Analisis Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran SPP Pada
SMA UII Yogyakarta
Naskah Publikasi
Diajukan oleh:
Surti Muktianingsih
07.12.2511
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
An Analysis of Implemetation and Information System of Registrarion as Applied in UII
Senior high School of Yogyakarta
Analisis Dan Implementasi Sistem Informasi Pembayaran SPP Pada SMA UII Yogyakarta
Surti Muktianingsih
Jurusan sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
With the school registration payment application that have been integrated with computer
help andenables users to process payment data and easily provide the needed information. As a
new student data, classes, scholarship, scholarship recipients, payment transactions registration
until the report for a class of students, scholars and report payments can be processed on the
payment application of this registration.
From this implementation, it can be concluded that by using the software Visual Basic 6.0
and Microsoft SQL Server 2000 can help the process of making data processing payments
1.Pendahuluan
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan seiring teknologi yang terus maju sekarang ini,
ikut membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Perubahan pola pikir manusia yang
sering terjadi didukung dengan kemajuan teknologi informasi dapat menghasilkan inovasi yang
semakin baik. Kemajuan teknologi informasi banyak dimanfaatkan diberbagai bidang seperti
perusahaan, lembaga pemerintahan bahkan dibidang pendidikan sekarang pun mulai diadakan
sesuai dengan kebutuhan masing – masing.
Sistem komputer yang berteknologi tinggi merupakan salah satu yang membantu aktifitas
manusia. Namun sebuah komputer dapat bekerja sebagaimana mestinya melibatkan tiga hal
yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. Yang merupakan urusan
penting dalam pengoperasian komputer tersebut adalah faktor manusia, karena mempunyai
peranan untuk mengoperasikan komputer. Dengan sistem yang terkomputerisasi, manusia
dapat menangani data yang sedemikian banyak dan rumit dengan cepat, akurat sehingga
dapat memperlancar pekerjaan, selain itu komputer dapat menyimpan cukup banyak memori
dalam bentuk file-file tertentu dengan aman.
Sistem pembayaran SPP di SMA UII masih dilakukan manual seperti pencatatan siswa
membayar SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP. Sistem manual seperti ini dirasa
petugas sulit untuk memberikan laporan secara cepat dan akurat. Petugas mencatat transaksi
pembayaran SPP, siswa datang ke loket pembayaran SPP bukan hanya membayar SPP per
bulan tapi per tiga bulan, kemudian dicatat petugas satu per satu. Beasiswa yang diterima
siswa tidak hanya dibayarkan untuk SPP tapi juga ada siswa yang menggunakannya untuk
buku dan her-registrasi ataupun uang gedung. Sedangkan petugas juga harus membuat
laporan dari semua transaksi yang dibutuhkan.
Dengan kondisi tersebut penyusun mencoba untuk membangun Sistem Informasi
Pembayaran SPP. Sistem informasi ini membantu petugas untuk mengolah, menyimpan dan
mencari data siswa tentang pembayaran spp.
1.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas muncul permasalahan
yang sering dihadapi petugas dalam mengolah sistem pembayaran, maka rumusan masalah diatas
sebagai berikut:
1. Bagaimana cara untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada.
2. Bagaimana cara merancang database pada sistem pembayaran spp.
3. Bagaimana cara mengimplementasikan database yang sudah dirancang ke dalam bentuk
aplikasi pembayaran spp.
4. Bagaimana mekanisme supaya mendapat program yang berkualitas.
Maka dengan adanya perancangan Sistem Informasi Pembayaran SPP tersebut diharapkan
bermanfaat dan dapat membantu petugas menyelesaikan masalah dalam pembayaran siswa.
2 Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada
prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang
lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
2. Konsep Dasar Informasi Pengertian informasi menurut Gordon B Davis, Informasi adalah “data yang telah diolah ke
dalam bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami
dalam keputusan sekarang maupun masa depan“.
2.2.1 Siklus Informasi
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima
informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan
tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap
sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus
ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).
