Создание SaaS-проекта с нуля

PERSIA, СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ РЕКРУТЕРОВwww.PersiaHR.com

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

SaaS (англ. software as a service — программное обеспечение как услуга) — бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчику доступ к программному обеспечению через интернет.

Персия – это система автоматизации работы рекрутеров, разработанная компанией Screen Interactive для украинского и российского рынка. Система реализована в виде SaaS-сервиса (что подразумевает доступ через интернет и помесячную оплату) и предназначена для малого и среднего бизнеса.

Систему назвали «Персия»Во-первых, от слова «персонал». Во-вторых: просто нам так нравится :)

«Персия» позволяет в удобном и упорядоченном виде хранить резюме соискателей, вести историю взаимодействия с ними, организовать работу команды рекрутеров с общей базой. В итоге — сделать работу рекрутеров более эффективной и прозрачной, обеспечить контроль и оценку результатов.

«Персия» относится к распространенному на Западе классу программных продуктов, известному под общим названием Applicant tracking system (ATS) – приложение для автоматизации работы с кандидатами.

Система полностью спроектирована и разработана специалистами Screen Interactive: начиная от постановки задачи и заканчивая запуском и поддержкой пользователей.

Здесь мы расскажем о процессе создания «Персии»: как проектировали, программировали, что получилось и чему научились.

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

ПРОБЛЕМАБольшинство украинских рекрутеров не пользуются специализированными программными продуктами и до сих пор хранят резюме соискателей в папках на компьютере или в электронной почте. Иногда делают файлы в Excel для учета кандидатов на вакансии, пользуются отдельными календарями или ежедневниками для назначения собеседований.

При этом, найти нужного кандидата очень сложно, вспомнить историю общения с ним практически нереально, на обработку и сохранение информации уходит очень много времени.

Хранение резюме в почте Хранение резюме в папках на диске

Крупные компании решают эту проблему с помощью больших корпоративных продуктов либо зарубежных SaaS-сервисов.

Однако, для небольших компаний их внедрение неоправданно сложно, а зарубежные сервисы плохо подходят для наших реалий. На рынке также присутствуют российские десктопные решения, но они громоздки и сам подход уже не актуален.

ЗАДАЧАПоскольку у нас есть хороший опыт работы на этом рынке (собственный региональный сайт поиска работы) и контакты с рекрутерами, мы решили создать свой продукт, который решал бы эти проблемы.

Задача: создать онлайн-ATS для малого и среднего бизнеса, рассчитанную на рынок Украины и России.

Основные требования:

работа через интернет с любого компьютера (SaaS);

высокая скорость внесения информации;

простота и удобство.

РЕШЕНИЕ

Мы хорошо понимали, что простота и удобство интерфейса критичны для успеха проекта. Если он будет сложный и запутанный – им просто не будут пользоваться.

Поэтому решили подойти к проектированию со всей серьезностью, в том числе использовать персонажи, прописать сценарии работы.

Было придумано два персонажа, соответствующие основным ролям пользователей будущей системы: рекрутер и директор по персоналу.

Для персонажей были прописаны сценарии использования, которые мы обсудили и откорректировали после обсуждения с рекрутерами. Сценарии были ранжированы по важности и регулярности (важные и менее важные, ежедневные и более редкие).

Проектирование: персонажи и сценарии

рекрутер

директор по персоналу

В разработке программных продуктов, минимально жизнеспособный продукт (Minimum viable product, MVP) – это стратегия для быстрого анализа маркетинговых перспектив продукта и его возможностей.

Такой продукт содержит только те функции, которые уже позволяют с ним работать, но не более того. Обычно он создается для лояльных пользователей и потенциальных клиентов, которые смогут предоставить обратную связь, необходимую для дальнейшего его развития.

Минимальный жизнеспособный продукт

МИНИМАЛЬНЫЙ ЖИЗНЕСПОСОБНЫЙ ПРОДУКТ

Сценарии позволили определить требования к функциональности. Минимальный жизнеспособный продукт в нашем случае должен был позволять:

добавлять резюме в систему разными способами, из разных источников и различных типов файлов;

автоматически извлекать из резюме контактную информацию;

показывать полный текст резюме в самом браузере;

осуществлять поиск как по всему тексту резюме, так и по дополнительным параметрам;

привязывать резюме к вакансиям с возможностью сортировки (подбор кандидатов на вакансию);

добавлять и хранить любые заметки к резюме;

назначать и планировать собеседования.

