COMISIÓN NACIONAL DE VALORES DE PANAMÁ Informe-Curso de Conservación y Restauración de Documentos de Archivos Elaborado por: Lic. Kenya Gudiño Asistente de la Unidad de gestión de Información Página 1 de 15 Curso de Restauración y Conservación de Documentos de Archivos Beca otorgada por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) Ministerio de Cultura de España INFORME FINAL DEL CURSO Cartagena de India, Colombia 16 al 20 de junio de 2008
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Informe-Curso de Conservación y Restauración de Documentos de Archivos
Elaborado por: Lic. Kenya Gudiño
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Curso de Restauración y Conservación de Documentos de Archivos
Beca otorgada por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)
Ministerio de Cultura de España
INFORME FINAL DEL CURSO
Cartagena de India, Colombia 16 al 20 de junio de 2008
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TABLA DE CONTENIDO
1. EDIFICIO DE ARCHIVOS 1.1. Proceso de restauración 1.2. Mobiliario 1.3. Distribución de áreas 1.4. Condiciones ambientales
3. SOPORTE DOCUMENTAL 3.1. Factores de degradación y métodos preventivos 3.2. Técnicas de restauración de documentos
4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: CONSERVACIÓN 4.1. Tareas del profesional 4.2. Preservación 4.3. Problemas de la preservación 4.4. Estrategia de respuesta
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1. EDIFICIO DE ARCHIVO
Se debe analizar los factores que puedan poner en riesgo los documentos.
Restaurar debe ser lo último a lo que hay que recurrir, pues significa que un
factor ajeno ha alterado al documento.
Para prevenir se debe contemplar:
• Cómo serán los estantes, las carpetas, el área destinada a los archivos,
el edificio, y las condiciones ambientales.
Tener en cuenta todo lo que rodea la documentación. Por ejemplo: cajas
normalizadas, libros, legajos, etc.
La restauración en consecuencia de que no se puso en práctica la
conservación preventiva. Restauración y conservación preventiva son
antónimas, sin la una hay la otra.
La limpieza de los documentos y los expedientes; en las estanterías, carpetas,
cajas es fundamental e importante. Aunado a lo anterior la conservación
material: cajas que nbo afecten los documentos; la desinsectación que debe
realizarse al menos 2 veces al año. Periódicamente, debe hacerse una revisión
en los archivos para detectar la presencia de insectos.
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1.1. Proceso de restauración
La restauración no es igual a dejar el documento como el original, en vista que
ha habido un proceso de arreglo en el documento.
Se han comprobado que los documentos antiguos tienen mejor resistencia que
aquellos documentos plasmados en papel moderno.
1.2. Mobiliario
Se sugiere no utilizar madera como estanterías pero hay evidencias de
archivos que utilizan este material y no han sido causantes de daños a los
documentos.
1.3. Distribución de las áreas
Destinar áreas de consulta para usuarios internos y externos. Se puede definir
dos áreas de consulta dependiendo del Archivo que se lleve. Se requiere
identificar los tipos de usuarios que requieren de la información de un Archivo.
No necesariamente para un Archivo Administrativo se requiera de dos áreas de
consulta.
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1.4. Condiciones ambientales
Control ambiental. Las condiciones propicias para conservar los documentos
debe llevarnos a que estos sean los menos manipulados y expuestos a
factores dañinos
• HUMEDAD Y LA TEMPERATURA. El cambio en una supone cambio en
la otra. Para la conservación de los documentos la humedad ideal debe
ser de 55% al 65%. La humedad alta puede suponer la aparición de
hongos; con una humedad inferior los documentos pierden flexibilidad.
El calor acelera cualquier tipo de reacción química del papel. El
documento en soporte de papel ha de estar a 20º grados.
Hay que tratar de mantener estable las condiciones ambientales en el
Archivo. Debemos registrar la temperatura y la humedad en todas las
salas en las que se consulta el documento. Se ha de justificar las
condiciones propicias para la custodia de la documentación, a fin de que
las autoridades nos provean de las condiciones necesarias para los
archivos.
Es importante tener sistemas independientes entre las distintas zonas.
Será ideal que la temperatura y la H.R. no se adaptaran a nuestro
bienestar sino al de los documentos.
• LA LUZ. Se compone de radiaciones visibles e invisibles. Las luces
violetas e infrarrojas son dañinas. La luz ultravioleta tiene más
frecuencia y la luz infrarroja eleva la temperatura. La luz natural debe
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evitarse. Las lámparas de ahorro de energía son variantes de las
fluorescentes.
La luz de fibra óptica es la ideal para exposición de los documentos.
Este es el futuro de la iluminación. El inconveniente de esta luz es lo
caro y costoso que puede ser.