Proses
(Model)
Intput
(Data)
Output
(Information)
PenerimaData
(Ditangkap)
Hasil TIndakanKeputusan
Tindakan
Gambar2.1 Siklus Informasi
2.3 Kualitas Informasi
a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
c. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen
yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan
menyediakan resume rutin dan laporan- laporan tertentu. Yang terdiri atas komponen:
a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan
data, memproses data, dan keluaran data.
b. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer.
c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan
sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.
e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manager, analis, programmer, dan
operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.
Dasar
Data
2.4.1 Karakteristik Sistem
Berikut ini adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan
sistem lainya :
a. Batasan (boundary), penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di
dalam sistem dan mana yang diluar sistem.
b. Lingkungan (environment), segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan
asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
c. Masukan (input), sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang
dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
d. Keluaran (output), sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer
komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu
sistem.
e. Komponen (component), kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang
mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output).
f. Penghubung (interface), tempat di mana komponen atau sistem dan lingkungannya
bertemu atau berinteraksi.
g. Penyimpanan (storage), area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara
dan tetap dari informasi, energy, bahan baku, dan sebagainya.
2.5 Konsep Permodelan Sistem
2.5.1 Konsep Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang
menunjukkan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir.
2.5.2 Konsep Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram/ DFD )
Data Flow Diagram (DFD) atau disebut juga Diagram Alir Data (DAD) sering digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data mengalir atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan
2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem inforamsi Petugasistrasi
kependudukan yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai software utama dan databasenya
menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
2.6.1 Mengenal Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara
cepat dan mudah.
2.6.2 Mengenal Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL Server perangkat lunak relational database management system (RDBMS)
yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai
fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server.
3. Analisis Dan Perancangan Sistem
Awal berdirinya SMA UII adalah sebagai tempat penelitian dan latihan mengajar
mahasiswa Fakultas Tarbiyah UII. Dengan nama besar UII dan memandang SMA UII sebagai
sekolah persiapan memasuki UII calon murid akan jauh lebih tertarik dibandingkan memasuki SMA
lain yang tidak punya kepastian masuk perguruan tinggi.
3.1.1 Visi SMA UII
a. Prestasi dalam peningkatan SKHUN
b. Penanaman nilai-nilai agama dalam kehidupan sehari-hari
c. Pencapaian prestasi dalam lomba KIR
d. Pencapaian dalam prestasi olah raga dan kesenian
e. Memiliki lingkungan sekolah yang disiplin, ramah, bersih dan islami
f. Mendapatkan kepercayaan dari masyarakat
3.1.2 Misi SMA UII
a. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif
b. Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif kepada seluruh warga sekolah
c. Mendorongan dan membantu setiap siswa untuk menggali potensi diri, sehingga dapat
dikembangkan secara lebih optimal
d. Meningkatkan pemahaman dan pengamalan ajaran agama Islam
e. Menciptakan budaya lingkungan yang disiplin, ramah, bersih dan Islami
f. Menerapkan manajemen partisipasif dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan
dewan sekolah
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian – bagian
komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian – bagian komponen tersebut bekerja dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan.
3.3 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan di SMA UII Yogyakarta, dapat
didefinisikan bahwa sistem kerja yang berjalan di SMA UII kurang efektif dan efisien. Hal ini terlihat
dari pencatatan data siswa, pencarian data siswa, serta pencatatan laporan pembayaran SPP.
Dalam pembayaran SPP, siswa membayar kepada petugas dengan menyerahkan kartu SPP dan
membayar uang spp. Dengan sistem yang ada, petugas sulit untuk melakukan pencarian data saat
informasi dibutuhkan saat itu. Hal tersebut menjadi hambatan bagi petugas untuk melakukan
pencatatan dan pembuatan laporan pembayaran SPP di SMA UII yang membuat kinerja kuran
optimal.
