Microsoft Access 2003
1
บทท 1 การใชงานเบองตน
รจกฐานขอมลกอนใชงาน Access 2003
ฐานขอมลทวไปจะประกอบไปดวย 2 สวนทสาคญคอ Field และ Record Field : ชอของหวคอลมนหรอชอประเภทของขอมลทจะเกบ เชน ID, First Name, Last Name, Address Record : ขอมลทจดเกบโดยแยกเปนประเภทของ Field ทไดสรางไวเมอนาทง Field และ Record มารวมกนแลวเราจะเรยกวา Table โดยดไดจากภาพตวอยางดานลาง
Field Name
Record
เรยกใชงานโปรแกรม Microsoft Access
1. คลกปม Start menu บนทาสกบาร จากนนคลกเมาสท All Program 2. คลกเมาสท Microsoft Access หรอกรณทมไอคอนของโปรแกรม Microsoft Word อยบน
เดสกทอปกสามารถดบเบลคลกทไอคอนไดทนท
สวนประกอบตาง ๆ ของ Word 2003
Microsoft Access 2003
2
ออปเจกตาง ๆ ใน Access 2003
Table : เปนสวนสาคญทสดในโปรแกรม เนองจากมหนาทจะตองเกบขอมลทงหมดไวท Table Query : ใชสาหรบสรางเงอนไขเพอใหแสดงขอมลเฉพาะสวนทตองการ Form : สรางขนมาเพอเปนสอกลางระหวางโปรแกรมกบผใชงาน (User Interface) เพอใหทางานสะดวกขน Report : แสดงรายงานออกทางเครองพมพ Macro : เพอชวยลดขนตอนการทางานทยาวหรอการทางานทซา ๆ กนใหสนลง Module : เปนการเขยนโปรแกรมภายในโปรแกรม Access เพอใหงานทสรางนนมประสทธภาพในการใชงานมากยงขน
การใชงานทลบาร
การเรยกใชทลบารจะเหมอนกนกบการใชงานโปรแกรม Microsoft Office อน ๆ เชน Word, Excel หรอ Power Point โดยเรยกจากเมน View แลวเลอกคาสง Toolbar จากนนเลอกชอของทลบารทตองการจะใชงานแตจะแตกตางตรงททลบารในโปรแกรม Access จะถกเปลยนไปตามสถานการณทกาลงใชงานอยอตโนมต เชน ขณททางานอยท Database Window กจะแสดงทลบาร Database แตถาในขณะทกาลงออกแบบ Form อยนนกจะเปนทลบาร Form Design เปนตน
Microsoft Access 2003
3
บทท 2 การสราง Database
สราง Database
กรณเรมเปดโปรแกรม Access 2003
1. คลกเมน File แลวเลอกคาสง New
2. คลก Blank Document หรอคลกทไอคอน
3. จะปรากฎ Task Panes ดานขวาใหเลอก Blank database…
4. จะปรากฎไดอะลอกบอกซดงรป
Microsoft Access 2003
4
5. ตงชอไฟลทตองการแลวกดปม Create
สราง Database ดวย Wizard
1. คลกเมน File เลอกคาสง New 2. เลอกแถบ On my computer…
3. เลอกทแถบ Database แลวเลอกไอคอนของ Template ทตองการใชงาน แลวคลกปม OK
Microsoft Access 2003
5
6. ตงชอไฟลทตองการแลวกดปม Create
7. เมอเรมเขาสขนตอนของการสราง Database Wizard โปรแกรมจะบอหใหทราบวาจะทาการ
เกบขอมลอะไรใหบางในนหลงจากนนใหคลกปม Next
Microsoft Access 2003
6
8. เลอก Field ทตองการแลวคลกปม Next
9. เลอกรปแบบ Form ทตองการแลวคลกปม Next
Microsoft Access 2003
7
10. เลอกรปแบบ Report ทตองการแลวคลกปม Next
11. ตงชอทตองการใหเปน Title ของ Database แลวคลกปม Next
Microsoft Access 2003
8
12. กาหนดวาตองการเรมใชงาน Database นเลยหรอไม แลวคลกปม Finish จากนนรอสกคร โปรแกรมจะทาการสราง Database ให
13. เมอสรางเสรจเรยบรอยจะไดตวอยางดงภาพ เพอเขาสการเรมตน Database น
Microsoft Access 2003
9
การปด Database
การปด Database ทาได 2 วธคอ คลกปม Close ทหนาตางของ Database หรอเปด Database อน ๆ ขนมา (รายละเอยดอยในหวขอตอไป) Database ทเปดอยกจะถกปดไปโดยอตตโนมต เพราะจะนนแสดงวาในการใชงานโปรแกรม แตละครงจะสามารถเปดไดเพยงครงละหนง Database เทานน
การเรยกใช Database
1. คลกเมน File เลอกคาสง Open หรอคลกปม Open บนทลบาร 2. เลอกโฟลเดอรทเกบ Database ทตองการใชงาน จากนนเลอก Database แลวคลกปม Open
Microsoft Access 2003
10
บทท 3 การใชงาน Table
การสราง Table ดวย Entering data
1. คลกไอคอน Table จากแถบดานซายของ Database Windows 2. ดบเบลคลกท Create Table by Entering Data โปรแกรมจะทาการเปดตารางขนมา
เพอใหปอนขอมลในแตละ Field
3. คลกปม Save บนทลบาร แลวตงชอ Table ตามทตองการและควรใหสอดคลองกบขอมลใน Table นนๆ
4. จากนนปรแกรมจะถามวาตองการใส Primary Key หรอไม ถาตองการใหคลก Yes แตถาไมตองการใหคลก No ในกรณนใหคลกปม No ไปกอน
Microsoft Access 2003
11
5. ทงตารางจะมทงหมด 10 Field ถาหากเราปอนแค 6 Field โปรแกรมกจะตดใหเหลอแค 5
การสราง Table ดวย Table Wizard
ใหดบเบลคลกท Create Table by Using
2. เลอกหมวดหมของ Table ทจะสรางวาเปน Business หรอ Personal แลวคลกปม Next
Field ตามตวอยาง
1. ขณะอยทออปเจค Table ใน Database Windows Wizard
3. เลอกประเภทขอมลทจะสรางเปน Table จากนนเลอก Field ทตองการ
Microsoft Access 2003
12
4. ตงชอของ Table แลวเลอกวาตองการกาหนด Primary Key เลยหรอไม แลวคลกปม Next
5. ถามหลาย Table จะตองการใหมความสมพนธกบ Table ใดหรอไม กรณนมเพยง Table เดยว
ใหคลกปม Next
Microsoft Access 2003
13
6. เลอก Enter data directly into the table เพอทจะเขาไปปอนขอมลใน Table ไดเลยคลกปม
Next
Microsoft Access 2003
14
การสราง Table ดวย Design View
