10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak

Unfold your potential

Karin Rasschaert

26 maart 2015

HR-policies:

noodzaak of

bijzaak?

Overzicht

1. Inleiding

2. Hoe een HR policy invoeren?

3. Naleving HR policies controleren: spelregels?

4. Sanctionering HR policies: principes

5. Enkele speciale gevallen (bedrijfswagenreglement;

BYOD)

2 Rasschaert Advocaten

1. HR policies: Trend of wettelijke verplichting?

Social media

Welzijn: Ongewenst

gedrag/stress

Car policy

Alcohol & drugs Thuiswerk/telewerk

Arbeidsreglement

Internet en email

policy Camera’s

Code of conduct (ethics,

whistleblowing)

3

1. HR policies: “Pro’s and con’s”

Goede afspraken maken goede

vrienden

Effectieve(re) sanctionering

mogelijk maar opgelet met

slechte of onvolledige teksten

Objectieve aanpak (in plaats

van casus based; sluit

favoritisme uit)

Risico : minder dynamisch (kan

opgevangen worden)

Weinig of geen interne

regulering

Cultuur van het gezond

verstand/vertrouwen

Zwakkere bescherming

werkgever tegen misbruiken

Flexibiliteit

Risico van meer ‘à la

carte’/vrijheid

blijheid/favoritisme of

discriminatie?

Dynamisch


Veel interne regulering

2. HR-policies invoeren: hoe doet u dat?

1. Keuze van rechtsbron

2. Kennisgeving aan werknemer

3. Aanvaarding door werknemer



Rechtsbron: 1. Individuele geschreven arbeidsovereenkomst

2. Arbeidsreglement

3. Mondelinge overeenkomst

4. eenzijdige instructie

5. Vast, algemeen en bestendig gebruik

+ Soms informatie-en raadpleging ondernemingsraad/syndicale

afvaardiging vereist


Invoering gedragsregels

Door: Voordelen (Mogelijke) Nadelen

1 bevelen en instructies van

WG.

Flexibel Moeilijk bewijs van kennisgeving en

aanvaarding van gedragsregels

2 Individuele geschreven

arbeidsovereenkomst

Makkelijk bewijs van

kennisgeving en

aanvaarding

1 Handtekening bij iedere wijziging is

moeilijk werkbaar en WN kan er niet toe

worden verplicht.

2 Algemene bepaling in

arbeidsovereenkomst inzake akkoord van

WN met bedrijfsinterne reglementen:

moeilijk bewijs van kennisgeving en

aanvaarding van afzonderlijke

gedragsregels.

3 Arbeidsreglement Afdwingbaar omwille van naleving

procedure tot invoering of

wijziging arbeidsreglement.

Voor nieuwe WN: verwijzing in

arbeidsovereenkomst naar

arbeidsreglement.

Geen individueel akkoord

vereist

1 Weinig flexibel omwille van verplichte

naleving van procedure tot wijziging

arbeidsreglement

2 WN(vertegenwoordigers) kunnen

dwarsliggen

4 Mondelinge overeenkomst Moeilijk bewijs van kennisgeving en


5 Gebruik Flexibel (mogelijkheid tot

opzegging)

1 Moeilijk bewijs van bestaan van gebruik

2 Moeilijk bewijs van kennisgeving en




Kennisgeving en aanvaarding aantonen door

1. Ondertekening van bevestigingsclausule

2. Bewijs van kennisgeving + bewijs van aanvaarding

3. Bewijs van correcte toepassing van gedragsregels in verleden

4. Voor arbeidsreglement volstaat bewijs van kennisgeving als

wettelijke procedure is gevolgd



Hoe flexibele policies opstellen?

Belang van wijzigingsbedingen in de HR policies

Casus

WG wenst type, merk of categorie te wijzigen van een

bedrijfswagen

Principes

Voordeel van privégebruik bedrijfswagen = loon (in beginsel)

Loon = essentiële arbeidsvoorwaarde

Eenzijdige wijziging van loon = contractbreuk

Echter, partijen kunnen geldig wijzigingsbeding overeenkomen

‘terbeschikkingstelling van bedrijfswagen is niet essentieel’

a fortiori ‘type, merk of categorie zijn niet essentieel’



oorbeeld wijzigingsbeding:

‘Tot slot impliceert het aanvaarden van een bedrijfswagen door een

werknemer de aanvaarding van dit reglement en alle erin beschreven

verplichtingen.

