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UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES Educacin a Distancia. Huancayo.
Impresin Digital SOLUCIONES GRAFICAS SAC Jr. Puno 564 - Hyo. Telf. 214433
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NDICE UNIDAD TEMTICA I
Pgina Introduccin al Estudio de la Auditoria Administrativa Introduccin 11 Relacin con la Administracin Cientfica 12 Definicin de Auditoria Administrativa (A. A.) 17 Organizacin de los rganos de Auditoria 19
UNIDAD TEMTICA II Normas de Auditoria Administrativa Normas Generales de Auditoria Administrativa 27 Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor 29 Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa 33
UNIDAD TEMTICA III El Proceso de Auditoria Administrativa Plan de Auditoria Administrativa 37 Direccin y Control del proceso de A. A. 42 Ejecucin de la Auditoria Administrativa 43 Informe de Auditoria Administrativa 49
UNIDAD TEMTICA IV Aplicacin de la Auditoria Administrativa en la Empresa Aplicacin en las diferentes reas de la Empresa 65
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El presente Texto Universitario, pone a disposicin de los futuros profesionales
en administracin y contabilidad, un conjunto de definiciones y materias tericas relacionadas con Auditoria Administrativa.
La Auditoria Administrativa, es una materia poco difundida, pero con mucha
aplicacin en las Empresas, por tal razn en el texto se desarrolla un conjunto de temas debidamente secuenciales para que el estudiante universitario
comprenda la definicin de la auditoria administrativa, su relacin con las
Ciencias Administrativas y la metodologa que se sigue en el proceso de
auditoria: El estudiante finalmente, tendr las condiciones mnimas para llevar a
cabo una auditoria administrativa. Con tal fin se pone al alcance
adicionalmente, algunos modelos de los papeles de trabajo del auditor y tambin se describe el mbito funcional del Auditor Administrativo.
El texto consta de cuatro captulos. El primero esta referido a los aspectos
introductorios de la auditoria administrativa y el segundo capitulo trata sobre las
normas existentes en auditoria administrativa. El tercer capitulo describe con
mucho detalle el proceso de realizacin de una auditoria administrativa.
El ltimo capitulo, trata sobre la aplicacin de la auditoria administrativa en las
diferentes reas de la Empresa
El Autor
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OBJETIVOS GENERALES
Conocer y aplicar los objetivos y caractersticas de la Auditoria Administrativa, as como los procedimientos ms usuales.
Conocer todo los relacionado con el contenido del Informe y el
procedimiento para la realizacin de la Auditoria Administrativa
Identificar con claridad la estructura, funciones y procesos de una Empresa,
para la aplicacin de la auditoria administrativa
Demostrar y conocer que la Auditoria Administrativa tiene los mecanismos
suficientes que le permiten detectar, las desviaciones, deficiencias,
limitaciones y dificultades para posteriormente adoptar las de las medidas
de correccin
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ESQUEMA RESUMEN DE CONTENIDOS
UNIDAD TEMTICA I Introduccin al Estudio de la Auditoria Administrativa
1.1 Introduccin
1.2 Relacin con la Administracin Cientfica
1.3 Definicin de Auditoria Administrativa (A. A.) 1.4 Organizacin de los rganos de Auditoria UNIDAD TEMTICA II Normas de Auditoria Administrativa
2.2 Normas Generales de Auditoria Administrativa
2.3 Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor 2.4 Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa
UNIDAD TEMTICA III El Proceso de Auditoria Administrativa
3.1 Plan de Auditoria Administrativa
3.2 Direccin y Control del Proceso de Auditoria Administrativa
3.3 Ejecucin de la Auditoria Administrativa 3.4 Informe de Auditoria Administrativa
UNIDAD TEMTICA IV Aplicacin de la Auditoria Administrativa en la Empresa
4.1 Aplicacin en las diferentes reas de la Empresa
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INTRODUCCIN AL ESTUDIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.1. INTRODUCCIN AL ESTUDIO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
En materia de Auditoria Administrativa existe poco desarrollo en nuestro
Pas. Sin embargo para complementar este vaco el Colegio de Licenciados en
Administracin ha emitido en el ao 1986, el documento Normativo sobre la
materia Titulado. Principios y Normas de Auditoria administrativa.
