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ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS INFORMES DE GESTION 2014, PRESUPUESTO 2015
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
INFORMES DE GESTION 2014, PRESUPUESTO 2015
EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS 2015
EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H. Calle 4 No. 36-85 Nit. 830.058.882-0
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
OLGA LUCIA VEGA
Presidente
FABIO GIRALDO
Vicepresidente
ANGHELA ARANZALEZ
Tesorero
ROBINSON GOMEZ
Fiscal
MERCEDES GONZALEZ
Vocal
EDGAR CALDERON
Vocal
ANGELICA VIVIANA PEREZ
Revisor Fiscal
WERNER GÁMEZ
Administrador
NANCY MUÑOZ
Contador
COMITÉ DE CONVIVENCIA
EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS 2015
CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H.
07/03/2015
Art. 39 de la ley 675 de 2001 La convocatoria se ajusta a la ley y Reglamento de Propiedad Horizontal La administración del Edificio Plazuelas de Tibaná II P.H., se permite citar a ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II P.H., que tendrá lugar en el salón Social del Conjunto, ubicado en Calle 4 No. 36-85 a las 3.30 p.m., del día domingo 22 de marzo de 2015, con el siguiente orden del día:
1. Himno nacional. 2. Verificación del quórum. 3. Lectura y aprobación del orden del día. 4. Aprobación reglamento de la asamblea. 5. Elección de presidente y secretario de la asamblea. 6. Elección Comisión Verificadora de la redacción del acta. 7. Lectura y aprobación del acta anterior. 8. Informe Consejo de Administración, Administración y Revisor Fiscal. 9. Presentación y aprobación de estados financieros a diciembre 31 de 2014. 10. Presentación y aprobación del proyecto de presupuesto para la vigencia de 2015. 11. Elección Consejo de Administración. 12. Elección Revisor Fiscal. 13. Elección Contador. 14. Elección administrador 15. Elección Comité de Convivencia. 16. Proposiciones y varios De no cumplir con el quórum del 51% se hará la segunda convocatoria, de acuerdo a lo establecido en los artículos 41 y 45 de la ley 675 de 2001, “ARTÍCULO 41 REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. “Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por la falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el 6 de abril de 2015, a las ocho (5:30 p.m.) sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representado. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo”. “ARTÍCULO 45 QUÓRUM Y MAYORIAS. Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integral el conjunto.
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Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada. La no asistencia ocasionará una sanción por valor del 10% de un salario SMMLV, la cual está aprobada por la Asamblea General de Copropietarios Nota: Si esta interesado en postularse como administrador, contador, revisor fiscal, empresa de vigilancia, empresa de aseo, haga llegar sus propuestas en sobre sellado a la portería antes del 22 de marzo de 2015. Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO WERNER GÁMEZ
Administrador
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RECOMENDACIONES PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA La administración del Conjunto Residencial, se permite hacer algunas sugerencias para tener en cuenta antes y durante el desarrollo de la Asamblea. Por lo tanto es importante que todos asistamos puntualmente o se hagan representar (según poder anexo) por personas idóneas que tomen decisiones acertadas.
1. En caso de no estar registrado en el Libro de Copropietarios, por favor regístrese antes de la asamblea. Para esto únicamente se necesita presentar el Certificado de Libertad (documento que acredite la propiedad) en la Administración y firmar el libro correspondiente.
2. Si tiene promesa de compraventa o escritura en curso, debe solicitar el poder de quien aparece en el certificado de libertad, quien a su vez debe estar registrado.
3. Si es titular o aparece en el Certificado de Libertad, solo presenta su cédula de ciudadanía; si es persona jurídica, certificado de existencia y representación legal vigente junto con la cédula de ciudadanía, si es mandatario o trae poder.
4. Solo puede asistir una persona por apartamento o inmueble y representar un máximo de dos (2) unidades privadas, mediante poder especial.
5. Leer anticipadamente los informes y estados contables y cuentas en general con el propósito de resolver sus inquietudes anticipadamente.
6. Manifestar sus inquietudes de forma respetuosa. 7. Recuerde que la sanción por inasistencia es del 10% de un SMMLV. 8. PD: Si requiere el formato de poder, solicítelo en la administración.
