ACTIVITÉS DE QUÉBECINNOVE Guide d’appel de propositions Février 2016

Le présent document a été produit par le ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation Coordination et rédaction Direction du soutien aux organisations Révision linguistique Sous la responsabilité de la Direction des communications Renseignements Direction du soutien aux organisations Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation 900, place D’Youville, 2e étage Québec (Québec) G1R 3P7 Téléphone : 418 691-5973, poste 3876 Télécopieur : 418 643-3748 © Gouvernement du Québec Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation, 2016

TABLE DES MATIÈRES AIDE-MÉMOIRE IV

INTRODUCTION 5

OBJECTIFS 5

CLIENTÈLE ADMISSIBLE 5

PROJETS ADMISSIBLES 5

DÉPENSES ADMISSIBLES 6

FINANCEMENT 6

Modalités de versement de l’aide financière ................................................................................................. 6

PRÉSENTATION DE LA DEMANDE 7

Procédure ...................................................................................................................................................... 7 Cheminement de la demande ....................................................................................................................... 7 Formulaire de demande d’aide financière ..................................................................................................... 7

ÉVALUATION DES DEMANDES 8

RAPPORT FINAL 9

DROIT DE GESTION 9

ANNEXE 1 : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT 10

ANNEXE 2 : DEMANDE D’AIDE FINANCIÈRE 12

ANNEXE 3 : RAPPORT FINANCIER 16

AIDE-MÉMOIRE 1. Faire une lecture complète du Guide d’appel de propositions.

2. Remplir et signer le formulaire Activités de QuébecInnove : demande d’aide financière.

3. Transmettre la demande à la Direction du soutien aux organisations à l’adresse

quebecinnove@economie.gouv.qc.ca. L’original signé de la demande doit également être transmis par courrier à l’adresse suivante :

Activités de QuébecInnove Direction du soutien aux organisations Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation 900, place D’Youville, 2e étage Québec (Québec) G1R 3P7

Document à fournir : ☐ Formulaire de demande d’aide financière signé

Les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles.

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INTRODUCTION QuébecInnove est un réseau reconnu par le gouvernement du Québec. Il regroupe des organismes actifs dans le domaine de la recherche et de l’innovation désignés par le gouvernement afin de mieux répondre aux besoins des organisations et des entreprises, particulièrement des PME, en matière de recherche appliquée et d’innovation. Il entend également simplifier l’accès aux services de ses membres.

OBJECTIFS Les objectifs triennaux de QuébecInnove visent : • à augmenter la fluidité, la synergie et les liens entre les organismes du système québécois de

recherche et d’innovation; • à assurer, de concert avec ses partenaires et le gouvernement, une plus grande cohérence du

système québécois de recherche et d’innovation pour les entreprises et les organisations; • à travailler selon une approche collaborative englobant toutes les formes d’innovation, tant

technologique que sociale ou organisationnelle; • à faire bénéficier des services des organismes de recherche appliquée et d’innovation à toutes les

régions du Québec.

CLIENTÈLE ADMISSIBLE Sont admissibles les membres actifs de QuébecInnove ainsi que ses partenaires selon les règles de fonctionnement de QuébecInnove.

PROJETS ADMISSIBLES Sont admissibles les projets qui découlent des initiatives et des actions inscrites à la planification stratégique ou au plan d’action du réseau. Afin d’être admissibles à la mesure « Activités de QuébecInnove », le ou les demandeurs doivent présenter leur projet à la Direction du soutien aux organisations en utilisant les formulaires appropriés.

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DÉPENSES ADMISSIBLES Les dépenses rattachées à des services offerts pour la réalisation d’un projet sont admissibles, pourvu qu’elles soient raisonnables, nécessaires et imputables à celui-ci. Elles doivent en outre être réalisées au Québec. Les dépenses admissibles comprennent l’ensemble des coûts liés à la réalisation des projets, soit : • les salaires, les traitements et les avantages sociaux;

• le matériel, les produits consommables et les fournitures;

• la location d’équipements;

• les frais de gestion;

• les frais liés aux contrats de sous-traitance (honoraires professionnels);

• les frais de déplacement au Québec (voir l’annexe 1).

