5  Steps  to  Healthy  Data    

     

 

Table  of  Contents:  

The  Case  for  Master  Data  Management  in  Healthcare    Step  1:  Build  a  Strong  Foundation    Step  2:  Create  a  Single  Patient  View    Step  3:  Establish  a  Single  Provider  View    Step  4:  Improve  Efficiencies  and  Service    Step  5:  Enable  Cutting-­‐Edge  Initiatives  

IBM  Solutions  for  Healthcare  MDM  

Resources  

   

 

The  Case  for  Master  Data  Management  in  Healthcare    

Healthcare  systems  do  an  excellent  job  of  keeping  people  healthy  —  but  their  track  record  for  keeping  their  data  healthy  isn't  nearly  as  good.  

Over  the  years,  many  healthcare  IT  departments  have  deployed  a  variety  of  software  solutions  for  different  purposes.  That  has  led  to  a  hodgepodge  of  legacy  systems,  many  of  which  don't  interact  with  one  another.  The  situation  is  even  more  complicated  for  organizations  that  have  grown  by  purchasing  or  merging  with  other  facilities,  each  with  its  own  software.  As  a  result,  when  a  patient  visits  a  healthcare  facility,  staff  may  enter  data  about  that  patient  and  that  visit  into  dozens  of  different  applications.  If  that  patient  later  visits  a  different  office  that  is  part  of  the  same  system,  the  staff  at  the  second  location  may  not  have  access  to  the  data  from  the  previous  visit  and  may  have  to  re-­‐input  the  same  information  into  an  entirely  new  set  of  applications.  And  if  any  data  has  changed,  such  as  the  patient's  address  or  insurance  information,  the  staff  often  doesn't  have  an  easy  way  to  transfer  those  changes  to  the  applications  used  by  other  parts  of  the  organization.    

As  time  goes  on,  organizations  can  generate  numerous  individual  records  for  the  same  patient,  some  containing  contradictory  data.  An  IBM  study  in  one  country  with  nationalized  health  care  found  that  of  13  million  patient  records  spread  across  12  different  systems,  only  5.1  million  were  unique.  In  addition,  nearly  half  of  

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

those  records  had  incorrect  telephone  numbers,  and  6  percent  had  missing  or  incorrect  birth  dates.  That  sort  of  unhealthy  data  results  in  wasted  time  and  money,  and  it  can  even  affect  the  quality  of  care.  

Healthcare  systems  plagued  by  these  problems  have  a  better  option.  Master  data  management  (MDM)  solutions  help  ensure  that  the  information  in  IT  systems  is  as  up  to  date  as  possible.  Such  solutions  provide  a  unified,  accurate  repository  of  data  and  share  that  data  among  the  various  providers  and  disciplines  involved  in  patient  care.  That  means  healthcare  professionals  don't  have  to  waste  time  re-­‐inputting  data  into  multiple  applications.  Medical  errors  become  less  common,  and  caregivers  find  it  easier  to  work  together  for  the  good  of  their  patients.  In  addition,  when  organizations  have  accurate  data,  they  can  analyze  that  data  to  discover  which  treatments  and  processes  provide  the  best  outcomes.    

In  this  e-­‐book,  we'll  explore  in  greater  detail  some  of  the  benefits  MDM  offers  healthcare  systems.  Nearly  every  healthcare  system  faces  pressure  to  reduce  costs  and  to  improve  efficiency  and  the  quality  of  care  provided.  MDM  helps  organizations  meet  each  of  those  goals,  while  preparing  organizations  to  handle  future  challenges.  Having  accurate,  unified  data  helps  organizations  build  a  strong  foundation  that  will  make  it  easier  to  weather  the  changes  in  the  healthcare  industry.    

MDM  allows  organizations  to  create  a  single  patient  view,  enabling  more  patient-­‐centric  care.  It  also  allows  them  to  create  a  single  provider  view,  improving  efficiency  and  provider  relations.  In  addition,  it  improves  the  overall  efficiency  of  a  healthcare  system,  

benefiting  society  as  a  whole.  Finally,  MDM  enables  healthcare  systems  to  participate  in  cutting-­‐edge  analytics  projects  that  promise  to  bring  great  improvements  in  efficiency  and  patient  outcomes.  

