118682139 Guia de Usuario de Lotus Notes 8 5

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IBM LOTUS NOTES 8.5Habilitacin Tcnica

Despus de participar en el curso, el usuario de IBM Lotus Notes podr navegarefectivamente a travs de las interfaces de Lotus Notes Correo, Calendario yContactos; podr crear mensajes y utilizar sus opciones; podr administrar suscorreos con carpetas; podr crear contactos y grupos; podr programar citas,tareas y reuniones e invitar a participantes; podr delegar el acceso a su correoy/o calendario y podr compartir su calendario con otros usuarios; podr utilizar

la mensajera instantnea para una rpida comunicacin.

Administracin LotusRSM Bogarn11/02/2011


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ndice

SECCIN 1 - INICIANDO Y NAVEGANDO EN LOTUS NOTES 7

1. Descripcin 7

2. Objetivos del curso 7

3. Conceptos bsicos 8

a. Qu es IBM Lotus Notes? 8

b. Ventajas 8

4. Patrn de uso de Notes 9

5. Aplicaciones base incluidas en Notes 9

6. Aplicaciones pblicas y personalizadas 10

7. Las aplicaciones estn integradas por Notes 10

8. Pgina de inicio en configuracin estndar 10

9. Pginas de Inicio 11

10. Configuracin Bsica 12

11. Componentes principales de la pantalla de bienvenida 12

a. Apertura de Aplicaciones (Open List): 12

b. Tabs Row (Documentos Abiertos) 13

c. Barra de Herramientas Estndar (Tool Bar) 13

d. Aplicaciones PIM (Personal Information Manager) 14

e. Herramientas de Productividad 15

f. Barra de Bsquedas 17

g. Bsqueda con clic derecho 19

h. Workspace (rea de Trabajo) 19

i. Navegador Web Integrado 20

j. Vistas miniatura (Thumbnails) 21

k. Barra Lateral (Side Bar) 22

l. Aplicaciones de la barra lateral 23

m. Men de aplicaciones de la Barra lateral 25

12. Iniciar Lotus Notes 25

13. Patrn para utilizar las aplicaciones base 28


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14. Abrir aplicaciones base 29

15. Salir de Notes 29

16. Ayuda 30

a. AyudaBsqueda [HelpSearch] 31

b. AyudaSoporte [HelpSupport] 32

SECCIN 2 PREFERENCIAS DE USUARIO 32

1. Descripcin 32

2. Preferencias de Seguridad [Security Preferences] 35

3. Preferencias de Aplicacin [Application Preferences] 36

4. Control del Administrador sobre las Preferencias 37

SECCIN 3 - CORREO LOTUS NOTES 37

1. Como Abrir el Buzn de Correo 37

2. Vista General del Buzn de Correo 38

a. Botones de accin [Action Buttons] 39

b. Desplegar de informacin [Display] 39

c. Opciones de entrega 40

d. Panel de Carpetas 41

e. Indicadores de Presencia 42f. Indicadores de Atencin 42

g. Indicadores de Importancia 42

h. Indicadores de Color 43

i. Indicadores de Contestacin y Envo 43

3. Creando un mensaje 43

a. Campos de Direccin 43

b. Direccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressing] 45

c. Seleccionar direcciones 46

d. Campo de Asunto 47

e. Cuerpo del mensaje 48f. Deshacer en Multi-nivel 50

g. Verificacin de Ortografa [Spell checking] 50

4. Archivos adjuntos 51

a. Ejercicio: Adjuntar un archivo 54

5. Envo del Correo Electrnico 55

a. Ejercicio del tema: 59


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b. Dnde est el mensaje que envi o grab? 59

6. Re-enve un mensaje 60

7. Seguimiento: 61

8. Recuperar un mensaje 63

9. Impida que otros recuperen mensajes enviados a usted 65

a. Advertencias 65

10. Preferencias del Correo 66

11. Reglas del Correo 70

12. Archivado de Correo 72

a. Qu significa archivar el correo electrnico en Lotus Notes? 72

b. Cmo activar el archivado de buzn? 73c. Tabla con descripcin de opciones para el criterio de seleccin de archivado: 77

SECCIN 4 - CARPETAS 78

1. Crear una carpeta 78

2. Para crear una carpeta usando las opciones avanzadas 79

3. Para eliminar una carpeta 80

4. Descubrir un documento en un Flder 81

5. Ordenar Documentos 81

6. Creacin del ndice de Bsqueda 83

SECCIN 5 AGENDA Y TAREAS 85

1. Descripcin 85

2. Ventajas de una agenda de Lotus Notes 85

a. Ejemplo de empleo: 86

3. Posibilidades y opciones de la agenda compartida 86

4. Preconfiguracin 86

5. Cmo crear entradas del calendario? 87

6. Tipos de eventos 88


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7. Creando una entrada de tipo Reunin 89

8. Replanificacin, cancelacin o confirmacin de una reunin 94

8. Delegacin del acceso a su Correo, su Agenda, sus Tareas y su lista de contactos 95

a. Para delegar el acceso a su correo y agenda 96

9. Apertura de la Agenda o de las Tareas de otra persona 98

10. Asistente Fuera de la oficina 98

a. Para activar la notificacin Ausente de la oficina 98

b. Para desactivar la notificacin Ausente de la oficina 100

12. Tareas 100

SECCIN 6 SALA DE JUNTAS Y RECURSOS 102

1. Descripcin 102

2. Cmo crear una sede (Ciudad/Oficina)? 102

3. Cmo crear un nuevo recurso (Sala de Juntas/Proyectores)? 103

4. Cmo utilizar las salas de juntas y otros recursos en una reservacin? 104

SECCIN 7 CONTACTOS 106

1. Descripcin 106

2. Crear un contacto nuevo 107

a. Crear un grupo nuevo 107

3. Sincronizacin de los Contactos 108

a. Por qu se deben sincronizar los Contactos 108

4. Activacin de la sincronizacin 108

a. Sincronizacin de los Contactos en la pgina de replicacin 108

SECCIN 8 - REPLICACIN 112

1. El qu, el porqu y el cmo de la replicacin 112

2. Usando la pgina de replicacin 112

3. Comprobacin del progreso y los resultados de la replicacin 113

4. Creando una replicacin programada 113


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5. Fijando las opciones de la replicacin 115

SECCIN 9- MENSAJERA INSTANTNEA 118

1. Uso del Cliente Sametime dentro del Cliente Notes 118

2. Personalizacin de los mensajes de estado de conexin 124

3. Configuracin de avisos de llegada de mensajes instantneos e invitaciones 124

SECCIN 10 APLICACIONES EN LOTUS NOTES 125

1. Cmo abrir una aplicacin? 125

2. Bsqueda de Aplicaciones 126

3. Cmo enviar en formato de liga (link) documentos o aplicaciones en Lotus Notes? 127

SECCIN 11 ACCESO VA WEB AL CORREO ELECTRNICO 131

1. Acceso al Domino Web Access / iNotes 131

2. Acceso Web Ultraligero 132

3. Limpiar informacin privada al finalizar sesin Web 134

4. Cambiar contrasea de acceso web 135

ANEXOS 137

A. Teclas de acceso rpido 137

B. Manual de Instalacin de la versin 8.5.2 (Full/Standard/Completa) de Lotus Notes 139

C. Configurar Lotus Notes 8.5 142

D. Instalando Lotus Traveler en iPhone 149

E. Configuraciones Cuentas de IBM Lotus Notes Traveler en Iphone/Ipad 159


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Seccin 1 - Iniciando y navegando en Lotus Notes

1. DescripcinDurante este curso, aprender cmo utilizar las aplicaciones bsicas incluidas en Lotus Notes 8.5,

como son:

Correo [Mail],

Calendario [Calendar],

Contactos[Contacts],

Tareas [To Do], y

Libreta [Notebook].

Este curso le ensea cmo realizar las reas ms comunes en la configuracin Estndar de Notes.

La aplicacin que utilizar ms es el Correo [Mail], dado que es una aplicacin clave tanto personal

como para la empresa. Aprender como utilizar el Calendario [Calendar] para organizar su tiempo

y llevar registro de sus tareas en la aplicacin Tareas [To Do]. Llevar registro de las personas en

Contacts [Contactos] y mantendr informacin en su Libreta [Notebook]. Mientras vaya utilizando

las aplicaciones bsicas de Notes, reconocer un patrn comn que incrementar su competencia

y confianza en utilizar casi cualquier aplicacin Notes tal como una Discusin[Discussion], a la cual

se unir al finalizar el curso.

Como Notes incorpora la mensajera instantnea de Sametime, tambin sabr cuando las personas

estn conectadas de manera que pueda conversar [chat] en tiempo real.

Ms all de los aspectos tcnicos de utilizar Notes, aprender las mejores prcticas de cmo

utilizar Notes para convertirse en un comunicador y colaborador ms efectivo

2. Objetivos del cursoEn este curso usted aprender cmo:

Navegar en la interfaz de usuario de la configuracin Estndar de Notes .

Ejecutar aplicaciones esenciales de Notes desde la Pgina Principal [Home

o Page] y desde los marcadores [bookmarks].

Definir preferencias de usuario y Correo [Mail] para personalizar su ambiente de trabajo.

Enviar y recibir mensajes de correo electrnico que incluyen texto con formato, tablas,imgenes, enlaces Web y archivos adjuntos.

Encontrar y leer nuevos mensajes de correo electrnico.

Tomar accin sobre los mensajes de correo electrnico, lo que puede significar marcarlospara un seguimiento posterior, responderlos por ahora, reenviarlos, copiarlos en una


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nueva junta o tarea o bloquear el remitente de enviar futuros mensajes.

Configurar la notificacin Fuera de la Oficina [Out-of-Office] para responder mensajes decorreo electrnico cuando se encuentre ausente

Cambiar la forma de ordenar los mensajes, utilizar la bsqueda complete para encontrar el

contenido de un mensaje, agrupar mensajes por su secuencia y organizar mensajes encarpetas

Agregar personas y grupos a su aplicacin de Contactos [Contacts]

Utilizar la aplicacin de Calendario [Calendar] para agendar citas y reuniones

Llevar registro de sus tareas en la aplicacin de Tareas [To Do]

Utilizar la aplicacin de Libreta [Notebook] para grabar informacin importante

Saber cundo otras personas estn conectadas y comunicarse con mensajes instantneos

Participar en Discusiones [Discussion] compartidas en el servidor Domino.