Seuls les coûts des projets engagés après le dépôt de la demande sont admissibles.

FINANCEMENT Pour chacun des projets, l’aide financière accordée aux demandeurs prend la forme d’une contribution non remboursable. L’aide maximale accordée par participant à la réalisation du projet est de 25 000 $. L’aide maximale accordée par projet est de 50 000 $.

MODALITÉS DE VERSEMENT DE L’AIDE FINANCIÈRE La subvention accordée par le ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation est versée aux demandeurs. Chaque demande fait l’objet d’une entente conclue entre le Ministère et le ou les demandeurs qui prévoit les conditions régissant le versement de l’aide financière. La subvention doit être utilisée pour couvrir les dépenses admissibles et elle doit être administrée conformément aux règles énoncées dans le présent guide. Le ou les demandeurs sont responsables de la gestion de la subvention, de l’application des règles et de la production des documents relatifs à la reddition de compte. Un premier versement de 60 % de l’aide financière accordée est effectué à la suite de la signature de l’entente. Le dernier versement est fait à la réception du rapport final du projet et de la documentation afférente. Toute dérogation à l’entente doit faire l’objet d’une demande expresse adressée à la personne responsable de la mesure « Activités de QuébecInnove » au Ministère, sans quoi une récupération partielle ou totale de la subvention allouée peut être exigée.

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PRÉSENTATION DE LA DEMANDE PROCÉDURE Afin de faciliter l’accès à la mesure « Activités de QuébecInnove », les demandes sont déposées et analysées en continu. Toute demande doit être rédigée en français 1 et acheminée sous forme électronique à quebecinnove@economie.gouv.qc.ca et par courrier à l’adresse suivante : Activités de QuébecInnove Direction du soutien aux organisations Ministère de l’Économie, de la Science et de l’Innovation 900, place D’Youville, 2e étage Québec (Québec) G1R 3P7 Les demandes incomplètes seront jugées inadmissibles.

CHEMINEMENT DE LA DEMANDE À la suite de la réception d’une demande, celle-ci est soumise consécutivement : • à un examen initial par la Direction du soutien aux organisations pour s’assurer que la demande est

complète et qu’elle satisfait aux exigences administratives de la mesure (admissibilité, documentation obligatoire, etc.);

• à une évaluation de la pertinence du projet par la Table de l’innovation;

• à une évaluation de la qualité du projet par un comité relevant de la Table de l’innovation. Lors de la formation des comités, la Table de l’innovation doit prévenir toute possibilité de lien ou de conflit d’intérêts entre celui qui évalue le projet et celui qui le réalise.

FORMULAIRE DE DEMANDE D’AIDE FINANCIÈRE Le formulaire de demande d’aide financière doit être dûment rempli et signé (voir l’annexe 2). Pour chacun des projets, la demande doit présenter de façon claire et succincte les renseignements suivants : a. Une description du projet (section 2 du formulaire) Décrire le projet de manière concise en démontrant le lien avec les initiatives et les actions inscrites à la planification stratégique ou au plan d’action du réseau.

1 En vertu de la Charte de la langue française ainsi que de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, « l’Administration requiert des personnes morales et des entreprises que les documents qui font partie d’un dossier établi en vue de l’obtention d’une subvention […] soient rédigés en français ».

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b. La raison d’être du projet (section 2 du formulaire) Décrire à quel besoin ou à quelle problématique répond le projet. Pour ce faire, décrire le contexte et la nature du ou des problèmes à résoudre. c. Les objectifs du projet (section 2 du formulaire) Décrire quels sont les objectifs poursuivis par le projet. d. Le coût et le financement du projet par demandeur (section 3 du formulaire) Présenter le montage financier complet du projet. e. Les documents à joindre en annexe de la demande Lorsqu’un projet comporte plus d’un participant à sa réalisation, joindre le formulaire de désignation du mandataire rempli et signé.

