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5 Diagnostico Preliminar Msv

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MSV: DIAGNOSTICO PRELIMINAR MSV Fidel CASTRO CAYLLAHUA 2014 SISTEMICA: METODOLOGIAS SISTEMICAS CIBERNETICA ORGANIZACIONAL: MODELO DE SISTEMA VIABLE
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Page 1: 5 Diagnostico Preliminar Msv

MSV: DIAGNOSTICO PRELIMINAR MSV

Fidel CASTRO CAYLLAHUA

2014

SISTEMICA:METODOLOGIAS SISTEMICAS

CIBERNETICA ORGANIZACIONAL:MODELO DE SISTEMA VIABLE

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M.S.V.: INTRODUCCION

“En la mayoría de las empresas tradicionales la tarea de la gestión se llevará a cabo por "la alta dirección" - típicamente directores.”

(Walker Jon. “The Viable Systems Model” a guide for co-operatives and federations. 2010)

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PASO 1: DEFINIR EL SISTEMA A DIAGNOSTICAR • FINALIDAD: Para clarificar los límites del sistema de

atención.

• Es indispensable iniciar el diagnóstico preliminar conuna clara declaración de la organización (o las partesde la organización) que se está visualizando. A travésde esta guía, esto se conoce como el sistema de foco.

• 1.1 Bosquejo de algunas recursiones.• La mayoría de los ejercicios que siguen la forma de ésta

dependerá totalmente del contexto. Un pequeño grupo detrabajo se describe mejor con un simple diagrama. Laeconomía social de Chile participa 14 recurrencias y semanasde trabajo. Por lo menos es esencial para asignar lasrecurrencias de trabajo inmediatamente por encima y pordebajo de su sistema de enfoque.

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1.2 Definir el sistema de enfoque.

• Mirar el diagrama de las diferentes recurrencias. Elsistema de enfoque podría ser su todo, coperativa o undepartamento o puede ser una propuesta defederación de cooperativas. Pero lo que sea, hay queser claro sobre lo que se está concentrado. Más tardepuede haber un montón de diagramas en los distintosniveles y será fácil distraerse en los detalles decualquiera de estos. Lo ideal será tener un tablero conun montón de anuncios (por ejemplo).Sistema de enfoque: Co-op Federación, puestas a sualcance para asegurarse que está claro acerca de suenfoque actual de atención.

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• 1.3 Anote el propósito del sistema de enfoque.• Elaborar un informe del propósito para el sistema de enfoque, debe ser

escrito por debajo de su nombre. Esto ayudara a aclarar variascuestiones como el diagnostico continuo. En la actualidad esto seconoce como la Declaración de la misión aunque Metas y Objetivos esuna manera clara de expresarlo.

• Una vez más el punto de esto es la claridad. Una vez que el sistema deenfoque se define con un nombre y un propósito, es mucho más fácilpara mantener su atención en las cuestiones pertinentes. (La cuestiónde la finalidad no es tan simple como parece a primera vista y paraaquellos de ustedes que deseen leer más hay un poco de evocación delCorazón de la empresa en las que discute sus ideas).

• La esencia es que el propósito solo puede ser definido como: “¿Qué hacerealmente un sistema?”. De nada sirve tener el propósito de “Derribar almounstro capitalista”, si lo que hacen realmente es sentarse a tomarcafé todo el día. Lo que importa es lo que realmente sucede, por lo tantoconcluye que la finalidad del sistema ferroviario es de disuadirlo deviajar en tren.).

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• 1.4 LISTE LAS DISTINTAS PARTES DE SU SISTEMA DE ENFOQUE.• Antes de iniciar el diagnóstico y la identificación de los sistemas necesarios para la

viabilidad, debe enumerar todas las partes del sistema de enfoque como usted losve. La lista debe ser exhaustiva, ya que se hará referencia a lo largo del DiagnosticoPreliminar. Que contendrá los aspectos operativos, las funciones de contabilidad,las funciones de gestión y así sucesivamente.

