“the BPM process’ factory”
Versión 01 Presentación Resumida - RoadShow DocMining - Junio 2.011
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Presentación ResumidaRoad Show DocMiningJunio 2.011
Servicio automatizado end-to-end en
Cloud Computing para la captura,
catalogación, procesado,
almacenamiento y recuperación
semántica 3.0 de documentos
“the BPM process’ factory”
“the BPM process’ factory”
Contenido
� BPM & BPMS.� Mercado BPM.� Presentación proceedit.� Presentación DocMining.� Demostración DocMining.� Sumario.� Contacto.
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“the BPM process’ factory”
Supervisión
Operaciones
ConsultoríaTecnológica
ElementosConsultoríade Negocio
BPM & BPMS
Despliegue de Procesos BPM
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BPM
BPMS
Procedimientos de Trabajo
Clases de Proceso BPM
BPOInstancias deProceso BPM
BAMKPI’s de
Instancias
Actores
Sistemas
Tareas Personales
Tareas Automáticas
Conectores
Documentos
Establecer
Monitorizar
Desarrollar
OperarAcciones
Transacciones
KPI’s
Optimizar
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Datos y MetaDatos
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Aplicaciones Transaccionales
Plataformas BPMSy Procesos BPM
BPM & BPMS
BPM = Corazón de la Organización
UsuariosColaborativos
Externos
UsuariosTransaccionales
Internos
UsuariosSupervisores
Usuariosde Terceros
OrganizaciónExtendida
OrganizaciónExternalizada
Terceros Dirección
Aplicaciones Colaborativas
Aplic
acio
nes
de
Terc
eros
Aplic
acio
nes
Info
rmat
ivas
Documentos y Metadatos
Datos y Relaciones
BPMS
UsuariosColaborativosInternos
UsuariosTransaccionalesExternalizados
Office, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, …
Bases Documentales
Bases de Datos Relacionales
BI, …
CRM, ERP, CSM, RRHH, …
ERP, …
Plataformas BPMS
e-commerce
ZonaCloud
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BPM & BPMS
Funciones del BPM
Motor Procedimental
Bus de Comunicación
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Interface Unificada con
Usuarios
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Hace funcionar los Procedimientos de Negocio, haciendo llegar las Tareas a los Actores en el momento y ejecutando las Tareas Automáticas y Conectores contra los Sistemas implicados
Transporta Datos y Documentos entre los diversos Actores y Sistemas implicados en los Procedimientos de Negocio
Provee una única interface de trabajo colaborativo a los Usuarios de cualquier Organización
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Mercado BPM
Una buena pregunta
� ¿Porqué se habla tanto de BPM?
1. Cash Flow. Cada Proceso BPM
bien desarrollado y desplegado genera un enorme chorro de CashFlow Neto para el Cliente.
2. Negocio. Es un inmenso negocio potencial para la Industria IT.
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Mercado BPM
Ahorro por Implantación de BPM
Datos del Proyecto
Sector: Industria Auxiliar del Automóvil
Empleados: 8.000 Nominativos / 2.000 concurrentes
Procesos: 100 Procesos BPM a desplegar en 5 años
Esfuerzo: 100.000 horas
Criterio de Rentabilidad a 5 años ValorM€ %
€ porHora Proceso Empleado
Coste Total de Propiedad (TCO) 19,2 100 192 192.000 2.400
Ahorro Operativo Acumulado 31,4 164 314 314.000 3.925
Cash Flow Neto Acumulado (CFN) 12,2 64 122 122.000 1.525
Valor Actualizado Neto (VAN) al 15 % 4,8 25 48 48.000 600
Tasa Interna de Rentabilidad (TIR) 53 %
Tiempo de Retorno de la Inversión (ROI) 40 meses
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Mercado BPM
Negocio Potencial del BPM
5 ProcesosBPM de media
por Organización
1.000 horas / Proceso BPM
Se estima que hay, aproximadamente, 64.000.000 Organizacionesen el Mundo potenciales usuarias de BPM
61,4Billones de €
192.000 €TCO / Proceso
320.000.000Procesos BPM
a desplegar
160 Millones de años-hombre
0,46 % de la Población Mundial
28,1 % del PIB Mundial
0,9 ProcesosBPM / año /
100 habitantes
5 años de despliegue
5 años de despliegue
5 años de despliegue
39,0Billones de €
122.000 €CFN / Proceso
17,9 % del PIB Mundial
5 años de despliegue
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Mercado BPM
Conclusión
� Probablemente, el desarrollo y despliegue de Procesos BPM es uno de los negocios TIC con mayor potencialde la Historia, sino el que más:
1. 65.000.000 de potenciales Clientes.