Мы решили, что этих функций достаточно для того, чтобы:

использование системы имело смысл;

ее можно было запустить и дать доступ первым реальным рекрутерам.

На самом деле, планы по функциональности были значительно более объемные, но их решено было

внедрять позже, по результатам реального использования системы.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ: ПРОТОТИПНа основании сценариев работы и минимальных функциональных требований был создан прототип будущей системы. Мы не рисовали наброски в графических редакторах, а сразу сделали прототип в виде сайта (статический HTML), в котором присутствовали основные страницы будущей системы.

Смысл прототипа состоит в том, чтобы лучше представить себе систему и выявить ее слабые места. Ведь вносить изменения в прототип намного проще, чем в дизайн или тем более в готовый продукт. Мы показывали прототип рекрутером и дорабатывали его на основании замечаний.

Основное внимание в прототипе было уделено важнейшим функциям: работе с резюме и вакансиями.

Поскольку основные сценарии – это добавление и поиск кандидатов, эти функции вынесены в шапку и доступны на всех страницах.

В итоге, прототип был доведен до того состояния, когда в нем можно было реализовать все основные сценарии и для них присутствовала вся необходимая информация и функции.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ: ПРОТОТИППрототип стал основой для постановки задачи дизайнеру и программистам. Программисты сразу начали работать над серверной частью системы, не дожидаясь готового дизайна.

ДИЗАЙННа основе прототипа был разработан дизайн основных страниц системы.Основными требованиями к дизайну были простота, понятность и удобство. Остальные страницы системы делались на основе элементов, присутствующих в дизайн-макетах.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬОсновные средства разработки: PHP (YII framework), MySQL, JavaScript, jQuery, Ajax.

API:

LinkedIn (загрузка и обновление профилей кандидатов)SuperJob (публикация вакансий и получение откликов)LiqPay (онлайн-платежи)

После создания бета-версии «Персии» (минимальный жизнеспособный продукт), мы предоставили доступ первым пользователям-рекрутерам. Их опыт использования системы и комментарии были очень ценными для нас. Мы смогли понять, чего не хватает, и сформулировать задачи по дальнейшему развитию.

В результате, были реализованы новые возможности:

командная работа;усовершенствованный подбор на вакансии (этапы);интеграция с LinkedIn;шаблоны писем и переписка с кандидатами;статистика;мини-сайт работодателя.

Также мы сделали:

платные пакеты для пользователй и систему рассчетов;интеграцию с порталом SuperJob (публикация вакансий, получение откликов);полный перевод на английский язык.

В результате, у нас получилась система, которая позволяет автоматизировать значительную часть ежедневной работы рекрутеров: работа с резюме, взаимодействие с кандидатами. Система постоянно развивается, мы продолжаем ее дорабатывать.

О наиболее интересных возможностях «Персии» расскажем подробнее.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

ДОБАВЛЕНИЕ КАНДИДАТОВ В БАЗУЗадача «Персии» – собрать кандидатов из разных источников в единую базу. Соответственно, добавить кандидатов в систему можно несколькими способами.

Из файла на компьютере.

Скопировать и вставить текст резюме с любого сайта по трудоустройству.

По электронной почте. Достаточно переслать письмо с резюме на персо-нальный email в «Персии», и кандидат автоматически будет добавлен в базу.

Пакетная загрузка: можно добавить большую партию резюме одним файлом в виде zip-архива.

1

3

2

4

ДОБАВЛЕНИЕ КАНДИДАТОВ В БАЗУ

Система автоматически извлекает фото и контактную информацию о кандидатах: ее не нужно вносить руками.

Распознавание двойников: если в базе данных уже есть добавляемый кандидат – система сразу сообщит об этом.

Быстрый доступ: добавить кандидата разными способами можно с любой страницы системы

Обрабатываются файлы таких типов: doc, docx, rtf, odt, pdf, html, txt.

ПАРСИНГ РЕЗЮМЕПри загрузке резюме, система сама извлекает из файла фото и контактную информацию о кандидатах: ее не нужно вносить руками.

Применяются различные методы определения данных: по маскам, по контексту, сравнение с ранее полученными данными. Система «самообучается» по мере накопления данных.