ase Window ใหดบเบลคลกท Create Table in Design view
2. ตงชอ Field จากนนใสรายละเอยดในชอง Description และกาหนดพนทหรอขนาดในการจดเกบขอมลท Field
มายเหต
1. ขณะอยทออปเจค Table ใน Datab
ในชอง Field Name แลวกาหนดรปแบบของขอมลทจะจดเกบในชอง Data Type
Properties สวนดานลางของหนาตาง Design View
ห ขอจากดในการสราง Field หามเกน 64 ตวอกษร หามใชเครองหมายหรอสญลกษณดงน ! [ ] . ‘
Microsoft Access 2003
15
คณสมบตของแตละ Field (Field Properties) Field Size ขนาดของ ตามชนดทเลอกไวใน Data Type Format อมลใน Field นน ๆ รปแบบของขInput Mask ปอนไดเฉพาะตวเลขไดไมเกน 5ตวเลข รแปแบบทใชบงคบปอนขอมล เชน กาหนดใหCaption ปายชอทตดแทนชอ Field ทหวคอลมนเมอแสดงขอมลแบบ Datasheet View Default Value การกาหนดคาเรมตน Validation Text แสดงกรอบขอความเมอขอมลทปอนเขาไปไมเปนไปตามเงอนไงทกาหนดไวใน
Validation Rule Required กาหนดวาตองปอนขอมลหรอไม Allow Zero Length ปอนคาวาง (Null Value) ไดหรอไม กาหนดวาสามารถ
แทรก Field
าสท Field ทตองการแทรก จากนนคลกปม Insert rows คลกเม บนทลบาร าง Field ใหมในแถววางทแทรกขนมาไดตามปกต
ลบ Fiel
คลกเมาสทปมดานหนาแถวของ Field ทตองการจะลบ แลวกดแปน Delete ทคยบอรด แถวกเลอนขนมาแทนทเองอตโนมต
ทปมดานหนาแถวของ Field ทตองการจะยายแลวปลอยเมาส สไปยงปมดานหนาแถวของ Field ทไดเลอกไว โดยจะสงเกตเหนตวชเมาสเปนลกศร
กเสนแนวนอน
จากนนสร
d
ดานลางจะถ
ยาย Field
1. คลกเมาส2. ชเมา3. ใชเมาสลากเพอยาย Field ดงกลาวไปยงตาแหนงทตองการโดยสงเกตจา
Microsoft Access 2003
16
การใชงาน Primary Key ระโยชน Primary Key
ลทซากน การปอนขอมล
ระหวาง Table
Field ของ Table ได (Cornbination
ary Key จาก 1 Field
imary Key
ป 1. ปองกนการปอนขอม 2. ปองกนการเวนวางใน 3. ชวยในการจดเรยงขอมล 4. เปน Field ทใชในการสรางความสมพนธขอกาหนด Primary Key 1. Primary Key สามารถสรางไดจาก 1 Field หรอมากกวา 1Primary Key) 2. Table ในโปรแกรม Access สามารถมไดเพยงแค 1 Primary Key ได วธกาหนด Prim
1. เลอก Field ทตองการกาหนดใหเปน Primary Key จากนนคลกปม Pr บนทลบาร ณ Primary Key เปนรปกญแจอยดานหนา
ธกาหนด 1. เลอก าของ Field
ารไดเลย แตถากรณท Field ทตองการไมไดอยตดกน ใหกดแปน
2.
2. เหนวา Field นน ๆ จะมสญลกษ
ว Primary Key จากหลาย Field
Field ทตองการ กรณท Field ทตองการนนอยตดกนใหใชเมาสลากจากปมดานหนแรกลงมาจนถง Field สดทายทตองกCtrl คางไว แลวคลกเมาสไปยง Field ทตองการจนครบแลวปลอยเปน Ctrl
คลกปม Primary Key บนทลบาร ยกเลก Primary Key วธการ
ทไดกาหนด Primary Key ไวในตอนแรก จากนนคลกบารซาอกครง
1. ถาตองการยกเลก Primary Key ใหเลอก Field ปม Primary Key บนทล
Microsoft Access 2003
17
การจดการกบ Table ารแกไขโครงสราง Table
ทตองการจะเขาไปแกไข ลบารของ Database Window
นทกโครงสร การใชงาน Table ถาเปนการปอนขอมลเขาไปใน Table โปรแกรมจะทาการบนทกขอมลทปอนให
กรณทมการเปลยนแปลงหรอแกไขโครงสรางใน Design View เรา จะตองทาการบนทก
ทกคร
ก1. เลอกชอ Table 2. คลกปม Design บนท
บ าง อตโนมตอยแลว แต
เอง งโดยคลกทปม Save บนทลบาร เปลยนชอ Table
1. คลกเมาสขวาตรง อง Table ทตชอข องการจะเปลยน คาสง Rename
2. เลอก3.
Microsoft Access 2003
18
3. พมพชอใหมทตองการแลวกดแปน Enter
อปป Table 1. เลอก
2. คลกเมาส Paste
ก Table ทตองการจะปอปป จากนนคลกเมาสขวาแลวเลอกคาสง Copy
ตรงพนทวางของ Table ใน Database Window แลวเลอกคาสง
Microsoft Access 2003
19
3. พมพชอ Table ใหมในชอง Table Name จากนนเลอกรปแบบการกอบปในหวขอ Paste Options แลวคลกปม
บ Table 1. เลอก Table ทตองการจะลบแลวกดแปน Delete
กรมจะแสดงขอความเพอยนยนการลบใหคลกปม Yes
การปองก
องขอมล 1. คลกเมาสทบรรทดางตอจากขอมลสดทาย 2. ปอนขอมลในแตละ Field ทตองการ จากนนใหกดแปน Enter เพอปอนขอมลใน Field ตอไปจนจบ
Record ใหมให
อนดข
ล
2. โปรแ
นและแกไขขอมล Table
ป
Field สดทายโปรแกรมจะทาการขน
เล อมล Record Navigator
Microsoft Access 2003
20
เมอเปด Table ขนมาทาการปอนขอมลจะสงเกตเหนทดานลางของ Table นนจะมปมลกศรอยหลายปมวยกน เราเรยกวา Record Navigation เพอใชในการเลอนดขอมล โดยความหมายของแตละปมดงน
เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรดแรกสด
ด เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคกอนหนา แสดงลาดบทเรคคอรควาขณะนอยทเรคคอรคทเทาไร เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคนดไป เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคสดทาย เพอไปยงบรรทดสดทายของ Table เพอทาการปอนขอมลใหมเขาไป ยกเลกการปองกนขอมในขณะทกาลงปอนหรอ คนนจะเปนนสอ ถาตองการยกเลกขอมลทกาลงปอนอยเฉพาะใน Field นนใหกดแปน Esc 1 ครง แตถาตองการเลก
คใหกดแปน Esc ตามอกครง
ยคลกเมน Records แลวเลอกคาสง Save
2.