                                   

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

 Step  1:  Build  a  Strong  Foundation    

 All  around  the  world,  the  healthcare  industry  is  facing  dramatic  changes.  In  the  U.S.,  for  example,  new  regulations  are  changing  payment  models,  and  health  care  providers  are  looking  ahead  to  the  new  requirements  that  providers  make  "meaningful  use"  of  electronic  health  records  (EHRs).  In  other  parts  of  the  world,  healthcare  systems  face  different  challenges,  including  economic  uncertainty  and  political  unrest.  

It's  often  difficult  to  predict  all  the  ways  that  healthcare  systems  will  evolve  as  a  result  of  those  changes.  However,  no  matter  what  the  future  brings,  healthcare  systems  will  be  better  prepared  if  they  take  steps  now  to  build  a  strong  foundation.  

Some  refer  to  this  process  of  building  a  strong  foundation  as  "getting  your  house  in  order."  What  does  that  mean?  From  an  IT  perspective,  getting  your  house  in  order  means  recognizing  that  your  data  is  an  extremely  valuable  asset.  It  means  beginning  to  track  that  data  more  closely,  protecting  its  quality  and  analyzing  it  to  provide  greater  efficiency  and  better  outcomes  for  patients.  It  means  deploying  MDM  solutions  and  putting  policies  and  procedures  in  place  to  safeguard  data  and  manage  it  effectively.  

In  addition  to  preparing  for  the  future,  healthcare  systems  that  begin  to  get  their  house  in  order  will  experience  significant  benefits  today.  From  a  business  perspective,  they'll  improve  customer  satisfaction  and  enjoy  greater  patient  and  provider  loyalty,  including  receiving  more  referrals.  They'll  decrease  marketing  and  staffing  costs,  and  do  a  better  job  of  coordinating  care  with  other  

organizations.  Most  importantly,  they'll  have  a  solid  foundation  for  making  good  business  decisions.  

From  a  clinical  perspective,  the  benefits  can  be  even  greater:  Sharing  information  across  disciplines  and  with  other  providers  can  result  in  better  outcomes  for  patients.  Healthcare  systems  will  be  able  to  eliminate  redundant  testing  and  help  prevent  mistakes.  Providers  will  have  better  access  to  lab  results  and  other  data,  allowing  them  to  provide  better  treatment  plans.  In  the  end,  healthier  data  can  lead  to  healthier  patients.  

                                           

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Step  2:  Create  a  Single  Patient  View          The  journey  to  healthier  data  involves  meeting  several  goals.  First,  organizations  must  establish  a  single,  consistent  patient  view.  Using  an  MDM  solution  to  build  and  maintain  an  accurate,  unified  view  of  patient  information  provides  the  foundation  for  moving  toward  patient-­‐centric  care.  

To  remain  viable  in  today's  world,  healthcare  organizations  need  to  transition  from  an  application-­‐centric  view  of  data  to  a  patient-­‐centric  view  of  data.  Under  the  old,  application-­‐centric  model,  staffers  re-­‐entered  patient  information  into  multiple  systems,  multiple  times.  When  data  changed  because  of  a  new  diagnosis,  new  treatment  or  a  move,  staff  would  have  to  update  all  of  the  relevant  applications  manually.  More  often  than  not,  however,  this  step  didn’t  occur  in  all  applications,  causing  systems  to  get  out  of  sync.  The  outdated  data  resulted  in  wasted  time  for  patients  and  staff  and  sometimes  affected  the  quality  of  care.  In  contrast,  in  a  patient-­‐centric  model,  healthcare  systems  maintain  a  unified  repository  for  patient  information,  using  an  MDM  solution.  Under  this  scenario,  providers  with  the  appropriate  permissions  can  access  relevant,  up-­‐to-­‐date  patient  data,  no  matter  what  the  point  of  care.  Changes  made  in  one  application  automatically  propagate  to  the  other  applications  used  by  the  healthcare  system.  

