Изпълнение и отчитане на европроект с Team Aspects

Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

1 Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти

Изпълнение и отчитане на европроект по ОП

„Конкурентоспособност“

Във време на затруднена икономика и ограничени източници за финансиране на иновации,

а така също и на обичайната фирмена дейност, все повече предприятия виждат реални

възможности в програмните инструменти на Европейския съюз или така добилите популярност

„еврофондове“. Не малка част от тях възлагат подготовката и/или изпълнението на подобни

проекти на опитни консултантски организации, които предлагат своя административен

капацитет и експертиза в управлението на проекти за съфинансиране.

Фирма АБВ е консултантска организация, специализирана в подготовката на проектни

предложения, както и в съпровождането на бенефициентите в последващото изпълнение на

одобрените проекти. Добрите отзиви от клиенти и препоръките на техни партньори водят до

нарастващ брой запитвания и поети ангажименти по управлението на проекти. Освен безспорните

предимства за бизнеса, това обаче води и до нараснали обеми на работа за всеки човек от състава на

дружеството, до затруднения в разпределението на задълженията, определянето на приоритетите и

навременното изпълнение на ангажиментите. Всеки е зает по поне няколко проекта, като във всеки

от тях има различни роля и принос. От друга страна, за мениджъра става все по-трудно да

проследява статуса и напредъка по отделните проекти, реално свършената работа и ангажираността

на отделните служители, както и да поддържа адекватно ниво на информираност и комуникация с

всеки от своите контрагенти.

Ръководството на фирмата решава да отговори на засиления интерес като привлече нови

консултанти на пълно или плаващо работно време в опитите си да гарантира запазване и

повишаване на качеството на проектно обслужване. Осъзната обаче е и нуждата от организиране на

цялостната дейност на техническо ниво, чрез внедряване на софтуер за управление на проекти Team

Aspects. Целта е да се оптимизират процесите по подготовка и изпълнение на проектите, да се

разпределят ефективно задачите между постоянните членове на екипа, както и между привличаните

на проектна база експерти (обикновено на граждански договор в рамките на определен проект).

Един от проектите, които се обслужват с помощта на уеб базираната програма за управление

на проекти Team Aspects, е този по управлението и отчитането на проект на клиента Респект ООД,

който вече има подписан договор по Оперативна Програма „Конкурентоспособност“.

ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО Управление и отчитане на проект за съфинансиране по оперативна програма

РЕШЕНИЕТО Планиране, съвместно управление с клиента и отчитане на проекта с Team Aspects



Мениджърът „Проекти“ в консултантската фирма Росен Кафалиев поверява този клиент на

своята колежка Мариана Петева – Експерт „Проекти“, като фирмената политика повелява в

дейностите по проекта да са включени (макар и без да са им пряко възложени задължения) поне

още двама колеги, за да се гарантира непрекъснатост на обслужването и взаимозаменяемост на

персонала при нужда. В случая това са административният сътрудник Рени Димитрова и другият

Експерт Проекти във фирмата – Дарина Стоименова. (вж. Фиг. 1)

Проджект мениджърът на този проект Мариана решава да включи като наблюдател и лицето

за контакт от фирмата-клиент (бенефициент по проекта), като му се дава ограничен достъп до

програмата, с цел да е в течение за статуса на проекта, без да има права да вижда вътрешна за

фирмата информация.

Като възложител на проекта, Росен продължава да има права на достъп до всички бъдещи

дейности и поддейности, които ще се създават в рамките на този едногодишен проект, като получава

известия за всичко по-важно случващо се по него. Освен това има възможност да следи дейността по

него и чрез функцията „Новини по проекта“. (вж. Фиг. 2)

Фиг. 1



Мариана планира изпълнението и отчитането на проекта като пресъздава целия график на

дейностите съгласно договора за съфинансиране под формата на дейности и поддейности към вече

създадения проект. Повечето от тях тя възлага на себе си от името на своя пряк ръководител Росен,

тъй като софтуерният продукт й дава тази възможност. (вж. Фиг. 3) Същевременно във всеки един

момент е видно кой е създал дадена дейност и кой и кога е отразил някаква промяна по нея. Това

гарантира пълна прозрачност на управлението на проекта, проследимост и контрол на изпълнението,

без да ангажира висшия мениджмънт собственоръчно да възлага задачи в софтуера.

Фиг. 2



На всяка от дейностите е сложен приоритет, начална и крайна дата, като освен това има

възможност за отбелязване на напредъка в изпълнението им за улеснение на оперативното

управление и мониторинга.

