The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

1

TAMPERE­MWANZA

North – SouthLocal Governmentco­operation plan

for 2011 – 2013

prepared by:City of Tampere, Mwanza City

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

2

1. Contact information and summary of Tampere­Mwanza co­operation project

City of Mwanza

Contact person: Reuben SixbertE­mail: mwanzatampere@yahoo.comTel. 0282541064mobile. +255784791551Address:DC building Nyamagana, Mwanza

City of Tampere

Contact person: Katri SuhonenTitle: Project managerUnit: Sustainable Communities, Economic and Urban DevelopmentE­mail: katri.suhonen@tampere.fiTel. +358­40­570 0024Fax. +358­3­56566710Address: Aleksis Kiven katu 14­16 c 33100 Tampere

Project website: www.tampere.fi/english/projects/mwanza

Summery of the project idea

The cities of Tampere and Mwanza have joint their efforts under the North­South Local Government Co­operation Programme since 2002. Theorientation of the co­operation is to support the Mwanza City Council in thestrategy implementation and create tools for strategic planning. On theother hand the co­operation is a mean for the City of Tampere to implementthe city strategy and Aalborg commitments. The co­operation project servesas a ground to exchange ideas and mutual learning.

The Tampere­Mwanza co­operation project aims at diminishing the gapbetween northern and southern municipalities by opening a channel for co­operation between the authorities of these two cities. The overall goal of thecurrent plan is that Tampere and Mwanza have acknowledged role in leadinglocal development. Cities exchange knowledge, share policies and shapepractices inspiring each other. Their actions contribute to well­being of theircitizens, reduce poverty, feed sustainable communities and increaseparticipation.

The immediate objects  (purposes) for the project term 2011­2013 are:

•  Improving professional competences of municipal personnelas a mean to improve service delivery and good governance

•  Fostering business development and financial managementas a mean to create employment and reduce poverty

•  Rising awareness on living environment and its managementas a mean to increase sustainability and participation in

communities

To improve service delivery and good governance by improved competencesof municipal authorities and personnel, key principles of the component are:

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

3

­ Offer training on municipal personnel and authorities­ Enable mutual learning, learning by doing and exchange of ideas in form

of personnel exchange programme

To create employment and reduce poverty by new models for businessdevelopment and financial management, key principles of the componentare:

­ Determine the current situation in the regional entrepreneur supportservices and training needs of the businesses in Mwanza

­ Share experiences on entrepreneur education and service­ Encourage public­private partnerships and innovative business planning­ Improve financial planning, economic follow­up and fiscal revenue

collection for Mwanza City Council

To increase sustainability and participation in communities by arisingawareness on living environment and its management, key principles of thecomponent are:

­ Interlinking environmental activities with participatory democracy­ Civic and safety education among residents­ Offering information on relevant stakeholders on environment and

environmental management­ Improve visibility of the project activities via communication and PR

The three cross­cutting themes in the current project plan are:

• to foster direct participation of citizens through improvedcommunication and information within the project ­  activities includedrawing a detailed communication plan for project and raising publicawareness on waste management, sanitation, fire prevention, citydecision making and the project itself

• is to encourage reciprocity and colleague­to­colleague interactionamong employees, among elected officials and among other relevantstakeholder

• to increase, widen and deepen North­South­South co­operation andexchange of good practises ­ by drawing linkages with educationaland research institutes, public and private partners, and othermunicipalities participating in AFLRA North­ South programme

2. Background

2.1  Co­operation  between  Mwanza  in  Tanzania  and  Tampere  inFinland

Mwanza City

The Mwanza City is one of the 8 districts of Mwanza region. Mwanza is thesecond largest city in Tanzania and one of the fastest developing urban

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

4

centres. It is situated on the Southern shores of Lake Victoria. The maineconomic activities in the city are: farming, fishing, commerce, trade andindustries (mainly agro­based). Administratively the city is divided into 2parts: Ilemela and Nyamagana. There are 21 wards and 19 registeredvillages. Currently the population is estimated at 700,000 (2010) based onthe national growth of 3,8 %. However since the city is growing fast theactual population is closer to one million as the rate of the rural to urbanimmigration is 8 %. The City Council has estimated that the actualpopulation growth rate in Mwanza is 11,3 % per year.

The political leader of Mwanza is the Mayor and the Administrative leader isthe City Director. The Council is made of twenty­eight Councillors; twenty ofthem are elected councillors and they represent 20 wards, the remaining 8councillors  are  appointed  by  the  Council.  There  are  three  standingcommittees:  finance  and  administration  committee,  urban  planningcommittee  and  economic  and  social  services  committee.  Through  thesecommittees the 28 Councillors make decisions and directives, which are tobe implemented by the City Director through the 9 departments, which existat Mwanza City Council. The two members of parliament are also part of thecouncil, so the total amount of councillors is 30. The number of staff workingin different departments is 3500 (majority of which are teachers).

City of Tampere

Tampere is the third largest city in Finland and the largest inland centre inthe Nordic countries. Currently there are over 210,000 inhabitants in thecity, and almost 350,000 inhabitants in Tampere Region. Population densityis 403 per square kilometre. Tampere is one of the three most rapidlydeveloping regions in Finland. The city employs 15 000 workers, out ofwhich majority occupy a post in social and educational sector includingschools and health care.

The supreme decision­making body in the City of Tampere is the CityCouncil with its 67 councillors and equal number of deputy councillors.Council members and their deputies are elected in a municipal election heldevery four years. The City Board administers the municipality and managesits finances. Furthermore, the City Board prepares and implements thedecisions taken by the City Council and ensures that they comply with thecurrent legislation.

Tampere was the first municipality in Finland to adopt the mayoral model ingovernance in 2007. Central Administration is responsible for the generalmanagement of the municipality, operating under politically elected mayorand deputy mayors. Central Administration sees to the planning, preparationand implementation work, and other administrational tasks for the CityCouncil, City Board and other municipal organs when necessary.

In Tampere, services are produced using a multiple provider model. Thismeans that external companies and communities provide services alongsidethe city’s own service provision. The operational model used by Tampereseparates the service purchaser from the provider. The service contractbetween the purchaser and the provider is the key instrument for steeringand cooperation in the purchaser­provider model.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

5

The main economical activities in the City are: manufacturing (18% of jobs),trade, transportation, accommodation and restaurants (20%), publicadministration and defence (26,5%), professional, scientific and technicalactivities (14%) information and communication (6%) and construction(6%).

2.2  Firm  and  diverse  co­operation  since  2002  building  on  partnercity co­operation since 1988

The cities of Tampere and Mwanza have joint their efforts under the North­South Local Governance Co­operation Programme since 2002. Yet thehistory of co­operation goes back to the late 1980’s, when cities becamepartners in 1988. The early co­operation included various environmentalactivities, including creation of green belt around Mwanza city. In the firstyears NGOs and active individuals played an important role in co­operation.

Since 2002 the focus of the Tampere­Mwanza co­operation has focused oncapacity building of the city administrations through training, exchanging ofideas and know­how and colleague­to­colleague partnership. During the pastnine years the areas of co­operation have included: school sector,environmental sector, fire service, local democracy, city councils and culturalsector.

The results of the co­operation include for instance:

A fire brigade co­operation, which has mobilised Tampere Regional RescueServices expertise for capacity development in Mwanza Fire Brigade,including in­work training scheme, focus on fire prevention and inspection,and role of publicity in fire prevention. The co­operation has gainedcommendation from the Ministry if the Interior in Tanzania and in theevaluation commissioned by the Ministry for Foreign Affairs Finland.

A good governance training for elected officials in Mwanza and Tampere,that has included for example information on election systems and models,on arranging elections and election observation visits.

A school co­operation in institutional pairs, that has increased attention onteaching methodologies, such as child­centred­approach in learning,learning­by­doing, peer­work and other participatory methods in class­situations, use of natural­material and music in teaching, use of teachingaids and materials, on learning difficulties, supportive learning environment,career guidance and pupil support services, home­school co­operation etc.

The  aims  and  activities  of  the  co­operation  have  been  developed  andpolished  from  project  to  next  as  to  better  serve  the  needs  of  themunicipalities,  the residents and  the goals  of  the  co­operation programmeas whole. Cities are never finished in redesigning themselves. Some issuesto  consider  further  include  how  to  increase  the  effectiveness  of  the  co­operation in future, how to measure the results on day to day basis and howto  ensure  reciprocity  and  active  participation  of  the  municipal  authoritiesand the residents in both cities.