When  evaluating  potential  MDM  solutions  for  creating  a  single  patient  view,  healthcare  systems  should  look  for  four  key  characteristics:  

• Standards-­‐based  integration  capabilities.  It  shouldn't  be  necessary  to  update  all  legacy  systems  in  order  to  use  MDM  technology  —  that  approach  is  far  too  costly.  Instead,  the  right  solution  should  support  existing  applications  and  systems.    

•  State-­‐of-­‐the-­‐art  algorithms  for  cleaning  data.  This  characteristic  feature  helps  eliminate  duplicate  data  and  the  associated  costs.    

• Extensibility.  An  MDM  solution  should  have  the  flexibility  to  adapt  to  changing  requirements.    

• Support  for  complex,  distributed  IT  environments.  In  healthcare  organizations,  this  kind  of  environment  is  the  norm.  .  

MDM  solutions  can  benefit  community  health  information  exchange  (HIE)  projects  as  well  as  individual  healthcare  institutions.  However,  implementing  a  patient  MDM  solution  that  will  be  shared  among  multiple  independent  providers  is  more  complicated  than  sharing  information  across  multiple  points  of  service  within  a  single  organization.  Regulatory  and  privacy  concerns  mean  that  the  MDM  solution  must  have  superior  security  and  controls  over  who  can  access  patient  information.    

               

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Step  3:  Establish  a  Single                                  Provider  View      Accurate,  unified  provider  information  helps  organizations  improve  provider  relations  and  lower  costs.  By  some  estimates,  incorrect  provider  data  costs  U.S.  healthcare  organizations  $26  billion  per  year  due  to  problems  such  as  returned  mail,  delayed  payments,  redundant  testing  and  dissatisfied  providers  who  stop  referring  patients.  However,  having  an  accurate,  unified  provider  registry  can  help  organizations  reduce  costs,  improve  efficiencies  and  ultimately  improve  overall  patient  care.  An  accurate  registry  also  eliminates  duplicate  mailings,  helps  ensure  that  invoices  and  test  results  are  routed  correctly,  and  improves  provider  satisfaction  and  referrals.    

Once  organizations  have  created  a  unified  system  for  managing  patient  data,  doing  the  same  for  provider  data  is  a  natural  next  step.  Key  features  to  look  for  when  evaluating  solutions  include:  

• Support  for  both  individual  and  organizational  listings  in  a  single  platform  

• Robust  matching  technologies  and  data  stewardship  tools  • The  ability  to  distinguish  between  internal  and  external  data  

exchange  needs  • A  flexible  architecture  that  enables  data  exchange  and  

supports  evolving  standards  • A  secure  location  where  users  can  view,  maintain  and  

interact  with  provider  data  

• Electronic  collaboration  tools  that  easily  identify  new  provider  information  and  issue  change  notifications  

Recently,  the  Baylor  Health  Care  System,  located  in  Texas,  undertook  a  major  project  to  establish  a  unified  provider  registry  across  all  12  of  its  hospital  facilities  using  an  IBM  MDM  solution.  “We  wanted  to  transition  to  an  enterprisewide  system  that  consolidated  all  identifiers  and  provider  information  into  one  system  to  create  a  composite  view,  and  standardize  practices  for  how  providers  are  managed  across  the  entire  Baylor  network,”  explains  Diane  Ries,  manager  of  interface  services  for  the  Baylor  Health  Care  System.  “With  IBM  Initiate  Provider,  we  can  more  accurately  define  providers,  centralize  demographic  and  credentialing  information,  and  distribute  that  information  out  to  other  systems  from  one  location.”  In  addition,  the  new  system  helped  Baylor  meet  compliance  requirements  and  improve  its  marketing  efforts.  

 

 

     

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Step  4:  Improve  Efficiencies                                  and  Service    The  advantages  of  MDM  aren't  just  for  healthcare  organizations  and  patients.  Society  as  a  whole  can  gain  benefits  as  well  through  improved  public  health  and  more  responsive  government  services.  