3.4 Analisis PIECES
a. Analisis Kinerja (Performance): Jika ditinjau dengan Troughput (jumlah produksi) dan
Respon time (waktu tanggap) pencatatan data pembayaran SPP SMA UII masih kurang
efektif, karena waktu pembayaran SPP siswa dilakukan dalam waktu tertentu.
b. Analisis Informasi (Informasi): Informasi dalam sistem lama menjadi perhatian utama
karena informasi yang ada bersifat statis dan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk
mengetahuinya. Dengan sistem yang terkomputerisasi, informasi yang ada selalu up to
date dan bersifat dinamis. Artinya, informasi yang dihasilkan hanya yang diperlukan saja. Di
SMA UII masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas
dan kecepatan pemberian informasi., seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu,
relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian
informasi data siswa.
c. Analisis Ekonomi (Economy): Dengan menggunakan sistem manual, sekolah atau lembaga
membutuhkan banyak sumber daya terutama secara ekonomi. Kertas – kertas yang
digunakan untuk penyimpanan arsip yang jumlahnya tidak sedikit tentu saja membutuhkan
tempat yang besar. Dengan sistem yang terkomputerisasi, masalah ketidakefisienan
secara ekonomi tersebut dapat ditekan serendah mungkin karena meminimalkan
penggunaan kertas dan meminimalkan tempat penyimpanan data.
d. Analisis Pengendalian (Control): Keberadaan sistem lama yang tidak terkendali
menyebabkan data – data yang tersimpan menjadi rusak bahkan hilang. Berbeda dengan
sistem manual yang tidak dilengkapi adanya sistem untuk keamanan data, sistem
komputerisasi bertujuan untuk menghindari pemyalahgunaan serta untuk menjamin
keamanan data.
e. Analisis Efisiensi (Eficiency): Dari hasil pengamatan, sistem lama kurang efisien bila
dibandingkan dengan sistem yang terkomputerisasi, karena saat siswa melakukan proses
pembayaran SPP dengan petugas hanya mencatat nama, tanggal pembayaran dan jumlah
pembayaran. Jika ada siswa yang mengalami penunggakan pembayaran maka petugas
harus mencari dalam buku atau membuka arsip terlebih dahulu.
f. Analisis Layanan (Service): Pelayanan merupakan nilai utama dalam suatu lembaga atau
organisasi, siswa merasa puas dengan proses pelayanan pembayaran yang cepat dan
akurat.
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mengetahui kebutuhan sistem yang dibangun, terdapat 2 macam kebutuhan yang
harus diketahui yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
Kebutuhan Fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses apa saja yang nantinya
akan dilakukan sistem, yang meliputi:
a. Sistem dapat melakukan login.
b. Sistem dapat melakukan pendataan siswa:
1. Pengguna dapat menambahkan data siswa dengan memasukkan NIS ( Nomor Induk
Siswa), nama siswa, alamat, jenis kelamin, TTL (tempat tanggal Lahir), alamat, dan
nomor telepon.
2. Pengguna dapat menampilkan data siswa.
3. Pengguna bisa mengubah data siswa.
4. Pengguna bisa menghapus data siswa.
c. Sistem dapat melakukan pendataan kelas:
1. Pengguna dapat menambahkan data kelas.
2. Pengguna dapat mengubah data kelas
3. Pengguna dapat menghapus data kelas
d. Sistem dapat melakukan siswa kelas:
1. Pengguna dapat memasukkan nama siswa ke dalam kelas.
2. Pengguna dapat mengubah data siswa kelas.
3. Pengguna dapat menghapus data siswa kelas.
e. Sistem dapat melakukan pendataan beasiswa:
1. Pengguna dapat menambahkan penerima beasiswa dengan memasukkan nomor
referensi, jenis beasiswa, jumlah beasiswa yang diterima sekolah kuota untuk siswa
yang akan menerima beasiswa serta jumlah beasiswa yang akan diterima oleh siswa.
2. Pengguna dapat mengubah data beasiswa.
3. Pengguna dapat menghapus beasiswa.
f. Sistem dapat melakukan pendataan penerima beasiswa:
1. Pengguna dapat mencatat siswa yang menerima beasiswa beserta jumlah
beasiswa dan jenis beasiswa yang diterima.