As on the positive side, the co­operation has gained value, importance andrecognition at the both sides during past years. There is a constant flow ofgreat  ideas  for  improvement  and experiments within  and  in  connection  tothe  co­operation  –  there  is  a  more  pressure  to  expand  the  co­operation

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

6

window  than  to  withdraw.  Both  cities  have  shown  their  commitment  bydirectly putting their own resources, both in cash and in kind, for the use ofthe co­operation.

To ensure that both partners have similar understanding on the aims of theproject  and  methods  of  reaching  them  requires  open  and  active  dialogueamong the partners, commitment to common goals and will  to understandthe  other  side.  The  annual  joint  PST­meetings,  where  the  project  isevaluated  and  planned  together,  has  served  as  method  to  create  activedialogue. This implementation plan is a result of the previous joint meetingon March 2010.

2.3  Role  of  proposed  project  in  municipality’s  own  strategies  anddevelopment  plans;  municipality's  strategies  for  internationalco­operation;  decisions  and  contracts  made;  motives  forstarting the co­operation

The aim of the co­operation is to support the Mwanza City Council in thestrategy implementation and create tools for strategic planning. On theother hand the co­operation is a mean for the City of Tampere to implementthe city strategy and Aalborg commitments. The co­operation project servesas a ground to exchange ideas and mutual learning.

Mwanza City mission is:

According to its strategies Mwanza City in 2025 should be imbued with fourmain attributes: high quality livelihood, a well educated and learningsociety, a competitive economy capable of producing sustainable growth andshared benefits and good governance.

The development of Mwanza City should be people­centric, with the mainobjective of engendering wealth and sharing it equitably within society. Toachieve this objective, the City has to ensure that there is good governanceand the rule of law to create equal opportunities for all residents to achievetheir maximum potential. In the year 2025, Mwanza City residents shouldbe highly educated and or skilled people that cherish human developmentthrough hard work, professionalism and entrepreneurship. The City shouldhave a vibrant economy that is self­ sustaining and competitive withinTanzania in particular but also within the East African Community.

The new Tampere­Mwanza co­operation project supports the Mwanza CityCouncil strategy implementation in the following development priorities(indicated as key result areas):

KRA1: Promote economic growth and reduce income povertyKRA2: Improve quality of life and social well being of the peopleKRA5: Promote environment conservationKRA 6: Strengthen the institutional and resources utilization capacity forefficient and effective service deliveryKRA 7: Promoting good governance, rule of law and accountability

The latest city strategy ‘Tampere Flows’ from 2009 defines the developmentpriorities  for  the  city  for  2020.    The  strategy  is  build  on  four  operatingprinciples,  that  will  ensure  its  implementation:  good  service,  workingtogether, responsibility and initiative. This means that in all it’s activities citystrives to enhance networking, encourage citizen participation and activity,

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

7

promote  equality  in  the  wellbeing,  safeguard  the  future  by  bearingresponsibility about environment and looking for new ideas and innovations.

The  strategic  priorities  of  two  cities  bear  many  similarities,  such  asimproving  citizens  wellbeing  by  reducing  disparities,  promoting  economicgrowth and vitality, ensuring efficiency  in use of  resources,  improving andbalancing  service  delivery  and  promoting  sustainability  and  protection  ofenvironment.  Both  the  cities  are  committed  to  facilitating  empowerment,participation  and  access  to  information  for  the  citizens  thus  increasingaccountability and good governance.

The project supports  the overall objective of  the city of Tampere to be aninternational  city  and  to  increase  the  tolerance.  In  addition  the  projectsupports  several  sectoral  development  programs  of  the  city.  Tampere hasapproved the Aalborg commitments to function as the city’s principle agendafor  sustainable  development.  For  the  City  of  Tampere  the  co­operationproject  with  City  of  Mwanza  supports  and  builds­up  to  Aalborgcommitments. In the city strategy the challenge of sustainable developmentis seen as cross­cutting theme in the whole strategic planning.

The environmental co­operation can be easily linked with the environmentalcommitments confirmed by the city council. Children are one of the maintarget groups, not only in the project, but also the city of Tampere hasapproved the Child and Youth Policy Program. Encouragement of democracyand increasing local participation possibilities of citizens are one of maindevelopment areas in the city of Tampere. The activities and results of theproject are of equal use thus in Tampere.

For the Finnish municipalities cooperation with African local authorities is notamong the key priorities. This co­operation was build on twin city connectionestablished in 1988. Southern municipalities are on the contrary activelyseeking to increase their international cooperation and exposure. Accordingto evaluation made on AFLRA co­operation, the objectives and activities withthe Finnish municipalities are to a large extent closely aligned with themunicipal strategies and priorities of the Southern partners. This is the goalalso in Tampere­Mwanza co­operation.

2.4  Comparison  of  organizational  structures  of  northern  andsouthern  local  government  (competence,  functions,  mandatesetc.),  decision­making  systems,  action  plans/budgets  ofmunicipalities’

Many of the basic tasks of the local governments in Tanzania and Finlandare similar. Both cities are responsible on meeting the basic needs of theirinhabitants and provision of public services including health services, water,roads, sanitation and education. In addition, local authorities are responsiblein community development, land and resource use and promotion ofeconomic development and trade. However the capacity of these two cityadministrations to fulfil their tasks is quite different.

In Mwanza City Council there are only about 3500 civil servants whereastheir number in Tampere is around 15 000. This means that often oneperson in Mwanza can be responsible on several areas where as in Tamperethe responsibility is shared with many officers. Thus the workload in Mwanzaadministration may turn very heavy. There are also many services in

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

8

Tampere that are missing in Mwanza ­ including city based youth services,educational and vocational guidance services ­ and some that are verydifferently organized ­ such as the social services or the cultural services.

Looking at  the system of decision­making and system of  representation  inthese  two  municipalities,  there  are  some notable  differences.  In  Tanzaniathe  local  government  is  recognized  under  the  Local  Government  Act  tostrengthen  the  importance  of  local  authorities  in  providing  public  servicesand effectively reaching at people. There has been major political reforms inTanzania  to  further  decentralize  the political model  and  increase  the  localand regional authorities vice a vice state.

In Mwanza the democratic participation is build from bottom to up, based onthe grass­root  level participation  in  the  residence area. The  lowest unit ofLocal Governance decision­making  in Mwanza  is ‘Mtaa’ in urban areas and‘Kitongoji’ in rural areas. The next administrative bodies are the village, thedistrict council, the town council, the municipal council and the city council.All these institutions have their leaders who are democratically elected andput in place with the will of the people.

In Finland local government in municipality is based on the self­governmentof  the  residents  that  is  guaranteed  by  the  Finnish  Constitution.  Residentselect the municipal authority, the local council, whose role is to set economictargets and long term objectives.  The fiscal autonomy of local authorities inFinland  is  strong,  almost  half  other  municipal  expenditures  are  financedthrough own tax revenues – local authorities are entitled to a high degree offinancial and administrative independence from the state.

The  citizen  participation  is  then  encouraged  on  grass­root  level  as  aresponse  and  sometimes  even  primer  to  decision making  level  needs  andprojects  through  information  provision  and  consultation.  This  takes  placefrom top to down as opposite to Mwanza’s direct involvement of citizens anddelegation of some control  to  local  level. However there are many parallelforms of civil society participation in Finland, which complete and add up tothe municipal participation.

The project has published a comparative study in 2006 where more detailedinformation can be found1

3. Needs of the southern and the northern partners for the co­operation

3.1. Benefits to southern and northern local governments

Tampere­Mwanza project aims at diminishing the gap between northern andsouthern municipalities by opening a channel for co­operation between theauthorities of these two cities. The overall goal is that Tampere and Mwanzahave acknowledged role in leading local development. Cities exchangeknowledge, share policies and shape practices inspiring each other. Theiractions contribute to well­being of their citizens, reduce poverty, feedsustainable communities and increase participation.

When planning the activities for the project cycle, the project steering teamand work­groups have assessed the impacts for both cities. Some of theshared benefits include:

1 Sandi Jane, Teittinen Outi, A Study on Local Democracy, City of Tampere publications, 2006.See also AFLRA publication: Kuusi Suvi: Aspects of Local Self­Government ­ the case of Tanzania, 2009.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

9

• Exchange of knowledge, good practices and ideas• New methods and policies for sustainable and participatory community

development (such as environmental education in schools)•  International contacts and improved abilities for co­operation on

international level  (including language and communication skills)•  Cultural exchange, increased understanding and tolerance of cultures

and differences• Outside evaluation on governmental practices and policies

Because of the differences for instance in economical capacity, size andgeographical factors, often the expected benefits of certain activities aredifferent to the two cities. Where in Mwanza the aims of the co­operationinclude technical and economical capacity building and poverty reduction, inTampere the goals of the same components are to do with developing globalthinking, getting new ideas for participatory planning or getting internationalexperience.

