200 Modul ERP I (Repaired)-Backup

0Modul

Enterprise ResourcePlanning (ERP) I

Oleh:Galih Kurniawan Sidik

Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) TAZKIA

Modul ERP I STEI Tazkia

1

Daftar IsiDaftar Isi ................................................................................................................................1

Daftar Table ...........................................................................................................................6

Daftar Gambar .......................................................................................................................7

Kata Pengantar.....................................................................................................................10

Bab I.....................................................................................................................................11

Definisi dan Sejarah ERP ....................................................................................................11

1.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................11

1.2 Pendahuluan ...............................................................................................................11

1.3 Definisi ERP...............................................................................................................12

1.3.1 Karakteristik ERP................................................................................................14

1.4 Sejarah ERP ...............................................................................................................14

1.5 Kesimpulan ................................................................................................................23

1.6 Pertanyaan Review.....................................................................................................24

1.7 Tugas ..........................................................................................................................24

Bab II ...................................................................................................................................25

Sistem Informasi dan ERP...................................................................................................25


2.2 Pendahuluan ...............................................................................................................25

2.3 System........................................................................................................................26

2.3.1 Definisi System ...................................................................................................26

2.3.2 Karakteristik System ...........................................................................................27

2.4 Informasi ....................................................................................................................28

2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP................................................................29

2.5.1 Supply Chain Management (SCM) .....................................................................29

2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi ................................................................................30

2.5.3 Sistem Informasi Management............................................................................32

2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM) .....................................................35

2.6 Konsep Dasar ERP.....................................................................................................37

2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERP................................................................................40

2.8 Vendor dan Aplikasi ERP ..........................................................................................41

2.9 Kesimpulan ................................................................................................................43


2

2.10 Pertanyaan Review...................................................................................................45

BAB III ................................................................................................................................46

System Administrator ..........................................................................................................46


3.2 Definisi dan Kewenangan System Administrator.......................................................46

3.3 System Administrator vs. Database Administrator ....................................................47

3.4 Security pada Aplikasi Oracle....................................................................................47

3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi Oracle ..........................................................48

3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi ......................................................................48

3.7 Mendefinisikan Responsibility ...................................................................................49

3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum).................................................50

3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum) ....................................51

3.10 Latihan (Praktikum) .................................................................................................53

Bab IV..................................................................................................................................55

Overview Oracle General Ledger ........................................................................................55


4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi Oracle.............................................................55

4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General Ledger ............................................56

4.4 Overview Accounting Setup Manager........................................................................57

4.5 Konsep Mata Uang Asing ..........................................................................................57

4.6 Standard Reports dan Listing .....................................................................................58

4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG) .........................................................58

BAB V .................................................................................................................................60

Accounting Setup Manager ..................................................................................................60


5.2 Accounting Setup Manager........................................................................................60

5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum) ..........................................61

5.4 Latihan: ......................................................................................................................71

Bab VI..................................................................................................................................73

Ledger ..................................................................................................................................73


6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General Ledger ............................................73


3

6.3 Accounting Setup Step................................................................................................75

6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi Oracle .................................75

6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle ...............76

6.6 Keunggulan Struktur Akun yang Umum ...................................................................77

6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan Keuangan................................................77

6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum)........................................................79

6.9 Mendefinisikan Value Set ..........................................................................................81

6.10 Memilih Flexfield Qualifiers....................................................................................83

6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield) ........................85


Bab VII ................................................................................................................................91

Segment Values ...................................................................................................................91


7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum) ................................................91

7.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................93

Bab VIII ...............................................................................................................................96

Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations ...........................................96


8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account).........................96

8.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................99

8.4 Mendefinisikan Shorthand Aliases ..........................................................................100

8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun)....................................101


Bab IX................................................................................................................................103

Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)......................................................................103

9.1 Tujuan Pembelajaran................................................................................................103

9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)..................................103

9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode)..........................................................105

9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi)................................107

9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing AccountingPeriod)............................................................................................................................108



4

Bab X .................................................................................................................................111

Currency dan Set of Books ................................................................................................111

10.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................111

10.2 Mendefinisikan Currency.......................................................................................111

10.3 Mendefinisikan Conversion Rates Type.................................................................113

10.4 Mendefinisikan Daily Rates ...................................................................................113

10.5 Mendefinisikan Set of Books..................................................................................115

Bab XI................................................................................................................................117

Basic Jurnal Entry..............................................................................................................117


11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi.........................................................................117

11.3 Komponen Jurnal ...................................................................................................119

11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada Batch ...........................................................120

11.5 Membuat Batch Jurnal ...........................................................................................120

11.6 Manual Journal Entry.............................................................................................121

11.7 Memposting Batch Jurnal ......................................................................................122

11.8 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................124

Bab XII ..............................................................................................................................127

Reverse Journal Entry........................................................................................................127


12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry)......................................127

12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis .............................................129


Bab XIII .............................................................................................................................133

Recurring Journal...............................................................................................................133


13.2 Definisi dan Jenis Recurring Jurnal .......................................................................133


Bab XIV.............................................................................................................................138

MassAllocation ..................................................................................................................138


14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation .....................................................................138


5

14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocation ..................................................................139

14.4 Ketentuan Formula Alokasi ...................................................................................144

14.5 Contoh MassAllocation..........................................................................................144


Daftar Pustaka....................................................................................................................149


6

Daftar Table

Table 1.4.1 Perbedaan EOQ dan MRP

Table 1.4.2 Perbedaan antar Tahapan Evolusi ERP

Table 2.7.1 Kelebihan system ERP

Table 2.7.2 Kekurangan System ERP

Table 2.8.1 Jenis vendor ERP dan sample vendor


7

Daftar Gambar

Gambar 1.4.1 Bagan Alur MRP

Gambar 1.4.2 Bagan Alur MRP II

Gambar 1.4.3 Bagan Tahapan Evolusi ERP

Gambar 2.3.1 Bagan system model Scott

Gambar 2.3.2 Bagan system model Mc. Leod

Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI

Gambar 2.5.2 Struktur komponen SIM

Gambar 2.6.1 Konsep Dasar ERP

Gambar 2.8.1 Hasil Survey Vendor ERP tahun 2009

Gambar 3.5.1 Tampilan awal window login

Gambar 3.8.1 Window Define Responsibility

Gambar 3.9.1 Window Define User

Gambar 4.2.1 Proses Oracle General Ledger

Gambar 5.3.1 Window Modul General Ledger-Accounting Setup

Gambar 5.3.2 Window Tampilan Awal Accounting Setup

Gambar 5.3.3 Tampilan Awal Legal Entities

Gambar 5.3.4 Tampilan Mendefinisikan Legal Entities

Gambar 5.3.5 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-1




8


Gambar 5.3.9 Mendefinisikan Accounting Options-1




Gambar 5.3.13 Mendefinisikan Reporting Currency-1

Gambar 5.3.14 Mendefinisikan Reporting Currency-2

Gambar 5.3.15 Konfirmasi Accounting Setup-1

Gambar 5.3.16 Konfirmasi Accounting Setup-2

Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger

Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step

Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment

Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield

Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment

Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set

Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers

Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition

Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values

Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values

Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set

Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges

Gambar 9.2.1 Tampilan Accounting Calendar

Gambar 9.3.1 Tampilan Period Types

Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency

Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle


9

Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal

Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation

Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation

Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation


10

Kata Pengantar

Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis panajatkan ke Khadirat Illahi,

atas rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Shalawat dan

salam semoga terlimpah ke Rosul Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, dan para

pengikutnya hingga akhir zaman. Amma badu.