3. Conceptos bsicosa. Qu es IBM Lotus Notes?

IBM Lotus Notes, el principal cliente integrado para IBM Lotus Domino, combina funciones de

correo electrnico, calendario y planificacin con una potente plataforma de escritorio para

aplicaciones de colaboracin. El software Lotus Notes ofrece a los empleados herramientas de

colaboracin empresarial diseadas para aumentar la productividad individual y en equipo, as

como la capacidad de respuesta de la empresa en general.

b. Ventajas Maximiza la capacidad de respuesta de los empleados ya que pone a su disposicin un

nico punto de acceso a los recursos de uso habitual tales como el correo electrnico, elcalendario, la mensajera instantnea y las herramientas de colaboracin.

Facilita la toma de decisiones mediante colaboracin al incorporar la notificacin depresencia, la mensajera instantnea y las conferencias Web (opcional).

Presenta funciones slidas de seguridad que minimizan o eliminan el efecto de los virusinformticos.

Incluye funciones de productividad, como la bsqueda texto completo, diseadas paraque los usuarios gestionen el correo de forma ms eficaz.

Ofrece excelentes funciones de planificacin y calendario, tales como la gestincentralizada de salas de conferencias y recursos para reuniones como, por ejemplo,equipo audiovisual.


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Incorpora tecnologa avanzada de replicacin que aumenta la productividad y la eficaciade los usuarios, incluso cuando no estn conectados a la red.

4. Patrn de uso de NotesEl patrn de uso de Notes puede ser resumido en el siguiente diagrama de flujo:

Despus de iniciar Notes, usted abre varias aplicaciones para hacer su trabajo y cuandotermina, sales de Notes.

5. Aplicaciones base incluidas en NotesNotes incluye varias aplicaciones base con las cuales probablemente usted ya est

familiarizado si ha utilizado otros paquetes de correo electrnico tales como MicrosoftOutlook:

Aplicacin Utilice esta aplicacin para

Correo[Mail]

Enviar y recibir correo electrnico de otras personas en sucompaa o de cualquiera en Internet.

Calendario[Calendar]

Agendar citas y reuniones.

Aplicacin Utilice esta aplicacin para

Contactos[Contacts]

Mantener un listado de personas con las que regularmente semantiene en contacto de manera que pueda accede a su direccinde e-mail, nmeros telefnicos, direcciones, etc.Un clic le permite enviar un mensaje o agenda una reunin concualquiera de sus contactos.

Tambin puede utilizar el Directorio [Directory] de lacompaa o buscar en directorios Internet nombres y

direcciones de e-mail.

Tareas[To Do]

Mantener una lista de tareas que no quiere olvidar ysealarlas como completadas cuando las termine.

Libreta[Notebook]

Grabar diversas piezas de informacin en este til lugar.


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MensajeraInstantneaSametime[SametimeInstant

Messaging]

Ver si alguien est trabajando actualmente en Notes y si es as,enviarle un mensaje instantneo para empezar una sesin de chat.

6. Aplicaciones pblicas y personalizadasTodas las aplicaciones base listadas anteriormente son personales y existen medidas de seguridad

en ellas para asegurarse que slo usted las accede. Utilizando Notes tambin puede abrir

aplicaciones pblicas que son compartidas por todos en la compaa (o grupos especficos de

personas), por ejemplo el Directorio [Directory] de su compaa o una discusin que abarque a

toda la empresa para compartir ideas para nuevos productos o servicios. Todas las aplicacionespblicas son almacenadas en un Servidor Domino. Las aplicaciones personalizadas tambin

pueden crearse y pueden ser simples, como un manual de polticas y procedimientos en lnea, o

complejas, como una de autorizacin de gastos o sistemas de administracin de relaciones con

clientes.

7. Las aplicaciones estn integradas por NotesHay al menos dos ventajas de tener aplicaciones abiertas en un ambiente Notes:

Todas las aplicaciones base bsicamente funcionan igual, por lo que no necesita re-

aprender cada aplicacin para utilizarla. Si usted aprende a utilizar la aplicacin de Correo[Mail], por ejemplo, no tendr ningn problema en utilizar la aplicacin Libreta[Notebook] o la mayora de las aplicaciones personalizadas para ese efecto.

Las aplicaciones estn integradas, as que puede hacer cosas como convertir un correo enuna entrada en el calendario o hacer clic derecho en el nombre del remitente para iniciaruna conversacin utilizando la Mensajera Instantnea Sametime .

8. Pgina de inicio en configuracin estndarEntre los cambios ms importantes de la versin Lotus Notes 8 se encuentra al rediseo de

la interface con el usuario final, con un foco muy importante en mejorar la productividad delusuario final, desde que el usuario de Notes 8 inicie su nuevo cliente encontrar un nuevo diseo

para la en la de bienvenida. En la siguiente imagen mostramos algunos de los principales

componentes del cliente Notes 8.5


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9. Pginas de InicioAl igual que en versiones anteriores, la pgina de inicio es slo la forma en que Notes se inicia

por defecto.Si el administrador de Domino no se ha aplicado un estndar corporativo pgina

de inicio, usted es libre de cambiarlo.Los medios para hacer esto no han cambiado: en primerlugar ampliar el

Inicio opciones de la pgina marco para crear una nueva pgina de inicio:


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10. Configuracin BsicaLa Configuracin Bsica de Lotus Notes 8.5 incluye estas aplicaciones base:

Basic Applications

La configuracin Bsica solo se ejecuta en sistemas con Windows XP y Vista y est diseadapara computadoras ms antiguas que no tienen mucha memoria o espacio libre en el discoduro.

11. Componentes principales de la pantalla de bienvenidaa. Apertura de Aplicaciones (Open List):

El botn nos permitir acceder a diferentes aplicaciones o bases de datos de

Notes, adicionalmente nos permitir el acceso a rea de trabajo o workspace que

tradicionalmente se vena manejando en versiones anteriores, desde este men siempre

visible el usuario podr abrir de manera rpida y sencilla aplicaciones tales como Correo,

Calendario, Tareas, hojas de clculo, procesador de palabras, generador de presentaciones

entre otros, incluyendo aplicaciones corporativas desarrolladas para Lotus Domino.

No siempre es conveniente regresar a la Pgina de Inicio cada vez que quiera abrir una

aplicacin base. Otra forma de abrir una aplicacin base es utilizando los marcadores[bookmarks] de aplicaciones que se encuentra en la Listas Abrir[Open List].

Sin duda estar familiarizado con el uso de marcadores y carpetas en navegadores Web asque adaptarse a los marcadores de Notes ser fcil.

Tambin es posible cerrar la Pgina de Inicio, as que es una buena idea aprender a re-abrirla desde su marcador.

Veamos cmo abrir una aplicacin base y cmo restaurar la Pgina de Inicio utilizandomarcadores.

Expanda la Lista de Abrir [Open List], haga clic en el botn . Los primeroscuatro marcadores abren las aplicaciones base Correo [Mail], Calendario [Calendar],Contactos [Contacts] y Tareas [To Do] :


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]Para restaurar la Pgina de Inicio, haga clic en Inicio [Home .

Consejo: Para conservar la Lista de Abrir [Open List] abierta de manera queaparezca como la Barra de Marcadores de la configuracin Bsica, elija Ver Conserve la Lista de Abrir [View Dock the Open List]. Repita el comando para

regresar sin utilizar el botn Abrir [Open] .

b. Tabs Row (Documentos Abiertos)

En esta seccin del cliente Notes 8 usted encontrar las aplicaciones que tiene abiertas de

Lotus Notes, utiliza un formato de tabuladores que le permitir desplazarse fcilmente

entre ellas.

c. Barra de Herramientas Estndar (Tool Bar)

Esta barra de herramientas se encontrar en todas la aplicaciones, es sensitiva al contexto,

es decir, cambiar de acuerdo a la aplicacin y funcin que usted est realizando en ese

momento, entre las funciones que puede realizar desde aqu se encuentra el poder

cambiar el color, tamao, estilo de las letras, podr salvar un documento, o copiar y pegar


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informacin.

La barra de herramientas [toolbar] aparece debajo de las pestaas de ventana y tienebotones que son accesos directos a los comandos de men ms comnmente utilizados.

Las herramientas pre-definidas son sensitivas-al-contexto de lo que est realizando en Notes;esto es, se activan/inactivan segn en dnde se encuentre.

Cuando est en un lugar donde pueda cortar y pegar texto, por ejemplo, lasherramientas de coartar [cut], copiar [copy] y pegar [paste] se activan:

En realidad existen numerosas barras de herramientas que puede habilitar. Para agregar oeliminar una barra de herramientas, haga clic-derecho en cualquier barra de herramientas yescoja Barra de Herramientas [Toolbar] para elegir cules herramientas quiere que

aparezcan. Escoja Preferencias de la Barra de Herramientas [Toolbar Preferences] parapersonalizar las herramientas.

Nota: Los botones de herramientas ms a la derecha pueden salirse del lado derecho de lapantalla si la ventana de Notes no est maximizada.

d. Aplicaciones PIM (Personal Information Manager)


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Desde estas opciones podr seleccionar la aplicaciones PIM mas comunes (Correo,

Calendario, Contactos y lista de tareas), si usted pulsa cualquiera de los conos

automticamente entrara a la aplicacin en cuestin.

Si usted presiona el boto de Nuevo (new) automticamente crear directamente

un documento de ese tipo, por ejemplo si usted presiona el botn de Nuevo

dentro de la opcin de Correo, automticamente crear un nuevo memo para ser

enviado a travs del correo electrnico sin necesidad de abrir primero si buzn de

entrada, as es para cada una de las opciones que tiene dentro de su Pgina de

Bienvenida.

e. Herramientas de ProductividadEn esta nueva versin de Lotus Notes 8, el cliente incluye tres herramientas de

productividad (Documentos, Presentaciones y Hojas de Clculo), basadas en los

estndares de OpenOffice (http://www.openoffice.org), usted podr abrir y guardar

documentos en formato de Microsoft Office, abrir documentos en formato de Lotus

SmartSuite y podr abri y guardar documentos en formato de OpenOffice, incluso

podr exportar directamente los documento a formato PDF.

