Theprojectcontroldepartmentsummaryanalysisfor667projectofPakistanin2014

Theprocurementsessionsummaryanalysis

2014‐12‐1 Yang LU 

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Directory 

Preface...……………………………………………………………………………………………………………………….…....2 

The procurement summary for 667 project of Pakistan‐ the scope of packages and the 

separation of packages …………………………………. ………………………...……......…………………….…..….2 

The procurement session operation for 667 project of Pakistan……………….………………….….….2 

The procurement session data analysis ,performance analysis and performance evaluation 

for 667 project of Pakistan…………………………………………………………………………………………….………4 

The procurement session S‐curves for 667 project of Pakistan…..…………………………………….....4 

The procurement session monthly increase rate for 667 project of Pakistan….……………….…..5 

The procurement session duration for 667 project of Pakistan………………………………………….…5 

The procurement session comparison evaluation for 667 project of Pakistan…………………….. 6 

The procurement session data analysis, resource distribution, supply‐demand relationship 

analysis and exist question & improvement measurements …………………………………………………7 

The procurement session data analysis for 667 project of Pakistan………………………………….…..7 

The procurement resource distribution and supply‐demand relationship analysis for 667 

project of Pakistan………………………………………………………….…………………………………………….….…10 

The procurement session delivery situation statistical analysis report for 667 project of 

Pakistan …………………………………………………………………………..……………………………………………..….12 

The procurement session exist question and improvement measurements for 667 project of 

Pakistan…………………………………………………………………………………………………………………….………..12 

The procurement session risk for 667 project of Pakistan ……………………………………….…………12 

The procurement session suppliers and sub‐suppliers for 667 project of Pakistan 

Pakistan………………….…………………………………………..………………………………………………………..…….13 

The impact of procurement session for engineering session and construction session for 667 

project of Pakistan………………………………………………….…………………………………………………..………14 

The procurement session comparison statistical between cash flow and monthly fund 

utilization rate(CPI) for 667 project of Pakistan……………………………………………………………….….14 

The procurement session achievement and future development for 667 project of 

Pakistan ……………………………………………………………………..…………………………………………………..….14 

 

 

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Preface: 

The 667 project lies in the Khyber Pakhtoon Khuwa province of Pakistan, the objective of 

project is intend to establish one nature gas recovery device, the compressor and other 

accessories equipment devices in NAHSPA area. The major process is establish one gas 

treatment station to treat the oil gas which comes from NAHSPA and the gas of separator 

device which come from the Mela. through the middle pressure separator device and the 

stabilizer, after compressed by tail gas compressor then combined with current gas of high 

pressure separator device , from the main pipeline of MELA to the NASHPA oil field. The 

project major include the well head equipment facility, the nature gas collection system, the 

nature gas treatment process factory (LPG recycling factory ) and the gas treatment factory, 

the aim is own the ability to treatment 98,000 standard cubic foot’s oil gas production 

requirement, and keep 10% remain quantity for production high peak load requirements, so 

meet the production standard requirements of client‐the oil & gas development company 

limited  (OGDCL)  

The procurement summary for 667 project of Pakistan‐ the scope of packages and the 

separation of packages: 

After the 667 project of Pakistan get award from client, the initiative time start on 28 June 

2013, the procurement objective is in order to meet the quantity and ability requirements 

for product normal operation, the preliminary planning duration of the product 

procurement is 12 months, the product amount refer to more than several millions, which 

separate into 6 packages in total to support the product manufacturing and normal 

operation; the package A is amine desulfuration unit , the package B is LPG recovery unit, 

the package C is power system unit, the package D is sale gas measurement unit, the 

package E is the oil system unit, the package F is the utility system unit; there of the package 

A amine desulfuration include 56 items, the package B‐ LPG recovery unit include 50 items, 

the package C power system unit include 2 items, the package D sale gas measurement unit 

include 2 tiems, the package E oil system unit include 13 items, the package F utility unit 

include 36 items, involved the civil engineering, the mechanical, the process, the electrical,  

The procurement session operation for 667 project of Pakistan: 

The whole operation of 667 project of Pakistan separated into the initiate session, the 

organization session, the execution session, the monitoring session, the end of project, in 

total 5 sessions. 

