Analisa n desain 2

DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI

• Data flow diagram (DFD)

- Context Diagram (CD)

- DFD fisik

- DFD logis

• Flowchart sistem

• Data Dictionary

Data Flow Diagram

• Context Diagram (CD)

Diagram konteks adalah diagram paling atas, yaitu diagram yang

paling tidak detail dari sebuah sistem informasi yang hanya

menggambarkan aliran data ke dalam dan ke luar sistem.

• Simbol yang dipakai:

Simbol lingkaran menggambarkan entitas atau proses dimana

aliran data masuk ditransformasikan ke aliran data keluar.

Lingkaran mendefinisikan Batas sistem.

Simbol aliran data atau disebut interface

Simbol entitas eksternal menggambarkan asal atau tujuan data di

luar sistem. Kotak menggambarkan lingkungan sistem.

Simbol file, menggambarkan tempat penyimpanan data

Contoh context diagram

Pelanggan

Sistem

penerimaan kas

Bank

Pembayaran

Setoran

General

ledger

Total penerimaan kas

Data flow diagram (DFD) Fisik

• DFD fisik adalah representasi grafik dari sistem yang menunjukkan entitas-entitas internal dan eksternal, aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem. Entitas internal meliputi: personil, tempat, alat, dalam sistem yang mentransformasikan data.

• DFD fisik menggambarkan dimana, bagaimana, oleh siapa proses dalam sistem dilakukan. Bukan menujukkan apa yang dilakukan.

Data flow diagram (DFD) Logis

• DFD logis adalah representasi grafik dari

sebuah sistem yang menunjukkan proses-

proses dalam sistem dan aliran-aliran data

ke dalam dan ke luar sistem.

• DFD logis mewakili logika dari sebuah

sistem, yaitu apa yang dilakukan tanpa

menyebutkan dimana, bagaimana dan oleh

siapa proses tsb dilakukan.

Membuat DFD

Asal

Sistem

Tujuan

A

B

Asal

1.0

Tujuan

A

B

3.0

2.0

File

C

D

1.1

A

1.4

1.2

C

1.3

D

F

E

G

3.1

3.2

File

D

HI

B

3.1.1

3.1.2

D

J

I

H

Gbr 1. Context Diagram

Gbr 2. DFD Level 0

Gbr 3. DFD Level 1

Gbr 4. DFD Level 1

Grb 5. DFD Level 2

Membuat DFD

• Gambar 1 adalah context diagram yg menggambarkan aliran data ke dalam dan keluar sistem

• Gambar 2 adalah DFD level 0 (ditandai dgn nomor desimal 0), yg merupakan detail dari gambar 1

• CD dan DFD level 0 tsb disebut DFD yg seimbang krn punya aliran data eksternal yg ekuivalen, yaitu aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran “B”. DFD yg benar adalah DFD yg seimbang

• DFD level 1 (gambar 3) adalah pengembangan dari lingkaran 1.0, memiliki aliran data masukan “A” dan aliran data keluaran “C” dan “D”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 1.0.

• DFD level 1 (gambar 4) adalah pengembangan dari lingkaran 3.0, memiliki aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “B”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 3.0

• DFD level 2 (gambar 5) adalah pengembangan dari lingkaran 3.1, memiliki aliran data masukan “D” dan aliran data keluaran “H” dan “I”, yang sama dengan aliran data pada lingkaran 3.1

• Kotak-kotak entitas hanya tampil pada CD dan DFD level 0, tidak dalam DFD-DFD di bawah level 0.

• Proses pengembangan lingkaran (proses) ke dalam proses yang lebih detail disebut dengan Top-Down Partitioning. Top-down partitioning juga sering diasosiasikan dengan proses penyusunan sebuah sub sistem.

Contoh membuat DFD

• Berikut contoh membuat DFD untuk sistem penerimaan kas sebuah perusahaan distributor barang PT Lentera Hati.

• Langkah-langkah:

- Buat narasi sistem

- Buat tabel entitas dan kegiatan

- Gambar context diagram

- Gambar DFD fisik

- Gambar DFD logis

Sistem penerimaan kas PT Lentera HatiNarasi sistem penerimaan kas

Paragraf Baris Teks

1

2

3

4

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

PT Lentera Hati menggunakan prosedur berikut ini untuk memproses penerimaan

kas dari penjualan. Bagian penerimaan menerima cek dan remittance advice

(berita pengiriman uang) dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui cek tsb dan

menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice. Secara periodik,

karyawan pada bagian penerimaan mempersiapkan total batch remittance advice

dan mengirim batch remittance advice, bersama dengan salinan total batch, ke

accounts receivable. Pada waktu yang sama, karyawan tersebut mengirim batch

cek yang berhubungan ke kasir.