De onderneming behoudt zich het recht voor bepalingen aan dit reglement

toe te voegen, te verwijderen, of aan te passen in functie van de

noodwendigheden van de onderneming. De laatste versie van dit document

kan steeds geraadpleegd worden op het intranet.’

OPGELET: Wijzigingsrecht van de werkgever is volgens de rechtspraak beperkt

tot bijkomstige (niet-essentiële) arbeidsvoorwaarden


3. De naleving van HR policies controleren: spelregels

Recht op privacy van WN op het werk

vs.

Recht op gezagsuitoefening WG (incl. controlerecht)

Geen van beiden absoluut



Principes bij beperking van het recht op privacy

1 Legaliteit Beperking voorzien in duidelijke, precieze en toegankelijke regel

Vb. arbeidsreglement of interne nota

2 Finaliteit CAO 81 (on-linecommunicatiegegevens): bescherming economische, handels-

en financiële belangen onderneming; veiligheid en goede werking netwerksysteem en naleving relevante bedrijfspolicy

CAO 68 (camerabewaking): o.m. bescherming goederen onderneming

CAO 89 (uitgangscontrole): voorkomen of vaststellen diefstal

3 Proportionaliteit Geschikte maatregel, evenredig met het doel

4 Transparantie Voorafgaandelijke inlichting WN omtrent installatie controlesysteem,

doelstellingen, beleid..



CAO n°81 controle elektronische on-linecommunicatiegegevens

Toepassingsgebied

— brede betekenis: elektronische on-linecommunicatiegegevens ongeacht

de drager

— Wel: internetgebruik, verzenden van e-mails

— Niet: inhoud bestanden op harde schijf PC (door WG ter beschikking

gesteld aan WN), controle inhoud e-mails op die PC, toevallige

kennisname van gegevens die worden vermoed van professionele aard te

zijn

Inmenging privéleven kan toegestaan zijn mits inachtneming principes

Richtlijnen inzake toegang/gebruik van informatica blijven

prerogatief WG

Onderscheid globale controle (vb. aantal uitgaande e-mails per

werkpost en volume ervan) en individualisering gegevens




Finaliteit: verplichte omschrijving doelstelling: — voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten strijdig met

goede zeden of feiten die waardigheid van een ander kunnen schaden

— bescherming economische, handels- en financiële ondernemingsbelangen

— veiligheid en/of goede technische werking van IT-netwerksystemen

— naleving beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën

Proportionaliteit — Verplichting controle tot een minimum te beperken

Transparantie — Inlichting OR over alle aspecten van de controle (zo niet CPBW, zo niet

VA, zo niet de WN) en regelmatige evaluatie

— Inlichting WN bij installatie controlesysteem via algemene instructies of instructies bij ieder gebruik van het werkinstrument, arbeidsreglement of individuele arbeidsovereenkomst




Transparantie

— Inlichting OR

• controlebeleid (incl. nagestreefde doelstelling(en) en al dan niet permanente

karakter van controle)

• prerogatieven WG en toezichthoudend personeel

• feit of persoonsgegevens al dan niet worden bewaard en plaats en duur van

bewaring

— Inlichting WN, bijkomend:

• regels inzake gebruik en gebruiksbeperkingen van instrumenten die WN voor de

uitvoering van het werk ter beschikking worden gesteld

• rechten, plichten en verboden inzake gebruik van de elektronische on-

linecommunicatiemiddelen van de onderneming

• straffen bij niet-naleving




Individualisering = gegevensverwerking om aan

geïdentificeerde of identificeerbare persoon toe te schrijven

Regels gelden niet voor gegevens met beroepsmatig karakter

Indien ter controle van naleven van beginselen en regels voor

het gebruik van onlinetechnologieën

— Indirecte individualisering: voorafgaande gesprek met WN verplicht

• WN kan bezwaren formuleren inzake voorgenomen beslissing of evaluatie

• WN kan gebruik elektronische onlinecommunicatiemiddelen rechtvaardigen

Andere doelstellingen: directe individualisering toegestaan


4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren?

