1. ERIC ARCHIVAGEAdministration MultiGest 9.0.0

2. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationSommaire I. A. B. C.II.Interface principale .....................................................................................................................4 Liste des armoires ...................................................................................................................5 Barre de menus suprieure .....................................................................................................6 Options des armoires par onglets : ..........................................................................................7 1. Onglet Gnral : ..................................................................................................................7 2. Onglet Contrle ...................................................................................................................7 3. Onglet Compltude .............................................................................................................7 4. Onglet Workflow .................................................................................................................7 5. Onglet Portefeuille ..............................................................................................................8Utilisateurs et Groupes................................................................................................................9 Barre doutils : .........................................................................................................................9 Cration dun utilisateur ........................................................................................................ 10 1. Partie Gnral .............................................................................................................. 10 2. Partie Habilitations ...................................................................................................... 11 3. Partie Authentification ................................................................................................. 12 C. Cration dun groupe ............................................................................................................ 12 D. Association utilisateur(s)/groupe ........................................................................................... 13 E. Cration des profils ............................................................................................................... 13 F. Import Active Directory ......................................................................................................... 14 G. Authentification NTLM (NT Lan Manager).............................................................................. 15 H. Import dutilisateurs depuis un fichier CSV ............................................................................ 16 A. B.III. Armoires de MultiGest .............................................................................................................. 17 A. Cration dune armoire ......................................................................................................... 17 B. Administration dune armoire ............................................................................................... 18 1. Onglet Gnral .................................................................................................................. 18 2. Onglet Structure ................................................................................................................ 30 3. Onglet Habilitations ........................................................................................................... 35 4. Onglet Permissions ............................................................................................................ 39 5. Onglet Configuration ......................................................................................................... 41 6. Onglet Archivage ............................................................................................................... 44 7. Onglet Suivi de documents ................................................................................................ 52 8. Onglet Maintenance .......................................................................................................... 58 IV. Gestion de larchivage ............................................................................................................... 61 V.Banettes de MultiGest - Administration .................................................................................... 63 A. La cration de bannettes ....................................................................................................... 64 B. Onglet gnral....................................................................................................................... 65Page 2 3. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation C. D.Onglet habilitations ............................................................................................................... 67 Onglet distribution ................................................................................................................ 68VI. Options gnrales ..................................................................................................................... 69 A. Gnral ................................................................................................................................. 69 B. Gestion des rpertoires ......................................................................................................... 69 C. Modules complmentaires .................................................................................................... 70 D. Messagerie............................................................................................................................ 71 1. Notifications ...................................................................................................................... 71 2. SMTP ................................................................................................................................. 71 3. POP ................................................................................................................................... 71 E. A propos................................................................................................................................ 72 VII. Observateur dvnements ....................................................................................................... 73 VIII. Tches planifies ....................................................................................................................... 75 A. Tches dindexation .............................................................................................................. 75 B. Tches dimport .................................................................................................................... 77 C. Tche dOCR .......................................................................................................................... 88 D. Journaux ............................................................................................................................... 89 IX. Module Statistiques .................................................................................................................. 90 A. Prsentation.......................................................................................................................... 90 B. Structure de linterface.......................................................................................................... 91 1. Description de la barre doutils .......................................................................................... 91 2. Description de la barre critres de recherche ............................................................... 92 C. Description de la barre Rsultats ..................................................................................... 96 X. A. B.Statistiques des bannettes ...................................................................................................... 100 Barre doutils : ..................................................................................................................... 100 Tableau de rsultats ............................................................................................................ 100Page 3 4. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationI.Interface principaleVoici linterface principale et ses diffrents menus. Les boutons du menu principal saffichent en fonction des droits de lutilisateur connect.Liste des armoires. Boutons daccs : administration, Banettes, Mails, aide Options de larmoire slectionne classes par ongletsPage 4 5. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationA.Liste des armoires La partie de gauche liste toutes les armoires de MultiGest. Lutilisateur voit les armoires auxquelles il a droit. Un double clic sur larmoire lui permet de rentrer dans le formulaire de recherche. Larmoire peut tre suivie du symbole. En passant la souris dessus, un message indique alors les actions mener (document traiter, contrler etc)Page 5 6. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationB.Barre de menus suprieureLa partie suprieure se compose des boutons suivants : : Rappel de lutilisateur connect: Accs aux menus dadministration. Un clic sur ce bouton fait apparatre les menus suivants :: Accs aux banettes. Un clic sur ce bouton affiche les banettes et le nombre de fichiers quelles contiennent :: Accs linterface de gestion des mails.: Accs laide en ligne.: Rappel de la date et bouton de dconnexion.Page 6 7. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationC.Options des armoires par onglets :Cette partie nous donne des informations diverses sur larmoire : 1. Onglet Gnral : Cet onglet rpertorie les diverses informations de larmoire : Son responsable Son mode (fichier ou dossier) Le nombre dutilisateurs habilits voir cette armoire Le nombre de dossiers prsents Le nombre de dossiers archivs Le nombre de documents La date du dernier document cr et son crateur Nous pouvons voir galement dans cet onglet les requtes enregistres. Ces requtes permettent un accs rapide sans passer par a recherche.Enfin, il est possible cet endroit de rentrer dans larmoire en cliquant sur : 2.Onglet ContrleA dfinir 3. Onglet Compltude Voir la documentation utilisateur partie : Fonction Suivi de documents . 