3.2 Interaction, reciprocity and equality; mutual learning (how theyare realised); coherence of co­operation with local government(municipal) operations

As reciprocity is one of the fundamental principles of the whole project andit is also a cross­cutting issue throughout the plan. When planning any co­operation activities the work­groups and the project steering teams haveassessed the expected benefits and plans for learning for both sides. Thesecan be found stated in the implementation plans of this document. Theactivities have to be in line with the respective city strategies and visions.This has been assured by consulting responsible officials and by making surethat all plans made are agreed and supported by them.

In project organization the interaction and equality is assured by organizingannual joint Project Steering Team meetings where the evaluation of earlieractivities and planning of the new takes place. The meetings are organizedevery other year in Mwanza and every other in Tampere. Also the activitiesare planned so that there are equal chances for both sides for work andstudy­visits. Furthermore, on funding level both cities have their own budget(in cash and in kind), which very concretely proves the commitment of thecities to the co­operation.

The co­operation between the cities of Tampere and Mwanza is based oncolleague­to­colleague interaction and reciprocity ­ meaning that both sidesmight benefit and learn. Taking the co­operation at the level. Wherecolleagues can work side by side gives possibilities to direct exchange ideasand practices on the spot. This has created very positive effects especially infire brigade and teacher co­operation. However it is important to notice thateven when the stated aim is capacity building for instance in Mwanza, thecapacity of the trainer side also improves since, ‘to teach is to master’.Learning is always a two­way process.

In the past there has been very valuable exchanges of ideas under the co­operation. For example when City of Tampere renewed it’s model andpolicies for local citizens participation in 2006, the Mwanza model of grass­root democracy was considered as an inspiration is creation of local Alue­Alvari­model of participation. Within the school co­operation teachers haveexchanged their experiences on learning environments, teaching aids and

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

10

ways of communication between teacher, pupil and parents. For teachers inTampere it has been great opportunity to be involved the Mwanza schoolsdaily practices and see for example how music is used as a method and atool in learning.

4. Objectives and expected results from the co­operation

Tampere­Mwanza project’s over all goal is to strengthen cities role inbringing up and leading development.

The immediate objects for the project term 2011­2013 are:

•  Improving professional competences of municipal personnelas a mean to improve service delivery and good governance

•  Fostering business development and financial managementas a mean to create employment and reduce poverty

•  Rising awareness on living environment and its managementas a mean to increase sustainability and participation in

communities

A cross­cutting theme in the project is to foster direct participation ofcitizens through improved communication and information production withinthe project. This will be guided by communication plan. Activities includeraising public awareness on waste management, sanitation, fire prevention,city decisions and services and the project itself.

Another cross­cutting theme is to encourage reciprocity and colleague­to­colleague interaction. This will be encouraged both among employees toimprove service delivery (such as teachers and fire fighters), among electedofficials to improve good governance (such as council members) and amongother relevant stakeholders to increase participation in civil society andprivate sectors (such as researchers, students and private sectorentrepreneurs).

Third cross­cutting theme is to increase, widen and deepen North­South­South co­operation and exchange of good practises. This is done by thesupport of AFLRA in forms of trainings and seminars, by actively keepingtouch by other projects receiving funding under AFLRA programme and byactively drawing linkages outside the actual co­operation to involve otherstakeholders (educational institutes, research institutes, private sector).

For more detailed information on the co­operation objectives and results,see Logical Framework Analysis (attached).

5.  Planning and implementation

5.1. Links  to  and  co­operation  with  other  similar  international,national and local initiatives

In Tampere there are several other initiatives with Mwanza (for instance bythe University of Tampere and Tampere University of Applied Sciences) andthere has been an attempt to find synergy or at least to keep each otherinformed. The project has also actively contacted other Finnish actorsworking with Mwanza to avoid overlap between different initiatives and to

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

11

share information. There is an increased effort to link activities also withother Mwanza City Council partners both in North and South.

In the current project activities there is increased effort to integrate otherrelevant initiatives and stakeholders under the wider umbrella of theTampere­Mwanza co­operation. This is done by improving PR and openinginformation channels to public and stakeholders, such as entrepreneurs,businesses and research institutes.

5.2. Planning process: How co­operation projects are related to theexisting  strategies  and  development  plans  of  localgovernments. Who  were  responsible  for  the  project  plan;  whowere consulted (names, titles) etc.

The starting point for the co­operation has been to support the citystrategies of both cities. The planning process for current project cycle(2011­2013) started in March 2010 in the joint PST meeting in Mwanza.Participants included: Mrs. Satu Vuorinen (Tampere Chairperson), Mr.Joseph Mlinzi (Mwanza Chairperson), Hon. Mariam Maftah, Hon. ReubenMulunga, Mrs. Leena viitasaari, Mr. Harri Wilberg, Mr. Julias Bulambu, Mr.Veijo Kajan, Mr. Vesa Komonen, Mr. Reuben Sixbert (Mwanza coordinator),Ms. Riikka Juuma (Tampere coordinator), Mr. Amin Abdallah, Mr. Kaombwe.S. Phidelis, Mr. Godwin Mukaruka, Mr. Ephraim Majinge, Mrs. MariamUkwaju  and Mr. Moshi Shaaban.

In the first day of the meeting the PST’s evaluated the previous co­operation. The results of the evaluation were utilized in the second day thatwas fully spent in planning the next term. The planning was done usingparticipatory method and was facilitated by the co­ordinators. Both citieshad collected a list of proposals for future activities that were used as thebasis for discussion.

Mwanza councillors are directly involved in planning process, the plansstarts from WDC (ward development committee) where councillors,village/street leaders are members. When all plans collected from all wards,it has to be brought to the council committees for discussion and approvedand there the full council discusses and approves for implementation.

The planning process then continued in the work­groups and during thework­visits. For full list of responsible persons, see Logical Framework Matrixattached.

5.3. Communication  plan:  how  the  will  the  internal  and  externalcommunication be handled? How will electronic communicationmethods be used by stakeholders?

The Communication  plan  in under  preparation  and will  be  ready  in March2011.  There  in  increased  effort  to  integrate  participatory  approach  withpublicity  efforts  through  out  the  project  activities.  For  a  draft  version  ofcommunication plan, see communication chart attached.

The electronic communication is very much dependent on the availability ofICT­training and computers. The electricity is also an issue, as the networkis not extensive in rural areas in Mwanza and there are regular interruptionsin the supply of electric current in the city.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

12

5.4. Organizational  responsibilities,  local  government  staff  takingpart  (municipal  officials/employees),  elected  representatives;ownership  /  commitment  of  the  southern  and  northern  localgovernments

In both of the city organizations there is a wide range of actors participatingin the project. In Mwanza the city councillors are involved as decision­makers and as participants in the training activities, in Tampere asstakeholders and project supervisors. In Mwanza village chairs and wardexecutive officers are also taking part into trainings. City departments areactively participating in the project in Mwanza. The other local employeestaking part in Mwanza include heads of departments: city economist, citytreasure, city public relations officer, city planner, forest officer, cityengineer, health officer and education officer.  City Councillors are includedinto steering of the project as decision­makers.

In Tampere the project is administrated under the Department of Businessand Development. The department  is  located  in  the Mayors Office. Projectsteering  group  is  appointed  by  the  Mayor.  They  come  from  thosedepartments  that  are  participating  in  the  project:  Human  Resources,Business &  Development,  Environment,  Education,  Fire  services  and  LocalDemocracy.  The  work­groups  responsible  for  the  implementation  andplanning  consist  of  experts  in  those  fields  at  issue.  The highest  decision­making  power  is  held  by  the  Head  of  Department  of  business  anddevelopment  (Mr.  Kari  Kankaala)  and  the  ultimately  the  City  Mayor  (Mr.Timo  P.  Nieminen).  The  project  has  also  been  presented  in  the  CityManagement Board (consisting of the heads of departments).