В результате, поля правильно распознаются в более чем 95% случаев (для некоторых полей – до 99,7%).

Точность распознавания

>95%

ПОИСК КАНДИДАТОВНайти нужного кандидата легко:

по любому тексту внутри резюме;

по навыкам;

по категориям (аналог тэгов или папок на диске компьютера; каждое резюме можно привязатьне к одной категории, а сразу к нескольким).

Для улучшения поиска по большому объему резюме

используется Sphinx

Sphinx — полнотекстовый поисковый сервер с открытым кодом, который позволяет достичь лучшей производительности и релевантности (качества поиска).

Форма текстового поиска с автоподстановкой результатов доступна на всех страницах сайта.

Вся информация о кандидате, а также история взаимодействия с ним, собраны в карточке кандидата.

Текст резюме из исходного файла автоматически конвертируется в HTML и доступен прямо в браузере.

Рекрутер может вообще не пользоваться офисными программами для открытия и просмотра файлов резюме — достаточно браузера.

Карточка кандидата

КАРТОЧКА КАНДИДАТАВся основная работа с кандидатом происходит на этой странице без ее перезагрузки (Ajax):

Привязка к вакансиям с указанием этапа.

Привязка к категориям (тэги).

Указание навыков.

Рейтинг (общая оценка ценности кандидата)

Добавление файлов (примеры работ, тестовые задания и т.д.)

Заметки.

Назначение собеседований с отправкой

уведомления кандидату.

Отдельные страницы:

история (полный лог всех действий по

данному кандидату);

переписка;

редактирования карточки кандидата.

ПОДБОР КАНДИДАТОВ НА ВАКАНСИИКандидатов можно привязывать к вакансиям. Процесс подбора на вакансию разбит на этапы от «Новый кандидат» до «Принят». Этапы можно настраивать для каждой вакансии.

Рекрутер легко может найти всех кандидатов на любом этапе подбора на вакансию, перемещать их с этапа на этап — это можно сделать прямо из списка. Если на каком-то этапе кандидатов очень много, их можно отсортировать по рейтингу: более ценные кандидаты окажутся вверху.

Закрытые вакансии перемещаются в архив, где их всегда можно найти, посмотреть историю.

На своеобразной «карте вакансий» видна ситуация по каждой: ведется ли работа, много ли кандидатов, близка ли вакансия к закрытию.

КАЛЕНДАРЬ СОБЕСЕДОВАНИЙ

КОМАНДНАЯ РАБОТАВ системе есть три категории пользователей:

Администратор Является хозяином базы и имеет право выполнять с ней любые действия: смотреть, добавлять, редактировать и удалять любую информацию, подключать новых пользователей.

Рекрутер Может смотреть и редактировать информацию о кандидатах, но не может удалять кандидатов, добавленных другими пользователями, а также не может предоставлять доступ к системе другим пользователям. Рекрутеры и администраторы работают с общей базой кандидатов.

Заказчик Получает ограниченный доступ в систему: он видит только свои вакансии и кандидатов,

которые на них рассматриваются.

1

2

3

КОМАНДНАЯ РАБОТАЗаказчик может:

добавлять заметки и профессиональные комментарии к резюме;

корректировать информацию (навыки, категории);переводить кандидата на другой этап подбора: например, переместить его в «Отказано» или «Собеседование»;

отслеживать процесс подбора по своим вакансиям.

Благодаря системе уведомлений пользователи сразу узнают о появлении новых заметок и любых других действиях с кандидатами, сделанных коллегами-рекрутерами или заказчиками.

ИНТЕГРАЦИЯ С LINKEDIN«Персия» умеет загружать информацию о кандидате из LinkedIn: для этого достаточно указать ссылку на его публичный профиль в этой сети при добавлении кандидата. Если кандидат указал такую ссылку у себя в резюме — «Персия» найдет ее и подгрузит информацию автоматически.

Профиль сохраняется в «Персии» и доступен прямо в карточке кандидата, рядом с резюме.

Также, система позволяет обновлять эту информацию и хранит историю изменений.

СТАТИСТИКАСтатистические данные помогают спрогнозировать сроки закрытия вакансий и спланировать будущую работу, выяснить кто из рекрутеров работает лучше, понять как можно сделать работу более эффективной.