ล แกไขขอมลทเรคคอรคใดอยกตามจะสงเกตเหนปมดานหนาของเรคคอรรปดการปองกนขอมลทงเรคคอรบนทกขอมล โดยปกตเมอเราปอนขอมลโปรแกรมจะทาการบนทกขอมลใหอตโนมต แตกรณทเราปอนกนไมครบทงหมด ในเรคคอรคนนและตองการจะบนทกขอมลสามารถทาไดโดRecord ลบขอมลทง Record 1 ใชเมาสคลกดานหนาของเรคคอรคทตองการจะลบจากนนกดแปน Delete ทคยบอรค
จากนนจะมกรอบขอความเพอยนยนการลบขอมลใหคลกปม Yes
Microsoft Access 2003
21
การ Import Table
port จากโปรแกรม Excel 1. คลกเมน File เลอกคาสง Get External Data จากนนเลอกคาสงยอย Import
File of types เปน Microsoft Excel ( .xls ) Import เขามา แลวคลกปม Import
4. กาหนดวาต
จากโปรแกรมอน Im
2. เลอกประเภทของไฟลจากชอง 3. เลอกชอไฟลทตองการ
องการใหแถวแรกของตารางเปน Row Heading หรอไม
Microsoft Access 2003
22
5. กาหนดวาตองสรางเปน Table ใหมหรอตองการจะนาขอมลท Import เขามาไมตอกบ Table ทมอยเดม
6. กาหนดวาตองเร
7. เลอกรปแบบการก
ยงลาดบ Field ใดหรอไม
าหนด Primary Key
Microsoft Access 2003
23
8. ตงชอ Table แลวกดปม Finish
port
1. Import
ขามาแลวคลกปม Import
4. จากโปรแกรม Access ดวยกน Module กได
5. ถาตองการกาหนดตวเลอกอน ๆ กอน Import ใหคลกปม Option
Im จากไฟลอนในโปรแกรม Access
คลกเมน File เลอกคาสง Get External Data แลวเลอกคาสงยอย2. กาหนด File of type เปน Microsoft Access 3. เลอกไฟลทตองการจะ Import ขอมลเ
เลอกออปเจคทตองการจะ Import เนองจากวากรณท Import สามารถ Import ไดทง Table, Query, Form, Report, Macro หรอ
6. จากนนคลกปม OK
Microsoft Access 2003
24
สราง Field แบบ
1. เปด เปน Lookup Wizard
อก Lookup Wizard
4. กาหนดว มพใหม (กรณตวอยางนใหเล
Lookup Wizard
Table ขนมาในมมมองแบบ Design View 2. เลอก Field ทตองการจะกาหนดให3. ท Data type ของ Field ใหเล
าขอมลทจะนามาสรางจะนามาจาก Table/Query หรอจะพอกแบบพมพใหม) แลวคลกปม Next
Microsoft Access 2003
25
5. พมพรายการทตองการจะใหเปนตวเลอก ดงตวอยาง แลวคลกปม Next
6. ตงช
ราง Field แบบ icrosoft Access 2003 มความสามารถในการจดรปแบบ Field แบบ Hyperlink ได เพอชวยให Database องคณสามารถตดตอกบระบบ Internet หรอโปรแกรมอน ๆ ไดสะดวกยงขน โดยการกาหนดให Field นนๆ
โดย
บตของ Hyperlink ทจะตดตอกบโปรแกรมอนหรอ Internet ได การจดเร อเรยง 1 Field
1.
อทจะใหแสดงทหวคอลมนของ Field น (ควรใหเหมอนกบชอ Field)
ส Hyperlink Mขเปนรปแบบ Hyperlink ทาได
1. เปด Table ทจะกาหนด Field ใหเลอกรปแบบ Hyperlink แบบ Design View 2. ท Data type ของ Field ดงกลาว ใหเลอกเปน Hyperlink หลงจากนนขอมลทปอนเขาไปใน
Field นนกจะมคณสมยงข มล
เลอกคอลมนของ Field ทตองการจะเรยงขอมล
Microsoft Access 2003
26
2. คลกปม Sort Ascending หรอ Sort Descending เหมอนการเรยง 1 Field ล การคนหาขอม
1. คลกเมส Field ทตองการจะคนหาขอมล
2. คลกปม Find บนทลบาร 3. พมพขอความทตองการจะคนหาในชอง Field What
กรอบขอความแสดงขนมาบอก
ตวเลอกต ๆFind what ารหา
4. จากนนกาหนดตวเลอกตาง ๆ แลวคลกปม Find Next 5. กรณทถาคนหาเจอคอรเซอรจะไปเลอกอยตรงขอความนน ๆ แตถาหไมเจอกจะม
าง ในการคนหาขอมล ขอมลทตองก
Look in Field ทจะเขาไปคนหา Matchs Whole Field จะตองสะกดใหครบและเหมอนกบขอมลใน Field
มจาเปนตองสะกดใหครบทกตวอกษร ตวอกษรทขนตนดวย...เทานน
Any part of Field ไStart of Field หาเฉพาะ
Search กาหนดทศทางในการคนหาวาจะใหหายอนขนหรอลง หรอทงหมด Match case รคนหา รปแบบการสะกดคาตวพมพเลกหรอพมพใหญจะมผลในกา
ลดวย Filter กขอมลทเลอ
1. เลอกขอมลทตองการจะกรองขอมล จากนนคลกปม Filter by Selection
กรองขอมกรองขอมลจา ก
โปรแกรมจะทานไขทตองการและแสดงผลออกมาในตาราง การการกรองเฉพาะเงอ
Microsoft Access 2003
27
2. ถาตองการยกเลกการกรองขอมลใหคลกปม Remove Filter การกรองขอมลโดยกาหนดเงอนไขเอง
1. คลกปม Filter by Form 2. กาหนดตวเลอกทจะใหเป
นเงอนไขในการกรองขอมล
3
. คลกปม Apply Filter โปรแกรมจะแสดงขอมลทถกกรองออกมาใหในตาราง
Microsoft Access 2003
28
บทท 4 การใชงาน Query
ระโยชนของ Query
. องการ
. le แลวใหแสดงขอมลเพยง Table เดยว ดจากการคานวณ ล
ประเภท
เปน Query ทสามารถปอนหรอแกไขขอมลเขาไป Update ใน Table ได 2. Snapshot Query : เปน Query ทสามารถปอนหรอแกไขขอมลเขาไป Update ใน Table ได
รถคานวณหาคาตวเลข หรอนาขอความมาเชอมตอกน ซงไมมการนาผลลพธทไดน Table
สราง S
1. 2. query in design view
3. เล Query อกได)
4. เม
ป
1 แสดงขอมลตามเงอนไขทต2 รวมขอมลจากหลาย ๆ Tab3. แสดงขอมลทเก4. จดกลมของขอม
ของ Query
1. Dynaset Query :
แตจะสามาเขาไปเกบใ
elect Query
ขณะทอย Database Window ใหเลอก Query ดบเบลคลกท Create
อกชอ Table หรอ Query ทจะนาไปสราง Query (lสามารถนา Query มาสรางแลวคลกปม Add อไดครบตามจานวนแลวใหคลกปม Close
Microsoft Access 2003
29
5. ใชเมาส าง โดยเรยงไปตามล
ลากดบเบลคลก Field ทตองการแสดงผลขอมลลงในชองวางดานลาดบ
6. คลกปม Run เพอแสดงขอมลตามเงอนไขหรอ Field ทไดกาหนดไว
7. ถาตองการกลบไปยง Design Query ใหคลกปม Design View บนทลบาร
8. คลกปม Save เพอทาการบนทก Design Query
Microsoft Access 2003
30
กาหนดเงอนไขใน Query เพอแสดงขอมลทตองการ
บบท 1 แสดงขอมลเฉพาะประเภท Seafood
แบบท
แบบท
แบบท
บบท 5 แสดงประเภทสนคา Seafood หรอ Beverages
แ
2 ใหแสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S