Los textos existentes en el campo de la auditoria administrativa,
presentan una diversidad de definiciones tanto en el aspecto terico como en
su aplicacin, que resultan algunas veces divergentes entre ellos.
Algunos textos sostienen que la Auditoria administrativa forma parte de
la Auditoria Administrativa, probando mnima comprensin del tema, ya que la
Auditoria Administrativa es total, comprende a todos y cada uno de los
elementos de la Empresa.
Por otro lado, la Auditoria Administrativa contiene un conjunto de definiciones, normas y procedimientos que son suficientes para lograr evaluar
todo el comportamiento organizacional, los fenmenos que surgen, analizar en
detalle los actos administrativos, as como verificar el desarrollo de las
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funciones, el grado cumplimiento de los objetivos institucionales y empresariales, de tal manera que sea perfectamente posible apreciar y
comparar los resultados.
1.2. RELACIN CON LA ADMINISTRACIN CIENTFICA
La Administracin a travs de su evolucin ha experimentado cambios,
inicialmente la administracin se entenda como el medio para asegurar la
mxima prosperidad de la empresa y por consecuencia se persegua elevar la
produccin y la productividad, teora que surgi con el aporte de los ingenieros:
Frederick W. Taylor y Henry Fayol.
Posteriormente la Administracin se orienta hacia el desarrollo del
movimiento empresarial, donde lo ms importante son las personas, como un
factor determinante en la consecucin de los objetivos empresariales, imprimindole de esta manera mayor nfasis a las relaciones humanas.
Hoy la administracin tiene un carcter social, de servicio a la
colectividad y hasta medio ambiental porque se define como La Ciencia Social
que busca satisfacer las necesidades de una sociedad a travs de la
optimizacin de los recursos para la obtencin de bienes y servicios, tomando
en cuenta el uso racional de los mismos y permitiendo en lo posible de no
deteriorar el equilibrio de los eco-sistemas.
Con tal fin, las empresas establecen sus , polticas, planes y estrategias,
normas y procedimientos que permitan el logro de los objetivos empresariales o
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institucionales. En sus operaciones aplican del proceso administrativo en s.
Para algunos existe el proceso de cuatro elementos: Planificacin,
Organizacin, Direccin y Control. Otros incluyen la Ejecucin y Coordinacin como elementos adicionales a los cuatro ya mencionados.
Vamos a resumir en slo cuatro: Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar. Entendiendo que la Ejecucin y Coordinacin forman parte de la Direccin y nos basamos en la definicin de. Koontz O Donnell quien sostiene
a la Direccin como el aspecto interpersonal de la Administracin por medio
del cual los gerentes hacen que los subordinados entiendan, comprendan y
contribuyan con su trabajo y esfuerzo al logro de los objetivos generales de la Empresa o Institucin.
La coordinacin es una unidad integrada a los dems elementos del
proceso. Los cuatro elementos, en algunos casos, se aplican en forma
secuencial, pero no necesariamente se suceden en el orden enunciado.
La por lo tanto, la administracin se apoya en la aplicacin de todas y
cada una de las fases del proceso administrativo.
La Auditoria Administrativa, en la prctica sigue este proceso
administrativo, como lo explicaremos en el UNIDAD TEMTICA III
Por otro lado, la Auditoria Administrativa es aplicable al mbito interno y
externo de una organizacin; en el mbito interno cuando se trata de analizar la
eficiencia de la gestin en un determinado perodo y en el entorno externo para
analizar los problemas o fenmenos externos que influyen a la empresa o
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negocio, como la reduccin drstica de las ventas, el grado de captacin de
nuevos mercados, problemas de distribucin, etc.