Modul ERP I ini penulis susun dengan menggunakan pendekatan praktis sehingga

diharapkan para pembaca bisa lebih mudah dalam memahami konten modul ini. Modul ini

terdiri dari dua yaitu teori ERP dan aplikasi Oracle (salah satu aplikasi ERP). Penulis

secara sengaja menjadikan porsi pembahasan materi aplikasi Oracle jauh lebih banyak dari

pada pembahasan teori ERP (sekitar 70:30) karena penulis berpendapat bahwa untuk teori,

sumber rujukannya sudah sangat banyak dari buku yang beredar atau juga bisa surfing di

internet mencari jurnal online baik yang berbayar maupun yang free. Sedangkan sumber

rujukan untuk aplikasi Oracle masih sangat jarang, dan kalaupun ada perlu pendalaman

lebih lanjut untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dan hampir semua dalam

bahasa inggris.

Penulis berharap semoga modul ini dapat berguna bagi semua pembacanya. Penulis

sadar bahwa modul ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis

mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Terakhir penulis menyampaikan terima

kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik berupa moriil maupun spiritual

sehingga modul ini dapat diselesaikan.

Bogor, Agustus 2010

Penulis


11

Bab I

Definisi dan Sejarah ERP

1.1 Tujuan Pembelajaran:

1. Memahami definisi ERP

2. Memahami karakteristik ERP

3. Memahami tahapan evolusi ERP

4. Memahami definisi dan teori dasar setiap tahapan evolusi ERP

5. Memahami perbedaan diantara tahapan evolusi ERP

1.2 Pendahuluan

Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-

cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat

efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan

bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.

Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang

terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang

sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan

Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang

karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan

Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis

sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Pada tahun 1950-an bisnis yang berkembang pesat pada saat itu adalah

manufacturing. Pada saat itu terdapat teori yang terkenal untuk meningkatkan efisiensi

perusahaan yaitu Economic Order Quantity (EOQ). Teori ini dipakai untuk mencari


12

jumlah pemesanan persediaan dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan

sehingga dicapai tingkat keseimbangan yang ekonomis.

Semakin berkembangnya dunia bisnis, ternyata teori EOQ tersebut dianggap

kurang memadai sehingga sekitar tahun 1965 muncul teori baru yaitu Materials

Requirement Planning (MRP). Formula MRP ini didesain untuk memenuhi keperluan

material yang tergantung terhadap keperluan material lain yang diperlukan untuk keperluan

bahan mentah dan pendukung untuk proses manufaktur produk.

Sekitar tahun 1975, formula MRP lebih disempurnakan sehingga muncul MRP II.

MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan

perusahaan yang lain seperti perencanaan bisnis dan perencanaan produksi.

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, sekitar tahun 1990-an, formula

MRP II lebih disempurnakan dengan teknologi informasi yang ada sehingga muncul yang

namanya Enterprise Resources Planning (ERP). Dengan digunakannya teknologi

informasi yang mutakhir, ERP lebih mengintegrasikan semua komponen bisnis termasuk

didalamnya system akuntansi dan keuangan sehingga tahap perencanaan akan lebih

matang. Dengan ERP ini, focus bisnis tidak hanya ditujukan untuk manufacturing tetapi

untuk hampir semua jenis bisnis yang ada.

1.3 Definisi ERP

Sesuai dengan akronimnya, ERP berasal dari tiga suku kata yaitu Enterprise,

Resources, dan Planning. Dalam bahasa Indonesia, Enterprise berarti organisasi atau

perusahaan, Resources berarti sumber daya, dan Planning berarti perencanaan.

Secara konseptual, Enterprise dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang

mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.

Kata Resource, secara singkat bisa diterjemahkan sebagai sumber daya. Dalam kaitannya

dengan Enterprise, Resource ini dapat berupa asset perusahaan yang meliputi asset

keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Jadi

sebenarnya kata Resource ini adalah semua hal yang bisa dikelola dan dimanfaatkan oleh

Enterprise untuk mencapai tujuannya (keuntungan). Sedangkan kata Planning dapat


13

didefinisikan sebagai suatu konsep perencanaan atau strategi yang dipakai untuk

mengoptimalkan Resource yang ada sehingga tujuan Enterprise bisa tercapai.

Jika dilihat dari ketiga suku kata tersebut, memang terlihat agak rancu dan kurang

menggambarkan makna sesungguhnya. Kata yang lebih menggambarkan tujuan dari ERP

adalah Enterprise yaitu bagaimana caranya mengintegrasikan semua department dan

fungsi-fungsi yang ada kedalam satu system yang terkomputerisasi dan dalam satu

database sehingga akan lebih mudah menshare informasi dan mengkomunikasikannya dari

satu department ke department yang lainnya sesuai dengan kebutuhan.

Ada beberapa definisi ERP dari beberapa ahli yaitu:

- Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software

information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan

memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas

perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

(OLeary, 2000)

- ERP dapat didefinisikan sebagai pengintegrasian seluruh resources di dalam

organisasi (enterprise) dari sudut pandang informasi. (Jacobs dan Whybark, 2000)

- Enterprise Resource Planning(ERP) melingkupi teknik dan konsep yang diterapkan

untuk mengintegrasikan manajamen proses bisnis sebagai sebuah kesatuan. Dilihat

dari sudut pandang keberhasilan manajemen penggunaan sumber daya, ERP

bertujuan untuk meningkatkan ketepatgunaan dari sebuah perusahaan. (Leon, 2005)

- ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan

mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk

menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder)

atas organisasi tersebut. (DhewanTo dkk, 2007)

- Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi

yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya

perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang,

waktu, material dan kapasitas. (Linawati, 2006)

- Sistem ERP merupakan sistem informasi berorientasi akuntansi (Accounting-

oriented information system) untuk mengidentifikasi dan merencanakan sumber-

sumber daya lingkup perusahaan yang dibutuhkan guna memenuhi pesanan-


14

pesanan pelanggan (customer orders). Sistem ERP merupakan sistem manajemen

manufaktur berorientasi pelanggan (customer oriented manufacturing management

system) (APICS, 1998; Dykstra and Cornelison, 1998).

- ERP merupakan sistem informasi yang mendefinisikan dan merencanakan sisi

sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk mengintegrasikan semua fungsi

bisnis yang ada agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan. (Roby dkk,

2009)

1.3.1 Karakteristik ERP

Menurut OLeary (2000), ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:

1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan

pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan

setiap data sekali saja.

4. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).

5. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan

kegiatan perencanaan.

6. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan

oleh perusahaan multinasional.

7. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa

melakukan pemrograman kembali.

1.4 Sejarah ERP

Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-

cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat

efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan

bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.

Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang

terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang


15

sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan

Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga

tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang

karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan

Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis

sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku

sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Sedangkan dari kedua kata terpenting itu, kata Planning merupakan kata yang

paling penting karena merupakan tahapan yang menjadi sumber/paTokan bagi tahapan

yang lainnya. Dalam pengembangan management, fungsi Planning ini mengalami

perubahan yang sangat signifikan. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo, perubahan

tersebut dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang pertama adalah fungsi

perencanaan dalam kepentingan suatu entitas atau perusahaan, dan yang kedua integrasi

fungsi perencanaan dalam berbagai bagian di perusahaan.

1. Perkembangan Kepentingan Perencanaan dalam Perusahaan.

Perencanaan adalah subyek yang sukar dipahami. Perencanaan adalah akvititas

kompleks yang tidak dapat secara mudah diatur dengan suatu prosedur kuantitatif tertentu.

Esensi perencanaan ialah pengorganisasian, dengan disiplin tertentu, tugas-tugas utama

yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memelihara efisiensi dalam lingkungan bisnis

yang sedang berjalan dan memandu perusahaan untuk masa datang yang baru dan lebih

baik. Sistem perencanaan harus berhadapan dengan dua dimensi yang berhubungan, yaitu

menanggapi perubahan lingkungan eksternal dan secara kreatif memanfaatkan sumber

daya internal untuk memperbaiki posisi kompetitif dari perusahaan. Cara untuk mengenal

tantangan dan pengembangan perencanaan ialah dengan mengenal perkembangan evolusif

selama tiga dekade terakhir dalam hubungan dengan kepentingan perusahaan, yaitu dari

perencanaan biasa ke perencanaan strategis perusahaan. Ada lima tahapan dalam evolusi

pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu :

Penganggaran dan pengawasan keuangan.

Perencanaan jangka panjang.

Perencanaan strategi bisnis.

Perencanaan strategi korporat.


16

Manajemen strategi.

Tahap 1 : Penganggaran dan Pengawasan Keuangan.

Ini adalah bentuk pertama dari manifestasi sistem manajemen yang berkembang

sekitar sebelum tahun 1950-an. Keduanya adalah alat manajemen yang dipandang ampuh

waktu itu untuk perencanaan dan pengendalian perusahaan. Kinerja keuangan adalah

jantung dari setiap perusahaan. Meskipun keuntungan bukan satu-satunya fakTor penentu

keberhasilan perusahaan, tetapi merupakan suatu hal yang sangat penting dan tidak dapat

diabaikan. Pendapatan keuangan dalam jangka pendek sering kali merupakan jebakan

perusahaan. Oleh karena itu kedua hal tersebut mempunyai kemampuan terbatas dalam

perencanaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk pertahanan hidup dan pengembangan

untuk waktu yang akan datang.

Tahap 2 : Perencanaan Jangka Panjang.

Suatu perkembangan cukup besar terjadi pada waktu diperkenalkannya

perencanaan jangka panjang pada tahun 1950-an. Sistem ini membutuhkan usaha lebih luas

dalam perusahaan, yang meliputi penentuan obyektif, tujuan, program, dan anggaran untuk

jangka waktu beberapa tahun. Waktu itu, sistem ini dikembangkan untuk antisipasi

booming industri setelah selesainya Perang Dunia II, di mana perusahaan menganggap

tidak cukup memadai kalau hanya mempunyai perencaaan jangka pendek saja. Meskipun

sistem ini lebih baik daripada sistem pada tahap I, namun hanya cocok untuk pasar yang

berkembang cepat, yang mudah diramalkan, dan secara relatif kurang kompetitif.

Tahap 3 : Perencanaan Strategi Bisnis.

Selama tahun 1960-an, beberapa perubahan penting terjadi dalam lingkungan bisnis

di Amerika Serikat. Perkembangan cepat yang terjadi sebelumnya mulai melambat dan

menyebabkan persaingan yang makin ketat antar perusahaan. Sebagai akibatnya ialah

bahwa fokus perhatian perusahaan berpindah dari produksi ke marketing. Tadinya, semua

yang diproduksi hanyalah yang proses produksinya mudah dan cepat laku terjual. Tetapi

keadaan berubah, yaitu bahwa hanya dengan marketing yang jitu, penjualan dapat

dilakukan dapat menguntungkan. Dengan demikian, perencanaan menjadi lebih sulit,

sehingga timbullah konsep perencanaan strategi bisnis yang memperhitungkan hal-hal


17

seperti misi perusahaan, kinerja perusahaan, keadaan lingkungan luar. Atas dasar itu

dikembangkan perencanaan perusahaan dengan program yang lebih konkrit, alokasi

sumber daya perusahaan yang lebih tepat, dan anggaran yang diperlukan.

Tahap 4 : Perencanaan Strategi Korporat.

Tahun 1960-an juga ditandai dengan perubahan dalam lingkungan sosio-politik di

Amerika Serikat dan di dunia. Tahun 1970-an, perubahan ini berlanjut terus secara lebih

mendalam. Yang paling signifikan adalah dalam hal kesulitan energi dan pencemaran

lingkungan. Perubahan besar juga terjadi di bidang teknologi khususnya teknologi

elektronika. Jepang muncul sebagai pesaing utama industri Amerika Serikat dan pasaran

dunia sudah merupakan suatu permulaan kecenderungan tersendiri. Perkembangan ini

membawa perkembangan pula di bidang perencanaan strategis, dengan munculnya

perencanaan strategi korporat, yang merupakan proses disiplin dan usaha organisasi yang

disusun dengan baik, dan ditujukan untuk suatu perencanaan strategis yang lengkap dari

perusahaan. Andrews (1980) memberikan definisi sebagai berikut.

Corporate strategy is the pattern of decisions in a company that determines

and reveals its objectives, purposes, or goals, procedures the principle policies and

plans for achieving those goals, and define the range of business the company is To

pursue, the kind of economic and human organization it is or intends To be, and the

nature of the economic and noneconomic contribution it intends To make To its

shareholders, employees, customers, and communities.

Tahap 5 : Manajemen Strategi.

Manajemen strategi sebagai perkembangan terakhir dari perencanaan strategis,

muncul sebagai tanggapan atas kritik, bahwa perencanaaan saja betapapun strategisnya,

akan kurang mencukupi bagi perusahaan untuk mempertahankan hidupnya, menjalankan

misinya, dan mencapai visinya, dalam lingkungan persaingan yang terus berubah. Untuk

itu, perencanaan harus diintegrasikan dengan sistem administrasi penting seperti

pengawasan manajemen, komunikasi dan informasi, motivasi, pengganjaran dan

sebagainya. Oleh karena itu, dalam manajemen strategi, pengembangan nilai perusahaan,

kemampuan manajemen, tanggungjawab organisasi, sistem administrasi dihubungkan


18

dengan strategi dan proses pengambilan keputusan, pada semua tingkat atau hirarki , dan di

semua fungsi bisnis dalam perusahaan.

2. Perkembangan Integrasi Perencanaan dalam Perusahaan.

Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu

integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi

juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan

kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut

kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya.

Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya.

Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials),

Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan

material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum,

persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun

1950-an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time invenTory

control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru

dikembangkan tahun 1980-an, sebagai pendukung MRP dan MRP II.

Konsep EOQ ini berawal dari sebuah pemikiran yang sangat sederhana dan logis

yaitu Makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, persediaan rata-rata akan

semakin kecil dan ini berakibat bahwa nilai biaya penyediaan barang akan makin kecil.

Tetapi di lain pihak, makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, maka biaya

pemesanan akan semakin besar pula. EOQ adalah formula untuk mencari titik

keseimbangan yang paling ekonomis atau paling optimal dari dua hal yang saling

bertentangan tersebut.

Sedikitnya terdapat tiga teori untuk menentukan formula EOQ yaitu:

- Teori Persediaan Rata-Rata, dan

- Teori Biaya Minimum.

Namun walaupun pada saat itu teori ini terkenal dan secara luas digunakan oleh

dunia bisnis terutama manufaktur, ternyata menurut Indradjit dan DjokopranoTo ada

beberapa kelemahan jika EOQ ini digunakan yaitu:


19

- Asumsi yang dipakai untuk data dianggap tetap, sehingga hasilnya menjadi kurang

tepat.

- Persediaan pengaman tidak diperhitungkan. Persediaan pengaman adalah

persediaan tambahan yang harus disediakan sebagai antisipasi habisnya persediaan

karena sebab-sebab tertentu.

- Semua barang harus dihitung EOQ nya satu per satu.

- Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau.

- Perubahan harga tidak diperhitungkan.

Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning)

Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung

dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan

ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung

untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.

MRP adalah teknik perencanaan dan teknik penjadwalan yang digunakan oleh

perusahaan manufaktur sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan

komunikasi perihal aliran material atau barang ke dan melalui proses pembuatan barang

jadi.

Pada tahapan ini, computer baru ditemukan sehingga MRP ini sudah mulai

menggunakan perangkat computer (dikomputerisasi). MRP digunakan untuk mengelola

persediaan material, mengurangi kekurangan material, mengurangi biaya pembelian, dan

memperbaiki ketepatan waktu penyerahan barang pada pelanggan. Pada waktu itu MRP

dilihat hanya sebagai meToda perencanaan berbasis komputer. Pada waktu itu penggunaan

MRP terbatas pada perencanaan dan penjadwalan, sistem informasi, keuangan, dan

produksi. Manajemen belum menggunakannya untuk kegiatan atau bagian lain seperti

bagian penjualan, teknik, dan perekayasaan. MRP hanya terutama dilihat sebagai meToda

perencanaan berbasis komputer untuk membantu bagian material dan produksi untuk

melaksanakan tugasnya.

Sistem yang dirancang adalah sejumlah langkah atau proses yang diatur sedemikian

rupa sehingga menghasilkan pelaksanaan suatu fungsi tertentu yang dalam hal ini

menghasilkan keluaran yang dikehendaki. Selanjutnya, jumlah, jenis, mutu, frekuensi

keluaran haruslah diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan atau


20

kemampuan perusahaan untuk menjual atau menyalurkan. Demikian pula, jumlah, jenis,

mutu tersedianya masukan juga harus diatur sedemikian rupa sehingga menjamin

pelaksanaan proses yang menghasilkan keluaran tersebut, sesuai pula dengan tersedianya

sumber daya yang ada maupun penggunaan sumber daya tersebut secara efisien. Ini semua

diatur dan dikerjakan oleh manusia dengan suatu kemampuan dan keterampilan tertentu

maka diperlukan penanganan manajemen. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.4.1

dibawah ini:

Gambar 1.4.1

Berikut ini adalah perbedaan antara system MRP dan system sebelumnya (EOQ &

perangkatnya):

Table 1.4.1

System EOQ & Perangkatnya System MRP

Dihitung berdasarkan independent

demand

Dihitung berdasarkan derived demand

Reorder dilakukan untuk mengganti

barang yang terpakai

Reorder dilakukan berdasarkan pemakaian yang

lalu dan keperluan yang akan dating

Perencanaan berdasarkan pemakaian

sebelumnya

Perencanaan berdasarkan keperluan yang akan

dating

Pemesanan dilakukan untuk

pengisian kembali persediaan

Pemesanan dilakukan berdasarkan keperluan nyata

Meramalkan semua barang Meramalkan barang dalam Master Production

Schedule

Atas dasar reorder point Atas dasar berkala


21

Just-in-Case Just-in-Time

Berorientasi pada bagian atau suku

cadang

Berorientasi pada produksi atau pemeliharaan

Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning)

Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama

tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan

kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis,

perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975.

MRP II adalah suatu pendekatan yang terstruktur, suatu jalan pemikiran proses,

suatu cara formal untuk mengelola suatu perusahaan manufaktur. MRP II mulai dengan

perencanaan tingkat manajemen puncak, dilanjutkan dengan perencanaan tingkat

manajemen operasi dan selanjutnya dilengkapi dengan suatu pelaksanaan manajemen

operasi. MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan

bisnis, perencanaan penjualan, produksi, dan perencanaan keuangan.

Gambar 1.4.2

Sumber: M.G.Tincher & D.H.Sheldon Jr


22

Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning)

Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan

teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi.

Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990.

Perbedaan antara MRP II dan ERP adalah pada core bisnisnya. MRP II cenderung

hanya ditujukan untuk bisnis manufacturing. Sedangkan ERP tidak hanya manufacturing

tapi hampir bisa mengakomodir semua core bisnis yang ada sehingga fungsi bisnis yang

ada pun lebih banyak. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo fungsi bisnis yang ada pada

sebuah system ERP berjumlah 75 atau lebih, dan semuanya terintegrasi dalam satu system

ERP yang sama.

Integrasi dari sekian banyak fungsi bisnis hanya dapat dilakukan dengan baik

apabila menggunakan teknologi informasi yang termutakhir. Oleh karena itu, seperti

disebutkan di depan, ERP sangat sarat dalam penggunakan teknologi, khususnya teknologi

informasi. Kemampuan sistem untuk mengintegrasikan beberapa sampai banyak fungsi

bisnis dimungkinkan oleh penggunaan dan pengembangan teknologi computer.

Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management)

Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah

hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi

manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000. Ada perbedaan

pendapat diantara para ahli, ada yang berpendapat bahwa ERM ini sama atau masih disebut

ERP, namun ada juga yang berpendapat bahwa ERM itu berbeda dengan ERP karena ERM

itu cakupannya lebih luas.

Menurut pandangan yang menyebutkan bahwa ERM itu berbeda dengan ERP

adalah dilihat dari akronimnya bahwa ERP akronim dari Enterprise Resource Planning,

dan ERM akronim dari Enterprise Resource Management. Dilihat dari kata ketiganya, ERP

adalah Planning sedangkan ERM adalah Management. Planning merupakan bagian dari

fungsi management sehingga fungsi Management lebih luas dari sekedar fungsi Planning.

