45
สมสุณีย์ ดวงแข 1 การบริหารโครงการ Project Management ) โดย สมสุณีย์ ดวงแข
สมสณย ดวงแข 1
การบรหารโครงการProject Management)
โดย
สมสณย ดวงแข
สมสณย ดวงแข 2
ตามระดบวตถประสงค
ระดบชาต
ระดบองคกร
กลมรายสาขา
หนวยงาน
แผนงาน
โครงการ
การบรหารแผนงาน/โครงการ
สมสณย ดวงแข 3
ผงเปรยบเทยบระดบของแผน
แผนชาต
แผนกระทรวง
แผนกรม/จงหวด
แผนทองถน/ชมชน
วตถประสงครวม/ประเทศ
วตถประสงคกระทรวง
วตถประสงคกรม/จงหวด
วตถประสงคทองถน
เปาประสงค-จดหมายประชาคม ประชาคม
แผนยทธศาสตร
ผงชมชน/เขตปาสงวน
ทมา: การวางแผนกลยทธ: อทศ ขาวเธยร
ค ารบรองการปฏบตราชการ
กจกรรม
แผนพฒนาเศรษฐกจ
ทศทางการพฒนาระบบราชการไทย
ยทธศาสตรการพฒนาระบบราชการไทย 2546-2550
1. การปรบเปลยนกระบวนการและวธการท างาน2. การปรบปรงโครงสรางการบรหารราชการแผนดน3. การรอปรบระบบการเงนและการงบประมาณ4. การสรางระบบบรหารงานบคคลและคาตอบแทนใหม5. การปรบเปลยนกระบวนทศนวฒนธรรมและคานยม6. การเสรมสรางระบบราชการใหทนสมย7. การเปดระบบราชการใหประชาชนเขามามสวนรวม
น าระบบการบรหารแบบมงผลสมฤทธมาประยกตใชอยางจรงจง เพมประสทธภาพยกระดบคณภาพมาตรฐานในการใหบรการและการพฒนา
องคการ ปรบเปลยนระบบการควบคมภายในใหทนสมย ปรบปรงระบบการประเมนผลการด าเนนงาน โดยมการเจรจาและท าขอตกลงวาดวยผลงานประจ าป สอดรบกบแผนยทธศาสตร
ทบทวนแผนยทธศาสตรและแผนด าเนนงาน /โครงการตางๆ อยางเปนระบบและสม าเสมอ
ใหประชาชนมสวนรวมในการก าหนดวตถประสงคเปาหมาย และตวชวด ปรบปรงแกไขกฎหมายและระเบยบปฏบตของทางราชการทลาสมย วางกตกาเพอใหมการแขงขน ลดการผกขาดของหนวยงานราชการ ใหมการจดท าแนวทางและคมอการบรหารราชการทด
การปรบเปลยนกระบวนการและวธการท างาน
ทศทางการพฒนาระบบราชการไทย พ.ศ.2551-2555
ระบบราชการไทยมงเนนประโยชนสขของประชาชน และ
รกษาผลประโยชนของประเทศชาต มขดสมรรถนะสง สามารถ
เรยนร ปรบตว และตอบสนองตอการเปลยนแปลง ยดมนใน
หลกจรยธรรมและธรรมภบาล
ยทธศาสตรการพฒนาระบบราชการไทย 2551-2555
1. ยกระดบการใหบรการและการท างานเพอตอบสนองความตองการของประชาชนทหลากหลายอยางรวดเรว2. ปรบรปแบบการท างานใหมการบรณาการ แสวงหาความรวมมอ การสรางเครอขาย รวมถงใหประชาชนมสวนรวม3. มงสการเปนองคกรทมขดสมรรถนะสง4. สรางระบบการก ากบดแลตนเองทด เกดความโปรงใสและสามารถตรวจสอบได
วสยทศนของการพฒนาระบบราชการพ.ศ. 2556 - พ.ศ. 2561
ระบบราชการไทยมงเนนพฒนาการท างานเพอประชาชน และรกษาผลประโยชนของประเทศชาต ภายใตหลกธรรมาภบาลของการบรหารกจการบานเมองทด ยกระดบขดสมรรถนะไปสความเปนเลศ บรณาการและเพมประสทธภาพงานของภาครฐ ประสานการท างานกบทกภาคสวน สรางความโปรงใส ตอตานการทจรตและประพฤตมชอบ ใหเปนทนาเชอมนศรทธาของประชาชน