After the 667 project of Pakistan get awards from the client, the procurement session official 

initiative time start from the January 2014, the major process include the comprehension of 

contract, the scope of project, the establish of organization framework, the separation of 

packages, the  business accounting of BOQ, the sourcing for suppliers, negotiation, the 

comprehensive evaluation, the procurement contract obtain, the distribution for 

procurement material and product component, procurement, the manufacturing of relevant 

contract products, tracking, the quality test, EXW, the logistic transportation, the document 

preparation and finally delivery to site sessions respectively,  prepare the sufficient condition 

for the later construction session , commissioning session. 

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Until the end of Nov of 2014, the project procurement contract quantity which had been 

obtained have cumulative to 86 items, refer to Beijing, Shandong, Xinjiang, Shanghai, 

Sichuan, Hebei, Zhejiang, Hongkong and other provinces, the contract amount  over than 

several million, the geographical position of each suppliers and sub‐suppliers spread into the 

domestic and overseas, the market spread scope related to the Europe, the North America, 

the Asia, the enterprise property of each suppliers include the sole proprietorship, the joint 

capital, the stated owner, the privacy , and the joined venture .etc 

At the beginning session of procurement session, after each package was divided by project 

team, each package’s responsible people will in charge of their tasks respectively, according 

to the type of products, the BOQ list, the preliminary divided scope of contract packages; 

and each contractor responsible people will in charge of their scope respectively to sourcing 

for suppliers, filter choice, and cooperation with the cost department together to 

negotiation, evaluate,  after comprehensive  comparison  the product’s price of market and 

supplier’s production ability, then sign the contracts with the appointed suppliers , as the 

suppliers of relevant contract products.  

At the middle session of procurement session, after sign the contracts with the appointed 

suppliers, then each package’s responsible people will upon their contract suppliers 

respectively to check the necessary conditions of product manufacturing ,  according to the 

drawings and specification which feed backed by engineering session, to understand the 

supply‐demand list which supplied by client and suppliers, to response the contract 

condition, urge the suppliers to purchase the necessary components and materials of 

products according to the materials list, and under the rules or allowable time, to safety 

transport the end products to  the workshop and site. 

At the end session of procurement session, after purchased each package components and 

materials, turn into the production manufacturing and assembly session, each package’s 

responsible procurement people with QC together to enter into the manufacturing site, with 

all suppliers who had undertaken the production tasks of packages respectively together, to 

recheck the final reversion drawing( 0 reversion) and specification which had been validated 

by client, to recheck the necessary materials and component’s qualification  certificate 

which required by products, and in charge of the process of production products and quality 

result, urge each level’s supplier to upon the contract rules, under the rules or allowance 

time, with the product’s materials together, to delivery the contract end product on time.    

At the execution session of procurement session (the beginning session, the middle session, 

the end session),  while production execution at the same time, to track timely , monitoring, 

find and solve the problems during the production in time, reduce the risk of  procurement 

and production duration, track the variances of market price, searching and optimize the 

balance between the product’s duration and cost. 

The duration risk, track the variances of price quotation of market, searching and optimize 

the balance between the product’s duration and cost.    

At the end session of procurement session of 667 project, after each package’s product EXW, 

turn into the logistic transportation, and check the documents of goods at the same time, 

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security delivery to the project site, negotiate with the client to feed back the project funds 

asap. 

 

The procurement session data analysis ,performance analysis and performance 

evaluation for 667 project of Pakistan: 

The procurement session whole schedule‐duration complete percentage for 667 project of 

Pakistan: 

 

The contract quantities which have signed with suppliers and geographical position scope 

distribution for project procurement session of 667 project for Pakistan 

 

The contents which were shown the percentage rate spreadsheet diagram for the contract 

quantities which were signed with suppliers and geographical positions  for each 

procurement packages, involved the materials, the scope distribution which could be choose 

for the product components, and provide the reference for the sourcing positions of the 

similar projects 

The procurement session S‐curves of 667 project of Pakistan 

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The contents which were shown include the cumulative plan value, the cumulative the 

actual value, the cumulative forecast value and the percentage distribution for the whole 

scope of each package, from the April to July 2014 is the cumulative increase  high peak 

session for the procurement session, from the July to Nov 2014 is the end session of 

procurement , which focus on the procurement manufacturing assembly and restore logistic 

transportation. 

The procurement session monthly increase rate for 667 project of Pakistan 

 

The contents which were shown include the cumulative plan value, the cumulative the 

actual value, the cumulative forecast value and the percentage distribution for the whole 

scope of each package, from the April to July 2014, the procurement rate increase, is the 

increase  high peak session, from the July to Nov 2014, the procurement rate decrease, 

major focus on the procurement manufacturing assembly and restore logistic transportation. 

