14. Manual Medio Magnetico Distrital Año Gravable 2013

5/20/2018 14. Manual Medio Magnetico Distrital A o Gravable 2013

MEDIO MAGNETICO

DIRECCION DISTRITAL DE IMPUESTOS DE LASECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

Resolucin Nmero DDI-025251 del 2014

14 de Abril de 2014

Art. 2, Art. 3, Art. 4, Art. 6


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Title: Medio Magntico DistritalVersin: 1.0Date: Mayo 2014

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Contenido................................................................................................................. 3

1

Introduccin ......................................................................................... 4

2 Alcance y Marco Legal ........................................................................ 5

3 Consideraciones a tener en cuenta ................................................... 8

3.1 Obtencin de la solucin ................................................................................. 8

3.2 Parametrizacin .............................................................................................. 8

3.2.1

Definir nuevos grupos de salida............................................................................... 8

3.2.1.1 Para Compras de Bienes y Servicios y Retenciones efectuadas por losagentes de retencin del impuesto de industria y comercio. ............................... 9

3.2.1.2 Para Ventas de Bienes y Servicios y Retenciones efectuadas a los sujetos deretencin del impuesto de industria y comercio. .................................................. 12

3.3 Cdigo Municipio ........................................................................................... 14

3.4 Transaccin zddi_13 para realizar parametrizaciones funcionales y generarla informacin ............................................................................................... 15

3.4.1 Transaccin zddi_tipdoc Equivalencias Tipos de Documento SHD ......... 16

3.4.2 Transaccin zddi_inddev Indicadores de Retencin de ICA- Devolucionesde compras y ventas .................................................................................... 17

3.4.3 Transaccin zddi_concep Asignacion de conceptos- Indicadores deretencion de ICA .......................................................................................... 17

4 Ejecucin del Reporte RFIDYYWT .................................................. 19

4.1 Informacion de Compras de Bienes y Servicios e Informacin que debenreportar los agentes de retencin del impuesto de industria y comercio ....... 19

4.1.1

Variante de Ejecucin .................................................................................. 19

4.1.2

Generacin Medio Magntico................................................................................ 22

4.2 Informacin de Ventas de Bienes y Servicios e Informacin que debenreportar los sujetos de retencin del impuesto de industria y comercio ........ 34

4.2.1 Variante de Ejecucin ............................................................................................. 34

4.2.2. Generacin Medio Magntico................................................................................ 36


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1 Introduccin

El objetivo principal de esta solucin es apoyar a las compaas en la extraccin de lainformacin proveniente del sistema SAP ERP, para la preparacin y presentacin a laSecretara de Hacienda DistritalSHD, de la informacin referente al medio magnti-co solicitado en la resolucin DDI-025514 de 2014, artculos 2, 3, 4 y 6, concernientea :

Artculo 2:Informacin de Compras de Bienes y/o Servicios en de Bogot, du-rante el ao gravable 2013.

Artculo 3:Informacin de Ingresos recibidos en Bogot, durante el ao grava-ble 2013

Artculo 4: Informacin que deben reportar los agentes de retencin del im-

puesto de industria y comercio en Bogot, durante el ao gravable 2013 Artculo 6: Informacin que deben reportar los sujetos de retencin del im-

puesto de industria y comercio en Bogot, durante el ao gravable 2013

La solucin est basada en el reporte estndar RFIDYYWT,aprovechando las opcio-nes de usuario disponibles en el reporte. Mediante la activacin de estas opciones deusuario, se puede crear un reporte diferente al proporcionado por la solucin estndar,teniendo en cuenta que los datos resultantes dependen de la parametrizacin de crite-rios de extraccin tratados por el usuario.

El usuario, para propsitos de anlisis detallado, tambin podr personalizar las listas

de salida segn la parametrizacin de la variante en el segmento Listas de Salida,opcin Inter. y tipos/Indic.QST del reporte RFIDYYWT.


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2 Alcance y Marco Legal

La solucin cubre las operaciones procesadas desde core estndar, bajo los versio-nes vigentes, a travs de las transacciones automticas de SAP ERP y que incluyenel registro automtico de retenciones. Consecuencialmente para el cubrimiento delalcance, es prerrequisito que en los registros maestros de los terceros se encuen-tre(n) asignado(s) el(los) tipo(s) de retencin que correspondan a Retencin de ICABogot.

