Date post: | 05-Apr-2018 |
Category: |
Documents |
Upload: | bobby-kurniawan |
View: | 215 times |
Download: | 0 times |
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 1/29
Training Needs Analysis
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 2/29
Definisi
• Analisa Kebutuhan Identifikasi Latihan (TrainingNeed Identify Analysis) atau lebih dikenaldengan sebutan TNIA atau TNA, adalah suatumetode yang sistematis untuk menentukan
perbedaan antara kondisi kerja yang aktual(what is) dengan kondisi kerja yang diinginkan(what shoud do) didalam st organisasi atau sttim kerja yang mencakup: pengetahuan,ketrampilan dan sikap ( Tafe, 1993)
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 3/29
• Suatu metode yang dapat mendeteksikekurangan/ kelemahan pekerja dalammenjalankan tugasnya seperti: pengetahuan,ketrampilan, kemampuan sosial dan sikappekerja didalam melaksanakan pekerjaannya.(Konwledge Skills Attittude disingkat :KSA).Thayes (1961)
• Suatu metode yang sistematis untukmenentukan pelatihan yang dibutuhkan dalampencapaian performance kerja dalammenjalankan suatu tugas tertentu atausekumpulan tugas sesuai dengan yangdiharapkan oleh perusahaan (Mc Geehe &Thayes,1961)
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 4/29
Tujuan
• Meningkatkan kualitas didalampelaksanaan suatu tugas individual, teammaupun organisasi perusahaan secarakeseluruhan (Rummler,1987)
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 5/29
Manfaat (Robyn Peterson,1993)
1. Merupakan suatu sistem alarm (warning system) yangberfungsi melindungi kesehatan suatu organsisasiperusahaan .
2. Mengenal secara pasti hal mana-mana yang perludiperbaiki atau mana yang kurang tepat dalampenempatannya, seperti lay out ruang kerja , desain
tugas, hambatan komunikasi dan berbagai hal yangmelibatkan seluruh proses pelaksanaan organisasiperusahaan..
3. Mengenal secara pasti kualitas sumber daya manusiayang berada didalam perusahaan.
4. Melalui Analisis Kebutuhan pelatihan, perusahaanakan memanfaatkan uang dan waktu secara bijaksana(efektif). Karena mendapatkan pelatihan yangsistematis, terencana tapi cukup fleksibel
5. Menggunakan metode pretest pada saat dianalisa dan
post test setelah pelatihan berlangsung, dengandemikian dapat dilihat hasilnya secara nyata.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 6/29
6. Meningkatkan motivasi peserta latihan, karena latihanakan terfokus hanya pada masalah tertentu sahaja,dan peserta akan mendapatkan pelatihan yang benar-benar diperlukan pada saat ini dan saat yang akandatang.
7. Dari TNA akan mendapatkan komponen komponenpenting yang dapat dijadikan dasar pertimbangandalam melaksanakan rancangan strategik organisasiperusahaan .
8. Dengan analisa, kasus kasus yang menghambat
keefektifan pelaksanaan suatu tugas akan dapatdiidentifikasi dan diperolehi cara bagaimanamenghilangkannya.
9. Dengan panduan Analisa Keperluan Latihan akanterselenggara Training yang profesional dan tepat
serta latihan itu diberikan kepada orang yang tepatpula10. Sumbangan dari pelatihan menjadikan organisasi
perusahaan tumbuh berkembang dan keberhasilannyadi recognize
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 7/29
Pelaksana: (yangmengendalikanTNA)
• Departemen Pelatihan (Diklat) yangberada didalam organisasi itu sendiri.
• Tenaga expert seperti konsultan dari luarorganisasi
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 8/29
Aspek-Aspek yang dapat dianalisa(Mc Ghee and Thayes 1961)
1. Organisasi,
2. Operational /departemen , dan
3. Individual (personal).
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 9/29
Sebelum memulai menganalisa tetapkan diarea mana akan dianalisa
Skills Situational Organizational
analysis analysis analysis
Identifying identifying identifying
gaps in know process & problem of
ledge & skills behavioural organizational
issues development
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 10/29
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 11/29
Analisa Operasional•
Memeriksa apakah performance yangada (dicapai) pada saat ini sudah sesuaidengan performance yang diharapkanorganisasi? Untuk jawabannya harus
melihat :• Apakah tugas yang dilakukan hasilnya
telah baik (performed)
• Apakah Standard kualitas produktivitassudah dicapai .
• Adakah hambatan yang dihadapi parapekerja didalam melaksanakan tugas
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 12/29
Analisa Individual (Person)
Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana)yang tidak memenuhi persyaratan performanceyang diharapkan organisasi.
Data –data diperolehi dari:
1. penilaian performance ( performance appraisal)2. Penyelia penilai (supervisi rating)• Jelaskan mengenai tujuan dari TNA,
prosesnya, manfaatnya kepada mereka parapekerja yaitu untuk mencapai target pelatihanyang efektif
• Jika sudah jelas peranannya sampai diareamana, kita akan mengkonsentrasikan pikirandan usaha pada level area itu saja
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 13/29
Langkah- langkah yang dilakukan:1. Mengumpulkan data mengenai tugas yang ada dalam
organisasi, hal ini penting untuk menetapkan secara jelas parameter yang digunakan untuk menganalisa
pekerjaan. Karena sering terjadi setiap perusahaanmempunyai job des masing-masing yang adakemungkinan maknanya berbeda-beda.