4. Onglet Workflow Voir la documentation utilisateur partie : fonction Portefeuille (Notifications) .Page 7 8. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 5. Onglet Portefeuille Voir la documentation utilisateur partie : fonction Portefeuille (Notifications) .Page 8 9. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationII.Utilisateurs et GroupesNous rentrons dans le menu Utilisateurs et groupes en cliquant sur ce menu :La fentre suivante souvre alors :Cette interface se dcompose en 3 parties et une barre d'outils. La premire liste reprsente la liste des groupes contenant un groupe gnrique "Hors groupe" listant tous les utilisateurs qui ne sont pas prsents dans des groupes. La seconde liste reprsente les utilisateurs prsents dans le groupe slectionn. Celle ci peut tre compose de 3 icnes -utilisateur associ sur aucune armoire-utilisateur possdant une licence de synchronisation des exportsutilisateur possdant le pack collaboratif La troisime partie contient les donnes du groupe/de l'utilisateur slectionn.A.Barre doutils : Cration dun groupe Cration dun utilisateur Suppression du/des groupes slectionns Suppression du/des utilisateurs slectionnsPage 9 10. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Import depuis un fichier CSV Cration dun profil de notification Import depuis LDAP Impression des informations sur les utilisateurs/groupes Filtrage actif des utilisateurs/groupes (le caractre * permet la recherche approximative Informations sur : - Pack collaboratifs - Licences de synchronisation - Points de numrisationB.Cration dun utilisateurPour crer un utilisateur cliquez sur le bouton : Il suffit ensuite de remplir les champs de la fentre suivante et de valider :Une fois valid, lutilisateur apparat dans la liste. Si on slectionne le nouvel utilisateur, nous avons les renseignements suivants sur la partie droite de lcran : 1. Partie Gnral Page 10 11. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationImportant : si ladresse mail nest pas renseigne, le bouton linterface principale. Nom dutilisateur Identifiant Mot de passe (confirmation) Adresse mail Login windows Pack collaboratif Exports portablene sera pas prsent surcest le nom toutes lettres affich sur la page daccueil. Cest le nom dutilisateur qui doit tre tap pour se connecter MultiGest. mot de passe de connexion MultiGest. cest ladresse mail de lutilisateurindique si lutilisateur possde la visionneuse MultiGest. indique si lutilisateur possde le droit de synchroniser ses exports portable avec MultiGest. Remarque : le package minimum pour la visionneuse MultiGest est de 5, ce qui signifie que 5 utilisateurs pourront bnficier de cette visionneuse. 2.Partie Habilitations Voici les habilitations quun utilisateur peut avoir : Administrateur de lutilisateur est administrateur de MultiGest MultiGestPage 11 12. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Droit de cration darmoire Voir les champs systmes SSO authentification automatique Accs aux prfrences Administrateur MG Workflow Gestion des absences Administrateur gestion des absences Statistiques des bannettes Dlgation de signature3.lutilisateur peut crer des armoires lutilisateur peut voir les champs systmes en recherche et consultation si un mot de passe protge louverture des PDF, cocher cette case permet lutilisateur de ne pas avoir le taper systmatiquement. Si cette option est coche, lutilisateur peut avoir accs des prfrences de navigation diverses dans MultiGest. Si cette option est achete, lutilisateur peut crer des listes de diffusion et des circuits de validation. Permet d'avoir accs la dclaration des absences. Permet de gr les absences de tous les utilisateurs. Accs aux statistiques des bannettes. Permet de dlger les actions de signature dans les actions workflow.Partie Authentification Changement de mot de passe la prochaine connexion : Si ladministrateur veut forcer lutilisateur changer de mot de passe elle doit tre coche. Le mot de passe expire tous les X jours : automatise laction prcdente tous les X jours.Pour que les changements soient pris en compte, pensez cliquer surC.Cration dun groupeLa cration dun groupe se fait en cliquant sur le bouton La fentre suivante apparat alors :Page 12tout en bas. 13. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Il suffit alors de taper le nom du groupe souhait et de cliquer sur Valider. Les habilitations se grent ensuite comme pour les utilisateurs avec les cases cocher.D.Association utilisateur(s)/groupePour ajouter un utilisateur dans un groupe, slectionner un utilisateur (ou plusieurs en maintenant la touche CTRL), puis surfaite un glisser/dplacer des utilisateurs vers le groupe souhait.Dans l'illustration ci dessus nous avons slectionns 3 utilisateurs (Boudier, Charton, Rayne) et nous les glissons sur le groupe nomm "Groupe". Une fois le clic relch les utilisateurs se retrouvent dans le groupe.E.Cration des profilsLe portefeuille fonctionne sur des profils. Les profils sont diffrents des groupes et des utilisateurs. Un utilisateur peut avoir un profil diffrent par armoire. La cration se trouve dans la partie utilisateurs et groupes .Page 13 14. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationLe boutonpermet daccder linterface de gestion des profils.Cette interface permet : Ajouter un profil Modifier un profil Supprimer un profil-F.Import Active DirectoryIl est maintenant possible dimporter des utilisateurs depuis lActive Directory du contrleur de domaine. Il suffit de cliquer sur le bouton La fentre suivante souvre alors :Page 14 15. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationToute la liste des utilisateurs de lActive Directory est propose. Il suffit ensuite de cocher les utilisateurs que lon veut importer et de cliquer en bas sur le bouton Importer . Dans la liste globale des utilisateurs de MultiGest, tous les utilisateurs imports de lActive Directory possdent la suite de leur nom la mention (AD) Important : il nest pas possible de dfinir un mot de passe pour les utilisateurs provenant de lActive Directory, ni de le modifier. Le mot de passe qui servira louverture de session de MultiGest est le mme que celui de la session Windows.G.Authentification NTLM (NT Lan Manager)Il est possible, sur cette version de MultiGest, dactiver lauthentification NTLM. Cette option, une fois active, permet aux utilisateurs de ne pas avoir se loguer dans MultiGest. Il suffit simplement que le login MultiGest soit le mme que le login Windows (pas de vrifications sur le mot de passe) Ainsi, en cliquant sur licne MultiGest, lutilisateur arrive directement sur la page daccueil. Lactivation de cette option ne se fait pas dans linterface de MultiGest, mais dans le fichier webserveur.ini (par dfaut dans C:Program Filesmultigestbin ) :Page 15 16. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationAUTH=1 ou AUTH=0 (1 active loption, 0 la dsactive)H.Import dutilisateurs depuis un fichier CSVIl est possible d'ajouter des utilisateurs directement depuis un fichier CSV au format"login;password;nom;mail;" en cliquant sur l'icne Le pop-up suivant se prsente:Avec parcourir choisissez votre fichier CSV. La case cocher vous permet de dtruire tous les utilisateurs prsents en GED mais pas dans le CSV.Page 16. 17. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationIII.Armoires de MultiGest A.Cration dune armoireLadministration (et donc la cration) des armoires se passe dans le menu Armoires de MultiGest : Important : Le nombre darmoires disponible en cration ou en duplication est dsormais embarqu dans la licence et mis en place automatiquement au setup. Ce nombre darmoire peut tre mis manuellement sur une mise jour ou suite la commande darmoires supplmentaires ou de pack collaboratifs supplmentaires depuis le configurator et en possession dun fichier de licence licence.ini.epk .Pour crer une armoire, cliquer sur le bouton La fentre suivante apparat :Le nom physique est le nom de larmoire dans MySQL (les caractres spciaux sont exclus). Le nom logique est le nom qui saffichera dans MultiGest. Cest le nom convivial. Cliquer sur Valider pour enregistrer.Page 17 18. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationB.Administration dune armoire1. Onglet Gnral Dans longlet gnral, nous retrouvons ensuite les informations suivantes :Le nom physique de larmoire, le propritaire, la date de cration et le nombre de champs et de dossiers.Le cadre Liste des administrateurs nous permet dajouter des administrateurs larmoire. Pour cela, cliquer sur le bouton La fentre suivante souvre alors :Page 18 19. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationTous les utilisateurs habilits sur larmoire apparaissent (on ne peut pas ajouter dadministrateur si aucun utilisateur na dabord t habilit). Il suffit ensuite de slectionner lutilisateur voulu et de cliquer sur le bouton Valider. Lutilisateur coch apparat bien dans liste :Pour supprimer un administrateur dune armoire, il suffit de cliquer sur le boutonPage 19 20. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationa)Assistant ClassementLes diffrents types de classement se grent dans longlet Gnrale dans la partie de droite Dfinition du classement :En mode fichier, un document unique par index. Il est possible dactiver avec le bouton Options de suivi une liste de document ou une nature de document (voir chapitre Suivi de documents) En revanche, si lon slectionne le mode dossier (une arborescence de documents par index) nous avons la possibilit de crer un assistant classement :Le bouton Assistant classement nous donne cette interface :Pour crer le plan de classement, faire un clic droit sur le nom de larmoire, puis nouveau dossier ou fichier :Page 20 21. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentationTapez le nom du dossier :Linterface de paramtrage est alors la suivante :Le dossier peut-tre : StandardPage 21Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 22. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Relatif : Tous les fichier prsent dans ce dossier pourront tre dupliqus n fois dans les fiches de larmoire et ce afin de pouvoir utiliser plusieurs fois un lment du plan de classement type dans une mme fiche sans avoir le dclarer plusieurs fois dans le plan de classementProtg : Tous les fichiers qui seront scanns lintrieur de ce dossier seront protgs par un mot de passe, y compris en dehors de lapplication MultiGest.Dossier de travail : permet de contenir un ensemble de fichiers du plan de classement en les regroupant pas demande , type , date , oOuverture du dossier de travail par dfaut : permet lentre dans le dossier GED douvrir automatiquement ce type de dossier de travail.Si la case cration automatique du dossier est coche, le dossier sera cr automatiquement la cration dun enregistrement (non recommand, car des dossiers vides peuvent la longue polluer laffichage) Si la case Cration autorise dans des dossiers de travail est coche alors cet lment pourra tre intgrer des dossiers de travail. Longlet Archivage sera abord dans le chapitre Archivage Pour crer un fichier, faire un clic droit sur le dossier voulu, puis nouveau fichier . La fentre suivante souvre :Tapez le nom du fichier, puis validez. Pour supprimer un fichier ou un dossier du plan de classement, faire un clic droit sur le dossier ou fichier, puis supprimer.Page 22 23. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation(1)Onglet gnralIl est possible ici de modifier le nom du fichier. Un message nous informe galement si un codebarres a t imprim concernant ce fichier.Options du document 1. Si la case Appliquer OCR est coche, le fichier sera ocris dans le cadre dune tache de reconnaissance plein texte. 2. La case Conversion bureautique automatique permet de transformer automatiquement un fichier bureautique (Office) en PDF 3. La case Filigrane la cration du document permet lors de la numrisation dapposer au document dans le coin suprieur droit un filigrane. Le champ bleu en dessous ne sactive que si cette case est coche et permet ainsi de dfinir le filigrane. 4. La case Numrisation multi-dossier (voir Structure de larmoire) permet de dfinir que cette pice pourra tre numrise dans plusieurs dossiers GED simultanment. 5. La case Cration autorise dans des dossiers de travail permet cet lment dtre intgr des dossiers de travail 6. La case Document non modifiable : interdit la modification du document 7. La case Document non imprimable : interdit limpression dun document 8. Taille maximale : dfinit une taille (en ko) pour laquelle limport ou la numrisation de cette pice ne pourra tre suprieure. 9. La case Suffixe de nommage permet dajouter une partie variable au nom du fichier tout en lui conservant sa valeur dans le plan de classement Ex : Elment : devis Suffixe : maison Caractres dencadrement :[]Page 23 24. Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation Rsultat sans suffixe : devis_001.pdf Rsultat avec suffixe Au dbut : Avant incrment : [maison]devis_001.pdf devis[maison]_001.pdf(2)A la fin : devis_001[maison].pdfOnglet rglesCet onglet permet de dfinir des rgles de classement, fichier par fichier :Le fichier slectionn peut-tre : Mode incrmentiel : Cest le mode activ par dfaut. Si un fichier arrive dans un dossier et quun autre fichier est dj prsent avec ce nom, le nouveau fichier aura un nom de la forme nom_du_fichier_001 , nom_du_fichier_002 etc Mode additionnel : Si le fichier administratif.pdf est dj prsent dans le dossier et quun nouveau fichier administratif arrive (import, numrisation) alors les pages iront complter le fichier existant. Il est possible de choisir si les nouvelles pages iront se placer en dbut ou en fin de fichier. Ceci ne fonctionne quavec des fichiers PDF. Mode fichier unique : Si le fichier administratif.pdf est prsent dans le dossier et quun nouveau fichier administratif arrive, le fichier existant sera remplac. Le fichier existant peut alors : - passer en versionning - aller directement dans la corbeille - tre dfinitivement supprim.Page 24 25. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationUne indication permet lutilisateur de savoir dans quel mode se trouve le fichier au moment o il le cr (I = Incrmentiel, A = Additionnel, U = Unique) :Les profils La premire est la liste des profils notifier sur cette pice. -Cration Modification SuppressionEx : Pour la pice 1 DECISIONCOMMISSIONConvoc CDA Le profil Directeur sera notifi sur la cration de la pice. Le profil Instructeur sera notifi sur la cration et la modification de la pice.Pour ajouter des profils il faut passer par le bouton ladministration des profils (sans la possibilit ddition). Il faut slectionner un profil et faire Ajouter .qui ouvre la mme interface queUne fois le profil ajout il faut choisir sur quelles actions la notification sera faite grce aux cases cocher. Si un profil ne convient pas ou plus pour cette pice il suffit de cliquer sur afin de lenlever de la liste.sur la ligne en questionLes dlais de relance 1 relance dans jours correspond au nombre de jour partir duquel la pice t cre et notifie jusqu ce quil faille de nouveau la notifier lutilisateur. Terminer la notification dans jours correspond la fin de la relance pour la pice en cours. reEx : Pour la pice 1 DECISIONCOMMISSIONConvoc CDA . Un utilisateur cre la pice le 01/04. Les profils Directeur et Instructeur seront notifis le 01/04 sur la cration. Si lutilisateur ayant reu la notification ne consulte pas le document avant 7 jours, il sera de nouveau notifi le 08/04 et cela tous les jours pendant 30 jours. Si durant les 30 jours il consulte le document alors il ne sera plus notifi.Page 25 26. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation(3)Onglet compltudeVoir chapitre Suivi de documents , paramtrage de la compltude.Page 26Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 27. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationb)Plan de classement hirarchisLe menu Plan de classement hirarchis permet dapporter larmoire, en plus des critres de recherche habituelle, un systme de recherche hirarchis qui peut se faire sur 5 niveaux. Les entits peuvent tre cres soit par libells, soit par des cotes et des libells :En cliquant sur dfinir le plan de classement , nous obtenons la fentre de paramtrage des entits :(1)Entits dfinies par libells(2)Entits dfinies par cotes et libellsPage 27 28. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationVoici le nouvel onglet qui apparat dans la fentre de recherche de larmoire :Il est donc possible de faire une recherche dtaille sur les diffrents niveaux du plan de classement. Ce mode de classement est optionnel. Il peut trs bien y avoir dans une armoire des documents qui nappartiennent pas au plan de classement hirarchis.Page 28 29. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationc)ThmesLes thmes permettent de rajouter un niveau de recherche qui peut tre trs pratique lors de consultation de documents.Pour crer des thmes, cliquer sur le bouton Dfinition des thmes . Ils se remplissent ensuite comme les valeurs dun dictionnaire. Voici un exemple de thmes. Nous pouvons voir que nous avons un onglet en plus :Page 29 30. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 2.Onglet StructureLonglet Structure permet lajout de champs dans larmoire :a)Ajouter un champLajout dun champ se fait par le bouton Tout comme la cration dune armoire, un nom physique est ncessaire. Celui-ci doit respecter des critres. Il ne doit comporter que des caractres alphabtiques et en majuscule. Seul le nom logique accepte les caractres alphanumriques, les minuscules, les caractres accentus et les espaces. Il est possible de placer le champ nimporte o dans la hirarchie des champs. Ces options se dsactivent si le choix nest pas possible. Pour enregistrer le champ cliquer sur valider :b)Supprimer un champLa suppression dun champ se fait grce licnec). Un message demandera la confirmation.Editer un champQuand un champ est cre, il est par dfaut de type caractre et de longueur 32. En ce qui concerne la dfinition du champ, six types sont proposs : Caractre, texte, date, numrique, dcimal, boolen.Page 30 31. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 10,288888888,88 Dcimal Longueur MaxEn ce qui concerne la longueur : Pour la plupart des types elle correspond au nombre de caractre MAXIMUM que peux contenir le champ. Un champ de type dcimal est particulier. Il est possible de prcis le nombre de chiffre aprs la virgule Ex : 10,2 signifie que le chiffre sera de 10 digits au maximum et que 2 de ces digits seront rservs au chiffre aprs la virgule :d)Les proprits des champs utilisateurUn champ se dfini par 8 proprits diffrentes :IconeType de champ Majuscule Somme Obligatoire IndexUnique Dictionnaire Permission AffichageDescription Lutilisateur est forc de taper la valeur en majuscule Actif que si le champ est dfinit en numrique ou dcimal et permet dafficher une somme Lutilisateur est oblig de renseigner ce champ pour enregistrer la cration dindex. Si un champ est dfini comme index, les temps de rponse concernant les recherches sur ce champ seront optimiss. Utile lorsquun champ contient un nombre trs important denregistrements, mais inutile si appliqu plus dun champ. Toutes les valeurs qui seront renseignes dans ce champ devront tre diffrentes. Une valeur ne pourra tre attribue deux fois. Toutes les valeurs qui seront rentres seront enregistres dans un dictionnaire et seront proposes lutilisateur dans un menu droulant Activer le champ permission permet dattribuer des droits par utilisateur sur ce champ. Afficher en consultation : permet de dfinir lintitul du dossier Voir dans les rsultats de recherche : cette valeur sera affiche dans le tableau des rsultats de la recherche Voir dans les rsultats de recherche : cette valeur sera affiche dans le tableau des rsultats de la recherche Voir dans le formulaire de recherche : donne la possibilit deffectuer une recherche sur le champ Champ CNIL obligatoire Recherche exacte sur champ CNIL Champ de recherche rapide : donne accs au champ dans les micros recherches (transfert inter-armoire) Champ de regroupement : permet le regroupement des dossiers identiques lors de la numrisation multiple ( activer dans lassistant classement sur les pices souhaites) Verrouiller ldition : Le champ nest pas modifiable Masque de contrle de saisie : permet de dfinir un format bien prcis pour les valeurs du champ:Page 31 32. Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation Chaine %wCorrespondance a-z0-9_+#? .,;:!-*%W %sA-Z0-9_+#? .,;:!-* a-z%S %dA-Z 0-9{min,max} Min: prsence minimale Max: prsence maximale {+} {*}1 ou + 0 ou +{?