ขายสด Cash Sale - โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ... ·...

ขายสด Cash Sale

2

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 02-408-8068, 081-359-7689 Email : [email protected] Website : www.prosoftibiz.com

โปรแกรมบญชออนไลน

สารบญ

ความหมายของเอกสารขายสด 3 หนาตางการบนทกเอกสารขายสด 3 ลกษณะการบนทกเอกสารขายสด 3 รายละเอยดสถานะเอกสารขายสด 4 ขนตอนการบนทกเอกสารขายสด 4 การอางองเอกสารขายสด ไปยงเอกสารลดหน 16 การคดลอกเอกสารขายสด 17 การออกใบก ากบภาษแทน จากเอกสารขายสด 18 การเปลยนสถานะเอกสารขายสด 19 การมอบหมายเอกสารขายสด 20 การดาวนโหลด การพมพ และสงอเมลเอกสารขายสด 21 การเปดเอกสารขายสด โดยอางองใบสงขาย 22 * ผใชสามารถคลกทรายการสารบญ เพอไปหนาเอกสารดงกลาวไดทนท

mailto:%[email protected]

https://u4488785.ct.sendgrid.net/wf/click?upn=DNdAYjDw4t-2FWBp1zRFDMLywfzSHDQgAAqmdXNt-2FtR3lZor6kRDWW0a-2B814GOVQim_gAXr5eaSnezPh4VHuRfFulCU9VvNH0JJxVD6d6Qgj25uB9dhgtwpVwWVpIhyFSYWsz6YXk9Wb0Pvi34UbgY7CXoYOtjdBwZ1SpZ0KP7qYAYfGdqaxtnEhLuz-2BU6KX7quj-2FbHF8mhxCgCavn-2ByQ02xgxNvqx-2B3F1IxCFaHeRB6rPv2NcXlO8KdMHiaOgWpvKu36H1KZmXV0UFZEtheLHJ-2Bu2Lhr-2BdZtsoFoFHPbbN0vl-2BA2Zj4g2S0cciqLIRa-2BP3

3



ขายสด (Cash Sale)

หมายถง การขายสนคาใหแกลกคากรณขายสด ซงสามารถรบช าระไดทงรปแบบของเงนสด เชคหรอเงนโอน ใชส าหรบบนทกรายการขายสนคาใหกบลกคาทซอสนคาจากกจการไดทนท

หนาตางการบนทกเอกสารขายสด

หนาตางการบนทกจะแบงขอมลออกเปน 9 สวน คอ

Tab Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารขายสด ไดแก รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน

Tab Detail คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอยสงของ รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน

Tab Deposit คอ การบนทกรายละเอยดเอกสารรบเงนมดจ า เพอดงมาตดยอดขายทลกคาตองช าระเงน

Tab Receive คอ การบนทกรายละเอยดการรบช าระเงนคาสนคา ไดแก เงนสด เชค/บตรเครดต และเงนโอน

Tab VAT คอ การบนทกรายละเอยด ภาษมลคาเพม

Tab WHT คอ การบนทกรายละเอยดภาษถกหก ณ ทจาย Tab Post GL คอ การบนทกรายการบญช ไปยงสมดรายวน, บญชแยกประเภท, งบทดลอง, งบ

ก าไรขาดทน และงบแสดงฐานะการเงน (งบดล) Tab Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ

และแนบไฟลเอกสารเพมเตม Tab Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง

(Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกเอกสารขายสด

การบนทกเอกสารขายสด สามารถบนทกได 2 รปแบบ ไดแก การบนทกเอกสารขายสด ซงสามารถบนทกทเมนขายสดไดโดยตรง การบนทกเอกสารขายสด ดวยการอางองจากเมนใบสงขาย ซงระบบจะท าการดงขอมลส าคญ ไดแก

รหสลกคา เลขทเอกสารใบสงขาย รายการสนคา และทอยออกใบก ากบ เปนตน มาแสดงในเอกสารขายสดอตโนมต ผใชสามารถแกไขขอมลเอกสารดงกลาวใหสมบรณได