Gezagsverhouding omvat ‘disciplinaire macht’

Alleen straffen voorzien in arbeidsreglement mogen

worden opgelegd Exhaustieve lijst van straffen vereist, doch algemene

omschrijving van tekortkomingen volstaat

‘niet-naleving van interne bedrijfsreglementen’

Straf dient in verhouding te staan tot tekortkoming

Straf dient uiterlijk 1e werkdag na vaststelling

tekortkoming door persoon bevoegd tot straffen ter

kennis te worden gebracht aan werknemer Geen vormvereisten



Voorbeelden van straffen

Mondelinge vermaning

Schriftelijke verwittiging

Geldboeten van X EUR per overtreding

Schorsing van uitvoering van arbeidsovereenkomst gedurende

maximum 5 dagen, zonder loon

Verbreking of opzegging

Ontslag om dringende reden



Dringende reden inroepen vereist:

1. Bewijs van het bestaan van duidelijke / ondubbelzinnige

richtlijnen

2. Bekend gemaakt aan de werknemer

3. Aanvaard door de werknemer

4. Schending door de werknemer

5. Voldoende ernstige tekortkoming (onherroepelijke vertrouwensbreuk) : Een dringende reden moet beoordeeld worden op basis van :

Elementen eigen aan de werknemer (anciënniteit, functie, verantwoordelijkheid, antecedenten, fysieke en mentale situatie)

Elementen eigen aan de werkgever (ernst kan afhangen van de bedrijfscultuur en de regels van interne en ethische orde) (arbeidshof Brussel 14 juli 2014)



Casus dringende reden (o.a. systematisch weigeren

agenda ‘correct bij te houden) :

rechter oordeelde dat werkgever niet bewees dat er in het

kader van de ‘Nieuwe Werken Policy’ duidelijke richtlijnen

gecommuniceerd waren én de werknemer die ontvangen had



Casus=: twitterbericht

Afweging tussen

Wettelijke en contractuele verplichtingen Recht op vrije meningsuiting

- Te goeder trouw uitvoering

arbeidsovereenkomst

- Eerbied en achting jegens WG

- Verplichtingen ontnemen

werknemer niet elk recht op

kritiek

Rekening houdend met

- Interne en ethische regels van de onderneming en bedrijfscultuur

- Functie: kaderlid met verantwoordelijkheid voor externe communicatie

- Bijzondere schade voor werkgever omwille van publiek karakter tweet

- Dus dringende reden



Bewijs verzamelen van tekortkomingen: spelregels?

Inzake gebruik van camerabeelden, email en internet

controle bestaan (voorafgaande) wettelijke

verplichtingen

In 2003 oordeelde een arbeidshof nog dat bewijs

verzameld op basis van camerabeelden van camera’s

(niet geïnstalleerd met naleving van de toepasselijke

wetgeving) onrechtmatig bewijs waren en dus geen

bewijs van diefstal konden opleveren

Echter : Antigoonleer



Wet 24 oktober 2013 (wettelijke verankering

antigoonrechtspraak)

Onregelmatig verkregen bewijs kan door de rechter uitgesloten

worden in drie gevallen:

1. Wanneer de naleving van de betrokken vormvoorwaarden wordt

voorgeschreven op straffe van nietigheid

2. Wanneer de begane onregelmatigheid de betrouwbaarheid van

het bewijs heeft aangetast, of

3. Wanneer het gebruik van het bewijs in strijd is met het recht op

een eerlijk proces.

Van toepassing vanaf 22 november 2013

Opgelet bij bewijsvergaring in arbeidsrecht

Arbeidshof

4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren? Illustratie

Antigoon: ontslag stiekem gefilmd

Arbh. Brussel 7 januari 2015, 2012/AB/1248

24

Bewijs? opname van gesprek d.d. 22 maart 2005

Heimelijke opname schendt

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer

ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, art. 8 EVRM en

art. 22 Grondwet

Art. 16 Arbeidsovereenkomstenwet (‘eerbied en achting’)

Onwettigheid tast betrouwbaarheid van het bewijs aan

WN kon vragen formuleren die bepaalde antwoorden uitlokten

Onwettigheid schendt recht op een eerlijk proces

Ook proportionaliteitstoets verzet zich tegen het onwettig bewijs

Bewijs moet worden geweerd (cfr. Antigoon)

4. Hoe niet-naleving effectief sanctioneren? Illustratie

Antigoon: Facebook

Casus: ontslag om dringende reden (Option arrest)

Recht op privacy, vrije meningsuiting vs verplichting tot loyauteit

Wet Elektronische Communicatie geschonden door werkgever: — Nam kennis van gegevens die niet persoonlijk voor hem bestemd

waren,

— Echter: Antigoonleer werd toegepast (inbreuk heeft niet tot gevolg dat verzamelde gegevens van de Facebook pagina geen bewijswaarde hadden).