2. +100.000 Procesos BPM distintos.
3. +500 Procesos/Cliente a implementar.
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Mercado BPM
Barreras y Frenos
1. Inversión. Se requiere una enorme inversión en Servicios deConsultoría, Licencias, Sistemas, Formación, Mantenimiento, …
2. Esfuerzo. El tiempo necesario para la transmisión del Conocimientode Negocio y su transcripción sobre un soporte tecnológico es muyelevado.
3. Expertise. Hay una falta de expertos formados en BPM en sus dosaspectos, Consultoría de Negocio y Consultoría Tecnológica.
4. Riesgo. Miedo al riesgo tecnológico y financiero por fallo de laTecnología, del Implantador o resistencia de la los usuarios.
5. Cambio. Miedo a las implicaciones por el cambio en la forma degestionar la Organización (romper comodidad de la rutina,obsolescencia del puesto de trabajo, evidenciar cargas reales detrabajo, cambio de responsabilidades, modelo colaborativo, …)
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Mercado BPM
Claves del Éxito del Despliegue del BPM
1. Desarrollo
Colaborativo.
2. Estandarización.
3. Reutilización.Versión 01 Presentación Resumida - RoadShow DocMining - Junio
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Presentación proceedit
Un modelo colaborativo innovador
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proceedit CatálogoFactoría y Programas
Clientes
Socios
Clientes
Socios+ 15 Socios
+ 300 Procesos
Co-desarrollo
Co-distribución
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Presentación proceedit
Modelo de Negocio 1 > 2 > 3
“try & buy”o
“try & lease”
1 €/hora de esfuerzo y por
usuario concurrente
2
10 % deRoyalty!
3
Sin compromiso= Sin riesgo
Abordable y Escalable
Justo y Auto-financiable
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Presentación proceedit
Eliminamos Barreras y Frenos
ClienteFinal
Procesos Modelo
Proceedit
TecnologíasBPMS
Procesos Modelo
Tradicional
Ventaja Competitiva Sostenible
ClienteFinal
Ventaja Competitiva Sostenible
Alta InversiónEsfuerzo enormeFalta de ExpertiseAsunción de RiesgosResistencia al Cambio
try & buytry & lease1 €/hora/UIC10 % Royalty
???
!!!
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VentajaCompetitivaSostenible
Presentación proceedit
8 ventajas para nuestros Clientes
“0” Riesgo
“0” Inversión
Modalidades de Acceso “try & buy”, “try & lease” y “pay & use”
Ahorro 80 %
Auto-Financiación
Sostenibilidad
Modalidad de Acceso “try & lease”
1 €/hora por usuario interno concurrente
Royalty 10 %
Anticipación
ConocimientoCluster Multinacional Catálogo de Procesos BPM y Conectores
Catálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS FlexibleModalidad de Acceso “try & lease”
Cluster MultinacionalCatálogo de Procesos BPM y Conectores MetaTecnología BPMS Flexible
Cliente Final
proceedit
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Flexibilidad8
1 €/hora por usuario interno concurrenteModalidad de Acceso “try & lease”
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Ahorro
Inversión
Esfuerzo
Modelo proceeditModelo Tradicional
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Presentación proceedit
Negocio Potencial del BPM - Comparativa
0,23 % de la Población Mundial
13,3 % del PIB Mundial
32,6 % del PIB Mundial
0,46 % de la Población Mundial
28,1 % del PIB Mundial
17,9 % del PIB Mundial
- 50 %
- 53 %
+ 182 %
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Presentación DocMining
Gestión Documental - Situación Actual
� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.
� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o quegenera.
� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados yformalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.
� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma noreglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.
� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permitenbúsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.
� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera,en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en elpúblico.
� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo enel momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.
� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.
� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Escomplejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.
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Presentación DocMining
Consecuencia
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Gestión Documental
¡Caos!