The procurement session duration for 667 project of Pakistan 

 

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The contents which were shown the S‐curves type include the cumulative plan value, the 

cumulative the actual value, the cumulative forecast value for the whole scope of each 

procurement package for the 667 project, which from the Jan to Mar 2014 

The procurement session comparison evaluation for 667 project of Pakistan  

The procurement plan of 667 project of Pakistan include the baseline schedule and actual 

schedule, in total two reversion, which adopt the SPI to evaluate for the complete 

percentage situation of baseline schedule and actual schedule , as per the comparison 

situation between the monthly cumulative actual complete situation and the monthly 

cumulative planning complete situation, the result is as following: 

From the Jan 2014 to March 2015, the monthly SPI data distribution is as following:  

 

From the diagram we can know, from the Jan 2014 to Mar 2015, the SPI value which from 

Jan to June is less than 0.6 and less than 1, the plan value deviation, the SPI value which July 

2014 to Nov 2014 is more than 0.6 and less than 1, the value increase step by step, this 

procurement session of 667 project contrast with July 2014, the result is catch up the 

schedule, forecast from the Dec 2014 to Mar 2015 will reach to the index value 100% and 

equal to 1, and finally reach to the target. 

From the Jan 2014 to Mar 2015, the monthly SPI diagram distribution type is as following: 

 

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The procurement session data analysis, resource distribution, supply‐demand 

relationship analysis and exist question & improvement measurements for the 667 project 

of Pakistan 

The procurement session data analysis for 667 project of Pakistan 

The procurement session of 667 project of Pakistan, due to type of suppliers and quantities  

varieties for the procurement session, from the procurement execution session to now, have 

submitted the 86 procurement contracts in total to client, related to mechanical, electrical, 

instrument, pipelines, vales in total 5 major profession, each package’s product place order, 

procure the materials and components, and the product manufacturing and the EXW, 

logistic to the port, the most process is the sufficient condition, the procurement materials 

and necessary components is the necessary and sufficient condition, the product assemble 

and product manufacturing is the necessary condition, the diagram process is as following: 

 

As per the preliminary arrangement of procurement baseline schedule, due to the human 

resource is limited, about less than 10 labor, the 667 project, since from the Jan 2014 to now, 

the workload distribution and time arranment’s execution , the supply‐demand data  

statistics ( the baseline reversion and actual reversion) is as following:  

The procurement session major process of 667 project of Pakistan is as following:  

ID  Display 

1  Fabrication drawings AI approved 

2  P.O (Sign the contract with suppliers) 

3  Procure the materials and components 

4  Fabrication notice (Manufacturing and assembly components) 

5  FAT 

6  Pre shipment inspection 

7  Shipping notice 

8  Receiving at site 

Description as following： 

Fabrication drawings AI approved 

 

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From the diagram we can know, the baseline schedule and actual schedule’s value is equal, 

correspond the actual labor resource and workload which were distributed to the relevant 

work to meet the requirements of plan.  

P.O (Sign the contract with suppliers) 

 

From the diagram we can know, the actual schedule’s value is lower than the baseline 

schedule’s value from Jan 2014 to June 2014, and until the July 2014 then achieved the 

index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and workload which 

were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution value was delayed  

two months than the baseline schedule.  

Procure the materials and components 

 

From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from Feb 2014 to Oct  2014, and forecast until the Dec 2014 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

Fabrication notice (Manufacturing and assembly components) 

 

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From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from May 2014 to Dec  2014, and forecast until the Jan 2015 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

 

FAT 

 

From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from May 2014 to Dec  2014, and forecast until the Jan 2015 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

Pre shipment inspection 

 

From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from May 2014 to Dec  2014, and forecast until the Jan 2015 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

Shipping notice 

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From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from June 2014 to Dec 2014, and forecast until the Jan 2015 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

Receiving at site 

 

From the diagram we can know, the actual schedule’s cumulative  value is lower than the 

baseline schedule’s value from July 2014 to Feb  2015, and forecast until the Mar 2015 then 

achieved the index value of baseline schedule, correspond the actual labor resource and 

workload which were distributed to the relevant work is not balance, the actual execution 

value was delayed  three months than the baseline schedule.  

The procurement session data analysis, resource distribution, supply‐demand 

relationship analysis and exist question & improvement measurements: 

The resource distribution analysis for place order and procure materials and components 

Place order is during Jan to May 2014, the high peak value focus on the Jan, Mar and April. 