Oleh karena itu, systemnya pun secara logis akan berbeda. System ERM itu akan lebih luas

dari ERP karena fungsi yang ada pun bukan hanya terdiri dari fungsi Planning saja

melainkan mempunyai fungsi-fungsi management yang lainnya.


23

Selanjutnya, tahapan evolusi ERP bisa dilihat pada bagan dibawah ini:

Gambar 1.4.3

Sedangkan perbedaan antara tahapan evolusi bisa dilihat pada table dibawah ini:

Table 1.4.2

Sumber : Indradjit dan DjokopranoTo

1.5 Kesimpulan

1. ERP merupakan akronim dari Enterprise, Resources, dan Planning.

2. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software

information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan


24

memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas

perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

(OLeary, 2000)

3. ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:

- Server based

- System yang terintegrasi

- Database tunggal

- Real time

- Perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

- Multi Currency, Multi Language dan Multi Baranch

- Customizable tanpa merubah hardcode

4. Sejarah ERP merupakan evolusi dari beberapa tahapan berikut ini:

- EOQ dan perangkat lainnya (tahun 1950-an)

- MRP (tahun 1965)

- MRP II (tahun 1975)

- ERP (tahun 1990)

- ERM (tahun 2000)

1.6 Pertanyaan Review

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ERP?

2. Jelaskan karakteristik ERP?

3. Jelaskan tahapan evolusi ERP?

1.7 Tugas

Buatlah makalah secara berkelompok dengan memilih pokok pembahasan

mengenai masing-masing tentang tahapan evolusi ERP yaitu:

1. EOQ

2. MRP

3. MRP II

4. ERP dan ERM


25

Bab II

Sistem Informasi dan ERP

2.1 Tujuan Pembelajaran

1. Memahami pengertian system informasi

2. Memahami pentingnya system informasi pada sebuah perusahaan

3. Memahami struktur system informasi pada sebuah perusahaan

4. Memahami teori SCM, SIA, SIM, dan CRM

5. Memahami konsep dasar ERP

6. Memahami kelebihan dan kekurangan system ERP

7. Mengetahui Vendor dan Aplikasi ERP

2.2 PendahuluanSystem Informasi merupakan sekumpulan komponen atau sub system yang

bergabung menjadi satu kesatuan dengan alur pertama adalah input berupa informasi untuk

kemudian diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan.

System informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat

penting. Setidaknya system informasi dalam sebuah perusahaan akan terdiri dari Supplier,

internal perusahaan dan Customer. Semua elemen ini harus dimanage sehingga tingkat

efisiensi sebuah perusahaan dapat dicapai.

Hubungan dengan supplier dapat dilakukan dengan teori SCM (Supply Chain

Management), hubungan diantara internal perusahaan dengan SIA (Sistem Informasi

Akuntansi) dan SIM (Sistem Informasi Manajemen), sedangkan hubungan dengan

customer dilakukan dengan teori CRM (Customer Relationship Management).

ERP sebagai sebuah system aplikasi berusaha mengintegrasikan semua elemen dan

teori tersebut sehingga diharapkan system informasi pada sebuah perusahaan dapat

berjalan dengan lancar sehingga tingkat efisiensi menjadi maksimal. Di lain pihak, proses


26

integrasi tersebut merupakan sesuatu yang sangat kompleks. Proses integrasi ini akan

berhasil jika menggunakan teknologi informasi yang sangat mutakhir.

2.3 System

2.3.1 Definisi System

System dapat didefinisikan berdasarkan dua sudut pandang yaitu:

1. Berdasarkan fisik

Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan system sebagai seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk tujuan bersama.

Scott (1996) mendefinisikan system sebagai sesuatu yang terdiri dari

beberapa unsur yaitu input, processing, dan output yang kesemuanya saling

berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Berikut adalah system

model Scott:

Gambar 2.3.1

2. Berdasarkan fungsi

Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr.

mendefinisikan system sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan dan berkumpul bersama dalam melakukan aktivitas untuk mencapai

tujuan tertentu.

Mc. Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Input Process Output

Umpan Balik


27

Sumber daya mengalir dari elemen input sampai ke elemen output dan untuk

menjamin prosesnya berjalan lancer dengan baik maka dihubungkan mekanisme

control. Berikut adalah system model Mc. Leod:

Gambar 2.3.2

2.3.2 Karakteristik System

Dari beberapa definisi system yang telah dipaparkan diatas, maka kita bisa

mengambil beberapa point penting yang bisa dijadikan sebagai karakteristik sebuah system

yaitu:

a. Komponen atau subsystem. Setiap system baik besar ataupun kecil akan terdiri dari

beberapa komponen atau subsystem yang bergabung menjadi sebuah kesatuan.

b. Boundary (batas). Boundary adalah daerah yang menjadi pembatas antara satu

system dengan system yang lainnya sehingga boundary bisa juga disebut sebagai

scope (ruang lingkup system).

c. Environment (lingkungan luar). Yang dimaksud environment ini adalah segala

sesuatu yang berada diluar system.

d. Interface (penghubung). Interface adalah penghubung diantara subsystem yang

menjadi penyusun sebuah system sehingga semua subsystem tersebut bisa menjadi

sebuah kesatuan.

e. Input. Input adalah semua yang masuk ke system yang nantinya akan diproses

untuk menghasilkan output.

Tujuan

Mekanisme Kontrol

Proses TransformasiInput Input


28

f. Output. Output adalah produk yang dihasilkan oleh sebuah system .

g. Process. Process adalah bagian yang mengolah input untuk menghasilkan output

yang diinginkan.

h. Goal. Goal adalah tujuan atau sasaran yang dimiliki sebuah system.

2.4 Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diproses menjadi bentuk yang

memiliki arti dan berguna bagi user baik berupa fakta atau sesuatu nilai yang bermanfaat.

Jadi informasi itu berasal dari sebuah data yang telah melalui sebuah proses tertentu.

Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data

sangat relative tergantung pada nilai gunanya bagi user yang memerlukan. Sebagai contoh,

sebuah informasi bagi level management tertentu bisa menjadi data bagi management pada

level diatasnya ataupun sebaliknya. Hal ini dikarenakan sebuah informasi dapat menjadi

sesuatu yang bermanfaat secara signifikan bagi suatu level tertentu, tapi bisa jadi tidak

bermanfaat secara signifikan bagi level yang lainnya.

Sebuah informasi dapat dikatakan berkualitas jika;

1. Akurat, maksudnya adalah sebuah informasi harus bebas dari error dan tidak bias

sehingga maksudnya menjadi jelas.

2. Timelines (tepat waktu), maksudnya adalah sebuah informasi akan dikatakan

berkualitas jika terdapat pada waktu yang tepat.

3. Relevan, maksudnya adalah sebuah informasi harus bermanfaat secara signifikan

terhadap pemakainya (user).

Sedangkan nilai sebuah informasi dapat dilihat dari dua hal yaitu manfaat dan

biayanya. Sebuah informasi dikatakan bernilai jika manfaat yang dihasilkannya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya perolehannya. Biasanya pengukuran nilai informasi ini

dihubungkan dengan analisis cost benefit.


29

2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP

Menurut Robert A. Leitch, system informasi adalah suatu system di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.