REGLAMENTO DE ASAMBLEA
ARTICULO 1. ELECCIÓN MESA DIRECTIVA. La Asamblea elegirá de su seno un
Presidente y un Secretario para dirigir y orientar el desarrollo de la reunión.
ARTICULO 2. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. El Presidente será el Director de la
Asamblea, hará cumplir el orden del día una vez éste sea aprobado, concederá el uso
de la palabra en el orden en que le sea solicitada, evitará que las discusiones se
salgan del tema que se está tratando y someterá a decisión de la Asamblea los temas
que lo requieran, cuando a su juicio, haya habido suficiente ilustración y debate.
Evitará involucrarse en las discusiones.
ARTICULO 4. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Es función del secretario de la
asamblea elaborar el acta, en la cual se dejarán registradas todas las deliberaciones y
decisiones que se tomen en la misma.
ARTICULO 5. DESIGNACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA REVISIÓN DEL ACTA.
La Asamblea General nombrará a dos (2) copropietarios presentes, quienes en
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nombre de ella revisaran el contenido del acta y si la encuentran ajustada a la realidad
de lo ocurrido y acordado en la reunión, la firmarán junto con el Presidente y
Secretario de la Asamblea en constancia de su conformidad.
ARTICULO 6. USO DE LA PALABRA. Los copropietarios presentes tendrán
derecho al uso de la palabra por espacio de tres (3) minutos, salvo que el Presidente
de la Asamblea permita un debate más amplio sobre el asunto; permitiendo hasta dos
(2) intervenciones sobre el tema que se discute.
ARTICULO 7. DEL VOTO Y LAS DECISIONES. Cada copropietario presente tendrá
derecho a un (1) voto y aquellos que tengan poderes, solo podrán representar a dos
propietarios. No serán válidos los poderes extendidos por los arrendatarios en
representación del copropietario, si no traen la debida autorización. Las decisiones
relacionadas con los temas para los cuales fue convocada la Asamblea se tomarán
con el voto favorable de la mitad más uno de los presentes.
ARTICULO 8. COMISIÓN PARA ESCRUTINIOS. Se votará de acuerdo con lo
dispuesto en la Ley 675 por mayoría presente, levantando la mano e identificando el
apartamento y el conteo de votos afirmativos. La mayoría la constituye la mitad más
uno de los presentes en la votación.
ARTICULO 9. COMPORTAMIENTO Y DECORO DURANTE LA ASAMBLEA. Los
asistentes a la Asamblea en calidad de propietarios o representantes de éstos,
deberán observar en todo momento un comportamiento respetuoso y decoroso
durante el desarrollo de la reunión, respetando el uso de la palabra de los demás
participantes.
ARTICULO 10. En la Asamblea se resolverá cualquier duda nacida de la lectura que
los propietarios realizaron a los documentos que con antelación han sido entregados,
por ningún motivo se hará lectura de los mismos durante el desarrollo de la Asamblea,
todo encaminando a la agilidad de la realización y atendiendo el principio del respeto
del tiempo de todos los participantes.
ARTICULO 11. APROBACIÓN DEL REGLAMENTO. El Presidente lo someterá a
consideración una vez instalada la Asamblea y nombramiento de su cargo.
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Bogotá D.C., Marzo de 2015
Señores (as)
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II
Ciudad
Respetados (as) Señores (as):
INFORME GESTIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PERIODO 2014-2015
El Consejo de Administración del EDIFICIO PLAZUELAS DE TIBANA II, en
cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal y de conformidad con la Ley 675
de 2001, presentamos a la asamblea general de propietarios, un resumen de las
actividades relevantes del año en cuestión y una proyección de las necesidades de la
copropiedad
El Consejo y la administración han venido ejecutando las acciones requeridas,
basados en estrategias consolidadas de los dos órganos, con el fin lograr los objetivos
primordiales del Edificio.
Así mismo el Consejo se permite agradecer a todos los propietarios, arrendatarios,
proveedores, colaboradores y residentes por su apoyo en el desarrollo de estas
estrategias a seguir para evacuar las necesidades del edificio.