Thereof the plan value reach to the high peak value on March, the procurement orders 

distribution quantity is 122 in total, during the five months, 122/5=24, thereof the Feb, Mar, 

April, May, these four months distribution quantity is not balance.  

 

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The procurement materials and necessary component’s plan value is during the Feb to Sep, 

the high peak value focus on the March, April, May, June and July, thereof the plan value 

reached the high peak on May, the procurement materials and necessary component’s 

distribution quantity is 185 in total, among the 8 months, 185/8=23, the April, May, August, 

and September, the four month’s distribution is not balance. 

 

 

The supply‐demand relationship analysis for place order and procure the materials and 

components 

The supply‐demand rate analysis for place order and procure materials and components = the quantity of place order / the procure materials and components, the value is more close 1, the supply‐demand relationship rate is more balance( Remark: the distribution time cross month’s days, if the variance is among 1 to 3, for example Feb 28 and March 1 is not suit for this statistic method) ,Each month supply‐demand rate diagram is as following: 

 

The resource distribution and supply‐demand rate analysis for procure materials and 

necessary components and product production manufacturing  

The product production manufacturing plan value is during May to Oct, the high peak value focus on the June, July and September, thereof the plan value reached to the high peak on July, the product production manufacturing distribution quantity is 176 in total, among the six months, 176/6=29, the May, June, July, Sep and Oct, these five month’s distribution quantity is not balance. 

Jan‐2014 Feb‐2014 Mar‐2014 Apr‐2014 May‐2014 Jun‐2014 Jul‐2014 Aug‐2014 Sep‐2014 Oct‐2014 Nov‐2014 Dec‐2014 Jan‐2015 Feb‐2015 Mar‐2015

Baseline schedule unit 0.00 2.00 21.00 30.00 65.00 25.00 18.00 11.00 13.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Baseline schedule cum 0.00 2.00 23.00 53.00 118.00 143.00 161.00 172.00 185.00 185.00 185.00 185.00 185.00 185.00 185.00

Actual schedule unit 0.00 0.00 7.00 18.00 12.00 11.00 4.00 9.00 5.00 0.00 108.00 11.00 0.00 0.00 0.00

Actual schedule cum 0.00 0.00 7.00 25.00 37.00 48.00 52.00 61.00 66.00 66.00 174.00 185.00 185.00 185.00 185.00

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The supply‐demand rate analysis for the procure materials and necessary components 

and product production manufacturing 

The supply‐demand rate for the procure materials and necessary components and product production manufacturing = procure materials and necessary components / product production manufacturing, the value is more near 1, the supply‐demand rate is more balance ( Remark: the distribution time cross month’s days, if the variance is among 1 to 3, for example Feb 28 and March 1 is not suit for this statistic method) ,Each month supply‐demand rate diagram is as following:   

 

The procurement session delivery situation statistical analysis report for 667 

project of Pakistan 

TBD‐ after delivery the goods then update 

The procurement session exist question and improvement measurements for 667 

project of Pakistan 

The procurement session exist question and improvement measurements for 667 

project of Pakistan, E.G. the product production manufacturing  

Each package suppliers have not the validated internal validate logistic organization 

management of internal plant  and validate production sequence organization arrangement, 

from received some orders beginning to procure components of each products enter into 

site, to the resource distribution of each production plant, include production plant quantity 

distribution, the production plant’s labor quantity distribution( the flow operation and 

abnormal flow operation), the labor production shift distribution, the mechanical equipment 

which were involved in each plant, the key point is from place order beginning  to  arrange 

Jan‐2014 Feb‐2014 Mar‐2014 Apr‐2014 May‐2014 Jun‐2014 Jul‐2014 Aug‐2014 Sep‐2014 Oct‐2014 Nov‐2014 Dec‐2014 Jan‐2015 Feb‐2015 Mar‐2015

Baseline schedule unit 0.00 0.00 0.00 0.00 12.00 47.00 58.00 36.00 20.00 3.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Baseline schedule cum 0.00 0.00 0.00 0.00 12.00 59.00 117.00 153.00 173.00 176.00 176.00 176.00 176.00 176.00 176.00

Actual schedule unit 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 7.00 0.00 12.00 8.00 0.00 120.00 20.00 9.00 0.00 0.00

Actual schedule cum 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 7.00 7.00 19.00 27.00 27.00 147.00 167.00 176.00 176.00 176.00