City  administrations  are  often  quite  traditionally  structured.  This  projectaims  to  increase  cross­sectoral  thinking  and  co­operation  over  traditionaladministration  boundaries.  As  the  project  approach  is  cross­sectoral,  theproject  is  administrated  in  co­operation  with  several  departments.  Theheads  of  departments  are  thus  responsible  for  steering,  monitoring  andfollow­up  of  project  activities.  The  actual  implementation  is  done  in  co­operation  with  several  departments  and  by  directly  engaging  participantsinto the planning and execution of the activities.

Taking  as  an  example  the  educational  sector:  both  of  the  cities  have  aseparate steering group for activities that are taking in relation to educationand  schools.  The  activities  are  run  and  promoted  by  group  of  agentteachers, who are volunteers chosen from participating schools. They are inkey role managing and planning the actual activities. These include: teachertraining  seminars  and  study  visit,  teacher’s  and  guidance  advisor’sexchanges,  modelling  the  guidance  advising  in  schools  in  Mwanza,composting activities, awareness raising on waste management and on fireprevention, and global education activities at schools.

Please note (!) that the project organisation is clarified inOrganisation Chart of the Project (attached). For full list of resourcepersons, see Logical Framework Matrix (attached). For responsiblepersons in each activity, see Timetable 2011­2013 (attached).

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

13

5.5. Implementation:  Time  schedule  and  functions/tasks  in  thenorthern and southern local governments

For  more  detailed  timing,  see  Timetable  for  2011­2013  attached. Fordetailed  responsibilities,  see  attached  Timetable  and  Logical  frameworkMatrix for 2011­2012.

Project purpose one: To improve service delivery and goodgovernance by improved competences of municipal authorities andpersonnel. (Please note that the training topics may be changed during theproject term depending of the need.)

Key principles of the component:

­ Offer training on municipal personnel and authorities­ Enable mutual learning, learning by doing and exchange of ideas in form

of personnel exchange programme

1.1 Personnel training model for municipal authorities and personnel

The training models for municipal authorities and personnel will be furtherdeveloped and tested in practise. This will be done more systematically incloser co­operation with Human Resource departments in both cities. Forexample the information about the available courses and applicationprocesses will be made public. The training models, once the programme isfully operational and processes are described in detail, may be extended toother groups or copied in other municipalities or LGAs.

Each head of department will be properly informed on the courses availableand they will then be responsible on spreading the information for their staffand choosing the participants. The chosen participants will fill an applicationform (provided by the project) to the project coordinator or to the trainer inquestion at least two weeks before the beginning of the training. The MCCChief HR Officer Mr. Mtware and the senior HR officer Mr. Songoma will beresponsible in supervising the activities.

In all of training activities the primary beneficiaries are the participants,secondary beneficiaries are their home departments or units, the mainbeneficiary is the city administration and final beneficiaries are the citizensof Mwanza, who will gain in more efficient governance and improvedservices.

1.1.1 Ward executive officer and Mtaa executive officer trainingThe Ward and Mtaa executive officers have been highlighted by the MCCHuman Resource Officer Mr Mtware as one of the most critical groups to betrained. Thus the training programme that started in the previous projectterm will be continued.  The training programme will include all 21 wardsand be organized annually. The training will be divided into two sessions 5 +5 days, so that during the break there is a chance for the trainees to testtheir new skills and come up with questions. The topics should include:administrational skills and practical understanding of the terms of rule of lawand good governance.

The trained Ward & Mtaa executive officers will be divided into three batcheswhich includes either 6­7 wards or few people selected from all wards to

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

14

attend the trainings. Following topics have been proposed by the HR:Management skills ­ this is to equip them with proper knowledge for theirdaily activities; Budgeting ­ as the budgeting processes starts from Mtaalevel and continues to council level, full participation in the budgetingprocess for Mtaa and Ward executive officers is essential; Planning ­ to befully involved in the council planning process; Staffing ­ to manage theirstaff at the grass root level; Leading – how to become good leaders andsolve citizens’ problems at the grass root level; Organizing andCoordination. The 4 day trainings are expected to benefit 110 Mard & Mtaaofficials in first 18 months of the project.

1.1.2 Councillor trainingThe MCC Human Resource Officer and the councillors themselves hope forthe continuation of councillors’ training programme. The issue is criticalparticularly because of the recent elections in October 2010. It is seen ascrucial to include the new councillors to the training programme from thevery beginning. The topics will include: good governance, rule of law andskills needed to become a good councillor (leadership skills, strategicplanning and budgeting, negotiation skills, listening skills etc.). The totalamount of councillors in Mwanza is 30. The 4 day training is expected tobenefit 35 councillors and related officers during the project cycle.

1.1.3 ICT­trainingTraining on IT has been a very popular component and the demand is onlygrowing. It is thus time to transfer the responsibility of the trainings entirelyto Mwanza City Council after June 2012. A plan to increase the long­termsustainability of this action has been drawn. So far the training has beenfree for all, which is not a very sustainable solution making the trainingprogramme dependent on project assistance and making it difficult topurchase new hardware.

From the beginning of 2011 each NGO/CBO representative participating inthe training will pay 15 000 TSH/ programme. This is, according to thecurrent trainer, at least 10 000 TSH less than other similar courses makingit still affordable for the small NGO’s to participate. Also, the MCC will bebudget an agreed lump sum annually for the MCC staff ICT training. Thesalaries of ICT tutor are transferred to MCC immediately in the January of2011.

With these changes some new hardware can be bought to replace thebroken ones and to increase the number of students accommodated. Theco­operation will support the sustainability plan by financing 4 newcomputers. These actions together will ideally enable to accommodate 15people per session and 4 sessions per day, equalling ideally 60 people perday. ICT room should also have its own internet services and at least 8 PCsconnected with the internet.

The present amount of functional computers will not able to widen thetraining activities nor to make program financially sustainable. If there willbe no additional funding for procurement of new hardware, the entire ICTcomponent will be in risk of ceasing to exist. This would compromise theproject monitoring and follow­up, as many of the activities are based oncolleague­to­colleague work. This would hit hardest the school co­operation,as it would jeopardize the direct communication between partner schoolsand Agent teachers.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

15

The whole office building lacks the secretariat and personnel tends to usenear by private secretarial service. ICT component could also be a source ofincome if it could provide services, such as photocopy machine, printer,scanner and/or fax machine for the office use. If some income would begenerated through ICT component, it could become self­sustainable andthus manage costs concerning the repair and purchase of equipments.This would also reduce the office cost within the project. MCC will mappossibilities to fund these purchases outside the project.

The application process will also be made more systematic according to thechanges in all the trainings. Particular emphasis will be on training of thepublic school teachers. The ICT­trainings are expected to benefit 360people, out of which 55 % should be target group (city officials) in the first18 months of the project (practically from June 2011 to June 2012).

1.1.4 Teacher training seminars and study visitsIn order to improve the quality of teaching towards learner centredapproach, the teachers’ of Mwanza propose that the cooperation shouldorganize seminars for them on participatory methods, constructiveapproach, different teaching techniques, using materials found in nature andteachers rights and responsibilities. There could be several seminarsorganized per year 1) general ones for all 2) those directed to particulargroup of teachers (language, special etc.) and 3) those organized duringand after the exchange visits to share ideas and learning results.

The cooperation should also provide possibilities for the Mwanza teachers tovisit project schools and learn from them. This will increase thesustainability of the educational activities in project by enabling peer­learning among colleagues in MwanzaThis is a step towards a model schoolapproach that is in use in Finland. The project schools will serve as a groundfor educational experiments in Tanzanian context, where other schools candraw examples.  The 3­days trainings and single day study visits areexpected to benefit 90 teachers in first 18 months of the project.

1.2 Personnel Exchange Programme

The previous experience has show that for in­dept learning two weeks is notenough. Thus, particularly the teachers and firemen have proposed forlonger exchange programmes (1­2 moths) for greater impact. Fromenvironmental perspective this is also recommendable, as it makes theresource use more effective. Most of the negative environmental effects inthis project are related to carbon dioxide emissions due to travelling.

For the exchange programme, a tailored plan for each person ­ includingintended results with clearly set goals ­ is drawn with the department inconcern, local PST, HR officer and project coordinator. Participants areappointed a mentor in receiving city, whose supervision and guidance theywill enjoy. At least 50%, preferably 75 % of their working hours will bespent in a single working unit. The purpose is to enable peer working andcolleague to colleague learning.

