คู่มือการใช้งาน SYSTEM CONFIGURATION ·...

คมอใชงานปฏทนและรายการนดหมาย ส าหรบผ ใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

Service by Vision Net Co., Ltd. 1

คมอใชงานปฏทนและรายการนดหมาย คมอใชงานปฏทนและรายการนดหมาย ................................................................ 1

ปฏทนและรายการนดหมาย ....................................................................................... 3

การใชงานปฏทน ....................................................................................................... 3

การเขาถงปฏทน ...................................................................................................................... 3

การเขาถงโดยสทธของผใชงาน ........................................................................................... 3

การเขาถงโดยสทธทไดรบจากต าแหนงหรอหนวยงาน ........................................................... 3

การเขาถงโดยการเผยแพรจากหนวยงานอน ........................................................................ 4

การแสดงผลรายการนดหมายในปฏทน ....................................................................................... 4

แสดงผลแบบเดอน ............................................................................................................ 4

แสดงผลแบบสปดาห......................................................................................................... 5

แสดงผลแบบสปดาหท างาน ............................................................................................... 5

แสดงผลแบบรายวน.......................................................................................................... 5

การเปรยบเทยบรายการนดหมายในปฏทน ................................................................................. 6

เปรยบเทยบในปฏทนเดยวกน ............................................................................................ 7

เปรยบเทยบตามวนท ........................................................................................................ 7

เปรยบเทยบตามปฏทน ..................................................................................................... 8

สรางรายการนดหมาย ............................................................................................................... 8

การแจงเตอนเวลานดหมาย ....................................................................................................... 9

การก าหนด E-Mail เพอใชในการแจงเตอน ....................................................................... 10

สรางการแจงเตอนเวลานดหมาย ...................................................................................... 11

แกไขการแจงเตอนเวลานดหมาย .................................................................................... 11

ลบการแจงเตอนเวลานดหมาย ....................................................................................... 12

สรางรายการนดหมายทเกดประจ า ........................................................................................... 12

เวลารายการนดหมาย .................................................................................................... 13

รปแบบการเกดประจ า .................................................................................................... 13

การนดหมายทเกดประจ าวน .......................................................................................... 13

การนดหมายทเกดประจ าสปดาห ................................................................................... 13



การนดหมายทเกดประจ าเดอน ....................................................................................... 14

การนดหมายทเกดประจ าป ............................................................................................ 14

ขอบเขตการเกดประจ า .................................................................................................. 14

อานรายการนดหมาย ............................................................................................................ 15

คนหารายการนดหมาย ........................................................................................................... 16

การจดการปฏทน .................................................................................................... 17

สรางปฏทนยอย ..................................................................................................................... 17

ลบปฏทนยอย ........................................................................................................................ 18

การมอบสทธการเขาถงปฏทน .................................................................................................. 18

การมอบการเขาถงโดยสทธของหนวยงาน (Right) .............................................................. 18

การมอบการเขาถงโดยการเผยแพร (Share) ...................................................................... 20

การจดการรายการนดหมาย .................................................................................................... 22

การยายรายการนดหมาย ................................................................................................. 22

การลบรายการนดหมาย .................................................................................................. 22



ปฏทนและรายการนดหมาย ปฏทนเปนสวนหนงของระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสเพออ านวยความสะดวกใหผใชงาน

สามารถบนทกรายการนดหมาย เพอเพมชองทางในการสอสารทนอกเหนอจากการสอสารดวยหนงสอ ใหบคคลหรอหนวยงานตางๆ ตดตอสอสารดวยรายการนดหมาย สามารถใหแตละหนวยงานสามารถสรางปฏทนเพอใชตดตอสอสารภายในหนวยงานตนเอง หรอใหเผยแพรปฏทนของหนวยงานบคคลอนสามารถเขามาใชปฏทนขอตน หรอแมกระทงจดท าปฏทนขององคกรทสามารถใหทกคนในองคกรสามารถเหนรายการนดหมายทองคกรเผยแพรได