INFORME DE GESTION
1. ADMINISTRATIVA:
Soporte en la Elección de Administrador
El Consejo de administración en su encargo de revisar las posibilidades del edificio
para contratar al Señor Werner Gámez para un tercer periodo consecutivo por decisión
de la asamblea, en primera instancia verifica la norma que plasma la prohibición de la
continuidad en los estatutos el edificio, determinando una posible ambigüedad en la
redacción del articulo 77 que reza así:
“De la Naturaleza del administrador, El Administrador es designado por la asamblea
general de propietarios y tiene la representación legal de la persona jurídica y la
administración del edificio. Será elegido para periodos de un año, pudiendo ser
reelegido hasta por dos periodos sucesivos únicamente, aunque después para otro
periodo pueda ser posteriormente electo nuevamente.”
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Se presenta esta opción a la asamblea en reunión extraordinaria con el fin de incurrir
en el menor costo en el contrato del Sr Werner Gámez y en segunda instancia para
tomar una decisión sobre la claridad de las restricciones del artículo.
Finalmente la asamblea toma la decisión de contratar al Sr Werner Gámez como
persona jurídica, igualmente el consejo sugiere a la asamblea tener en cuenta la
posible ambigüedad del articulo lo cual puede generar futuras controversias
Propuesta de Proyecto de Fachada
Con el fin de maximizar el recurso de la asamblea extraordinaria, efectuada para el
nombramiento del Administrador, el Consejo de administración decidió presentar a la
asamblea el Proyecto de restauración de fachada del edificio, con el fin de tomar
ventaja en la provisión de una parte de los fondos ya que de acuerdo a las
evaluaciones técnicas del estado actual de la fachadas exterior e interior del edificio,
las obras de restauración son considerables y por lo mismo posiblemente onerosas.
(Ver anexo de Informe Técnico Plazuelas de tebana II elaborado por Pintico).
La asamblea decidió efectuar una provisión de $800.000 ochocientos mil pesos mate,
Por apartamento en cuotas extraordinarias mensuales por valor de $100.000 cien mil
pesos mate a partir del mes de junio de 2014 hasta el mes de febrero de 2015
inclusive.
Estos fondos han sido depositados en la fiducia de Bancolombia de acuerdo con el
mandato de la asamblea, con ese destino específico a nombre del edificio hasta que
se definan y aprueben los detalles de la obra en asamblea de copropietarios y se
efectúe su contratación.
Reuniones Informativas por Interiores Cuota Extraordinaria, Gastos de aseo y
Software Contable
El Consejo de administración con el fin de desvirtuar comentarios sobre la legalidad de
la cuota extraordinaria para el proyecto de fachada y otro tipo de comentarios
desinformativos sobre los gastos en productos de aseo , temas ampliamente
expuestos en la asamblea, convoco a reuniones informativas por interiores para
aclarar de viva voz a los residentes y propietarios de cada interior por fechas,
ilustrando sobre la cuota fija ya que nuestro estatuto en su Parágrafo Primero del
Articulo 47 Obligatoriedad y Efectos del los índices de los coeficientes de
copropiedad menciona que estas pueden ser por coeficientes, salvo que la asamblea
lo estipule de otra manera, que fue como se aprobó por la asamblea extraordinario en
nuestro caso, con cuotas fijas por apartamento para esta etapa del proyecto.
Sobre los productos de aseo se recalco que no se contratan con la empresa de aseo
en principio por economía y porque el producto que manejamos tipo cera de pisos no
lo referencian. Igualmente se aprovecho la oportunidad para hablar sobre los temas
de convivencia en relación a los gastos en el tratamiento de los pisos, por ejemplo,
razón por la cual se promovió la evacuación de elementos ajenos a las zonas
comunes y pasillos del edificio y en misma dirección temas de las mascotas
Por ultimo se da amplia claridad sobre el funcionamiento del paquete y las políticas
contables del edificio en la actualidad, ya que informamos a propietarios y residentes
que el objetivo principal de este software es ofrecer la seguridad a los mismos
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usuarios, ya que una vez se aprueban fondos específicos para el edificio estos se
constituyen en obligaciones por pagar contables y de allí no se pueden eliminar, ni
obviar, todo dinero consignado o entregado al administrador se genera recibo de caja
y ya no puede ser eliminado ni modificado por el. Los ajustes contables se aplican con
la supervisión del contador y/o revisor fiscal.