For  example,  some  regions  have  used  MDM  solutions  to  coordinate  care  for  chronically  ill  patients.  Consider  a  patient  who  has  just  been  diagnosed  with  diabetes.  She'll  likely  see  many  different  health  care  providers  as  her  disease  progresses.  Her  primary  care  doctor  will  monitor  her  condition  and  may  refer  her  to  a  dietician,  an  endocrinologist,  a  nephrologist  and/or  other  specialists.  She'll  need  an  assortment  of  lab  tests,  and  she  may  need  some  physical  therapy.  If  her  condition  grows  worse,  she  may  require  inpatient  care  in  a  hospital  setting.  

With  the  right  MDM  solution,  all  of  these  different  providers  can  access  up-­‐to-­‐date  information  about  the  patient.  They  can  avoid  redundant  testing  and  quickly  connect  patients  with  the  resources  needed  to  manage  their  illness.  When  used  together  with  telemedicine  and  mobile  monitoring  capabilities,  MDM  can  also  help  ensure  that  patients  are  taking  their  medicine  and  following  their  treatment  plans.  As  a  result,  MDM  can  also  help  reduce  the  likelihood  that  patients  with  chronic  diseases,  such  as  the  diabetic  patient  in  our  example,  will  need  to  stay  in  acute  care  facilities.  Overall,  better  coordination  and  better  treatment  reduces  the  cost  of  treating  patients  with  chronic  diseases.  And  because  the  cost  of  treating  chronic  conditions  accounts  for  half  of  all  healthcare  costs,  

significantly  reducing  these  costs  can  have  a  large  impact  for  society  as  a  whole.  

Often,  government  agencies  are  involved  in  paying  for  or  providing  healthcare  services.  MDM  can  also  help  these  agencies  become  more  responsive  to  their  citizens.  A  high-­‐quality  MDM  solution  can  link  data  from  disparate  legacy  applications,  thereby  providing  an  integrated  view  of  data  and  enabling  agencies  to  improve  services,  stop  fraud  and  eliminate  waste.  

                                               

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Step  5:  Enable  Cutting-­‐Edge                                  Initiatives    For  many  healthcare  systems,  deploying  an  MDM  solution  is  just  the  first  step  in  a  larger  journey  toward  greater  efficiency  and  improved  patient  outcomes.  For  example,  some  organizations  are  using  their  patient  MDM  solutions  to  perform  operational  analytics.  At  these  facilities,  caregivers  or  researchers  can  run  a  search  to  analyze  groups  of  patients  with  similar  conditions  or  symptoms.  They  can  then  identify  trends  and  outliers  to  improve  care  for  future  patients.  These  solutions  can  assist  with  comparative  effectiveness  research,  help  detect  rare  events,  analyze  treatments  and  outcomes,  ensure  that  resources  are  being  utilized  effectively  and  identify  patients  for  clinical  trials.  

In  addition,  MDM  enables  organizations  to  build  expanded,  next-­‐generation  clinical  registries.  Traditionally,  healthcare  systems  have  maintained  individual  databases  with  information  about  particular  diseases  and  treatments.  The  staff  members  at  these  separate  facilities  often  use  the  data  from  these  registries  to  help  them  see  which  treatments  are  most  effective.  This  information  has  proven  to  be  particularly  helpful  in  the  treatment  of  some  cancers.  

However,  traditional  clinical  registries  are  usually  restricted  to  the  data  from  the  small  group  of  patients  receiving  treatment  at  a  particular  facility.  MDM  allows  physicians  and  researchers  to  combine  multiple  clinical  registries  into  one  expanded  registry.  For  example,  multiple  healthcare  systems  in  different  parts  of  the  world  could  pool  their  registries  related  to  a  particular  disease.  With  a  larger  data  set,  healthcare  professionals  would  be  able  to  increase  

their  understanding  of  diseases  and  treatments  much  more  quickly,  improving  care  for  patients.  In  addition,  researchers  could  combine  registries  from  multiple  disciplines;  for  example,  they  could  check  cancer  registries  against  cardiac  registries  and  look  for  correlations  between  various  types  of  cancer  and  heart  disease.      