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when purchase the products resource to enter into site , and the storage place of product’s 

component and materials, each contract’s product’s production organization sequence, and 

after the basic assembly finished, the complete product or near complete product’s storage 

place, and finial complete test,  when should laugh to the port and book the cargo space 

transportation’s time arrangement, all the above have not the general time arrangement 

and management, caused the series problems of product during production organization 

arrangement, caused the duration delay, the product’s components can’t arrived to the 

plant in time, the relevant resource distribution non balance, the product’s progress 

suspending, the labor overtime to work, impact the product’s quality, caused the product’s 

defects, rework or redone, bring the economic damage or face to the possible penalty for 

nonperformance of contract;  

Refer to the above exist problems, need to negotiation with client to obtain the duration of 

project could be extension, improve current contract condition( both with client and 

suppliers), need distribute the workload to each plant and worker, under the abundant 

funds situation, overtime to work, as per the plant resource and actual production ability, 

sub‐contract product to some sub‐suppliers, finish each package production tasks, decrease 

the delayed duration, balance the project funding and cost, enhance the quality 

management, adjust and arrange the production planning, varied the supply‐demand for 

production materials components and requirements, reduce and decrease the production 

risks, financing the possible funds. 

The procurement session risk for 667 project of Pakistan 

The procurement session risk during execution and monitoring for 667 project of 

Pakistan include : 

Each package’s contracts with client and suppliers, the workload and employee distribution, 

each package production plant’s resource distribution, the logistic management of plant 

internal and production sequence arrangement, the materials and components situation, 

the divide of materials list for supply by client and suppliers, the same production plant’s 

skid and equipment’s production arrangement and application, under lack of materials 

situation. restore, transportation and funds flow. 

The procurement session suppliers and sub‐suppliers for 667 project of Pakistan 

Pakistan 

The procurement session documents of 667 project of Pakistan statistics as following: 

The procurement preliminary session and middle session‐ sourcing and sign up contracts as 

example, the procurement session’s electrical document is about 9 G, the category related 

to the product specification , RFQ, the contract product’s price, the partly e‐mails reply, 

place the order, the sub‐suppliers list( executing ), the sub‐contract engineering project 

payment( executing) , checking (executing), and the logistic transportation(executing)  

The procurement end session‐production session as example, each package major 

manufacture suppliers include Shandong Kerui oil gas process equipment co, ltd, Jiangsu 

puge manufacturing factory, Sichuan jianyang air cooler manufacturing factory, Zongyan 

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conduct heat oil boiler factory, Zhangjiagang chemical mechincal stock co, ltd, the USA 

kongda co, ltd and so on; thereof Shandong Kerui oil gas process equipment co, ltd scope 

include 42 skids, 38 non‐standard vessels, 26 water treatment unit, the pipe rack 600 ton; 

the Jiangsu puge manufacturing scope include 30 skids, the Sichuan jianyang air cooler 

manufacturing factory scope include the 8 air cooler and components, the Zongyan conduct 

oil boiler factory scope include the conduct heat oil boiler factory and components, the 

Zhangjiagang chemical mechanical stock co, ltd scope include the columns, the USA kangda 

co, ltd scope include the generator  and  so on; the other sub‐suppliers type various so 

neglect.  

The procurement session’s impaction for the engineering session and procurement 

session for 667 project of Pakistan 

The HAZOP meeting closed out time of engineering session of 667 project of Pakistan is on 

15 April 2014, but due to part of package was undertaken and responsible by agent and 

suppliers, and during the session of submit the parts of engineering documents to client, 

need parts of suppliers undertake the engineering and feedback the relevant datas, and due 

to the approved speed of document by client is too slow, and parts of suppliers product 

manufacturing ability is not necessary reach to the relevant requirements, so caused 

engineering modify and relevant procurement duration and the duration of manufacturing 

extension , further bring the relevant changes for construction sequence and parts of civil 

area suspending. 

The procurement session comparison statistical for cash flow and monthly fund 

utilization rate(CPI) for 667 project of Pakistan 

TBD‐ after the project finished then update 

 

The procurement session achievement and future development for 667 project of 

Pakistan 

The 667 project of Pakistan from beginning session to now have completed 78.3% 

procurement quantities, understood 86 major contract supplier supply ability and the scope 

of products, estimated and integrated 2013, 2014 and 2015 year the recent 3 years product 

price and the price variance trend in the current market, provided the additional supplier list 

and client list for future similar projects, and the project management experience for the 

sub‐contracts, while with confidences, ability, the 667 project management team will do 

better in future. 

 

 

 

 

Yang LU 

01 Dec 2014