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Contract UpdatesNYP GC –CM Conference

November 4, 2015Ralph Bohnenberger, Facilities Finance Manager, Business Administration

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Introduction  Key Contract Highlights Subcontractors Choices Contractor Badges & Orientation Document Handover General Instructions Recurring Issues Violations Liens Q & A

OverviewOverview

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Key ContractHighlights

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Key ContractHighlights

• Contracts and General Instructions are being updated

• General Instructions updated by the end of 2015

• Contract Updates for Document Handover distributed by 12/1/15

• How are they applicable to work at NYP?

• Key Personnel• Lien Removal• Violations / Contract Reductions

• Contracts and General Instructions are being updated

• General Instructions updated by the end of 2015

• Contract Updates for Document Handover distributed by 12/1/15

• How are they applicable to work at NYP?

• Key Personnel• Lien Removal• Violations / Contract Reductions

Lien

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Key ContractHighlights

• Sub Contractor Selection• Approved Vendor List• New Sub Contractors

• Contractor Badges• New Contractor Badges• Contractor Orientation

• Sub Contractor Selection• Approved Vendor List• New Sub Contractors

• Contractor Badges• New Contractor Badges• Contractor Orientation

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Sub‐Contractors • MEP, Fire Alarm, Elevator, DDC, etc. all are 

controlled vendors

• We are open to additional vendors, but it takes time 

to approve

• DO NOT base bids on new vendors without PM 

approval AND minimum 4‐6 weeks to get sub‐

contractor approval

• The Facilities Finance Manager is the 

gatekeeper to the addition process

• If you are unsure about a sub, ask

• MEP, Fire Alarm, Elevator, DDC, etc. all are 

controlled vendors

• We are open to additional vendors, but it takes time 

to approve

• DO NOT base bids on new vendors without PM 

approval AND minimum 4‐6 weeks to get sub‐

contractor approval

• The Facilities Finance Manager is the 

gatekeeper to the addition process

• If you are unsure about a sub, ask

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DocumentHandover

Problem NYP is not able to consistently update its master drawings and databases to reflect project changes.

Root Cause• Handover content … not clearly defined• Handover responsibilities …not clearly defined

• Handover process … not clearly defined

Consequences• Information gets stored in multiple locations

Lots of unnecessary work for Project Team Information is difficult to retrieve for Operating Teams

• Information is lost after project NYP has to pay to re-create information (re-survey, re-permit)

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DocumentHandover

We have defined the:content responsibilities process

of the handover packages.

We have streamlined process, and are using our project management system to transmit handover packages.

Architects / Engineers,Contractors,

Commissioning Agents,Expeditors

Submit handover package electronically in PM Software

Project Manager

Reviews handover package

Operations Teams(Asset Mgt / Compliance / Space  / EHS / Interiors 

etc.) Review and accept handover package

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DocumentHandoverAfter completion of abatement:1. Hazmat Package

After Substantial Completion and before Move‐In:

2. Design Team’s FF&E Package

3. Design Team’s Record Drawings

4. CxA’s MEP Pre‐Move‐In Package (incl. Test Reports)

5. Contractor’s Fire Alarm Package (incl. Test Reports)

6. NYP Project Manager’s Pre‐Occupancy Survey Package

Before Final Payment:7. Expeditor’s Permit Package

8. Contractor’s Record Document Package

9. Contractor’s Attic Stock Package

10. Design Team’s Completed Punch List

11. CxA’s Commissioning Package

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An important part of data handover is tagging and barcoding of new equipment.

1) Contractors are obligated to tag the equipment with the Design ID as shown on the drawing schedules (Engineers must use the NYP equipment abbreviations).

2) CxA and specialty subcontractors for Fire Alarm, Fire Suppression and Med Gas must barcode the equipment and produce a list inventory of the equipment and the associated test reports.

The Commissioning Agent will consolidate the list’s and the test reports into handover package #4: “CxA’s MEP Pre‐Move‐In Package”

NYP Barcodes

EquipmentTags

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Process Overview: Barcoding, Testing and Handover

1. Planning of barcoding• CxA coordinates with Asset Mgt Team (Henry Cordova) to 

distribute barcodes.• CxA adds the coordination of barcoding and data 

collection to the project agenda, and informs all parties (Fire Alarm, Fire Suppression, Med Gas)

2. Before performing testing• The firm that is performing or witnessing the test must 

apply the barcode before testing. The barcode must be included in test record.

3. All firms must prepare an Equipment Log• The log must list each piece of equipment and reference 

the test report and O&M Manual.• Firms must send their excel Equipment log with the test 

reports and O&M Manual, to Commissioning Agent.

4. The CxA will collect all asset information• CxA consolidates information and submits to the NYP 

Project Team as the “Pre‐Move‐In MEP Handover Package.”

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Document Handover Content

The NYP Project Data Handover Guide defines foreach package:

‐ Party responsible to generate package

‐ Expected content‐ Expected data format‐ Recipient on NYP side

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Accessing the Handover Guide + Folder Structure

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Folder Structure for Contractor’s Handover Packages

1. Save Handover documents in the folder structure and format as outlined in the Project Data Handover Guide.

2. Once done, move all folders and files into one single ZIP file.

3. Upload the ZIP file to NYP’s Project Management System.

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Uploading Handover Packages

Contact the NYP System Administrator to participate in a training and to obtain a user account.   Email: UnifierHelp@nyp.org

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General InstructionsTo Contractors

• What are the General Instructions?

• How are they applicable to work at NYP?

• More than work and safety rules

• What are the General Instructions?