2. Pengguna dapat menambahkan data penerima beasiswa
3. Pengguna dapat menampilkan data penerima beasiswa.
4. Pengguna dapat mengubah data penerima beasiswa.
g. Sistem dapat melakukan transaksi pembayaran spp:
1. Pengguna dapat mencatat pembayaran yang dilakukan siswa.
2. Pengguna dapat menyimpan data pembayaran.
3. Pengguna dapat menampilkan data pembayaran siswa
h. Sistem dapat menampilkan laporan:
1. Pengguna dapat mencetak laporan data siswa kelas, penerima beasiswa,
pembayaran spp.
2. Pengguna dapat menampilkan laporan data siswa kelas, penerima beasiswa dan
pembayaran.
3.5.1 Kebutuhan Non Fungsional
a. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)
Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan
komputer yang sudah ada di SMA UII. Sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada.
b. Kebutuhan Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam
prosessecing sistem untuk mendukung pekerjaan sistem komputer. untuk melaksanakan proyek ini,
maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu : Microsoft Visual Basic 6.0, SQL
Server 2000.
3.6 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan
yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Ada beberapa kriteria
kelayakan yang bisa ditinjau seperti kelayakan teknis, kelayakan ekonomi, hukum dan operasional.
3.7 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.7.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan
Gambar 3.2 Flowchart Sistem
3.7.2 Data Flow Diagram
Gambar 3.3 DFD Level 0
Gambar 3.4 DFD Level 1
Gambar 3.5 DFD Level 2
4. Implementasi Dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem infromasi telah digunakanoleh pengguna.
Sebelum benar – benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap
pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat pengguna
memanfaatkan sistemnya.
4.2 Relasi Antar Tabel
Relasi Antar Login
4.3 Form Login
Form login merupakan form yang muncul sebelum pengguna dapat menggunakan
aplikasi. Untuk menggunakan aplikasi tagihan, pengguna diminta memasukkan nama dan
password masing-masing. Nama merupakan nama dari pengguna, sedangkan password
merupakan kode rahasia yang dimiliki masing-masing pengguna.
Form Login
4.4 Form Utama
Tampilan menu utama muncul ketika aplikasi pertama kali dijalankan. Menu utama
mempunyai menu-menu yaitu, menu Kelas, Tarif SPP, Siswa, Siswa Kelas, Beasiswa, Penerima
Beasiswa, Pembayaran SPPdan olah data pengguna.
Form Utama
5. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan Aplikasi
Pembayaran SPP, antara lain:
1. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada maka harus dilakukan penelitian terlebih
dahulu terhadap kelemahan sistem lama sehingga dari kelemahan tersebut dicarikan solusi
sistem baru yang lebih baik.
2. Setelah dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada maka membuat kebutuhan yang
berupa konsep dan dituangkan menjadi rancangan sistem yang berupa kertas kerja yang berisi
rancangan proses sistem , rancangan basis data dan rancangan interface.
3. Implementasi hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman dilakukan dengan
pembuatan interface berdasarkan hasil rancangan input output dan diberi kode program
kemudian setelah perangkat lunak siap digunakan selanjutnya tahap konversi dapat dilakukan.
4. Agar program yang dirancang berkualitas maka dilakukan uji coba program dengan
blackbox testing dan whitebox testing
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif . 2007.Analisis & Perancangan Sistem Informasi:Yogyakarta.Penerbit: Andi
Offsett.
Andi Sunyoto, Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL,Yogyakarta, Penerbit:Andi Offset.
Arief , M.Rudyanto, 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact -SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta.
Kusrini, M.Kom., Andri Koniyo, 2007.Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta.Penerbit: Andi Offset.
Leong ,Marlon. 2002. Dari Programmer untuk Programmer Visual Basic.
Yogyakarta.Penerbit: Andi Offset.
Utami Ema, 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000.Cetakan Pertama:
Yogyakarta,Penerbit: Graha Ilmu.