• En la elaboración de la lista, mantenga un ojo alerta en el bosquejo de larecursividad pertinente que los elementos de la lista se refieran al sistema deenfoque. Es probable que su primera lista sea necesario revisar y que uno o dosartículos pertenezcan a otra recursión. Revise con cuidado.

• A medida que avanza el diagnóstico preliminar, usted será capaz de tomar loselementos de su lista y asignarlos a uno de los 5 sistemas dentro del Modelo deSistemas Viables. Por lo tanto, la lista desaparecerá gradualmente.

• Si su organización es perfectamente viable, la lista va a desaparecer por completohabrá 5 sistemas bien definidos dando las bases para viabilidad. Si no es así, o sea:– Algunos puestos de trabajo que tenga que inventar, O– Algunos puestos de trabajo existentes no son necesarios para la viabilidad y por lo tanto

puede considerarse como redundante.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 1• Anotar los sub sistemas que

hacen cosas(transforman),que componeel sistema (Listar).

• Dibujar una VSM de grantamaño para identificar:– Las partes de la operación.– Las partes que tienen el Ojo

Interno, y cuál se ocupa deestabilidad y optimización delas Unidades Operacionales.

– Las partes que tienen el OjoExterno y que hacen largosplanes de término a la luz deinformación Medioambiental.

– Los Sistemas de Política.

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LISTAR:

Enumerar todas las partes del sistemafoco como usted ve.La lista debería ser exhaustiva, ya quese hará referencia en todo eldiagnóstico preliminar.Esta debe contener la parteoperativa, las funciones decontabilidad, las funciones de gestióny así sucesivamente.En la elaboración de la lista, mantengaun ojo en su bosquejo de losdiferentes recurrencias y garantizarque los elementos de la lista serefieren únicamente al sistema foco.

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DIBUJO DEL VSM

• 2.1 Obtener la mejor hoja de papel quepuedas encontrar. He usado papel A1de dibujo técnico, pero másrecientemente revestimiento de fondode pantalla que es más barato por loque puede destrozar diagramas que note gusta y empezar de nuevo.

• 2.2 Escribir en letras grandes– SISTEMA DE ENFOQUE:

– PROPÓSITO: (O si lo prefieres…usaMISIÓN, Metas y Objetivos)

• 2.3 Dibuje el Meta sistema (Gestión)como un gran diamante y la operacióncomo una elipse y el medio ambientecomo una forma amiboidea. Hacer quetodos sean grandes como sea posible.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 1• Al final de este proceso, usted

tendrá un cuadro grande que dauna representación de laorganización en su totalidad.

• Éste es el modelo básico del cual elresto de diagnóstico seguirá.

• Usted puede encontrar que laorganización no tiene la forma parallevar a cabo una cierta cantidad delas funciones que son vitales para laviabilidad. Así, usted puede decidircrear nuevos puestos de trabajopara asegurar que estas funcionesobtienen desempeño. Ustedtambién puede encontrar algunostrabajos aunque no parezca tenercualquier cosa a hacer con losSistemas Viables. Usted puededecidirse que no son necesarios.

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PRIMERA CONCLUSION

Si los 5 sistemas estánfuncionando bien en suorganización, entonces se puededecir que las funciones básicasnecesarias para la viabilidadestán presentes.

Si no es así, entonces su organización no es viable en los términosdefinidos en este modelo, y tendrá que cambiar su organizaciónpara garantizar la viabilidad.

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YoYo

Yo

DIAGNOSTICO PRELIMINAR 2• El primer paso es la

Definición del Sistema aser Diagnosticado.

• Su propósito es clarificarlos límites del Sistemafoco o de estudio.

• Identificar el Propósitode la Organización.

Yo

Nosotros

“Hacer uso de la recursividad”

“Qué hace realmente el sistema” (Hacer uso: X,Y,Z)

Algunas veces también se puede expresar el propósito como misión de la organización.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3 SISTEMA 1 OPERACION

• Determinar el SistemaUno – la Operación.

• Su propósito esespecificar las partes delsistema foco que asumenlas actividades(primarias) del SistemaUno.

• Cada subunidad operativatiene su propia gestión yentorno.

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PASO 2: DIBUJAR EL ESQUEMA DE SISTEMA VIABLE.