3 ใหแสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S และอยในประเทสนคา Seafood
4 แสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S หรอสนคาประเภท Beverages
แ
Microsoft Access 2003
31
สร
างเงอนไขขอมลประเทตวเลข
เครองหมายเปรยบเทยบทสามารถใชได > มากกวา < นอยกวา >= มากกวาหรอเทากบ <= นอยกวาหรอเทากบ <> เทากบ ไม Between 1 an าตงแต 1 ถง 3
,2) แสดงคSeafood od
รางเงอนไขใน Query แบบ Parameter
d 3 แสดงคIn(1 า 1 หรอ 2 Not แสดงคาทไมใช Seafo
ส
Microsoft Access 2003
32
ขอความทจะกาหนดใหเปน Parameter จะตองพมพใหอยภายในเครองหมาย [] เทานน และอกษรตวแรกะตองไมเวนวรรคกบ [ หามใชเครองหมาย ! หรอ . ภายใน Parameter
1. Design Query ทตองการจะกาหนด Parameter ทกาหนด Parameter
ลก
จ
2. คลกเมาสในชอง Criteria ของ Field 3. พมพขอความทตองการภายในเครองหมาย [ ] เชน [Enter category of products] จากนนค
ปม Run
5. จากนน Query กท ปใน Parameter
4. โปรแกรมจะแสดง Input Box และมขอความทไดตพมพใน Parameter Query ขนมาให ใหทากาปอนเงอนไขทตองการในชองวาง แลวคลกปม ok
าการแสดงขอมลตามเงอนไขทไดพมพเขาไ
Microsoft Access 2003
33
หมายเหต นคาทอยในมวดหมของ Beverages แตจาไมไดวาสะกดอยางไร จงอยากจะพมพ B* แตถาเปน Parameter จะพมพได นอกจากใน Design Query จะตองใส Like หนา Parameter นนๆ เชน Like [Enter category of
roduct]
บางครงเราจาเปนตองการขอมลทเปนชวงๆ โดยเฉพาะวนท เชน ตองการดรายการตงแต 1/01/39 ถง 01/12/39 สามารถใช Parameter Query เปนเครองมอชวยในการปอนเงอนไขไดดงน
อนขอมลชวงสดทายแลวคลกป งชวงทกาหนดไวให
กรณทเราไมสามารถจาชอเตมทจะใชเปนเงอนไขได เชน ตองการหาสหไมp
สราง Query เพอใหแสดงขอมลเปนชวง ๆ
ใน0
จากนนคลกปม Run บนทลบาร Query จะแสดง Input Box เพอใหปอนขอมลในชวงแรก แลวคลกปม OK
ป ม OK Query จะแสดงขอมลทอยในเงอนไขขอ
Microsoft Access 2003
34
การ Join Table ใน Query
1. ขณะทอยใน Create query in design view 2. เลอกชอ Table ทตองการ แลวคลกปม Add หรอดบเบลคลกชอ Table ทตองการไดทนทการ
Join Table ใน Query นนจะตองมอยางนอย 2 Table
n Query แตตองการจะเพม Table ใหคลกปม Add Table
Database Window ใหคลกท Query จากนนเลอก
3. กรณขณะอยท Desig บนทล
หแสดงขอมลแลวคลกปม Run
กาหนดในการ Join Table 1. Field 2. Field 3. กรณ
ใชงาน Simple Query Wizard
. ขณะทเลอก Query ใน Database window ใหคลกปม
บารแลวทาซาขอ 2 4. ถา Field ทง 2 Table ทเพมเขามามความสมพนธกนอยแลวจะมเสนโยงปรากฎขนมา 5. เลอก Field จากทง 2 Table ทตองการจะใ
ขอ
ทจะนามาอางหรอใชเชอมโยงระหวาง Table นนจะตองเปน Primary Key ทสมพนธกนของทง 2 Table จะตองม Data Type และ Field Size ทเหมอนกน ทชอ Field ของทง 2 Table เหมอนกนโปรแกรมจะทาการเชอมความสมพนธใหอตโนมต
1
Microsoft Access 2003
35
2. เลอก Simple Query Wizard แลวคลกปม OK
3. เลอก Field ทจะใหแสดงผล (หลงจากเลอก Table นไดอก) แลวคลกปม Next
. กรณทมขอมลท ถาตองการใหเลอก Summary
. คลกปม วเลขออกมา แลวคลกปม OK
ชอ Table / Query ทตองการจานามาสราง Query จากนนเลอกแรกและเลอก Field เรยบรอยแลว สามารถเลอก Table อ
4 เปนตวเลขตองการจะใหมการหาผลรวมใหหรอไม 5 Summary Options แลวเลอกฟงกชนทตองการใหสรปผลต
Microsoft Access 2003
36
6. คลกปม Next จากนนต
Query เพอสรางส
1. ใน Query Design บรรทดแรกตอจากคอลมนสดทาย พมพชอ Field ใหมนาหนาตามดวยรองหมาย : แลวตามดวยสตรคานวณ เชน Vat : [UnitPrice] * 0.07
งชอ Query แลวคลกปม Finish
ใช ตรคานวณ
เค
2. คลกปม Run บนทลบาร จะสงเกตเหนคาวา Vat จะปรากฎอยทหวคอลมนสดทาย แลพทจะถกคานวณและแสดงออกมาอยในตาราง ซงจะไมสามารถแกไขหรอลบขอมลนนได แตขอมลจะถ
าเปลยนแปลง หรอ update ตามตวเลขของ unitprice
ะผลล กท
Microsoft Access 2003
37
3. ถาตองการจดรปแบบของตวเลขสามารถทาไดโดยคลกปม Design 4. คลกเมาสขวาท Field ทสรางขนมาใหม เลอกคาสง Properties ในชอง Format เลอกรปแบบท
ตองการ
Query ในการเช
คลกในคอลมนวาง ๆ ท Design Query จากนนพมพชอ Field ใหมทสมพนธกบขอความตามตวอยาง roduct : [ProductID] & “ “& [ProductName] ซงเครองหมาย & เปนเครองหมายทใชในการเชอมตอ
ขอความสวน ‘’ ‘” เปนการเวนวรรคระหวางขอความเพอใหดสวยงามนนเอง
ใช อมตอขอความ
ใหP
Microsoft Access 2003
38
บทท
สราง
1.
2. เล3. เล
4. เล
5 การใชงาน Form
Form ดวย Wizard
ขณะทอยท Database Window ใหคลกท Form จากนนเลอก Create form by using wizard
อกชอ Table หรอ Query ทตองการนามาสราง Form อก Field ทตองการ จากนนคลกปม Next
อกโครงสรางการวางออปเจค
Microsoft Access 2003
39
5. เล
6. ตงช
อกรปแบบ Form ทตองการแลวก Next
อ Form แลวคลกปม Finish
Microsoft Access 2003
40
สวนประกอบตาง ๆ ของ Form
orm Header & Form Footer
ใชสาหรบแสดงขอมลทหวและทายของ Form ซงทงสองสวนนจะแสดงอยบนหนาจอตลอดเวลา แตถาใน
รณทมการสงพมพออกทางเครองพมพจะเหน Header เฉพาะหนาแรกและ Footer ทหนาสดทายเทานน
าหรบในบางครงถา Form Header หรอ Footer ไมแสดงในขณะอยท Design Form สามารถเรยกขนมาแสดง
จาก เมน View แลวเลอกคาสง Form Header / Footer
age Header & Footer
ทงสองสวนนจะไมนยมแสดงใน Form แตจะแสดงใน Report เปนสวนใหญเนองจากวาจะแสดงทกๆ หนา
นนเอง ซงจะไดศกษาในรายละเอยดตอไปในเรองการใชงาน Report
ปอน
ก
1. คลกเมาสขวาในชองทจะปอนขอมลประเภทรปภาพ จากนนเลอกคาสง Insert Object
2.