Lotus Symphony Microsoft Office IBM SmartSuite

Documentos Word Word Pro

Presentaciones PowerPoint Freelance Graphics

Hojas de clculo Excel Lotus 1-2-3

De igual manera si usted pulsa cualquiera de los conos de la seccin de herramientas

de productividad automticamente abrir la aplicacin, si usted pulsa el botn de

Nuevo, crear un documento de de este tipo

Es importante mencionar que dentro de esta agrupacin se encuentra la opcin de

Journal, que no es ms que una aplicacin estilo diario, que le permitir ir creando una

serie de documentos de formato libre para guardar notes y comentarios, esta

aplicacin est basada en Lotus Notes.
http://www.openoffice.org/http://www.openoffice.org/http://www.openoffice.org/http://www.openoffice.org/


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Nota: Dependiendo del tipo de instalacin que su empresa tenga de Lotus Notes 8

puede ser que no encuentre disponible las herramientas de productividad, para

cualquier duda o aclaracin al respecto favor de contactar a su equipo local de TI.

Puede descargar las herramientas de productividad de manera gratuita sin necesidad

de tener el cliente Notes 8, puede descargarla desde http://symphony.lotus.com

Su cuaderno [Notebook] es el lugar adecuado para guardar documentos privados que nodesea compartir con otras personas. Puede utilizar el cuaderno como diario o, incluso,como almacn temporal para los documentos que estn listos para su publicacin.

Los cuadernos se guardan en el sistema, en el directorio de datos de Notes.

1. Haga clic en Archivo > Aplicacin > Nueva.

2. Seleccione Localen el campo Servidorpara guardar la aplicacin en el disco duro.

3. Especifique el ttulo del cuaderno en el campo Ttulo. El ttulo especificado se convierteen el nombre de archivo con .NSF como extensin.

Consejo: Si no desea que el nombre de archivo sea el mismo que el ttulo delcuaderno, puede cambiarlo en el campo Archivo.

4. Seleccione la plantilla Cuaderno (8)en la lista de plantillas.

5. Haga clic en Aceptar.
http://symphony.lotus.com/http://symphony.lotus.com/http://symphony.lotus.com/


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Esta es la opinin deCategoradel nuevo diseo:

f. Barra de BsquedasPuede utilizar la barra de bsqueda desde el interior de Notes en cualquier lugar para

realizar una bsqueda completa de un texto

La bsqueda por defecto es de la carpeta actual / vista abierta en una pestaa de la

ventana. Si no lo tiene ya abierto, la barra de bsqueda de texto completo se abre encima

de la vista.

Tambin puede buscar en otros lugares desde la barra de herramientas, incluyendo

su correo,Calendario,y varios sitios de bsqueda web. Aqu est la lista de bsqueda por

defecto:


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El men de la barra de herramientas de bsqueda tiene algunos comandos adicionales que

pueden ser de utilidad:

Bsquedasrecientesabre el panel de Bsquedasde la izquierda. Se muestra un historial

de bsquedas anteriores. Haga clic en un trmino de bsqueda reciente de la izquierdapara ver los resultados de la derecha:

Haga clic en un trmino de bsqueda reciente y seleccione Quitar de la Historiapara

eliminar esa bsqueda de la historia o Borrar historialpara borrar todas las bsquedas

recientes.

Ms bsquedaspermite buscar en el ndice de las aplicaciones Domino, as como buscar

personas en los directorios y encontrar una aplicacin en el catlogo de aplicaciones.

El comando Preferencias abre la pgina de bsqueda en Preferencias en la que ustedpuede configurar la forma en que la barra de bsqueda que funciona y en que los sitios

de la bsqueda \ Lista de bsquedaaparecen.

Si usted tiene una aplicacin abierta que no est en la lista de bsqueda, puede agregar

usando otra opcin de men: Mostrar siempre en la lista de bsqueda. Este comando te

permite agregar la carpeta abierta en la actualidad o agregar cualquier aplicacin a la lista

de bsqueda.


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Nota: Si usted tiene Windows y se han indexado su sistema con Windows Bsqueda,

puede iniciar una bsqueda desde esa herramienta.

g. Bsqueda con clic derechoTambin puede buscar el texto seleccionado en un documento de Notes una palabra o

frase en cualquier mensaje (o cualquier otro documento de Notes para el caso) y pulse elbotn derecho para elegir la bsqueda,a continuacin, elegir dnde desea buscar.

Por ejemplo, usted est leyendo un correo electrnico sobre el "Catlogo 2011" y

vagamente recuerda que hay una reunin al respecto muy pronto. Seleccione las palabras,

haga clic derecho y seleccione Calendariopara buscar las palabras:

Existen dos tipos de sintaxis de consultas de bsqueda disponibles a la horade buscarvarios trminos:

Estilo Notes: Equivale a encerrar los trminos entre comillas; es decir, la bsqueda darcomo resultado documentos en los que las palabras estarn exactamente en el orden enel que fueron especificadas en el campo Buscar.

Estilo Web: Estilo predeterminado. Cuando se especifican varios trminos, la funcin debsqueda los trata como si estuvieran conectados mediante el operador AND. Losdocumentos resultantes contendrn todos los trminos, pero no necesariamente en elorden en el que fueron especificados.

h.Workspace (rea de Trabajo)Haga clic en el botn y seleccione Aplicaciones - rea de trabajopara mostrar

el rea de trabajo. Se ve un poco diferente de las Notes 7, pero es el mismo

funcionamiento:


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Nota:Haga clic en la Configuracin Bsica del Cliente Notes en Preferencias de Usuario

si se desea utilizar el rea de trabajo con textura en lugar del predeterminado fondo liso

gris.

i. Navegador Web IntegradoUna buena actualizacin es el nuevo navegador web integrado en Notes, el cual hace un

mejor trabajo al navegar en pginas Web. Puede abrirlo desde el botn y elija

:

El navegador integrado en Notes tambin se iniciar cuando se hace clic en un

hipervnculo en algn mensaje o cualquier otro documento de Notes.

El navegador tiene su propia barra de herramientas que es mucho ms fcil de usar que la

de la versin anterior. Adems tiene la barra de bsqueda que permite encontrar cosas en

la Web sin antes ir a un sitio de bsqueda.

Nota:Si no le gusta el navegador integrado en Notes, haga clic en la Pgina de

Preferencias de Usuario/Navegador Web y elija iniciar el navegador predeterminado para

su sistema operativo en lugar del navegador integrado en Notes.


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j. Vistas miniatura (Thumbnails)Si usted tiene un nmero de pestaas de ventanas abiertas puede ser difcil saber lo quecada una contiene con slo mirar el nombre en la pestaa. Otra forma de saberlo es usarel botn Mostrar Miniaturas:

Esto abre la vista previa en miniatura:

Entre mayor sea el nmero de pestaas abiertas, ms pequeo ser el tamao de lasminiaturas.

Encuentre la ventana que desea abrir (posiblemente escribiendo el ttulo de la ventana en

el recuadro de la opcin Encuentra) y a continuacin haga clic en la miniatura para abrir laventana completa.

Si prefiere utilizar el men, seleccione en men Ventana - Mostrar miniaturaspara abrirla pgina de vista previa con miniaturas.


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k.Barra Lateral (Side Bar)

La barra lateral es un nuevo concepto dentro de Lotus Notes 8, nos permitir tener acceso

a diferentes plugins o componentes adicionales que nos ayudara a mejorar nuestra

productividad, por ejemplo, hay componentes para mensajera instantnea (Lotus

Sametime), un lector de RSS Feeds y un pequeo manejador de calendario integrado con

las actividades del da actual entre otros.

La barra lateral puede ser delgada, abierta o cerrada. Esta es la barra lateral se muestra

como "delgada":

Basta con hacer clic en cualquier parte de la barra lateral delgada para abrirla:


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Haga clic en la flecha (en el crculo ms arriba) para que la barra lateral sea delgadaotra

vez. Haga clic en la flecha por tercera vez para cerrarlo. Ahora la flecha est dirigida hacia

la izquierda, lo que significa que si hace clic en ella la barra lateral se abre. Tambin puede

usar el men para cambiar la forma en la barra lateral aparece, seleccione Ver - Barra

lateral derecho - Thinpara devolver la barra lateral para mostrar slo los iconos.

Haga clic en cualquier icono de la aplicacin o la barra de ttulo horizontal para abrir la

aplicacin en la barra lateral. La aplicacin que se desliza cerrados, y la aplicacin que hace

clic en las diapositivas se abre.

Arrastre el borde de marco a la izquierda o a la derecha para cambiar el tamao de la

barra lateral. Arrastre y suelte cualquier barra de ttulo de la aplicacin por encima o por

debajo de otra barra para ordenar las solicitudes.

l. Aplicaciones de la barra lateralSeleccione Ver - Barra lateral derecho panelespara elegir las aplicaciones que desea que

aparezca en la barra lateral (algunas aplicaciones requieren una configuracin adicional en

Preferencias de usuario y un componente del servidor). Usted puede ver todas o algunasde estas aplicaciones de la barra lateral que vienen con Notes:

Aplicacin Funcin

Sametime Ver a sus contactos de Sametime y comenzar a charlar con un


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Contactos

colega.

Sametime

Contactosprincipales

Contactos Sametime que utiliza con frecuencia.

Feeds Obtener actualizaciones de RSS y ATOM de los sitios web y blogs.

Lugares Muestra los lugares pblicos y privados en un servidor de LotusQuickr. Lotus Quickr es software de colaboracin del equipo dondetambin se puede almacenar e intercambiar archivos en lugar deadjuntar a correos electrnicos.(No disponible an)

Day-At-A-GlanceVistazo

Ver las tareas pendientes hoy, citas y reuniones en una lista o enintervalos de tiempo.

Actividades Se conecta a una opcin a travs de conexiones del servidor de IBMpara compartir cosas como las tareas pendientes (Actividades),blogs, enlaces Web (Marcadores) y mensajes de correo electrnicocon otras personas

(No disponible an)

Mis Widgets Tambin puede agregar aplicaciones llamadas "widgets" para labarra lateral. Los Widgets pueden venir de cualquier vista de Notes,una pgina web, un feed RSS o un gadget de Google.Algunos widgets se pueden configurar para reconocer texto enlos documentos (nombres, cdigos postales, smbolos de cotizacin,nmeros de pieza, etc) y el texto se convertir en "texto vivo". Hagaclic en el texto en vivo y elegir una accin que se lleva a cabo en elwidget, como para mostrar el tiempoo un mapa del cdigo postal opara buscar a la persona en el Directorio Global de la empresa.


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m.Men de aplicaciones de la Barra lateralCada aplicacin tiene un men de la barra lateral de opciones; por ejemplo el de la

aplicacin Contactos Sametime:

En la mayora de aplicaciones de la barra lateral tambin habr comandos especficos

sobre lo que se ha seleccionado, como por ejemplo al hacer clic en un contacto en la Gua

de Sametime:

12.