2. Meninjau job description, dan spesifikasi tugas yang
berisi persyaratan-persyaratan (performance ) standaryang harus dipenuhi oleh para pekerja iaitu:pengetahuan (knowledge) , ketrampilan (skills), sikapkerja (work attitude), dan persyaratan persyaratankhusus lainnya yang sesuai dengan standard
persyaratan tugas.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 14/29
3. Ukur performance yang ada pada saat ini
4. Tetapkan seberapa jauh perbedaan
(discrepancy) antara standar yangdiharapkan dengan performance yang aktual(muncul)
5. Perhitungkan beban biaya dari discrepancytsb. Seberapa jauh kesenjangan itumembebani organisasi. Biaya disini bisa
dalam berbagai bentuk spt:rendahnyaproduktivitas, banyaknya materi yangterbuang, ketidak puasan pelanggan, produkyang dikembalikan, dsb.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 15/29
6. Ukur level skills dan knowledge ttg
tugasnya
7. Analisa gap antara performance yangdisyaratkan dengan performance pekerja
8. Ajukan proposal training atau solusi lainnya
yang sesuai untuk mengatasinya
9. Laksanakan dan lihat apakah
dapat mengatasinya , jika tidak ulangi
prosesnya
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 16/29
Analisa Individual (Person)
Mengidentifikasi siapa orangnya (pelaksana)yang tidak memenuhi persyaratan performanceyang diharapkan organisasi.
Data –data diperolehi dari:
1. penilaian performance ( performance appraisal)2. Penyelia penilai (supervisi rating)• Jelaskan mengenai tujuan dari TNA,
prosesnya, manfaatnya kepada mereka parapekerja yaitu untuk mencapai target pelatihanyang efektif
• Jika sudah jelas peranannya sampai diareamana, kita akan mengkonsentrasikan pikirandan usaha pada level area itu saja
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 17/29
Needs Analysis Model
IDENTITY A DISCREPANCY
COST OF VALUE ANALYSIS
IS THERE A SKILLS ORKNOWLEDGE DEFICIENCY ?
YES –THEY CANNOT DO THE JOB
NO –THEY CANDO THE JOB
POSSIBLE ACTION
Develop job aidsProvide PracticeChange the jobTransfer of terminateemployee
Provide Training
POSSIBLE ACTION
Change the reward structureto deal with the discrepancyImprove the inadequate feedbackRemove any obstacle created
by system, e.g. poorequipment
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 18/29
FAKTOR PEMICU ADANYA KEBUTUHANPELATIHAN
Faktor Internal. :
• Ada Penerimaan pegawai baru
• Ada pegawai yang di promosi kan atau transfer
• Adanya sistem dan prosedur baru
• Standar mutu baru Produk baru
• Pelanggan baru
• Peralatan baru
• Ada permintaan pelatihan dari senior manajemen ataudari individu pekerja
• Tingginya turn over
• Jumlah kecelakaan kerja yang tinggi
• Banyak materi produk yang terbuang
• Semangat kerja menurun
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 19/29
Faktor Eksternal
• tuntutan dan keluhan pelanggan
• kehilangan pelanggan
• ada aturan aturan baru yang berasal daripemerintahan
• munculnya pesaing baru
Faktor lainnya
• Adanya keluhan dari pelanggan/nasabah/klien
• Jumlah kecelakaan kerja cukup signifikan
• Tingginya jumlah keluar /masuk pegawai baru(turn over).
• Kehilangan pelanggan
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 20/29
Peserta pelatihan
• Manajemen top
• Senior manajer
• Manajer departemen (kepala bagian)
• Kepala seksi/ supervisor• Klerk, operator dll.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 21/29
Sumber data-data /informasidiperoleh dari:
• training record
• personel record
• health & safety audit
• gambaran pencapaian target penjualan
• informasi dari para manajer
• dokumentasi penilaian performance
• langsung dari para pelanggan (customer)
• dari berbagai pameran industri
• dari trainer lain dari dalam organisasi yang
sama
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 22/29
Metode – metode pengumpuldata
• research , survey , dokumen, catatan dandata data statistik
• menghadiri pertemuan/ briefing darimanajemen
• berdiskusi mengenai pekerjaan danmasalahnya dengan pekerja dari berbagaiberbagai tingkatan.Metode ini dapat dikombinasikan
penggunaannya misalnya setelah mengisiquestionaire dilanjutkan dengan wawancaraindividual maupun kelompok .
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 23/29
1. Observasi• Observasi informal akan merupakan komponen penting
pada hampir setiap kajian, dan cocok untuk banyakperusahaan tapi objektivitas dan kapasitasnya terbatas.