Por lo tanto, la Administracin Cientfica se sostiene en principios, los
cuales tambin son aplicables en la Auditoria Administrativa
Se entiende por principio como la base, origen, fundamento o causa
primera: Es la razn en la que se apoya una informacin o una creacin, toda
ciencia, tcnica o enunciado y tiene un inicio o razn de existencia, como en la
economa, contabilidad, filosofa y otras ciencias:
Recapitularemos en forma sucinta los principios de la administracin, los
cuales son tratados en los cursos bsicos de administracin, enuncindolos
desde los principios clsicos, hasta los modernos
Principios clsicos, enunciados por Frederick Winslow Taylor (1856-1915)
Principio de Planeamiento: Pretende evitar la improvisacin
Principio de Preparacin: Capacitar al trabajador a fin de que mejorar su rendimiento.
Principio de Control: Supervisar el trabajo.
Principio de Ejecucin: Distribuir funciones y responsabilidades
Principios de Emerson (1853-1931) Quien propuso los siguientes principios de rendimiento:
Trazar un plan y objetivo.
Aplicar el sentido comn.
Mantener la supervisin.
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Mantener la disciplina.
Honestidad en los contratos sociales.
Registros precisos.
Remuneracin proporcional.
Normas estandarizadas.
Instrucciones precisas.
Crear incentivos adecuados para un mayor rendimiento y eficiencia.
Principios de Ford (1863-1947)
Principio de Intensificacin: Disminuir el tiempo de produccin.
Principio de Economicidad: Disminuir los costos de produccin.
Principio de Productividad: Aumentar el rendimiento.
Principios Generales de Fayol:
La Divisin del Trabajo: Especializacin de la mano de obra.
Autoridad y Responsabilidad
Disciplina: De los subordinados hacia los jefes.
Unidad y Comando: Un solo Jefe.
Unidad de Direccin: Para un equipo similar o afn.
Subordinacin del Inters Individual al Inters General
Remuneracin del Personal: Los adecuados y satisfactorios
Centralizacin: Concentracin de la autoridad.
Jerarqua o Cadena Escalar
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Orden
Equidad
Estabilidad del Personal
Iniciativa
Espritu de Equipo
Principios Modernos:
Principio de Planeacin: El esfuerzo mental antes que el esfuerzo fsico.
Principio de los hechos y la accin: Para disear un plan es necesario
recoger todos los hechos.
Principio de tica: Funcionarios honestos
Principio de Traslape: Mnimo tiempo para ejecutar tareas sucesivas.
Principio de Estandarizacin: Patrones y niveles predeterminados.
Principio de la Simplificacin del Trabajo: Eliminar las tareas innecesarias y aplicar el sentido comn.
Principio de Compromiso: Tiempo para los compromisos administrativos.
Principio de las Funciones: Eje fundamental sobre el cual se construye la estructura orgnica.
Principio del Aumento de las Relaciones Orgnicas: El nmero de
relaciones orgnicas tiene relacin con el nmero de personas.
Principio de Canales de Supervisin Definidos
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Principio de Autoridad y Responsabilidad
Principio de Responsabilidad Definida: Una persona produce ms cuando
se le asigna una tarea definida.
Principio de la Organizacin Dinmica: Tomar en cuenta los cambios.
Principio de la Ejecucin: Reconocimiento al trabajador como persona.
Principio de Disciplina
Principio de la Comunicacin
Principio de la Excepcin: Control sobre las excepciones
Principio de Control: Ejecucin de acuerdo con lo planeado.
1.3. DEFINICIN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Auditar proviene de la palabra audiogun, que significa escuchar. Por
lo tanto Auditoria, es la accin de revisar o verificar lo ocurrido en la empresa,
o u otro tipo de organizacin, referente a la administracin, el cumplimiento de
las polticas, normas o reglamentos existentes que rigen el funcionamiento u
operacin de la empresa, determinando en consecuencia las posibles
desviaciones o irregularidades, de igual manera formular las observaciones y
recomendaciones que cada caso requiere.