El alcance de esta solucin se limita a apoyar a las personas naturales o jurdicas quedeben suministrar informacin a la Secretara Distrital de Hacienda de Bogot, en lapreparacin de la informacin a presentar en Medio Magntico, requerida por la Re-solucin Nmero DDI-025514 del 14 de abril de 2014 en lo que hace referencia a :

Artculo Segundo : Informacin de compra de bienes y/o servicios

Las Entidades Pblicas nivel nacional y territorial del orden central y descentrali-zado independientemente del monto de ingresos; las personas jurdicas, consor-cios, uniones temporales, sociedades de hecho y personas naturales comercian-tes; independientemente de ser o no contribuyentes del impuesto de industria ycomercio en Bogot D.C., que en el ao gravable 2013 hayan obtenido ingresosbrutos iguales superiores a ciento ocho millones de pesos ($108.000.000)m/Cte., debern suministrar la siguiente informacin de cada uno de los provee-dores a los que le realizaron compra de bienes y lo servicios en Bogot, durante

el ao gravable 2013 cuando el monto anual acumulado de los pagos o abonosen cuenta sea igual o superior a cinco millones de pesos ($5.000.000).

Vigencia Tipo de Documento de Identificacin Numero de Documento de identificacin Nombres y apellidos o razn social Direccin de notificacin Telfono Direccin de correo electrnico (Email) Cdigo ciudad o municipio (codificacin DANE)

Cdigo de departamento (codificacin DANE) Concepto de pago o abono en cuenta Valor bruto acumulado anual de las compras de bienes o servicios, sin in-

cluir el IVA Valor total de las devoluciones, rebajas y descuentos


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Artculo Tercero:Informacin de Ingresos recibidos

Todas las personas jurdicas, las sociedades y asimiladas, los consorcios y unio-nes temporales y las personas naturales pertenecientes al rgimen co-

mn, independientemente de ser o no contribuyentes del impuesto de industria ycomercio en Bogot D.C que durante el ao gravable 2013 hayan recibido ingresosbrutos superiores a quinientos millones de pesos ($500.000.000); debern suminis-trar la siguiente informacin de cada una de las personas o entidades de quienesrecibieron ingresos o abono en cuenta por un valor acumulado igual o superior aveinte millones de pesos ($20.000.000) por concepto de venta de bienes y lo servi-cios realizados en Bogot durante el ao gravable 2013.

Vigencia Tipo de Documento de Identificacin Nmero de documento de Identificacin

Nombres y apellidos o razn social Direccin de notificacin Telfono Direccin de correo electrnico (Email) Cdigo ciudad o municipio (Codificacin DANE) Cdigo de departamento (Codificacin DANE) Concepto del ingreso Valor total del ingreso bruto sin incluir IVA Valor total de las devoluciones, rebajas y descuentos por ventas reali-zadas durante la vigencia 2013

Artculo Cuarto:Informacin que deben reportar los agentes de retencindel impuesto de industria y comercio

Los agentes de retencin del impuesto de industria y comercio que hubieren prac-ticado o asumido retenciones en la ciudad de Bogot, por concepto de este im-puesto durante el ao gravable 2013, debern suministrar la siguiente informacin,en relacin al sujeto de retencin (a quien se le practic la retencin):

Vigencia Tipo de Documento de Identificacin Numero de Documento de Identificacin Nombres y apellidos o razn social Direccin de notificacin Telfono Direccin de correo electrnico (Email) Cdigo ciudad o municipio (codificacin DANE) Cdigo de departamento (codificacin DANE) Base de retencin Tarifa aplicada Monto retenido anualmente


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Artculo Sexto: Informacin que deben reportar los sujetos de retencindel impuesto de industria y comercio

Los sujetos de retencin del impuesto de industria y comercio en Bogot, contribuyen-

tes del rgimen comn, a quienes les retuvieron a ttulo de impuesto de industria y co-mercio durante el ao gravable 2013, debern suministrar la siguiente informacin, enrelacin con el agente retenedor, independientemente del monto de retencin y de la

tarifa aplicada:

Vigencia Tipo de Documento de Identificacin Numero de Documento de Identificacin Nombres y apellidos o razn social Direccin de notificacin Telfono

Direccin de correo electrnico (Email) Cdigo ciudad o municipio (codificacin DANE) Cdigo de departamento (codificacin DANE) Monto del pago sin incluir IVA Tarifa aplicada Monto que le retuvieron anualmente

Nota

El Artculo Segundo: Informacin de compra de bienes y/o servicios, en su Par-grafo Tercero seala: para efectos del presente artculo se deber reportar toda compraque cumpla las condiciones sealadas, independientemente que se le haya practicado o nola retencin sobre el impuesto de industria y comercio.