След първоначалното планиране на проекта, неговото изпълнение е „разбито“ до следните

основни дейности (вж. Фиг. 4)

Фиг. 3



Някои от тези дейности са твърде широкообхватни и сложни, или пък съдържат няколко

етапа/фази на изпълнение, което налага допълнителното им разбиване до поддейности. Такива са

например дейността „Изпълнение на проектните дейности“ (вж. Фиг. 5), която включва всички

проектни дейности, заложени в договора на бенефициента-клиент, както и дейността „Финансово

отчитане на проекта“, която за улеснение на финансовото управление се състои от различни

бюджетни пера.

Фиг. 4



Ако някоя от дейностите на проекта се окаже повторяема във времето, тя може да бъде

мултиплицирана благодарение на функцията „Повторяемост“, чрез която се задава в кой ден и през

какъв интервал тази задача следва да се създаде, както и периода, в който ще се повтаря задачата.

Именно тази характеристика на софтуера е използвала и Мариана за създаването на обичайната

месечна оперативка за напредъка на проекта, която екипът провежда всеки последен вторник на

месеца за целия период на проекта (вж. Фиг. 6).

Фиг. 5



Team Aspects по никакъв начин не ограничава подразделянето на дейности и поддейности,

което означава, че е единствено в ръцете на проектния мениджър да реши как да организира своя

проект и до колко нива да го разбие. В тази връзка, първоначалната структура на проекта в никакъв

случай не е задължително да бъде окончателна. Във всеки един момент Мариана или друг участник в

проекта, на който са му дадени права за редакция, може да добави нови дейности или поддейности.

Така например главният счетоводител Стела, на която е възложена задача за поддържане на

счетоводните регистри по проекта, решава да разбие дейността на няколко поддейности с оглед по-

добрата организация на собствената си работа (вж. Фиг. 7):

Фиг. 6



От страна на клиента, лицето за контакт по проекта Калина Обретенова има ограничен достъп

до Team Aspects (вж. Фиг. 8), който обаче е съвсем достатъчен, за да вижда задачите, в които е

включена като наблюдател. Има право да чете комуникацията по съответните дейности, да се

включва в нея, както и да сваля прикачени файлове и да добавя нови. Това на практика гарантира

включването на клиента в работата на екипа по съвместния проект, без това да се заплаща нито от

клиента, нито от консултантската организация (за потребители – външни лица не се заплаща лиценз

за Team Aspects).

Фиг. 7



Благодарение на организацията на проекта чрез Team Aspects, управлението и отчитането му са

значително улеснени както за основните участници в него, така и за мениджъра и представителите на

бенефициента. И трите страни – проектен екип, мениджмънт и клиент - имат достъп до проекта и

дейностите в зависимост от своите права и роля в изпълнението му.

Безспорно предимство на проектното управление с Team Aspects е организирането и поддържането

на сигурен архив с документацията по европроекта, особено с оглед на задължението, което

бенефициента има относно съхраняването й и след приключване на проекта. Освен прикачените

файлове, проектът съдържа и цялата комуникация между членовете на екипа, която е не по-малко

важна.

Веднъж създаден, проектът може да бъде използван като шаблон за следващ подобен проект и

може да бъде копиран изцяло с всички дейности и поддейности към него, след което да се

редактират според нуждите на новосъздадения проект. Същата възможност за копиране съществува

и за всяка отделна дейност.

Фиг. 8

РЕЗУЛТАТЪТ По-ефективно и организирано управление и отчитане на европроекта



АКО ЖЕЛАЕТЕ ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS С ОПИСАНИЯ ПО-ГОРЕ ПРАКТИЧЕСКИ ПРИМЕР В РОЛЯТА

НА МЕНИДЖЪРА НА ПРОЕКТА МАРИАНА, МОЖЕТЕ ДА ГО НАПРАВИТЕ ОТТУК:

Адрес: https://help.teamaspects.com Потребителско име: Mariana Парола: mariana ИЛИ СЕ РЕГИСТРИРАЙТЕ ЗА 30-ДНЕВНА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ , ЗА ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS В СОБСТВЕНАТА СИ ПРАКТИКА.

https://help.teamaspects.com/

http://teamaspects.com/bg/trial/signup

Date post:	13-Jan-2015
Category:	Documents
Upload:	teamaspects
View:	608 times
Download:	1 times

Изпълнение и отчитане на европроект с Team Aspects

Documents