Se debe controlar la iluminación lo más baja posible. Los depósitos
deben estar siempre con la luz apagada. Evitar en la medida de lo
posible la exposición constante a la luz.
• HONGOS. Las esporas se transforman en hongo. Cuando existen
condiciones de humedad, oscuridad, mala ventilación y calor. De existir
hongos activos en el archivo debe envolverse el documento en papel
craft; a fin de evitar la consulta de este documento afectado. Los hongos
manchan y debilitan al papel. Si el hongo está inactivo en seco;
polvoriento se puede remover con brocha.
Una documentación afectada deber ser trasladad a un área limpia con
humedad relativa baja, dejando secar lentamente.
o Para limpiar se debe cepillar con cepillos blando, utilizar
aspiradoras con filtros y campana de extracción
o Para la prevención se debe revisar las transferencias de
documentos, controlar la temperatura y la humedad. Limpiar los
módulos y el área de archivo, hacer circular el aire, no permitir
plantas, mantener el área, control climático, restringir alimentos,
limpieza regular, almacenamiento adecuado.
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2. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
La reproducción puede ser una posible forma de conservar. Conservar: reduce
consultas del documento original, salvo petición expresa y razonada de la
necesidad de consulta. Difundir: mayor acceso al documento por un número
mayor de personas a la vez.
Las principales razones que deben justificar la reproducción de un documento
son:
o Para mejorar el acceso
o Para la prevención
2.1. Acceso.
Mejorar la accesibilidad a un fondo concreto, apoyo a la educación, con
originales en archivo. Reunificación virtual de colecciones y fondos de
procedencia única.
2.2. Preservación
Crear reproducciones exactas a los originales en soporte de larga
duración.
2.3. Aspectos legales
o Derechos de autor. Tiempo de duración de estos derechos, que
proporcionan al propietario derecho exclusivo a disponer de su
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obra. Cada país tiene su marco legal para determinar el acceso a
la información. El derecho a la información y a la intimidad entran
a veces en contradicción.
o Autenticidad. Garantizar que esté libre de manipulación o
corrupción.
2.4. Presupuesto
Para la formación del personal, adquisición de equipos y adecuación de
espacio de trabajo; establecer sistemas adecuados de almacenamiento;
recuperación de coste.
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3. SOPORTE DOCUMENTAL
El papel nace en china (S. II) . En España está documentado a partir del S. X.
llega a América a partir del S. XVI y a México en 1580.
o PAPEL TRADICIONAL. A base de algodón, cáñamo o lino. Papel
de buena calidad, alcalino y poco ácido.
o PAPEL CONTÍNUO.
o PAPEL MODERNO. Se emplea la madera para su elaboración.
En la madera hay además celulosa, lignina que al oxidarse
provoca acidez y oxidación.
3.1. Factores de degradación y métodos preventivos
o Causas de degradación: intrínsecas y extrínsecas.
� Acidez: cambio de color pérdida de resistencia mecánica.
� Oxidación: cambio de color y debilitamiento. Puede
confundirse con la acidez. La acidez y la oxidación son
muy diferentes.
� Descomposición de la tinta: se pueden desprender zonas
completas. Se produce una decoloración.
o Prevención:
� Proporcionar copias en vez de originales
� Usar guantes de algodón.
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� Superficie de trabajo limpia.
� Usar dos manos al sujetar
� No usar grapas, cintas adhesivas, alfileres, clip.
� Envolturas protectoras
• Papel de cartón: PH neutro
• Plásticos: poliéster.
o Recomendaciones.
� Temperaturas bajas
� Reducir la exposición a la luz y la contaminación
almosférica y de partículas.
� Evitar fluctuaciones de temperaturas.
3.2. Técnicas de restauración de documentos
o Control: al recibir un documento se abre un expediente que
acompañará a la obra durante todo el proceso.
� Carácter administrativo
� Recolección de aspectos técnicos.
o Examen material:
� Análisis de la obra
� Diagnóstico de la obra: alteraciones y causas.
o Fotografía:
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� Testimonio del estado de conservación en que es recibida
la obra, evolución de la restauración y resultado final.
� Método de análisis para identificar daños
� Medio de seguridad ante los riesgos de restauración.
o Protección del documento
� Durante los tiempos de espera para restaurar
� Durante los tratamientos gaseosos
� Durante los tratamientos parciales
� Durante los tratamientos por baño
o Desinfección y desinsectación
� Desinfección: lucha contra microorganismos
� Desinsectación: lucha contra los insectos
o Métodos químicos: sólidos y líquidos
o Limpieza
� Limpieza mecánica. eliminar partículas. Se usa cepillos,
brochas, aspiradoras, bisturí, borrador.
� Limpieza con disolventes no acuosos: eliminar manchas de
grasas. Se aplica disolvente
� Lavado.
o Desadificación. Se elimina la acidez. Cura al documento