De manera estndar, el funcionamiento de las retenciones en la fuente en el sistema sehace a travs de Tipos e Indicadores de Retencin, por esta razn es requisito indis-pensable para el adecuado desempeo de la solucin, que exista un Indicador de Re-tencin de ICA para compras no sujetas o exentas, con cuyo uso se garantiza la co-rrecta extraccin de la informacin, de acuerdo con el pargrafo en mencin.

As mismo se requiere la existencia de los correspondientes indicadores de retencin en lafuente de ICA lasdevoluciones, rebajas y descuentos, tanto de compras como de ingresos.


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3 Consideraciones a tener en cuenta

3.1 Obtencin de la Solucin

Para que la solucin genere la informacin y resultados esperados, se debe aplicar lasiguiente Nota:

Nota SAP N. 2018027: MAGNETIC MEDIA REPORT 2013 - SECRETARIADISTRITAL DE HACIENDA - SHD - BOGOTA. SAP utiliz el programaZRFIDWWWT_13 (proveniente del modelo estndar sugerido RFIDWWWT)

3.2 Parametrizacin

La solucin se basa en el reporte estndar RFIDYYWT, para lo cual es necesario rea-lizar los siguientes pasos:

3.2.1 Definir nuevos grupos de salida

Los grupos de salida se deben crear en la siguiente ruta:

Gestin Financiera -> Parametrizaciones Bsicas de Gestin Financiera -> Retencin -> Retencin de impuestos ampliada -> Declaracin Fiscal (general) -> Definir gruposde salida.

Se deben crear dos grupos de salida:

Un grupo de salida para la Informacin de Compras de Bienes y Servicios e infor-macin que deben reportar los agentes de retencin del impuesto de industria y

comercio.

Un grupo de salida para la Informacin que deben reportar los sujetos de Reten-cin del impuesto de industria y comercio.


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3.2.1.1. Grupo de Salida para la informacin de Compras de Bienes y Servi-cios e Informacin que deben reportar los agentes de retencin delimpuesto de industria y comercio.

El nuevo grupo de salida a crear debe ser creado con la clase de ejecucinCO_TOTAL, ya que se requiere evaluar toda la data de comprasy retenciones.

Ya que la informacin a reportar est relacionada con acreedores, verificar en laparametrizacin del grupo de salida, en la ventana datos de notificacin, opcinCl.doc.listados, corresponda a la seleccin Facturas acreedores, abonos yanti-cipos pendientes.

Para crear el nuevo grupo de salida se recomienda copiarlo a partir de la Clase deEjecucin CO_TOTAL, grupo de salida CO3.

En el campo Usuario prog. Se debe ingresar el nombre del programa ABAP. Co-mo solucin, SAP utiliz el programa ZRFIDWWWT_13 (proveniente del modeloestndar sugerido RFIDWWWT) disponible en la Nota OSS No. 2018027, el cualse activar una vez se ejecute el reporte estndar RFIDYYWT.

El segmento Imprimir formularios, debe quedar en blanco.

Cuidado

No se deben utilizar los siguientes grupos de salida CO1, CO2, CO3, CO4 yCO5, ya que son utilizados para otros propsitos.

Nota

Si la compaa ya ha utilizado la solucin para el medio magntico distrital, esdecir, ya se han creado los grupos de salida, solamente se debe reemplazar enel campo Usuario prog. el nombre del programa ABAP: ZRFIDWWWT_11por ZRFIDWWWT_13


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3.2.1.2 Grupo de salida para la Informacin que deben reportar los sujetos deretencin del impuesto de industria y comercio (ventas de bienes y ser-vicios y retenciones)

El nuevo grupo de salida a crear debe ser creado con la clase de ejecucin STD.

Para crear el nuevo grupo de salida se recomienda copiarlo a partir de la Clase deEjecucin STD, grupo de salida CO6.

Ya que la informacin a reportar est relacionada con deudores, verificar en datosde notificacin la clase de documentos listados, opcin Cl.doc.listados, corres-ponda a la seleccin Facturas de deudor, abonos y anticipos pendientes.