• Observasi yang lebih formal , task analysis, pengukurankerja dapat memperoleh data yang lebih akurat.Biasanya bermanfaat untuk mempelajari pekerjaanoperasional.
• Dalam menjalankan observasi tidak terlalu menyolokdan semestinya berhati hati menyimpulkannya, agarmendapatkan data yang valid. Keberhasilan metode iniakan tergantung pada pengalaman dan kemampuanobserver. Dalam jangka waktu yang panjang observasiitu dilakukan akan meningkatkan reliabilitasnya.
Pengamatan ini dapat menggali informasi daridepartemen/ seksi bagaimana aliran kerja (work flow) ituberlangsung dan mengamati bagaimana cara parapekerja melakukan pekerjaan tersebut. kemudianbandingkan dengan situasi 6-12 bln yll apakah adaperubahan.
2 Interview
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 24/29
2. Interview
• Metode ini yang paling sering digunakan.
• a. Interview t’ berstruktur
• Mewawancarai satu persatu pekerja adalah denganinterview t’ terstruktur sangat berguna untuk menggaliinformasi yang lebih banyak dan mendapatkan datayang tepat dari yang bersangkutan secara langsung .
• Kekuatan dan kelemahannya
• Kelebihannya dari pendekatan ini adalah mampumenggali masalah masalah secara lebih luas danmampu mengunkap permasalahan didalam situasi nondirective, dan tanpa ada penekanan. Interview mampumenciptakan iklim yang responden merasa bebas
berterus terang memberikan informasi.• Kelemahannya: lebih bersifat opini umum dari pada
mengungkap fakta, disamping kurang kosisten jikadiaplikasikan pada populasi yang lebih besar.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 25/29
b. Interview Terstruktur:
• Dapat diaplikasikan sebagaimana yang tidak berstruktur.
• Kelebihannya , mampu memberikan hasil yang lebih
konsisten daripada yang tidak berstruktur , khususnya jika di laksanakan oleh pewawancara yang berbeda.Responsnya lebih mudah diinterpretasikan.
• Kelemahannya, biasanya butuh waktu untukmempersiapkannya
c. Interview melalui telepon
• Biaya lebih murah jika respondennya secara georafisberserak dan sukar untuk dijumpai pada jam kerja.
• Kelebihannya menghemat biaya perjalanan, lebih
bersifat personal dan cepat. Pewawancaranya harusdilatih terlebih dahulu . Menangani pertanyaan danmenghadapi penolakan dari responden memerlukanketrampilan khusus.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 26/29
3. Questioner
• Biasanya digunakan untuk mengumpulkan
data kuantitatif . Untuk menggunakanmetode ini perlu mengikuti langkah-langkah sebagaimana yang biasanyadilakukan dalam metode penelitan/survey.
• Menetapkan populasi
• Memilih sample
• Mengembangkan intrument pengumpul• Mengumpul data
• Memproses dan menganalisasa data.
4 Diskusi Kelompok ( Forum)
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 27/29
4. Diskusi Kelompok ( Forum)• Metode ini dianggap paling berhasil sebagai
metode pengumpul data. Dengan metode iniakan memunculkan ide- ide, kemudian ide
dikumpulkan dan dibahas bersama kemudiandievaluasi.
• Jika dinamika kelompok situasinya tidak selalukondusif untuk mengutarakan ide secara lancar
dan bebas, biasanya dibutuhkan seorangfasilitator . Peranannya mempermudah setiapanggota mengutarakan ide mereka.
• Kelebihannya: Pada umumnya anggotakelompok masing-masing memberikan data data
kualitatif secara detail dan dapat menghasilkansolusi yang kreatif. Bagaimanapun ,membutuhkan waktu dan jika mengelolanyakurang baik hasilnya bias. Jika salah satuanggota grup mendominasi yang lain.
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 28/29
CONTOH TNA: MANAGEMEN WAKTU
Manfaat/Sasaran
1. Untuk dapat mendeteksi aspek aspek yang dapatmemperbaiki taraf kemajuan organisasi perusahaandengan meningkatkan efektivitas perfomance kerja dariindividu para pekerja.
2. Untuk menggali masalah organisasi perusahaan yang
mendasar yang dimanifestasikan mereka sebagaisymptoms (gejala) buruknya pengelolaan waktu.
Materi yang dibutuhkan
• foto copy kuestioner yang akan dibagikan• Ruangan rapat
• Flip chart dan pen
• Lembaran analisis
LIHAT PENJELASAN pada lembaran yg dicopy !!!!
8/2/2019 03. Training Needs Analysis
http://slidepdf.com/reader/full/03-training-needs-analysis 29/29
TUGAS : MELAKUKAN TRAINING NEEDSDI ST ORGANISASI
• LAPORAN DIKUMPULKAN PLG LAMBATPADA PERTEMUAN KE VIII STLH UJIANUTS
• LAPORAN MEMUAT:
1. Latar Belakang Permasalahan
2.Profil Organisasi
3.Metode Pengumpulan Data
4.Hasil TNA permasalahan & dasar teori
5 Kesimpulan dan Saran solusi