The participants are chosen according to the needs of the organization(relevance) and quality of the applications. As the purpose of their visits andthe field of their work is varied, they can not be any single criteria for theirselection. The application procedure and it’s results will be public.Participants are chosen by application and by letter of interest, or by other

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

16

notable merits by local HR section together with local PST. Project steeringteams are supervising this activity together with HR departments.

In the exchange programmes the primary beneficiaries are the participants,secondary beneficiaries are their home departments or units, the mainbeneficiary is the city administration and final beneficiaries are the citizensof Mwanza, who will gain in more efficient governance and improvedservices.

1.2.1 Teacher exchangeThe purpose of the teacher exchange is to improve the quality of teaching inthe chosen project schools through teaching together with the colleagues inpartner schools. The method used is learning by doing which is seen as themost efficient way to learn new methods and to grow professionally.

Besides the current primary schools and pre­school classes, also fivesecondary schools in both cities will be involved in the project. The plan is tohave 2­3 teachers from both cities work in their partner schools for a periodof 1­2 moths each year. The teachers can come from any level and will bechose according to they application by the PSTs. The teachers will alwaystravel as a group to make it easier to adjust for the foreign environment.

2 teachers from both cities are expected to participate into the programmeduring the first 18 months of the project cycle. They are used as resourcepersons to benefit the teacher training activities and 10 participatingschools, five schools in each city.

1.2.2 Guidance advisors exchange for planning and piloting workshops insecondary schools

At the moment, there are no guidance counselling services available atMwanza schools. At the same time youth unemployment is a big challenge.It is thus clear that supporting services that can help pupils to plan theirfuture after school are required. Since there is no previous experience onhow to organize such services in Tanzania, the implementation was startedby organizing a study tour in Tampere for two officers from the MCCeducational department. The purpose of the tour was to share the Finnishexperience with the MCC officers and to plan the next steps in cooperation.This study tour was organized on November 2010.

The next step will be starting of regular guidance counselling workshops inproject schools (particularly secondary schools) in Mwanza. In 2011 theworkshop content will be planned and piloted by a team of Mwanza andTampere experts in consultation with the Tampere University and SAUT. Theresults of the pilot workshops will be carefully analyzed and programme for2012­2013 will be planned accordingly. The idea is to help Mwanza build amodel for guidance counselling which could be copied also nation wide.

2 educational officers from both cities are expected to participate into theprogramme during 18 months cycle. They are used as resource persons inplanning the guidance counselling model for City of Mwanza.

1.2.3 Fire brigade exchangeIn the previous projects, the Mwanza fire brigade has been equipped withbasic skills and it is now time to deepen the skills and develop the different

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

17

processes. As in teacher exchange, the idea is to have 2 firemen/ inspectorsfrom both cities to work in their partner city for a period of 1­2 months. InMwanza there are all together 30 firemen. Fire brigade is under the CityDirector and MCC is currently the employer of the firemen.

However, Mwanza fire brigade is going to be officially transferred under theState Government. According to the chief of fire Mr. Julius Bulambu, theproject needs to continue supporting the fire brigade component, at leastuntil the central government takes over in practice. This might take sometime, and it is therefore important to continue co­operation at least over thetransitional phase (Minimun for the first 18 months untill June 2012).

2­3 firemen from both cities are expected to participate into the programmeduring 18 months cycle. They are used as resource persons in the trainingactivities of Mwanza fire brigade.

1.2.4 Administration exchangeAlso the administration staff can apply for the exchange programme. Theparticipants will be chosen according to the needs of the organization(relevance) and quality of the applications. Only applications with clearly setgoals will be considered. In the first year (2011) the priority will be given tothe Urban Planning Department and Finance Department’s RevenueCollection Section to improve city revenue exchange.

2 city planners and economists from both cities are expected to participateinto the programme during 18 months cycle. They are used as resourcepersons in planning of the next project cycle 2012­2013 and in the projectpurpose two activities.

Project Purpose Two: To create employment and reduce poverty bynew models for business development and financial management.

Key principles of the component:

­ Determine the current situation in the regional entrepreneur supportservices and training needs of the businesses in Mwanza

­ Share experiences on entrepreneur education and service­ Encourage public­private partnerships and innovative business planning­ Improve financial planning, economic follow­up and revenue exchange

for Mwanza City Council

2.1 Improved business planning among entrepreneurs

There is a need to share knowledge and expertise on innovative businessplanning and development and encourage new ways for entrepreneurtraining. There should be exchange of approaches to build and supportpublic­private partnerships within local service delivery and development.This component links also with building up guidance counselling servicemodel in Mwanza (1.2.2). The target is to improve entrepreneur educationactivities, strengthen co­operation between public and private sectors, andcreate new business connections between Tampere and Mwanza.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

18

2.1.1 Study on available support services and the needs of theentrepreneurs in Mwanza

The foundation for improved entrepreneur support services lays indetermining the current status of support services within Mwanza region,especially for small and medium size enterprises. The city’s role in thenetwork providing entrepreneur support services should also be defined.On the other hand the entrepreneurs should also be used as informants togather information on their needs as private sector business holders – toknow, what kind of training would be most urgent.

This will be done through innovative new entrepreneur training model calledDemola. In Demola student groups are encouraged to do real life work lifepractises and activities in groups under guidance of more experiencedtrainers’. The model won an European innovation award in 2010 given bythe Assembly of European Regions. Demola combines the ideas and know­how of students and companies thus developing new products and servicesfor the needs of companies and customers. The project is co­ordinated bylocal innovation company Hermia.

Expected results: The network of industry and commerce support servicesdefined, the trainings needs of entrepreneurs short­listed in priority. A newentrepreneur training model Demola introduced and piloted in Mwanza,increased co­ooperation between Mwanza and Tampere higher educationinstitutes.

2.1.2 Training seminar for developing business ideas (in 2012­2103)There is lots of business potential in Mwanza in many sectors but thispotential is not properly exhausted yet. People often tend to copy other’sideas instead of coming up with new ones. In order to develop the businesssector and reduce poverty, the cooperation will organize training courses forpeople with business ideas to help them develop those ideas and/or comeup with more innovative new ones. The training programme will also includeseveral local success stories as speakers to give concrete examples andmotivate the participants to see their potential.

The entrepreneurship activities will be focused to some target groups afterthe results of the survey are out in open. The training activities could focusespecially on youth and women, as city provides micro credits to them andthey face notable challenges in establishing businesses, but are notexclusive only to them. The courses will be advertised widely andparticularly through the Mwanza tourism task force, through womenorganizations and through agriculture officer.

There will be availability to choose from evening or day course. One coursewill last for 1+1 weeks, giving a chance for the trainees to practice whatthey have learnt and come back for more advice. There will be separatecourses for Mwanza rural and city areas with different target groups. Thefacilitators will come from both Tampere and Mwanza. Each year one dayand one evening course will be organized both in rural and urban areas inMwanza.

The course will draw examples from real life success stories. The course willbring about a network of partners relevant of organising and sustainingentrepreneur support services in Mwanza region. For those participants thatpass the course and start implementing their business ideas there will beavailability for mentoring services (as described below). The activities under

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

19

this target are starting up after June 2012.  The expected beneficiaries andresults are to be defined later.

2.1.3 Mentoring programme for new entrepreneurs (in 2012­2013)Mentoring refers to a relationship where a more experienced professional(mentor), or a group of them, mentors and assists his/her youngercolleague (actor). Here the idea is that the actors will be chosen among thecourse participants as described above. The team of mentors consists ofprofessionals from Mwanza and Tampere.

The whole group will come together in Mwanza for a joint seminar in 2013where the activity will be launched. The actors will present their businessideas and get advice and support. Each mentor will have one actor that theysupport (e­mailing, calling, video conferences and meeting face­to­facewhen possible). The co­operation will cover the cost of hosting and seminar,but the travel expenses would be covered by participants. The activitiesunder this target are starting up after June 2012. The expected beneficiariesand results are to be defined later.

2.2 Improved financial planning within the City Council of Mwanza

There is a need to improve economic follow­up and financial planning withinMwanza, to improve city revenue exchange and identify possible newsources of revenues. This, connected with activity 1.2.4 will help to combatcorruption, as the funds will be more easily retraced.

2.2.1 Feasibility study on new revenue sourcesMwanza City Council has a need to come up with new fiscal revenue sourcesin order to improve the financial situation of the city and make it lessdependent on the revenues coming from the central government. Thecooperation will support the MCC by making a feasibility study on thepotential new sources of fiscal revenues and means of making the currentfiscal revenue collection more efficient. An outsider expert will evaluate thecurrent processes in financial planning and follow­up, including tax collectionand study possible new fiscal revenues.