}0 ou 1Exemple d'utilisation pour une plaque dimmatriculation : Format : 123 AB 69 Masque de saisie: %d{2,3} %S{2} %d{2} Explication: une plaque est dcompose en 5 parties: Chaine %d{2,3}%S{2}%d{2}Description %d: recherche de numriques {2,3}: prsents entre 2 et 3 foisCorrespondance 123%S: recherche de caractres MAJUSCULES {2}: prsents 2 fois %d: recherche de numriques {2}: prsents 2 foisExemple d'utilisation pour un numro de tlphone: format: 0102030405 masque de saisie: %d{10} Explication: Un numro est compose dune partie : Chaine Description %d{10} %d: recherche de numriques {10}: prsents 10 foisespace AB espace 69Correspondance 0102030405Valeur par dfautAuto-incrment : A partir du moment o le champ est un champ numrique, il est possible dactiver la fonction auto-incrment. Le principe consiste auto-incrmenter la valeur automatiquement au fil des enregistrements (incrmentation standard) Si nous slectionnons sur valeur de champs , il est alors possible de crer des combinaisons uniques en associant diffrents champs entre eux :Page 32 33. Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation Champ 1 RhneChamp 2 LyonAuto-incrment 1Rhne RhneLyon Villeurbanne2 1 A chaque nouvelle combinaison, nous repartons 1. SuppressionPermet de supprimer le champe)Remplir un champ dictionnaireQuand un champ est dfini en champ dictionnaire (ou champ permission) une nouvelle icne apparait :Pour ajouter des valeurs au dictionnaire, il suffit de cliquer sur cette icne. La fentre suivante apparait :Page 33 34. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Option Dictionnaire figDescription Permet de brider l'ajout des valeurs cette interface et pas depuis l'application lors de la cration/modification d'index Reconstruction Une fois par jours reconstruit les donnes par rapport celles prsentent automatique en GED Import du dictionnaire Si un fichier csv est prsent sur le serveur alors les valeurs sont importes depuis csv depuis celui-ci Champ pour attribution (Champs permissions) Permet de changer un champs permissions en seulement champ de notification. Une fois le portefeuille configur il est possible d'envoyer des notifications par mail l'aide des droits et valeurs de ce champs.Page 34 35. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 3. Onglet Habilitations Tout comme l'administration des utilisateurs/groupes l'interface est dcompose en 3 parties: - Utilisateurs et groupes de MultiGest (non habilits sur l'armoire en cours) - Utilisateurs et groupes habilits (sur l'armoire en cours) - Habilitations de l'utilisateur/groupe slectionn De la mme manire pour ajouter des utilisateurs/groupes dans la liste des habilitations il suffit de slectionner dans la premire liste puis de glisser dposer dans la seconde liste. En slectionnant un utilisateur/groupe la troisime partie se met jour en proposant les habilitations disponibles.Page 35 36. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Par dfaut, lutilisateur ne possde quun seul droit sur larmoire, celui de la consultation de la fiche (des index). La premire partie permet de dfinir des profils d'habilitations. C'est dire qu'il est possible de crer un profil "admin" qui sera le modle pour tous les utilisateurs de type admin, un profil "numrisation" qui donnera les droits de numrisation, modification...Fonctionnement: 1. Choisissez un utilisateur, cochez toutes les habilitations souhaites puis donnez un nom au profil dans la premire liste et faites "enregistrer le profil". 2. Slectionnez dans les utilisateurs/groupes habilits tous ceux souhaits, choisissez le profil dans la liste et faites "appliquer le profil". Important : Les profils ci dessus ne sont aucunement associs aux groupes/utilisateurs, ils permettent simplement de crer des modles d'habilitation. En cas de modification d'un profil aucun groupe/utilisateur ne sera mis jour. Pour ce faire il faut reproduire l'tape 2. Ci dessous la liste des habilitations possibles :a)Option des index:Crer et modifier des index Lutilisateur peut crer et modifier les index Supprimer des index Lutilisateur peut supprimer des index Commentaires Permet l'accs aux commentaires en lecture/critureb) Numrisation Import Modification Suppression Mode dcoupe Fusion des documents Droit de diffusion Droit dimpression RestaurerOption des documentsLutilisateur peut numriser et donc modifier Lutilisateur peut importer des documents dans la GED Lutilisateur peut modifier des PDF (ajout de pages, suppression de pages etc ) Lutilisateur peut supprimer des fichiers Lutilisateur a accs la fonction de dcoupe de MultiGest Lutilisateur peut regrouper deux pdf en les fusionnent Lutilisateur peut faire un clic droit enregistrer sous sur les documents, et peut gnrer des liens de consultations pour envoi dans un mail. lutilisateur peut imprimer Lutilisateur peut remonter des documents supprims, qui apparaissent dans la corbeille du dossier. Lutilisateur ne peut remonter que les documents auxquels il a droit. (activationPage 36 37. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationTransfert Editer les mtadonnescorbeille obligatoire) Lutilisateur peut restaurer des documents versionns (activation versionning obligatoire) Lutilisateur peut transfrer un document dun dossier un autre, ou dune armoire une autre. lutilisateur peut diter les mtadonnes des fichiers (suffixe, rfrence)c) Cration Consultation Clture Editer les mtadonneslutilisateur peut crer des dossiers de travail lutilisateur peut consulter des dossiers de travail lutilisateur peut clore des dossiers de travail lutilisateur peut diter les mtadonnes des dossiers de travaild) Export standard Export portableArchivage en ligne manuellutilisateur peut dclencher larchivage manuellement sur un dossier Lutilisateur peut consulter les dossiers archivs en ligne Lutilisateur peut remonter les dossiers archivs en lignef) Consulter les statistiquesg) Annotation Commentaires Tampons Pices jointesOptions dadministration lutilisateur a accs aux statistiques et peut crer des requtes.Travail collaboratiflutilisateur peut utiliser les annotations lutilisateur peut utiliser les outils de marquage (machine crire) lutilisateur peut utiliser les outils tampons Lutilisateur peut mettre des pices jointes aux PDFh) ProfilOption des exportslutilisateur peut utiliser loption dexport standard depuis le formulaire de recherche lutilisateur peut utiliser loption dexport portable depuis le formulaire de recherchee) Archiver Consulter RemonterOption des dossiers de travailDlgation de signature :Chaque utilisateur ayant la ncessit dtre notifi sur une action doit tre associ un profil. Pour chaque armoire le profil dun mme utilisateur peut-tre diffrent.Page 37 38. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationi) Plan de classement obligatoire Plan de classement uniquement Scan sans visuVoir le contenu des dossiers non autorissOptions de scuritLutilisateur ne peut pas sortir du plan de classement en renommant des documents ou en crant un document avec un nom diffrent de ceux prsents dans le plan de classement. Lutilisateur ne peut voir que les fichiers nomms selon le plan de classement. Tout fichier ou dossier portant un nom inexistant dans le plan de classement sera invisible lutilisateur. Si lutilisateur na pas accs une rubrique dans le plan de classement, cette rubrique lui sera quand mme propose lors dune numrisation ou dun import de fichier, mais une fois le document enregistr il ne sera plus accessible lutilisateur. lutilisateur qui na pas accs un dossier verra lintitul des documents prsents dans le dossier mais sans pouvoir accder au contenu de ces derniers.Page 38 39. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 4. Onglet Permissions Les permissions se grent dans longlet Permissions . Tous les champs dfinis comme champ permission seront visibles dans cette interface. Dans notre exemple, lutilisateur Cdric aura accs aux dossiers qui auront dans le champ DESTINATAIRE la valeur SERVICE COMPTA. Cinq champs peuvent tre dfinis avec permissions, au del, les champs seront ignors. Pour autoriser une valeur un utilisateur, slectionnez lutilisateur, puis cochez la valeur et cliquez sur Enregistrer.Cette fentre permet aussi dautoriser la consultation ou non des dossiers crs dans le plan de classement :Page 39 40. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentationDans ce cas, lutilisateur ne verra jamais les dossiers : - 3 - MEDICAL - 7 - CORRESPONDANCE et ne pourra donc jamais crer des fichiers dans ces dossiers.Page 40Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 41. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation5.Onglet Configurationa)Chemins de larmoire :Cest dans cet onglet que nous paramtrons le chemin de stockage des images ainsi que le rpertoire de post-indexation :Nous pouvons galement dfinir le chemin de stockage des fichiers ocriser ainsi que le chemin dune corbeille.b)Options de larmoire :- Versionning des documents : Afin de garantir lintgrit de la GED, toute modification sur un document provoquera la cration dun indice (version) supplmentaire de ce document. Les modifications ventuelles (suppression, ajout de pages, rotation..) sont effectues sur une copie du document et cette nouvelle version porte un indice incrment n+1. La version du document prsente la consultation est toujours la plus rcente (indice le plus haut). Ce mcanisme permet dhistoriser la vie complte du document et de pouvoir revenir sur une version antrieure si une modification sest mal droule (mauvais enregistrement, perte de connexion...)Page 41 42. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationSur cet exemple, lindice le plus vieux est lindice 1. Si lon clique sur consulter , le document apparatra dans la visionneuse tel quil tait le 11/10/2007. Mais pour pouvoir le remonter, il faut dabord remonter lindice le plus rcent (indice 2). Attention, si lon remonte un indice, tous les indices les plus rcents seront perdus ! Dans lexemple, si nous remontons lindice 2, lindice en cours sera dtruit. - Corbeille Les documents supprims sont stocks dans une corbeille et ne sont pas supprims dfinitivement. - Formulaire de recherche principal : Permet de dfinir pour une armoire quel est le formulaire principal de recherche, et donc quel sera celui qui saffichera au centre de la page.c)Conversion dfinitive des TIF au format PDF :A chaque ouverture dimage dans MultiGest, une copie est faite au format PDF. Dans le cas o les fichiers sources seraient en TIF, il est possible, en cochant cette case, de transformer dfinitivement limage TIF dorigine en PDF.Page 42 43. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationd)Options de Post-indexation- Cration de dossiers : Permet lutilisateur de crer des dossiers dans une armoire. - Recherche de dossier pour matching : Permet lutilisateur de rechercher dans le dossier pour associer une image un index. - Afficher le rcapitulatif d'indexation : En fin dindexation une fentre peut apparatre pour rcapituler les informations renseignes. - Traitement OCR automatique : Si cette case est coche, tous les documents qui rentreront dans le rpertoire de POST-INDEXATION seront ocriss dans la foule. Attention, cette fonction ne concerne que le dossier de POST-INDEXATIONe)Codes barres nominatifs :Dans le cas ou cette option est active, il est possible de dfinir si un code-barres nominatif peut tre utilis plusieurs fois ou bien quune seule fois.f)Options des notificationsPermet de dfinir la mthode dont seront faites les notifications du portefeuille. - Automatique : tant que le document notifi nest pas consult ou na pas dpass le temps requis alors il apparat notifi. - Manuel : le document reste notifi quelque soit les dures paramtres, pour enlever la notification il suffit de la valider laide du clic droit sur le document concern.Page 43 44. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 6. Onglet Archivage Cette interface permet de dfinir des chemins de stockage pour larchivage en ligne et larchivage lgal. On dfini galement dans cette interface le format du support darchive.Rgles darchivage appliques : Les documents archivs en ligne sont stocks l'emplacement dfini. Ils n'apparaissent plus dans le dossier GED et sont facilement consultables. Cest ici que lon attribue un fichier une liste de diffusion dans le cadre dun circuit de validation :Page 44 45. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationLa liste de diffusion (cre dans longlet suivi des documents) se slectionne dans le menu droulant. Il est possible de dfinir une dure totale darchivage, au del de cette date les archives seront supprims (pour cela cocher la case suppression). Le dlai de vie active, est la dure partir de laquelle le document passe en archive consultable. Archivage lgal : Les documents et les dossiers GED sont gravs sur un support non rinscriptible (CDR ou DVDR) depuis une compilation gnre automatiquement. Les administrateurs de l'armoire sont alerts par mail. Options de stockage : Les documents archivs en ligne sont stocks l'emplacement dfini. Ils n'apparaissent plus dans le dossier GED et sont facilement consultables. Remarque : en cliquant sur Voir Dures lgales , le PDF suivant souvre : Documents de gestion lis votre activit professionnelle :Schma de fonctionnementPage 45 46. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationDure totale darchivage en ligne (ou online)Dure de vie activeArchive non visibleDate de cration du dossier GEDArchivage offline sur CD-R ou DVD-R ou SuppressionDure totale darchivage : Dure totale de conservation du document (ou dossier). Elle est identique pour un document papier et un document lectronique. Dure de vie active : Dure pendant laquelle le document (ou dossier) est considr comme actif, participant lactivit courante. Archive non visible : Le document (ou dossier) est considr comme ne participant plus lactivit courante. Il est donc invisible par dfaut, consultable en fonction des habilitations et non-modifiable. Archivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est export, supprim de la base courante, pour tre stock sur un support externe. Selon les recommandations de la norme Z42-013, le support doit tre de type WORM, savoir CD-R ou DVD-R. Liste des documentsPage 46 47. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Documents de lAction Sociale Dpartementale : Schma de fonctionnementDure totale darchivage en ligne (ou online)Dure de vie activeDate de cration du dossier GEDArchive non visibleEvnement extrieurDUA ou Dure dUtilit Administrative Archivage offline sur CD-R ou DVD-R ou SuppressionDure totale darchivage : Dure totale de conservation du document (ou dossier). Elle est identique pour un document papier et un document lectroniquePage 47 48. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationDure de vie active : Dure pendant laquelle le document (ou dossier) est considr comme actif, participant lactivit couranteArchive non visible : Le document (ou dossier) est considr comme ne participant plus lactivit courante. Il est donc invisible par dfaut, consultable en fonction des habilitations et non-modifiableDUA : Dure de conservation du dossier aprs fin de validit de la dernire dcision ou dcs de lindividu, par dfaut 5 ans, 10 ans si la personne a bnfici du fonds de compensationArchivage offline ou suppression : Le document (ou dossier) est export, supprim de la base courante, pour tre stock sur un support externe. Selon les recommandations de la norme Z42-013, le support doit tre de type WORM, savoir CD-R ou DVD-RPage 48 49. Liste des documents (avec DUA ou Dure dUtilit Administrative) pour la MDPH Type de piceDure d'utilit administrativeFormulaires CERFA ou ancien modle (identification + demandes spcifiques)5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsProjet de vie5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsJustificatifs didentit Justificatifs dadresse Dclarations de ressources6 mois (Pas dintgration dans la GED) 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsX6 mois (Pas dintgration dans la GED) 6 mois (Pas dintgration dans la GED) 6 mois (Pas dintgration dans la GED)Justificatifs de ressources Copies de jugementConservation dfinitive des images / du document papier (si celui-ci 1 nest pas gd) lissue de la DUA X si lensemble des informations ne sont pas saisiesPlan personnalis de compensationCoupon plan personnalis de compensation Comptes rendus de lquipe pluridisciplinaire Courriers transmis au demandeur : - accuss de rception - courriers administratifs (demandes de pices, convocations, demandes de prcisions, etc.)6 mois (Pas dintgration dans la GED) 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs1 an 1 anObservationsSi lintgralit des lments complts sur le formulaire Cerfa sont repris dans le systme dinformation (SI), il est inutile de les conserver dans la GED. Dans le cas contraire, il faut les conserver de manire dfinitive. noter que les usagers ajoutent rgulirement des commentaires, des explications, etc. noter galement que le futur Cerfa offrira moins de rubriques complter que lactuel et sera donc probablement saisi en intgralit dans les diffrents SI ; il faudra revoir ce moment l sil est toujours pertinent de le numriser. Un mme allocataire peut envoyer plusieurs projets de vie. Non saisi dans le SI. Attention : sil est intgr dans le Cerfa, il convient de le scanner et le conserver. Intgralit des lments dinformation saisie dans le SI. Ces lments ne sont pas utiles la MDPH pour traiter les dossiers, mais transitent par elle, qui les transmet lorganisme payeur du CG. Des copies sont cependant conserves pour constituer des dossiers complets. court terme, les caisses dallocations familiales ne demanderont plus les dclarations de ressources car elles les recevront directement via le SI des AssedicX X si pas de saisie exhaustiveXLa mention dun jugement de tutelle est porte dans le SI. Loriginal est envoy au demandeur. Ne conserver que si lintgralit des lments dinformation nest pas saisie dans le SI. Il arrive que la MDPH reoive une copie. Documents manuscrits ou rapports dactylographis (Word/pdf). Leur contenu nest pas repris dans le SI, ou alors partiellement. 2 types de documents : - documents gnrs par lapplication avec griffe et stocks dans la GED (pas de support papier) ; - documents Word non scanns dans la GED.1 anNous proposons ici une liste des pices scannes conserver indfiniment pour les dossiers qui seront verss. Le tri ne pouvant pas toujours tre fait au niveau de la GED (les systmes ne permettent pas tous une indexation fine), il convient de se poser la question du bien fond ou non de la numrisation de certaines pices (les justificatifs) dont on retrouve les informations dans les systmes dinformation.. 1 50. Type de piceCourriers envoys par le demandeur : courriers dinformation administrative, demandes de transfert, demandes de prcisions, etc.Dure d'utilit administrativeConservation dfinitive des images / du document papier (si celui-ci 1 nest pas gd) lissue de la DUAObservations1 an 1 an-Pices justificatives prsentes lappui dune demande ou du versement dune aide devis factures Certificats mdicauxComptes rendus dhospitalisation, analyses complmentaires, etc. Notification CDES/COTOREPNotification de la CDAPHConciliation, recours gracieux et contentieux : demande de conciliation et synthse, mmoires de lavocat, avis de recours, mmoires des mdecins de la MDPH, jugements, expertises GEVA (grille dvaluation pluridisciplinaire) Bilans professionnels Bilans scolairesBilans mdico-sociaux Bilans psychologiquesUne fois le paiement effectu (voir avec lorganisme payeur qui assure la conservation) 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsX5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs Intgration dans la GED /5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs Pas dintgration dans la GED (donnes dans le SI)X5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsx6 mois (Pas dintgration dans la GED)X si saisie dans le SI non exhaustive X5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcs 5 ans /c de la fin de validit de la dernire dcision ou du dcsSeuls les devis sont utiles la MDPH pour traiter les dossiers. Des copies de tous les documents (devis et factures) sont cependant conserves pour constituer des dossiers complets. La MDPH nest souvent quun destinataire intermdiaire . Il convient toutefois de sassurer que ces pices sont bien gardes 10 ans par lordonnateur. Document spcifique aux MDPH : il sagit en fait dun Cerfa, gard notamment pour permettre de constater la dgradation ou au contraire la stabilit de ltat du patient. Des originaux sont parfois transmis.XLes originaux sont conserver par lusager. Les donnes relatives la notification sont conserves dans le SI tout au long de la DUA Dans le cas dune production nativement numrique et non signe, il est trs important de garder le procs-verbal sous forme papier.XX X 51. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Prenons lexemple dune dure dactivit choisie de 10 ans. Aprs ces 10 annes, les images seront dplaces (dans le rpertoire qui aura t dfini) pendant 3 ans. Cest larchivage en ligne. Limage reste consultable mais nest plus stocke dans le rpertoire des images du serveur GED. La dure de vie est donc de 13 annes au total. Nous voyons ensuite que la case Archivage lgal est coche. Cela implique que ce fichier fera partie dune compilation qui sera cre pour gravure, au bout de ces 13 ans. Si la case suppression est coche, les fichiers seront alors supprims aprs gravure. Remarque : il est possible de cocher Archivage lgal et suppression sans pour autant cocher Archivage en ligne . Cela implique que les fichiers seront directement supprims de larmoire aprs la priode indique.Page 51 52. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 7.Onglet Suivi de documentsLonglet suivi de documents propose plusieurs choix :Dfinition des fiches de mtadonnes : possibilit de crer un formulaire qui sera ensuite associ un lment du plan de classement. Il sagit en quelque sorte dindex qui renseigneront un fichier. Paramtrer les options de compltude : Lutilisateur dfinit des documents obligatoires via le plan de classement. En fonction de la prsence ou non des documents obligatoires, les dossiers auront trois tats : les dossiers complets, en retards et en cours de traitement. Gestion des notifications: paramtrage de notifications portefeuille sur des actions systmes.a)Nature de documentLoption Nature de document (option de larmoire : Suivi documentsDfinition des natures de documents) consiste renseigner une fiche index pour un document prdfini. Pour crer une nature de document, cliquer sur le bouton :La fentre suivante apparat (identique la cration dune armoire) :Aprs validation, il suffit, comme pour une armoire, de rajouter des champs :Page 52 53. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationLtape suivante consiste associer ce formulaire de nature de document un fichier du plan de classement :(1)EN MODE FICHIERCette tape se droule dans longlet gnral, en cliquant sur le bouton Options de suivi (en mode fichier). Dans cet exemple, chaque fichier qui va entrer dans la Ged aura un formulaire qui pourra tre renseign.(2)EN MODE DOSSIERPage 53 54. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationIl suffit de slectionner un fichier ou un dossier de travail (bleu) et dans longlet compltude lassigner une fiche.b)Paramtrer les options de compltudeIl faut tout dabord dfinir les documents obligatoires. Pour cela aller dans lassistant de classement de l armoire voulue. Drouler le plan de classement et aller dans longlet Compltude .Page 54 55. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationPour dfinir un document comme pice obligatoire, il suffit de cocher Dfinir en tant que pice obligatoire le document slectionn apparat en rouge (comme ci-dessus). De plus il est possible dappliquer une condition sur un index, pour cela slectionner le champ en question et cliquer sur la croix verte, cette cran apparat :Slectionner les champs dictionnaire voulu, pour prendre un exemple le champ MultiGest ne sera obligatoire que pour les valeurs V 6.3, V 7 et V 8. Voir cran page suivante :Aprs avoir dfini les documents obligatoires, il faut dfinir :Page 55 56. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation le temps de traitement dun dossier son lment de dclenchement (date de cration ou date dentre de la premire pice obligatoire) les rgles appliquer sur celui-ci (rendre le dossier inaltrable, passer le dossier en archivage en ligne)La case Appliquer une clture conditionnelle du dosser permet lutilisateur de clturer manuellement la vrification de compltude (et de passer alors en tat complet ) en slectionnant une valeur dans un champ. Cette valeur et ce champ se dfinissent ici :Pour finir le type dalertes et les options utilisateurs (voir cran ci-dessous).C.Gestion des notificationsDans cette interface il est possible de dfinir des rgles de notifications en rapport avec des actions systmes sur les index GED. Cette interface se prsente de la manire suivante:Page 56 57. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationLa premire liste affiche l'ensemble des profils crs (gestion des utilisateurs et groupes). Une fois un profil slectionn la partie de droite se remplie: liste des notifications possibles: o Index: cration/modification o Commentaires: cration/modification o Dossier de travail: cration Utilisateurs et groupes habilits sur l'armoire Utilisateurs et groupes associs au profil en cours sur cette armoire Il est possible de ne dfinir aucune rgle mais simplement d'associer des utilisateurs groupes aux profils dfinis.Page 57 58. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation 1.Onglet MaintenanceUn onglet maintenance est maintenant disponible pour chaque armoire. Les options suivantes sont disponibles :a)Gestion des doublons :La fentre de gauche nous donne les diffrents champs de larmoire sur lesquels faire la recherche des doublons :Puis le rsultat saffiche sur la droite. Il existe pour cet exemple 2 dossiers contenant le champ FACTUM :En cliquant dessus, nous voyons les dossiers en question :Il est alors possible de :Page 58 59. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationImprimer la listeSupprimer la slection : Fusionner les dossiers : Dans le cadre dune fusion, la rgle est la suivante : Le premier dossier coch devient le dossier cible :Le deuxime dossier coch devient le dossier source :Un message de confirmation apparat alors quand on clique sur le bouton fusion :Page 59 60. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Les images du dossier 21 iront donc dans le dossier 22, et les index du dossier seront les index du dossier 22, cest dire le dossier cible.b)Outils dadministration :Les outils dadministration permettent :Ces actions ne sont accessibles que par le propritaire de larmoire.Page 60 61. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationIV.Gestion de larchivageQuand une stratgie darchivage est mise en place sur une armoire, la gestion se fait dans linterface Gestion de larchivage :Aprs avoir slectionn larmoire concerne, un tableau rcapitulatif apparat :Nous pouvons voir ici le dtail de chaque compilation (dans lexemple, les compilations sont de 650mo comme configur pour larchivage) Voici les diffrents tats que peuvent avoir une compilation : : Tant que le lot na pas atteint la limite fixe (650mo, 4go, 8go) il nest pas possible de faire une action sur le lot.Page 61 62. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation : Quand la taille voulue est atteinte, la ligne confirmation de gravure apparat (cliquable). La fentre suivante souvre :En cochant confirmer la gravure du lot , ltat de la compilation passe ltat suivant : : Comme le lot est grav, MultiGest propose maintenant la suppression du lot. En cliquant sur le lien, la fentre suivante souvre :Le dernier tat peut alors apparatre : : Le lot est grav et la compilation supprime.Page 62 63. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationV.Banettes de MultiGest - AdministrationLes banettes sont des espaces de stockage dans lesquels les fichiers numriss vont transiter en attendant dtre indexs. Nous accdons ladministration des banettes dans le menu administration :La fentre suivante souvre :La colonne de gauche indique les banettes dj existantes.Page 63 64. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentationA.La cration de bannettesPour crer une nouvelle banette, cliquer sur La fentre suivante souvre :Saisissez le nom de la nouvelle banette et cliquez sur Valider Aprs validation, la nouvelle banette apparat dans la liste de gauche.Page 64Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 65. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationB.Onglet gnralNous pouvons voir sur la droite de lcran les options gnrales de la banette et les habilitations :ParamtreDescriptionNom Cl de regroupement CheminNom qui sera affich dans MultiGest pour cette banette Dfinit une valeur selon laquelle des bannettes seront regroupes Chemin du rpertoire physique de la banette. Si un chemin local est saisi, le rpertoire est cre sur le serveur GED. Un chemin UNC peut aussi tre indiqu. Permet de dfinir un propritaire qui sera considr comme le responsable de cette bannettePropritaire Appliquer un traitement OCR Activer la corbeille Filigrane la cration du document Armoire associePermet locrisation des documents prsents dans la banette. Permet de garder une copie des documents supprims dans la banette, dans le rpertoire indiqu (voir options gnrales) Permet dajouter, sur toutes les pages scannes ou importes, en haut droite, le texte saisi en remplaant les valeurs dynamiques (DATE, TIME, USER, CHRONO). Permet dindiquer une armoire automatiquement pour la banette. Quand lutilisateur sera dans la banette et quil voudra indexer un document, cest larmoire qui est indique ici qui sera automatiquement propose.Page 65 66. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Classement par dfautOuverture du dossier en fin dindexationA partir du moment o lon associe une armoire la banette, il est possible de choisir un classement de fichier par dfaut (pour les armoires en mode dossier). Permet aprs indexation douvrir le dossier GED de destinationPage 66 67. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationC.Onglet habilitationsLa partie Habilitations permet de grer les droits des utilisateurs sur les banettes. Pour quun utilisateur puisse voir la banette et crer des documents lintrieur, il faut lajouter la liste des utilisateurs habilits. Pour cela, il faut slectionner lutilisateur, puis cliquer sur . Lutilisateur apparat alors dans la liste de droite, et il ne reste qu cocher les droits que lon veut lui donner :HabilitationDescriptionNumriser Importer Supprimer Modifierpossibilit de numriser des documents dans la bannette possibilit dimporter dans la bannette depuis le disque dur du poste client possibilit de supprimer des documents dans la bannette possibilit au travers de la visionneuse (pack collaboratif) de modifier les fichiersIndexer Transfrerpossibilit denvoyer des documents dans des dossiers GED possibilit denvoyer des documents vers dautres bannettesDistributionpossibilit de distribuer de manire quitable les fichiers de la bannette vers dautres bannettes configures dans longlet distribution autorise la bannette tre visible dans les dossiers GED (armoires en mode dossier uniquement) afin de permettre par un systme de Drag and Drop de mettre les fichiers dans les dossiers GEDConsulter depuis les armoiresPage 67 68. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationD.Onglet distributionCet onglet permet de dfinir des bannettes pour lesquels la bannette en cours pourra transfrer de manire quivalente tous ces fichiers (absence dun utilisateur)La colonne de gauche permet de choisir pour la bannette en cours quelles bannettes seront rceptrice des fichiers lors de la distribution. Principe de distribution :La bannette Valrie possde 20 fichiers. Lutilisateur part en cong et doit distribuer le reste de sa bannette pour traitement. Chacune des bannettes coches recevra une quantit similaire de documents.Page 68 69. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationVI.Options gnrales A.GnralLonglet gnral permet dindiquer le rpertoire dinstallation de MultiGest. Il est maintenant possible de dfinir une dure de session. Aprs ce temps, lutilisateur est dconnect sil est rest inactif sur MultiGest. Il est ncessaire de remplir ladresse rseau ou DNS du serveur. Le domaine et ladresse du contrleur de domaine doivent tre renseigns si limport des comptes actifs directory est envisag. En ce qui concerne les options de scurit, il est possible dactiver le contrle CNIL sur les armoires. Contrle CNIL : Activation de loption de paramtrage des critres de saisie obligatoire sur la fentre de recherche par index. Permet dtre compatible avec les demandes lgales de limitation de certaines recherches.B.Gestion des rpertoiresCette interface permet de grer les diffrents rpertoires quutilise MultiGest pour son fonctionnement.Page 69 70. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationC.Modules complmentairesLonglet Modules complmentaires permet de proposer : - une liste dextensions de fichiers non pris en compte - le tlchargement du pack collaboratif lutilisateur, si celui-ci nest pas install sur le poste. - un taux de compression des images (de 0 100)Page 70 71. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationD.Messagerie1. Notifications Permet de dfinir les heures denvoi des notifications mails (portefeuille, worflow, compltude, ) 2. SMTP Si les options de messagerie sont utilises, il est ncessaire de configurer les lments suivants : L IP du serveur SMTP Le port SMTP Eventuellement un Objet et un message par dfaut 3. POP Pour utiliser la fonction capture mail qui permet dindexer dans la ged des emails reus, il faut quune adresse mail soit ddie lapplication. Puis rentrer dans les paramtres les lments suivants : Le pop de cette adresse Le nom du compte Le mot de passe Le port.Page 71 72. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationE.A proposCet onglet donne des informations sur la socit ERIC Archivage et sur la version du logiciel. De plus il permet de consulter les modules installs, pour cela il faut cliquer sur consulter les modules installs :Page 72 73. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationVII.Observateur dvnementsCe menu nous permet de grer et de tracer les actions menes par les utilisateurs sur les dossiers de larmoire GED.Dans Type dobservation , si lon slectionne Synthse des oprations , nous devons ensuite prciser sur quelle armoire nous voulons effectuer la recherche, puis sur quel utilisateur, et enfin dans quelle priode dfinie (un jour ou un mois complet) En cliquant sur Excuter, nous obtenons la fentre suivante :Nous pouvons voir que lutilisateur Fabrice Jares a fait une cration dindex et un ajout de document. Nous savons sur quelle armoire, quelle date et heure, depuis quel poste, et concernant quel dossier (champ index) La liste est imprimable grce au bouton Si nous slectionnons maintenant Suivi dun dossier , nous obtenons les critres suivants :Page 73 74. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationIl faut donc ici renseigner larmoire dans laquelle se trouve le dossier recherch, puis rentr soit sont index systme, soit sont premier index. Dans lexemple, le premier index est Boudier . Le rsultat apparat lorsque lon clique sur Excuter :Dans cet exemple, nous pouvons voir les oprations de lutilisateur Fabrice Jares sur le document dont le premier index utilisateur est Boudier .Page 74 75. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationVIII. Tches planifies A.Tches dindexationNous rentrons dans le menu des tches planifies par le menu administration :Voici linterface des Tches planifies :Pour crer une tche planifie, cliquer sur La fentre suivante apparait :Page 75 76. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationNous rentrons ici les informations suivantes : Nom de la tche Choix de larmoire Tche raliser (indexation totale dans lexemple) La planification par jour et par heure Une action dindexation est obligatoire pour rendre larmoire compatible avec une recherche sur contenu dite plein texte Il sagit en fait dindexer dans des dictionnaires spcifiques tous les mots contenus dans les diffrents documents et ce afin de permettre une recherche de toutes les instances de ces mots dans telle ou telle page dun document. Indexation totale Permet une indexation plein texte de lintgralit des documents prsents dans le rpertoire de stockage de larmoire Indexation incrmentielle Permet une indexation plein texte partielle concernant uniquement les documents qui nont pas t indexs jusqu prsent. Lindexation incrmentielle est impossible si une tche dindexation totale na pas t lance au moins une fois sur larmoire.Page 76 77. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationB.Tches dimportCes diffrentes oprations permettent dalimenter les armoires de la GED avec soit : des nouvelles donnes des documents des couples image + fichier dindexation Import dindex Permet dalimenter les donnes dune armoire GED avec de nouveaux enregistrements, provenant dun fichier texte. Import dindex et de documents Permet dalimenter les donnes ET les documents dune armoire GED avec de nouveaux enregistrements ET de nouveaux fichiers lis. Remarque : Cest ce type dimport qui correspond aux numrisations par copieur Canon quipe de linterface eCopy Import et indexation zone code-barres Permet dalimenter larmoire avec des documents contenant des codes-barres. Ces documents seront classs automatiquement dans la GED grce la lecture de la valeur contenue dans ce codebarres Configuration : Une tche dimport de fichier CSV est souvent ncessaire en amont de la tche dindexation. Une fois que des index ont t imports dans larmoire, il faut configurer la tche dindexation codebarres. Pour cela, crer une nouvelle tche planifie :La tche doit tre import Matching zone code-barres Renseigner ensuite le chemin contenant les images importer.Page 77 78. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation1 type de contrle : sur champ slectionn 2 champs importer et champs de matching : cocher le champ qui va tre renseign par le codebarres. Si par exemple la valeur du code-barres est le numro de client, nous cochons le champ NUMERO 3 doublon : cocher le choix souhait en cas de doublon. 4 document existant : cocher le choix en cas dimport de document existant. Cliquer sur validerPage 78 79. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationCe lien nous ouvre la fentre suivante :Cette fentre de numrisation va nous permettre de numriser ou dimporter un document codebarres de manire renseigner la zone que lon veut capturer.Cliquer alors surpour importer le document ou surPage 79pour le numriser. 80. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation Le document apparat alors lcran :Cliquer ensuite sur pour paramtrer la zone capturer. Licne de la souris devient alors une croix de slection :Page 80Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 81. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Aprs avoir captur la zone, un popup souvre indiquant les coordonnes du code-barres. Cliquer sur ok et fermer la fentre de capture de zone. Le paramtrage est alors ralis.Remarque : Le bouton lecture du code-barres :permet douvrir une fentre de paramtrage avance au niveau de laNous avons un rappel de la position du code-barres captur, mais aussi le type de code-barres utilis :Page 81 82. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentationPage 82Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 83. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation La direction de la lecture :Les longueurs minimum et maximum, la granularit, et la possibilit dactiver le contrle derreur :Remarque : avant de rentrer dans des paramtrages avancs, il est conseill de tester avec les paramtres par dfaut. Import et indexation zone OCRCela permet dalimenter larmoire avec des documents contenant une zone de texte emplacement et taille fixes. Les documents sont classs automatiquement dans la GED grce la lecture de la valeur contenue dans la zone OCR prdfinie, en profitant si ncessaire dune opration de matching avec des valeurs contenues dans les index dune armoire GED. Le lancement de lopration dimport est gr grce linterface des tches planifies du module configuration du webserveur, selon des paramtres particuliers : Type de contrle Matching (O/N) Champs importer et champs de matching Gestion des doublons Gestion des documents existantsPage 83 84. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Remarque : Cette opration ncessite une configuration spcifique ralise sur le serveur Windows MultiGest qui permet de dfinir les spcificits de la zone OCR importer (emplacement, type, taille). Cette pr-configuration se fait via linterface de loutil de numrisation MultiW Exemple de configuration dune tche dimport dindex :Dfinition du format du fichier dindex :Dfinition de 4 facteurs : - Chemin daccs au fichier - Sparateur de champ avec ces choix possibles :-Caractre de fin de ligne (sparateur denregistrement)Page 84 85. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation -Possibilit de cocher la premire ligne est un descripteur . Dans ce cas, la premire ligne du fichier ne sera pas importe car tant un descripteur de la structure du fichier :Dfinition des rgles de contrle des imports : Dfinition de 4 facteurs : - type de contrle base de donnes (cl unique, champs slectionns, aucun) - contrle des doublons (seuls les dossiers existants sont traits), sinon : import - gestion des doublons au niveau document image (accepter ou rejeter) - gestion des documents en doublon si accepter (fusion, rejet ou incrment)Page 85 86. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation1 Type de contrle : Cas 1 : Aucun contrle nest ralis et tous les enregistrements seront intgrs larmoire Cas 2 : Larmoire possde au moins une cl unique qui sera utilise pour contrler les doublons (champs gris quand larmoire ne possde pas de cl unique) Cas 3 : Larmoire ne possde pas de cl unique, et il est possible de dfinir manuellement un ou plusieurs champs de contrle des doublons Cas 4 : Seuls les doublons seront traits, les autres enregistrements seront rejets 2 Champs importer et champs de MatchingPage 86 87. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationColonne Prsent : les champs cochs sont prsents dans le fichier source. Lordre des champs doit imprativement tre respect. Colonne Matching : les champs cochs dfinissent la cl de contrle des doublons. 3 Que faire en cas de doublons Soit accepter le document, soit le rejeter. 4 Que faire si le document existe dj Fusionner, incrmenter ou rejeter le document PlanificationIl possible de planifier la tche tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.Page 87 88. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationC.Tche dOCRLa tche OCR permet de raliser des traitements OCR sur les documents dune armoire. Cette tche se dfinit avec une heure de dbut et une heure de fin et sexcute sur le serveur. Nous rentrons ici les informations suivantes : Nom de la tche Choix de larmoire Tche raliser (OCR dans lexemple) La planification par jour et par heure Remarque : Les tches dOCR utilisent toutes les ressources machine. Elles ne doivent donc pas tre planifies pendant la journe car elles gneraient la production et la consultation de la GED. De plus, elles ne doivent pas tre planifies sur plusieurs armoires la fois : une seule serait traite. Le module OCR ERIC Archivage est install dans le rpertoire [votre rpertoire dinstallation]nefocr Pour son bon fonctionnement, il est ncessaire de configurer le fichier ocr_mgest.ini de configuration plac dans ce rpertoire : Fichier de configuration :Remarque : les tches dimport spool AS400 et spool PDF sont lies des logiciels spcifiques dERIC Archivage. Nous contacter pour ces options.Page 88 89. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationD.JournauxLaccs aux journaux se fait en cliquant surListe des tches excutes ou planifiesAccs au journal actifJournal actifPage 89 90. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationIX.Module StatistiquesLe module statistique est accessible aux administrateurs de larmoire :A.PrsentationA la demande de plusieurs clients CG, le dveloppement dun module statistique tait indispensable dans notre offre : Suivi de la production Ralisation dtats statistiques Justification de linvestissementCe module est soumis licence et est accessible uniquement aux profils administrateurs darmoire depuis le menu administration de la page daccueil. Pour les clients nayant pas cette licence, le module observateur dvnements reste disponible. Attention : Ce module ne reprend pas lhistorique statistique du client. La collecte des donnes statistiques a t revue pour tre plus prcise. Ces donnes sont dsormais stockes en base pour des recherches plus rapides.Page 90 91. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationB.Structure de linterfaceLinterface se compose de quatre ensembles : Barre doutils Critres de recherche Rappel de la requte Rsultats1.Description de la barre doutilsExcuter la requte en cours Nouvel onglet : permet douvrir un nouvel onglet et de ne pas perdre la requte en cours Export du rsultat de la requte vers Excel Export du rsultat de la requte en XML Lancement du mode graphique et des outils de comparaison Imprimer les rsultats de la requte en cours Enregistrer la requte en coursPage 91 92. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationChoisir et excuter une requte dj enregistre 2.Description de la barre critres de recherche Le point dentre pour lexcution dune requte est la catgorie. Il est possible de choisir une armoire, un utilisateur, un groupe ou un type de document du plan de classement :Puis, il est ncessaire de choisir une priode :Enfin, un intervalle est ncessaire pour laffichage des rsultats :Attention : Lintervalle ne doit pas dpasser plus de quinze valeurs pour des raisons de lisibilit daffichage. Si je fais une requte sur 2 mois, je ne pourrais donc pas prendre comme intervalle le jour, mais la semaine par exemple. Nous avons ensuite la possibilit de choisir des filtres de calcul :Les choix qui seront proposs dpendent de la catgorie choisie en point dentre. Exemple : Si le point dentre (la catgorie) est larmoire, alors le filtre de calcul propos sera les utilisateurs.Page 92 93. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentation Enfin, des filtres daffichage sont proposs :Le choix des colonnes permet de slectionner les donnes recherches :Page 93Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 94. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationa)Statistiques des dossiersNombre de dossiers crs : permet de tracer le nombre de dossiers crs (au niveau index) dans larmoire GED Nombre de dossiers modifis : permet de tracer le nombre de dossiers modifis (au niveau index) dans larmoire GED Nombre de dossiers supprims : permet de tracer le nombre de dossiers supprims (au niveau index) dans larmoire GED Nombre de dossiers archivs : permet de tracer le nombre de dossiers archivs (au niveau index) dans larmoire GED Nombre de dossiers modifis par ajout de document : permet de tracer le nombre de dossiers modifis par lajout de nouveaux documents dans le dossier.b)Statistiques des documentsNombre de documents imports : permet de tracer le nombre de documents imports dans larmoire GED (PDF, doc etc) Les documents provenant des banettes sont contenus dans cette colonne. Nombre de documents numriss : permet de tracer le nombre de documents numriss dans larmoire GED Nombre de documents modifis : permet de tracer le nombre de documents modifis (suppression de page, ajout de pages, ajout de post-it etc ) dans larmoire GED Nombre de documents supprims : permet de tracer le nombre de documents supprims dans larmoire GED (par le clic droit supprimer ) Les documents dcoups (et donc supprims) sont aussi pris en compte dans cette colonne. Nombre de documents ajouts par dcoupe : permet de tracer le nombre de documents ajouts par le module dcoupe. Nombre de documents ajouts par conversion bureautique : permet de tracer le nombre de documents ajouts par la conversion bureautique. Nombre de pages numrises : permet de tracer le nombre de pages numrises dans larmoire GED. Nombre de document provenant des banettes : permet de tracer le nombre de document provenant des banettes, en post-indexation.c)Statistiques des consultationsNombre de documents consults : permet de tracer le nombre de documents diffrents consults dans larmoire GED. Nombre de consultations : permet de tracer le nombre de consultations. Si un document est consult plusieurs fois, les multiples consultations seront prises en compte.Page 94 95. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationd)Type de documentsPermet dafficher le nombre de document crs dans larmoire, par type de document (PDF, bureautique, courriel, autre) Le choix des catgories permet de lister et de faire un choix sur la catgorie slectionne dans le point dentre. Par exemple, si mon point dentre est larmoire, le filtre catgorie me donnera la possibilit de slectionner une ou plusieurs armoires :Page 95 96. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationC.Description de la barre Rsultats Voici le rsultat dune requte :Il y a quatre colonnes de rsultats, ce qui indique que quatre filtres de calcul ont t slectionns pour la requte :Page 96 97. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation Il est alors possible dafficher le graphique des rsultats en cliquant sur le bouton suivant :Le rsultat apparat alors en graphique :Il est possible aussi davoir ce rsultat sous forme dhistogramme. Pour cela cliquer en haut sur le bouton graphique et choisir histogramme :Le rsultat apparat alors sous la forme suivante :Page 97 98. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationLe bouton graphique nous permet galement dafficher des comparatifs. Il suffit alors de slectionner les catgories comparer (de 2 5) :Puis de cliquer sur le filtre de comparaison voulu (les filtres proposs sont ceux qui ont t cochs dans la rubrique colonne ) :Page 98 99. Administration MultiGest 9.0.0 Nature de document : documentationLe rsultat est alors de la forme suivante :Page 99Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101 100. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentationX.Statistiques des bannettesDepuis la page daccueil :Vous accder la page rsumant les statistiques des bannettes :A. --Statistiques sur dates o Date de dbut : dfinit le dbut de la priode sur laquelle calculer les statistiques o Date de fin : dfinit la fin de la priode sur laquelle calculer les statistiques Rafrachir : recalcule les statistiques en temps rel Exporter : permet de rcuprer la liste de rsultats sous format csv Imprimer : ouvre une page afin dimprimer la liste des rsultats.B. --Barre doutils :Tableau de rsultatsBannettes : nom de la bannette Utilisateurs associs : nombre dutilisateurs associs la bannette Fichiers actuels Total : nombre de fichiers prsents dans la bannette actuellement Taille : taille total des fichiers prsents Numriss : nombre de documents numriss sur la priode demande Imports : nombre de documents imports sur la priode demandePage 100 101. Administration MultiGest 9.0.0Date : 26/07/2013 Auteur : SI Pages : 101Nature de document : documentation --Temps en bannette Min : document trait le plus rapidement Max : document trait le moins rapidement Moy : temps moyen de traitement dun fichier Fichier le plus ancien Nom : nom du fichier le plus vieux prsent dans la bannette Temps : nombre de jour de prsence du fichier le plus ancien dans la bannetteSous le tableau une ligne de total pour chaque colonne donne une statistique toute bannette.Page 101