Cuenta Fiduciaria
El Consejo de administración toma la decisión de trasladar la cuenta de la Fiducia de
Col patria debido a que esta entidad en ultimo año no suministran los extractos de
movimiento de la cuenta a la dirección, ni en la sucursal, por lo cual se ha tenido que
solicitar copias de los mismos de todo el año con costos máximos por duplicado.
Esta dificultad ha generado un obstáculo para la elaboración de las conciliaciones
bancarias de la cuenta, situación agravada por los movimientos que decidieron hacer
unilateralmente algunos propietarios y que conocemos por carta emitida por ellos
mismos. Por lo anterior el saldo de esa cuenta no corresponde a los movimientos de
la reserva o fondo legal de imprevistos que efectúa el edificio únicamente.
Finalmente basados en que debíamos abrir una cuanta para la provisión de
restauración de fachada y de la pintura, se toma la decisión de trasladar la reserva a
esta misma cuenta para no tener más costos adicionales.
Seguro de Áreas Comunes
El Consejo efectúo un análisis juicioso y profundo para la toma del seguro de áreas
comunes y encuentra que con la antigüedad de la propiedad la viabilidad de la
respuesta de una compañía de seguros para la reconstrucción de las áreas comunes
que es por lo único que responden ellos si llegaren a responder en caso de una
catástrofe, es mínima. Por los demás valores asegurados con relevada importancia
como son las motobombas del edificio las cuales se encuentran, en un estado que
requiere un urgente mantenimiento profundo (El cual será explicado en detalle en las
proyecciones del edificio), tampoco en la practica respoderien por el estado técnico en
el que se encuentran.
En consecuencia de esto el concejo decide tomar un seguro mas bajo que los que le
antecedieron en los últimos años y en la misma medida bajar el gasto por este
concepto, ahorro que se puede capitalizar en las reparaciones que requieren las
motobombas, el cuarto de maquinas y el mismo chut de basuras del edificio.
Conceptos Técnicos Restauración y Pintura de Fachada
El Consejo ha participado activamente y promovido directamente la obtención de
diferentes conceptos técnicos sobre la restauración de la fachada y la pintura del
edificio, en aras de avanzar en esta importante ilustración y poder entregar a la
asamblea las opciones más convenientes técnicamente.
En complemento a esto el Consejo de administración solicitó la elaboración de una
muestra del proceso de restauración de fachada en la entrada peatonal al costado de
la portería y en los techos de esta entrada y la entrada vehicular, como terminado del
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resane se solicito aplicar "Esgrafiado" proceso que vemos avalado por Pintico en su
informe técnico adjunto.
Esta muestra ya cumple un año de aplicación y puede ser evaluada y apreciada por
los propietarios
Cartera
En el tema de la cartera que es un tema que ha estado y permanecido en uno de los
niveles mas altos que haya tenido el edificio y previendo el aumento exponencial que
deriva directamente del ingreso a estas cuentas contables de la cuota extraordinaria
del proyecto de restauración de fachada y pintura, el Consejo de Administración
decide el contrato de un abogado para que efectúe los cobros pre jurídicos y jurídicos
de cartera directamente.
El Doctor Robert Hernández es el profesional contratado que efectúa el proceso pre
jurídico de cobro de la cartera directamente, pero el recaudo de los valores pagados
por los propietarios sigue siendo por cuenta del edificio, esto con el fin de evitar que
los pagos que hacen los propietarios se hagan al abogado, ya que las empresas de
cobranza y algunos abogados consultados y contratados en periodos anteriores que
recaudan el valor de la cobranza, primero retienen los honorarios completos sobre el
valor total de la cartera aun cuando no la hallan recibido completa y luego si giran al
edificio, el valor residual si es que queda algún valor después de todos los cobros
Igualmente el Doctor Rober Hernández es el abogado apoderado para adelantar los
procesos jurídicos de los apartamentos con altos saldos de cartera, sostenidos y
persistentes a lo largo de varios periodos y con los que una vez se han procurado y
firmado acuerdos de pago, no han sido cumplidos, en ningún porcentaje.