Secara umum, system informasi dalam sebuah perusahaan setidaknya akan terdiri

dari tiga komponen pembentuk yaitu:

1. Supplier

2. Internal Perusahaan, dan

3. Customer

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa system ERP adalah sebuah

system yang mengintegrasikan semua lini dalam perusahaan sehingga bisa meningkatkan

tingkat efisiensi. Untuk memanage hubungan kepada Supplier diperlukan Supply Chain

Management (SCM), untuk memanage internal perusahaan diperlukan Sistem Informasi

Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Management (SIM), sedangkan untuk memanage

customer diperlukan Customer Relationship Management (CRM). Sebuah system ERP

yang baik haruslah mempunyai ketiganya.

2.5.1 Supply Chain Management (SCM)

Menurut Mentzer (2000) SCM adalah

Systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a

particular company and across businesses within supply chain, for the purposes of

improving the long-term performance of the individual companies and the supply chain as

whole.

Sedangkan menurut Habibi (2007), supply chain management adalah suatu sistem

yang ditujukan untuk mengendalikan supplier dengan tujuan utama untuk memastikan

ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan

secara keseluruhan.


30

Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:

- Manajemen Stok bahan baku

- Manajemen Utang dan Aging Utang

- Manajemen Reorder Point

- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)

Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data

Interchange (EDI) yang akan memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara

realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global,

ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI

Sumber: Habibi (2007)

2.5.2 Sistem Informasi AkuntansiSistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya

(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input

berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk


31

melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-

pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).

Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu

pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk

Security), dan penghasil informasi.

1. Pengumpulan Data

Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui

formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan

kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum

dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan

lebih dahulu.

2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi

pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah

ditetapkan.

b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.

c. Mengurutkan, atau menysusun data menurut karaktersitiknya.

d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.

e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.

f. Melakukan penghitungan.

g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.

h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang

ada.

3. Manajemen Data

Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan,

pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan

merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut

arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan


32

disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data

yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau

untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data

mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan

pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai

pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen

data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.

Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses

menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.

4. Pengendalian Data

Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan

menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin

bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.

Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan

pengendalian dan keamanan yang memadai.

5. Penghasil Informasi

Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti

penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.

2.5.3 Sistem Informasi Management Beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi management,

antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif

dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan

informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.

Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa

yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang

mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan

Periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi


33

digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat

keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat

waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan

membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif

dan pengendalian (SToner, 1996)

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas

perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan

sehari-hari. Menurut Habibi (2007), sebuah system informasi manajemen setidaknya harus

memiliki komponen-komponen pembentuk dibawah ini yaitu:

Gambar 2.5.2

Sumber: Habibi (2007)

a. Asset Management

Asset Management mempunyai fungsi utama untuk mencatat, mengendalikan, dan

mengamankan seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam

laporan keuangan kedalam pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah

- Manajemen kas dan setara kas.

- Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak

tertagih, serta aging pencairan piutang.


34

- Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan

pembelian, costing persediaan dengan metode rata-rata realtime

atau FIFO.

- Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk

amortisasinya.

- Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan

aktiva tetap, impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva

tetap

- Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance

perusahaan secara keseluruhan.

b. Liabilities Management

Liabilities Management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan

sedapat mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu

yang telah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam

komponen ini adalah

- Manajemen kewajiban lancar.

- Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya

adalah membuat schedule perencanaan pembayaran kewajiban

jangka panjang perusahaan.

c. Equity Management

Equity management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan

memberikan penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,

serta menghitung rasio Earning Per Share (EPS).

d. Production and Related System

Production Management system merupakan sub sistem manajemen yang sangat

kompleks. Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam tiga sub

kelompok:

1. Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk

mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :


35

- Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat

waktu, tepat guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.

- Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat.

Kesalahan produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin,

kesalahan operator, kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada

faktor lain.

- Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun

fasilitas pabrik lain.

- Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.

2. Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan

harga pokok produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan

(costing) yang sesuai dengan kebutuhan manajemen.

3. Sub kelompok akuntansi keuangan.

Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi yang relevan kepada

sistem informasi akuntansi perusahaan.

e. Costing and Expense System

Sub sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan

oleh perusahaan.

2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM)Ada beberapa ahli yang memberikan definisi mengenai CRM yaitu:

1. Definisi menurut Kalakota dan Robinson (2001), CRM didefinisikan sebagai

integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.

Ada tiga tahapan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu :

a. Mendapatkan pelanggan baru (acquire). Pelanggan baru didapatkan dengan

memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan

pelayanan yang menarik.


36

b. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance).

Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui

pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service).

Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat

meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk

memperoleh pelanggan (reduce cost).

c. Mempertahankan pelanggan (retain). Tahap ini merupakan usaha

mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan

berusaha memenuhi keinginan pelanggan.

2. Definisi menurut Laudon dan Traver (2002), CRM menyimpan informasi

pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan

perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang

memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.

3. Definisi menurut Kotler (2003), CRM mendukung suatu perusahaan untuk

menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dan menjalin

hubungan dengan tiap pelanggan melalui penggunaan informasi tentang

pelanggan.

Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu:

1. CRM Operasional

CRM Operasional dikenal sebagai front office perusahaan. Aplikasi CRM

ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional

mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses

bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan. Salah satu

penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah

dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat

memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya

(Greenberg, 2002):

1. Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami

kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu

diperlukan fasilitas search


37

2. Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik

pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau

pelayanan gratis

3. Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk

4. Menyediakan pemesanan on line

5. Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

2. CRM Analitik

CRM Analitik dikenal sebagai back office perusahaan. Aplikasi CRM ini

berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan

dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend

pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM

Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional.

Menurut Kurniawan (2009), munculnya CRM sebagai alternatif solusi dalam

mengelola Hubungan Pelanggan umumnya dipicu oleh beberapa konsekuensi dari

perkembangan lingkungan strategis perusahaan yaitu :

Pergeseran paradigma baru dari transactional marketing ke relationship marketing

Adanya transisi perkembangan struktur organisasi perusahaan dari yang semula berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses

Adanya pemahaman bahwasanya pendekatan secara proaktif lebih baik relatif dibandingkan secara reaktif.

Pemanfaatan Kapabilitas informasi teknologi dalam memaksimalkan nilai Pelanggan

Diyakininya pendapat bahwa Pelanggan bukan hanya merupakan mitra perusahaan namun merupakan asset bisnis perusahaan.

2.6 Konsep Dasar ERPSeperti yang telah dijelaskan terlebih dahulu bahwa system informasi dalam sebuah

perusahaan setidaknya akan terdiri dari tiga komponen pembentuk yaitu:

1. Supplier


38

2. Internal Perusahaan, dan

3. Customer

Sebuah system ERP didesign untuk memaksimalkan tingkat efisiensi sebuah

perusahaan dengan cara memadukan ketiga komponen pembentuk system informasi

tersebut. Berikut adalah gambaran sederhana tentang konsep dasar ERP:

Gambar 2.6.1

Sumber: Linawati (2006)

Dari Gambar tersebut di atas secara jelas dapat dilihat bahwa sistem ERP berusaha

mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem

komputer berdasarkan satu database pusat. Jadi tidak ada lagi database yang

dikembangkan oleh masing-masing bagian atau fungsi. Juga tidak ada lagi berbagai sistem

atau perangkat lunak yang dikembangkan oleh masing-masing bagian dan fungsi. Sistem

tersebut dikembangkan sehingga tidak hanya dapat menghubungkan dan mengkaitkan

semua bagian, tetapi juga memuaskan semua bagian tersebut. Jadi hanya ada satu sistem

yang terintegrasi, hanya ada satu database, dan hanya ada satu perangkat lunak.