Iniciar Lotus Notesa. De forma predeterminada, el acceso directo de Notes est instalado en su Escritoriode Windows. Haga doble-clic en el cono Lotus Notes:

O, puede iniciar Notes desde el botn Inicio [Start] bajo


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Programas\Aplicaciones de Lotus [Programs\Lotus Applications]:

Nota:La ruta exacta del botn Inicio [Start]puede ser diferente en su computadora.

b. Al iniciar Notes, le ser preguntado su nombre de usuario y contrasea deNotes.

Si su nombre de usuario no est seleccionado, eljalo de la lista.Deje Onlinecomo el tipo de ubicacin [location] si est conectado a una red.

Si la computadora tiene mltiples usuarios, debe seleccionar primero el usuario de Notes y/ouna nueva ubicacin [location] (tal como Offline si est utilizando Notes en una computadoraporttil desconectada) antes de ingresar su contrasea.

Nota: Si no es preguntada su contrasea de Notes, no se preocupe. Su administrador Notes ha

habilitado la caracterstica que automticamente inicia sesin en Notes utilizando su contraseade Windows. Si an se le requiere que ingrese su contrasea de Notes, tenga en cuenta quepodra existir un nuevo procedimiento para recuperar su contrasea olvidada. Haga clic enOlvid su contrasea? [Forgot your password?] para recibir instrucciones sobre qu hacer siolvida su contrasea Notes.

Nota: Si Notes est configurado para utilizar la Mensajera Instantnea de Sametime, le sersolicitado su nombre de usuario y contrasea de Sametime si es diferente de su nombre deusuario y contrasea de Notes.

c. Lo que sigue depende de:

si tiene instalada la configuracin de Notes Bsica o Estndar

si est iniciando Notes por primera vez despus de una instalacin y configuracin nueva oaquellas tareas de una vezhan sido completadas

si el administrador de Domino ha personalizado la Pgina de Inicio de Notes.

Supondremos que Notes ya ha sido configurado por usted y que est utilizando la configuracin


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predeterminada.

d. Si est iniciando Notes por primera vez, la pagina Iniciando[Getting Started] se abre:

Esta pgina le permite conocer ms acerca de Notes antes de continuar.

e. Si no ha creado ya una Pgina de Inicio personalizada (y su administrador de Dominono ha creado una pgina de inicio personalizada por usted), le ser solicitadoconfigurar cmo aparece Notes cuando lo inicia:

Haga clic en el botn para utilizar la Pgina


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Inicial predeterminada (puede crear su Pgina Inicial personalizadadespus).

f. Notes se abre en la Pgina de Inicio predeterminada.

La Pgina de Inicio enlista las aplicaciones base de Notes como una serie de ocho barras,con cada barra conteniendo dos botones, por ejemplo Correo [Mail]:

Open Mail application Create new message

El botn a la izquierda con la imagen abre la aplicacin (en una nueva pestaa).

El botn crea un Nuevo documento en esa aplicacin, en esteejemplo un Nuevo Mensaje de Correo electrnico.

13. Patrn para utilizar las aplicaciones baseMencionamos anteriormente que todas las aplicaciones base trabajan de la misma formaprcticamente.

De hecho, el mismo patrn para utilizar cualquiera de las aplicaciones base puederesumirse en el siguiente diagrama de flujo:


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Usted abre una aplicacin, trabaja en lo que Notes llama documentos (crea, edita, lee, borra),y entonces cierra la aplicacin.

Un documento es lo que Notes llama a cualquier cosa que cree y grabe en una aplicacinutilizando una forma. Un Mensaje de correo electrnico es un documento, una Entrada de

Agenda es un documento, una Entrada de Libreta es un documento.

Usted abre una aplicacin para crear su tipo particular de documentos, y cuando termina,graba el documento. Dependiendo de la aplicacin habr requerimientos nicos en la formaque se est utilizando para crear un tipo especfico de documento. Si est trabajando en laaplicacin de Correo [Mail] , por ejemplo, debe agregar una direccin de correo electrnicoantes de enviar el documento a otro usuario.

Cuando trabaja con documentos grabados, los encuentra en la aplicacin a partir de listadosde documentos (vistas o carpetas), y entonces lee, edita o borra los documentos.

Ver que este patrn se repite a lo largo de este curso segn utilice todas las aplicaciones

base.

14. Abrir aplicaciones baseVeamos como el patrn para utilizar una aplicacin base se pone en prctica.

Utilizaremos el ejemplo de la aplicacin de Correo [Mail]

15. Salir de NotesComo con cualquier aplicacin de Windows, para salir de Notes puede ya sea:

elegir ArchivoSalir [FileExit]

hacer clic en el botn Cerrar [Close] en la esquina superior derecha de

o la ventana.

No se preocupe si tiene documentos sin grabar, Notes le preguntar si deseagrabarlos antes de que se cierre.


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Notes tambin le solicitar que confirme que quiere salir:

Esto previene que cierre Notes accidentalmente

Haga clic en S [Yes] para salir de Notes.

Mejor Prctica: Es muy probable que vaya a dejar Notes corriendo en el fondodurante todo el da laboral de manera que se le notificar cuando lleguennuevos mensajes en la carpeta Bandeja de Entrada [Inbox] o cuando otraspersonas quieran conversar utilizando Sametime.

16. AyudaLa Ayuda [Help] contiene temas que extienden Notes, las aplicaciones en la barra lateral[Sidebar Applications] , y ms:

Pero vea qu pasa cuando presiona F1 (o elije Ayuda Ayuda Dinmica [HelpDynamic Help]). Notes abre un marco de Ayuda del lado izquierdo de la barra lateral.Por ejemplo, mientras se crea un nuevo mensaje, presionamos F1; el marco de Ayudanos dice ms acerca de cmo crear un nuevo mensaje:


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Note que ver una lista de temas en la primera seccin bajo Temas Relacionados[Related Topics]. Puede hacer clic en cualquiera de ellos para leer ms acerca del tema.

Tambin ver una lista de temas bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help]. Si deja el marco deAyuda abierto y se cambia a otra pestaa, el contenido bajo Ayuda Dinmica [Dynamic Help]se actualiza automticamente para explicar la tarea actual (presione F1 nuevamente paraactualizar la lista de Temas Relacionados [Related Topics]).

a. Ayuda Bsqueda [Help Search]Este comando abre una caja de bsqueda en la parte superior del marco de Ayuda:

Ingrese una frase de bsqueda y presione Enter o haga clic en el botn para ver una lista

de temas (y una breve descripcin para ayudarlo a encontrar lo que necesita):


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Para cambiar en qu lugares se busca la ayuda, haga clic en Alcance de Bsqueda [Searchscope] y despus haga clic en Configuracin Avanzada [Advanced Settings]. Puede, porejemplo, restringir la bsqueda a slo temas de Lotus Notes y posteriormente grabar elalcance de la bsqueda. O expandir el alcance de la bsqueda al agregar una direccin URLhacia un recurso remoto tal como el Centro de Informacin IBM [IBM Info Center] o unabsqueda Web.

b. Ayuda Soporte [Help Support]Existen varias opciones que puede escoger:

Ver Bitcora [View Log] y Ver Rastro [View Trace]. Estas son las herramientas pararesolucin de problemas que su administrador Domino puede solicitarle si est teniendoproblemas con Notes, y especficamente con Eclipse (el cual provee la interfaz generalpara Notes). Para informacin de bitcora especfica de Notes, seguir abriendo laaplicacin Log (LOG.NSF).

Asistente de Soporte IBM [IBM Support Assistant]. Esto ejecuta un Nuevo sitio Web enIBM dedicado a Lotus Notes:

Seccin 2

Preferencias de Usuario1. DescripcinEl comportamiento de operacin general de Notes, Sametime y las aplicaciones

Symphone se configura con las Preferencias de Usuario [User Preferences].Escoja Archivo Preferencias [File Preferences]para abrir la caja de dilogo de

Preferencias de Usuario User Preferences.


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Las Preferencias de Usuario [User Preferences] intentan consolidar muchas preferenciasde usuario en un slo lugar, aunque muchas pginas de preferencias se abren desde elpanel de navegacin a la izquierda. Aqu hay varios ejemplos de las Preferencias deUsuario [User Preferences] de Notes:

Notes puede bloquearse automticamente a s mismo despus de un nmeroespecfico de minutes de inactividad de manera que si se aleja de su computadora,no necesite preocuparse que alguien ms utilice su identidad.

Si desea o no que Notes despliegue la pregunta Est seguro de que quiere salir deNotes? * Are you sure youwant to exit Notes?+ mostrada anteriormente cuando sesale de Notes.

Puede seleccionar rangos de documentos utilizando las teclas estndar delsistema operativo (Shift y Ctrl en Windows). Por defecto, Notes seala losdocumentos seleccionados con el color de fondo azul, por ejemplo:


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Pero si quiere regresar al clsico mtodo de Notes con palomita *check mark+ paraindicar los documentos seleccionados, abra las Preferencias en la pginaConfiguracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration] y elija estaopcin adicional:

Reinicie Notes para que el cambio surta efecto. Ahora un clic del mouse, la barraespaciadora, o Shift+Flecha Arriba/Flecha Abajo marcarn los documentosseleccionados con , por ejemplo:

Advertencia: Generalmente hablando, la mayora de las preferencias puedenmodificarse sin mayor consecuencia y pueden ser regresadas a su valor originalfcilmente. Existen tres Preferencias que pueden hacer Notes inoperable si los cambiaa un valor incorrecto:

Configuracin Bsica del Cliente Notes [Basic Notes Client Configuration].o La Carpeta de Aplicaciones Locales [Local application folder] debe definirse a la

ruta de la carpeta que contiene importantes archives como su ID de UsuarioNotes (termina en.ID), el archivo de la aplicacin de Contactos [Contacts](names.nsf), y el archivo de Marcadores [Bookmarks] (bookmark.nsf). Si elarchivo de Contactos no puede ser encontrado en la carpeta de aplicacioneslocales, Notes no iniciar!


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Correo\Enviar y Recibir[Mail\Sending and Receiving].o El campo Directorios locales [Local address books] puede tener mltiples

nombres de archives (separados con comas), pero el primero DEBE sernames.nsf. De lo contrario, Notes no iniciar!

Puertos de Notes [Notes Ports].o Si no se tiene el puerto de comunicacin de red correcto habilitado

(tpicamente TCPIP), Notes no ser capaz de comunicarse con los ServidoresDomino a travs de la red. Deshabilite los puertos que no necesite para ahorrartiempo en la apertura de las aplicaciones.