Reclamación a Compañía de Seguridad Toronto
Tal como informamos en asamblea ordinaria del año 2014, el Edificio mantiene desde
el año 2013 una reclamación a la compañía de seguridad Toronto por valores de
propietarios y del edificio de los que se apropiaron los guardas de seguridad de esa
compañía. Valores que fueron reconocidos por el edificio a los propietarios y
residentes y que asumió el edificio como el caso de parte de la venta de gaseosa y
otros, cuyas reclamaciones oportunas quedaron sustentadas y aceptadas por la
empresa de seguridad a través de los funcionarios en línea de rango y que por
razones realmente de falta de responsabilidad y de ética comercial no son
reconocidas hasta el día de hoy por los altos funcionarios de la empresa, basándose
en que ninguno de los mandos de la línea, incluso de la persona que nos gestiono el
contrato con la misma no laboran ya para esta empresa.
El valor en suma defraudado y asumido por el edificio por los guardas de esta
empresa, es de $1.100.000 un millón cien mil pesos. Este valor consultado a
abogados puede ser cobrado jurídicamente pero tiene un costo superior al mismo
valor reclamado y un amplio desgaste jurídico y mientras tanto la obligación con la
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empresa por el tercer y ultimo mes de servicio que nos prestaron es una obligación
con implicaciones jurídicas que genera intereses de mora y gastos de cobranza,
valores que con la calidad ética de la empresa son ajustados a los máximos valores
posibles
Finalmente el consejo esta haciendo todas las gestiones posibles y respalda al la
administración en sus posiciones para obtener la mejor salida de esta controvertida
reclamación y en procura del menor impacto económico para el edificio.
Ratificación segundo periodo empresa de seguridad SKYROS
El Consejo ratifica la empresa de seguridad Suyos ya que considera que ha mantenido
una buena gestión con el edificio y hemos contado con el respaldo en el caso de
guardas que no se compadecen con las políticas de la empresa y las necesidades
propias del edificio. En el caso de guardas que no han tenido actuaciones éticas o han
tenido perdidas por omisiones o fallas en la prestación del servicio la empresa ha
respondido con dichas reclamaciones oportunamente.
Reversión aumento cuota IPC asamblea 2013
En el desarrollo normal de la asamblea de copropietarios del año 2013, dentro de
varias proposiciones de aplicación del aumento de cuota de administración para cubrir
el presupuesto anual, Emiliano Gutiérrez propietario, propone una cuota extraordinaria
para cubrir el déficit retroactivo de los 3 tres primeros meses del año por causa de los
aumentos que efectúan las empresas prestadoras de servicio a partir del mes de
enero de cada año. Y sumado a esto propone que se hagan aumentos automáticos
anuales en el mes de enero por el mismo valor del IPC de cada año respectivamente,
tal como esta soportado en grabación de la reunión, Propuesta plasmada en el acta de
asamblea del mismo año.
Al no quedar registrado en el acta de la asamblea la palabra "de cada año" tal como lo
menciona el señor en la reunión, la Revisora Fiscal, recomienda la reversión del
aumento de este año efectuado a partir del mes de enero en el aplicativo contable, a
raíz de la reclamación de Elizabeth Gutiérrez propietaria, hermana del proponente
autor de la propuesta aprobada en la asamblea.
El consejo de administración que por principios respeta y acata la recomendaciones
del Revisor Fiscal, esta medida no la comparte en el sentido de que no es una medida
que protege los intereses del edificio, ni ésta en contravía del espíritu de la propuesta
del propietario titular, sino que mas bien va en contra de los intereses del mismo por
los costos que genera la reversión en el aplicativo y la disminución de los ingresos
recibidos y por recibir mientras se efectúa la asamblea de propietarios y porque mas
bien parece obedecer a una salida oportunista del propietario reclamante sobre una
redacción limitada de un acta de asamblea
Parqueo de Motos
El Consejo de administración siguiendo su línea de ordenar todas las áreas y servicios
del edificio, y asumiendo el encargo con el que quedo en la última asamblea de revisar
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el tema del parqueo de motos en las áreas comunes, toma las decisiones en vía a
solucionar de la mejor manera esta situación real del edificio.
