07/10/2015 Rencana Strategis Sistem Informasi Rumah Sakit Guardian Y. Sanjaya gysanjaya.blog.ugm.ac.id Ouline • Review sistem informasi dan informatika kesehatan • Konteks rumah sakit sebagai organisasi • Cakupan fungsi SIMRS (Permenkes No 82 Tahun 2013) • Model maturitas SIMRS • Pembuatan SIM Plan • Rencana strategis SIM (SIM Plan/Road Map) rumah sakit • Struktur dokumen • Output SIM Plan Pertanyaan penting • Kenapa menggunakan SIM RS? • Apakah Anda mengetahui kegiatan terkait SIM RS (ada apa saja)? • Sudah mencakup fungsi apa saja SIM RS di tempat Anda? • Apa lagi yang ingin dikembangkan terkait SIM RS di tempat Anda?
Transcript
07/10/2015
Rencana Strategis SistemInformasi Rumah Sakit
Guardian Y. Sanjaya
gysanjaya.blog.ugm.ac.id
Ouline
• Review sistem informasi dan informatika kesehatan
• Konteks rumah sakit sebagai organisasi
• Cakupan fungsi SIMRS (Permenkes No 82 Tahun 2013)
• Model maturitas SIMRS
• Pembuatan SIM Plan
• Rencana strategis SIM (SIM Plan/Road Map) rumah sakit• Struktur dokumen
• Output SIM Plan
Pertanyaan penting
• Kenapa menggunakan SIM RS?
• Apakah Anda mengetahui kegiatan terkait SIM RS (ada apa saja)?
• Sudah mencakup fungsi apa saja SIM RS di tempat Anda?
• Apa lagi yang ingin dikembangkan terkait SIM RS di tempat Anda?
07/10/2015
If you do not know what do you want to achieve (toward HIS), how can you design your HIS?
Siklus Sistem Informasi
CollectCollect
• Essential indicators• Definitions• Tools
ProcessProcess
• Reporting: completeness• Verification: data checks• Adjustment
• Visualization of data• Formats for communication
AnalyzeAnalyze
• Error and adjustment• Indicator computation• Performance assessment
Use Use
• Feedback• Program changes• Policies• Resource allocation
Organizational model of health services
Essential Public Health management function
Theo Lippeveld and Rainer Sauerborn. 2000. A framework for designing health information systems (Book Chapter).
07/10/2015
Kesehatan Masyarakat dan Kedokteran
Atribut Kedokteran Kesehatan Masyarakat
Fokus utama Kesehatan individu Populasi/ komunitas
Strategi utama pelayanan
Kuratif dan preventif Preventif dan promotif
Konteks intervensi Intervensi medis dan tindakan medis. Tindakan preventif sesuai dengan perjalanan penyakit
Hampir semua aspek perjalanan alamiah penyakit termasuk didalamnya efisiensi, biaya, dan juga aspek intervensi sosial
Operasional Melalui klinik, rumah sakit, praktek pribadi, dengan standard yang telah ditentukan (diatur pemerintah)
Dilakukan oleh pemerintah untuk merespon regulasi kesehatan dan arah kebijakan kesehatan
Carrol et al, 2003. Public health informatics and information systems
8
Information systems as strategic
• To support business and public health/business/clinical decisions
• To make effective use of emerging technologies
• To enhance organization’s image
• To promote satisfaction of market and regulatory requirements
• To be cost-effective
• To provide a safer environment for customer
Strategi Pengembangn SIM
• Mengembangkan rencana strategik HIS (SIM Plan) jangka waktu tertentu (3-5 tahun)
• Assessment HIS menggunakan perangkat dan indikator yang standar untuk monitoring dan akreditasi
• Memperkuat mekanisme koordinasi dan kolaborasi
• Lintas sub sistem dan atau lintas sistem
• Investasi perangkat dan platform teknologi informasi atau melakukan pengembangan system
• Analisis and sintesis data kesehatan, menjadi informasi kesehatan yang bisa meliputi beban penyakit, cakupan pelayanan, sumber daya kesehatan, performance pelayanan kesehatan, administrasi dan keuangan, dll.
• Diseminasi dan penggunaan data untuk pengambilan keputusan, perencanaan dan monitoring pencapaian indikator kesehatan
07/10/2015
Konteks Rumah Sakit sebagaiorganisasi berbadan hukum
Rumah sakit – UU No 44 tahun 2009
• Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
• penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit
• pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanankesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis;
• penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalamrangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan; dan
• penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologibidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan denganmemperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan;
Struktur Organisasi SIMRS
Direktur Utama
Direktur Yanmed
BidangPenunjang
Medik
Unit IT?