Hay varias clases de auditoria:
En funcin al rea donde se efecta:
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Auditoria Administrativa.- Llamada tambin como auditoria integral u
operativa. Se refiere al anlisis, revisin y verificacin de todas las
operaciones ejecutadas en la empresa, en comparacin con lo planificado, con las normas existentes, polticas y acuerdos tomados que rigen las
actividades de la organizacin, determinando los niveles de eficiencia y
eficacia a travs de los resultados alcanzados.
Auditoria Contable y Financiera.- Es la verificacin de la documentacin del
rea econmica y financiera de una empresa, para comprobar la adecuada
formulacin de los estados financieros en aplicacin de las normas de
contabilidad, formulando los dictmenes correspondientes, como resultado
de la investigacin efectuada.
En relacin a quin la efecta:
Auditoria Interna.- Realizado por los rganos de Auditoria Interna de la
propia empresa, quienes se encargan la evaluacin y supervisin
permanente dentro de la organizacin.
Auditoria Externa.- Existen compaas auditoras independientes que no
tienen ningn tipo de relacin con la organizacin, especializadas en
realizar la auditoria de de todas la reas de la Empresa.
En el medio actual hay varias definiciones de Auditoria administrativa,
Dentro de todas las definiciones existentes, vale la pena mencionar las
siguientes:
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Roberto Quedaron Pineda: Es necesaria una continua verificacin y un control
cuidadoso para asegurarse de que las prcticas y programas de la negociacin
alcanzan los resultados para las que se crearon y siguen manteniendo. Las
polticas deben considerarse cuidadosamente, deben ser consistentes con los
objetivos bsicos de la empresa y deben ser apropiadas en trminos de poltica pblica corriente.
Antonio Fernndez Arenas:La Auditoria Administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa (I) de la satisfaccin de los objetivos institucionales (II), en base a los niveles jerrquicos de la empresa (III), en cuanto a su estructura (IV) y a la participacin individual de los integrantes de la institucin (V).
Por lo tanto; se define a la Auditoria Administrativa en los siguientes
trminos:Rama de la ciencia administrativa que tiene por funcin examinar,
revisar, inspeccionar y verificar las operaciones en las diferentes reas de la
empresa, en un perodo determinado, con la finalidad de detectar el grado de
eficiencia y eficacia con que han sido dirigidas, as como determinar la
participacin y responsabilidad del equipo gerencial en los resultados
logrados.
1.4. ORGANIZACIN DE LOS RGANOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los rganos de Auditoria por la magnitud y alcance de los resultados que obtiene, as como por la complejidad de los temas que trata y al total de las
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reas que examina, tienen la mas alta jerarqua administrativa del proceso de control, inclusive mas arriba de las Gerencia Generales que son rganos
eminentemente ejecutivos.
Estos rganos que evalan el comportamiento administrativo total,
abarcando cada parte o cada rea de las organizaciones y que por lo tanto,
comprende todo el contexto administrativo de la organizacin, razn por la cual
su ubicacin dentro de la estructura, se localiza al ms alto nivel de la
Empresa. En el organigrama se grafican al extremo izquierdo del mismo,
relacionado con una lnea principal hacia el mas alto nivel administrativo de la
Empresa.
Los resultados que obtiene, deben ser sometidos a consideracin y
conocimiento del ms alto nivel empresarial para que desde all, se pueda
ordenar y disponer las correcciones y soluciones correspondientes.
Los rganos de Auditoria Administrativa, en su interior comprenden en
la mayora de los casos dos reas, el rea de Auditoria Administrativa o tambin denominado rea de Auditoria Operativa y el rea de Auditoria Financiera o Contable. Todos ellos estn dirigidos por la Jefatura General de
Auditoria Administrativa o tambin denominando rgano de Control Interno, similar desagregacin se produce en las sociedades de Auditoria Externa y
siempre estn vinculados con el mas alto nivel de decisin de la empresa, sea
esta el la Junta de Accionistas, la Presidencia de la Junta Empresarial o del
Directorio, segn el tipo de organizacin de la Empresa, tal cono se muestra en
el siguiente organigrama.