Expected results: New fiscal revenue sources suggested, improvements infinancial planning short­listed in priority.

2.3 Model for Guidance Advising in Schools in Mwanza (in 2012­2013)

There is urgent need to come up with reasonable models for GuidanceAdvising in Schools. This kind of advisory approach is missing in Tanzanianeducation system. However, there are many school drop­outs and more andmore young people struggle for education and employment opportunities.The unemployment among youth is an issue that has overall negativeimpact for city development both in short and in long run. Under theguidance advisors exchange programme the goal is to come up with aguidance advising model and start training teachers (for more details, seeactivity 1.2.2). The activities under this target are starting up after June2012, therefore also the expected beneficiaries and results are to be definedlater.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

20

Project Purpose three: To increase sustainability and participation incommunities by arising awareness on living environment and itsmanagement.

Key principles of the component:

­ Interlinking environmental activities with participatory democracy­ Civic and safety education among residents­ Offering information on relevant stakeholders on environment and

environmental management­ Improve visibility of the project activities via communication and PR

3.1 Improved bio­waste management

This component sets off by training all the environmental health officers inthe city on composting. This need is based on the fact that, these officersare normally transferred from one ward to another quite often. With thisreason, all officers are empowered in order to keep the continuity of theprogram whenever officers are transferred.  After training, the hereunder isthe planned program to sustain the acquired knowledge among the officersand make use of bio­waste from markets and wastes at household level.

The total amount of wards in Mwanza is 21. The training is expected tobenefit 30 health officers and related officers during the project cycle. In thefirst phase, the improved bio­waste management is likely to result moresanitary market areas, increased amount of bio waste turned into compost,more effective faming activities and reduction in waste in dumping ground.

3.1.1 Organize weekly transportation of bio­waste from markets to GreenBelt area schools for composting

The school composts invented by the co­operation have been well receivedand taken care of. As many of the previous studies indicate, most of thewaste coming from the market areas and indeed 80 % of all solid waste inMwanza is bio­waste. However, this waste in market areas is not compostedor utilized in any other way but instead causes problems by attractinganimals and spreading bad smell.

Two of the project schools, Sahwa and Kahama, are located in the so calledgreen belt area where there are lots of farming activities. In order topromote the farming activities as well as easing the waste and sanitationproblems of the city, the project will support Mwanza health officer inorganizing weekly transportation of bio­waste from the markets to theschool composts in Kahama and Sahwa.

This activity was planned in detail during the ward health officer training inJune 2010. The idea is that the ward health officers in those two wards willbe responsible of the compost, together with the teachers. To haveidentified and selected areas for composting exercises will help avoidingspread of diseases and teachers will have enough waste to sustaincomposting activities.

The expected results are: Increase of 200 % in school bio waste input.Increase of 100 % in compost output. Cleaner market area. Regulartransportation. The final beneficiaries are: the people residing in Ilemela andBuhongwa wards where the Kahama and Sahwa schools are located. Also

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

21

the people residing in the neighbourhoods of vegetables markets willbenefit, as the sanitation situation will improve.

3.1.2 Composting exercises in schools

The composting exercises will be organised by Agent Teachers in Projectschools and supported by officials of World Health Organisation. Every pupilfrom standard five in the participating schools will then participate and learnhow to make compost. The activity will be carried on weekly basis, everyFriday afternoon. Schools will establish a school garden/horticulture to beused as a demonstration centre on using compost for wider public.  Theteacher training activities and study visits will make a peer learning possibleamong Mwanza schools and teachers in composting activities.

There is a great interest in Mwanza to expand the composting. Apart fromfive previous participating schools, 2010 five new upper schools weretrained and sensitized on the issue. The target is to expand the activity intofive more schools. As a result of previous activities the school yards are nownotable more green, shady and pleasant. These results are likely tomotivate other schools to copy the activity, if given opportunity to see howit works.

During 2008­2010 project cycle, the bio waste for composting was carriedfrom the pupils home. This was a useful way to train the separation ofwastes within pupils’ families, but it was difficult to sustain the steady inputof material for composting. Although it is important to give families changeto participate, there should be also other means to secure material input.

This activity is closely connected with sensitizing activities in 3.3 on wastemanagement. The Ward Executive Officers will participate and encourageschool neighbouring communities to visit and learn how to make compost,who will gain knowledge and interest to use manure made from bio­waste.The schools are thus serving as a demonstration site for the usefulness ofcomposting at Ward level.

The expected results are: in five project schools all fifth grade studentparticipating in regular activities. 5 more schools are starting regularcomposting and 5 other interested to start after June 2012. The schoolyards are now notable more green, shady and pleasant in 2­3 years timespan.

The final beneficiaries are: all the pupils in the participating schools throughimproved learning environment. Also the people residing in the schoolneighbouring area will benefit. It is difficult to calculate the amount of finalbeneficiaries, as joining the activity is volunteer for the schools. At presentthe estimation for benefiting pupils is 5000. The target is to double theamount of targeted pupils as final beneficiaries.

3.2 Improved knowledge and exchange of models on environmentalmanagement

According to the Mwanza Environmental Industrial Profile (2009), there islack of information on environmental regulations at all levels. The industrialenterprises are not aware of the environmental laws that they are supposed

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

22

to follow and at the same time those responsible on business licences alsolack information on these issues. This has caused several problems and lossof money for the industries as well as for the city council.

3.2.1 Series of training seminar on staff and stakeholders on environmentallaws and regulation, assessing environmental impact and auditing as well asenvironmentally friendly technologies

In order to increase awareness on these issues as well as to give positiveideas on environmentally friendly technologies, the project will support theMwanza environment office to organize training seminar for industries,business license applicants, MCC city planning staff and MCC business unitstaff, police force and other important stakeholders.  This will be done in fivephases.

On first phase in 2011 60 Mwanza industries/companies will be offeredtraining on the concept of cleaner production techniques, polluters paysprinciples and environmental management act of 2004. This will be done tocreate awareness on environmental pollution and put mitigation measureson the centre of various activities, that are likely to cause adversely impacton environmental. Responsible institutions for this three­days seminar areMCC (Mwanza City Council), NEMC (national environmental managementcommittee and UDSM (University of Dar Es Salaam).

On the second phase in 2012 45 Mwanza City officers will be trained on theconcept of environmental and social impact assessment (ESIA), includingenvironmental laws and its regulation will be introduced to. This two­dayseminar, organised in co­operation with MCC and NEMC, will empower localofficials from urban planning and finance departments on how to issuespermit for different projects that are likely to have impact on environment.

On the third phase in 2012 66 wards officials will be trained for 5 days onenvironmental degradation, environmental laws and policy. The training willequip them on the importance of compliance with environmental laws andpolicy and will create awareness among wards officials on issues related toenvironmental degradation, environmental laws and policy. This training willbe organised in co­operation with Mwanza and Tampere City Councils.

On the forth phase in 2013 50 members of police force and 45 from cityauxiliary police will be trained for three days on environmental pollution,environmental laws and policy. This training, organised by MCC and NEMC,will empower policy forces and legal departments on enforcement andcompliance of environmental laws and policy, but also encourage acquiringknowledge on the concept of environmental pollution.

On the fifth and last phase in 2013 30 wards councillors and 100 Mtaachairpersons will be trained for 5 days on environmental pollution,environmental laws and policy. This training, organised by MCC and NEMC,will create awareness for Ward Councillors and Mtaa chairpersons onenvironmental laws, policy and issues of environment pollution.

The targeted results: Improved environmental management skills cross­cutting Mwanza city officials and other important stakeholders. Finalbeneficiaries: all Mwanza citizen, although the benefits are likely to showonly in 5­10 years time span.

3.3 Risen awareness among populations in Tampere and Mwanza

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

23

(More information in communication plan that will be formulated in theFebruary­March 2011)

a) on waste management

Sensitize the community on the importance of making compost at householdlevel from bio­waste. Compost made and used at household levels willenable to replenish the exhausted soils, improve nutrition status, increaseproductivity and income.

Encourage school neighbouring communities to visit and learn how to makecompost thus acquiring knowledge and interest to use manure made frombio­waste.

Conduct stop burning waste campaign in the city. This will reduce the risk ofwasting bio­waste through burning.

