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MANUAL DEL USUARIO

ADMINISTRACIN DE PRODUCTOS

Versin 6.00

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propiedad de sus respectivos fabricantes.

Administracin de Productos Error! No text of specified style in document. i

NDICE GENERAL

Administracin de Productos 5

Acerca de esta Gua 5

Nota Introductoria ........................................................................................................ 5 Audiencia ..................................................................................................................... 5

Conocimiento necesario .................................................................................. 6 Convenciones Utilizadas .............................................................................................. 6 Documentacin Adicional ............................................................................................ 6

Introduccin a la Administracin de Productos 8

Nota Introductoria ........................................................................................................ 8 Caractersticas .............................................................................................................. 8 Definiciones ................................................................................................................. 9

Artculos .......................................................................................................... 9 Alias del Artculo .......................................................................................... 10 Artculo Alterno ............................................................................................ 10 Asientos ......................................................................................................... 11 Clulas de Trabajo ........................................................................................ 11 Costo de Materiales Directos ........................................................................ 12 Costo de Mano de Obra Directa .................................................................... 12 Costos Indirectos de Produccin ................................................................... 12 Costeo por rdenes de Produccin ............................................................... 13 Estructura de Manufactura ............................................................................ 14 Proceso .......................................................................................................... 15 Razn de Produccin .................................................................................... 16 Tiempo de Preparacin ................................................................................. 16

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 17

Administracin de Productos Error! No text of specified style in document. ii

Nota Introductoria ..................................................................................................... 17 Integracin ................................................................................................................. 17 Cmo se Implanta el Mdulo? ................................................................................. 19 Parmetros del Mdulo ............................................................................................. 20

Descripcin de Carpetas ............................................................................... 21

Informacin General para las Transacciones de Administracin de Productos 28

Nota Introductoria ..................................................................................................... 28 Rubros ....................................................................................................................... 28

Manejo de Rubros ........................................................................................ 29 Clulas de Trabajo ..................................................................................................... 37

Manejo de Clulas de Trabajo ...................................................................... 38 Atributos .................................................................................................................... 46

Manejo de Atributos ..................................................................................... 46 Substitucin de Artculos .......................................................................................... 50 Consecutivos para lotes de produccin ..................................................................... 52

Artculos 54

Nota Introductoria ..................................................................................................... 54 Mantenimiento ........................................................................................................... 54

Manejo de Artculos ..................................................................................... 55 Especificaciones ........................................................................................................ 85

Estructuras 86

Nota Introductoria ..................................................................................................... 86 Mantenimiento ........................................................................................................... 86

Funciones Especiales del Submen .............................................................. 90 Manejo de Estructuras .................................................................................. 92

Operaciones ............................................................................................................. 134 Manejo de Operaciones .............................................................................. 136

Materias Primas ....................................................................................................... 157 Insercin de Materias Primas ..................................................................... 159 Sustitucin de Materias Primas .................................................................. 161 Eliminacin de Materias Primas ................................................................. 162

Consultas 165

Nota Introductoria ................................................................................................... 165 Lista de Materiales .................................................................................................. 165

Administracin de Productos Error! No text of specified style in document. iii

Funciones especiales del Submen ............................................................. 168 Uso de Componentes ............................................................................................... 173

Cmo generar la Lista de Uso de Componentes? ...................................... 174 Implosin de Materiales ........................................................................................... 174

Descripcin de Carpetas .............................................................................. 175 Cmo generar la Lista de Implosin de Materiales? ................................. 178

Reportes 181

Nota Introductoria .................................................................................................... 181 Estructuras de Manufactura...................................................................................... 181 Lista de Materiales ................................................................................................... 183 Factores de Costo por Operacin ............................................................................. 184 Costos de Operaciones ............................................................................................. 185 ltimas Estructuras Costeadas ................................................................................. 186 ltimo Diagnstico de Estructuras .......................................................................... 186 Detalle de Costos para Aprobacin .......................................................................... 187 Explosin de Materiales ........................................................................................... 187

Carga de Artculos ...................................................................................... 188 Generacin del Reporte ............................................................................... 193

Procesos Especiales 195

Nota Introductoria .................................................................................................... 195 Copia de Estructuras ................................................................................................ 195

Descripcin de Carpetas del Filtro .............................................................. 196 Manejo de Botones...................................................................................... 200

Borrado de Estructuras ............................................................................................. 206 Descripcin de Carpetas .............................................................................. 206

Desaprobacin de Estructuras .................................................................................. 210 Descripcin de Carpetas .............................................................................. 211

Costo Estndar ......................................................................................................... 215 Actualizacin Individual ............................................................................. 215 Actualizacin en Batch ............................................................................... 217

Costear Estructuras .................................................................................................. 228 Aprobar Estructuras ................................................................................................. 229

Control de Seguridad 231

Nota Introductoria .................................................................................................... 231 Definicin de Privilegios ......................................................................................... 231

Administracin de Productos Error! No text of specified style in document. iv

Glosario 235

Administracin de Productos Administracin de Productos 5

INTRODUCCIN GENERAL

Administracin de Productos

Acerca de esta Gua

NOTA INTRODUCTORIA El mdulo de Administracin de Productos permite desarrollar los

diagramas de flujo de proceso o estructuras de manufactura para los productos

terminados de su empresa. Las estructuras de manufactura son la base para

procesar las rdenes de produccin en el mdulo de Produccin y Costo.

AUDIENCIA Esta gua va dirigida a las personas que van a utilizar el mdulo de

Administracin de Productos y que requiera realizar movimientos que

impliquen transacciones de mantenimiento desde mdulos auxiliares.

Administracin de Productos Acerca de esta Gua 6

CONOCIMIENTO NECESARIO

El contenido de este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico

operativo de la Administracin de Productos.

CONVENCIONES UTILIZADAS A continuacin se presenta una tabla que muestra el significado del formato

utilizado en este manual.

Caracterstica Se refiere a...

Negrita Especial Texto que se desea recalcar

Negrita Cursiva Mdulos u opciones de Exactus

Nota Presenta condiciones importantes sobre el

tema

Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el

proceso descrito

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarn

el uso de Exactus

Adems se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarn a

lo largo del manual y que se considera que el usuario acepta como normal:

Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto de todos los mdulos que componen el producto.

Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General, Administracin

del Sistema, Cuentas por Cobrar, Control Bancario, etc.

El manual tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de

manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar con

base en este criterio.

DOCUMENTACIN ADICIONAL A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser

consultados y que se relacionan con este mdulo.

Si desea conocer de... Refirase a...

Administracin de Productos Acerca de esta Gua 7

Seguridad de Exactus Manual de Administracin del Sistema

Configuracin de Exactus Manual de Configuracin del Exactus.ini

Configuracin de Compaas Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables Manual de Administracin del Sistema

Administracin de Productos Introduccin a la Administracin de Productos 8

CAPTULO 1

Introduccin a la Administracin de

Productos

NOTA INTRODUCTORIA Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Administracin de

Productos. Se detalla:

Las caractersticas generales de la Administracin de Productos

El manejo general del sistema

La ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

Los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Administracin de

Productos

Definiciones

CARACTERSTICAS Entre las caractersticas ms importantes de este mdulo estn:

Interfaz grfica y amigable en Microsoft Windows.

Generacin rpida de reportes.

Compatibilidad con Microsoft Excel para exportar datos.

Fcil configuracin de las opciones propias del mdulo.

Generacin grfica de diagramas de flujo de proceso o estructuras de manufactura.


Totalmente operacional en redes (sistema multiusuario).

Actualizacin automtica del costo estndar unitario de los productos terminados.

Versatilidad, mltiples opciones, en los mtodos de costeo para las estructuras de manufactura.

Desglose detallado de los costos de produccin: materiales, mano de obra de preparacin, mano de obra de ejecucin y gastos indirectos de

fbrica; por estructura y operacin.

Desglose de los materiales requeridos en las rdenes de produccin y estructuras de manufactura.

Costeo de los subproductos derivados en las operaciones de la estructura de manufactura.

Agrupacin de operaciones mediante clulas de trabajo.

Asignacin de especificaciones cualitativas y cuantitativas a los artculos en el inventario.