No cambie estas preferencias a menos que as se lo indique el personal de soporte de lacomputadora.

2. Preferencias de Seguridad [Security Preferences]Elija Archivo Seguridad Seguridad de Usuario [File Security User Security] paracontrolar las preferencias de Notes relacionadas con seguridad. Un ejemplo de preferencias de

seguridad es cambiar su contrasea de Notes.

Haga clic en la pestaa Bsicos de Seguridad [Security Basics] en el lado izquierdo yhaga clic en el botn Cambiar Contrasea [Change Password].

Le solicitar su contrasea actual y en la nueva ventana debe escribir dos veces sunueva contrasea. Por ltimo presionar OK en las ventanas que abri.


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En sta seccin tambin puede verificar si su ID est a punto de expirar y requiere quesea renovado. Si es as, presione el botn de Renovar y enve la solicitud a suadministrador.Esta solicitud debe ser presentada antes de que llegue la fecha de expiracin delarchivo ID, de lo contrario no podr enviar ni recibir correos electrnicos.

3. Preferencias de Aplicacin [Application Preferences]Cada aplicacin tambin puede tener sus propias preferencias, por ejemplo la aplicacinde Correo [Mail] , la cual tiene una lista extensa de preferencias para Correo [Mail],Calendario [Calendar], y Tareas [To Do] que puede abrirse desde el botn de accin Ms[More]:

Elija Preferencias [Preferences] para abrir las Preferencias de Correo:


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Un ejemplo de preferencias de Correo que puede definir es que se agregueautomticamente su informacin de contacto al final de cada Nuevo mensaje que cree(nombre, telfono, etc.).

Otro ejemplo de una Preferencia de Correo es que siempre se verifique la ortografa antes deenviarlo.

Tambin encontrar Preferencias de Aplicacin en la aplicacin de Calendario[Calendar] .

Advertencia: La nica preferencia de usuario que nunca debe cambiar es el nombre delDueo [Owner] en la pestaa Correo\Bsico [Mail\Basics] (a menos que se lo indique supersonal de soporte de Notes).

El Dueo [Owner] debe estar asignado con su nombre completo distinguido (por ejemploNombre Apellido/Organizacin) o perder el control sobre su habilidad para utilizar variascaractersticas clave de la aplicacin de Correo[Mail] .

4. Control del Administrador sobre las PreferenciasHistricamente, los usuarios han sido responsables de definir sus propias preferencias, peroms y ms administradores Domino estn definiendo polticas que invalidan sus preferenciastanto para reducir confusin como para facilitarles el dar soporte de Notes.

Hay un rango del control que el administrador tiene sobre las preferencias de usuario. Elcontrol puede estar limitado a definir las opciones predeterminadas que puede cambiar, opuede bloquear sus preferencias de Notes de manera que no las pueda cambiar.Dependiendo en la preferencia, puede encontrar que si tiene un smbolo de candado al ladoo si est en color gris, significa que el administrador de Domino ha tomado control sobre esa

preferencia y usted no puede modificarla.

Seccin 3 - Correo Lotus Notes

1. Como Abrir el Buzn de Correo1 Abramos la aplicacin de Correo [Mail] primero.


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Haga clic en el botn para abrir la aplicacin de Correo

[Mail]

2 La aplicacin de Correo [Mail] se abre.

La segunda opcin es abrir directamente su buzn desde el Open List (2) como se muestra

a continuacin:

2. Vista General del Buzn de CorreoUna vez abierto el buzn de correo, la pantalla con los componentes relacionados al sistema de

correo se desplegar, esta pantalla contiene muchas de las caractersticas de los clientes de correo

electrnico que ha usado (IBM Lotus Notes, Microsoft Outlook, correos basados en Web como

Yahoo, Hotmail y Gmail).


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a. Botones de accin [Action Buttons]Despus de que abre una aplicacin ver un Segundo rengln de botones llamados botonesde accin [action buttons]. Estos botones le proporcionan accesos directos a combinacionesde teclas o comandos del men, pero slo aplican a la aplicacin abierta en esa pestaa.

Cuando crea un Nuevo Mensaje [Message], por ejemplo, los botones de accin lepermiten realizar acciones con el documento, tal como Enviarlo:

b. Desplegar de informacin [Display]La pantalla presenta las tpicas opciones para escribir cualquier correo electrnico que

usted conozca, hablaremos de algunas especiales de Lotus Notes, la primera especial

consta en que tanto quiere desplegar de informacin correspondiente al correo,

seleccione las opciones de Display y aparecer las opciones que puede desplegar:


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Cambie algunas de las opciones para que vea como se cambia el desplegado de cada

opcin (BCC, Adicional Mail Options, Sender Information, Expiration Date)

Ejemplo con Informacin del From (remitente):

Ejemplo Sin Informacin adicional, ni Additional Mail Options

c. Opciones de entregaPuede controlar de igual manera las opciones de entrega, el poder seleccionar si quiere

recibir una notificacin en cuanto el correo haya llegado al buzn del otro usuario

(Confirm Delivery) o bien anto haya sido abierto (return receipt), indicador de importancia

o incluso una imagen para fines informativos, para acceder a estas opciones desde el

correo, seleccione el botn de delivery options (1):

Una vez dentro de las opciones, seleccione las que quieran activar para esa entrega y pulse


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OK.

Delivery Report (Esta es la notificacin que me confirma que el correo ha llegado al buzn)

Return Receipt (Es el que nos indica que el correo ha sido abierto por el otro usuario)

d. Panel de CarpetasEl panel de carpetas o folders nos permite navegar dentro de nuestro buzn de correo dentro de

diferentes vistas, desde el buzn de entrada (Inbox), pasando por correos enviados (sent),

borradores (drafts) hasta llegar a las carpetas de archivados locales y carpetas personales.


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e. Indicadores de PresenciaSi usted tiene habilitada la integracin con Lotus Sametime, tendr la posibilidad de ver el estado

de un contacto desde el buzn de entrada

f. Indicadores de AtencinSirve para ver si un correo ha sido enviado solamente a usted, o bien esta copiado dentro de losprimeros receptores de correo, o bien solo forma parte de un correo copiado a un grupo grande

de usuarios.

g. Indicadores de ImportanciaEste pequeo smbolo de admiracin es para saber si un correo fue enviado como correo de Alta

prioridad


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h. Indicadores de ColorSirve para definir colores especficos para ciertos remitentes, para una mejor gua visual de

nuestro buzn

i. Indicadores de Contestacin y EnvoNos permiten ver desde el buzn de entrada si un correo ha sido reenviado o contestado.

3. Creando un mensajeExisten varios caminos para crear un Nuevo Mensaje, incluyendo:

Hacer clic en el botn en el bloque de Correo [Mail] en la Pgina de Inicio [Home].

Abrir la aplicacin de Correo [Mail] y hacer clic en el botn de accin . Mensaje

es el tipo de documento predeterminado, pero puede hacer clic en la flecha paraseleccionar otro tipo. (En la versin Bsica, el botn se llama Crear Mensaje [New

Message].)

Un Nuevo Mensaje se abre:

a. Campos de DireccinLos campos de direccin le dicen a Notes a dnde entregar el mensaje:

Campo Destinatario


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Para[To]

Uno o ms nombres/direcciones de el (los) principal(es)destinatario(s) del mensaje. Si se requiere ms de unnombre/direccin, separe los nombres con una coma, punto y comao un retorno de carro (tecla ).

Los mensajes que se direccionan a otros usuarios de Notes semuestran tpicamente en la forma de NombreApellido/Organizacin, por ejemplo:

Juan Perez/RSMiMexico

Los mensajes para personas fuera de su empresa, utilizandirecciones de correo electrnico de Internet, por ejemplo:

[email protected]

Tambin puede utilizar nombres de grupo que estn almacenados en

la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio de su empresa.

Mejor Prctica: El nmero de correos electrnicos que la mayora dela gente recibe es insoportable. As que antes de agregar a uno o msnombres/direcciones a un mensaje, asegrese que ellos realmenteestarn interesados en lo que usted quiere decir. Sea en especialcuidadoso cuando utilice nombres de grupos del Directorio de suempresa, dado que los grupos pueden contener potencialmentedocenas, cientos o miles de direcciones de correos electrnicos. Lopeor que le puede pasar es que la gente empiece a bloquearle elcorreo que usted enva, as que aunque tenga algo importante quedecir, no recibirn sus mensajes.

cc Con Copia [Carbon Copy]. El mensaje tambin ser enviado a estosdestinatarios, pero slo para su referencia, un FYI (For yourInformation / Para su confirmacin) sin que se espere unarespuesta de regreso.

Cuando utilice cc, todos los destinatarios vern las direcciones deotras personas a las que les enve el mensaje.

Mejor Prctica: Utilice cc con moderacin, ya que muchas veceslleva a confusin acerca de quin es responsable de tomar accin.Si utiliza cc, podra preferir especificar por qu otras personasestn recibiendo una copia del mensaje.


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Cco[Bcc]

Con copia oculta [Blind Carbon Copy]. El mensaje tambin es enviado aestos destinatarios, pero las direcciones de las personas en el campo cco[bcc] no son visibles para el resto de los destinatarios.

Mejor Prctica: A diferencia de utilizar cc, cco [bcc] protege la

privacidad de todos los destinatarios. As que si en realidad necesitaenviar un correo electrnico a un gran nmero de personas, ponga susnombres en este campo en lugar del campo cc.

b. Direccionamiento de escritura anticipada [Type ahead addressing]Mientras empieza a escribir el primer nombre o apellido o direccin de correo electrnico en

el campo de Direccin, Notes intenta llenar el resto del nombre.Una vez que encuentra coincidencias se le muestra una lista de nombres a elegir. Puedeiniciar tecleando el nombre o el apellido.

Notes le permite elegir la direccin de la lista de direcciones:

Estas direcciones vienen de las vistas Mis Contactos [My Contacts] y Contactos Recientes[Recent Contacts] en la aplicacin de Contactos [Contacts] .

Haga clic en un nombre para agregarlo en el campo de Direccin en el cual empez a teclear.

Si no ha utilizado la direccin recientemente, haga clic en [Buscar en Directorio] SearchDirectory y Notes buscar en la aplicacin de Contactos [Contacts] y en el Directorio de laempresa por nombres que coincidan para que los elija:

Si ha ingresado mltiples direcciones de correo electrnico para una persona en Contactos[Contacts], se mostrar una flecha a la derecha, posicinese sobre la fleche (o presione la

tecla Flecha Derecha) para desplegar las direccionesalternativas:


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En este ejemplo, ha creado un Contacto para Bob Wilson que tiene su correo electrnicopersonal y de la empresa as como el de su asistente. Elija la direccin apropiada para elmensaje que est enviando.