ยทธศาสตรการพฒนาระบบราชการไทย
ยกระดบองคการสความเปนเลศพฒนาอยางย งยน
กาวสสากล
ยกระดบองคการสความเปนเลศ- การสรางความเปนเลศในการใหบรการประชาชน - การพฒนาองคการใหมขดสมรรถนะสงและทนสมย
บคลากรมความเปนมออาชพ - การเพมประสทธภาพการบรหารสนทรพยของภาครฐใหเกด
ประโยชนสงสด
- การวางระบบการบรหารงานราชการแบบบรณาการ
พฒนาอยางย งยน• การสงเสรมระบบการบรหารกจการบานเมองแบบรวมมอกน ระหวางภาครฐ ภาคเอกชนและภาคประชาชน
• การยกระดบความโปรงใสและสรางความเชอมนศรทธาในการบรหารราชการแผนดน
กาวสสากลการสรางความพรอมของระบบราชการไทยเพอเขาสการเปนประชาคมอาเซยน
งาน/โครงการ
วตถประสงค ปจจยน าเขา กจกรรม ผลผลต ผลลพธ
ประหยด
ความมประสทธภาพ
ความมประสทธผล
ตวชวดวตถประสงค ตวชวดปจจยน าเขา ตวชวดกจกรรมตวชวดผลผลต ตวชวดผลลพธ
งาน/โครงการ
สมสณย ดวงแข 15
ความรเบองตนเกยวกบโครงการ
โครงการ(Project) หมายถง- ขอเสนอทจะด าเนนงานในเรองใดเรองหนงใหส าเรจ โดยมการตระเตรยมและวางแผนงานไวลวงหนา
- เปนการจดการ เพอใหไดผลลพธในเรองหนง ในระยะเวลาใดเวลาหนง เชน งานดานวจยเรองหนง, การกอสรางถนน,การกอสรางเขอน,การฝกอบรม
ความหมาย
สมสณย ดวงแข 16
ความแตกตางระหวางแผนงาน(Program) และโครงการ(Project)
– แผนงาน หนงแผนจะประกอบดวยโครงการมากกวา1โครงการ
– แผนงาน เปนการด าเนนงานระยะยาว(5-10ป) ในขณะทโครงการจะเปนการด าเนนงานในระยะสน(ไมเกน5ป)
– การวางแผนงาน จะมกระบวนการด าเนนการทวทงองคการ แตการวางแผนโครงการจะจดท าโดยหนวยงานหรอบคคลเดยว และจะจดท าโครงการเพอสนบสนนแผนงานหลก
– วธการจดท าแผนงาน จะใชวธการวางแผนเชงกลยทธ
สมสณย ดวงแข 17
• การกอสรางถนน
ตวอยาง โครงการทางวศวกรรม
• การกอสรางทาเรอ/ยานอวกาศ
• การกอสรางอาคาร/รถไฟใตดน
สมสณย ดวงแข 18
• การสมมนา/โครงการฝกอาชพ/การขดรอกทางน า
ตวอยางโครงการทางสงคม/วฒนธรรม• การจดงาน/การแขงกฬา/การแกไขปญหาทางสคม
สมสณย ดวงแข 19
ลกษณะของโครงการ มวตถประสงคชดเจน (เนนผลลพธ) มก าหนดเวลาเรมตนและสนสด ด าเนนงานอยภายใตขอจ ากด เวลา ตนทน คณภาพ
โครงการ
Quality
สมสณย ดวงแข 20
วเคราะหโครงการ การวางแผนโครงการ ควบคมตดตามโครงการ บ ารงรกษาปดโครงการ
จดซอ
ประเมนผลกจกรรมกจกรรมกจกรรม
บญช-การเงน
วตถประสงค
ชวงระยะการบรหารโครงการชวงระยะกอนบรหารโครงการ
ชวงระยะหลงบรหารโครงการ
กระบวนการพฒนาโครงการ
สมสณย ดวงแข 21
กราฟแสดงการใชทรพยากรเพอบรหารโครงการ
รเรมโครงการ วางแผน
ด าเนนการโครงการ
ปดโครงการ
ปรมาณทรพยากร (บาท)
เวลา
ปรมาณการใชทรพยากร
(เงนทน,แรงงาน)
สมสณย ดวงแข 22
1.ก าหนดวตถประสงค