• OBJETIVO: Describir la visión general de su Sistema de Enfoque en sutotalidad.

• El diagnóstico de su organización procederá a la elaboración de grantamaño que representan a su Sistema de Enfoque como sistemacompleto. En esta etapa, las líneas generales de las tres partes principalesde la VSM – Operación, meta sistema y Medio Ambiente. Entre ellosrepresentan la visión general de su sistema de enfoque en su totalidad.

• El diagrama representa su sistema de enfoque que interactúa con suentorno.

• La operación lleva a cabo las actividades básicas del sistema. Constará devarias unidades operativas. Se trata de los músculos, las unidades deproducción, las partes que generan riqueza.

• El Meta sistema está ahí para prestar un servicio a las unidadesoperativas. Está ahí para sostener a la organización. Es el cerebro,regulador, la gestión.

• Los detalles de lo que sucede en el interior de cada una de las tres formasse completaran a medida que avanza el diagnóstico.

• El trabajo en este momento es dibujar el VSM en el esquema como unavisión general de su Sistema de Enfoque que interactúa con su entorno.

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Paso 3: SISTEMA UNO – LA OPERACIÓN.• PROPÓSITO: Para especificar los elementos del Sistema de Enfoque

que llevan al cabo un Sistema de Actividades (primarias).• El primer sistema en el Modelo de Sistemas Viables es la operación

entera, que se compone de varias unidades operativas.• Las unidades operativas emprenderán las actividades del Sistema de

Enfoque básico.• Todos ellos serán (más pequeños) Sistemas Viables de por sí, y por lo

tanto deben ser capaces de mantener una existencia separada.• Un solo sistema parece sencillo, pero en realidad es una de las áreas

más difíciles de definir con claridad.• La pregunta es: ¿son parte de lo organización en realidad o son copias

de seguridad, facilitadores o apoyo? Si la respuesta es lo segundo,entonces no califica como un sistema.

• Usted está ahora en condiciones de volver a la lista original de lostrabajos llevados a cabo por el sistema de enfoque y a la lista de los queentre ellas forman un sistema.

• Nota: Cada unidad operativa es un VSM, en la recursióninmediatamente inferior y por lo tanto se incluyen tanto aspectos físicosy la gestión de un aspecto de la operación.

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DIBUJO DEL VSM – desde el paso – La adición de las Unidades Operativas.

• Este diagrama muestra el VSMcon tres unidades operativasdestacadas.

• No hay ninguna razón por lacual debe tener tres, aunque espoco probable que haya másocho.

• El diagrama también muestralas partes del medio ambienteque son específicas de lasunidades operativas

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3• Tome de la lista inicial y

escriba los trabajos que sonactividades primarias delsistema foco. Estos son loselementos operacionales.

• Trace unos pequeños MSVsdentro de un gran elipseOperacional – uno por cadaunidad. Dibuje en pequeño(uno por cada elementooperacional) dentro delentorno grande.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 3• Anote en el diagrama por ejemplo:• En la unidad operacional 1 escriba

“almacén”, y en el pequeño entornoescriba "proveedores, mantenimientode maquinas, ingenieros dealmacenamiento".

• Piense en las partes del entornoexterno que sean específicos para elalmacén.

Almacén

Importante: relacionar con su entorno específico

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• 3.1 Lleve a lista de 1,3 y anotar los puestos de trabajo queson las principales actividades del sistema de enfoque.Estos son los elementos operativos. Pequeño boceto VSMdentro de la elipse Operativo grandes, uno por cadaunidad.

• 3.2 Dibuja en pequeñas formas superpuestas ambientales –uno por cada elemento operativo - en el entorno de grantamaño.