En el campo Usuario prog. Se debe ingresar el nombre del programa ABAP. Co-mo solucin, SAP utiliz el programa ZRFIDWWWT_13 (proveniente del modelo

estndar sugerido RFIDWWWT) disponible en la Nota OSS No. 2018027, el cualse activar una vez se ejecute el reporte estndar RFIDYYWT.

El segmento Imprimir formularios, debe quedar en blanco.

Nota

Si la compaa ya ha utilizado la solucin para el medio magntico distrital, esdecir, ya se han creado los nuevos grupos de salida, solamente se debe reem-plazar en el campo Usuario prog. el nombre del programa ABAP:

ZRFIDWWWT_11 por ZRFIDWWWT_13


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3.3 Cdigo Municipio

La informacin relacionada con el Cdigo Municipio es leda desde el cdigo de re-gin y cdigo de ciudad asociados al registro maestro del Tercero, teniendo en cuen-ta que la ciudad es almacenada en el campo Poblacin, seleccionado el municipiopreviamente creado, de acuerdo a la codificacin del DANE. Al seleccionar la ciudad,automticamente es poblado el campo Regin, el cual corresponde al departamento.


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3.4 Transaccin zddi_13 para realizar parametrizacionesfuncionales y generar la informacin

Una vez aplicados los transportes disponibles en la Nota SAP N2018027 y realizadaslas parametrizaciones indicadas previamente, se ha dispuesto la transaccin zddi_13a travs de la cual es posible ingresar a las opciones para ejecutar el reporte, as:

Una vez ejecutada la transaccin zddi_13 se obtiene un Men SAP que incluye lasopciones para parametrizar las equivalencias de tipos de documento, los indicadoresde retencin de ICA para Devoluciones en Ventas y en Compras, los indicadores paraautoretencin, los conceptos que aplican a cada indicadores, segn la ultima resolu-cion, asi como la opcin para correr el reporte de extraccin de la informacion.


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3.4.1 Transaccin ZDDI_TIPDOC- Equivalencias Tipos de DocumentoSHD

Dado que la Resolucin DDI-025514 de 2014 mantiene los campos a informar relacio-nados con el Tipo de Documento, sealando los valores que debe tener dicho campo,as:

CC: Cdula de ciudadana

CE: Cdula de extranjera

TI: Tarjeta de identidad

NIT: Nmero de identificacin tributaria

RC: Registro civil

PA: Pasaporte

Se ha dispuesto esta transaccin, la cual da acceso a la tabla de equivalencias paramantener los tipos de documento de identificacin.

Esto con el fin de permitir flexibilidad en cuanto al manejo de los registros maestrosversus lo indicado en dicha resolucin, facilitando al usuario hacer uso de la equiva-lencia para las definiciones hechas en los datos maestros con los nuevos cdigos evi-tando tener que cambiar la informacin del campo en dichos datos maestros.


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3.4.2 Transaccin ZDDI_INDDEV- Ind. Retencin DevolucinMed.MagSHD

Dado que la resolucin vigente solicita informacin relacionada con devoluciones encompras y en ventas, esta opcin se ha dispuesto para parametrizar los indicadoresde retencin de ICA utilizados en los documentos contables relacionados con las de-voluciones.

Se debe seleccionar la Sociedad, el Tipo de Retencion y el Indicador de Retencion enla fuente por ICA y para cada uno seleccionar si corresponde a devolucion en Com-pras o en Ventas.

3.4.3 Transaccin ZDDI_CONCEP- Relacin Ind.RetencinConcepto

Debido a que la resolucin vigente ha introducido un nuevo campo a informar, relacio-nado con el concepto de la retencin y ha dispuesto datos especficos para dichosconceptos, esta opcin permite que el usuario indique para cada tipo e indicador deretencin en la fuente de ICA, a qu concepto oficial pertenece.


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Nota

Es responsabilidad del usuario seleccionar para cada tipo e indicador de retencin el

concepto correspondiente.

Una vez realizadas las parametrizaciones indicadas, se accede a la transaccinS_P00_07000134 - Reporting Ret.Impuestos - genrico (RFIDYYWT), opcin tambindisponible en el men de medios distritales y se comienza a gestionar con el reportecon el fin de obtener la informacin requerida segn alcance definido previamente.


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4 Ejecucin del Reporte RFIDYYWT

A travs de la opcin disponible en el men funcional:

4.1 Informacin de Compras de Bienes y Servicios e Informacin que de-ben reportar los agentes de retencin del impuesto de industria ycomercio.