Visualizacin del uso de los materiales en cada etapa de la estructura de manufactura.

Secuenciamiento de las operaciones de la estructura de manufactura.

Sugerencia y desglose de los gastos indirectos de fabricacin y mano de obra en cada operacin.

Flexibilidad en el ajuste del costo estimado de los artculos al ingresar al inventario.

Incorporacin de parmetros de contabilidad de asientos en el desglose de los rubros implcitos en cada operacin.

DEFINICIONES

ARTCULOS

Los artculos son los elementos esenciales del inventario de una compaa. Los

artculos adquiridos a los proveedores dependern directamente del tipo de

inventario que se necesita reabastecer.


Existen varios tipos de inventario, y en consecuencia, clasificaciones de los

artculos que los componen, entre ellos se pueden mencionar:

Materias primas: Estas son acero, qumicos, madera, telas u otros materiales utilizados para elaborar los artculos terminados.

Componentes: Estos son partes o submontajes que se encuentran listos para ir al montaje final del producto.

Materiales en proceso: Estos son materiales y componentes sobre los que se efecta un trabajo o que se encuentran esperando en la fbrica

entre una operacin y otra.

Productos terminados: Estos son artculos terminados que se tienen en inventario y que se encuentran listos para ser embarcados a un cliente

de acuerdo a un pedido en una planta de produccin.

En la seccin Captulo 4

Artculos en la pgina 54 se presenta cmo se utilizan los artculos en el

mdulo Administracin de Productos.

ALIAS DEL ARTCULO

Nombre alterno con el cual es conocido el artculo en la compaa. Los alias se

utilizan para designar artculos con caractersticas similares, obtenidos

mediante diferentes procesos de manufactura.

Con el fin que un artculo pueda contar con ms de una forma de preparacin, o

sea, ms de una estructura de manufactura disponible para atender sus rdenes

de produccin, se tiene el alias como una identificacin del artculo exclusiva

para manufactura.

Por omisin, cada artculo en el inventario posee un alias de produccin con el

mismo nombre. Lo anterior se detalla en la seccin Alias en la pgina 62.

ARTCULO ALTERNO

Un artculo alterno es aquel que tiene caractersticas similares a un artculo de

referencia. De manera que, puede sustituirlo en caso de no haber suficiente

existencia en el inventario.

Un artculo puede ser sustituto del primero, pero algunas veces ocurre que el

primer artculo no puede sustituir al artculo alterno, es decir no son recprocos.


Esto permite que se puedan asignar diferentes productos sustitutos a un artculo

especfico, de esta forma la persona que produce o factura puede sustituir un

artculo sin existencias por otro de caractersticas iguales o similares.

En la seccin Cmo Definir los Artculos Alternos? en la pgina 81 se

presenta el detalle del manejo de los artculos alternos.

ASIENTOS

Un asiento en el diario corresponde al anlisis de los efectos de una transaccin

en las cuentas, usualmente acompaado por una explicacin.

Por otro lado, un asiento al mayor involucra el registro de una cifra en un

mayor. La cantidad correspondiente al asiento usualmente se transfiere de un

diario.

El asiento contiene el detalle de una transaccin tal como motivo de la

transaccin, cuentas contables involucradas y origen del movimiento.

Existen otros tipos de asiento, entre ellos es importante mencionar el asiento de

reversin, el cual reversa el asiento original, es decir, inserta lneas con montos

que anulen todos los crditos y dbitos hechos en los asientos del mayor. Por

ejemplo, si el asiento contiene una lnea con un monto de 100 en dbitos, el

asiento de reversin insertar una nueva lnea con un monto de 100 en los

crditos.

CLULAS DE TRABAJO

En las clulas de trabajo se fabrican partes similares con una gama definida de

tamaos, es decir, se agrupan las operaciones por afinidad. Las mquinas y

todo lo necesario (plantillas, accesorios, planos, instrumentos para medicin,

equipo especial) se ubican en la clula.

Las operaciones de una estructura de manufactura se pueden agrupar una o

varias clulas de trabajo, y cada clula se identifica dentro de un departamento

de la empresa. En la seccin Manejo de Clulas de Trabajo en la pgina 38 se

presenta el detalle de esta opcin.


COSTO DE MATERIALES DIRECTOS

Son los costos de compra de todos los materiales que se identifican como parte

de los productos terminados y que pueden seguirse hasta los productos

terminados en una forma econmicamente factible. Los costos de seguir

partidas insignificantes no valen la pena en comparacin con los posibles

beneficios de tener costos ms exactos del producto, a estas partidas se les

conoce como suministros o materiales indirectos y se clasifican como una parte

de los costos indirectos de produccin.

En la seccin Proceso de Costeo de una Estructura en la pgina 126, se

explica el uso de este concepto.

COSTO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Son los salarios de todos los trabajadores que se puedan identificar en una

forma econmicamente factible con la elaboracin de productos terminados.

En la seccin Proceso de Costeo de una Estructura que inicia en la pgina

126, se presenta cmo se utiliza este concepto.

COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN

Son todos los costos que no sean de materiales directos o mano de obra directa

y que estn relacionados con el proceso de produccin. Tambin se conocen

con los trminos de gastos indirectos de fbrica, carga de fbrica, gastos

indirectos de produccin y gastos de produccin. Dos categoras de los gastos

indirectos de fbrica son:

GASTOS INDIRECTOS DE FBRICA VARIABLES. Algunos ejemplos son la electricidad, los suministros y la mayor parte de la mano de obra indirecta. El

que el costo de una subcategora especfica de mano de obra indirecta sea

variable o fijo depende de su patrn de comportamiento en una empresa

determinada.

GASTOS INDIRECTOS DE FBRICA FIJOS. Algunos ejemplos son la depreciacin, los impuestos sobre inmuebles y los sueldos de la supervisin.

La relacin de este concepto con el mdulo se explica en la seccin Proceso

de Costeo de una Estructura en la pgina 126.


COSTEO POR RDENES DE PRODUCCIN

Los sistemas de costeo1 por rdenes de produccin los utilizan las

organizaciones cuyos productos o servicios se identifican con facilidad,

mediante unidades individuales o lotes, cada uno de los cuales reciben diversos

insumos de materiales directos, mano de obra directa y gastos indirectos de

fbrica.

El documento bsico que se utiliza en el costeo por rdenes de produccin para

aplicar los costos del producto se conoce como la orden de produccin, o el

registro del costo por rdenes de produccin, o la hoja de costo para las

rdenes de produccin. Por lo general, existen varias de estas rdenes

circulando a travs de la planta en forma simultnea; las rdenes de produccin

pueden tener diferentes rutas, operaciones, cantidades de tiempo y materiales

para su terminacin.

Las solicitudes a los almacenes son formas utilizadas para cargar a los registros

de costos por rdenes de trabajo los materiales directos utilizados. Las boletas

de trabajo son formas usadas para cargar a las rdenes de produccin la mano

de obra directa empleada. Existen diversas formas tanto manuales como

automatizadas de registrar la informacin que contienen los documentos

citados.

Los materiales directos y la mano de obra directa se pueden identificar

especficamente con las unidades fsicas o lotes con los cules se ha trabajado

mediante las solicitudes a los almacenes y las boletas de trabajo. Sin embargo,

por su propia naturaleza, los gastos indirectos de fbrica no se pueden

identificar directamente con las unidades fsicas o lotes. No obstante, sera

imposible la elaboracin de bienes sin incurrir en costos de gastos indirectos

tales como depreciacin, limpieza de instalaciones, mantenimiento, impuestos

sobre las propiedades, electricidad y otros.

Los gastos indirectos de fbrica se aplican a los productos (los absorben)

debido al deseo de la administracin de obtener una aproximacin lo ms

exacta posible del costo de los productos. Para que estos costos puedan ser de

ayuda a la administracin para fijar el precio del producto y determinar la

utilidad, tienen que ser oportunos y exactos. Si el propsito fuera aplicar todos

los gastos indirectos reales a la produccin real del ao, la aplicacin ms

exacta de los gastos indirectos slo se podra hacer al finalizar el ao, una vez

que se determinaran los resultados reales. Sin embargo, ese momento sera

1 Adaptado de Charles T Horngren y George Foster, Contabilidad de Costos: Un Enfoque

Gerencial (Mxico: Prentice Hall, 1991), p. 100 - 120.


demasiado tarde; los gerentes quieren informacin sobre el costo del producto a

travs del ao. Por lo tanto, las tasas de aplicacin de los gastos indirectos se

presupuestan, es decir, se calculan antes de la produccin.