DirekturOperasional
BidangPengendalian
Unit IT?
DirekturKeuangan
BidangPerencanaan
Unit IT?
Direktur SDM dan Penelitian
Bidang Diklatdan
Pengembangan
Unit IT?
DirekturPemasaran dan
Informasi
Unit IT?
Unit IT?
07/10/2015
Sistem Informasi RS – Permenkes No 82 Tahun 2013• Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat
SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
• Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas: • kegiatan pelayanan utama (front office);
• kegiatan administratif (back office); dan
• komunikasi dan kolaborasi
Tra
nsa
ksio
na
lM
an
agem
en
tA
dva
nced
Data CollectionData Process
Data Analysis
DecisionMaking
Data Analysis
Operasional
Executive
Management
Fungsi HIS User HIS Activitas HIS
Karakteristik Kegiatan Unit SIMRS
Analisa
• Identifikasikebutuhan
• Sosialisasi danAdvokasi
Pengembangan
• Sistem analist
• Hard coding
Implementasi
• Penyesuaian proses bisnis & Operasional
• Pelatihan & pendampingan
• Pemeliharaan
Analisa Data dan Informasi untuk Mendukung Keputusan
07/10/2015
Permenkes 82 Tahun 2013 Tentang SIMRS
Pendaftaran• Pendaftaran
• Pendaftaran Melalui Telepon• Pendaftaran Bayi Baru Lahir
• Daftar Data Pasien
• Daftar Kunjungan Pasien
• Asuransi
• Laporan• Rekap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan• Pencarian Data Asuransi
Monitoring Perencanaan dan Penyerapan Anggaran melalui proses pengadaan
Digital Imaging System
Bac
k O
ffic
e
Arsitektur dan cakupan sistem informasi RS
Data
Min
ing
Maturitas Model SIMRS
Collector
Phase 1Documenter
Phase 2Create data/information, Unidirectional
Goal: intention Point-of-care data capture,
Simple Alert system,
Result management
Goal: Efficiency
Longitudinal record
DSS in acute care and ambulatory
Goal: efficiency, patient safety
Helper
Phase 3
Evidence-based practice
Combine with PHR
Goal: Consumer empowerment
Health Information exchange
Goal: Integrated health service
Partner
Phase 4 Mentor
Phase 5
GartnerGroup generation of EHR (Amatayakul, 2009)
Waktu
Rencana Strategis Organiasivs
SIM Plan
Apa bedanya?
07/10/2015
Definisi Rencana Strategis
• “…is the development of a comprehensive long-range plan for guiding the activities and operations of an organization.”
• Renstra merupakan suatu proses yang mencakup:• Mendefinisikan visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi
• Membuat strategi organisasi
• Menyusun kebijakan-kebijakan organisasi
• Proses tersebut mengarah pada “produk” dan “servis” apa yang akan ditawarkan ke masyarakat
Glaser, 2006
• Although the broader scope of strategic planning concerns all area of health institution, one important component is the plan for information systems.
• Without a plan that points IS (information systems) to execute its business strategies, the organization will not be able to effectively meet its overall goals
Kenapa perlu SIM Plan
• Rumah sakit merupakan “Information intensive domain”• Penggunaan TI untuk mengelola data tidak terhindari
• Kesesuaian antara rencana kegiatan SIM dengan rencana strategis organisasi (strategic allignment)
• Mengantisipasi resiko yang mungkin timbul dalam implementasinya (Menjaga konsistensi)
• Perubahan organisasi
• Perubahan kebijakan
• Perubahan posisi
• Alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mengkaji performa dan keberhasilan implementasi teknologi informasi
07/10/2015
SIM Plan - Future of hospital information systems• Defining the aims of strategic information management aligned with
hospital aims,
• Presenting the complete current state of hospital information processing including paper-based, and computer-based information processing tools,
• Assessing the current state and recognizing deficits,
• Identifying the necessary call for action, and defining the target state,
• Defining a migration strategy which determines the tactical projects to be carried out.