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UBICACIN DE LOS ORGANOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
NIVEL
DIRECTIVO O DE DECISION
NIVEL EJECUTIVO
Auditoria Contable y Financiera
NIVEL DE APOYO
NIVEL OPERATIVO
CONTABILI DAD
ECONOMIA
GERENCIA GENERAL
Dpto de Produccin B
Dpto de Produccin C
Dpto de Produccin A
GERENCIA DE COMERCIA- LIZACION
GERENCIA DE PRODUCCION
GERENCIA DE FINANZAS
PRESIDENCIA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Auditoria Administrativa o Auditoria Contable?
Auditoria contable y financiera.- El CPC.Csar Canalleti A. define a la
auditoria contable como: La revisin, fiscalizacin de todo proceso contable
en sus aspectos tcnicos, econmicos, administrativos, operacionales y
tributarios, viene a constituir la especialidad contable denominada, Auditoria
General.
Por mucho tiempo la Auditoria Contable y Financiera se ha entendido como
la nica y la ms importante de las Auditorias, este criterio se ha mantenido en
razn a la clsica concepcin de la empresa y por la definicin tradicional de la
administracin y la conviccin de que la razn de ser de la empresa, es la
utilidad o rentabilidad. As mismo se pensaba que la nica forma de conocer la
situacin real de la empresa, era analizando los estados financieros para ver si
reflejaban o no de manera coherente lo acontecido econmica y financieramente en la misma.
Por lo tanto, la atencin se centraba en el aspecto econmico y financiero,
descuidando otros aspectos de mayor importancia, como por ejemplo las polticas de la empresa, la calidad del recurso humano, la coherencia de sus
normas, etc.
A simple vista se pude determinar que la Auditoria Administrativa es la
de mayor eficiencia por su carcter integral y del cual el rea contable forma
parte. En conclusin al Auditoria Contable es parte de la Auditoria
Administrativa, en tal razn fundamentalmente se deben efectuar Auditorias
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Administrativas, las mismas que incluyen, la revisin del aspecto econmico y
financiero.
La empresa, en su estructura orgnica presenta diferentes niveles:
(Direccin, Ejecutivos y Operativos), los mismos que obedecen a las siguientes caractersticas:
Nivel de Direccin.- En este nivel se encuentran los cuerpos colegiados, la
junta de accionistas y la gerencia general.
Nivel Ejecutivo.- Es el nivel intermedio de la pirmide empresarial, encargados de orientar y hacer que las cosas se hagan. Se considera como
parte de ste nivel a los Gerentes especializados en cada rea de la
empresa (Produccin, Comercializacin, Finanzas, Administracin, etc.)
Nivel Operativo.- Son los niveles inferiores de la empresa encargados de
operar o manipular la maquinaria y equipos para lograr la produccin o
servicio, objeto de la empresa. Tomando en cuenta lo expresado anteriormente, y conociendo lo que es
una estructura orgnica, la Auditoria Administrativa hace un anlisis integral de
toda estructura empresarial en sus diferentes niveles, donde el rea de
contabilidad y finanzas, es slo una parte de ella.
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NIVELES JERARQUICOS EN LA EMPRESA
DECIDEN
PLANIFICAN NIVEL DIRECTIVO ESTABLECEN O DE DECISION POLITICAS
HACEN QUE SE CUMPLA LO PLANIFICADO, NIVEL LAS DECISIONES INTERMEDIO Y LAS RDENES O EJECUTIVO
OPERAN NIVEL MAQUINAS OPERATIVO CUMPLEN O DE FUNCIONES EJECUCION ORDENADAS EJECUTAN ACCIONES
DIRECTORIO
PRESIDENTE
GERENTES
SUB GERENTES
SUPERVISORES
OBREROS EMPLEADO AUXILIARES
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La Auditoria Administrativa tiene poco desarrollo en nuestro Pas. Los textos
existentes en el campo de la auditoria administrativa, presentan una diversidad
de definiciones tanto en el aspecto terico como en su aplicacin, que resultan
algunas veces divergentes entre ellos.