• 3.3 Anotar el diagrama. Por ejemplo para la unidadoperacional una escritura en “almacén”, y en su entornopequeño escribir “los proveedores, mantenimiento demaquinaria, ingenieros”. Piensa en aquellas partes delentorno externo que son específicos de la bodega.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4 SISTEMA 2 COORDINACION

Determinar el Sistema Dos –Estabilidad y Resolución deConflictos.Cuyo propósito es identificar laspartes del sistema foco quegaranticen que las unidadesoperativas interactúan de unamanera estable.• Sin excepción, todos lossistemas con partes interactivas,independientemente de sunaturaleza,presentan problemas deestabilidad.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4Las partes de un sistemasiempre tienen intereses enconflicto.Estos conflictos suelen darlugar a inestabilidades.Las inestabilidades sin controlllegan a ser destructivas, y elsistema empezará a oscilar.Para hacer frente a esto,cualquier sistema viable debetener un sistema dos para: lasolución de los conflictos hacerfrente a la inestabilidadamortiguación de lasoscilaciones.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4a) Mire su lista de elementos

Operacionales.b) Piense en algún conflicto de

intereses o inestabilidades .Liste las inestabilidades ylas maneras en que lostratan.

c) Tome su diagrama MVS ydibuje el Sistema Dos.

d) Anote en su diagrama:

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 4Ejemplo de Sistema Dos: En unaempresa• El rol semanal asigna a losmiembros a diferentes trabajossegún las necesidadesdepartamentales (de turnos en unhospital)• Control de flujo de caja, así seestabiliza la tendencia de enormesexcedentes y sobregiros.• Sistema de control de stockestabiliza las existencias y evitauna oscilación entre vastasreservas y bienes que se vanagotando.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 OPTIMIZACION

Relacionar con el Sistema Tres o deOptimización.Su propósito es Identificar aquellaspartes del Sistema foco que optimizan lainteracción de las unidadesOperacionales, y actualizar el diagramade MSV.Este arreglo tiene mucho más en comúncon el Sistema Tres humano en el cerebrobajo (que se ubica sobre la columnavertebral y optimiza el funcionamiento delos músculos y órganos).El Sistema Tres supervisa la colección deelementos Operacionales, buscando lasinergia.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 OPTIMIZACION

La generación de sinergia esla esencia del Sistema Tres.Todo alrededor de loselementos operacionalesestán preocupados consatisfacer las exigencias desus propios entornos y lainteracción el uno con el otro.El Sistema Tres se encuentrajusto en medio de toda estaactividad, pensando en losmodos de optimización detodo esto.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 (Para el estudiante)

El sistema viable humano, es sinduda, la más completa red parademostrar que todo va bien.Cada parte del cuerpo envíacontinuos mensajes a la base delcerebro que sabe lo que pasa entiempo real.Durante los períodos de intensaactividad, esta información esutilizada por la base del cerebropara modificar el flujo deadrenalina a los órganos y losmúsculos para optimizar sufuncionamiento.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 Reglas de Intervención

Cuando alguna unidad operativa empieza a disfuncionar y pone enpeligro la cohesión de la organización.Deben existir normas que se ocupen de esto y el Sistema Trespueda intervenir en el elemento operativo.

Por ejemplo, si la información muestra que la productividad baja, laspérdidas aumentan y la moral colapsa, entonces es esencial para elSistema Tres intervenir. La Intervención significa la pérdida deautonomía y sólo se permite cuando la cohesión del sistema en suconjunto está en peligro.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Intervención

Las normas de intervención,deben ser definidas claramente,de manera que cada elementooperativo sabe que se queda sóloa menos que transgreda lasnormas acordadas. Todo estonecesita un diseño cuidadoso.Beer dice que la autonomía sólose perderá cuando en el sistemaestá en riesgo la cohesión.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Reglas de Intervención

Así que, si las acciones de unaunidad operativa amenazan consacudir a todo el sistema deseparación, su autonomía debeser confiscada. En todos losdemás casos se debe dejar lafunción dentro de la negociaciónde recursos (sistema dos) que es,después de todo, diseñado paraser autónomo

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Requerimientos Legales

El enfoque utilizado aquí no es deninguna manera jerárquica y sóloutiliza la autoridad como últimorecurso.Sin embargo, aquí tenemos uncaso en el que las unidadesoperativas son concebidas contrabajo con la máxima autonomíay deben obedecer a una autoridadsuperior.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3 Requerimientos Legales