การใชงานปฏทน

การเขาถงปฏทน ปฏทนสามารถการเขาถงจ าแนกตามสทธหรอชองทางการเขาถงคอ

การเขาถงโดยสทธของผใชงาน

ระบบฯ จะสรางปฏทนใหแกผใชงานทกคนเพอใหใชงานในลกษณะเปนปฏทนสวนตว ในกรณทใชในลกษณะของต าแหนงหรอหนวยงานกรณาดในหวขอถดไป

การเขาถงใหไปยงแถบ “โฟลเดอร” ทอยดานซายมอของหนาจอ เลอกไปชอของทานซงอยดานบนของรายการ จะปรากฏโฟลเดอรทชอ “Calendar” ซงเปนโฟลเดอรปฏทนของทาน

การเขาถงโดยสทธทไดรบจากต าแหนงหรอหนวยงาน

ในระบบฯ ปฏทนจะเปนทรพยากรหนงของต าแหนงหรอหนวยงาน เมอทานไดรบสทธในการเขาถงทรพยากรนนๆทานจะสามารถเขาถงทรพยากรนนได

การเขาถงใหไปยงแถบ “โฟลเดอร” ทอยดานซายมอของหนาจอ เลอกไปยงหนวยงานททานมสทธเขาถง จะปรากฏโฟลเดอรทชอ “Calendar” ซงเปนโฟลเดอรปฏทนของต าแหนงหรอหนวยงาน



การเขาถงโดยการเผยแพรจากหนวยงานอน

ในกรณททานไดรบสทธในการเขาถงปฏทนจากหนวยงานอนผเปนเจาของปฏทน ทานสามารถเขาถงไดจากกลมโฟลเดอร “แชร” เพอเขาถงปฏทนททานไดรบการเผยแพรจากหนวยงานอน

อกชองทางหนงคอทานสามารถเขาถงไดจากกลมโฟลเดอร “Calendar” เพอเขาถงปฏทนทงหมดททานสามารถเขาถงได

การแสดงผลรายการนดหมายในปฏทน เมอทานเลอกปฏทนทตองการเขาถงแลว โปรแกรมจะเปดหนาจอแสดงรายการนดหมายในปฏทน

ซงสามารถแสดงผลไดหลายแบบ ท าไดโดย

1. ไปยงแถบเครองมอดานบนของปฏทน 2. ไปยงกลมเครองมอ “Arrange” 3. กดปมการแสดงผลทตองการ

ตวอยางปมทกดและการแสดงผลปฏทน

แสดงผลแบบเดอน

โดยการกดปม “Month View” ทกลมเครองมอ “Arrange”

2 1



แสดงผลแบบสปดาห

โดยการกดปม “Week View” ทกลมเครองมอ “Arrange”

แสดงผลแบบสปดาหท างาน

โดยการกดปม “Work Week View” ทกลมเครองมอ “Arrange”

แสดงผลแบบรายวน

โดยการกดปม “Day View” ทกลมเครองมอ “Arrange”

●

●

●



การเปรยบเทยบรายการนดหมายในปฏทน เนองดวยทานสามารถเขาถงปฏทนไดมากกวาหนงปฏทน ระบบจงมเครองมอใหทานสามารถน า

ปฏทนททานเปนเจาของหรอมสทธเขาถงมาแสดงผลเปรยบเทยบหรอจดกลมในหนาจอเดยวกน วธการท าไดโดย

1. ไปทแถบเครองมอดานบนของปฏทน

2. โปรแกรมจะเปดหนาจอกรองขอมล

3. เลอกปฏทนทตองการแสดง โดยท าเครองหมายถกหนารายการในกรอบ “โฟลเดอร”

ดานขวา โดยสามารถเลอกไดหลายรายการ 4. กดปม “ตกลง”

●

1

3

4



เมอทานเลอกปฏทนทตองการเปรยบเทยบหรอจดกลมแลว ทานสามารถเลอกรปแบบการเปรยบเทยบหรอจดกลมปฏทน ไดโดย