F
ก
ส
ได
P
ของเอกสารทพมพออกมาทางเครองพมพ
และแกไขขอมลใน Form
การปอนขอมลไมวาจะปอนในรปแบบของ Datasheet View หรอแบบ Form View จะเหมอนกนท
ประการ แตจะแตกตางกนตรงท Datasheet View จะสามารถมองเหนไดทละหลายๆ เรคคอรด แต Form View
จะเหนไดเพยงแคทละ 1 เรคคอรดเทานน
ปอนขอมลประเภทรปภาพ
จากนนเลอกรปแบบการใสรป แลวคลกปม OK
Microsoft Access 2003
41
อกโปรแกรมทจะใชในการสรางรปภาพ
ว
3. กรณทเลอก Create from File ใหกาหนดตาแหนงทเกบรปภาพทเตรยมไวในชอง File หรอคลกปม Browse เพอเลอกชอไฟล จากนนคลกปม OK
ลยนร
1. าสง AutoFormat 2.
Create New : เมอตองการสรางรปใหม จากนนใหเล
Create from File : เมอตองการใสรปทไดเตรยมไวแล
เป ปแบบ Form ดวย AutoFormat
ขณะทอยท Form Design ใหคลกเมน Format จากนนเลอกค เลอกรปแบบของ Form ใหมตามทตองการแลวคลกปม OK
Microsoft Access 2003
42
จดรปแบบ
ในการ ยกวา Control อก Control เดยว
คลกเมาสท Control ทตองการจะสงเกตเหนวามจดสเหลยมปรากฎอยลอมรอบ Control นนๆ
อกหลาย Control
เลอก Control แรกทตองการไวจากนนกดแปน Shift ทคยบอรดคางไว แลวคลกเมาสไปยง Control
อไปทตองการหรอกรณท Control ทตองการนนอยตดกนสามารถใชเมาสลากผาน Control ทตองการไดเชนกน
จดรปแบบตางๆ ของ Control
ตละ Control ไดจากทลบาร Format โดยแตละปมมความหมาย
ดงน
Form ใน Design View
Design Form ออปเจกตางๆ ทใชในการสราง Form เราจะเรเล
เล
ต
เราสามารถจดรปแบบหรอตกแตงแ
ปมคาสง ความหมาย
เปลยนรปแบบตวอกษร
เปลยนขนาดตวอกษร
ตวอกษรหนา
ตวอกษรเอยง ขดเสนใต ชดซายของ Control กงกลางของ Control
ชดขวาของ Control
สพนของ Control
สของตวอกษร
สของเสนขอบแตละ Control
ขนาดของเสนขอบ
รปแบบของ Control
Microsoft Access 2003
43
วธใช Format Painter 1. เลอก Control ทกาหนดใหเปนตนแบบ
2. คลกปม Format painter บนทลบาร 3. จะสงเกตเหนตวชเมาสจะมสญลกษณ Format Painter ทเปนรปแปรงทาสตดมาดวย ใหนา
เมาสไปคลกท Control ปลายทางทจะคดลอกรปแบบ Control อนมา ลยนขนาดของ Control
ขณะทเลอก Control อยนนจะเหนมจดสเหลยมอยรอบ Control นน ใหชเมาสบรเวณจดสเหลยมจด
ทตองการจะยอหรอขยาย แลวลากเมาสไปในทศทางเพอใหไดขนาดของ Control ทตองการ
รบขนาดแตละ Control ใหเทากน
l ทตองการจะปรบขนาดใหเทากน จากนนคลกเมน Format เลอกคาสง Size แลว
าย Control
ารยาย Control ใหสงเกตท
กรณทตองการยายเพ ชเมาสทจดสเหลยม
ายมอบนสด ตวชเมาสจะกลายเปนรปนวชแลวใชเมาสลากไปยงตาแหนงทตองการ
ถาตองการยายทละหลาย Control หลงจากทเลอก Control ทตองการแลวใหชเมาสไปท Control ใดกไดท
อกไวสงเกตตวชเมาสจะเปนรปมอ ใหใชเมาสลาก Control ไปยงตาแหนงทตองการ
ดแนวการวาง Control หลาย ๆ Control ถาตองการใหหลายๆ Control วางใหอยในแนวทตองการอยางเปนระเบยบสามารถทาไดโดยเลอก
าร จากนนคลกเมน Format เลอกคาสง Align แลวเลอกแนวการวาง Control ตามทตองการ
เป
ป
เลอก Contro
เลอกตวเลอกของการปรบขนาดตามทตองการ
ย
ก ตวชเมาสเปนหลก คอ
ยงแค Control เดยว หลงจากทเลอก Control ดงกลาวแลวให
ซ
เล
จ Control ทตองก
Microsoft Access 2003
44
อบป Control 1. เลอก Control 2. คลกเมาสขวาท3. คลกเมาสขวาพ ดวางใหอยในตาแหนงท
ตองการ บ Control
เลอก Control ทจะลบแลวกดแปน Delete ทคยบอรด ถาตองการยกเลกการลบใหคลกปม Undo
ก
ตนแบบทตองการจะกอบป Control ทเลอกไว แลวเลอกคาสง Copy นทวางใน Form แลวเลอกคาสง Paste จากนนจ
ล
การออกแบบ Form
ประเภทขอ
e ได, มคณสมบตทจะแสดง
แหลงขอมล เ
bo ntrol: ไมสามารถปอนหรอแกไขขอมลได แตจะสามารถแสดงผลลพธของขอมลท
านวณหรอการสรางสตรพเศษขนมาเทานนและจะไมมคณสมบต Control Source
รองมอทใชในการออกแบบ Form
เครองมอทใชในการออกแบบ Form เราจะเรยกวา Toolbox ซงสามารถเรยกใชไดโดยคลกเมน แลวเลอกชอ Toolbox แตจะตองอยท Form Design
ง Control
Bound Control: สามารถ Update ขอมลผาน Form ไปยง Tabl
ทนา สนอออกมาไดคอ Control Source
und CoUn
ไดมาจากการค
เค
View เลอกคาสง Toolbar
Microsoft Access 2003
45
การเรยกห
กนไป ถาตองการจะดคณสมบตของ Control ใดๆ
นาตาง Properties ของ Control
ทก Control จะมคณสมบตทแตกตาง
ในขณะทอยท Form Design ใหดบเบลคลกท Control นนไดทนท หรอคลกปม Properties
บนทลบารกไดเชนกน
สราง Control ใน Form
Label
1. ขณะอยท Form Design ใหคลกปม Label ท Toolbox 2. คลกเมาสยงตาแหนงทตองการสราง Label ทตองการใน Form 3. พมพขอความทตองการ แลวกดแปน Enter ทคยบอรด
age
1.
