2) 如上所列，选择一项可用报告。

3) 报告可使用以下视图来查看：

• 汇总

• 明细

4) 选择脚注选项

注：每类报告的结果都包含脚注选项，它们可通过更新来更改报告的数据和格式。

脚注选项示例：日期、列

5) 单击 。

快速参考指南 41

查看应付账款报告

使用应付账款报告来确定：

• 应付账款中有多少未付账单

• 有多少交易是表示因购买库存、货物或服务所欠供应商金额的负债

• 需要支付多少未付账单

导航到报告 > 供应商/应付账款报告并查看以下可用报告：

• 应付账款账龄报告

• 应付账款登记册

• 按账单排列应付账款付款历史

• 按付款排列应付账款付款历史

• 未付账单

步骤

1) 导航到报告 > 供应商/应付账款。

2) 如上所列，选择一项可用报告。

3) 报告可使用以下视图来查看：

• 汇总

• 明细

4) 选择脚注选项

注：每类报告的结果都包含脚注选项，它们可通过更新来更改报告的数据和格式。

脚注选项示例：日期、列

5) 单击 。

快速参考指南 42

查看自定义报告

创建了下列报告以分析采购到付款流程：

• 应付账款现金支出

• 平均付款天数

• 应付账款账龄

• 应付账款账龄图

• 逾期账单

• 订购单付款折扣

• 按供应商的延迟订单或未接收订单

• 按供应商的未结应付账款

• 未结订购单

• 待收货的订购单

• 订购单加急列表

• 订购单费率变更

• 待批准的订购单

• 按供应商支出

• 按供应商支出 – 图形

• 供应商排名

• VPI – 收到的账单数

• VPI – 订单数

• VPI – 收到的订单数

• VPI – 按时交货 – 所有收据

• VPI – 按时交货 – 平均天数（供应商记录）

• VPI – 按时交货 – 延迟计数

步骤

1) 全局搜索报告名称。

2) 选择脚注选项– 日期和列

快速参考指南 43

注：每类报告的结果都包含脚注选项，它们可通过更新来更改报告的数据和格式。

脚注选项示例：日期、列

3) 单击 。

报告

快速参考指南 44

名称 说明 标准

应付账款账龄报告 应付账款账龄报告，可选择与父级附属公司合并 是

应付账款登记册 列出向供应商进行的所有过账购买或付款 是

按账单排列应付账款

付款历史

列出供应商的付款历史，按账单组织，并显示您的付款如何应用

于账单

是

按付款排列应付账款

付款历史

列出供应商的付款历史，按付款组织，并显示这些付款如何应用

于账单

是

未付账单 未结供应商账单列表，可选择与父级附属公司合并 是

按供应商排列的购买 按供应商排列的购买详细报告显示您指定的时间段内按供应商分

类的单独购买交易。

是

按货品排列的购买 按货品排列的购买详细报告显示您指定的时间段内按货品分类的

单独购买交易。

是

订购单登记册 列出订购单，可选择与父级附属公司合并 是

未结订购单 列出尚未完全开票或结束的订购单，可选择与父级附属公司合并 是

订购单历史记录 列出所有购买详细信息，包括供应商账单和货品收据等所有相关

交易。该报告可以帮助您发现订购和开票金额之间的差异或订单

和账单价格之间的差异

是

应付账款现金支出 按周列出应付现金支出。 否

平均付款天数 按供应商列出支付账单的平均天数。 否

应付账款账龄 应付账款账龄，含时段（0-45、46-75、76-90、>90 天）、到期

金额和未付金额

否

应付账款账龄图 图形格式应付账款账龄 否

逾期账单 列出所有逾期账单、供应商名称、金额和状态。 否

快速参考指南 45

订购单付款折扣 按供应商名称、金额、订购单创建日期、期限、折扣到期日、

到期剩余天数、折扣百分比和提早天数列出未结供应商账单。

否

按供应商的延迟订单或未接收订单 按供应商列出延迟或未接收的订购单和总交易。 否

按供应商的未结应付

账款

按供应商汇总的未付应付账款报告。 否

未结订购单 生成未结订采购单数。 否

待收货的订购单 按日期、交易编号、供应商、金额和状态列出待收货的订购单。 否

订购单加急列表 列出预计收货日期在未来两周内的订购单。 否

订购单费率变更 生成已更改费率的订购单列表。 否

待批准的订购单 填充待批准的订购单列表。 否

按供应商支出 列出每个供应商花费的美元价值。 否

按供应商支出 – 图形 以图形形式按供应商表示支出。 否

供应商排名 按支出金额排列供应商。 否

VPI – 收到的账单数 计算收到的账单数，并在供应商绩效指标记分卡上使用。 否

VPI – 订单数 计算订购单数，并在供应商绩效指标记分卡上使用。 否

VPI – 收到的订单数 计算收到的订单数，并在供应商绩效指标记分卡上使用。 否

VPI – 按时交货 – 所有收据 计算供应商按时交货的数量，并在供应商绩效指标记分卡上使

用。

否

VPI – 按时交货 – 平均天数（供应商

记录）

计算供应商的平均收货天数，并在供应商绩效指标记分卡上使

用。

否

VPI – 按时交货 – 延迟计数 计算供应商延迟交货的数量，并在供应商绩效指标记分卡上使

用。

否

快速参考指南 46

关键绩效指标

关键绩效指标 (KPI) 能让您快速了解自己的关键业务指标。财务经理与采购经理通过供应商记分卡

和 KPI 分析供应商绩效。

您可通过多种方式使用门户组件在仪表板上显示这些指标：

• 关键绩效指标

• KPI 记分卡

• KPI 计量表

• 趋势图

在此 QRC 中，我们将介绍 KPI 记分卡门户组件。

有关设置这些门户组件的详细信息，请参阅 SuiteAnswers 或 NetSuite 帮助。

快速参考指南 47

关键绩效指标 记分卡名称

费用（不含税、折旧和摊销） 财务绩效

债务总资产比率 财务比率

债转股 财务比率

未结订购单价值 采购

延迟订购单的价值 采购

订购单数 采购

延迟订购单 采购

部分收货订购单 采购

总订购单 供应商

供应商迟到订单 供应商

按时交货 供应商

订单数 供应商绩效

收到的订单数 供应商绩效

账单数 供应商绩效

迟延订购单数 供应商绩效

收据数 供应商绩效

按时百分比 供应商绩效

步骤

1) 导航到首页仪表板

快速参考指南 48

2) 查看仪表板，并找到带有上文所列记分卡名称的门户组件。

注：此门户组件也可添加到其他仪表板中

3) 您可以对某些金额进行细分，以了解更多详细信息。

4) 将鼠标指针悬停在您的指标上，即可看到 图标。

5) 请单击此图标，以查看 KPI 的趋势图。