In casu: kritische commentaren door een kaderlid op een beursgenoteerde onderneming, op een voor iedereen toegankelijk gedeelte van een sociale netwerksite = dringende reden


5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement

Niet wettelijk verplicht

Spelregels verduidelijken is extreem belangrijk om

misbruiken tegen te gaan

Schriftelijk reglement met een wijzigingsbeding is van

groot belang om naar de toekomst toe wijzigingen aan

de wagenpolitiek te kunnen aanbrengen



Wie is aansprakelijk voor wat?

WN veroorzaakt verkeersongeval met bedrijfswagen berokkent schade aan derde

overtreedt de wegcode

1. Kan benadeelde derde zich tot WG richten?

2. Kan overheid verkeersboete van WG eisen?

3. Welke bedragen kan WG van WN terugvorderen?

4. Kan de WG nog andere sancties opleggen?

Eerste drie punten: weinig manoeuvreerruimte in een policy!



1. Kan benadeelde derde zich tot WG richten?

Ja, WG is als aansteller aansprakelijk voor zijn ‘aangestelde’ WN voor

schade ‘veroorzaakt in de bediening waartoe hij hen gebezigd heeft’

- Niet indien ongeval zich niet heeft voorgedaan tijdens werk,

maar op terugweg naar huis na buitenlandse opdracht

- Niet indien WN bedrijfswagen bij ongeval voor privédoeleinden

gebruikte

2. Kan overheid verkeersboete van WG eisen?

Ja, ‘zij die als aansteller burgerrechtelijk aansprakelijk zijn voor

schadevergoeding en kosten, zijn insgelijks aansprakelijk voor de

geldboete’



3. Welke bedragen kan WG van WN terugvorderen?

- Schadevergoeding betaald aan derde?

• Indien WN bij de uitvoering van arbeidsovereenkomst WG/ derden

schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor (i) bedrog, (ii) zware

schuld en (iii) eerder gewoonlijke dan toevallige lichte schuld.

• ‘zware fout’ is niet noodz. het geval bij zware

verkeersovertreding (moet ‘onverschoonbare fout’ zijn)

• Inhouding op het loon énkel indien overeengekomen met de

werknemer na de feiten of bepaald door de rechter

- Verkeersboete?

• Aansprakelijkheidsbeperking van WN geldt niet inzake strafrechtelijke

aansprakelijkheid dus WG kan verkeersboete en kosten op WN

verhalen

‘Alle bekeuringen, boetes en minnelijke schikkingen wegens overtreding

van de wegcode, begaan met de bedrijfswagen, zijn ten laste van de

medewerker.’



4. Kan de WG nog andere sancties opleggen?

• Quid verkeersongeval onder invloed?

• Onderscheid zware verkeersovertreding enerzijds en

‘dringende reden’ anderzijds

• Tijdens de arbeidstijd?

• Beroepschauffeur?

• Weerslag op het werk?

• Herhaling?

• Policy?

• Quid uitlenen van het bedrijfsvoertuig

• Quid nieuwe recruut komt niet opdagen of dient na korte tijd

zijn ontslag in: schadevergoeding leasemaatschappij op hem

verhalen?

• Quid franchise?