Nota: Las direcciones que haya utilizado recientemente automticamente se graban enuna nueva vista en Contactos llamada apropiadamente Contactos Recientes [RecentContacts]. Usted puede ir a esa vista para iniciar nuevos mensajes y conversaciones deSametime con las personas con las que se ha comunicado recientemente. Si no quiereque las direcciones de los destinatariosse graben en Contactos Recientes [Recent

Contacts], abra Contactos, haga clic en el botn de accin y elija Preferencias[Preferences]. Seleccione la opcin No agregue nombres automticamente a la vistade Contactos Recientes *Do not automatically add names to the Recent Contactsview+y haga clic en Aceptar [OK] para grabar el cambio.

c. Seleccionar direccionesDireccionar correos electrnicos requiere de absoluta precisin o el mensaje nunca llegar aldestinatario(s) deseado.

Si no sabe como deletrear el nombre del destinatario o quiere tener control sobre qu

directorios buscar, haga clic en el enlace Para [To]. Esto abre la caja de dilogo SeleccionarDirecciones:

Siga estos pasos para utilizar la caja de dilogo Seleccionar Direcciones:


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( (

( ( (

Paso Accin

1 Seleccione un directorio.

Puede buscar nombres en la aplicacin de Contactos [Contacts], elDirectorio de la empresa, o varios otros directorios.

2 El directorio enlista personas

) y grupos ) para que losseleccione.

Nota: Aunque estn listados, tpicamente no enva mensajes aservidores ), recursos ), salas ), o grupos de servidores (tal como LocalDomainServers). Puede enviar mensajes a unaaplicacin de Correo-Entrante [Mail-In] ( ) si sabe de antemanoque le est permitido hacerlo. Definitivamente no podr enviarmensajes a los grupos de acceso denegado *deny access+ ( ).

3 Seleccione uno o ms nombres de la izquierda (haga clic con elmouse en el margen del lado izquierdo de los nombres).

Para encontrar un nombre, empiece tecleando el apellido deldestinatario en el campo Encuentre nombres que empiecen con[Find names starting with] para trasladarse hasta ese nombre.

4 Haga clic en el campo de Direccin (Para [To], cc, o cco [bcc]).

Note que cualquiera de los nombres que ya haya agregado a loscampos de Direccin en el mensaje es desplegado en estos campos.

5 Haga clic en Aceptar [OK].

Los nombres aparecen de regreso en el mensaje en el campo de

Direccin correspondiente.

d. Campo de AsuntoEl Asunto de un mensaje se utiliza para identificar el mensaje en cada carpeta y vista,tanto para usted como para el destinatario.

Mejor Prctica: Un Asunto efectivo ayuda al destinatario a decidir si abre o no el

mensaje. Debe ser una frase corta pero descriptiva. Una forma til de iniciar un Asuntoson palabras como Solicitud:, FYI:, RE: y Requerimiento:Si el mensaje es en realidad urgente o importante, utilice Urgente: oImportante:.(Pero no sobre utilice estas dos palabras, o la gente aprender a ignorar susmensajes!)

Es una mala prctica dejar el Asunto en blanco por varias razones:

Molesta a los destinatarios, forzndolos a abrir el mensaje para saber si es


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importante. Tambin es ms difcil que los mensajes sean procesados utilizandoReglas , las cuales frecuentemente buscan en el campoAsunto palabras o frasesque coincidan.

Muchos filtros de correo no deseado [spam] rechazan correos con Asuntos en blancocomo correos electrnicos basura no solicitados.

e. Cuerpo del mensajeEl rea debajo del Asunto es el cuerpo del mensaje, donde se ingresa el contenido de sumensaje.

Si tiene contenido creado por otro paquete de software que es mayormente texto, puedeya sea:

pegar el material copiado en el portapapeles hacia Notes

importar el archive grabado utilizando Archivo Importar [File Import]. Notespuede importar un gran nmero de tipos de archive comunes incluyendoprocesadores de palabra, hojas de clculo, imgenes y archivos HTML.

Mejor Prctica: Cmo escriba el mensaje depende en mayor parte de su relacin con eldestinatario y el propsito del correo electrnico. Si conoce al destinatario y le escribefrecuentemente puede utilizar un lenguaje ms casual. Para cualquier otra persona, debeutilizar un acercamiento de correspondencia de negocios ms formal:

Utilice saludos genricos tales como Hola . Esto evade problemas que puedensurgir de otras formas de saludo como Estimada Sra. Perez (est realmente

casada?), Juan (demasiado informal y posiblemente insultante en algunasculturas al utilizar el primer nombre), o Buenas Tardes: (usted escribi el correoelectrnico en la tarde, pero la persona lo recibi en la maana).

Explicar quin es usted y por qu est escribindole a esa persona.

Si espera que la persona tome algn tipo de accin, hacerlo notar claramente yposicione la solicitud al inicio del mensaje.

No utilice modismos, abreviaciones de mensajes de texto (BRB;-), o teclee en letrasmaysculas. Casi cualquier compaa tiene su poltica de correo electrnico queprohbe el uso de lenguaje racista, sexista, difamatorio u ofensivo, y prohbe la

comparticin de informacin confidencial.

Sea claro y conciso, utilizando encabezados para separar ideas y ayudar a la personaa leer rpidamente su mensaje.

Tiene varias herramientas para darle formato al cuerpo del mensaje:


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Caracterstica Cmo hacerlo

Texto conformato

Utilice los botones de la barra de herramientas o haga clic derechoen el cuerpo del mensaje y elija Propiedades de Texto [Text

Properties] para abrir las propiedades del texto

Mejor Prctica: Aunque pueda disponer de mucho tiempopara darle formato a los mensajes, probablemente no valga lapena el esfuerzo. Si est enviando el mensaje a otros usuarios deNotes, puede ingresar libremente texto conformato, tablas, imgenes, etc., en el cuerpo del mensaje. Sinembargo, si est enviando un mensaje a travs de internet, lafidelidad del formato del mensaje no puede suponerse, yaque puede ser convertido todo a texto plano. Es mejormantener el formato lo ms simple posible!

Tabla Haga clic en donde desee que aparezca la tabla y elija CrearTabla [CreateTable] para agregar una tabla.

Imagen Haga clic en donde quiera que aparezca la imagen y elija CrearImagen [CreatePicture] para agregar una imagen.

Mejor Prctica: Las imgenes agregan significativamentems volumen a un mensaje y debern ser incluidas slo si esabsolutamente necesario. Muchas personas tienen cuotas enel tamao total de su correo y muchas imgenes pueden llenarrpidamente dicha cuota. (Una sola imagen utiliza tantoespacio como docenas o an cientos de mensajes de texto

plano.) Una mejor forma es enviar un URL hacia una pginaweb que contiene la imagen, o si el destinatario est dentro desu empresa, un Enlace a un Documento de Notes hacia undocumento en una Aplicacin de archivos (una aplicacin deDiscusin funcionara muy bien) o unaLibrera de Contenido Quickr que contiene la imagen.


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EnlacesWeb

Si el destinatario tiene acceso a algo en el servidor Web de suempresa, entonces definitivamente envele un enlace a ste enlugar de repetir el contenido en el mensaje.

Notes reconoce muchos tipos de URLs cuando graba y enva un

documento siempre y cuando teclee el protocolo al principio delenlace, por ejemplo::

http://www.yahoo.com

Otros protocolos reconocidos por Notes incluyen https://,ftp://, y mailto:usuario@dominio.

La mayora de los paquetes de software reconoce los enlacesy el destinatario puede hacer clic en ellos para llegar alrecurso.

Mejor Prctica: Siempre ponga un enlace en su propiorengln. Si el URL es ms largo que una lnea, vaya alsiguiente URL para crear un URL abreviado que puedapegar en el mensaje:

http://tinyurl.com/

Archivosadjuntos

Cubriremos cmo incrustar archivos en un mensajeposteriormente.

f. Deshacer en Multi-nivelAs que usted est tecleando en su mensaje (o en cualquier documento para este caso) yaccidentalmente borra algo. Y despus borra algo ms.

Notes le permite deshacer mltiples borrados u operaciones en cualquier documento,incluyendo mensaje (hasta 50 niveles).

Y, puede deshacer otras operaciones tambin, incluyendo muchas operaciones de tablas,como cuando accidentalmente borra un rengln o una columna.

g. Verificacin de Ortografa [Spell checking]La ortografa correcta es esencial. Por defecto, Notes est configurado de manera que:

La ortografa se verifique instantneamente mientras escribe, y una lneaondulada de subrayado se coloca debajo de las palabras mal escritas, porejemplo:


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Haga clic derecho sobre el error para ver cualquier sugerencia, agregue la palabra asu diccionario personal, u omita el error en cualquier otra parte del documento enque se encuentre.

La ortografa del mensaje ser verificada nuevamente antes de que se enve. No es

una buena idea el deshabilitar cualquiera de estas caractersticas.

En cualquier momento, seleccione HerramientasVerificar Ortografa [ToolsSpell Check]

para verificar la ortografa del mensaje completo. La ventaja de utilizar Verificar Ortografa

es que puede definir las Opciones de Ortografa y cambiar su diccionario:

Nota: Para definir el diccionario predeterminado, instale un diccionario personal, o edite laspalabras en cualquier diccionario, seleccione Archivo Preferencias [File Preferences].Abra la pgina de Verificar Ortografa[Spell Check] para definir todas sus preferencias deverificacin de ortografa y habilitar/deshabilitar la Verificacin Instantnea de Ortografa.

4. Archivos adjuntosPuede incrustar cualquier tipo de archivo (texto, imagen, sonido, comprimido, ejecutable,etc.) al cuerpo de un mensaje. Esto le permite enviar archivos en su formato nativo a uno oms destinatarios.

Los archivos adjuntos son utilizados cuando quiere que el destinatario tenga una copia delarchivo original y que no puedan obtenerse de otra manera a travs de la red.

Mejor Prctica: Slo porque sea fcil adjuntar un archivo a un mensaje, sin embargo, nosiempre es la mejor forma de hacerlo:

Como con las imgenes, los archivos adjuntos agregan un volumen significativo a


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un mensaje (en algunos casos ms!) y deberan ser incluidos slo cuando seaabsolutamente necesario. Enve un enlace al archivo que previamente ha sidograbado en un servidor Web o ftp o a un documento en una aplicacincompartida. Ms adelante veremos cmo utilizar una simple aplicacin deDiscusin para este fin.