4.1.1 Variante de Ejecucin

Los siguientes criterios de seleccin mnimos son propuestos en la construccin de lavariante:

Segmento: Grupos de Salida

Clase de Ejecucin :CO_TOTAL

Grupo de Salida: El nuevo grupo de salida creado en parametrizacin.Ejemplo: Grupo de salida CO6.


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Segmento: Selecciones requeridas

Clave de pas: CO

Perodo del Informe: Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de in-formacin.

Segmento: Selecciones Generales

Sociedad: Identificacin de la sociedad para la cual se est generando elreporte

Ejercicio:Ao fiscal para el cual se est extrayendo la informacin. Debecoincidir con el del ao indicado en el segmento anterior.

Tipo ret. Impto. ampliado: Tipo(s) de retencin correspondiente(s) a laRetencin de ICA, incluyendo aquellos correspondientes a devolucin decompras.

Ind.tp.ind.impto.ampliado: Indicador(es) de retencin de ICA correspon-diente(s) a la Retencin de ICA Bogot, incluyendo aquellos correspondien-tes a devolucin de compras.

Los dems campos:indicador ret.impto.estndar, acreedor y cliente, no son nece-sarios, sin embargo, el usuario podr utilizarlos para propsitos de anlisis de informa-

cin.


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Segmento: Control de salida y listas

Dividir en per. parciales: YEARLY

Excluir pos. = 0: Cuando se selecciona la opcin COMPRAS, este flag

NO debe estar activado, para el caso de RETENCIONES SI se debe acti-var.

Seleccioneslistas: El usuario puede o no desactivar las opciones all lista-das, las cuales le permitirn personalizar los reportes

Segmento: Opciones de Usuario Adicional

Programa esp. usuario activo: Este flag debe estar activado


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Nota

La ejecucin de este reporte, para propsitos de la generacin del archivo .csv,debe ser realizada en lnea.

No obstante al visualizar en pantalla el listado .csv y las listas de detalle de anlisissi fueron requeridas, stos pueden ser enviados para impresin en el spool, dondeel usuario puede elegir imprimirlo o conservarlo electrnicamente.

Tambin el usuario podr ejecutar el reporte en fondo solo para propsitos de ob-tener listas de anlisis.

4.1.2 Generacin Medio Magntico

Al ejecutar el programa RFIDYYWT con una de las variantes descritas anteriormente,el control lo toma el programa de usuario ingresado en parametrizacin previamenteindicada.

PASO 1

Al ejecutar el reporte, se presentara una pantalla con opciones, donde el usuario debe-r seleccionar una de las siguientes opciones, dependiendo de la informacin a repor-tar:

Opcin COMPRAS :

Informacin a reportar: Compras de Bienes y Servicios

Opcin RETENCIONES :

Informacin a reportar: aquella que deben reportar los agentes de retencin deindustria y comercio.


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PASO 2

Una vez seleccionada una de las opciones COMPRAS RETENCIONES, se debe-r ingresar el Monto Lmite a Reportar, segn aplique de acuerdo con la Resolucinvigente.

PASO 3Una vez se indica el monto mnimo a reportar y se elige el botn continuar, se des-pliega el listado de terceros con la siguiente informacin, dependiendo de la opcinseleccionada:

OPCION : COMPRAS

- Err. Data

- Ao

- Tipo de Documento

- NIT- Nombre

- Direccin

- Telfono

- Correo Electrnico

- Cod. Municipio (codificacin DANE)

- Cod. Departamento (codificacin DANE)

- Concepto

- Monto Total

- Vlr. Devolucin


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Cuidado

Es responsabilidad del usuario revisar la informacin extrada y completar aquellosdatos que no aparecen en el reporte. Informacin relacionada con datos maestros deltercero debera ser completada en el dato maestro del tercero (direccin, telfono, e-mail).

Nota

Debido a que la ltima resolucin indica en el Anexo N1 Definicin de la ficha tcni-ca para toda la informacion a suministrar, que ningn campo deber quedar enblanco, se ha dispuesto la primera columna Err.Data con el fin de mostrarle al usu a-rio cules registros se encuentran incompletos y necesitan ser corregidos, y cualescontienen todos los datos segn lo requiere la resolucin.