5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement: casus

Casus

Aan een werknemer wordt een opzeggingstermijn

betekend;

Hij meldt zich ziek;

Werkgever vraagt hem de bedrijfswagen in te leveren en

werknemer gaat er op in

Nadien protesteert de werknemer alsnog en vordert

aanvullende opzeggings-vergoeding en vergoeding voor

verlies bedrijfswagen


5. Gevallen: Bedrijfswagenreglement: vervolg

casus

uitspraak Arbeidshof :

Privé-gebruik bedrijfswagen was toegestaan;

Privé-gebruik = loon

Ziekte geeft recht op 1 maand gewaarborgd loon

Schorsing: geen recht op arbeidsgereedschap; doch

Gewaarborgd loon: geen loonvermindering

voordeel bedrijfswagen moet tijdens periode van gewaarborgd loon

behouden blijven

Vrijwillige teruggave impliceert recht op gelijkwaardig voordeel

Dus: teruggave bij ziekte kan in de policy enkel na dertig dagen



Regel: schorsing van arbeidsovereenkomst = schorsing van

wederzijdse verplichtingen van partijen

WG is geen loon verschuldigd en kan bedrijfswagen terugvragen

bij: - Volledige schorsing bij verlof zonder wedde

- Volledige schorsing bij tijdskrediet

- Volledige schorsing bij thematisch verlof

- Arbeidsongeschiktheid na periode gedekt door gewaarborgd loon

(mits financiële compensatie) anders overeenkomen kan ook

WN weigert; WG kan schadevergoeding vorderen of wagen

eventueel in kort geding terugvorderen

Uitzondering: WG blijft loon verschuldigd 1e 30 dagen arbeidsongeschiktheid bediende

Vakantie


5. Gevallen: aansprakelijkheid WG bij gebruik illegale

software door WN?

Vraag naar aansprakelijkheid WG en WN voor installatie en gebruik

van illegaal technisch tekenprogramma (inbreuken op Wet Auteursrecht

Software van 30 juni 1994)

WN installeert op PC van WG illegale software die hij in dienst van

de WG gebruikt

Aanwezigheid illegale software op PC van WG volstaat om tot

inbreuk te besluiten

Inbreuk op Wet Auteursrecht Software maakt op zich een fout uit

in de zin van art. 1382 B.W. e.v., mits wetens en willens begaan

WG betwist wetens en willens de fout te hebben begaan



software door WN? Beoordeling door hof van beroep te Gent

Persoonlijke aansprakelijkheid WG

WG beging de fout wetens en willens

— WG had immers moeten weten dat een inbreuk werd begaan

WG heeft de plicht

— na te gaan wat de herkomst van een programma is, of het auteursrechtelijk beschermd is/of de software legaal is en tot het publiek domein behoort

— minstens het bedrijf zo te organiseren dat het gebruik van illegale software niet is toegestaan

• i.e. procedure voor handen hebben om te vermijden dat illegale software wordt binnengehaald, geïnstalleerd en gebruikt

Door gebrek aan vereiste toezicht en organisatie begaat WG wetens en willens een fout in de zin van art. 1382 B.W.



software door WN?

Beoordeling door hof van beroep te Gent

Aansprakelijkheid WG als aansteller van WN

Opdat WG aansprakelijk zou zijn is niet vereist dat

— Aangestelde buiten weten of tegen instructies van aansteller zou

hebben gehandeld

• Ook al had WG niet geweten dat WN illegale software nog liggen had en

geïnstalleerd had, dan nog is hij aansprakelijk

in kader van arbeidsovereenkomst

WG is tevens als aansteller aansprakelijk voor daden

van WG



software door WN?

Te onthouden

1. Om risico op persoonlijke aansprakelijkheid WG wegens

schending auteursrecht te beperken, is het van belang:

Een preventiebeleid te voeren

Een controlebeleid te voeren (cfr. hoger CAO 81)

2. Tevens van belang om bedrog, zware fout of gewoonlijke

lichte fout te kunnen aantonen in hoofde van WN (met oog

op verhaal)

3. Opstellen, meedelen en laten aanvaarden door WN van

duidelijk preventiebeleid, inhoud (onder meer)

Verbod gebruik illegale software op own device

Verwijzing naar relevante wetgeving, regels inzake vervanging

of update van software…

Sancties ingeval van inbreuken


Unfold your potential

“Best Learning, Coaching & Development Company”

[email protected]

Karin Rasschaert advocaat +32 (0) 15 61 57 16 +32 (0) 495 59 14 87 [email protected] www.rasschaert-advocaten.com

mailto:[email protected]



Date post:	16-Jul-2015
Category:	Leadership & Management
Upload:	secretaryifma
View:	142 times
Download:	1 times

10 uur karin rasschaert - hr-policies noodzaak of bijzaak

Leadership & Management