El proceso anual para promediar y aplicar los gastos indirectos de fbrica a los

diferentes productos, consta de los siguientes pasos:

Seleccionar una tasa base (una base de aplicacin del costo) que se utilice como denominador comn para todos los productos. Algunos

ejemplos son las horas de mano de obra directa, el costo de la mano de

obra directa y las horas de mquina. La base de aplicacin debe ser la

mejor medida disponible de las relaciones de causa y efecto entre los

gastos indirectos y el volumen de produccin.

Preparar un presupuesto de los gastos indirectos de fbrica para el periodo, por lo general un ao. Las dos partidas bsicas son los gastos

indirectos totales presupuestados y el volumen total presupuestado de

la tasa base.

Calcular la tasa presupuestada de gastos indirectos de fbrica dividiendo los gastos indirectos totales presupuestados por el volumen

total de la tasa base presupuestada.

Obtener informacin de la base real segn avanza el ao.

Aplicar los gastos indirectos presupuestados a las rdenes de produccin al multiplicar la tasa presupuestada por la informacin base

real.

La idea bsica de este enfoque es usar el promedio anual del costo de gastos

indirectos por hora sin cambiar esta tasa al costear las rdenes de produccin

cada da o cada mes.

ESTRUCTURA DE MANUFACTURA

Una estructura de manufactura rene los materiales y operaciones que se

utilizan en la produccin de un Producto Principal, adems posee una

representacin de tipo grfico donde cada nodo es una operacin y cada enlace

refleja el orden de ejecucin.

La estructura de manufactura posee un estado que indica el ciclo de vida de la

estructura:

Diseada: Cuando se crea.

Costeada: Cuando se ha ejecutado el costeo de la misma.


Aprobada: Cuando se ha aplicado el costo de su producto principal a inventario. En este caso la estructura se encuentra disponible para

procesar rdenes de produccin, por lo tanto, no se permiten

modificaciones.

Histrica: Cuando se deja de utilizar.

Un artculo puede tener varias estructuras de manufactura: una diseada o

costeada, una aprobada y muchas histricas. La estructura de manufactura se

identifica por su cdigo de producto principal y su nmero de versin, por

ejemplo, Envase 1.00.

Si para un artculo existe ms de una proceso de produccin, se pueden definir

tantas estructuras de manufactura como formas diferentes de producir el

artculo, mediante la creacin de una estructura para cada alias del artculo.

En el captulo Captulo 5

Estructuras en la pgina 86, se explica todo lo relacionado con el manejo de

las estructuras de manufactura.

PROCESO

Un proceso es un conjunto de tareas conectadas mediante un flujo de bienes e

informacin que transforma distintos insumos en resultados, una manera de

describir un proceso es un diagrama de flujo de proceso.

Los insumos de un proceso pueden dividirse en categoras: mano de obra,

materiales, energa y capital; para poder analizar un proceso es necesario medir

estos insumos y determinar la cantidad de cada insumo necesario para hacer

alguna cantidad de resultado. El resultado de un proceso es un bien o servicio.

Existen tres categoras generales para todas las actividades dentro del proceso:

tareas, flujos y almacenaje. Una tarea u operacin resulta cuando hay una

adicin de algn insumo que hace que el producto o servicio se parezca ms al

resultado deseado.

Los dos tipos de flujo que deben considerarse dentro de un proceso son el flujo

de bienes y el flujo de informacin. Mientras que los flujos solamente cambian

la posicin de un bien o servicio en el proceso, una operacin cambia sus

caractersticas.

La Capacidad de un proceso es la tasa de resultados del proceso, en unidades de resultado por unidad de tiempo. Por ejemplo, una planta de lcteos puede

producir 2000 kilogramos de queso por da.


La Eficiencia de un proceso es una medida que relaciona el valor del resultado del proceso al valor del insumo. Corresponde al grado en el cual se utilizan los

factores de produccin con relacin a un determinado nivel de produccin. Se

obtiene mediante la comparacin del resultado real contra un resultado

estndar.

El Porcentaje de Aprovechamiento de un proceso corresponde a la cantidad de unidades de resultado que cumplen con las especificaciones de calidad,

expresada como porcentaje del total de unidades del proceso.

El Ciclo de Produccin de un proceso es el intervalo de tiempo que tarda en salir la primera unidad de producto terminado.

La representacin grfica del proceso corresponde a Cmo Construir el

Dibujo de la Estructura de Manufactura y Definir sus Operaciones? en la

pgina 112.

RAZN DE PRODUCCIN

Es la tasa de resultados de una tarea u operacin, la cual se mide en unidades de

resultado por unidad de tiempo. Por ejemplo, la operacin de termoformado en

una planta de envases plsticos podra procesar 1000 envases por hora.

TIEMPO DE PREPARACIN

El tiempo que una sola pieza pasa en espera de que un recurso, por ejemplo la

mquina de una operacin, se aliste para trabajar en esta misma pieza.

El tiempo de preparacin est asociado con la cantidad de horas de mano de

obra de preparacin y el costo por hora de mano de obra de preparacin, las

cuales son variables del Proceso de Costeo de una Estructura en la pgina

126.

Administracin de Productos Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 17

CAPTULO 2

Definicin de las Caractersticas Generales

de la Compaa

NOTA INTRODUCTORIA En esta seccin se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse

tanto en el mdulo de Administracin de Productos como en otros

mdulos de Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las

necesidades particulares de cada compaa.

Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:

La integracin de Administracin de Productos con los otros mdulos de Exactus.

La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.

La definicin de los Parmetros del Mdulo.

INTEGRACIN El mdulo de Administracin de Productos se integra con los mdulos

de Exactus de la siguiente manera:

Administracin del Sistema: se utilizan los departamentos para definir la ubicacin de las clulas de manufactura y el tipo de cambio

para costear las estructuras en doble moneda.

Control de Inventarios: se pueden realizar el mantenimiento de los artculos como de su costo estndar para aquellos registrados en la


empresa, adems que los costos de las estructuras son utilizados para

definir el costo de cada artculo en inventarios.

Administracin de Mantenimiento: se utilizan los equipos definidos para asociarlos con cada operacin de las estructuras de

manufactura.

Produccin y Costos: se toman los costos calculados para las estructuras de manufactura y con base en ellas, realiza el costeo de las

rdenes de produccin de artculos dentro de la empresa.

Requerimiento de Materiales: basndose en las rdenes de produccin vigentes y en los requerimientos de materiales de dichas

rdenes, construye un reporte de explosin de materiales que contiene

el clculo de las cantidades existentes as como las faltantes de materia

prima para la produccin de la empresa. Con esta informacin

proporcionada por Requerimiento de Materiales, el mdulo de

Plan Maestro de Produccin podr programar la produccin de

la empresa.

Cuentas por Cobrar: en este mdulo se definen los clientes, los cuales pueden ser asociados a las estructuras de manufactura.

Facturacin: al igual que en Cuentas por Cobrar, en este mdulo se definen los clientes, los cuales pueden ser asociados a las estructuras

de manufactura.

Anlisis de Capacidad: tomando como referencia las estructuras de manufactura que se disean en Administracin de Productos,

los equipos que tienen asignados y los tiempos de operacin, el mdulo

de Anlisis de Capacidad ayuda a ordenar las rdenes de

produccin y analiza la factibilidad de satisfacer la demanda y las

ordena en el tiempo.

A continuacin se presenta una figura que ilustra la interrelacin existente en

estos mdulos del sistema Exactus:


Interrelacin del Sistema Exactus con Administracin de Productos

CMO SE IMPLANTA EL MDULO? Cuando el sistema est recin instalado, la base de datos est completamente

vaca. Los datos deben ser introducidos de una manera ordenada, con el fin de

que el usuario pueda utilizar el sistema de una manera satisfactoria y sin

complicaciones.