Haciendo un análisis del edificio y del parqueo prácticamente hacinado de motos con
ciclas y motos aglomeradas en espacios mas abiertos de las zonas comunes pero
contaminando con gases y altos niveles de ruido, determina que por estas razones y
otras adicionales es conveniente retirar las ciclas a un punto fijo cerrado cubierto y
organizado para tal fin dentro del mismo edificio denominado bicicletero y así tener
una visión de los espacios que se pueden adecuar para un mínimo parqueo de motos
de manera organizada, sometido a reglamentaciones propias de los parqueaderos a
un costo medio , asumido por los usuarios, en primera instancia con el fin de retribuir a
los gastos que generan adecuar los posibles parqueaderos, incluyendo el costo del
mismo bicicletero y en segunda instancia y en caso de que se determine continuar con
este servicio, con el fin de que contribuyan en algo al mantenimiento de los
parqueaderos.
Cabe anotar que se a partir de la ejecución de la mediada se disminuyo
completamente la aglomeración de motos que se instalaban en el punto fijo de los
interiores 3y4 que llegaban a ser hasta 6 y 7 motos ya que en el momento solo
parquea en esta zona 1 una moto y máximo se habilito para 3 tres motos. Razón por la
cual es claro que si no se continúa con el servicio, se deben utilizar igual los
mecanismos de bloqueo para evitar el uso de estas zonas
2. EQUIPOS, MANTENIMIENTOS Y OBRAS
El Consejo de Administración promovió y respaldo la obtención y elaboración de las
siguientes obras y equipos de mantenimiento.
Hidrolavadora Katcher indispensable para mantenimiento de áreas comunes.
Fachada acceso peatonal muestra de restauración de fachada
Tanque de agua potable impermeabilización, cambio de válvulas de pie y
acoples,
Parqueadero pintura de parcial de techo, evacuación de bicicleteros antiguos
bajo las escaleras, adecuaciones y señalización de parqueo de motos
Tapetes del acceso peatonal al edificio y de los interiores
Karaoke para actividades infantiles
Bodegas para deposito de elementos de loa administración bajo las escaleras
de las torres 1, 3
Bicicletero
Parque infantil re acomodación y pintura
Soportes de aéreas comunes para el parqueo Motos
Sensor vehicular para salida de vehículos y motos, sin pitar. (en proceso de
instalación)
Esquineros de las torres (En proceso de instalación)
Electroimán (En proceso de instalación)
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3. PROYECCIONES DEL EDIFICIO
Restauración y Pintura de fachada
Motobombas
Cuarto de maquinas
Chut
Plazoleta ala occidental
Tapetes de entrada apartamentos
Mantenimientos Semestrales de Pintura interiores, demarcaciones y pisos
Finalmente reiteramos nuestros agradecimientos a todos y cada uno de ustedes por
sus aportes positivos, respaldo y confianza a lo largo de este proceso y nos
permitimos resaltar la importancia del análisis detallado de los informes financieros,
administrativo y el presupuesto presentado a su consideración, resultados que
evidencian la actividad del Edificio y las metas por alcanzar.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO OLGA LUCIA VEGA RAMIREZ
Presidente
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Bogotá D.C., Marzo de 2015
Señores (as) ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL BALCONES DE TIBANÁ III Ciudad
Respetados (as) Señores (as):
REFERENCIA: INFORME GESTIÓN AÑO 2014
La administración durante el periodo enero a diciembre de 2014 atendió diferentes
aspectos tanto administrativos como operativos para el buen sostenimiento y cuidado
de la copropiedad los cuales se detallan a continuación:
1. GESTIONES ADMINISTRATIVAS:
En cumplimiento de la ley y las normas que lo regulan el conjunto solicito durante
la vigencia 2014 se solicito la certificación de la representación de la personería
jurídica ante la alcaldía, al igual que se realizaron actualización del RUT ante la
Dian, así mismo se realizaron oportunamente, la presentación y pagos de las
obligaciones tributarias (retención en la fuente e información exógena), se hicieron
los pagos de las obligaciones económicas adquiridas por el conjunto con el
personal que tiene contrato de prestación de servicios, así como las con las
empresas que prestan sus servicios hacia la copropiedad Vigilancia, aseo,
mantenimientos, (los servicios de vigilancia seguridad Toronto factura pendiente
Año 2013 se culmino pago en diciembre y la disputa legal se finalizo en el mes de
febrero con el reconocimiento de honorarios e intereses al abogado)., Frente a las
quejas y sugerencias de residentes, la administración atendió personalmente junto
con los miembros del comité de convivencia y el consejo de administración cada
de las situaciones notificadas entendiendo que de la buena fe y las buenas
maneras, el sentido común, el respeto, la tolerancia y la colaboración son factores
claves en la resolución de los conflictos.