Im
คลกปม Image ท Toolbox คลกเมาสตรงพนททตองการใน Form จากนนเลอกรปภาพทตองการแลวค2. ลกปม OK
Microsoft Access 2003
46
Text Box
รางจาก Field List
กรณทสราง Form จาก Table หรอ Query ใดจะสามารถสราง Textbox จาก Filed List ไดโดยคลกทปม
ield List
ส
บนทลบาร จากนนใชเมาสลากชอ Field ทตองการมาใสใน Formสรางจาก Toolbox
1. คลกปม Textbox
F
บนทลบาร
2. คลกเมาสใน Form ตรงตาแหนงทตองการสราง Textbox
3. สามารถแกไขขอความทแสดงอยดานหนาของ Textbox โดยเขาไปท Caption
Properties แลวพมพขอความทตองการ
ลทจะ
Textbox ประเภท Bound
4. จากนนเขาไปท Control Source Properties ของ Textbox เพอบอกแหลงขอม
นามาแสดงทางหนาจอ หลงจากนนกจะได
Microsoft Access 2003
47
ใช Textbox ประเภท Unbond
โดยปกตแลวเมอสราง Textbox ขนมาครงแรกจะเปน Unbound กอนเสมอ ซงเราจะไมสามารถใช Control
ระเภท Unbound นในการ Update ขอมลได แตสามารถทจะสรางสตรเพอใหแสดงผลลพธจากการคานวณ
องขอมลทมอยได โดยจะสรางสตรคานวณท Control Source Properties ซงมหลกเกณฑในการสรางสตรดงน
1. ขนตนดวยเครองหมาย =
2. ใชชอ Control หรอ Field ในการคานวณ ซงขอมลใน Control หรอ Field นนๆ จะตองเปนตวเลข
3. ตวอยางเชน =Price * 0.07
รณทแสดงผลออกมาแลวผลลพธทไดเปน #Name? แสดงวาหาชอ Control หรอ Field ไมเจอนนเอง
Textbox ประเภท Unbound เพอเชอมตอขอความ
เราสามารถนาขอความจากหลาย Field มาเชอมตอกนใหอยใน Field เดยวกนไดโดยใชเครองหมาย & เปน
วเชอมและจะตองขนตนดวยเครองหมาย = เหมอนกนโดยวธดงกลาวจะพมพไวท Control Source Properties
นกน ดงตวอยาง =[First Name] & “ “ & [Last Name]
เพอคานวณคาใน Form
ป
ข
ก
ใช
ต
เช
Check Box, Option Button และ Toggle Button
1. ท Form Design ใหคลกปม Check Box หรอ Option Button หรอ Toggle
Button บน Toolbox 2. คลกเมาสไปยงตาแหนงทตองการจะสราง Control ดงกลาว
เปล
ยนขอความใน Label ของแตละ Control ใหเปนไปตามทตองการ
Microsoft Access 2003
48
Option Group
รางดวย Wiza
1.
ส rd
ขณะทอย Form Design ใหสงเกตวาปม Control Wizard ท Toolbox ยบลง รอไม ถายบแสดงวากาลงถกเรยกใชงานอยแลว แตถายงไมยบใหคลกทปม Control Wizard เพอจะเรยกใชน
2. คลกปม Option Group
หงา
บน Toolbox แลวคลกเมาสตาแหนงทตองการใน Form มพรายการทตองการในชองวาง แลวคลกปม Next
3. พมพรายการทตองการในชองวาง แลวคลกปม Next
5.
พ
4. กาหนดคาเรมตนทตองการแลวคลกปม Next
ตรวจสอบคาของแตละตวเลอกทสรางขนมาแลวคลกปม Next
Microsoft Access 2003
49
6. กาหนดวาตองการเกบคาทเลอกไวใน Field ใดหรอไมแลวคลกปม Next
7.
เลอกรปแบบของตวเลอกทตองการ
Microsoft Access 2003
50
8. ตงชอแลวคลกปม Finish
รางแบบ Manual
ontrol Wizard จากนนคลกปม Option Group บน Toolbox 2. คลกเมาสในตาแหนงทตองการใน Form 3. เลอกรปแบบทจะมาใชกาหนดเปนตวเลอกวาจะเปน Check Box, Option Button
ทสรางไวแลว
ส
1. ยกเลกปม C
หรอ Toggle Button แลวในไปคลกภายในบรเวณของ Option Group 4. พมพขอความลงในตวเลอกทสรางขนมา
Microsoft Access 2003
51
Combo Box
รางดวย Wizard
1. คลกปม Control Wizard บนทลบารใหยบลงไป จากนนคลกปม Combo Box
ส
ท Toolbox
2. คล3. ก วคลกปม Next
กเมาสในตาแหนงทตองการใน Form าหนดวาตองการจะนาขอมลมาเปนตวเลอกจากทใด แล
4. พมพรายการขอมลในชองวาง
Microsoft Access 2003
52
5. กาหนดวาตองการเกบขอมลไวใน Field ใดหรอจะไมเกบ แลวคลกปม Next
6. ตงชอแลวคลกปม Finish
Microsoft Access 2003
53
Command Butto
1. คลกปม Control Wizard ใหทางาน จากนนคลกปม Command Button
n
บน Toolbox 2. คลกเมาสใน Form ตรงตาแหนงทตองการ 3. เลอกหมวดหมของคาสงในชอง Categories และเลอกคาสงท Actions
4. Next
เลอกวาตองการแสดงเปนขอความหรอรปภาพบนปมคาสงแลวคลกปม
Microsoft Access 2003
54
5.
ab
ตงชอปมคาสงแลวคลกปม Finish
T
1. คลกปม Tab Control ท Toolbox แลวใชเมาสคลกใน Form 2. เปลยนขอความแตละ Page ท Caption Properties
ม Page
คลกเมาสขวาบรเวณของ Tab Control จากนนเลอกคาสง Insert Page
เพ
Microsoft Access 2003
55
บ Page
Delete Page
ลยนลาดบ Page
นเลอกคาสง Page Order วคลกปม Move Up หรอ Move Down ตามท
ล
คลกเมาสขวาบรเวณของ Page ทตองการจะลบ จากนนเลอกคาสง
เป
1. คลกเมาสขวาบรเวณ Tab Control จากน2. เลอก Page ทตองการจะยายลาดบแล
ตองการ
Microsoft Access 2003
56
การสรางคาอธ
1. าอธบาย (ControlTip Text) อกแถบ All หรอ Others แลวคลกในชอง ControlTip Text แลวพมพคาอธบายลงในชองวาง
างถง Control อนๆ ใน Form
หล าไดโดยใสเครองหมาย = แลวตามดวย
ชอ
บายแตละ Control
เปด Properties ของ Control ทตองการสรางคเล
อ
กในการอางถงคาจาก Control อนๆ นนสามารถท
Field ทตองการจะอางถง หรอคลกปม
Microsoft Access 2003
57
สราง Form จาก Query
ขนตอนการสราง Form จาก Query เหมอนกนกบการสรางจาก Table ทกประการเพยงแต
ตอนทเลอกวาจะสราง Form จาก Table หรอ Query เรากเลอก Query แลวเลอกชอ Query ทจะนามา
สราง For
จะชวยประหยด Query มากกวา เพอเปนการ
สราง Form ข Record Source Properties
ของ Form นนเอง
สราง Form
m จาก SQL Statement
ลกษณะการสรางจะคลายๆ กนกบ Query แต
นมาเฉพาะกจเทานนเอง โดยเราจะใส SQL Statement ไวท
Microsoft Access 2003
58
บทท 6 การใชงาน Report
ราง Report แบบ Tabular
1. ขณะอยท Database Window ใหคลกท Report จากนนคลกปม New 2. เลอก Report Wizard แลวเลอก Table หรอ Query ทจะนามาสราง Report
3. เลอก Field ทตองการใหแสดงใน Report
ารจะจดกลม
แตถาไมตองการใหคลกปม Next
ส
4. ตองการใหมการจดกลมของรายงานหรอไม ถาตองการใหเลอก Field ทตองก
Microsoft Access 2003
59
5. Next
6. เลอกรปแบบเปน Tabular แลวกาหนดแนวการวางกระดาษใหเหมาะสมกบขอมลทจะออก Report แลวคลกปม Next
กาหนด Field ทตองการจะใหเรยงลาดบ แลวคลกปม
Microsoft Access 2003
60
7.