2.รายการสงมอบและรายการโครงสรางงาน
3.จดองคกรและการท างาน
4.ก าหนดระบบงาน-เอกสาร
แผนโครงการ(Project Plan)
5.ท าตารางเวลา
6.วเคราะหความเสยง
แผนหลก (Main Project)
แผนยอย (Sub Project)
ระบบขอมลและเอกสาร
x
ผจก. โครงการ
Y Z
WBS
งบประมาณ-ทรพยากร
แผนแกปญหา
ตวแบบ(Model) การวางแผนโครงการ
สมสณย ดวงแข 23
ตวอยาง รายการโครงสรางงาน(WBS) สนามบนสวรรณภม
ตารางเวลา
S T U
V X
Y
แตละงานสามารถจะน าไปแตกยอยเปนกจกรรมยอยๆเพอจดท าตารางเวลาการท างาน
งานกอสรางสนามบนLS-งานปรบพนท
กจกรรมS-ถมพนInputs - ทรายOutputs- พนทราบCost-23 ลานSchedule-12 ก.ค.2545Resources- บรษท21
S-ถมพนT-ขดรองน าU- ฝงทอV- ราดยางยะตอยX- รถบดถนนY- ตเสนทางเดนรถ
สมสณย ดวงแข 24
ตวอยางรายการโครงสรางงาน(WBS) และตารางเวลา (Detail Project Schedule)
สมสณย ดวงแข 25
3. การจดองคกร– การจดองคกรคอ การจดความสมพนธระหวางคนกบหนาท เพอใหเกดประสทธภาพมากทสด
– การจดองคกรในลกษณะโครงการ (Project Organization)• กลมงาน/ทมงาน (Taskforce,Working Team)• ผประสานงาน (Project Coordinator)• องคกรแบบโครงการถาวร (Pure Project Organization)• องคกรแบบ2มต (Matrix Organization)
3.จดองคกรและการท างาน
สมสณย ดวงแข 26
ปจจยในการพจารณาในการจดองคการในโครงการ
ขนาดและความซบซอนมาก
นอย
ปานกลาง
ระยะเวลาโครงการ &จ านวนโครงการใหม
มากนอย ปานกลาง
กลมงาน/ทมงานในแผนกเดยว
กลมงาน/ทมงานหลายแผนก
องคการ2มต(ชวคราว)
องคการ2มต(ถาวร)
จดองคการโครงการถาวร
สมสณย ดวงแข 27
การก าหนดบทบาทและหนาทความรบผดชอบหนาทและบทบาท (Roles and Functions)การก าหนดหนาทความรบผดชอบ (Allocation of
Responsibility) ตวอยางบทบาทในโครงการ• ผจดการโครงการ,ผรบผดชอบโครงการ,ผประสานงาน• ผด าเนนงาน,วศวกร,นกวจย,ผชวยนกวจย&ขอมล,โปรแกรมเมอร• นกออกแบบ,เจาหนาทวเคราะห,สถาปตยกร,ครเอทฟ• เจาหนาททดสอบ,เจาหนาทตรวจสอบคณภาพ,เจาหนาทควบคมขอมล,เจาหนาทควบคมงบประมาณ,เจาหนาทจดซอ
สมสณย ดวงแข 28
หนาทของผจดการโครงการวางแผนและปรบปรงแผนโครงการตดตาม ควบคมใหงานเปนไปตามแผนทวางไวประสานงานกบทกสวนทเกยวของชวยเหลอตดตามดแลการท างานลกทมสนบสนนจดหาสงทจ าเปนในโครงการแกไขปญหาขอขดแยงตางๆ
สมสณย ดวงแข 29
Viable Systems Model(Stanfford Beer; VSM)
FutureEnvironment
สภาวะ/เงอนไขในอนาคต
Local Environmentสภาวะทองถน
Environmentสภาวะแวดลอม
(ภายนอก)
S2Coordinationหนวยประสาน
Controlหนวยควบคม
S3
Intelligenceหนวย ขาว-วจย-ออกแบบS4
IdentityสงยดเหนยวS5
Auditสอบภายใน-ประเมนผล
S3*
ระบบบรหารงานองคกร
Operational Elementsหนวยปฎบตระดบตางๆz
S1