4



รายละเอยดสถานะเอกสารขายสด

สถานะเอกสารขายสด มทงหมด 5 สถานะ คอ Draft คอ เอกสารขายสดทผใชยงบนทกไมสมบรณ ทสามารถบนทกเพมเตมภายหลงได Open คอ เอกสารขายสดทสรางขนมาใหม ห รอเอกสารทเปดจากเอกสารใบสงขาย ทรอการ

น าไปใชอางองเอกสารรบคน, ลดหน Partial คอ เอกสารขายสดทมการน าไปใชอางองเอกสารเอกสารรบคน, ลดหนบางสวนเรยบรอย

แลว Close คอ เอกสารขายสดทน าไปเปดเอกสารรบคน, ลดหนเรยบรอยแลว

Cancel คอ เอกสารขายสดทถกยกเลก ไมสามารถน าไปอางองเปดเอกสารรบคน, ลดหนได

ขนตอนการบนทกเอกสารขายสด

1. ผใชสามารถบนทกเอกสารขายสด โดยกดเมน “Sales” > “ขายสด” ดงรป



5



2. จากนนระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารขายสด ผใชสามารถสรางเอกสารขายสดใหมได โดยกดปม “New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป

3. ใน Tab “Basic Data” คอ การบนทกรายละเอยดขอมลของเอกสารขายสด ไดแก รหสลกคา เลขทเอกสาร วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป



6



4. ใน Tab รายการสนคา ผใชสามารถเพมสนคาไดหลายรายการ โดยกดปม “+ เลอกสนคา” ระบบจะแสดงรายการขอมลสนคาทงหมด เชน รหสสนคา ชอสนคา หนวยนบ ราคา/หนวย ประเภท เปนตน ใหผใชเลอกรายการสนคาตามตองการขาย ดงรป

* หมายเหต : ในกรณทสนคามจ านวนมาก ผใชสามารถพมพรหสสนคา ชอสนคา ชอหนวยและขอมลอนๆ ในชองรายการคนหาได



7



5. ผใชสามารถแกไขชอสนคา ก าหนดคลงสนคา ทเกบสนคา จ านวนสนคา ราคา/หนวย และสวนลดส าหรบสนคาทตองการขายได ดงรป

* หมายเหต : ในกรณสวนลดสนคา ผใชสามารถก าหนดสวนลดได 2 รป คอ “แบบจ านวนเงน” และ “แบบเปอรเซนต”

6. ผใชสามารถแทรกสนคาระหวางสนคาชนอนได โดยเลอกรายการสนคา 1 รายการ จากนนกดปม “แทรกสนคา” > “เลอกสนคาทตองการแทรกเพม” ระบบจะแสดงสนคาทเพมตรงต าแหนงดานบนของรายการทเลอก ดงรป

7. ระบบจะรวมจ านวนเงนของราคาสนคาทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง และผใชสามารถระบสวนลด การคาไดทงรปแบบจ านวนเงน และเปอรเซนต



8



8. ผใชสามารถเลอกภาษทปรากฏในทายบล โดยขอมลภาษจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการ “ตงคาขอมลลกหน” หรอ “ตงคาขอมลภาษขาย” ดงรป

9. ใน Tab “Detail” คอ การบนทกรายละเอยดเพมเตมของลกคา ไดแก ทอยออกใบก ากบ ทอย สงของ รปแบบการขนสง และพนกงานผรบชอบ เปนตน โดยระบบจะอางองขอมลทอยของลกคาตามทผใชมการตงคาเรมตน และผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนไ ด รวมถงก าหนดทอยจดสงของ วธการขนสง เขตการขนสง เขตการขาย ผรบผดชอบ และแผนกงานทรบผดชอบ ผใชสามารถเลอกไดวาสนคาทขายออกไปจะมผลตอสตอกหรอไม ดงรป



9



10. ใน Tab “Deposit” คอ การอางองเอกสารรบเงนมดจ า ผสามารถดงยอดเงนมดจ า เพอมาตดยอดขายสดทลกคาตองช าระเงนได โดยกดปม “ + ” > “เลอกเลขทเอกสารมดจ า” > “ระบจ านวนเงนทตองการตด” > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป



10



11. ใน Tab “Receive” คอ การบนทกรายละเอยดวธการรบช าระเงนสด โดยผใชตองบนทกขอมลตามทลกคาไดมการช าระเงนคาสนคาเขามา ทงในรปแบบเงนสด เชค/บตรเครดต หรอเงนโอน เปนตน และ “รวมเงนรบช าระทงสน” จะตองเทากบ “รวมเงนรายไดทงสน” ดงรป



11



12. ใน Tab “VAT” คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม ระบบจะแสดงรายละเอยดภาษมลเพม ทนทหลกจากทบนทกขอมลแบบมภาษ ผใชสามารถเพมหรอแกไขขอมลภาษมลคาเพมได โดยกดปม “ + ” เพอเพมขอมลภาษมลคาเพม หรอ “ ” เพอท าการแกไข โดยระบบจะดงขอมลทผใชไดมการตงคาภาษจาก “การตงคาลกหน” และ “การตงคาภาษ” และระบบจะท าการค านวณภาษโดยอตโนมต ดงรป



12



13. ใน Tab “WHT” คอ การบนทกภาษถกหก ณ ทจาย ใชในกรณทมภาษถกหก ณ ทจาย โดยกดปม “ + ” ระบบจะแสดงหนาตางการบนทกขอมลภาษถกหก ณ ทจาย ขนมา ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน จากนนกดปม “ + ” เพอเปนการสรางรายการภาษถกหก ณ ทจาย ใหผใช “เลอกประเภทภาษ” > “ระบจ านวนเงนทจาย” > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป



13



14. ใน Tab “Post GL” คอการบนทกผานรายการ (Posting) ไปยงบญชแยกประเภท (General Ledger) ผใช สามารถ Post GL โดยกดปม “Simulated” ผใชสามารถเพมเตมบญชได โดยกดปม “ + เลอกบญช” เพอเพมขอมลบญช ผใชสามารถแกไขค าอธบายได โดยกดปม “ Doc. Info”

15. ใน Tab “Note & Attachment” คอ การบนทกรายละเอยดหมายเหต ค าอธบายรายการ เงอนไขตางๆ และแนบไฟลเอกสารเพมเตม ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการ โดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยด” > “ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรมเอกสาร > “ ”เปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในเอกสารขายสด ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได



14



16. ใน Tab “Define Field” คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง ซง Define Field จะมทงหมด 5 รปแบบ ไดแก

รปแบบ Text Box คอ การแสดงขอมลรปกลองขอความขนาดเลก ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดเพยงบรรทดเดยวเทานน

รปแบบ Text Area คอ การแสดงขอมลรปแบบกลองขอความขนาดใหญ ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดหลายบรรทด

รปแบบ Dropdown คอ การแสดงขอมลรปแบบตวเลอก ทผใชสามารถก าหนดขอมลตวเลอกในเมน “Setting” > “General” > “ENUM”

รปแบบ Date คอ การแสดงขอมลรปแบบวน เดอน ป รปแบบ Time คอ การแสดงขอมลรปแบบเวลา



15



17. ผใชสามารถกดปม “Preview” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม กอนบนทกเอกสารขายสด เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป

18. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารขายสด โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอการบนทกเอกสารขายสดปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอการบนทกแบบรางเอกสาร เมอผใชบนทกขอมลเอกสารขายสดเรยบรอยแลว ระบบ

จะแสดงหนาจอการบนทกเอกสารขายสดแบบรางทนท Save & New คอการบนทกพรอมเปดหนาบนทกขอมลเอกสารขายสดใหม เมอผใชบนทกขอมล

เอกสารขายสดเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกขอมลเอกสารขายสดใหมทนท Save & Close คอการบนทกพรอมยอนกลบไปหนารายการขายสด เมอผใชบนทกขอมลเอกสาร

ขายสดเรยบรอยแลว ระบบจะยอนกลบแสดงหนาจอรายการขายสดทงหมดทนท



16



การอางองเอกสารขายสด ไปยงเอกสารลดหน

คอ การอางองเอกสารขายสด ไปยงเอกสารลดหนนนเปนวธทชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสารใบสงขายใหม และชวยใหขอมลกระบวนการขายมความตอเนองกน โดยมวธการอางอง ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารขายสดทมสถานะ Open, Partial เทานน ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Create Credit Note ” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการสรางเอกสารลดหน ดงรป



17



การคดลอกเอกสารขายสด

คอ การคดลอกเอกสารขายสด ในกรณทผใชตองการสรางเอกสารขายสดขนมาใหม และรายละเอยดรายการสนคาไมมการเปลยน เพอชวยลดระยะเวลาในการสรางเอกสาร ผใชสามารถท าการคดลองเอกสารขายสดได โดยมวธการคดลอก ดงน

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารขายสดทตองการคดลอกเอกสาร ซงสามารถคดลอกไดทกสถานะเอกสาร ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Copy” ระบบจะแสดง Pop – up เพอคดลอกเอกสารขายสดขนมาใหม ดงรป



18



การออกใบก ากบภาษแทน จากเอกสารขายสด

คอ เอกสารทผใชไดจดสงใบก ากบภาษใหกบลกคาเรยบรอยแลว และลกคาอาจท าใบก ากบภาษนนสญหาย หรอช ารด แลวขอใหมกบผใช ซงมวธการออกใบก ากบภาษแทน ดงน

1. เมอผใชสรางเอกสารขายสดเสรจสน แลวตองการออกใบก ากบภาษแทน ใหผใชกดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Instead Invoice” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดใบก ากบภาษแทน ดงรป



19



การเปลยนสถานะเอกสารขายสด

คอ การเปลยนสถานะเอกสารขายสด ในกรณทผใชตองการเปลยนสถานะปจจบนใหเปนสถานะอนๆ ซงมเงอนไขการเปลยนสถานะ ดงน

1. ผใชสามารถยนยนเปลยนสถานะเอกสารขายสดได โดยกดปม “เลอกรายการขายสดทตองการเปลยนสถานะ 1 รายการ” > “Action” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพอให ผใชยนยนการเปลยนสถานะเอกสารขายสด

เงอนไขการเปลยนสถานะ มทงหมด ดงน สถานะ Open, Partial เปลยนเปนสถานะ Cancel

สถานะ Close, Cancel, Instead จะไมสามารถเปลยนสถานะจากเดมได เนองจากเอกสารถกปด ถกยกเลก หรอถกออกใบก ากบภาษเรยบรอยแลว



20



การมอบหมายเอกสารขายสด

คอ การมอบหมายเอกสารขายสด ในกรณทผใชตองการมอบหมายเอกสารใหกบบคคล, เจาหนาททานอนๆ เปนผรบผดชอบเอกสารขายสดแทน ซงมการมอบหมายทงหมด 2 รปแบบ ดงน

Tab Employee คอ การมอบหมายเอกสารขายสดใหกบพนกงานในบรษท หรอจากการตงคาพนกงานทเมน “Setting” > “Company” > “พนกงาน”

Tab Queue คอ การเรยงล าดบการสงมอบหมายเอกสารขายสดใหกบพนกงานในควดงกลาว หรอจากการตงคาควทเมน “Setting” > “Company” > “คว”

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารใบขายสดทตองการมอบหมายเอกสาร ดงรป

2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Assign” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการมอบหมายเอกสารทงรปแบบ Employee และ Queue ดงรป



21



การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารขายสด

1. เมอผใชสรางเอกสารขายสดเสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม “ ” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดเอกสารขายสด ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสารขายสด ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารขายสดจะอยในรปแบบนามสกล .pdf



22



การเปดเอกสารขายสด โดยอางองใบสงขาย

1. ผใชสามารถเปดเอกสารขายสด โดยอางองเอกสารใบสงขาย โดยกดเมน “Sales” > “ใบสงขาย” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการเอกสารใบสงขาย ผใชตองเลอกเอกสารใบสงขายทมสถานะ “Open” หรอ

“Partial” เทานน ดงรป



23



3. จากนนใหผใช กดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Create Cash Sale” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดเอกสารขายสด ดงรป



Date post:	02-Mar-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	0 times
Download:	0 times

ขายสด Cash Sale - โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ... ·...

Documents