1. ไปยงแถบเครองมอดานบนของปฏทน 2. ไปยงกลมเครองมอ “Group By” 3. กดปมการเปรยบเทยบหรอจดกลมปฏทนทตองการ

ตวอยางปมทกดและการเปรยบเทยบหรอจดกลมปฏทน

เปรยบเทยบในปฏทนเดยวกน

โดยการกดปม “Group by None” ทกลมเครองมอ “Group By”

เปรยบเทยบตามวนท

โดยการกดปม “Group by Date” ทกลมเครองมอ “Group By”

●

●

1 2



เปรยบเทยบตามปฏทน

โดยการกดปม “Group by Resource” ทกลมเครองมอ “Group By”

สรางรายการนดหมาย ใหท าการเลอกปฏทนทตองการสรางรายการนดหมาย ใหกดปม “สรางรายการนดหมาย” ทอยใน

แถบเครองมอดานบนในกลมเครองมอ “Appointment” ในกรณททานไมไดรบสทธในการสรางรายการนดหมายจะไมปรากฏปม

เมอกดปมโปรแกรมจะเปดหนาจอ “สรางรายการนดหมายใหม”

●



โดยมชองน าเขาขอมลดงน

ชอ ค าอธบาย เรอง เรองของรายการนดหมาย

สถานท สถานททนดหมาย (ถาม)

สรางใหกบ รายการนสรางใหกบปฏทนใด ปรากฏใน ในกรณทตองการใหรายการนดหมายนปรากฏในปฏทนททานทสทธในการสราง

รายการนดหมายมากกวา 1 ปฏทน ใหคลกทปมหรอลงค “มากกวา” ทอยทายบรรทด “สรางใหกบ” โปรแกรมจะแสดงบรรทด “ปรากฏใน” ขนมา

ท าเครองหมายถกหนาปฏทนทตองการใหรายการนดหมายนปรากฏในปฏทนนนๆ

เวลาเรมตน วนและเวลาเรมตนของรายการนดหมาย

เหตการณทงวน รายการนดหมายนเปนเหตการณทงวนหรอไม เมอเลอกแลวโปรแกรมจะไมใชงานชองกรอกเวลา

เวลาสนสด วนและเวลาสนสดของรายการนดหมาย

แสดงเวลาเปน แสดงสญลกษณของเวลารายการนดหมาย

วาง

ไมแนนอน

ไมวาง

นอกส านกงาน

ปายก ากบ แสดงสญลกษณปายก ากบของรายการนดหมาย โดยแสดงในรปของส

บทคดยอ เนอหาหรอบทคดยอของรายการนดหมาย การแจงเตอน กรณาดในหวขอ การแจงเตอนเวลานดหมาย

การแจงเตอนเวลานดหมาย



เปนการระบระยะเวลากอนเวลานดหมาย เพอแจงเตอนผาน E-Mail

การก าหนด E-Mail เพอใชในการแจงเตอน

การสง E-Mail ออกจากระบบจะขนอยในนโยบายการรบสงขององคกร กรณาสอบถามทางผใหบรการ E-Mail ขององคกรวา E-Mail ททานตองการใชสามารถรบการแจงเตอนไดหรอไม วธการก าหนด E-Mail ท าไดโดย

1. ไปยงเมนดานบนของหนาจอหลก

2. โปรแกรมจะเปดหนาจอตวเลอก

3. เลอกทหวขอ “แจงเตอน” 4. ท าเครองหมายถกหนาตวเลอก “สงจดหมายเตอนมายงทอยทระบขางลาง” 5. กรอก E-Mail ทตองการในชอง “E-Mail address” 6. กดปม “ตกลง”

4

3

5



สรางการแจงเตอนเวลานดหมาย

เปนการระบระยะเวลากอนเวลานดหมาย เพอแจงเตอนผาน E-Mail สรางการแจงเตอนไดโดย

1. ไปยงหวขอ “การแจงเตอน” 2. กดป ม “เพม” 3. โปรแกรมจะเปดหนาจอเพอน าเขาขอมลการแจงเตอน