สภาวะแวดลอมการท างาน(ภายใน)
การต
ดตอ-สอ
สาร
S1
S1
สมสณย ดวงแข 30
4. ก ำหนดระบบกำรท ำงำนและระบบเอกสำร– ระบบเวลาท างาน (Time Reporting)– ระบบการรายงาน (Reporting System)– ระบบเอกสาร (Document Management)
• ระบบการจดเกบเอกสารโครงการ (Project Library)• ระบบการจดเกบผลตภณฑ (Product Library)• ระบบหมายเลขเอกสาร (Document Layouts)• ระบบการเปลยนแปลงเอกสาร (Configuration/Change
Management)• ระบบการจายแจกเอกสาร (Information Distribution)
– แผนคณภาพ• วธการในการท างาน - วสดอปกรณทตองใช - ผลลพธทตองการ
4.ก าหนดระบบงาน-เอกสาร
สมสณย ดวงแข 31
5. การก าหนดตารางเวลา–จะตองท างานอะไรบาง– ใชเวลาเทาไร– ใชทรพยากรอะไร
5.ท าตารางเวลา
สมสณย ดวงแข 32
จดมงหมายของการก าหนดตารางเวลาโครงการ– จะตองท างานอะไรบาง– ใชเวลาเทาไร– ใชทรพยากรอะไร
เครองมอทใชในการจดท าตารางเวลา– Gantt Chart : by Henry Gantt– ประกอบดวยกจกรรมชวงเวลา กราฟแทงแนวนอน– Precedence Diagram Method (PDM): by John W.
Fondahl, Standford University
สมสณย ดวงแข 33
การวเคราะหความเสยง• การวเคราะหความเสยง
– ความเสยงคอ สงทมโอกาสจะท าใหการด าเนนการโครงการลมเหลว– ขนตอนการวเคราะหปญหาค าถามเพอประเมนความเสยงการก าหนดและประเมนความเสยงประเมนระดบความเสยง (ความเปนไดทจะเกดและความรนแรง)จดท าแผนฉกเฉนเพอปองกน/แกไขปญหา
– การจดการกบความเสยงด าเนนการทนท (Act)ตดตาม (Watch)โอนยาย (Transfer)มอบหมาย (Delegate)จดท าแผน (Strategize)
6.วเคราะหความเสยง
สมสณย ดวงแข 34
การวเคราะหความเสยงค าถามเพอการวเคราะหความเสยง
– กระบวนการบรหารโครงการ • มการวางแผน• มการปฏบตตามแผน• มการจดองคกร• ประสบการณและความซบซอนของโครงการมากนอย• การตดตามควบคมมตวชวดทดหรอไม• มระบบควบคมคณภาพ ระบบควบคมเอกสาร หรอไม
– สภาพแวดลอมในการบรหารโครงการ • ทศนคตตอระบบคณภาพ• ขวญก าลงใจของบคลากร• การรวมมอประสานงาน• การตดตอสอสาร
– ขอจ ากด• ขอจ ากดดานเวลา บคลากร งบประมาณ สงอ านวยความสะดวก• ความเกยวพนกบโครงการอน
สมสณย ดวงแข 35
การวเคราะหความเสยงความนาจะเปน
3-โอกาสสง(75%)
2-อาจจะ(50%)
1- มนาเกด(25%)
4-หายนะ สงมาก สง ปานกลาง
3-รนแรง สง ปานกลาง ปานกลางต า
2-เล กนอย ปานกลาง ปานกลางต า ต า
1- มตองสนใจ ปานกลางต า ต า ต ามาก
ผลกร
ะทบ
สมสณย ดวงแข 36
การควบคมและตดตามโครงการ ชวงเรมด าเนนการ
– ด าเนนการตดตามโครงการตามจดตรวจสอบ– ประเมนผลตามเกณฑการวดผล
วนท แล ว สร จ จดตรวจสอบ รายการ WBS
แผน จรง ช า/ ร วกวาแผน
1. เรมงาน 1.0 8 ก.ค. 41
2. งานท าส า 2.3 14 ก.ค. 41
3. สงแบบเกบขอม ล 3.2 21 ก.ค. 41