La gente se preocupa con razn que un archivo adjunto pueda contener un virus,y es posible que el archivo sea desligado del correo electrnico o puesto encuarentena para ser inspeccionado antes de que el destinatario lo abra. Loscorreos electrnicos que contienen ciertos tipos de archivos pueden serrechazados por completo, y muy frecuentemente sin ningn tipo de aviso.

Slo porque usted tenga el software para crear un archivo no necesariamentesignifica que el destinatario tiene el software para utilizar el archivo. Paradestinatarios con Notes, pueden utilizar el visualizador de archivos incorporadoen Notes para los tipos de archivo ms comunes, pero otros paquetes de softwarepara correo electrnico no tienen tpicamente esta caracterstica.

Una de las PEORES cosas que puede hacer es escribir el contenido del cuerpo delmensaje en un procesador de palabras y despus adjuntar el archivo al mensaje.Por qu no simplemente crear el contenido en Notes en primer lugar? O almenos copie el material que cre en Word al portapapeles y pegue ste en elmensaje.

Si tiene dudas acerca del inters y habilidad del destinatario para recibir un archivoadjunto, debera contactar a la persona para pedirle permiso antes de enviarle el correoelectrnico.

Siga estos pasos para adjuntar un archivo a un mensaje que enviar a un colega:

Paso Accin

1 Abra la aplicacin de Correo [Mail].

2 Cree un nuevo Mensaje.

3 Direccione el mensaje y escriba un asunto.

4 Utilice la tecla tab para llegar al cuerpo del mensaje y coloque el cursor en

donde quiera que el cono del archivo adjunto aparezca.

5Elija Archivo- Adjuntar [FileAttach] o haga clic en el botn deaccin .

Nota: Si el cursor no est en el campo Cuerpo [Body], la herramienta Archivo

Adjunto [Attachment] estar en color gris o desactivada.


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6Se muestra la caja de dilogo Adjuntar Archivo [CreateAttachment(s)]:

Seleccione el archivo(s) que quiere adjuntar. En este ejemplo, seselecciona un archivo llamado Winter.jpg.

Nota: Utilice la tecla Shift para seleccionar un conjunto dearchivos mientras hace clic con el mouse o Ctrl para seleccionar mltiplesarchivos no consecutivos.

7 Haga clic en el botn Adjuntar [Create] para adjuntar el archivo alcuerpo del mensaje.

Una copia del archivo ahora est almacenada en el mensaje, porejemplo:


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a. Ejercicio: Adjuntar un archivoEn este ejercicio Ud. crear un archivo utilizando otra aplicacin y adjuntar el archivo aun mensaje.

Siga estos pasos para enviar un mensaje con un archivo adjunto a un colega:

Paso Accin

1 Abra ya sea el Paint o el WordPad.

Escoja Inicio - Programas - Accesorios [Start - Programs Accessories]y posteriormente ya sea Paint o WordPad.

2 Cree un archivo simple y grbelo en un directorio que recuerde, comoen el Escritorio [Desktop], por ejemplo:

MiArchivo.BMP(Paint)

MiArchivo.DOC(WordPad).

3 Cierre la aplicacin.

4 Abra la aplicacin de Correo [Mail].

5 Cmbiese a la vista Todos los Documentos [All Documents].

6 Cree un nuevo Mensaje.

7 Direccione el mensaje a su colega.

8 Ingrese cualquier asunto que desee.

8Enve el mensaje

Nota: El administrador de Domino puede haber establecido un tamaomximo para archivos adjuntos, topado el tamao total de la aplicacinde Correo [Mail] , o configurado el Servidor Domino para retrasar elruteo de mensajes grandes hasta que sea horario inhbil. Estos pasosestn diseados para conservar el espacio en disco del servidor y eltrfico en la red. En este caso, no podr adjuntar archivos grandes a losmensajes (o sus mensajes no sern enviados durante el horario hbil).


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9Utilice la tecla Tabulador para posicionarse en el cuerpo del mensajey ya sea:

seleccione ArchivoAdjuntar [FileAttach]

haga clic en el botn de accin .

Aparece la Caja de Dilogo Adjuntar Archivo [Create Attachment(s)].

10 Navegue a la carpeta donde grab el archivo de Paint o WordPad.

11 Seleccione el archivo y haga clic en Crear [Create].

12 Enve el mensaje.

13Note que en la vista el archivo adjunto se identifica con el tamao

del archivo (en miles de bytes) y un clip:

5. Envo del Correo ElectrnicoUna vez que haya direccionado un mensaje y tecleado en el Asunto y cuerpo del mensaje,est listo para enviarlo.

Mejor Prctica: Antes de que finalmente enve el mensaje, debera dar un doble-chequeo alas direcciones para asegurarse que estn correctas y son las necesarias.

Generalmente hablando, una vez que enva un mensaje, no puede detener que seaentregado. As que este es un buen momento para re-leer el mensaje y asegurarse de queest claramente escrito y tiene la ortografa correcta. Si ha prometido enviar un archivo,

asegrese que lo ha incluido (y si est muy grande, lo ha comprimido primero).

Detngase y piense: Es este correo electrnico la mejor forma de comunicarse?Se arrepentir de enviarlo? Ha dicho algo que no se atrevera a decir en persona? Dadoque es fcilmente grabado, impreso y reenviado, su mensaje contiene informacin que noquiere que sea compartida? Existen implicaciones legales al poner esta informacin en estemensaje, tal como compartir secretos de la compaa a personal no autorizado o violar lapoltica corporativa de correo electrnico?


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Si tiene dudas, grabe el mensaje como borrador de manera que pueda reconsiderar enviarloms tarde.

Existen varias formas de enviar un mensaje:

Presione Esc, lo cual abre la caja de dilogo Enviar Correo [Send Mail]:

Puede elegir:

enviar y grabar un copia del mensaje

Mejor Prctica: Es una buena idea grabar una copia de mensajes importantespara referencia futura. No siempre puede garantizar que el destinatariorespondercon historia*reply with history+ de manera que sepa qu fuelo usted que originalmente dijo. Siempre puede borrar su copia del mensajedespus, o configurar Notes para que archive automticamente los mensajesviejos para ahorrar espacio.

slo enviarlo sin grabar una copia en su Correo [Mail]

slo grabarlo (como Borrador en la carpeta Borradores [Drafts])

descartar el mensaje sin enviarlo o grabarlo

cancelar la operacin de envo y regresar al mensaje para trabajar ms en l.

Haga clic en uno de los botones de accin para enviar y/o grabar el mensaje:

Por defecto, el botn de accin Enviar [Send] tambin graba una copia de los mensajesque enva.

Enviar y Archivar [Send and File] abre la caja de dilogo Carpetas [Folders], el cual le

permite crear nuevas carpetas y seleccionar la carpeta en la que quiere que el mensaje sea

grabado:


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En este ejemplo, creamos dos carpetas, Projects y Team Meetings. Paragrabar el mensaje a una de las carpetas, seleccionaremos el nombre de lacarpeta y haremos clic en Aceptar [OK].

Mejor Prctica: Utilice carpetas para organizar sus mensajes! Hablaremos

posteriormente en el curso acerca de cmo mantener organizados losmensajes utilizando carpetas.

Procedimiento General para abrir la aplicacin de correo y el resumen de pasos antes de enviar un

correo electrnico:

Paso Accin

1 Para abrir la aplicacin de Correo [Mail] , haga clic en el botn en el lado izquierdodel bloque Correo [Mail]:

2 La aplicacin de Correo [Mail] se abre en el folder Bandeja deEntrada [Inbox]:

Cuando reciba nuevos mensajes aparecern en el folder Bandeja deEntrada[Inbox].

3 Note que cualquier elemento que se abra en Notes se abre de formapredeterminada en una Nuevo ventana con su propia pestaa:

Frecuentemente se encontrar con varios documentos abiertos de


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diferentes aplicaciones abiertos al mismo tiempo, slo haga clic en lapestaa para cambiarse a la pgina cuyo nombre est en dicha pestaa.

Consejo Puede arrastrar una pestaa a una nueva ubicacin en labarra de pestaas para cambiar la secuencia de las pestaas.

4 Para crear un Nuevo Mensaje [Message] en la aplicacin de Correo[Mail] , haga clic en el botn de accin Crear [New]:

Action buttons

5 Un nuevo Mensaje [Message] se abre en una nueva pestaa:

Es de suponer que usted ingresar la direccin de correo electrnico deldestinatario (o utilizar la aplicacin de Contactos [Contacts] o el Directorio[Directory] de su empresa para seleccionar uno), agregar el Tema y un

Cuerpo, y despus har clic en el botn de accin para enviar el

mensaje. Despus de que el mensajehaya sido enviado, la pestaa se cierraautomticamente.

6 Para esta demostracin, abandone el nuevo Mensaje [Message] yhaga clic en la en su pestaa para cerrarlo.

7 Ahora haga clic en la de la pestaa para cerrar la aplicacin de Correo [Mail].Estar de regreso en la Pgina de Inicio donde empez.


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a. Ejercicio del tema:Siga estos pasos para crear un mensaje y enviarlo a un colega en la clase:

Paso Accin

1 Si no se encuentra abierta, abra la aplicacin de Correo [Mail]. Puedeenviar mensajes desde cualquier carpeta o vista.

2Haga clic en el botn de accin .

3 Haga clic en el enlace Para [To] link para abrir la caja de dilogoSeleccionar Direcciones [Select Addresses].

Seleccione el nombre de su colega para el campo Para [To].

4 Haga clic en Aceptar [OK] para cerrar la caja de dilogoSeleccionar Direcciones [Select Addresses].

5 Agregue texto al Asunto [Subject] y Cuerpo [Body] del mensaje.

6Haga clic en el botn de accin para enviar y grabar elmensaje.

7 Cree y enve otro mensaje, esta vez dirigindolo al grupoParticipantes. Este grupo incluye a todos en la clase.Nota: Leer los mensajes que reciba en el siguiente Tema.

b. Dnde est el mensaje que envi o grab?Cuando abre inicialmente la aplicacin de Correo [Mail] , Se le muestra la carpetaBandeja de Entrada [Inbox], donde los mensajes que ha recibido aparecen:

Folder/ View NavigatorMessages


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Ninguno de los mensajes que usted envi y grab aparecer en esta vista.