Algunos textos sostienen que la Auditoria administrativa forma parte de
la Auditoria Administrativa, probando mnima comprensin del tema, ya que la
Auditoria Administrativa es total, comprende a todos y cada uno de los
elementos de la Empresa.
Por lo tanto, la Auditoria Administrativa consiste en la revisin del
proceso administrativo que se desarrolla en la Empresa el cual incluye al
examen del rea financiera que es un proceso parcial, referido al campo
contable y financiero nicamente. En ese sentido los rganos de auditoria tiene
relacin directa con el mas alto nivel de la Empresa,
Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, investigarn en una organizacin privada y en
otra pblica, sobre las funciones y ubicacin que tienen los rganos Internos de Auditoria. A partir del cual debern opinar sobre las funciones,
seleccionando las que corresponden a la Auditoria Administrativa y las que
corresponden a la contable o financiera. As mismo opinan, si la ubicacin que
tiene es la mas adecuada.
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Auditoria. Benjamn Rolando Tellez - Edicin 2004 Introduccin a la administracin con enfoque de sistemas. Joaqun
Rodrguez Valencia Edicin 2003
Ejercicios de Autoevaluacin
1. Explique para que se crean los rganos de Auditoria Administrativa.
2. Porque se relaciona la auditoria administrativa con la administracin
cientfica?
3. Es lo mismo auditoria administrativa que auditoria contable?
4. Porque los rganos de Auditoria Administrativa no dependen de la Gerencia
de Administracin?
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NORMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
2.1 NORMAS GENERALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
De acuerdo al diccionario, norma es toda aquella descripcin que indica
una orden que debe ser cumplida, en ese sentido normatividad, son un
conjunto de disposiciones que rigen a una organizacin, actividad o a los individuos.
Por lo tanto las normas, constituyen el eje o parmetro por el cual discurren las acciones del ser humano, orientado al logro de determinados
objetivos.
Durante el ao 1986 el Colegio de Licenciados del Per, aprueba los
Principios de Auditoria Administrativa, mediante Resolucin Decanatural N
04-86-CLAP/CDN, como el instrumento rector de la aplicacin de la Auditora
Administrativa.
Esta norma considera como:
Normas Generales:
De la Auditoria Administrativa.- Es el proceso de anlisis y evaluacin que
se efecta en una entidad o parte de ella, para determinar si sus estrategias,
polticas, estructuras, normas y procedimientos cumplan o no los objetivos
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propuestos con el fin de formular conclusiones y recomendaciones que
contribuyan a la optimizacin de su gestin.
Este principio establece las pautas generales para su ejecucin, indicando que es un proceso de anlisis y evaluacin a una empresa o parte de
ella, con la finalidad de emitir opinin de las acciones, tareas y operaciones que
han caracterizado a la gestin.
De las normas y procedimientos.- La Auditoria Administrativa se
efectuar de acuerdo a las normas y procedimientos formulados y aprobados
por el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del
Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados de Administracin.
Los principios se formulan con el fin de que constituyan el lineamiento
directriz del trabajo de Auditoria; por lo tanto, todo el proceso de auditoria deber ceirse a estas normas de tal manera que tenga seriedad, sustento y
validez en el momento de formular su dictamen, conclusiones y
recomendaciones.
Normas relativas a los sistemas administrativos.- El Auditor
Administrativo, en la realizacin de su trabajo profesional, deber tomar en cuenta las normas vigentes relativas a los sistemas administrativos.