ÉVALUATION DES DEMANDES Les demandes sont analysées en fonction des critères suivants :

• La pertinence du projet :

o adéquation du projet avec le besoin manifesté par la Table de l’innovation selon la planification stratégique et le plan d’action de QuébecInnove;

o adéquation de l’expertise du ou des demandeurs pour réaliser le projet;

o équité et répartition des projets à travers les membres du réseau.

• La qualité du projet :

o réalisme du plan de travail et du budget;

o engagement du ou des demandeurs. Lors de l’analyse des demandes, le respect des principes issus de la Loi sur le développement durable (RLRQ, chapitre D-8.1.1) est également pris en compte (www.mddelcc.gouv.qc.ca/developpement/loi.htm).

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RAPPORT FINAL Un rapport final incluant un rapport financier signé par la personne autorisée est demandé au plus tard deux mois après la conclusion du projet. Ce rapport doit comprendre :

• la description détaillée des services rendus; • le rapport financier du projet (gabarit du rapport présenté à l’annexe 3);

• les pièces justificatives démontrant l’utilisation de l’aide financière, soit :

o les preuves de paiement des factures,

o toute autre pièce justificative démontrant la contribution financière du ou des demandeurs, dont

les feuilles de temps et les taux horaires.

DROIT DE GESTION La Direction du soutien aux organisations se réserve le droit : • d’accepter ou de refuser le projet, peu importe les résultats d’évaluation de la pertinence et de la

qualité du projet; • de récupérer, en tout ou en partie, la contribution versée si le ou les demandeurs subventionnés font

défaut aux obligations qui leur sont faites dans le protocole d’entente ou ont utilisé à d’autres fins l’argent versé;

• de refuser d’évaluer une demande si celle-ci n’est pas conforme aux conditions de la mesure

« Activités de QuébecInnove »; • de réclamer toute pièce justificative supplémentaire liée à la demande.

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ANNEXE 1 : PRÉCISIONS SUR CERTAINES DÉPENSES ADMISSIBLES RELATIVES AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT FRAIS DE DÉPLACEMENT Les frais de déplacement correspondent aux frais encourus lorsqu’une personne se déplace à l’extérieur de son lieu de travail habituel. La présente annexe concerne les frais de déplacement liés à certains modes de transport, à l’hébergement en établissement hôtelier ainsi qu’aux frais de repas. D’autres frais de déplacement ou des remboursements supérieurs à ceux établis peuvent également être jugés nécessaires. Dans tous les cas, à moins de circonstances exceptionnelles, l’approche retenue doit démontrer un souci d’économie. TRANSPORT Le recours au transport en commun doit être privilégié dans la mesure où cela est plus économique que l’usage d’un véhicule personnel. Lors de l’utilisation d’un véhicule personnel, les taux suivants sont admissibles selon le kilométrage applicable : Kilométrage annuel Taux

1re tranche : 1 – 8 000 km 0,430 $/km

2e tranche : plus de 8 000 km 0,375 $/km Si un moyen de transport en commun approprié est disponible et qu’un véhicule personnel est utilisé, le taux admissible est réduit à 0,145 $ par kilomètre parcouru. HÉBERGEMENT EN ÉTABLISSEMENT HÔTELIER Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes pour l’hébergement dans un établissement hôtelier :

Ville Indemnités maximales

Basse saison1 Haute saison2

Territoire de la ville de Montréal 126 $ 138 $

Territoire de la ville de Québec 106 $

Villes de Laval, de Gatineau, de Longueuil, de Lac-Beauport et de Lac-Delage 102 $ 110 $

Établissements situés ailleurs au Québec 83 $ 87 $

Tout autre établissement 79 $

1 Du 1er novembre au 31 mai. 2 Du 1er juin au 31 octobre.

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FRAIS DE REPAS Les indemnités quotidiennes maximales sont les suivantes : Taux applicables

Déjeuner 10,40 $

Dîner 14,30 $

Souper 21,55 $

Total 46,25 $ Les taux ci-dessus incluent les taxes et les pourboires.

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ANNEXE 2 : DEMANDE D’AIDE FINANCIÈRE

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ANNEXE 3 : RAPPORT FINANCIER

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