Para encontrar los mensajes grabados, utilice el Navegador de Carpetas/Vistas[Folder/View Navigator] para cambiarse a diferentes:

carpetas (Bandeja de Entrada [Inbox], Seguimiento [Follow Up], Papelera [Trash], y

cualquier carpeta que haya creado)

vistas (Borradores [Drafts], Enviados [Sent], Todos los Documentos [All Documents], ycualquier vista que haya creado).

Aunque tanto las carpetas y como las vistas despliegan mensajes, la diferencia entre ellas esque puede arrastrar mensajes desde una carpeta o vista y soltarlos en una carpeta, mientrasque las vistas seleccionan automticamente los documentosa desplegar.

Si enva y/o graba un mensaje, ste aparecer en varios lugares:

Si utiliz Enviar y Archivar [Send and File] cuando envi el mensaje, busque el mensaje enla carpeta que seleccion en la caja de dilogo Carpetas [Folders]:

Si eligi Slo Grabar [Save Only] o Grabar como Borrador [Save as Draft], slo grab elmensaje sin enviarlo. ste aparecer bajo Borradores [Drafts] en el Navegador. Puederegresar al mensaje para trabajar ms en l antes de enviarlo.

Si eligi enviar el mensaje, ste aparecer en la:

o vista Enviados [Sent], la cual es lo opuesto de la Bandeja de Entrada [Inbox]; slodespliega los mensajes que haya enviado.

o vista Todos los Documentos [All Documents], la cual despliega los mensajes tantoque haya enviado como recibido. Esta es probablemente la vista ms til yaque puede ver todos los mensajes en un slo lugar y ver cmo estn relacionados.

6. Re-enve un mensajeNo hay nada que le impida editar un mensaje existente que ya haya sido enviado y enviarlootra vez. Puede requerir esto, por ejemplo, si quiere cambiar las direcciones y enviar elmensaje a otras personas, o si ha hecho cambios al mensaje original y quiere re-enviarlo alos destinatarios originales.

Asegrese de cambiar el asunto ligeramente de manera que el destinatario sepa que no ha


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enviado un duplicado del mensaje por error.

Tambin puede editar, re-direccionar y re-enviar un mensaje que haya recibido de otrapersona.

Nota: Tenga en cuenta que el mensaje enviado no reemplazar el mensaje original en el

correo del destinatario, sino que ser un mensaje adicional.

7. Seguimiento:Cuando se aplica una marca a un mensaje o contacto, aparece una marca visual que recuerda que

se debe realizar algn tipo de seguimiento de un elemento.

Puede marcar un mensaje de correo con un icono en forma de bandera para indicar que el

mensaje requiere una accin de seguimiento. Al marcar los mensajes, estos se sitan en la

vista Seguimientoy en la minivista Seguimiento, que puede mantener abierta en el panel de

navegacin del correo para no perder de vista estos mensajes.

Puede configurar estas preferencias de seguimiento: la marca de prioridad predeterminada, unafecha y una hora de seguimiento predeterminado y una alarma predeterminada.

NotaSi concede a otra persona acceso de editor o superior a su aplicacin de correo, esta personapodr marcar mensajes para su seguimiento.

Para marcar mensajes para su seguimiento con una marca rpida

Si agrega una marca rpida a un mensaje, se aplican las preferencias

de seguimientopredeterminadas.

1. Seleccione uno o varios mensajes en una carpeta o una vista (que no seala Papelera ni el Correo no deseado).

2. Haga clic en el icono en forma de bandera situado encima de la lista demensajes.

Para marcar mensajes para su seguimiento con una marca normal

Si agrega una marca normal a un mensaje, podr cambiar cualquiera de los parmetrospredeterminados, como la prioridad de la marca.

1. Seleccione uno o varios mensajes en una carpeta o una vista (que no sea laPapelera ni el Correo no deseado).

2. Haga clic en la flecha abajo situada junto al icono de seguimientoque hay encimade la lista de mensajes y, a continuacin, haga clic en Agregar o editar marca.

3. En Importancia de esta accin de seguimiento, seleccione una prioridad paraconfigurar la marca que se visualiza.


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Prioridad Marca

Prioridad urgente

Prioridad normal

Prioridad baja

ConsejoSiordena una vista o carpeta segn la columna de la marca de seguimiento,

podr ver los mensajes que requieren seguimientoordenados por prioridades.

4. (Opcional) Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

En el campo Especifique una accin de seguimiento, escriba una accin.

NotaLa informacin que especifique aqu y a lo largo de estos pasos aparecer en

su copia del mensaje, pero si lo enva, dicha informacin no aparecer en elmensaje enviado.

Especifique una fecha de seguimientoy, opcionalmente, una horade seguimiento.

Seleccione Configurar una alarma en este mensajey escriba un nmero,seleccione das, horaso minutosy seleccione anteso despusparaconfigurar el intervalo de tiempo antes o despus de la fecha u horade seguimientoen que se activar la alarma.

Si configura una alarma, seleccione Reproducir sonido y seleccione elsonido que debe reproducirse cuando se active la alarma. Haga clic en el

icono de altavoz para probar el sonido seleccionado. Si configura una alarma, seleccione Enviar notificacin por correo

electrnico con el asuntopara enviar un mensaje de correo electrnicocuando se active la alarma y, en el campo Destinatarios, escriba lasdirecciones de las personas que desea que reciban la notificacin. Hagaclic en el icono de contactos para seleccionar los nombres en undirectorio.

ConsejoPuede usar la minivista Seguimiento como alternativa a las alarmas para

mantener el control de las acciones deseguimientoque necesite efectuar.

5. Haga clic en Aceptar.

ConsejoPara cambiar cualquiera de los parmetros de seguimientopara un mensaje,seleccinelo, haga clic en la flecha abajo situada junto al icono en forma de bandera que hayencima de la lista de mensajes y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Agregar o editar marca.
http://ecoforo.cepymev.es/help/help8_client.nsf/2baac68be7e0d23180256c29005e237f/866bb549173696edc1257325000ce213?OpenDocumenthttp://ecoforo.cepymev.es/help/help8_client.nsf/2baac68be7e0d23180256c29005e237f/866bb549173696edc1257325000ce213?OpenDocument


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8. Recuperar un mensajeEn general, una vez que haga clic en el botn de accin un mensaje es enviado y nopuede recuperarlo.

Es un tema comn el querer recuperar un correo que hayamos enviado, por varias razones,algn error en la ortografa, algn comentario no apropiado, etc., anteriormente en las

versiones de Lotus Notes esto no era posible hacerlo, se requiera de la configuracin de una

herramienta de terceros que realizar esta tarea, a partir de la versin 8 esta funcionalidad

est incorporada de manera nativa, ya podemos recuperar los mensajes del buzn de otro

usuario al que le hayamos previamente enviado dicho correo, no importando si ya fue ledo o

no, incluso no importando si haya sido replicado de manera local, a continuacin un ejemplo

paso a paso de cmo recuperar este tipo de mensajes.

Para intentar la recuperacin de un mensaje que haya enviado, primero seleccione slo un

mensaje de la vista Enviados [Sent] o Todos los Documentos [All Documents]. Posteriormenteutilice el comando Recuperar Mensaje [Recall Message] desde cualquiera de estos lugares:

haga clic derecho en el mensaje y seleccione Recuperar Mensaje [Recall Message]

en la vista Enviados [Sent] haga clic en el botn de accin .

Cualquiera de estas opciones abre la caja de dilogo Recuperar Mensaje [Recall Message]:


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Pulsamos OK, y nos aparece la siguiente ventana, pulsamos OK de nuevo para cerrar elmensaje informativo:

Existen tres opciones para la recuperacin:

Seleccione los destinatarios. Si el mensaje fue enviado a mltiples personas, puede serrecuperado de todos o slo de las personas que usted seleccione.

Recupere el mensaje an si ya ha sido ledo por el destinatario (aunque si este es el caso,cul sera el objetivo?).

Reciba un reporte (el remitente) acerca del xito de la recuperacin de cada destinatario,por ejemplo:

Este ejemplo muestra que el mensaje fue recuperado exitosamente, yafortunadamente, el destinatario no lo haba ledo an. Fiuu!


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9. Impida que otros recuperen mensajes enviados a ustedMientras que la recuperacin de mensajes es una caracterstica poderosa para losremitentes, una sola Preferencia de Correo [Mail Preference] (haga clic en el

botn de accin y elija Preferencias [Preferences]) definida por el destinatario

puede impedir a otras personas el recuperar mensajes que hayan sido enviados por ellos:

Esta funcionalidad est habilitada por defecto, as que debe deseleccionarla si no quiere queotras personas recuperen mensajes que le hayan enviado.

Nota: El Administrador de Domino tambin debe habilitar la recuperacin de mensajes en elservidor. Est apagada por defecto.

a. AdvertenciasExisten varias advertencias al utilizar la recuperacin de mensajes:

Slo funciona en mensajes que usted haya enviado, no invitaciones a juntas oasignaciones de Tareas [To Dos+.

Mensajes que hayan sido borrados por el destinatario pero que no hayan sidoeliminados de la Papelera [Trash] todava pueden ser recuperados.

Slo funciona en mensajes que haya enviado a otros usuarios de Notes (no a usuariosde correo por Internet). Los mensajes enviados por usuarios iNotes pueden ser

recuperados (siempre y cuando estn utilizando la versin 8+ de la aplicacin deCorreo [Mail] en un Servidor Domino versin 8+), pero los usuarios iNotes no puedenpor s mismos recuperar mensajes.

Las firmas son verificadas, as que slo puede recuperar mensajes que usted hayaenviado y slo aqullos que hayan sido enviados desde su aplicacin de Correo [Mail] .Como tal, si ha delegado su correo a una asistente, dicha persona no podr recuperarmensajes que usted haya enviado.


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El administrador de Domino debe habilitar la recuperacin de mensajes en el ServidorDomino. Por defecto est apagada.

Como vio anteriormente, el destinatario puede impedir que los mensajes seanrecuperados.

Los mensajes slo pueden ser recuperados una vez. Por qu es esto?

Si ha recuperado exitosamente un mensaje, puede editar y enviar el mensaje originalotra vez. Eso es lo que frecuentemente estar tentado a hacer cuandoaccidentalmente haya presionado enviar antes de que haya terminado suspensamientos o quiera agregar ms informacin o destinatarios al mensaje.

El problema con reenviar un mensaje editado despus de que la versin original hasido recuperada es que usted no puede recuperar el mismo mensaje. Slo tiene unaoportunidad de recuperar un mensaje. Si trata de recuperar el mensaje una segundavez y solicit un reporte del segundo intento de recuperacin, recibir un mensaje defa

Date post:	13-Oct-2015
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