Seal que indica que los registros estn incompletos

Seal que indica que los registros estn completos

Entonces, dado que ningn campo debe quedar en blanco, aquel que corresponda adato maestro del tercero debe ser mantenido directamente all. Por ejemplo, la ltimaresolucin mantiene el campo Direccin de correo electrnico (E-mail), dicha infor-macion debe ser mantenida en el dato maestro del tercero y de all est siendo tomadapor el reporte.


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Nota

Con el fin de facilitar la actualizacin de los datos maestros de los terceros, se ha dis-puesto la opcin de ir directamente al dato maestro del tercero dando doble clic sobreel nmero de identificacin fiscal:


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Esta opcin lleva directamente a la pantalla de dato maestro del tercero para que allse completen los datos correspondientes.

Ahora bien, en el caso de que datos como la direccin de correo electrnico o el tel-fono del tercero NO se conozcan, y atendiendo las instrucciones de la Secretaria deHacienda del Distrito, en las que indica que cuando no se disponga informacion en uncampo de tipo alfanumrico se debe colocar NA cero (0) si el campo es de tipo nu-

mrico, se ha dispuesto el botn , para que una vez realizada laextraccin, revisado el dato maestro del tercero y verificado que los datos detelfono y correo electrnico NO se tienen disponibles, se complete la informacioncon NA 0, segn corresponda:


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Cuidado

La opcin descrita arriba aplica nicamente para los datos correspondientes a tel-

fono y direccin de correo electrnico. Los datos relacionados con Tipo de Documento,Nmero de identificacin fiscal, direccin, municipio y departamento deben ser de obli-gatorio mantenimiento en el Dato Maestro del tercero.

Cuidado

Si se ejecuta el botn back sin haber completado la informacion faltante, el re-porte no permitir la generacin del archivo oficial hasta tanto no se encuentren dili-genciados todos los campos:

Nota

Tambin se ha dispuesto la opcin de visualizacin de los documentos correspondien-tes a un tercero, de manera que al hacer doble clic sobre cualquier dato de la columnaMonto total el reporte lleva al detalle de los documentos de dicho tercero y de all aldetalle de cada documento, e incluso al dato maestro del tercero:


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PASO 4:Transferencia del Archivo a PC

Una vez verificado que todos los registros se encuentran completos, desde esta panta-

lla, al ejecutar el botn backel proceso pide se asigne el directorio a donde

desea exportar el archivo, el nombre del mismo y el formato del archivo. Dado que laResolucin vigente indica que el archivo debe ser .csv, es necesario que el nombre delarchivo que se d en este paso termine en esta extensin.


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Presionando el botn transferir, la informacin es enviada al directorio y nombre dearchivo indicados.

OPCION : RETENCIONES


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El reporte muestra los siguientes datos:

- Err.Data

- Ao

- Tipo de Documento

- NIT

- Nombre

- Direccin

- Telfono

- Correo Electrnico



- Concepto

- Base Retencin

- Tarifa Retencin

- Monto Retencin Anual

Nota

Si bien se muestra la columna concepto, esta informacin no ser tenida en cuenta al

momento de generar el archivo csv.


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PASO 5

Despus de la opcin transferir, se genera la lista de detalle del reporte estndar, lacual puede ser utilizada para apoyar tareas de anlisis.

El usuario podra imprimir este reporte va spool, y sirve de anlisis antes de gene-rar el archivo definitivo, adems permite entre otras opciones provistas por la fun-


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cionalidad de la herramienta ABAP LIST VIEWER, totalizar, subtotalizar, congelarcolumnas.

Adicionalmente si al construir la variante, en los criterios de seleccin se dejan

habilitadas las opciones estndar de las Listas de Salida , el resultado se puedecomparar con el LOG de la lista de salida del reporte estndar, el cual tambin esgenerado una vez finalice el paso 4 (ver adelante) transferencia del archivo aPC.


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4.2 Informacin de Ventas de Bienes y Servicios e Informacionque deben reportar los sujetos de retencin del impuestode industria y comercio.

4.2.1. Variante de Ejecucin

Los siguientes criterios de seleccin mnimos son propuestos en la construccin de lavariante:

Segmento: Grupos de Salida

Clase de Ejecucin :STD

Grupo de Salida: El nuevo grupo de salida creado en parametrizacin.Ejemplo: Grupo de salida CO6.

Segmento: Selecciones requeridas

Clave de pas: CO

Perodo del Informe: Lmites de fechas para delimitar la bsqueda de in-formacin.