4. ในกรณทเปลยนผ รบการแจงเตอน ใหกดป ม “...” เพอเลอกรายชอ 5. กรอกจ านวนเวลาแจงเตอนลวงหนา 6. เลอกหนวยเวลาเตอนลวงหนา 7. กดป ม “ตกลง”

แกไขการแจงเตอนเวลานดหมาย

การแกไขการแจงเตอนเวลานดหมายท าไดโดย

1. เลอกรายการแจงเตอนเวลานดหมายทตองการแกไข 2. กดป ม “แกไข” 3. โปรแกรมจะเปดหนาจอเพอแกไขขอมลการแจงเตอน

2 1

4 5 6

1 2



4. เมอแกไขเสรจสน ใหกดป ม “ตกลง”

ลบการแจงเตอนเวลานดหมาย

การแกไขการแจงเตอนเวลานดหมายท าไดโดย

1. เลอกรายการแจงเตอนเวลานดหมายทตองการแกไข 2. กดป ม “ลบ”

สรางรายการนดหมายทเกดประจ า กระบวนการคลายสรางรายการนดหมาย เพยงแตในหนาจอสรางรายการนดหมาย ใหกดปม “นด

หมายเกดซ า” โปรแกรมจะเปลยนจดประสงคการสรางใหเปนการสรางรายการนดหมายทเกดประจ า เมอกดปมนแลวสงทไมใชงานคอ เวลาเรมตน และ เวลาสนสด

และชองน าเขาทเพมขนคอขอมล “นดหมายทเกดประจ า”

โดยจะแบงเปนสวนใหญๆดงน

4

1 2



เวลารายการนดหมาย

ก าหนดเวลาทเกดขนของรายการนดหมาย สามารถระบเวลาทเกดในชอง “เวลาเรมตน” และ “เวลาสนสด” รวมถงระยะของรายการนดหมาย

ในกรณเปนเหตการณทงวน สามารถระบไดโดยท าเครองหมายถกในชอง “เหตการณทงวน”

รปแบบการเกดประจ า

ก าหนดรปแบบการเกดประจ าของรายการนดหมาย เลอกไดจากตวเลอก “รปแบบการเกดประจ า” โดยมรปแบบอย 4 รปแบบไดแก

การนดหมายทเกดประจ าวน

เปนการประจ าทกวน โดยระบไดวา

ทกๆ จ านวนวนทก าหนด

ทกๆ วนท างาน คอ วนจนทรถงศกร

การนดหมายทเกดประจ าสปดาห



เปนการประจ าทกสปดาห โดยระบไดวา จะเกดทกๆกสปดาห และจะเกดในวนได

การนดหมายทเกดประจ าเดอน

เปนการประจ าทกเดอน โดยระบไดวา จะเกดทกๆกเดอน และระบวา

เกดในวนทเทาไหรของเดอน

เกดในวนใดของเดอน

การนดหมายทเกดประจ าป

เปนการประจ าทกป โดยระบวา

เกดในวนทเทาไหรของเดอนทระบ

เกดในวนใดของเดอนทระบ

ขอบเขตการเกดประจ า



ระบวานดหมายทเกดประจ ารายการนจะเรมตนและสนสดเมอใด ก าหนดโดย

1. ก าหนดระยะเวลาเรมตนทชอง “เวลาเรมตน” 2. เลอกประเภทขอบเขตการเกดประจ า ในตวเลอกหลงชอง “เวลาเรมตน”

ประเภทขอบเขตการเกดประจ า ประกอบดวย

ไมมวนสนสด

สนสดเมอครบจ านวนนครง: โดยระบจ านวนครงทใหเกดการนดหมาย เมอครบจ านวนครงทระบ จะเปนการสนสดขอบเขตการเกดประจ า