Antes de empezar a ingresar los datos propios del mdulo de Administracin de Productos, es necesario definir los siguientes datos:

Del mdulo de Administracin del Sistema

Departamentos

Tipo de Cambio

Del mdulo de Control de Inventarios


Artculos

Costo unitario

Nmero de decimales permitido

Alias de artculos

Unidades de Medida

Cuenta Contable

Paquete de Cuentas Contables

Asiento

Del mdulo de Administracin de Mantenimiento

Equipos

Del mdulo de Cuentas por Cobrar y/o Facturacin

Clientes

El mdulo de Administracin de Productos puede instalarse slo si la

implantacin de los mdulos de Administracin del Sistema y Control de Inventarios ha sido completa. La integracin con Administracin de Mantenimiento es opcional.

PARMETROS DEL MDULO Esta seccin permite definir los parmetros del mdulo, los cuales son aquellos

valores que pueden ser cambiados, modificados o ajustados segn la

preferencia o necesidad del usuario, de manera que el sistema se adapte

totalmente a sus requerimientos.

El usuario puede definir el mtodo de costeo por omisin para la mano de obra

y los gastos indirectos de fbrica; los decimales de las cantidades

correspondientes a la estructura de manufactura; el tipo de cambio; y la

moneda de costeo.

Permite al usuario definir aquellos valores que pueden ser cambiados,

modificados o ajustados segn la preferencia o necesidad del usuario, de

manera que el sistema se adapte a sus totalmente a sus requerimientos.

Para especificar los parmetros del mdulo, proceda de la siguiente manera:

1. En el submen de la opcin Administracin del men principal del mdulo, presione el botn izquierdo del ratn sobre la opcin

Parmetros del Mdulo.


2. Complete la informacin solicitada mediante la pantalla Parmetros

del Mdulo de Administracin de Productos que se presenta en las siguientes carpetas.

DESCRIPCIN DE CARPETAS

General

En esta carpeta se presentan las siguientes casillas:

Decimales: En este campo de debe completar la siguiente informacin:

En receta: Se debe ingresar el nmero de los decimales que se utilizarn para las cantidades especificadas en las operaciones de la

estructura de manufactura

En costos: Se debe ingresar el nmero de los decimales que se presentarn en el desglose de los costos.

En tiempos: Se debe ingresar el nmero de los decimales que se presentarn el en desglose de los tiempos incurridos por operacin.

En dist. porcentual: Se debe ingresar el nmero de los decimales por considerar en la distribucin porcentual de los costos.

Asignacin de lotes al iniciar la produccin: si se marca esta opcin se habilita un tab llamado lotes el cual es parametrizable desde el mantenimiento

de las estructuras de manufactura. La explicacin de esta opcin se encuentra

en la explicacin de los tabs de dicha pantalla.

Integracin contable: Si esta casilla est activada se indica que estar

habilitada la generacin de asientos contables y la carpeta Contable se habilitar.

Desglosar Mano de Obra por Puesto: Si esta casilla est activada, se realizar el desglose de mano de obra por puesto de trabajo.

Desglosar Gastos Indirectos de Fabricacin por Rubro: Si esta casilla est activada, se realizar el desglose de gastos indirectos de fabricacin

por rubro definido.

Cabe aclarar, que este este parmetro truncar la corrida del proceso de

Backflush, que se corre automticamente desde Produccin y Costos,

aunque s dejar definir en los parmetros del mismo la opcin de Backflush y


para la definicin de la estructura de cada artculo en Administracin de

Productos.

Incluir Clientes en la Estructura: Si esta casilla est activada, cuando se crea una estructura de manufactura se le deber asignar los clientes que

solicitaron la produccin del artculo como referencia.

El check box Incluir Clientes en la Estructura" aparecer visible solamente si se encuentran instalados en la base de datos los mdulos de Facturacin (FA) o Cuentas por Cobrar (CC), pues de ellos es que se obtiene el detalle de los Clientes.

Una vez personalizadas las casillas anteriores es necesario salvar la

informacin, para ello presione el botn Grabar.

Tipo de Cambio: se debe definir el tipo de cambio de moneda. Se cuenta con la ayuda del F1.

A continuacin se presenta la pantalla desplegada por esta opcin:

Carpeta General de Parmetros del mdulo


Contable

En esta carpeta se presentan las siguientes casillas:

Generacin de Asientos: se pueden elegir con un check las siguientes opciones:

Visualizar: si esta opcin est activada, se permite visualizar los asientos contables que se generan en la operaciones.

Modificar: si esta opcin est activada, se permite modificar los asientos contables que se generan en la operaciones.

Aplicar Automticamente: si esta opcin est activada, se aplica automticamente (al mayor) los asientos contables que se generan en la

operaciones.

Contabilidad por Omisin: se pueden elegir con un check las siguientes opciones:

Fiscal: enva los asientos a la contabilidad fiscal.

Corporativa: enva los asientos a la contabilidad corporativa.

Tipo de Asiento: En esta casilla se ingresa el cdigo del tipo de asiento contable por omisin. Para ello, es necesario presionar dos veces el botn

izquierdo del ratn o si lo prefiere la tecla F1 lo que desplegar la lista de cdigos de asientos disponibles en la base de datos.

Paquete: En esta casilla se ingresa el cdigo del paquete por omisin donde se cargarn los asientos contables. Para ello, es necesario presionar dos veces el

botn izquierdo del ratn o si lo prefiere la tecla F1 lo que desplegar la lista de cdigos de paquetes disponibles en la base de datos.



Carpeta Contable de Parmetros del mdulo

Versiones

En esta carpeta se presenta el campo Cambios que generan nueva versin, el cual incluye las siguientes opciones:

Costos: si esta casilla est activada (smbolo ) se permitir hacer cambios en estructuras nuevas.

Receta: si esta casilla est activada (smbolo ), se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio a la receta de la

estructura de manufactura.

Tiempos: si esta casilla est activada (smbolo ), se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio en los tiempos de la



Lotes: si esta casilla est activada (smbolo ), se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio en los lotes utilizados en la


Fechas: si esta casilla est activada (smbolo ), se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio en las fechas de la


Recursos: si esta casilla est activada (smbolo se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio en los recursos utilizados

en la estructura de manufactura.

Otros: si esta casilla est activada (smbolo ), se generar una nueva versin cuando se realice cualquier cambio en otras descripciones de la

estructura de manufactura o cambios en la asignacin de los clientes a

la estructura.

Ejemplos

1- Si la casilla de Otros se encuentra marcada con un "check"; el sistema no permitir asignar clientes nuevos a las estructuras de manufactura aprobadas, pues la columna Cdigo (Carpeta Clientes de la pantalla Mantenimiento de Estructuras de Manufactura) aparecer deshabilitada.

2- Si la casilla de Otros no est marcada con un "check", el sistema s permitir hacer modificaciones a la estructura de manufactura an cuando est aprobada, sin embargo crear una nueva versin de la estructura.



Carpeta Versiones de Parmetros del mdulo

Costos

En esta carpeta se presentan los siguientes campos:

Mtodo de Costeo por Omisin: para los conceptos de costeo de una operacin de Mano de Obra e Indirecto de Fabricacin, el usuario debe marcar

en un Combo Box el mtodo de costeo (Costo por Hora, Costo por Unidad)

que utilizar el sistema. En caso de que el usuario no especifique otro en la

carpeta Produccin de Mantenimiento de Estructuras de Manufactura.

Salario referencia: En esta opcin el usuario puede elegir en un combo box el salario de referencia por utilizar en el costeo de las operaciones. Se

puede elegir entre la opciones de salario: Mnimo, Intermedio1, Actual,

Intermedio 2 y Mximo.



Carpeta Costos de Parmetros del mdulo

Administracin de ProductosInformacin General para las Transacciones de Administracin de Productos 28

CAPTULO 3

Informacin General para las

Transacciones de Administracin de

Productos

NOTA INTRODUCTORIA En esta seccin se presentan las opciones del men en las que se debe hacer

ingreso de informacin para alimentar el sistema. Las opciones que se

presentan son las siguientes:

Rubros

Clulas de Trabajo

Atributos

Substitutos de Artculos

RUBROS En este submen, se definen todos los rubros por utilizar en la definicin de los

Gastos Indirectos de Fabricacin (G.I.F), los cuales pueden ser asignados a la

estructura desde la pantalla de Mantenimiento de Operaciones en la carpeta

denominada G.I.F.