Segmento: Selecciones Generales


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Sociedad: Identificacin de la sociedad para la cual se est generando elreporte

Ejercicio:Ao fiscal para el cual se est extrayendo la informacin. Debe

coincidir con el del ao indicado en el segmento anterior.

Tipo ret. Impto. ampliado: Tipo(s) de retencin correspondiente(s) a laRetencin de ICA para el proceso de la Venta.

Ind.tp.ind.impto.ampliado: Indicador(es) de retencin de ICA correspon-diente(s) a la Retencin de ICA Bogot para el proceso de la venta.

Los dems campos:indicador ret.impto.estndar, acreedor y cliente, no sonnecesarios, sin embargo, el usuario podr utilizarlos para propsitos de anlisisde informacin.

Segmento: Control de salida y listas

Dividir en per. parciales: YEARLY

Excluir pos. = 0: Este flag debe estar activado.

Seleccioneslistas: El usuario puede o no desactivar las opciones all lista-das, las cuales le permitirn personalizar los reportes


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Segmento: Opciones de Usuario Adicional

Programa esp. usuario activo: Este flag debe estar activado

Nota

La ejecucin de este reporte, para propsitos de la generacin del archivo .csv,debe ser realizada en lnea.

No obstante al visualizar en pantalla el listado .csv y las listas de detalle de anlisissi fueron requeridas, stos pueden ser enviados para impresin en el spool, dondeel usuario puede elegir imprimirlo o conservarlo electrnicamente.

Tambin el usuario podr ejecutar el reporte en clase de ejecucin Backgroundsolo para propsitos de obtener listas de anlisis.

4.2.2. Generacin Medio Magntico

Al ejecutar el programa RFIDYYWT con la variante descrita anteriormente, el controllo toma el programa de usuario ingresado en parametrizacin previamente indicada.

PASO 1

Al ejecutar el reporte, se presentara una pantalla con opciones, donde el usuario debe-r seleccionar una de las siguientes opciones, dependiendo de la informacin a repor-tar:

Opcin VENTAS :

Informacin a reportar: Ingresos recibidos


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Opcin RETENCIONES :

Informacin a reportar: aquella que deben reportar los agentes de retencin deindustria y comercio.

PASO 2

Una vez seleccionada una de las opciones VENTAS RETENCIONES, se deberingresar el Monto Lmite a Reportar, segn aplique de acuerdo con la Resolucin vi-gente.

PASO 3

Una vez se indica el monto mnimo a reportar y se elige el botn continuar, se de s-pliega el listado de terceros con la siguiente informacin, dependiendo de la opcinseleccionada:

OPCION : VENTAS- Err. Data

- Ao

- Tipo de Documento

- NIT

- Nombre

- Direccin

- Telfono

- Correo Electrnico



- Concepto

- Monto Total: Valor acumulado anual de las ventas de bienes y servicios sin incluir el IVA

- Vlr. Devolucin


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Cuidado

Es responsabilidad del usuario revisar la informacin extrada y completar aquellosdatos que no aparecen en el reporte. Informacin relacionada con datos maestros deltercero debera ser completada en el dato maestro del tercero (direccin, telfono, e-mail).

Nota

Debido a que la ltima resolucin indica en el Anexo N1 Definicin de la ficha tcni-

ca para toda la informacion a suministrar, que ningn campo deber quedar enblanco, se ha dispuesto la primera columna Err.Data con el fin de mostrarle al usu a-rio cules registros se encuentran incompletos y necesitan ser corregidos, y cualescontienen todos los datos segn lo requiere la resolucin.



Entonces, dado que ningn campo debe quedar en blanco, aquel que corresponda adato maestro del tercero debe ser mantenido directamente all. Por ejemplo, la ltima

resolucin mantiene el campo Direccin de correo electrnico (E-mail), dicha infor-macion debe ser mantenida en el dato maestro del tercero y de all est siendo tomadapor el reporte.


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Nota


Esta opcin lleva directamente a la pantalla de dato maestro del tercero para que allse completen los datos correspondientes.