El Sistema Tres garantizará quepaguen impuestos y se adhieren alas directrices legales sobre (porejemplo) Salud y Seguridad en elTrabajo y el empleo.El Sistema Tres también haráposible que los elementosoperativos se adhieran a lapolítica de la empresa,independientemente de lasventajas financieras.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS

El eslabón final entre el SistemaTres y las unidades operativas sellama Sistema 3 *, y vadirectamente a las partesOperativas del Sistema Uno.Es inevitable que del sistema tresencuentre situaciones en las quesimplemente no tiene suficienteinformación para saber qué estápasando.Independientemente del tipo deinformación que pueda necesitar,este es el trabajo del sistema de 3 *

El Sistema 3 * se denomina a menudobuscador de signos de estrés.En el modelo original del sistemafisiológico 3 * se basó en el nerviollamado vago, que informa a la basedel cerebro las señales de estrés en losmúsculos y órganos.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS

Tome su diagrama de MSV y dibujeen la caja del sistema tres en laparte inferior de la Gestión.Dibuje dos líneas desde esta caja através de todas las Unidadesoperativas.La primera línea es el canal decomandos. Se refiere a cuestionesde mando del sistema tres, con lascuestiones que los elementosoperativos que deben obedecer.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* AUDITORIAS

La segunda línea se refiere a losprogramas de negociación derecursos y con los métodosutilizados para garantizar que lasunidades operacionales hacen larendición de cuentas, es decir,cómo demostrar al sistema tres deque están haciendo el trabajo quese acordó cuando los recursosfueron asignados.Dibuje las líneas del Sistema 3* deel lado izquierdo del diagrama.Escriba dentro de la caja delSistema Tres las personas odepartamentos que realizan estasfunciones.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 5 SISTEMA 3* EJEMPLOS

La Oficina de Finanzas y el Comitéde Finanzas asignan presupuestossobre una base anual.Los presupuestos del personal sedeciden de una manera similar.La rendición de cuentas es muyirregular. Estándares del sistemadepartamental para dar cuenta decómo se gastan los presupuestos.Establecer la presentación deinformes periódicos cuantificadosya ha sido establecido.Las auditorias.Las normas de intervención.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 6 SISTEMA 4 INTELIGENCIA

Su propósito es identificar laspartes del sistema foco que seocupen de los planes del futuro, yestrategias en el contexto de lainformación del entorno.A lo largo de este proceso, elSistema 4 deben referirseconstantemente al Sistema 3, paragarantizar que se consideran laslimitaciones operacionales .

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 6 SISTEMA 4 INTELIGENCIA

Listar las actividades del Sistema 4bajo los siguientes Encabezados:ACTIVIDAD, RESPONSABILIDAD,ESCALA DE TIEMPO y PRIORIDADActividad: ¿Que clase deplanificación?Responsabilidad: ¿Quien hahecho? (hace)Escala de Tiempo: En el presente.Prioridad: A, B, C, D o E (A es elmas urgente)

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA

El propósito es identificar las partes delsistema foco que se interesan de lapolítica.La política se refiere a las normas queafectan a todos en una organización.Puede ser descrito como "Ethos denivel superior", y su papel es el departicipar en las complejasinteracciones entre los sistemas 3 y 4.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA

El Sistema 5 tiene dos funcionesprincipales:En primer lugar, para suministrar"cierre lógico": El lazo entre lossistemas 3 y 4 es potencialmenteinestable y debe ser supervisadosistémicamente.En segundo lugar, supervisar lostejemanejes en toda la organización.Estos deben ser limitados por lapolítica. No hay, por supuesto, nadapara detener al Sistema 5 ejercer supropia autoridad.

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DIAGNOSTICO PRELIMINAR 7 SISTEMA 5 POLITICA

Dibuje la caja del Sistema 5.Escriba a las personas odepartamentos que sonresponsables por los asuntosde política del Sistema 5.

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• Defina una función, busque los pedazos de su propiaempresa y escribirla en la parte correspondiente deldiagrama.

• Usted verá la cartografía su propia organización enun diagrama VSM.

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR ¿COMO FUNCIONA?


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