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Manual versión 1.2 Alexia - SICEP Intercambio de datos ®
Manual versión 1.2
Alexia - SICEP
Intercambio de datos
®
Alexia - SICEP Intercambio de datos
Manual versión 1.2
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INTRODUCCIÓN 2
OBJETIVOS 2
Capítulo 1: El intercambio de datos entre ALEXIA y SICEP 3
1.1 Proceso completo del intercambio de datos 3
1.2 Exportación del fichero “Carga NIA” 3
1.3 Exportación del fichero “SICEP” 6
1.4 Intercambio de ficheros con la Consejería 8
1.5 Importación del fichero “Carga NIA” 9
1.5.1 Repercusiones de la importación del fichero “Carga NIA” 9
Introducción
Los centros educativos de la Comunidad de Madrid deben realizar el
intercambio de datos de alumnos entre Alexia y SICEP para la
obtención del código NIA.
La obtención de dicho código supone un proceso simple pero
imprescindible y lo determina la Consejería de Educación. Alexia
ofrece la posibilidad de realizar esta tarea aunque existen otros
medios para hacerlo.
Objetivos
A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para
alcanzar los siguientes objetivos:
1. Conocer el proceso de exportación e importación de datos para el
trasvase correcto de información entre el centro educativo y la
Consejería de Educación.
2. Conocer la repercusión de la modificación de datos en la pantalla
de exportación de los mismos.
Alexia - SICEP Intercambio de datos
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Capítulo 1: El intercambio de datos entre ALEXIA y SICEP
1.1 Proceso completo del intercambio de datos
A lo largo del año escolar el centro educativo deberá enviar a la
Consejería de Educación un archivo con los datos del alumnado,
con el objetivo de obtener el código NIA correspondiente a cada
uno de sus alumnos que todavía no lo tengan asignado.
El proceso consta de las siguientes fases:
1. Exportación del fichero de alumnos del centro desde Alexia
2. Envío del fichero a la Consejería de Educación
3. Recepción del fichero desde la Consejería de Educación
4. Importación del fichero a Alexia
1.2 Exportación del fichero “Carga NIA”
La exportación del fichero “Carga NIA” la deben realizar los centros
privados. Para ello el usuario deberá recorrer la siguiente ruta:
Al elegir la opción “Carga NIA” Alexia abrirá la pantalla que
muestra la figura 1.
Fig.1
El centro educativo deberá
enviar a la Consejería de
Educación un archivo con
los datos del alumnado con
el objetivo de obtener su
código NIA.
Utilidades Procesos Exportaciones
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La primera acción que el usuario deberá realizar será la de
“capturar”. Emergerá una pantalla como la que muestra la figura
2.
Fig.2
El usuario elegirá aquellas secciones de las que quiera enviar datos
de los alumnos. La selección puede ser única o múltiple. A
continuación pulsará sobre el botón “Añadir” o “Actualizar”. Los
datos que se envían a la Consejería son únicamente de los alumnos
que no tienen registro en la misma por ser nuevos en la
Comunidad de Madrid o por empezar la escolaridad.
Es posible que el sistema detecte algunos errores. Para que el
usuario los encuentre con facilidad, Alexia mostrará el icono
donde los haya.
En caso de existir errores el usuario debe conocer que Alexia
permitirá que se realice el proceso, pero el SICEP los detectará y
puede ser que por ello rechace el fichero. Para evitarlo C&A
recomienda que, en la medida de lo posible, el usuario los
rectifique.
Las modificaciones que el usuario realice en la pantalla que
muestra la figura 1, sólo quedarán archivadas para la exportación
del fichero Carga NIA. Es importante conocer que dichos cambios
no quedan registrados en la base de datos de Alexia, ya que la
aplicación es una imagen o instantánea de los datos de Alexia y no
la base en sí.
Si es necesario el usuario borrará de la captura aquellos alumnos
que no correspondan para el proceso. Podrá eliminarlos del listado
de uno en uno o varios al mismo tiempo. En dicho caso pulsará la
El usuario deberá
seleccionar sólo los
alumnos sobre los cuales
hacer el intercambio de
datos
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tecla “Shift” o control, según convenga, mientras realiza la
selección múltiple. Al terminar la selección pulsará sobre el botón
“Borrar”.
Fig.3
Para realizar la exportación no es necesario pulsar sobre la
selección de todos los alumnos. Alexia supone que los alumnos
que quedan en pantalla son sobre los que se desea obtener el
archivo de exportación de datos.
Cuando en el listado queden los alumnos sobre los que se desea
hacer la exportación el usuario pulsará sobre el botón “Exportar”.
Figura 4.
Fig.4
En caso de contener errores, Alexia mostrará una ventana
emergente informando sobre su existencia. El usuario puede
continuar el proceso pulsando sobre el botón “Sí” o bien puede
pulsar sobre el botón “No” pudiendo volver a la pantalla para
subsanar los errores correspondientes.