• How are they applicable to work at NYP?

• More than work and safety rules

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Emergency Call List• Contractor Contacts

• Must have primary and backup contacts

• At least 1 number must be answered 24/7

• PM must be notified of changes immediately

• These numbers are posted at the job site and circulated to On Call Administrators

• Contractor Contacts• Must have primary and backup contacts

• At least 1 number must be answered 24/7

• PM must be notified of changes immediately

• These numbers are posted at the job site and circulated to On Call Administrators

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ConstructionSignage

• All entrances to site

• As detailed in

Construction Sign

Procedure on the

website

• Must have multiple

contact numbers for

NYP & Contractor

Required Signs• Permits• Caution• RACE/PASS• Dust Control

Plan• Contractor

Sign In• Customer

Service Sign

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Work Rules • Superintendent on site

• No smoking

• Where can you smoke?

• Badges

• Workers represent NYP

• Entrance and Exit to sites

• Follow the Dust Control plan

• Noise Control

• No radios

• Be respectful in elevators and outside

• No gifts

• Superintendent on site

• No smoking

• Where can you smoke?

• Badges

• Workers represent NYP

• Entrance and Exit to sites

• Follow the Dust Control plan

• Noise Control

• No radios

• Be respectful in elevators and outside

• No gifts

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Facilities WebSite

http://e-net.nyp.org/facilities

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Recurring IssuesPatient Safety:1. Unauthorized shut down of fire detection & suppression systems2. False alarm activations3. Fire Extinguishers4. Incomplete fire stopping 5. Doors: Leaving those open that should be closed & locking those 

that should locked6. Blocking exits & / or stairs7. Unauthorized tapping into utilities

Housekeeping:1. Housekeeping in Mechanical & electrical closets2. Housekeeping in Tunnels

1. Materials left behind; surplus & packing crates2. Equipment stored in tunnels

3. Tracking of dirty boots through space

Behavioral:1. Smoking in or on hospital premises (including sidewalks)2. Language/conversations on elevators & in front of patients & staff3. Lack of ID’s

Patient Safety:1. Unauthorized shut down of fire detection & suppression systems2. False alarm activations3. Fire Extinguishers4. Incomplete fire stopping 5. Doors: Leaving those open that should be closed & locking those 

that should locked6. Blocking exits & / or stairs7. Unauthorized tapping into utilities

Housekeeping:1. Housekeeping in Mechanical & electrical closets2. Housekeeping in Tunnels

1. Materials left behind; surplus & packing crates2. Equipment stored in tunnels

3. Tracking of dirty boots through space

Behavioral:1. Smoking in or on hospital premises (including sidewalks)2. Language/conversations on elevators & in front of patients & staff3. Lack of ID’s

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Violations • NYP ‐ intensive and extensive regulatory environment

• Code Compliance / Site Safety are CRITICAL

• NYP paid over $20,000 in fines to FDNY for false 

alarms in 2013 related to construction

• Failure to comply with NYP Safety Rules (ICRA, ILSM, 

Safety, etc.) 

• Currently carries a contract reduction (LD’s) per 

General Instructions of $1,000 per incident

• In 2015 we are updating the “Contract Reduction” 

schedule for violations.  Published by 12/31/15

• NYP expends substantial resources to monitor it’s 

environment of care, quality, and compliance

• NYP ‐ intensive and extensive regulatory environment

• Code Compliance / Site Safety are CRITICAL

• NYP paid over $20,000 in fines to FDNY for false 

alarms in 2013 related to construction

• Failure to comply with NYP Safety Rules (ICRA, ILSM, 

Safety, etc.) 

• Currently carries a contract reduction (LD’s) per 

General Instructions of $1,000 per incident

• In 2015 we are updating the “Contract Reduction” 

schedule for violations.  Published by 12/31/15

• NYP expends substantial resources to monitor it’s 

environment of care, quality, and compliance

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Violations (cont’d)• Repeat violations will carry increasing contract 

reductions

• Violations will carry different contract reduction 

amounts based on the seriousness of the violation

• For documented false alarms caused by contractors, we 

will begin to pass these fines through to the contract, 

effective April 1, 2014.  This is already in the contract.

• We do not mean to be punitive, but things have to change 

and we want you to be PARTNERS in making things better!

• Repeat violations will carry increasing contract 

reductions

• Violations will carry different contract reduction 

amounts based on the seriousness of the violation

• For documented false alarms caused by contractors, we 

will begin to pass these fines through to the contract, 

effective April 1, 2014.  This is already in the contract.

• We do not mean to be punitive, but things have to change 

and we want you to be PARTNERS in making things better!

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Liens • NYP has a very low tolerance for Liens

• Liens do not solve problems

• As the GC or CM, the lien MUST be removed within 10 days (A201, 14.2.5)

• Bond – OK; Payment – OK

• Must have copy of Filed Lien Satisfaction

• NYP has a very low tolerance for Liens

• Liens do not solve problems

• As the GC or CM, the lien MUST be removed within 10 days (A201, 14.2.5)

• Bond – OK; Payment – OK

• Must have copy of Filed Lien Satisfaction

Lien

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Change Orders• NYP has a need to keep construction moving forward

• We also need to keep cost control at the forefront

• ACE’s (Anticipated Change Estimates) allow construction to move forward while controlling cost

• Need to resolve to a change order sooner

• NYP has a need to keep construction moving forward

• We also need to keep cost control at the forefront

• ACE’s (Anticipated Change Estimates) allow construction to move forward while controlling cost

• Need to resolve to a change order sooner

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Questions