En nuestro pas existen dos tipos de organizaciones la pblica y la
privada. La privada se rige por principios de eficiencia y rentabilidad. Las
Entidades Publicas estn regidas por los sistemas administrativos como:
Sistema Nacional de Presupuesto, Sistema Nacional de Inversin Publica,
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Sistema Nacional de Tesorera, Sistema de Personal, Sistema Nacional de
Control, y otros.
2.2 NORMAS RELATIVAS AL TRABAJO PROFESIONAL DEL
AUDITOR
2.1. Normas ticas:
De la idoneidad profesional.- El Auditor Administrativo debe poseer ttulo
profesional universitario de Licenciado en Administracin o similar, ser miembro
hbil del Colegio de Licenciados en Administracin, contar con entrenamiento
tcnico, capacidad profesional para ejercer la Auditora Administrativa, tener experiencia profesional y cumplir los requisitos establecidos por el Comit de
Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados de Administracin.
Del Registro de Auditores Administrativos.- El Colegio de Licenciados en
Administracin a travs del Consejo Directivo Nacional y el Comit de Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa, aperturan el registro nacional,
en el cual se inscriben los profesionales que realizan la Auditoria
Administrativa de manera individual o en Asociacin Profesional.
De la Asociacin Profesional.- Para el registro de una sociedad de
auditora, se debe cumplir con los requisitos que determine el Comit de
Normas y Procedimientos de Auditora Administrativa del Consejo Directivo Nacional del Colegio de Licenciados en Administracin.
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Independencia.- El Profesional Auditor mantendr la independencia
profesional, con el fin de asegurar imparcialidad y objetividad al expresar sus observaciones, opiniones, conclusiones y recomendaciones.
Del Esmero Profesional.- El auditor administrativo realiza su trabajo profesional y elabora el informe respectivo, con esmero y diligencia, de manera
ordenada y minuciosa, aplicando los principios de la administracin y las
normas y procedimientos de auditora administrativa.
De la Confidencialidad.- El auditor administrativo guarda absoluta reserva
en el desempeo de su trabajo profesional, manteniendo en todo momento la naturaleza confidencial del mismo, an despus de haberlo concluido.
De Incompatibilidad.- El Auditor Administrativo, que haya tenido relacin
laboral en los dos ltimos ejercicios econmicos con la entidad sujeta al examen, deber abstenerse de participar en el proceso de auditora. De
manera similar, cuando uno de los miembros de una sociedad de auditora se
encuentra en la situacin antes mencionada, la sociedad se abstiene de
participar
Del Impedimento de Recibir Beneficios Adicionales:
El Auditor Administrativo, est impedido de recibir todo tipo de
compensacin adicional, ajena a la contraprestacin o remuneracin pactada por sus servicios profesionales.
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De la Abstencin de Opiniones Polticas.- El Auditor Administrativo,
durante el desempeo de su labor, est prohibido expresar opiniones polticas
ante el personal de la institucin que est examinando.
De la Discrecin en Opiniones o Expresiones.- El Auditor Administrativo,
est impedido de emitir juicios o expresiones que lesionen la imagen, moral, permanencia o prestigio del personal, de la entidad sujeta a examen.
2.2. Normas Relativas al Trabajo Profesional del Auditor
Del Planteamiento General.- Para elaborar el programa de Auditora
Administrativa, el auditor desarrolla con anticipacin el planteamiento general,
el mismo que esta sujeto a los principios y normas de Auditora Administrativa.
De la Organizacin y Direccin.- El Auditor Administrativo organiza y dirige
la labor del personal de Auditoria, delegando en ellos, funciones especficas,
teniendo en cuenta los principios de autoridad y responsabilidad, de manera
que obtenga los elementos de juicio necesarios para expresar su opinin.
De la Evaluacin y Control de Gestin.- El Auditor Administrativo, aplica su
criterio tcnico, cuantitativos y cualitativos y de anlisis, para poder determinar
el grado de efectividad de los planes, polticas y procedimientos, as como la
existencia de un adecuado sistema de informacin y control en la gestin y en
la toma de decisiones.