สนสดเมอถงวนท: โดยระบวนทสนสดขอบเขตการเกดประจ า

อานรายการนดหมาย สามารถเปดอานโดยการดบเบลคลกทรายการนดหมายทตองการอาน โปรแกรมจะเปดหนาจอ

ใหมขนมา



ในกรณททานไดรบสทธในการแกไขรายการนดหมายจะปรากฏป ม “แกไขเนอหา” เมอทานกดป มโปรแกรมจะเปดหนาจอแกไขรายการนดหมายขนมา

ถาทานตองการสรางการแจงเตอนในรายการนดหมาย ใหกดป ม “สรางการแจงเตอน”

โปรแกรมจะเปดหนาจอ

เมอการสรางเสรจสนจะแสดงในตาราง “การแจงเตอน”

" ซงทานสามารถแกไขหรอลบการแจงเตอนไดจากตารางน

ในกรณทรายการนดหมายนเปนรายการนดหมายทเกดประจ า จะแสดงขอมลในสวน “นดหมายทเกดประจ า” ตอทายจากขอมลรายการนดหมาย

คนหารายการนดหมาย



การคนหารายการนดหมายท าไดโดย

1. ไปยงหนาจอปฏทน 2. คลกชองคนหาทอยมมบนขวามอของหนาจอหลก พมพค าคนทตองการและกดปม

“Enter” ทแปนพมพ 3. โปรแกรมจะน าค าคนดงกลาวไปคนหารายการนดหมาย และแสดงรายการนดหมายใน

รายการขางลาง

การจดการปฏทน ความสามารถนจะใชไดกตอเมอกระท าตอปฏทนสวนตวของทาน หรอปฏทนของหนวยงานททาน

ไดรบสทธในการการจดการปฏทน

สรางปฏทนยอย ระบบจะสรางปฏทนแรกใหโดยอตโนมตใหกบทานและหนวยงาน ซงพรอมใชงานในการสราง

รายการนดหมายไดทนท และระบบยงสามารถใหหนวยงานสามารถสรางปฏทนยอย เพอแยกหวขอของรายการนดหมายไดตามตองการของหนวยงาน แตเพอลดความสบสนในการแยกหวขอระบบจะไมอนญาตใหสรางปฏทนยอยซอนปฏทนยอย การสรางท าไดโดย

1. ไปยงแถบ “โฟลเดอร” ทอยดานซายมอของหนาจอ

1 2 3



2. เลอกหนวยงานททานตองการจดการปฏทน 3. ไปยงโฟลเดอรทชอ “Calendar” 4. คลกขวา และเลอก “สรางปฏทนยอย” 5. กรอกชอทตองการในหนาจอ

6. การสรางเสรจสน

ลบปฏทนยอย การลบปฏทนยอยไดจะท าไดกตอเมอไมมรายการนดหมายอยภายในปฏทนยอยนน การลบท าไดโดย

1. ไปยงแถบ “โฟลเดอร” ทอยดานซายมอของหนาจอ 2. เลอกหนวยงานททานตองการจดการปฏทน 3. คลกทโฟลเดอรทตองการลบ ซงอยภายใตโฟลเดอรทชอ “Calendar” 4. คลกขวา และเลอก “ลบ” 5. การลบเสรจสน

การมอบสทธการเขาถงปฏทน ปฏทนสามารถการเขาถงจ าแนกตามสทธหรอชองทางการเขาถงคอ

การมอบการเขาถงโดยสทธของหนวยงาน (Right)



เปนการมอบสทธเพอใหบคคลในหนวยงานเขาถงปฏทนทงหมดของหนวยงาน โดยใชโครงสรางการในการจดการอ านาจของระบบฯ ซงวธนจะเหมาะกบบคคลในหนวยงานหรอผทท าการจดการปฏทน มอบอ านาจท าไดโดย