Karyawan pada accounts receivable memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah

terminal online, yaitu memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan,

jumlah terbayar dan nomor cek. Setelah memeriksa bahwa tagihan berada dalam

keadaan terbuka dan jumlah terbayar benar, komputer mengirim pembayaran ke

file induk accounts receivable. Jika ada ketidakcocokan maka komputer akan

memberi informasi.

Pada akhir setiap batch, komputer mencetak slip setoran yang sama dengan yang

tampil pada komputer kasir. Kasir membandingkan slip setoran tsb dengan batch

cek yang berhubungan dan membawa slip tersebut ke bank.

Sementara slip setoran dimasukan, nomor cek dan jumlah terbayar untuk setiap

transaksi dimasukkan ke dalam sebuah tape. Tape tersebut digunakan untuk

membuat daftar penerimaan kas pada setiap akhir hari. Pada waktu yang sama,

ringkasan accounts pelanggan yang terbayar pada hari tersebut juga dicetak.

Karyawan pada accounts receivable membandingkan laporan tsb dengan

remittance advice dan total batch dan mengirim total peneriman kas ke bagian

general ledger.

Tabel entitas dan kegiatan pada sistem penerimaan kas PT Lentera Hati

Entitas Paragraf Kegiatan

Bagian

penerimaan

1

1

1

1

1

1

1. Menerima cek dan remittance advice

2. Memeriksa dan menyetujui cek

3. Menulis jumlah terbayar dan nomor cek pada remittance advice

4. Mempersiapkan total batch remittance advice

5. Mengirim batch remittace advice bersama dgn salinan total batch ke

Accounts receivable

6. Mengirim batch cek yang berhubungan ke kasir

Pelanggan

Accounts

receivable

2

2

4

4

7. Memasukkan batch tersebut ke dalam sebuah terminal online

8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah

terbayar dan nomor cek

9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total

batch

10. Mengirim total penerimaan kas ke bagian general ledger

Kasir 3

3

11. Membandingkan slip setoran bank dengan batch cek yang berhubungan

12. Membawa slip seoran ke bank

Komputer

(terminal

online)

2

2

13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan

jumlah terbayar benar

14. Mengirim pembayaran ke file induk accounts receivable


2

3

4

4

4

15. Memberikan informasi jika ada ketidakcocokan

16. Mencetak slip setoran bank

17. Memasukkan transaksi ke dalam sebuah tape

18. Membuat daftar penerimaan kas

19. Mencetak ringkasan account pelanggan yang terbayar

Bank

Bagian

General

Ledger

Menggambar context diagram sistem penerimaan kas

Pelanggan

Sistem

penerimaan kas

Bank

Pembayaran

Setoran

General

ledger

Total penerimaan kas

Petunjuk:

1. Masukan semua entitas yang melakukan satu atau lebih kegiatan pemrosesan informasi ke dalam lingkaran

2. Masukan proses-proses yang normal saja bukan proses perkecualian

3. Masukan semua kegiatan dan entitas yang ada dalam narasi

4. Gambar hanya satu untuk mewakili semua entitas yang bekerja secara identik

Menggambar DFD Fisik

Petunjuk:

1. Agar lebih jelas, gambar aliran data ke dalam dan keluar sebuah file

2. Meskipun sebuah file tidak disebutkan dalam narasi, tetapi jika file tersebut diperlukan secara logis maka masukan file tersebut dalam diagram

Menggambar DFD Fisik

Pelanggan

1.0

Penerimaan

2.0

Accounts

receivable

4.0

Komputer

3.0

Kasir

Bank

General

Legder

Cek dan

remittance advice

Cek yg

disetujui

Tape

penerimaan kas

File induk

Acc. receivable

remittance advice teranotasi

Dan salinan total batch

Daftar

Penerimaan

kas

Total batch,

No pelanggan,

No tagihan,

Jml terbayar,

No cek

Total

Penerimaan

kasRingkasan

Jml

terbayar

Slip setoran

Slip setoran

dan cek

Menggambar DFD Logis

Petunjuk:

1. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada tempat yang sama dan waktu yang sama

2. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang terjadi pada waktu yang sama tetapi tempat yang berbeda

3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan yang secara logis berhubungan

4. Agar DFD mudah dibaca, gunakan lima sampai tujuh lingkaran saja

5. Aliran data masuk ke lingkaran entitas, jika entitas tsb melakukan kegiatan pemrosesan informasi. Tetapi aliran data ke kotak entitas, jika entitas melakukan kegiatan operasi seperti menyimpan barang, mengambil barang, dll.