4. สงมอบ านขอม ล 3.3 18 ส.ค. 41
สมสณย ดวงแข 37
การควบคมและตดตามโครงการ ชวงด าเนนโครงการ
– ตดตามการสอสารภายในโครงการ• ตารางการรายงาน• รายงานสถานภาพของกจกรรมในโครงการ
– การประชม• การประชมเรมโครงการ (Kick off Meeting)• ประเภทการประชม
– การประชมภายในทมงาน– การประชมระหวางกรรมการบรหารและทมงาน– ประชมแกปญหาเฉพาะกจ
• ความถในการประชม
สมสณย ดวงแข 38
การควบคมและตดตามโครงการการตดตามดแลโครงการ (Project Monitoring)
– การตรวจตดตาม(Audit)การตดตามโดยผจาง
การตรวจตดตามในระดบโครงการเอง
– การวดความกาวหนาระหวางการด าเนนงานจดท าโดยผจดการโครงการ ทกสปดาห 1 เดอน 3 เดอน
วดความกาวหนา ทบทวนปญหา หาทางแกไขและปองกน
สมสณย ดวงแข 39
กระบวนการในการควบคมและตดตามผล
แผนงานฐาน(Base Line)
ด าเนนการจรง
ตรวจสอบ
ระบสาเหต
ประชมอนมต
เรม
รายงานความกาวหนาไมมปญหา
มปญหา
เขยนใบขอแก ข
แก ขปญหา
p
D
C
A
Plan - Do - Check - Action
สมสณย ดวงแข 40
กระบวนการแกไขปญหา– การระบปญหา– รวบรวมขอมล– วเคราะหหาสาเหต– ท าแผนปฏบต– ก าหนดทางเลอกในการแกไขปญหา– เลอกทางแกไขทดทสด– น าแผนไปปฏบต– ประเมนผลการแกไข
P
D
C
A
Plan - Do - Check - Action
การควบคมและตดตามโครงการ
สมสณย ดวงแข 41
การแกไขปญหาและการจดการความขดแยง• ความขดแยงในโครงการ
– สาเหต• ความแตกตางระหวางบคคล อาย ประสบการณ พนฐาน ความร• บคลกภาพ• ทศนคต• เปาหมายของโครงการไมเหนชอบรวมกน• ความรบผดชอบไมชดเจน• ความไมไววางใจซงกนและกน
สมสณย ดวงแข 42
– ประเภทความขดแยง• ความขดแยงระหวางผวาจางและผรบจาง• ความขดแยงภายในโครงการ• ความขดแยงระหวางกลม
– การจดการความขดแยง• ก าหนดหนาทใหชดเจน• ก าหนดบทบาทในทม• ก าหนดบทบาทโดยการปรกษาหารอ• แกไขปญหาความขดแยงระหวางกลม
– ความตงเครยดในโครงการ• สาเหต• หาวธการจดการกบความตงเครยด
การแกไขปญหาและการจดการความขดแยง
สมสณย ดวงแข 43
การปดโครงการ
รปแบบการปดโครงการ– การปดโครงการเมอแลวเสรจตามแผน– การปดโครงการกลางคน– การปดโครงการเดมและเปดโครงการใหม
ขนตอนการปดโครงการ
ขอก าหนดงานแลวเสร จ
ประชมปดงาน
ยอมรบงานสงมอบ
จดท ารายงานปดโครงการ/ ประเมนผลโครงการ
โครงการเสร จสมบรณ
สมสณย ดวงแข 44
วงจรการพฒนาโครงการ1. ชวงระยะกอนการบรหารโครงการ
– เสาะหาโครงการ– การวเคราะหโครงการเบองตน– ศกษาความเปนไปไดของโครงการ– การประเมนและตดสนใจ
2. ชวงระยะการบรหารโครงการ– การวางแผนโครงการ– การตดตามผลโครงการ– ปดโครงการ– ประเมนผลการด าเนนงาน
3. ชวงระยะการบ ารงรกษา– การรบประกนและบ ารงรกษา
1.วเคราะหโครงการ
2. การบรหารโครงการ
ปดโครงการ
การด าเนนการ
3. การบ ารงรกษา
การควบคม