Como parte del control interno mensualmente se convocó al consejo de
administración, al contador, a la empresa de vigilancia y a la administración para
analizar la situación administrativa, financiera y de seguridad de la copropiedad, al
igual que se archivo y custodio debidamente toda la documentación del conjunto a
fin de mantener evidencia del manejo administrativo, contable y legal de la
copropiedad.
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2. MANTENIMIENTOS Y OBRAS:
Se realizo la compra del software contable para el conjunto.
Se realizo el arreglo mantenimiento general de la iluminación del conjunto mediante cambio de lámparas averiadas y bombillos ahorradores en interiores y garajes.
Se hicieron debajo de las escaleras de los interiores 3 y 4 en espacios habilitados bodegas para la administración personal aseo y mantenimiento.
Se hicieron arreglos en la cubierta, para solucionar problemas de filtraciones de agua, se aplicó emulsión y se instaló tela asfáltica y pintura bituminosa, se hizo mantenimiento a canales de aguas lluvias en cubierta para evitar la hechura de nidos y permanencia de palomas en estos lugares, problemas reiterativos en la copropiedad.
Se realizo la remodelación del parque instalación de bicicletero y reorganización y rehabilitación de los juegos.
Se realizo trabajos de impermeabilización plazoleta con aplicación de cera plastificada para exteriores.
Se realizo el mantenimiento a los jardines.
Se hizo el mantenimiento a la puertas de ingreso vehicular arreglos de ornamentación y eléctrico.
Se realizo la compra de tapetes de entrada interiores.
Se realizo mantenimiento al tanque de agua potable y mantenimientos al sistema de presión.
Se fumigaron las áreas comunes de la copropiedad.
Se realizo el mantenimiento general de la consola de citofonia.
Se arreglaron algunas filtraciones de agua en los parqueaderos y corredores interiores.
3. EVENTOS:
Se organizó y celebró el día de la madre.
Se celebró el día de los niños con entrega de obsequios a cada uno de los
apartamentos que conforman el conjunto.
Se celebró la novena de aguinaldos.
Se decoró la copropiedad para el mes de diciembre con iluminación general del
conjunto.
4. SEGUROS:
El Conjunto Residencial renovó la póliza de seguros de áreas comunes con la
compañía de seguros Solidaria de Colombia.
5. CARTERA:
Durante el año 2014 la administración envió comunicados a los residentes propietarios
y arrendatarios de los apartamentos que reportaron mora en el pago de las expensas
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comunes para llegar a acuerdos de pago pre jurídicos, en el mismo sentido en las
cuentas de cobro mensuales se les solcito de manera general el cumplimientos de sus
obligaciones pecuniarias de esta manera se buscaba ayudar a mitigar el impacto
negativo que genera la mora por parte de los apartamento en la ejecución
presupuestal y la incomodidad de realizar el cobro a través de un profesional del
derecho, posteriormente se utilizo los servicio de un abogado quien actualmente esta
realizando los cobros de los apartamentos que no realizaron acuerdos directos con la
administración o aquellos que incumplieron los acuerdos realizados con la misma.
La administración agradece la lectura y análisis de los informes y recuerda que el
cumplimiento de los pagos de administración permite cumplir con los objetivos y las
metas propuestas.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO WERNER GAMEZ
Administrador