6. Pada DFD fisik, membaca dari file-file komputer dan menulis ke file-file komputer harus melalui lingkaran komputer

7. Pada DFD logis, aliran data tidak dapat digambarkan dari lingkaran dengan nomor tinggi ke nomor rendah


Bagian

penerimaan

1

1

1




Accounts

receivable

2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah

terbayar dan nomor cek

Komputer 2

3

3

13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan

jumlah terbayar benar



Komputer

kasir

3

3



Komputer 4

4



Accounts

receivable

4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total

batch


Daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem penerimaan kas PT

Lentera Hati


Bagian

penerimaan

1

1

1




1.0 Menerima pembayaran kas

Acc. receiv 2 8. Memasukkan total batch, nomor pelanggan, nomor tagihan, jumlah terbayar dan

nomor cek

Komputer 2

3

3

13. Memeriksa bahwa tagihan berada dalam keadaan terbuka (open) dan jumlah terbayar

benar



2.0 Mencatat pembayaran pelanggan

Komputer

kasir

3

3



3.0 Mempersiapkan slip setoran

Komputer 4

4



Acc receiv 4 9. Membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan total batch

4.0 Mempersiapkan total penerimaan kas


Pengelompokan daftar entitas dan kegiatan kronologis pada sistem

penerimaan kas PT Lentera Hati


Pelanggan

1.0

Menerima

Pembayaran

kas

2.0

Mencatat

Pembayaran

pelanggan

4.0

Mempersiapkan

Total penerimaan

kas

3.0

Mempersiapkan

Slip setoran

Bank

General

Legder

pembayaran

Transfer

keuangan

File transk

penerimaan kas

File induk

Acc. receivable

Batch pembayaran

pelanggan

Total

Penerimaan

kas

Mencairkan cek

Flowchart Sistem

• Flowchart sistem adalah representasi grafik dari sistem informasi, proses-proses, aliran data logis, masukan, keluaran, file-file, entitas-entitas sistem operasi, aliran data fisik, dan kegiatan lain yang berhub dengan sistem baik kegiatan manual maupun komputer.

• Flowchart sistem merupakan gabungan DFD fisik dan DFD logis ditambah aspek operasional dan manajemen.

• Flowchart sistem berfungsi untuk memahami cara kerja sebuah sistem informasi dan menganalisis pengendaliannya.

Simbol dalam flowchart sistem

Dokumen

Input

Manual

Output

Proses

komputer

Proses

ManualMulti

dokumen

Display

layar

I/O file

Start/End

Disk

1

2

Keputusan

A

Konektor on-page

Konektor off-page

Arsip

Tape

Petunjuk membuat flowchart sistem #1

1. Bagi flowchart sistem ke dalam beberapa kolom, yaitu untuk entitas eksternal dan entitas internal

2. Beri label pada kolom tsb sesuai entitasnya

3. Usahakan aliran kegiatan-kegiatan urut mulai dari kolom paling kiri ke kanan untuk meminimalkan garis persimpangan/cross dan simbol konektor

4. Logika flowchart sebaiknya mengalir dari atas ke bawah, dari kiri ke kanan

5. Jika aliran tidak dari atas ke bawah, gunakan anak panah pada garis pengbungnya

6. Untuk aliran dari dan ke file komputer, selalu gunakan anak panah untuk menunjukkan arah aliran data

7. Usahakan flowchart tampil dalam satu halaman, jika tidak gunakan konektor off-page

8. Dalam setiap kolom, minimal harus ada satu proses manual, input data atau file-file

9. Jangan mengubungkan dokumen-dokumen dalam kolom yg sama secara langsung tanpa ada proses

Petunjuk membuat flowchart sistem #2

10.Jika sebuah dokumen didistribusikan ke kolom lain, maka gambarkan kembali dokumen tsb, kecuali jika jaraknya pendek.

11.Dokumen/laporan yang dicetak dalam bagian pemrosesan data sebaiknya ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, baru kemudian dikirim ke bagian lain

12.Dokumen/laporan yang dicetak oleh bagian pemrosesan data menggunakan alat yang terletak di bagian lain sebaiknya tidak ditampilkan dalam kolom pemrosesan data, atau tampilkan dibagian pemrosesan data tetapi beri penjelasan bahwa pencetakan dilakukan menggunakan alat di bagian lain dalam kolom pemrosesan data, baru kemudian dikirim ke bagian lain

13.Proses yang dilakukan dalam PC sebaiknya ditampilkan terpisah dari kolom pemrosesan data

14.Proses-proses baik manual maupun komputer, dapat ditampilkan sebagai satu proses atau urut-urutan proses

15.Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer

16.Proses manual pengiriman dokumen antar kolom tidak perlu ditampilkan

17.Jangan gunakan proses manual untuk filling dokumen.

Date post:	18-Dec-2014
Category:	Technology
Upload:	muchamad-ridwan
View:	1,440 times
Download:	1 times

Analisa n desain 2

Technology