Targeted results: 10000 people reached through PR and campaigning, 200visits to local schools, reduced amount of burnt bio waste, improved airquality.

b) on fire prevention

Awareness raising programme for educating the community on fireprevention will be planned in more detail by the fire brigades of Mwanza andTampere in the March­April 2011.

Targeted results: 5 schools visited, 5000 children reached, improvedknowledge on prevention of fire and clearer guidelines to rescue situationsin schools.

c) on creativity and global thinking

Annual Tampere­Mwanza school newsletter (stories, drawings, pictures, penpals) will be published in both cities once a year (April­May) and severalcopies given for each class. The purpose is to develop global thinking,increase communication between the pupils and to encourage creativity.This activity is planned and realized by the project schools and theirteachers.

Targeted results: 10 schools participating in activities, 100 pupilsparticipates in the creation, of school newsletter, 2000 pupils reachedthrough the activity, increased tolerance to differences.

Exhibition on children’s art works and photos from schools in March 2011 byfree­lance journalist and children from participating schools. Works are to beexhibited in seminar on children rights in Tampere in September 2011.

Targeted results: 100 children participated in creation of exhibition, 500persons seen it, difficult topic of the hardship and wellbeing of childrenraised in a global context.

d) on city decision making and services

Webpages for the City of Mwanza

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

24

Connecting the City of Mwanza into internet has been a dream for long. Withthe limited resources of the project, it is possible to launch the Mwanza.netproject: to reserve an internet server space for the city (with internetaddress), to offer email addresses and boxes for employees and electedofficials, to use storage space in internet for documents, and to build alimited coverage web page for the city.

The idea with Mwanza.Net –initiative is to provide some basic city relatedservices for both employees and officials as well as to the inhabitants.Mwanza.net will serve as a tool to search more information about cityservices and city council, to advertise Mwanza region (for example fortourist and businesses) and to download simple forms and documents freeof charge.

However, as there is a limited access to wired internet, there are not highexpectations concerning the amount of users in the first phase. In thefuture, once the basic infrastructure is established and updating is workingwell, it is possible to widen the services and user applications offered, targetnew user groups (through mobile phone interface) and to improve theaccessibility to internet by establishing some internet points for public use.

Targeted results: The good quality and functional web pages established, atleast 20 sub pages created and in use, 100 new visitors per month.

e) on the project

Webpages for Tampere­Mwanza co­operation

The new project needs a refreshed visual look that can be used in PR andinformation sharing. As the project has been drawing more and moreattention from stakeholders and business life in recent years, there’s a needto open an interactive webpage that can be used to interlink and networkwith relevant stakeholders.

The idea is to build up a regional Pirkanmaa based network for Africa, whereTampere­Mwanza co­operation would be one example of activities. In thefirst phase the webpage will be used to draw together different activities,and it is critical in organising the mentoring programme and the school co­operation. The co­operation project will fund a part of the wider internetbased tool, but not the entire costs of it.

Later on, in the second phase the project webpage will be used asinformation sharing channels among participants, among stakeholders andwith citizens of the two cities. The path to webpage will be channelledthrough the official webpage of City of Tampere and the upcoming webpageof Mwanza City.

Targeted results: The web pages updated, amount of visitors per monthincreased by 50%, interactive user interfaces included.

5.6. Budget and financing plan

The budget and  financing plan has been drawn based on an estimation ofthe detailed expenses and previous year’s experiences. The exchange rateon the basis of the budget has been 1 €= 2000 TZS. The overall budget isestimated around 200 000 € per year. The project  financing plan covers a

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

25

fair share of self­funding, which only in cash is 30 000 € on yearly basis ­out of which City of Tampere covers 20 000 € per year and City of Mwanza10 000 € per year.

The sitting allowances budgeted for all trainings concerning city officials oremployers are to be regulated with extra care. As there has been in recentyears extensive criticism by the donor community over this practise inTanzania, there question will be incorporated into good governance training.However, concerning a practise that is omnipresent in Tanzanianadministration in all levels, it is unlikely that a sudden change would yield apositive impact on the project. Partner and donor policy changes should be aresult of longer and more reciprocal negotiations. The Joint PST meeting willcover the issue in their next meeting in September 2011 and try to reach acompromise over the issue.

The  salary expenses  have  now been  estimated  to  rise  over  10  000 € peryear.  This  however  is  a  modest  estimation,  and  covers  only  half  of  theexpected salary related expenses. In the Budget Sheet, the activities wherethere  are  potential  to  arise  some  salary  related  expenses  as  in  kindcontributions,  are  coloured  with  pink.  As  the  salary  related  expenses  aredependent on many factors, it was decided to follow them up closely duringthe  first  6 months  and  draw  more  detailed  financing  report  based  on  thefirst six month’s calculation.

In the current project plan Cities of Mwanza and Tampere propose to AFLRA,that the official financial reporting and auditing would be done in 1,5 year’scycle. In other words at the very end of the proposed financing period afterJune 2012. The major reason for this is, that the first project year is likely tostart  very  late  due  to  delay  in  project  funding.  It  is  not  possible  for  themunicipalities  to  run  any  significant  activities  before  the  financing  of  theproject  is  settled.  The  activities  of  the  project  are  likely  to  start  properlyonly in the late spring, in April­May.

The minor  reason  for  the  proposal  is,  that  the  financial  years  of  Tampereand Mwanza are not the same, but Tampere follows a year based financialcycle from January to December and Mwanza City Council’s financial cycle isfrom July to June. The other option is that there will be two official audits:first one in the January­February of 2012 and second in July­August 2012.This however seems a waste of time and resources.

For more detailed budget and financing plan, see attached Budget Sheet.

6.  Sustainability/conditions for successful co­operation and assessment of thepotential risk factors

6.1. Environmental, socio­cultural and structural factors

Environmental sustainability:

Environmental sustainability is one of the key elements in this co­operation.The activities under project purpose three (3.1.1 – 3.3.6) are environmentalinterventions, which aim to improve the state of environment, to improveenvironmental management and know­how and to provide environmentaleducation and awareness­raising.

As part of the component activities in 2008­2010 the project succeeded inmaking school composts in five project schools that will in the current

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

26

project also serve surrounding wards as a point of intervention. With thehelp of Ward health officers and teachers the project schools the schoolsfunction as centres for civil education in their own neighbourhood in order toencourage residents to start their own composts and to understand theimportance of waste separation and composting.

There are also extensive efforts to increase the know­how off officers andstakeholders on environmental laws and regulation, assessingenvironmental impact and auditing as well as environmentally friendlytechnologies through seminar series. There are equal efforts to createenvironmentally friendly and sustainable entrepreneurship and businesseswithin Tampere and Mwanza regions.

As according to Environmental Check­list, the only activities in the project,that are likely to have negative impact on environment, are related totravel. The increased air­travel is likely to increase use of fossil fuels thusincreasing burden on natural environment. Especially the increased carbondioxide emissions are likely to intensify global warming. Taking this intoconsideration, there has been effort in the current project plan to extend theworking visit as to serve the most in comparison with the caused emissions.

Socio­cultural factors:

In a project like this some challenges due to cultural differences are to beexpected. After years of co­operation, however, the differences are quitewell known in both sides and thus there are much less surprises thanearlier. Many possible problems can be prevented if both partners respecteach other’s cultures and try to understand different standpoints. It isequally important, as has been done in this project, to clearly state theresponsibilities of each partner and to ensure that all actors have had achance to express their opinion.

The steering teams have discussed the need to better coach and prepare thenew people coming to the project and especially those going for a work orstudy­visit. With good preparation it can be assured that the people chosenare actually able to fulfil the task given, to learn from the experience and toreport the results instead of just trying to cope with a culture shock.

Structural factors:

One of the biggest differences between the Finnish and Tanzanian LocalGovernments is that in Finland they are more autonomous from statecompared to the Tanzania. They have, for instance, a right to collect taxes,which the Tanzanian Local Governments do not have. One of the ultimateaims of the co­operation is to use the co­operation project as means ofstrengthening the City of Mwanza to be able to improve its own revenuecollection and to gain more independence from the Central Government.

6.2. Sustainability of institutions/ organizations / human resources

There has been a strong effort to compare and come up with strategictargets on City Development where the interest of two cites are alike andthe activities are thus beneficial for both partners. The current project planis based on the comparison and valuation of the Tampere and Mwanzastrategic plans by the PST in March 2010.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

27

The objective of the co­operation activities is to create good models andpractises and to encourage others to copy them. This way the results of theco­operation are estimated much bigger than the resources available wouldsuggest. One example of sustainability is ‘training of trainers’ approach,which will assure that the trainings can in future be organized even withoutoutside support.