8. ปม Finish
สวนประก
eport He
ข Header จะอยหนาแรก และ Footer จะ
ยทหนาสดทาย
age Header & Page Footer
ขอความในสวนนจะปรากฎอยในทกๆ หนาของรายงาน
เลขหนาและวนทแบบอตโนมต
1. คลกเมน Insert แลวเลอก Data and Time กรณทตองการใสวนทและเวลา
2. เลอกตวเลอกตามทตองการแลวคลกปม OK
เลอกรปแบบทตองการ แลวคลกปม Next
ตงชอของ Report แลวคลก
อบตางๆ ของ Report
R ader & Report Footer
อความในสวนนจะแสดงทสวนหวและทายของ Report ซง
อ
P
ใส
Microsoft Access 2003
61
Page Numbers Insert
5. หลงจากทใส อาจจะไมอยตรงตาแหนงทตองการ
เราสามารถย
ราง Report แบบ Group/Total
1. ขณะทอยใน Database Window ใหคลกท Report แลวคลกปม New 2. เลอก Report Wizard จากนนเลอก Table หรอ Query ทจะนามาสราง Report
3. ถาตองการใสเลขหนาใหเลอก หลงจากทคลกเมน
4. จากนนเลอกรปแบบของเลขหนาทตองการแลวคลกปม OK
Page Numbers หรอ Date and Time แลวกตาม
ายตาแหนงของวนทหรอเลขหนาไดโดยใชเมาสลาก
ส
Microsoft Access 2003
62
3. เลอก
4. เลอก Field ทตองการจะ Group (สามารถเลอกไดมากกวา 1 Field) แลวคลกปม Next
Field ทตองการแสดงใน Report แลวคลกปม Next
Microsoft Access 2003
63
5. เลอก
6. เลอกร
7. เลอกรปแบบของ Report แลวคลกปม Next
Field ทตองการใหเรยงลาดบแลวคลกปม Next
ปแบบการวางโครงสรางของ Report จากนนคลกปม Next
Microsoft Access 2003
64
8. ตงชอของ Report แลวคลกปม Finish
Microsoft Access 2003
65
บทท 7 การสรางความสมพนธระหวาง Table ดวย Relationships
วามสมพนธระหวาง Table ในรปแบบตาง ๆ
วามสมพนธแบบ One-to-One
หมายถง ใน Table หนงมขอมล 1 เรคคอรดทสมพนธกบ 1 เรคคอรดของอก Table หนง เชน พนกงาน
คนมอตราเงนเดอนไดเพยง 1 อตราเทานน
วามสมพนธแบบ One-to-Many
หมายถง มขอมล 1 เรคคอรดจาก Table หนงสมพนธกบขอมลหลายๆ เรคคอรดในอก Table หนง
น ลกคา 1 คน สามารถซอสนคาไดมากกวา 1 Order เปนตน
ารถตดตอกบรานคาไดหลายราน และในทางกลบกน รานคา 1 รานก
สาม
ค
ค
1
ค
เช
ความสมพนธแบบ Many-to-Many ยกตวอยางเชน ลกคา 1 คน สาม
ารถตดตอกบลกคาหลายคนไดเชนกน ถาเปนในกรณน Microsoft Access จะทาไดกตอเมอจะตอง
แปลงใหอยในรปแบบของ One-to-Many กอน+
Microsoft Access 2003
66
ตวอยางการออกแบบความสมพนธ
ความหมายของแตละ Table
Categories: ประเภทของสนคา
Customer: ประวตลกคา
Employees: พนกงานขาย
Order Details: รายละเอยดของสนคาในแตละ Order
Order: ใบรายการสงซอสนคาทออกใหลกคา
Products: รายละเอยดของสนคาแตละชนด
Shippers: ผจดสงสนคา
Suppliers: บรษทตวแทนจาหนายสนคา
Microsoft Access 2003
67
สรา
วธการสราง Relationship จะใชวธการสรางขนมาทละ 1 คเพอไมใหเปนการสบสน โดยตวอยางของ
Database นจะจบคของ Relationship ดงน
1. Categories / Products : ประเภทสนคา 1 ประเภทสามารถมสนคาไดหลายรายการ
2. Suppliers / Products : ตวแทนจาหนาย 1 ตวแทนสามารถขายสนคาไดหลายชนด
3. Customers / Orders : ลกคา 1 คนสามารถซอสนคาไดหลายรายการ
4. Shippers / Orders : ผจดสงสนคา 1 คนสามารถสงสนคาไดหลายรายการ
5. Employees / Orders : พนกงาน 1 คนสามารถออก Order ไดหลายใบ
6. Orders / Order Details : ใบ Order 1 ใบสามารถมรายการสนคาไดหลายรายการ
7. Products / Order Details : สนคา 1 ชนดสามารถปรากฎอยใน Order ไดหลายใบ
ขนตอนการสรางมดงน
1. ขณะทอยใน Database Window คลกเมน Tools เลอกคาสง Relationships หรอคลกปม
Relationships
ง Relationships
บนทลบาร
2. เลอก Table คแรกทตองการใหมความสมพนธกน
3. ใชเมาสลากชอ Field จาก Table หนงไปยงชอ Field ทสมพนธกนกบอก Table หนง
4. เลอกตวเลอก Enforce Referential Integrity เพอใหมความซอสตยระหวาง Table แลวคลกปม
Create จากนนทาขนตอนเดมซาจนกวาจะครบทก Table
Microsoft Access 2003
68
แกไข/ลบ hips
1. แส นธแลวแกไข Relationships ตามตองการแลวคลกปม Create
Delete ทคยบอรด
Relations
ดบเบลคลกทเสน ดงความสมพ
2. ถาตองการลบใหคลกเสนความสมพนธแลวกดแปน
Microsoft Access 2003
69
บทท 8 เทคนคการออกแบบ Database ทด
ารแยกเกบ
1. สราง างเดยวเทานน 2. สราง Query, Form, Report, Macro
หรอ 3. ทาการเช นไดโดยใชคาสง Link
ink Table
1. เปด Database ทเปน Application ขนมา จากนนคลกเมน File เลอกคาสง Get External Data แลวเลอก
เลอกไฟลทเกบ Table ไวแลวคลกปม Link
1. เลอกชอ Table ทตองการจะ Link แลวคลกปม OK
ก Database ระหวาง Table และ Application
Database ขนมา 1 ไฟลเพอเกบเฉพาะขอมลใน Table เพยงอยDatabase ขนมาอก 1 ไฟลเพอเกบ Application ซงหมายถง Module
อมโยง Database เพอให Table กบ Application ทางานรวมก
L
2. คาสงยอย Link Table
Microsoft Access 2003
70
2 อยดานหนา
ารแกไข
1. าสงยอย Link Table
2. อกทงหมดใหคลกปม Select
3. จเรยบรอยแลว
. Table ทถก Link มาจะมสญลกษณเปนรปลกศร
ก Link
คลกเมน Tools เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกคManager
เลอก Table ทตองการเปลยนแปลงแกไข Link ถาตองการเลAll จากนนคลกปม OK
หลงจากนนจะมกรอบแสดงขอความขนมาบอกวาการแกไขเสร
Microsoft Access 2003
71
ata Splitt
1. าสงยอย Database Splitter 2. Split Database
กปม Split
D er Wizard
คลกเมน Tools เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกค เมอเขาสขนตอนการทางานของ Database Splitter ใหคลกปม
3. เลอกตาแหนงทจะเกบ Database ทเปน Table แลวตงชอจากนนคล
Microsoft Access 2003
72
4. หลงจากนนโปรแกรมจะทาการแบงแยกระหวาง Table กบ Application ออกจากกน
การ Compact Database
ase ดวยโปรแกรม Access นน บางครงอาจมการลบขอมลบางเรคคอรดทงไปจาก Table Database จ รถตดพนทางออกไปจาก Database ไดโดยการ Compact Database เพอให Database นนมขนาดเลกลง ซงมขนตอนารทางานดงน
1. คลกเมน Tools Compact and Repair Database
2. รอสกระยะในขณะท
าร Repair Database
การ Repair เปนการซอมแซมสวนทเสยของ Database เพอใหใชงานไดตอไป ซงขนตอนการางานจะควบคไปกบการ Compact Database นนเอง
การใชงาน Databหรอลบออปเจกตางๆ ออกไป ไมวาจะเปนอะไรกตามการลบนไมไดหมายความวาขนาดของ ะลดลงตามไปดวย ซงเปนการเปลองเนอทของฮารดดสกโดยเปลาประโยชน คณสามา
วก
เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกคาสงยอย
โปรแกรมกาลงทางานอย
ก
ท
Microsoft Access 2003
73
บทท 8
Group/Total
1. เปด Query ทชอ2. เพอตองการดข ค.ศ. 1997 ใหคลกปม
Totals
การใชงาน Query อยางมประสทธภาพ
Query
Category Sales for 1997 แบบ Design อมลยอดขายของสนคาแตละประเภทเฉพาะในป
บนทลบาร 3. สงเกตเหนวาทดานลางของ Query จะปรากฎแถวของ Group Total ขนมาใหเลอกในชอง
Sales เปน Sum
การใชง
1. สราง Query แบบ Design จาก Table Product โดยเลอกทก Field 2. กาหนดเงอนไขท Category ID เฉพาะประเภทท 1 3. จากนนคลกปม Query Type แลวเลอก Make-Table Query
ของ Category
าน Action Query
ake Table Query M
Microsoft Access 2003
74
4
5.