1. ไปทเมน “เครองมอ” และ “มอบและถอนอ านาจ” ตามล าดบ

2. โปรแกรมจะเปดหนาจอใหมขนมา

3. เลอกหนวยงานในชอง “มอบอ านาจหรอบทบาทของ (ผมอบอ านาจ)” 4. กดปม “แกไข” ทมมขวาลางของหนาจอ 5. โปรแกรมจะเปดหนาจอเพอเลอกบคคลและอ านาจทมอบ

4

3



6. กดปม “เพม” เพอเพมบคคลทตองการมอบอ านาจ 7. หลงเพมบคคลจะปรากฏชอทกรอบรายชอดานบน 8. คลกทรายชอทกรอบรายชอดานบน 9. ท าเครองหมายถกหนาตวเลอกอ านาจในหมวดปฏทนทตองการมอบ 10. กดปม “ตกลง” 11. เสรจสนการมอบอ านาจ

การมอบการเขาถงโดยการเผยแพร (Share)

เปนการมอบสทธเพอใหกลมบคคลเขาถงปฏทนเฉพาะหนวยงาน โดยใชโครงสรางการในการจดการการเผยแพรขอมลของระบบฯ ซงวธนจะเหมาะกบบคคลภายนอกหนวยงานหรอการจ ากดการเขาถงปฏทนของบคคลในหนวยงาน

แตเนองดวยหลกการเผยแพรขอมลของระบบนนจะเผยแพรขอมลทระบและขอมลยอยทอยภายใตดวย ดงนนถาเผยแพรปฏทนแรกจะท าใหเผยแพรปฏทนยอยไปดวยถงแมวาปฏทนยอยนนถกสรางมาภายหลง

ในการใชการเผยแพรในการก าหนดสทธการเขาถงทถกตอง ควรจะสรางกระดานขายยอยเพอใชงานและเผยแพร หามเผยแพรปฏทนแรก โดยอาจใชงานปฏทนแรกเปนเพยงการใชงานสวนตวหรอภายในหนวยงานเทานน

การเผยแพรท าไดโดย

9

6 8



1. คลกขวาทปฏทนยอยทตองการเผยแพร ถาผท าการเปนผมสทธในการเผยแพรจะปรากฏเมน “แชร”

2. โปรแกรมจะเปดหนาจอ “แชร”

3. กดปม “แชรใหกบ” โปรแกรมจะเปดหนาจอ “Choose group” เพอใหมอบสทธการเขาถง

ใหกบกลมผมสทธเขาถงขอมล

4. มอบสทธโดยการท าเครองหมายถกในรายการกลมผมสทธเขาถงขอมล โดยสทธทใหจะแสดงใน

หวคอลมพ โดยจะมกลมผมสทธเขาถงขอมลแรกชอวา “ทกคน” คอทกคนทเขาใชงานระบบฯ 5. ในกรณทตองการเพม แกไข กลมหรอสมาชกกลม สามารถท าไดโดยกดปม “จดการรายชอกลม” 6. กดปม “บนทกแลวปด”



7. มอบสทธเสรจสน

การจดการรายการนดหมาย

การยายรายการนดหมาย

สามารถยายรายการนดหมายระหวางปฏทนในหนวยงานเดยวกน โดยการ

1. เลอกปฏทนทมรายการนดหมายทตองการยาย 2. เลอกรายการในหนารายการรายการนดหมายของปฏทนตนทาง 3. ลากไปยงปฏทนปลายทาง

การลบรายการนดหมาย

การลบรายการนดหมายท าไดโดย 1. เลอกรายการรายการนดหมายทตองการลบ

2. กดปม “delete” ทแปนพมพ และยนยนการลบ

3. การลบเสรจสน รายการนดหมายทลบจะถกยายไปอยท Recycle Bin ซงสามารถกรายการนด

หมายกลบมาได ถาตองการลบอยางถาวรสามารถท าไดโดยการลบอกครงจาก Recycle Bin

2

1 3

Date post:	25-Jun-2020
Category:	Documents
Upload:	others
View:	1 times
Download:	0 times

คู่มือการใช้งาน SYSTEM CONFIGURATION ·...

Documents