Similar model
• Business management oriented approached
• Component alignment model
• Critical success factor
• SWOT analysis
• Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO)
• TOGAF – Enterprise architecture methodology and framework
Penyusunan SIM Plan
• Pendekatannya adalah partisipatif (multiple stakeholders)
• Secara berkala dievaluasi (Monev)
• SIM Plan ada jangka waktunya (perlu diperbarui)
Adopsi
ImplementasiRevisi
Persiapan
SIM Plan Process
07/10/2015
Persetujuan Top Level Manajemen (melibatkan
pemerintah daerah)
Konsultan ITMembantu menyusun rencana strategis pengembangan SIM
Reorganisasi struktur manajerial dengan membentuk TIm IT khusus untuk menjalankan sistem
Membantu mempersiapkan
Acuan ruang lingkup peran dan tanggung jawab
Vendor/ Pengembang
Kebutuhan hardware, Pengembangan Software dan proses transfer of knowledgeCalon Pengguna, seperti
dokter, perawat, petugas administrasi, surveilans, radiolog, farmasi dan lain-lain
Membantu untuk menyusun rencana pengembangan melalui proses analisis
kebutuhan
Gambaran tahapan pengembangan
Arahan Pengembangan
Update
Dukungan Dana, baik dari Pemerintah Daerah, Pemerintah Pusat atau
sumber lain
Misi, Misi dan strategi bisnis
organisasi
Do
ku
men
SIM
Pla
ns
Internal Organisasi Eksternal Organisasi
Renstra SIK Pusat, Renstra Pemda,
Renstra Propinsi dst..
SIM plan document
1. Summary
2. Introduction
3. The Organization
1. Vision, mission and goals of the organization
2. Hospital characteristics
3. Organizational structure
4. Spatial structure
4. Information management
1. Organization of information management
2. Goals, principles and standards for information processing
5. The current state of the health information system
1. Organization’s functions and information needs
2. Information processing tools
3. Communication infrastructure
6. Assessment
1. Progresses made
2. Weak points and call for action
7. The target state of the hospital information system
8. Migration concept
1. Overview
2. Task, time and cost planning
Brigl et al, 2005. Preparing Strategic Information Management Plans for Hospitals: A Practical Guideline
Typical hospital characteristics
07/10/2015
Information Management
• which units or persons of the hospital undertake which information management tasks and how these units are integrated in the hospital’s organization
• How information management tasks have to be accomplished (e.g. the establishment of project teams or legal regulations) as well as standards concerning the technical or organizational infrastructure of information processing
Information Management
Current State of hospital information systems
• Which hospital functions have to be performed and which information needs are there?
• For the computer-supported part of the HIS: Which computer-based information processing tools support these hospital functions? Which hardware and software is installed in which organizational units?
• For the paper-based part of the HIS: In which manner are the hospital functions supported and which (paper-based) tools are used?
• Which organizational units communicate, what information is communicated, and how is the communication realized by information processing tools?
07/10/2015
Assessment of current state
• Degree of availability of healthcare professional workstations at the wards, the proportion of all medical reports stored in the digital patient record, or the quality of data relevant for accounting may be assessed.
• Components which are not consistent with the information management principles and goals
• which principles, goals, or standards are violated
Assessment of Current State
07/10/2015
Target state of the hospital information systems• Future architecture of the HIS and is basis for the development of a
migration concept
• The target architecture should then show which changes are essential in comparison to the current architecture
Migration Plan
• Is a project portfolio containing planned measures1. the most important modifications have to be formulated and each resource
needed,
2. the costs arising from those projects,
3. timeframe the measures will be implemented.
Migration Plan – Overall Output
Topik Tahap I (2 tahun) Tahap II (2 tahun) Tahap III (1 tahun)
Sistem SI KeuanganSI SDM
SI PemasaranSI Produksi
SI Eksekutif
Perangkat lunak Visual BasicWindows NT
DBMS Internet
Perangkat keras 3 Server15 Workstation
3 server10 workstation
1 server3 workstation
SDM 1 analis3 programer1 teknisi15 operator
1 analis2 programer1 teknisi10 operator
1 analis1 teknisi1 programer3 operator
Anggaran 400 juta 300 juta 100 juta
Eko Nugroho, 2010. Perancangan, Implementasi dan Evaluasi SI
07/10/2015
Aplikasi
Database
Jaringan &Infrastruktur
Tampilan muka
Operasional
Integrated health care delivery system
Tahap 5Support Managed Care
Tahap 4Update interface
Tahap 3Develop Clinical Care
Tahap 2Support ambulatory care
Tahap 1Interface Acute Care
Acquire datamining tool
Upgrade Network Acquire database tool
Acquire database tool
Estended network to Doctor;s officeUpgrade dictation/transcript system
Extended NetworktoPayers & employers
Replace some terminals with PC Add intelligent workstations
IS Strategic planning committeeDevelop referral & scheduling policiesBuild data dictionary