. พมพชอ Table ทตองการแลวคลกปม OK
คลกปม Run โปรแกรมจะทาการสราง Table ใหมใหตามทไดกาหนดไว
ppend Table Query 1. กาหนดเงอนไขใน Query ตามทตองการจากนนคลกเมน Query เลอกคาสง Append Query 2. กาหนดวาตองการจะเอาผลลพธทไดไปเพมใน Table ใด
3. คลกปม
A
Run จากน
นโปรแกรมจะนาขอมลตามเงอนไขทกาหนดไวไปเพมใน Table ดงกลาว
elete Query 1. สราง Query แบบ Design อมลทไมตองการใน Query หรอ
Table นน ๆ เพอจะทาการลบท2. คลกเมน Query เลอกคาสง 3. คลกปม Run โปรแกรมจะท กาหนด
Dจากนนกาหนดเงอนไขของข
ง Delete Query าการลบขอมลตามเงอนไขท
Microsoft Access 2003
75
บทท 9
ainform / Su
เปนการสร จะแสดงขอมลใน Form
นหนาจอเดยวกนจะตองมความสมพนธกน ซงโดยสวนใหญความสมพนธระหวาง Mainform กบ Subform
นกจะเหมอนกนกบความสมพนธแบบ One-to-Many ซง One คอ Mainform และ Many คอ Subform
ระโยชนของ Mainform/Subform
1. เพ นใน
2. สามารถป งใน ลอกดวย
รางดวย Wizard 1. 2. 3.
การใชงาน Mainform / Subform
M bform
าง Form 1 Form เพอแสดงขอมลมากกวา 1 Table และ Table ท
บ
น
ป
อดขอมลทสมพนธก หนาจอเดยวกนได
อนขอมลไดท Mainform และ Subform ซงจะทาใหลดเวลาในการปอนขอม
ส
เปด Form Category ขนมาแบบ Design คลกปม Control Wizard ใหทางาน
คลกปม Subform/Subreport จากนนนาเมาสไปคลกในบรเวรพนทวางของ Form 4. ระบประเภทและชอของออปเจกทจะ Link เขามาใน Subform Control ใน Form น แลวคลก
t
า
ปม Nex
5. กาหนดวาจะใหโปรแกรมหา Field ท Link กนระหวาง Mainform และ Subform ใหหรอเร
จะเปนผ Link เอง
Microsoft Access 2003
76
ตงชอแลวค
ลกปม Finish
Microsoft Access 2003
77
บทท 10 การใชงาน Macro
ลกการของ
เปนการเข งโปรแกรมหรอ Code จะทางานก
อเมอมเหตการณเกดขนกบออปเจกนนๆ โดยสวนประกอบจะมดงนคอ
bject เชน Control ทถกสรางขนมาใน Form ทสามารถนามาเขยนมาโครไดเชน Command Button เปนตน
vent เปนเหตการณทเกดขนกบออปเจก เชน การคลกเมาส, การดบเบลคลก, หรอการชเมาสเปนตน
ction ชดคาสงทใหทางานเมอมเหตการณเกดขนกบออปเจก
วามหมายและประโยชนของ Macro
icrosoft Access ทสรางขนเพอใหทางานโดยอตโนมตแทนการทางานทซาๆ กน หรอ
ดขนตอนในการทางานนนเอง
ราง
1. Macro เพอเปด Properties indow ขนมา
2. คลกแถบ Event ใน Properties Windows จากนนคลกเมาสในชองเหตการณทตองการ แลวคลกปม
3. เลอก Macro Builder แลวคลกปม OK
ห Event Driven Programming
ยนโปรแกรมหรอ Code ควบคกบเหตการณของออปเจก ซ
ต
O
E
A
ค
เปนชดของคาสงใน M
ล
ส Macro ดวย Macro Builder
ขณะทอยท Form Design ดบเบลคลก Control ทตองการจะสราง W
Microsoft Access 2003
78
รให Macro ทางานเมอมเหตการณเกดขน การณทเกดขนในชอง Item
4. ตงชอ Macro ทตองการแลวคลกปม OK
5. เลอก Action ทตองกา6. กาหนดออปเจกทจะมารองรบเหต 7. กาหนดคาทจะใหเกดขนกบออปเจกนนๆ ในชอง Expression
Microsoft Access 2003
79
Example ตองการให าวา “Hello Hello” ในชองวางทชอวา
8. คลกปม Save แล9. ท Form ใหคลกปม Form View แลวลองทดสอบวา Macro ทสรางคกบปมคาสงสามารถใชงานได
ราง Macro จากคาส
1. ท 2. จากนนก ตามทตองการ 3. เปด Form นนๆ แบบ Design 4. คลก Control ทตองการแลวเปด Properties ของ Control นนๆ ขนมา
ตการณนนๆ
กไข Macro
1. วคลกปม
2. แกไขรายละเอยดของ Macro ตามทตองการ หลงจากนนคลกปม Save เพอบนทกมาโคร
หลงจากคลกปม CLICK HERE แลวใหแสดงคTextboxDisplay
TextboxDisplay = “Hello Hello” Action = Setvalue (=) Item = TextboxDisplay Expression = “Hello Hello”
วปดหนาตางของ Macro Builder
หรอไม
ส ง New Macro ท Database Window
Database Window ใหคลก Macro แลวคลกปม New าหนด Action, Item, Expression หรอรายละเอยดตางๆทตองการจะ Assign Macro ใหคกบ Control ใน Form
5. เลอกเหตการณและกาหนด Macro ทสรางไวใหควบคกบเห
แ
ขณะทอยใน Macro ท Database Window ใหเลอก Macro ทตองการจะแกไขแลDesign