Al realizar la exportación el
usuario obtendrá un fichero
de texto plano de extensión
*.txt.
Alexia - SICEP Intercambio de datos
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Alexia continuará el proceso pidiendo al usuario que indique una
ruta destino para el fichero. Dicho archivo es un fichero de texto
plano con extensión *.txt.
1.3 Exportación del fichero “SICEP”
La exportación del fichero “SICEP” la deben realizar los centros
concertados. Para ello el usuario deberá recorrer la siguiente ruta:
Al elegir la opción “SICEP” Alexia abrirá la pantalla que muestra la
figura 5.
Fig.5
La primera acción que el usuario deberá realizar será la de
“capturar”. Emergerá una pantalla como la que muestra la figura
6.
Fig.6
Utilidades Procesos Exportaciones
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El usuario elegirá aquellas secciones de las que quiera enviar datos
de los alumnos. La selección puede ser única o múltiple. A
continuación pulsará sobre el botón “Añadir” o “Actualizar”. Los
datos que se envían a la Consejería son únicamente de los alumnos
que no tienen registro en la misma por ser nuevos en la
Comunidad de Madrid o por empezar la escolaridad.
Es posible que el sistema detecte algunos errores. Para que el
usuario los encuentre con facilidad, Alexia mostrará el icono
donde los haya.
En caso de existir errores el usuario debe conocer que Alexia
permitirá que se realice el proceso, pero el SICEP los detectará y
puede ser que por ello rechace el fichero. Para evitarlo C&A
recomienda que, en la medida de lo posible, el usuario los
rectifique.
Las modificaciones que el usuario realice en la pantalla que
muestra la figura 5, sólo quedarán archivadas para la exportación
del fichero SICEP. Es importante conocer que dichos cambios no
quedan registrados en la base de datos de Alexia, ya que la
aplicación es una imagen o instantánea de los datos de Alexia y no
la base en sí.
Si es necesario el usuario borrará de la captura aquellos alumnos
que no correspondan para el proceso. Podrá eliminarlos del listado
de uno en uno o varios al mismo tiempo. En dicho caso pulsará la
tecla “Shift” o control, según convenga, mientras realiza la
selección múltiple. Al terminar la selección pulsará sobre el botón
“Borrar”.
Fig.7
El usuario deberá
seleccionar sólo los
alumnos sobre los cuales
hacer el intercambio de
datos
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Para realizar la exportación no es necesario pulsar sobre la
selección de todos los alumnos. Alexia supone que los alumnos
que quedan en pantalla son sobre los que se desea obtener el
archivo de exportación de datos.
Cuando en el listado queden los alumnos sobre los que se desea
hacer la exportación el usuario pulsará sobre el botón “Exportar”.
Figura 8.
Fig.8
En caso de contener errores, Alexia mostrará una ventana
emergente informando sobre su existencia. El usuario puede
continuar el proceso pulsando sobre el botón “Sí” o bien puede
pulsar sobre el botón “No” pudiendo volver a la pantalla para
subsanar los errores correspondientes.
Alexia continuará el proceso pidiendo al usuario que indique una
ruta destino para el fichero. Dicho archivo es un fichero de texto
plano con extensión *.txt.
1.4 Intercambio de ficheros con la Consejería
El usuario deberá enviar a la Consejería de Educación el fichero
obtenido.
En un tiempo la Consejería de Educación emitirá otro fichero que
el usuario deberá descargar e importar a Alexia. Dicho fichero
tendrá extensión DBF.
La segunda y tercera fase
del proceso consta del
envío y recepción de un
fichero del centro educativo
con la Consejería de
Educación.
Al realizar la exportación el
usuario obtendrá un fichero
de texto plano de extensión
*.txt.
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1.5 Importación del fichero “Carga NIA”
Para la importación del fichero obtenido desde la Consejería de
Educación el usuario deberá recorrer la siguiente ruta:
El usuario deberá seleccionar el tipo “SICEP”. Alexia pedirá que
indique la ruta con la que encontrar el archivo descargado de la
Consejería de Educación. Después de especificarla el usuario
deberá pulsar sobre el botón “Finalizar”.
1.5.1 Repercusiones de la importación del fichero “Carga NIA” Al realizar la importación del fichero “Carga NIA”:
1. No se crearán nuevos alumnos en Alexia
2. Se cumplimentarán o modificarán los datos del campo NIA
de la ficha del alumno. Figura 9.
3. Se cumplimentarán o modificarán el dato del campo
“Número historial Académico”. Figura 10.
Fig9
Fig.10
Utilidades Procesos Importaciones
Con la recepción del fichero
Alexia incorporará o
modificará en su base de
datos los campos:
• Código NIA
• Libro de Enseñanza
Básica
• Libro de escolaridad
Bachillerato