Dalam sistem lama, misalnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara tipikal

ialah bahwa setelah pelanggan melakukan pesanan, yang umumnya masih menggunakan

formulir kertas, berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan


39

dalam komputer bagian satu, dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya.

Proses ini sering menimbulkan kelambatan bahkan kehilangan pelacakan. Kehilangan

pelacakan dapat diperparah dengan kekacauan data, karena ada berbagai database yang

dikembangkan, yang masing-masing mungkin tidak sama. Sementara itu tidak ada

seorangpun dalam perusahaan bersangkutan betul-betul mengetahui status terakhir dari

pesanan tersebut, karena sangat sulit bagi orang di bagian keuangan misalnya mengakses

data dari bagian pergudangan dan sebaliknya.

Sistem ERP menghilangkan kelambatan dan ketidak-tahuan semua ini. Sistem

komputer yang berdiri sendiri di masing-masing bagian seperti keuangan, produksi, dan

pergudangan diganti dengan sistem komputer satu dengan perangkat lunak yang terpadu

dan berdasarkan database yang satu. Perangkat lunak ini mungkin dibagi menjadi beberapa

modul, namun tetap terpadu satu sama lain. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya

integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan

pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan

standarisasi informasi karyawan.

1. Integrasi Informasi Keuangan.

Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai

informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan

sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan

sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing

menggunakan database dan sistem yang sama.

2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.

Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat

oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan

siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan

koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.

3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.

ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur

yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan


40

sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas,

dan mengurangi jumlah tenaga kerja.

4. Mengurangi Persediaan.

Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan

bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi

tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku

untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat

direncanakan dengan lebih baik.

5. Standarisasi Informasi Karyawan.

Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang

mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga

pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara

optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit

bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.

2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERPSystem ERP adalah sebuah system yang didesign menggunakan teknologi

informasi yang paling mutakhir sehingga aplikasi yang terbentuk bisa mengintegrasikan

semua fungsi yang ada pada sebuah perusahaan. Hal ini menjadi kelebihan sekaligus

kekurangan system ERP. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan system ERP (Linawati,

2006), yaitu:

Table 2.7.1 Kelebihan System ERP

Kelebihan Bagaimana

Akses Informasi yang

dapat dipercaya

DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report

yang ditingkatkan.

Menghindari redundansi

dari pemasukan data dan

operasi

Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang

berulang


41

Mengurangi jeda waktu

penampilan informasi dan

laporan

Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan

sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision

support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce & E-

Business

Web based, internet connection

Table 2.7.2 Kekurangan System ERP

Kekurangan Bagaimana

High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga

jutaan dollar. Biaya Business Process

Reengineering akan sangat tinggi.

Ketergantungan terhadap satu vendor

tertentu

Memerlukan jangka panjang support dari

vendor tertentu yang mengimplementasikan

ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang

sangat banyak dan sangat komleks untuk

digunakan oleh end user.

2.8 Vendor dan Aplikasi ERPSystem ERP adalah system yang sangat kompleks dan tentunya kekompleks-an ini

menjadikan system ERP ini menjadi system yang high cost. Hal ini menjadikan perusahaan

vendor yang mengembangkan system ERP berlomba-lomba membuat system yang

aplikable dengan teknologi yang mutakhir sehingga otomatis bisa mengambil pangsa pasar

ERP dan meraup laba.


42

Menurut Panorama Consulting (sebuah perusahaan konsultan dalam implementasi

software ERP di USA), vendor ERP itu dibagi menjadi tiga grup yaitu Tier I, Tier II, dan

Tier III. Berikut adalah daftar contoh vendor pada masing-masing group.

Table 2.8.1

Sample Vendors

Tier I Tier II Tier IIII

SAP

Oracle

Oracle eBusiness

Suite

Oracle JD Edwards

Oracle Peoplesoft

Misrosoft Dynamics

Epicor

Sage

Infor

IFS

QAD

Lawson

CDC

Software

ABAS

Activant Solutions

Inc.

Bowen and Groves

Compiere

Exact

NetSuite

Visibility

CGS

Hansa World

Consona

Syspro

Software Tier III biasanya digunakan untuk perusahaan yang skoping bisnisnya

kecil dan biasanya usernya berjumlah kurang dari 30 user. Software Tier II digunakan

untuk perusahaan menengah yang sedang berkembang dan biasanya usernya kurang dari

100 user. Sedangkan software Tier III digunakan oleh perusahaan yang berskala besar.


43

Berikut adalah hasil survey tentang market share vendor ERP:

Gambar 2.8.1

Sumber: Panorama Consulting (2009)

Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Panorama Consulting pada tahun 2009,

menunjukkan bahwa market share vendor ERP dipegang oleh vendor dari Tier I. berikut

adalah hasil surveynya.

2.9 Kesimpulana. System Informasi merupakan suatu system di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.

b. Komponen pembentuk system informasi pada sebuah perusahaan yaitu

Supplier (dimanage dengan teori SCM), Internal perusahaan (dimanage

dengan SIA dan SIM), dan Customer (dimanage dengan CRM).

c. System ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam

perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu aplikasi dan satu

database pusat.

d. Kelebihan system ERP adalah sebagai berikut:


44

Kelebihan Bagaimana

Akses Informasi yang

dapat dipercaya

DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report

yang ditingkatkan.

Menghindari redundansi

dari pemasukan data dan

operasi

Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database

yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang

berulang

Mengurangi jeda waktu

penampilan informasi dan

laporan

Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan

sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari

sumber data dan memanipulasinya lagi

Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision

support system dengan analisis skala enterprise

Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI

Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular

E-Commerce & E-

Business

Web based, internet connection

e. Kekurangan system ERP adalah sebagai berikut:

Kekurangan Bagaimana

High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga

jutaan dollar. Biaya Business Process

Reengineering akan sangat tinggi.

Ketergantungan terhadap satu vendor

tertentu

Memerlukan jangka panjang support dari

vendor tertentu yang mengimplementasikan

ERP pada sebuah perusahaan

Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang

sangat banyak dan sangat komleks untuk

digunakan oleh end user.

f. Vendor ERP dibagi menjadi 3 golongan yaitu Tier I (untuk Perusahaan

skala besar), Tier II (untuk Perusahaan skala menengah), dan Tier III (untuk

perusahaan skala kecil).