Основные показатели:

Скорость закрытия вакансий.

Статистика по закрытым вакансиям:

Число кандидатов, приславших свои резюме на вакансию.

Число собеседований, необходимых для закрытия вакансии,

позволяет планировать работу в будущем.

Число кандидатов на собеседование.

Общее число собеседований за период

Общее число кандидатов, добавленных в систему. Из них — доля привязанных к вакансиям как

косвенный показатель качества поступающих резюме.

СТАТИСТИКАВсе эти показатели мы видим как в

целом по компании, так и по отдельным

рекрутерам.

Статистические данные сохраняются

отдельно от основной базы резюме.

То есть, можно посмотреть статистику

по прошлым периодам, даже если

участвующие в ней вакансии, резюме

или пользователи не активны или

вообще удалены из системы.

РАСЧЕТЫ (БИЛЛИНГ)Тарифные планы.Тарифные планы различаются числом

пользователей и количеством резюме,

которое можно загружать в базу в

течение месяца.

Доступны три платных тарифных плана,

один бесплатный и один тестовый.

Расчетные периоды. Каждый тарифный план работает в

течение установленного периода.

Ведется история изменения тарифных

планов пользователем.

Оплата.Принимаем оплату кредитными картами.

МИНИ-САЙТ РАБОТОДАТЕЛЯПользователи могут создать публичную страницу с информацией о компании и списком текущих вакансий.

Ссылку на такую страницу вакансии можно опубликовать в социальных сетях, отправить непосредственно канди-дату, указать в тексте объявления на сайтах поиска работы, рекламировать ее с помощью контекстной рекламы.

У каждой вакансии есть отдельная страница.

Кандидат может отправить свое резюме прямо со страницы вакансии — оно автоматически распознается, добавится в базу и будет привязано к соответствующей вакансии как «Новый кандидат».

ТРУДОЕМКОСТЬПроектирование, исследования и постановка задачи (MVP) – 141 час

Интерфейс:

Дизайн – 128 часовФронтенд (HTML, JavaScript) – 186 часов

Разработка:

Программирование – 2390 часовСистемное администрирование – 315 часовТестирование – 420 часовУправление проектом – 236 часов

Всего в разработке в разной степени участвовали такие специалисты:

менеджер проекта;дизайнер;фронтенд-разработчик;программисты (на разных стадиях от одного до трех);системный администратор.

проектирование 4%

дизайн 3%

фронтенд 5%

программирование 63%

управлениепроектом 6%

тестирование 11%

системное администрирование 8%

Всего: 3816 часов

ОТЗЫВЫ

Возможность удобного поиска подходящих кандидатов в системе доведена до профессионального уровня. А вкупе с вежливым, предельно корректным, доброжелательным персоналом поддержки не может не вызывать приятные эмоции. Уверен, что все сотрудники «Персии», даже с которыми я не общался, работают на высоком уровне.

Тофиг Нифталиев, Trud.az, г. Баку

«Персия» позволила значительно сократить затраты времени на поиск резюме, ведение истории работы с кандидатами и, конечно, отправку писем соискателям. Хочется отметить простоту и удобство работы. Одно из преимуществ программы — функция «Назначение собеседования». Удивительно, но кандидаты перестали терять мой номер телефона и адрес, по которому ждем их на собеседование.

Анна Дудушко, CityCites, г. Харьков

С прошлого месяца наша компания активно пользуется вашей программой «Персия». Теперь мы можем отследить на каком этапе находится кандидат, историю общения, количество кандидатов, которых мы рассматриваем. В подборе персонала очень помогает.

Алла Коваль, HR-менеджер Aweb, г. Киев

Мы специализируемся на разработке коммерческих интернет-сайтов:

стартапов;

корпоративных сайтов;

интернет мазагинов;

порталов.

Как правило, это достаточно сложные сайты с большим количествоминдивидуальных особенностей и высокими требованиям к качеству.

Адрес офиса: Украина, г. Харьков, ул. Космическая, 20.Телефоны: (057) 758-66-36, 717-55-45, (067) 705-61-31. E-mail: info@screen.uaВеб-сайт: www.screen.ua

Компания Screen Interactive основана в 2000 году, наш офис расположен в Харькове.

О SCREEN INTERACTIVE