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Ahora bien, en el caso de que datos como la direccin de correo electrnico o el tel-fono del tercero NO se conozcan, y atendiendo las instrucciones de la Secretaria deHacienda del Distrito, en las que indica que cuando no se disponga informacion en un

campo de tipo alfanumrico se debe colocar NA cero (0) si el campo es de tipo nu-

mrico, se ha dispuesto el botn , para que una vez realizada laextraccin, revisado el dato maestro del tercero y verificado que los datos detelfono y correo electrnico NO se tienen disponibles, se complete la informacioncon NA 0, segn corresponda:

Cuidado

La opcin descrita arriba aplica nicamente para los datos correspondientes a tel-fono y direccin de correo electrnico. Los datos relacionados con Tipo de Documento,Nmero de identificacin fiscal, direccin, municipio y departamento deben ser de obli-gatorio mantenimiento en el Dato Maestro del tercero.

Cuidado



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Nota



Una vez verificado que todos los registros se encuentran completos, desde esta panta-

lla, al ejecutar el botn back el proceso pide se asigne el directorio a dondedesea exportar el archivo, el nombre del mismo y el formato del archivo. Dado que laResolucin vigente indica que el archivo debe ser .csv, es necesario que el nombre del

archivo que se d en este paso termine en esta extensin.


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Presionando el botn transferir, la informacin es enviada al directorio y nombre dearchivo indicados.

Opcin RETENCIONES :

Informacin a reportar: aquella que deben reportar los sujetos de retencin deindustria y comercio.

Una vez se ejecuta el proceso, se despliega el listado de terceros con la siguiente in-formacin, dependiendo de la opcin seleccionada:

- Err.Data

- Ao

- Tipo Documento

- NIT

- Nombre

- Direccin

- Telfono

- Correo Electrnico



- Concepto


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- Monto del pago sin incluir IVA

- Tarifa Retencin

- Monto Retencin Anual

Nota

Si bien se muestra la columna concepto, estainformacin no ser tenida en cuenta almomento de generar el archivo csv.

Cuidado

Es responsabilidad del usuario revisar la informacin extrada y completar aquellos

datos que no aparecen en el reporte directamente en el archivo .csv. Informacin rela-cionada con datos maestros del tercero debera ser completada en el dato maestro deltercero (direccin, telfono).

Nota

Debido a que la ltima resolucin indica en el Anexo N1 Definicin de la ficha tcni-ca para toda la informacion a suministrar, que ningn campo deber quedar enblanco, se ha dispuesto la primera columna Err.Data con el fin de mostrarle al usu a-rio cules registros se encuentran incompletos y necesitan ser corregidos, y cualescontienen todos los datos segn lo requiere la resolucin.



Entonces, dado que ningn campo debe quedar en blanco, aquel que corresponda adato maestro del tercero debe ser mantenido directamente all. Por ejemplo, la ltimaresolucin introdujo el campo Direccin de correo electrnico (E-mail), dicha informa-cion debe ser mantenida en el dato maestro del tercero y de all est siendo tomadapor el reporte.


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Nota


Esta opcin lleva directamente al usuario a la pantalla de dato maestro del tercero pa-ra que all se completen los datos correspondientes.

Ahora bien, en el caso de que datos como la direccin de correo electrnico o el tel-fono del tercero NO se conozcan, y atendiendo las instrucciones de la Secretaria deHacienda del Distrito, en las que indica que cuando no se disponga informacion en uncampo de tipo alfanumrico se debe colocar NA cero (0) si el campo es de tipo nu-


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mrico, se ha dispuesto el botn , para que una vez realizada laextraccin, revisado el dato maestro del tercero y verificado que los datos de

telfono y correo electrnico NO se tienen disponibles, se complete la informacioncon NA 0, segn corresponda:

Cuidado

La opcin descrita arriba aplica nicamente para los datos correspondientes a tel-fono y direccin de correo electrnico. Informacin relacionada con Tipo de Documen-to, Nmero de identificacin fiscal, direccin, municipio y departamento deben ser deobligatorio mantenimiento en el Dato Maestro del tercero.

Cuidado



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Nota



Desde esta pantalla, al ejecutar el botn back el proceso pide se asigne el d i-rectorio a donde desea exportar el archivo, el nombre del mismo y el formato del ar-chivo. Dado que la Resolucin vigente indica que el archivo debe ser .csv, es necesa-rio que el nombre del archivo que se d en este paso termine en esta extensin.

Seguido, ejecuta botn transferir y luego dispone del archivo en la direccin indicada.


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PASO 3

Despus de la opcin transferir, se genera la lista de detalle del reporte estndar, lacual puede ser utilizada para apoyar tareas de anlisis.

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14. Manual Medio Magnetico Distrital Año Gravable 2013

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