There has been a conscious attempt to collect information of the cityorganizations and compare them. Most of the information collected is openfor everyone interested to read in the project website. In 2006 the projectpublished a comparative study on the local governments that has been avery useful document when planning activities.

6.3. Sustainability of governance

Most of the activities in this project aim at capacity building through humanresource development and organisational improvements. The activities aimat maximising the direct transfers of skill and knowledge to projectrecipients, with insignificant expenditures on intermediaries such asequipment.

Tampere­Mwanza project can thus support the city of Mwanza instrengthening the principles of good governance by capacity building of cityauthorities (training and consulting), by exchange of experiences betweencity employees and officers and by aiming for transparency, legality andequality in the project itself.

There is also effort to improve the planning of and PR work within theproject, related to project activities, for the Mwanza City and for the civiceducation purposes. Publicity and civic education are means to raiseawareness and strengthen participatory approach. This will ensure andequalize participation within the project.

In the project the responsibility of the financial management is at bothsides. In Tampere there is a sub­account for the project following the samelogic as the programme budget. In Mwanza, from the beginning of 2008, theproject has started using an account directly under the MCC, the name ofthis sub­account is Tampere­Mwanza project. Since the City of Mwanza nowhas an electronic accounting system, the project is also able to get differentreports from that system making the process more transparent than earlier.

Since most of the implementation activities take place in Mwanza, theMwanza co­ordinator sends the financial notes together with the quarterly­report. Then, after checking that the amounts are as planned and budgeted,Tampere transfers the money to Mwanza. Mwanza is also responsible onproducing an auditing report in the end of each year. The role of Tampere ismainly to control that what is planned also takes place.

The auditing takes place in Mwanza for the costs occurred in South and inTampere for the project costs occurred in North. These auditing reports arebrought together and summarized in the yearly report. The problem relatedto auditing has been, that the fiscal year in Mwanza is different fromTampere. One way to solve the problem is either to shorten the audit periodfor 6 months or to extend it to every 1,5 years. If shortened it will increasefinancial burden on both sides as the auditing must be done twice a year, ifextended it will relieve burden on the first year of the project and burden

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

28

more on second year for Tampere and on third for Mwanza, as the auditinghas to be done in irregular phase.

6.4. Economic / financial sustainability

In the current project plan 2011­2013 there is a strengthened effort to buildMwanza capacities in financial planning, economic follow­up and revenueexchange, especially the fiscal revenues. This is done to build up moreautonomy in relation to state and state funding that often is earmarked tocertain purposes. More revenues collected regionally will enable morechoices in political and social affairs. On the trainings and exchange offinancial department, the economic activities and revenues will be gonethrough on colleague­to­colleague basis.

In the past there has been a financial sustainability problem in ICT­trainings, but in the current plan there are efforts to overcome them in amanner, that would solve the problem on permanent basis. It would alsoencourage MCC to reserve some funding regularly from their budget on ICT­trainings, which would reduce the dependency of external funding.

In Tampere­Mwanza co­operation both partners have used their ownrevenues to cover some expenses of the planned activities, both in kind andin cash. The cash amount is 20 000 euros per year for Tampere and 10 000euros per year for Mwanza. The expenditures in kind are also considerable,as the two cities have used their human resources to serve the project.

6.5.  Infrastructural preconditions

Communication between the partners has been regular due to Internetconnections and mobile phones. Sometimes there have been some technicalproblems but overall there are no major infrastructural problems concerningthis project.

6.6. Equality between genders / other equality issues

According to the Mwanza city council strategy “Mwanza city council is awareof the importance of addressing gender issues as an important way ofraising of the standards of living of its residents.” To address this goal twomajor thrusts in the strategies are adopted: 1. to provide social servicesthat address the different gender requirements, 2. to empower women tohave a voice in decision making and also to have equal access to economicopportunities.

These aims were taken into account when planning different projectactivities. It is being ensured that when selecting people to trainingprograms and work visits no gender discrimination takes place.It is also important to ensure the equality between the northern and thesouthern partners in decision­making and all communication. The methodsused in Tampere­Mwanza project are, for instance: joint PST­planningsessions, preparing and coaching the visitors (to adjust into differentculture) and frequent communication between the co­ordinators.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

29

6.7. Assessment of innovative factors

Tampere­Mwanza project is innovative as such since it is creating a modelfor extended and cross­sectoral co­operation between Finnish and Tanzanianmunicipalities. Some of the relatively new approaches that have been usedin the project are: to encourage cross­sectoral co­operation withinmunicipalities, to emphasize preventative actions and civic education withinmunicipality work and to build public­private partnerships for developmentbetween municipalities and relevant stakeholders regionally.

Some of the new innovations within the project are: the use of projectschools as centres for civic education at Ward level (innovative at Mwanzalevel), a new model for guidance counselling in Mwanza (innovative inTanzanian level), exchanging ideas and creating a new model onentrepreneurship education, innovating new ways for building public­privatepartnerships between Tampere and Mwanza (mentoring).

In fire­brigade co­operation the project has introduced a whole new way ofthinking and understanding security by putting lots of emphasis onprevention work (something that was missing in the Mwanza fire brigadeearlier). In school co­operation material from nature has been used todemonstrate to teachers how such easily approachable material can be usedin improving teaching methods. In Tampere the new participatory model atlocal level (Alue­Alvari) draw example of the Mwanza

Similar example of innovative factors can also be found on themanagement. In project management level there has been an attempt todevelop evaluation systems. The model for internal/ external evaluationswas developed as part of the MCC long­term training (2005­2007) and itcan now be easily adopted into other project components where there is anelement of training.

6.8. Technology; use of locally appropriate technology

All the technology and material being used in the project activities inMwanza is something that can be easily found locally. In 2011 such materialincludes the technical solutions for webpage in Mwanza, tools and safety­gear for the firemen, teaching material and composting equipment. If thereis a need to bring any training or other material from Tampere, it is alwayscarefully checked that the material is appropriate to Mwanza climate andthat possible spare­parts can be easily found. The assumption is that anymaterial needed in Mwanza will also be purchased in Tanzania, if not statedotherwise.

7. Monitoring (including achievement indicators) and reporting plan

Under each component there are listed achievement indicators (please seeLFA) and schedule for implementation, which will be followed regularly inthe PST meetings and in work­group meetings. The activities taking place inMwanza are monitored using the travel reports (regular visits) of officialsgoing to work­visits and annually also during the co­ordinators’ work­visit.The project co­ordinators prepare quarterly reports where they state theachievements and possible changes in the plans.

The North­South Local Government Co­operation Programme / 2011–2013THE ASSOCIATION OF FINNISH LOCAL AND REGIONAL AUTHORITIES

30

The funds for Mwanza are released only after activity and financing reportfrom previous 3 months and plan for actions and preliminary budget forupcoming 3 months. In the first six months of the project the hours of workrelated to self financing will be monitored with extra care and necessaryalterations to budget and financing plan will be done accordinlgy. In thecurrent project plan Cities of Mwanza and Tampere propose to AFLRA, thatthe official financial reporting and auditing would be done in 1,5 year’s cycle.In other words at the very end of the proposed financing period after June2012.

8. Evaluation (including assessment and proposals for securing continuity)

The project will be evaluated internally every year. The joint PST­meetingwill be responsible on internal evaluation. The responsible persons indicatedin LFA will monitor the project and provide the information on the activitiesas planned to PST.

As the previous project was evaluated in 2010, there is no urgent need forexternal evaluation during the first phase of the project 1/2010­6/2011.However, the project should be evaluated in the beginning of 2013 duringthe last year of the project. Some of the activities are likely to be extended,as the funding is likely to come in delay.

9 . Appendices

I Summary of the co­operation projectII Logical Framework Matrix for 2011­2013III Budget Sheet for 2011­2013IV Tentative Timetable for 2011­2013V Finnish LG self­financing total estimation for 2011VI 2011 Work Plan for Reuben SixbertVII 2011 Work Plan for Katri Suhonen / Riikka JuumaVIII 2011 Work Plan for trainee in TampereIX Communication Plan Chart, a draft versionX Summary of Mwanza City Strategic Planning DocumentXI Organisation Chart of City of MwanzaXII Summary of City of Tampere StrategyXIII Organisation Chart of City of TampereXIV Organisation Chart of the ProjectXV Co­operation checklist B