45

2.10 Pertanyaan Review1. Jelaskan pengetian dari beberapa kata dibawah ini:

a. System

b. Informasi

c. Data

d. System Informasi

e. System Informasi Akuntansi

f. System Informasi Manajemen

g. SCM

h. CRM

2. Jelaskan system informasi pada sebuah perusahaan. Bagaimana ERP bisa

mengintegrasikan system informasi dalam sebuah perusahaan?

3. Jelaskan konsep dasar ERP (Design Arsitektur)?

4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan ERP?


46

BAB III

System Administrator

3.1 Tujuan Pembelajaran:1. Memahami definisi dan tanggung jawab system administrator

2. Memahami perbedaan antara system administrator dan database administrator

3. Mengetahui gambaran umum mengenai tingkat Security yang ada pada

aplikasi Oracle

4. Bisa mendefinisikan user account

5. Bisa mendefinisikan responsibility

3.2 Definisi dan Kewenangan System AdministratorMenurut user guide oracle, definisi System Administrator adalah seseorang yang

bertanggung jawab untuk mengontrol akses terhadap aplikasi Oracle dan memastikan

pengoperasian aplikasinya sehingga bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini merupakan

tugas dari system administrator:

- Managing and Controlling Security. System administrator harus menentukan

siapa user yang mempunyai kewenangan terhadap sebuah aplikasi, bagian aplikasi

tertentu, form-form tertentu, fungsi-fungsi tertentu, dan laporan-laporan tertentu.

- Setting up New Users. System administrator bisa me-Register user account

aplikasi Oracle dan memberikan kewenangan (Responsibility) yang bisa diakses

oleh user tersebut.

- Auditing User Activity. System administrator bisa memonitor apa dan kapan

aktivitas yang dilakukan oleh seorang user, juga bisa memilih siapa saja yang bisa

melakukan audit dan tipe data yang bisa diauditnya.

- Setting User Profiles. Sebuah user profile adalah sebuah setingan option yang

dapat diubah yang bisa mempengaruhi cara kerja dan tampilan aplikasi Oracle.

System administrator menseting nilai dari user profile yaitu pada site, application,

responsibility, dan level user.


47

- Managing Concurrent Processing. Concurrent processing adalah sebuah fasilitas

yang disediakan oleh aplikasi Oracle yang memungkinkan tugas long-running of

data-intensive berjalan secara simultan dan dilakukan secara online. Hal ini sangat

berguna pada saat proses multitasking sehingga bisa dikerjakan secara parallel.

Seorang system administrator dapat memonitor dan mengontrol concurrent

processing hanya dengan menggunakan beberapa form sederhana.

3.3 System Administrator vs. Database AdministratorAnda bisa melihat bahwa aplikasi Oracle itu mempunyai dua sisi berbeda yaitu:

1. Front end, sisi ini merupakan sisi dimana user dapat melihat tampilan aplikasi yang

sudah jadi;

2. Back end, sisi ini merupakan sisi yang terdiri dari coding sehingga bisa melakukan

manipulasi data.

Biasanya, antara user applications dan struktur database itu dipisahkan menjadi dua

fungsi pekerjaan yang berbeda yaitu: system administrator dan database administrator.

Seorang system administrator mengadministrasikan sisi aplikasi dan user interface

dari sebuah aplikasi Oracle. Sedangkan seorang database administrator (DBA)

mengadministrasikan data yang dimasukan, diupdate, dan didelete oleh user ketika

menjalankan aplikasi Oracle.

3.4 Security pada Aplikasi OracleElement kunci dalam Security aplikasi oracle adalah pendefinisian atas sebuah

responsibility. Sebuah responsibility harus mendefinisikan:

- Application database privileges (Kewenangan aplikasi database)

- Fungsi aplikasi yang dapat diakses

- Concurrent programs dan reports yang tersedia

Sebagai seorang system administrator, kita bisa mendefinisikan user account

aplikasi Oracle, dan sekaligus memberikan satu atau lebih responsibility bagi setiap user.


48

3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi OracleSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seorang system administrator dapat

menambahkan user baru dengan cara mendefinisikan application user. Sebuah application

user mempunyai user Name dan password.

Pada saat awal mendefinisikan user account, maka password yang dimasukkan

hanyalah initial password atau password sementara karena pada saat login pertama, user

harus memasukkan password baru (rahasia dan harus beda dengan password sementara).

Setelah login ke aplikasi oracle, maka user hanya akan melihat responsibility sesuai

dengan yang telah ditambahkan pada saat mendefinisikan user. Bisa dilihat pada tampilan

window saat pertama kali login seperti gambar 3.5.1 berikut:

Gambar 3.5.1

Pada saat muncul window seperti diatas, kita diminta untuk mengisi pada field

Current Password dengan initial password yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian

isikan pada field New Password dengan password baru yang diinginkan, dan password

baru ini harus berbeda dengan initial password. Setelah itu, pada field Re-enter New

Password isikan kembali password baru yang telah diisikan pada field New Password dan

pastikan isinya harus sama.

3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi Responsibility merupakan tingkat kewenangan yang ada dalam aplikasi Oracle

sehingga memungkinkan user untuk hanya mengakses fungsi aplikasi dan data tertentu


49

sesuai dengan fungsi jabatannya pada sebuah perusahaan. Setiap responsibility

memungkinkan user untuk mengakses:

- Aplikasi khusus seperti Oracle General Ledger atau Oracle Receivable.

- Sebuah Set of Books seperti operations, sales, atau berupa cabang perusahaan.

- Sebuah list responsibility yang tampil pada windows. User dibatasi hanya bisa

mengakses terhadap list tersebut.

- Sebuah list fungsi yang bisa diakses user. Sebagai contoh, dua responsibility

mungkin mempunyai hak akses yang sama, tapi mungkin juga ada satu

responsibility yang mempunyai tambahan Tombol fungsi yang tidak dimiliki oleh

responsibility yang lain.

- Reports yang bisa diakses pada aplikasi tertentu.

Setiap user minimal harus mempunyai satu atau lebih responsibility dan beberapa

user bisa saling berbagi menggunakan responsibility yang sama. Seorang system

administrator dapat mengalokasikan responsibility standar yang disediakan aplikasi Oracle

atau bisa juga meng-create custom responsibility sesuai dengan keinginan.

3.7 Mendefinisikan ResponsibilityPada saat mendefinisikan sebuah responsibility ada beberapa field yang harus diisi

seperti yang dijelaskan dibawah ini:

- Data Group (Required; Mandatory field). Sebuah data group mendefinisikan

pemetaan antara produk aplikasi oracle dan oracle ID. Data group tersebut akan

menentukan akun database oracle yang digunakan sebagai koneksi bagi form

responsibility, concurrent program, dan reports.

- Request Security Group (Optional). Sebuah request Security group akan

mendefinisikan concurrent program.

- Menu (Required; Mandatory field).

- Function and Menu Exclusion (Optional). Sebuah responsibility mungkin

mempunyai fungsi dan menu tambahan.


50

3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum)Untuk memulai mendefinisikan custom responsibility, maka kita sebag

Date post:	10-Nov-2015
Category:	Documents
Upload:	maryam-syahidah
View:	48 times
Download:	0 times

200 Modul ERP I (Repaired)-Backup

Documents