These  types  of  advanced  analytics  represent  the  cutting  edge  of  healthcare  and  hold  the  promise  of  vastly  improved  patient  outcomes.  However,  these  advanced  initiatives  must  have  accurate  data  in  order  to  return  valuable  insights.  MDM  solutions  help  healthcare  systems  ensure  that  their  data  is  healthy,  and  these  same  solutions  can  help  power  the  next  generation  of  analytics.  

                                       

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

IBM  Solutions  for  Healthcare  MDM  

 Accurate,  easily  accessible  data  helps  organizations  reduce  costs,  improve  efficiency  and  ultimately  provide  better  care  for  patients.  IBM  is  at  the  forefront  of  MDM  technology  with  several  products  designed  to  meet  the  unique  needs  of  healthcare  systems:  

IBM  InfoSphere  MDM  

IBM  InfoSphere  Master  Data  Management  offers  complete,  proven  and  powerful  MDM  capabilities,  enabling  healthcare  organizations  to  create  trusted  views  of  information  and  elevate  the  effectiveness  of  mission-­‐critical  business  processes  and  applications.  With  more  than  200  healthcare  implementations,  InfoSphere  MDM  is  proven  to  meet  every  healthcare  MDM  need.  Unlike  application  add-­‐ons  or  toolkits,  InfoSphere  MDM  provides  a  complete  solution  that  delivers  quick  time  to  value.  

IBM  Initiate  Patient  Hub  for  MDM  

IBM  Initiate  Patient  Hub  for  MDM  accurately  matches  and  links  patient  identities  to  create  a  single  view  for  use  by  electronic  medical  records  (EMRs),  clinical  portals,  administrative  applications  and  analytics.  It  is  designed  to  deliver  results  quickly  and  cost-­‐effectively  by  leveraging  IBM’s  broad  experience  in  the  healthcare  industry  and  providing  a  predefined  patient-­‐data  model.  By  using  its  out-­‐of-­‐the-­‐box  configurations  for  patient  identification  cross-­‐referencing  and  search,  healthcare  organizations  can  move  confidently  toward  a  trusted,  patient-­‐centric  approach  to  information.  

IBM  Initiate  Provider  Hub  for  MDM  

IBM  Initiate  Provider  Hub  for  MDM  integrates  with  existing  systems  and  data  sources  to  accurately  match  and  link  different  representations  of  provider  data  to  create  a  master  view.  Built  upon  extensive  IBM  master  data  management  experience  across  a  variety  of  industries,  Initiate  Provider  Hub  is  designed  to  enable  organizations  to  realize  value  rapidly  and  establish  a  foundation  for  strategic  information-­‐sharing  initiatives  that  leverage  the  systems  they  already  have  in  place.  

                                           

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Resources    White  Papers      More  Big  Changes  Ahead  in  Healthcare  —  Is  Your  House  in  Order?    Unified  View  of  Patient  Data  Enables  Better  Healthcare  at  a  Lower  Cost    Accurate  Patient  Identities  Increase  Community  HIE  Participation  and  Trust    Provider  Registries:  Reduce  Health  System  Costs,  Increase  Efficiencies,  Improve  Care    Addressing  the  cost  of  chronic  disease  with  better-­‐informed  and  coordinated  care          Citizen-­‐Centric  e-­‐Government    Enabling  operational  healthcare  analytics  with  IBM  InfoSphere  Master  Data  Management        Next-­‐generation  clinical  registries  to  transform  patient  treatment  and  care                    

 Solution  Briefs      IBM  InfoSphere:  Solutions  for  Healthcare        IBM  Initiate  Patient  Hub  for  MDM      )IBM  Initiate  Provider  Hub  for  MDM    Case  Study    Baylor  Health  Care  System  Case  Study:  Mastering  Provider  Data  for  Enterprise-­‐wide  Advantage                                                  

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

About  IBM  

IBM is the world's largest information technology company, with 80 years of leadership in helping clients innovate. Drawing on a breadth of capabilities and best practices from across IBM and our extensive partner ecosystem, we offer clients within every industry, a wide range of services, solutions and technologies that can help them improve productivity, respond rapidly to the needs of their business and reduce development and operations costs. www.Ibm.com  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Copyright  2012  United  Business  Media  LLC  ALL  RIGHTS  RESERVED  

No  reproduction  without  permission