Al ingresar a esta opcin, se despliega la siguiente pantalla:


Pantalla Mantenimiento de Rubros

MANEJO DE RUBROS

Agregar Rubros

Para definir los nuevos rubros es necesario seguir los siguientes pasos:

1. En el men principal, elija la opcin Administracin y el submen

Rubros. Esto har que se despliegue la tabla principal donde la informacin se despliega en columnas.

2. Localice en la tabla y en el submen Registro, la opcin Nuevo y actvela presionando el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione al mismo

tiempo presione las teclas Ctrl+N, o active el icono para agregar un nuevo registro o rengln a la tabla de datos.

3. Cuando se agrega un nuevo rubro, el sistema despliega la pantalla de

Mantenimiento de Rubros con un conjunto de carpetas que se describen a continuacin.


Descripcin de Carpetas

General

En esta carpeta, es necesario completar los siguientes campos:

Rubro: En la primera casilla, se ingresa el nombre por el cual se identificar el rubro (cdigo) y en la casilla adjunta, es necesario ingresar la descripcin de

ste.

Tipo de Gasto: Indica el tipo de gasto del rubro. Esta casilla presenta un combo box con las siguientes opciones:

Indirectos de Fabricacin Fijos: para mayor detalle refirase a la definicin de este gasto en la seccin Costos Indirectos de

Produccin en la pgina 12 del manual.

Indirectos de Fabricacin Variables: para mayor detalle refirase a la definicin de este gasto en la seccin Costos Indirectos de

Produccin en la pgina 12 del manual.

Mano de Obra: para mayor detalle refirase a la definicin de este gasto en la seccin Costo de Mano de Obra Directa en la pgina 12 de este

manual.

Medir al Reportar: Si sta casilla est activada (muestra un check Mari ), se indica que es obligatorio medir el rubro cuando se reporta la produccin.

Unidad: Indica las unidades en las cuales se puede medir el rubro. Para

desplegar la lista de unidades -agrupadas en la tabla denominada Unidades-, es necesario presionar dos veces el botn izquierdo del ratn sobre la casilla o

si lo prefiere, presione la tecla F1.

Costo por Unidad: En este campo, es necesario ingresar el costo por unidad del rubro en la casilla denominada como local. El mdulo automticamente

convertir este costo en la moneda dlar (segn el parmetro de conversin

definido desde el mdulo de Administracin del Sistema), apareciendo de esta manera en la casilla denominada del mismo nombre.

Prorrateo: En esta casilla se define el parmetro de la operacin por sobre el cual se prorratea el rubro, tanto en el costo estimado como real. Es importante

resaltar que los parmetros de prorrateo estimados, toman los datos de la

estructura de manufactura creada en Administracin de Productos, mientras que los parmetros de prorrateo reales, toman los datos del mdulo de

Produccin y Costos.


Esta casilla presenta un combo box con las siguientes opciones:

Costo de los Materiales: es decir, el costo de los materiales consumidos en la operacin. Este costo solamente se puede prorratear de manera

estimado.

Costo de Mano de Obra de Preparacin: es decir, el costo incurrido al preparar todos los materiales de las operaciones.

Costo Mano de Obra de Ejecucin: es decir, el costo incurrido en la ejecucin de las operaciones.

Costo de Mano de Obra Total: es la suma del costo de mano de obra de ejecucin y de preparacin.

Horas de Mano de Obra de Preparacin: es el nmero de horas de mano de obra requerido para la preparacin de la operacin.

Horas de Mano de Obra de Ejecucin: es el nmero de horas de mano de obra requerido para la ejecucin de las operaciones.

Horas de Mano de Obra Total: es la suma del nmero de horas mano de obra de ejecucin y de preparacin

Horas Mquina: es el nmero de horas mquina consumidos en la operacin.

Unidades Producidas: es el nmero de las unidades producidas en la operacin.

Unidades Rubro: es el total de unidades producidas en la operacin para el rubro.

Costo Rubro: es el costo de unidades consumidas en la operacin por el rubro.

A continuacin se muestra la pantalla de esta carpeta.


Carpeta General de Mantenimiento de Rubros

Contabilidad

En la parte superior de la carpeta se presenta una casilla denominada Aplica a todas las Clulas. Si la casilla de esta opcin est activada(muestra un check mark ), se estar indicando que el desglose contable aqu definido ser el

mismo para todas las clulas que se asocien al rubro.

Cuando se activa esta casilla, tambin se habilita el campo para texto,

permitiendo de esta manera especificar que centros de costo y cuenta (s) son

afectadas por el rubro definido. Para ingresar en el campo de texto el rango de

los centros de costo y cuentas, debe escribirse entre parntesis el cdigo del

centro de costo y la cuenta correspondiente, por ejemplo [000-00],[ING-

001-01]. Es importante denotar que el cdigo de las cuentas no puede repetirse

entre los rubros definidos, de lo contrario el sistema desplegar el siguiente

mensaje de advertencia:


Si la casilla no est activada, se estar entendiendo que la definicin global de

las cuentas afecta a todas las clulas. La pantalla correspondiente a esta carpeta

es la siguiente:

Carpeta Contabilidad de Mantenimiento de Rubros

Clulas

En esta carpeta se presenta la siguiente informacin en columnas:


Clula de trabajo: se deben ingresar las clulas a las cuales afectar el

rubro definido. Para ello se debe presionar una vez el cono ,

seguidamente se presiona dos veces con el botn izquierdo del ratn

sobre este campo o si lo prefiere la tecla F1, permitiendo de esta manera que se despliegue la lista de clulas de la base de datos

Descripcin de la clula: El sistema mostrar la descripcin de la clula de trabajo seleccionada.

Departamento: Se presenta el departamento al cual pertenece la clula de trabajo.

Descripcin Departamento: Es la descripcin detallada del departamento al cual pertenece la clula.

Factor de conversin: : Se debe ingresar el consumo por unidad de medida del rubro ya establecido para la clula de trabajo.Por ejemplo:

si la clula de trabajo tiene un consumo por hora de 100Kw, ste

nmero 100 ser nuestro factor de conversin. De esta manera se

podra definir la misma unidad para el rubro y diferentes factores de

conversion para cada celula de trabajo, permitiendo que si se reportan

N cantidad de horas, se pueda tener un costo diferente para cada una de

las celulas de trabajo, aunque se le reporte la misma cantidad de

unidades. Por ejemplo para la Celula 1, se tenga un consumo diferente para la cantidad en consumo de la Celula 2. Teniendo como rubro la unidad Horas, y el factor de conversion 2 para Celula 1; y 4 para Celula 2, el total de consumo luego de la conversion si se reporta una hora para cada celula seria 2 y 4 respectivamente.Este factor es editable desde clulas de trabajo y desde el tab de clulas de trabajo en el form de Rubros.

Contabilidad: Esta es una casilla editable por el usuario y en ella se pueden incluir los centros de costos y cuentas afectadas. De no

especificar ningn criterio en esta casilla, se asumirn los definidos en

la carpeta Contabilidad de Mantenimiento de Rubros.

Esta columna slo se habilitar cuando la casilla de Aplica a todas las Clulas de la carpeta Contabilidad, NO se encuentra marcada con el check mark .

La pantalla correspondiente a esta opcin es la siguiente:


Carpeta Clulas de Mantenimiento de Rubros

Notas

La carpeta Notas despliega un espacio de texto en blanco donde se puede indicar caractersticas o aclaraciones importantes del rubro.

Auditora

En esta carpeta se presenta la descripcin de quin cre o modific el rubro y

en qu fecha. Tal informacin se despliega en forma automtica en los campos

Usuario, Nombre y Fecha / hora.

Proceda a grabar la informacin agregada presionando con el botn izquierdo

del ratn sobre el icono o bien con el icono . Tambin se puede hacer por


medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del submen

Registro o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.