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Presentación DocMining
Solución a los Retos Planteados
� DocMining, un servicio automatizado end-to-end de gestiónintegral automatizada de documentos y metadatos asociados,gestionado en modalidad Cloud Computing, y que integra sietetecnologías distintas en un solo entorno operativo, con unicidadde responsabilidad en el servicio y con una facturación mensualunificada:
1. CeN – Acceso fácil a dispositivos y virtualización de redes.
2. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas.
3. proceedit - Procesos BPM y conectores.
4. Ultimus - Plataforma BPMS.
5. Axional – Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP).
6. Genexus - Conexión con las aplicaciones corporativas.
7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0.
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Presentación DocMining
Procesos – Diagrama de Bloques
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DocMiningEntrada Salida
Procedimientos
Transacciones
RecibidoGenerado
PublicadoDistribuido
Procesado BPM
Contabilización
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TratamientoTratamiento
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Procesos – Gestión Documental Integral
Fuente
Ingreso
Catalogación
Archivo
Tratamiento
Distribución
Recuperación Semántica
Publicación
DestinoÁrea Procedimental
Área Social
Web 3.0Red Corporativa
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Intranet y ExtranetPortal WebPublicaciónBúsqueda SemánticaGestión Documental
Ingreso de DocumentosEscaneo y OCRProcesos BPMIntegración con ERP’sDistribución y Custodia
Captura
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Presentación DocMining
Procesos – Captura Unificada
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����
����
email + documentos
adjuntos
carta + documentos
adjuntos
Fax
gnoss
Discos
����
Escaneado
����
Aplicación
����
Proceso de Ingreso
Internet Web 3.0
��������
ficheros de voz / SMS
Conversión a email
Ofimática
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SubCon
trat
ado
Por
el
Clie
nte
Custodia Física de Documentos
Tareas de Proceso BPM
Escaneo y Prevalidación
Presentación DocMining
Procesos - Estrategia Operacional
DocMiningby proceedit
In-House
OutSourcing
In-House
OutSourcing
ReCallIronMountain
KernelNormadat
Outaskingitby proceedit
Tareas de Proceso BPM
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Presentación DocMining
Razones para el Éxito
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Único Punto de Entrada
Catalogación Automática
Búsqueda Semántica
Único Punto de Distribución
Repositorio Unificado
Rastreo y Captura Automatizada
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Ventajas
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Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas
propios para el soporte de la gestión de los mismos.
Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como
externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros
Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por
excepción y trazar el proceso de cada documento.
Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos
niveles de seguridad de acceso y recuperación
Ahorro
Conocimiento
Control
Seguridad
1
2
4
5
Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de
Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo
Visibilidad3
La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos
mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida
Flexibilidad6
Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución,
una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios
Simplicidad7
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Demostración DocMining
Arquitectura Tecnológica
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����
Facturas de Proveedores Escaneado CeN Router
RouterCeN
RouterFW
GiDocCliente
Ultimus
Axional
Procesos BPM
gnoss
Contabilización Automática de la Factura
Proceso de Validación de la Factura
Archivo y Recuperación Semántica de la Factura
Escaneado, OCR y Extracción de MetaDatos de la Factura
LAN
GiDocServer
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Demostración DocMining
Flujo de Proceso
Escaneado, OCR,
Clasificación, Extracción y Prevalidación
Gidoc
Procesado BPMpara Validación y Aprobación
Procesos BPM
Ultimus
Conectores
Axional
Procesado BPMContabilización Automática en
Axional
Conector
gnoss
Procesado BPMIngreso
Automático en gnoss
Escaneado
Facturas de Proveedores
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Sumario
� DocMining es un servicio automatizado end-to-end degestión integral automatizada de documentos ymetadatos asociados, gestionado en modalidad CloudComputing.
� Incorpora siete tecnologías de primer nivel bajo un soloentorno operativo, servido de forma unificada con un soloproveedor, sin complicaciones para la OrganizaciónCliente.
� Permite un arranque inmediato, en alta disponibilidad, sininversión y con una tarifa flexible en función de losusuarios y servicios requeridos.
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Contacto
� Josep Mª Cos
� Fijo: 00 34 933 906 706
� Móvil: 00 34 660 193 163
� Skype: jmcos.proceedit
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Agradecimiento
¡Gracias por su atención!