Modificar Rubros

Para modificar una clula de la tabla de Rubros, proceda de la siguiente manera:



2. Localice el rubro que desea modificar y coloque el cursor sobre l,

seleccione en Registro la opcin Modificar y actvela presionando una vez el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione al mismo tiempo las teclas

Ctrl+M o active el icono . Se desplegar la pantalla Mantenimiento de Rubros.

3. Localice el campo que desea modificar, coloque el highlight del ratn

sobre l y digite la nueva informacin.

4. Proceda a grabar la informacin digitada presionando con el botn

izquierdo del ratn sobre el icono o bien con el icono . Tambin

se puede hacer por medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del submen Registro o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.

No se permite modificar el cdigo de un rubro!!!

Eliminar Rubros

Para eliminar un rubro proceda de la siguiente manera:



2. Localice la clula que desea eliminar y coloque el cursor sobre ella,

seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela presionando dos


veces el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione al mismo tiempo las teclas

Ctrl+E, o active el icono .

3. El sistema despliega una ventana de advertencia en donde solicita al

usuario confirmar su decisin de eliminar el rubro.

4. Escoja Eliminar, si est seguro de borrar el rubro seleccionado de la tabla.

CLULAS DE TRABAJO En una clula de trabajo se fabrican partes similares de un producto con una

gama definida de tamaos, es decir, se agrupan las operaciones por afinidad.

Al ingresar a esta opcin, se despliega la siguiente pantalla:


Pantalla de Clulas de Trabajo

MANEJO DE CLULAS DE TRABAJO

Agregar Clulas de Trabajo

Para definir las clulas de trabajo, proceda de la siguiente manera:


Clulas de Trabajo. Esto har que se despliegue la tabla principal donde la informacin se despliega en columnas.




3. Cuando se agrega una clula de trabajo, el sistema desplegar la

pantalla de Mantenimiento de Clulas de Trabajo, en la cual se mostrar un encabezado donde deber ingresar la informacin

correspondiente a la identificacin y descripcin de la clula de trabajo

y el departamento al que estar asociada. Adems de un conjunto de

carpetas que se describen a continuacin.


General

En esta carpeta se deben completar los siguientes campos:

Clula de Trabajo: En la primera casilla, se debe ingresar el cdigo con el cul se identificar la clula de trabajo, este es un campo alfanumrico de 10

espacios. En la casilla adjunta se ingresa la descripcin de la clula de trabajo,

este es un campo alfanumrico de 55 espacios.

Departamento: En esta casilla se debe elegir el departamento al cual pertenecer la clula de trabajo. Para ello se debe presionar el botn izquierdo

del ratn dos veces sobre el campo o si lo prefiere, presionar la tecla F1; de esta

manera se desplegar la tabla de Departamentos de Administracin del Sistema.

Nmero de turnos: Se define el nmero de turnos o jornadas de trabajo que produce o funciona la clula de trabajo.

Horas de Produccin: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:

Estndar: es el nmero de horas esperado de un da de produccin estndar, establecido por el usuario.

Real: es el nmero de horas de produccin por da reales. Este campo es actualizado, automticamente, por un proceso estadstico que se

ejecuta desde Produccin y Costo.

Porcentajes de eficiencia: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:

Estndar: es el porcentaje esperado de eficiencia estndar de la clula de trabajo en un da de produccin, establecido por el usuario.


Real: es el porcentaje de eficiencia promedio de la clula de trabajo en un da de produccin. Este campo es actualizado, automticamente, por

un proceso estadstico que se ejecuta desde Produccin y Costo.

La pantalla desplegada por esta carpeta es la siguiente:

Carpeta General de Clulas de Trabajo

Rubros


Rubro: se deben ingresar los rubros asociados a la clula de trabajo.

Para ello se debe presionar una vez el cono , seguidamente se

presiona dos veces con el botn izquierdo del ratn sobre este campo o

si lo prefiere la tecla F1, permitiendo de esta manera que se despliegue la lista de rubros de la base de datos.

Descripcin Rubros: se muestra la descripcin detallada del rubro seleccionado.


Tipo de Gasto: Se muestra automticamente el tipo de gasto del rubro, es decir: Indirectos de Fabricacin Fijos, Indirectos de Fabricacin

Variables o Mano de Obra.

Unidad: Se presenta automticamente la unidad en la cual es medido el rubro.

Descripcin de Unidad: Se muestra el detalle de la unidad de medida del rubro.

Factor de Conversin: Se debe ingresar el consumo por unidad de medida del rubro, ya establecido para nuestra clula de trabajo.Por

ejemplo: si la clula de trabajo tiene un consumo por hora de 100Kw,

ste nmero 100 ser nuestro factor de conversin. De esta manera se

podra definir la misma unidad para el rubro y diferentes factores de

conversion para cada celula de trabajo, permitiendo que si se reportan

N cantidad de horas, se pueda tener un costo diferente para cada una de

las celulas de trabajo, aunque se le reporte la misma cantidad de

unidades. Por ejemplo para la Celula 1, se tenga un consumo diferente para la cantidad en consumo de la Celula 2. Teniendo como rubro la unidad Horas, y el factor de conversion 2 para Celula 1; y 4 para Celula 2, el total de consumo luego de la conversion si se reporta una hora para cada celula seria 2 y 4 respectivamente.Este factor es editable desde clulas de trabajo y desde el tab de clulas de trabajo en el form de Rubros.

Parmetro Prorrateo: Se muestra automticamente el parmetro de

prorrateo del rubro. Para mayor detalle refirase al campo Prorrateo de la seccin General en la pgina 30.

Costo Unidad Local: Presenta el costo de la unidad de medida del rubro en la moneda local.

Costo Unidad Dlar: Presenta el costo de la unidad de medida del rubro en la moneda dlar, segn el parmetro de conversin definido.

Desg Contable del Rubro: Indica si el rubro tiene definido desglose contable.

Contabilidad: Muestra el cdigo del centro contable y de la cuenta contable asociados al rubro. El control principal de los rangos centro-

cuenta consiste en que no deber asignarse el mismo a rubros

diferentes

Los valores de esta columna slo se podrn modificar cuando la casilla de Aplica a todas las Clulas de la carpeta


Contabilidad de la opcin Mantenimiento de Rubros, NO se encuentra marcada con el check mark .

Notas: El usuario puede digitar las caractersticas o detalles que identifiquen al rubro.

La pantalla desplegada por esta carpeta es la siguiente:

Carpeta Rubros de Clulas de Trabajo

Puestos


Puesto: se deben ingresar los puestos asociados a la clula de trabajo.

Para ello se debe presionar una vez el cono , seguidamente se

presiona dos veces con el botn izquierdo del ratn sobre este campo o

si lo prefiere la tecla F1, permitiendo de esta manera que se despliegue la lista puestos de la base de datos.


Descripcin Puesto: se muestra la descripcin detallada del puesto seleccionado.

Nmero de Empleados: se ingresa el nmero de empleados requeridos por la clula de trabajo con la descripcin del puesto especificado.

Cantidad Horas: se ingresa el nmero de horas en que se requerir del puesto definido en la clula de trabajo.

Costo Hora Local: se despliega el costo por hora del puesto en la moneda local, el cual fue definido en la opcin Operaciones del men

principal Estructuras.

Costo de Hora Dlar: se despliega el costo por hora del puesto en la moneda dlar segn el parmetro de conversin.

Tipo Mano obra: despliega el tipo de mano de obra que se desempea en ese puesto.

Notas: el usuario puede digitar las caractersticas o detalles que identifiquen al puesto.

La pantalla desplegada por esta opcin es la siguiente:


Carpeta Rubros de Clulas de Trabajo

Proceda a grabar la informacin agregada presionando con el botn izquierdo

del ratn sobre el icono o bien con el icono Tambin se puede hacer por

medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del submen Registro o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.

Modificar Clulas de Trabajo

Para modificar una clula de la tabla de Clulas de Trabajo, proceda de la siguiente manera:



2. Localice el rubro que desea modificar y coloque el cursor sobre l,



Ctrl+M o active el icono . Se desplegar la pantalla Mantenimiento de Clulas de Trabajo.

3. Localice el campo que desea modificar, coloque el highlight del ratn

sobre l y digite la nueva informacin.




No se permite modificar el cdigo de la clula de trabajo!!!

Eliminar Clulas de Trabajo

Para eliminar una clula de trabajo, proceda de la siguiente manera:



2. Localice la clula que desea eliminar y coloque el cursor sobre ella,

seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela presionando dos veces el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione al mismo tiempo las teclas

Ctrl+E, o active el icono .


usuario confirmar su decisin de eliminar la clula de trabajo.

4. Escoja Eliminar, si est seguro de borrar la clula seleccionada de la tabla.

Si existen operaciones que pertenecen a una clula de trabajo el sistema no permite eliminarla!!!


ATRIBUTOS Los atributos son las caractersticas de calidad que deben cumplir los artculos

del inventario. Existen dos tipos de atributos: cualitativos (color, textura, brillo)

y cuantitativos (peso, largo, ancho, resistencia).

La tabla principal de la opcin es la siguiente:

Tabla Principal de Atributos

MANEJO DE ATRIBUTOS

Agregar Atributos

Para definir los atributos de los artculos, proceda de la siguiente manera:



Atributos. Esto har que se despliegue la tabla principal donde la informacin se despliega en columnas.



Cuando se agrega un atributo, el sistema desplegar la pantalla de

Mantenimiento de Atributos con un conjunto de campos que agrupan la informacin, descripcin y tipo, del atributo.

Atributo: el usuario debe ingresar la descripcin del atributo, en un campo alfanumrico de 20 caracteres.

Clase: si el atributo por ingresar es cuantitativo marque la casilla Cuantitativo, si es cualitativo marque la casilla Cualitativo.

Cuando el atributo es Cualitativo el usuario debe definir los valores posibles o

especificaciones para el atributo, en la tabla Valores Posibles.

Manejo de Valores Posibles

Agregar Valores Posibles

Para ingresar los valores posibles de un atributo cualitativo, proceda de la

siguiente manera:

1. Presione el icono de la barra de herramientas ubicada sobre la tabla

de Valores Posibles.

2. Digite el valor o especificacin para el atributo.



Pantalla de Mantenimiento de Atributos

Eliminar Valores Posibles

Para eliminar las especificaciones o valores posibles de un atributo cualitativo,

proceda de la siguiente manera:

1. Marque el registro correspondiente al valor posible con el highlight.

2. Presione el icono en la barra de herramientas ubicada sobre la tabla

de Valores Posibles.

Si existen valores que han sido utilizados en la especificacin de un artculo el sistema no permite eliminarlos!!!

3. Proceda a grabar la informacin agregada presionando con el botn




Modificar Atributos

Para modificar un atributo de la tabla de Atributos, proceda de la siguiente manera:



2. Localice el atributo que desea modificar y coloque el cursor sobre l,


Ctrl+M o active el icono . Se desplegar la pantalla Mantenimiento de Atributos.

3. Agregue o elimine los valores posibles de un atributo cualitativo. Esta

es la nica modificacin que permite el sistema.




Slo se pueden modificar los valores posibles de un atributo cualitativo!!!

Eliminar Atributos

Para eliminar un atributo, proceda de la siguiente manera:



2. Localice el atributo que desea eliminar y coloque el cursor sobre l,

seleccione en Registro la opcin Eliminar y actvela presionando dos veces el botn izquierdo del ratn o presionando Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione al mismo tiempo las teclas

Ctrl+E o active el icono .



usuario confirmar su decisin de eliminar el atributo. Escoja Eliminar, si est seguro de borrar el atributo seleccionado de la tabla.

Si existen atributos que han sido utilizados en la especificacin de un artculo, el sistema no permite eliminarlos!!!

SUBSTITUCIN DE ARTCULOS Permite al usuario definir aquellos artculos que pueden ser reemplazados

segn la necesidad del usuario, de manera que la produccin no se vea afectada

ante la falta de materia prima.

Para definir los artculos a substituir, proceda de la siguiente manera:


Substitucin de Artculos. Esto har que se despliegue la tabla principal donde la informacin se despliega en columnas.



Cuando se agrega un artculo a sustituir, el sistema habilitar una lnea en la

pantalla de Substitucin de Artculos con un conjunto de campos que agrupan la informacin del material a sustituir.

Materia Prima Original: el usuario debe ingresar el cdigo de la materia prima que desea reemplazar.

Material Substituto: el usuario debe ingresar el cdigo de la materia prima por la cual desea permutar la materia prima original.

Equivalencia: cantidad de material sustituto que deber utilizar para reemplazar la materia prima original.

Vigencia Inicial: fecha a partir de la cual se sustituir la materia prima, deber ingresar nicamente el da y mes.

Vigencia Final: fecha hasta la cual regir la sustitucin de materia prima, deber ingresar nicamente el da y mes.


Pantalla Substitucin de Artculos

Una vez definida la sustitucin deber presionar el botn , esta accin

provocar el despliegue de una pantalla en cuyo encabezado se muestra el

cdigo y descripcin tanto de la materia prima original como del sustituto.

Asimismo presenta un listado con las estructuras en las que se utiliza la materia

prima original, brindando la posibilidad de elegir si aplica o no la sustitucin

para dicha estructura.

Una vez seleccionadas las estructuras para las que aplicar el reemplazo deber

guardar la informacin.


Pantalla Mantenimiento de Sustituciones

CONSECUTIVOS PARA LOTES DE PRODUCCIN Permite al usuario definir consecutivos para lotes sugeridos en rdenes de

produccin, la descripcin de las columnas es la siguiente:

Tipo: se digita el tipo de consecutivo que se desea, es totalmente digitable a gusto del usuario.

Descripcin: se le debe colocar una descripcin al tipo de consecutivo.

Consecutivo: se digita el consecutivo que se desea utilizar para la sugerencia de lotes en Produccin y Costos.

Rige Hasta: se digita la fecha hasta la que se desea utilizar este consecutivo.

Activo: si la cajita ac mostrada se encuentra marcada con un check, es porque el consecutivo ha sido aprobado para su utilizacin.


Prefijo: se debe digitar un prefijo de mximo cuatro caracteres el cual se mostrar antes del consecutivo asignado.


Pantalla de Consecutivos para lotes sugeridos en rdenes de produccin

Cuando el consecutivo est listo para utilizar se debe de colocar como activo,

dando click en el botn de activar ; la pulsacin de este botn enva un

mensaje al usuario para dejar a su criterio el activar o no activar el consecutivo.

Mensaje de advertencia al activar consecutivos para lotes

Administracin de Productos Artculos 54

CAPTULO 4

Artculos

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de la opcin de Artculos presenta un submen con las opciones de

Mantenimiento y Especificaciones.

En la primera opcin se realizan operaciones tales como agregar, modificar o

eliminar registros, para luego ejecutar las transacciones sobre los artculos

existentes. En la segunda opcin se pueden definir las especificaciones de los

atributos para cada artculo.

MANTENIMIENTO Despliega la tabla de Artculos con el listado de todos los artculos existentes en la base de datos.


Tabla principal de Artculos.

MANEJO DE ARTCULOS

Agregar un Artculo

Para agregar un artculo a la base de datos, proceda de la siguiente manera:

1. Del men principal elija la opcin Artculos y escoja la opcin

Mantenimiento. Esto har que se despliegue la tabla principal donde se listan los artculos de la empresa.

2. Localice en el men Registro la opcin Nuevo y actvela presionando el botn izquierdo del ratn o presionando la tecla Enter al ubicar el highlight sobre ella. Si lo prefiere presione las teclas Ctrl+N, o active

el icono en la barra de herramientas.

3. Cuando se agrega un artculo, el sistema despliega una pantalla con un

conjunto de carpetas que juntas agrupan la informacin total del


artculo. Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la

pestaa correspondiente, tambin puede oprimir Alt + la tecla que identifique la letra subrayada en el ttulo de la carpeta.

4. En la parte superior de la pantalla, llene la casilla de cdigo del artculo,

que es un campo alfanumrico de 20 posiciones.

5. Especifique la descripcin del artculo, que corresponde a un campo

alfanumrico de 250 posiciones.

6. Una vez que se ingresa la informacin de cada una de las carpetas de

esta pantalla, el usuario debe salvar la informacin ingresada con el

icono o bien con el icono . Tambin se puede realizar esta

operacin por medio de las opciones Actualizar o Actualizar y Regresar del submen Registro o con las teclas Ctrl+A o Ctrl+Y, respectivamente.

No olvide salvar los cambios!!!

Funciones Especiales del Submen

En la pantalla de mantenimiento de artculos se presentan un par de iconos de

funciones ligadas con los artculos.

La referencia sobre el funcionamiento de los iconos estndar del sistema se

encuentra en el manual de Administracin del Sistema.

Alternos

Este icono despliega una tabla de datos donde se definen los artculos alternos o

sustitutos para el registro desplegado.

Los artculos pueden ser alternos mutuamente, es decir, uno puede sustituir al

otro indistintamente. Sin embargo, puede presentarse el caso en que solamente

el artculo que se defina en la tabla pueda sustituir al original y que la situacin

no pueda presentarse a la inversa.

Refirase a la seccin Cmo Definir los Artculos Alternos? en la pgina 81,

donde se establece el procedimiento para asignar los artculos alternos

correspondientes a cada registro.

Bodegas


Este icono despliega una tabla de datos donde se definen las bodegas en las

cuales se almacenar el artculo seleccionado. De esta manera, el artculo

nicamente podr ingresarse o salir de las bodegas a las cuales se ha asociado.

Consulte la seccin Cmo Establecer las Bodegas del Artculo? en la pgina

83, donde se detalla el procedimiento para asignar las bodegas a un artculo.


Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratn sobre la pestaa

correspondiente, tambin puede oprimir Alt + la tecla que identifique la letra subrayada en el ttulo de la carpeta.

La opcin de artculos presenta las siguientes carpetas: General, Clasificacin,

Proveedor, Datos de Compra, Lote, Especificaciones, Alias, Otros, Notas y

Auditora.

En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la

informacin correspondiente al artculo. Algunas veces esta informacin est

relacionada con clasificaciones que fueron establecidas desde otros mdulos.

Si no recuerda los cdigos correspondientes que fueron definidos para cada

dato especfico, nicamente se debe ubicar el cursor sobre la casilla

correspondiente y presionar la tecla F1, o hacer un doble clic con el botn izquierdo del ratn. El sistema desplegar la pantalla correspondiente a la tabla

de datos que contiene la informacin que debe definirse en el campo escogido.

En el caso de las consultas para artculos, el sistema presenta una asistencia

automtica en la consulta de cdigos de barras si fue definido de esta manera en

los parmetros del mdulo.

General

Esta carpeta est formada por las siguientes casillas:

Existencias: se deben establecer los niveles de existencias del artculo que deben encontrarse en el inventario, sin importar la(s) bodega(s) en las que se

haya almacenado, de manera que pueda cumplir con los requerimientos. En

esta casilla, se encuentra los siguientes campos:

Mnima: se refiere a la menor cantidad que puede existir en el inventario, tambin se llama "stock de seguridad". Este stock sirve

para compensar las variaciones en la oferta y la demanda, de manera

que siempre se puedan satisfacer los requerimientos del artculo.


Reorden: es el nivel del inventario en que debe hacerse un nuevo pedido. El punto de reorden considera el tiempo que tarda el proveedor

en reabastecer el artculo, de manera que nunca se consuma el stock de

seguridad.

Mxima: se refiere a la mayor cantidad de artculos que pueden mantenerse en el inventario, para no tener prdida de dinero debido a

cantidades de inventario excesivas.

Estos valores son informativos, no impiden el ingreso de transacciones de inventario, pero el sistema los utiliza para la construccin de reportes donde se muestran los artculos cuyas existencias reales sobrepasan el mximo definido en esta opcin, o bien, por el contrario, cuyas existencias reales no alcanzan las existencias mnimas ideales.

El usuario puede crear transacciones a un artculo aunque no se cumpla con las restricciones de existencias mnima y mxima definidas en esta opcin!!.

Cdigo de Barras: se refiere a la codificacin que identifica al producto tanto para la venta como para manejo en el inventario. Esta codificacin debe

seguir los patrones de las normas establecidas por los organismos encargados.

Esta casilla cuenta con los campos de cdigos utilizados para la venta -

especficamente en la facturacin de artculos- e inventario es decir la

codificacin para realizar el inventario fsico del artculo-. Por omisin, el

sistema asigna a estos campos el valor del cdigo del artculo.

Tipo: esta casilla presenta un listado, donde se establecen todas las posibilidades existentes de tipos de artculos. Esta informacin el usuario no

puede definirla ni modificarla.

Terminado: artculos que se tienen en inventario y que se encuentran listos para ser embarcados a un cliente de acuerdo a un pedido en una

planta de produccin.

Materia Prima: artculos esenciales que se utilizan para la elaboracin de un producto, las materias primas son las que permiten iniciar el ciclo

de transformacin para obtener los componentes o el producto

terminado que es ofrecido al cliente. Para este tipo de artculo existe un

parmetro a nivel de cada materia prima para indicar si se consume

automticamente desde de reportar consumos a nivel de la operacin

entonces se activan todos los checks a nivel de materia prima y

vicevesa.


Semielaborado: artculos que ingresan al inventario despus de concluir varias etapas del proceso productivo, pero que an no cumplen

con todas las especificaciones que caracterizan al producto final que es

ofrecido a los clientes. Los artculos semielaborados pueden

considerarse como componentes de un artculos posterior, que se

conforma a partir de ellos.

Mat. Empaque: el material de empaque son productos utilizados para empacar el artculo terminado del proceso productivo. El material de

empaque es el que evita que las condiciones del ambiente cambien las

caractersticas originales del producto terminado.

Proceso: productos que estn siendo transformados por un proceso productivo en un lapso determinado.

Reproceso: productos que han tenido que iniciar nuevamente todas o varias etapas del proceso productivo puesto que no cumplieron con las

especificaciones de calidad para el mismo.

Laboral: este tipo de artculo se utiliza para reflejar transacciones de inventario de tipo servicio, puesto que no acepta existencias en

inventario.

Otros: se utiliza cuando el artculo no coincide con ninguna de las categoras definidas en esta opcin.

Suministro: son artculos que se requieren para la realizacin del trabajo de la empresa, tales suministros no participan directamente en

el proceso productivo pero permiten que ste se lleve a cabo.

Refaccin: artculos del inventario que sirven como repuestos o para reemplazo de piezas de la maquinaria o equipo utilizado en la empresa.

Servicio: un artculo se define de este tipo cuando se refiere a un servicio que ofrece la empresa como parte de su labor diaria.

Coproducto: productos que son manufacturados juntos o secuencialmente, por sus similitudes de producto o proceso. Los

coproductos son aquellos que parten de un mismo material inicial, pero

que luego se van convirtiendo en productos finales con distintas

caractersticas.

Subproducto: material de desecho, producto del proceso de un artculo, que es usado para otros propsitos.

Desecho: productos que son eliminados del proceso productivo por incumplimiento con las especificaciones, pero que no puede corregir el

error, de manera que es imposible reprocesarlo.


Fantasma: se refiere a artculos que no existen en la bodega como tales, pero que se definen como parte de una estructura de manufactura,

es decir, es un artculo intermedio entre la materia prima y el producto

terminado.

Kit: un artculo tipo kit es aquel que est conformado por varios artculos terminados que se venden en un solo paquete.

Activo: esta casilla puede ser activada o desactivada por el usuario. Un artculo activo es aquel que acepta transacciones (compra, venta, traslado),

mientras que un artculo inactivo no puede ser utilizado para ningn fin.

Utilizado en Manufactura: esta casilla es de consulta y si est marcada indica si el artculo ha sido utilizado en alguna operacin realizada en los

mdulos de manufactura del sistema Exactus (Produccin y Costos y

Administracin de Productos).

Costos: en esta seccin se deben establecer los tipos de costeo que sern utilizados para realizar las transacciones de cada artculo

Date post:	26-Sep-2015
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