De la Evidencia Suficiente.- Mediante la observacin, anlisis y
comprobacin, el Auditor Administrativo, obtiene evidencias suficientes que le
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permiten evaluar la eficiencia, desempeo y efectividad de la administracin de
la empresa, el mismo que fundamenta el informe final.
Del Lugar de Trabajo.- Toda labor de Auditora Administrativa, hasta elaborar el borrador final, preferentemente debe ser efectuada en la misma
entidad auditada. Las tareas relativas a la labor externa sern comunicadas a
la Alta Direccin de la entidad.
De la Cedula de Auditoria Administrativa.- Las cdulas de Auditora
Administrativa que se emplean en el levantamiento de informacin y en el
desarrollo del trabajo, se ordenan de acuerdo a codificaciones establecidas por el auditor responsable.
De la Coordinacin con el Personal de la Entidad.- El Auditor Administrativo
evitar interferencias en la labor del personal de la entidad auditada,
manteniendo la necesaria coordinacin y las buenas relaciones, al de obtener
la informacin necesaria el desarrollo de la auditoria y segn el plan
establecido.
Del Conocimiento del Plan de Auditoria.- El programa de Auditora
Administrativa debe mantenerse con carcter confidencial y ser slo es de
conocimiento del personal y de la Alta Direccin de la Empresa bajo examen, en un sentido general.
De la Estabilidad.- El Auditor Administrativo no puede ser trasladado a una
labor distinta, hasta concluir la labor asignada en el programa de Auditora
Administrativa.
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De la Presentacin de Pruebas de Descargo.- Durante el desarrollo del
examen, el Auditor Administrativo anotar en las cdulas de Auditora
Administrativa las pruebas de descargo que le presentan con la
documentacin.
2.3 Normas Relativas al Informe de Auditoria Administrativa
De la opinin del Auditor Administrativo.- El informe de Auditora
Administrativa expresar la opinin del Auditor referido a la calidad de la
administracin, gestin y resultados de la entidad auditada o parte de ella. Esta
opinin deber estar respaldada en las cdulas de Auditora Administrativa,
incluyndose los anexos necesarios que lo fundamentan.
Del Contenido y Requisitos del informe:
El informe de Auditora Administrativa deber ser objetivo, basado en acontecimientos reales. Contendr una sucinta introduccin que indica el
propsito y los procedimientos utilizados. Con captulos separados sobre los
hallazgos y observaciones significativas, incluyendo informacin relevante,
conclusiones recomendaciones.
El informe se redactar de manera clara y sencilla que permita su
comprensin y manifestando el grado de eficiencia de la gestin.
De los Informes Preliminares.- Corresponde presentar informes
preliminares, si durante el desarrollo de la Auditora, se detectan hechos
que requieren acciones correctivas inmediatas.
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Del Informe Definitivo.- El informe definitivo antes de ser presentado
oficialmente a la autoridad competente, ser expuesto a los directivos de la
Empresa, para su conocimiento y la adopcin de las medidas que corrijan las desviaciones administrativas.
Las normas de auditoria administrativa son aquellas que dicta el Colegio de
Licenciados en Administracin. En este instrumento se delinean las pautas que
orientan el proceso de ejecucin de la auditoria administrativa, Por lo tanto, existen normas generales relacionadas con al auditoria administrativa, as
como relacionadas el trabajo del Auditor y relativas al informe de Auditoria. Las Pautas son explicitas respecto al proceso que se sigue por lo tanto deben
ser analizados uno por uno, comprendiendo el alcance y la forma de su
aplicacin en la practica.
El informe de Auditoria es el producto final mas importante del proceso, el cual
tiene determinadas caractersticas y un contenido mnimo lo cual exige mucha
habilidad, concomimiento y experiencia para su formulacin
Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, visitaran a la Oficina de Auditoria Interna de
una Entidad con la finalidad de observar y analizar un informe de auditoria.
Respecto al cual observaran sobre el contenido y las partes del informe, as
como la forma como aborda el tema el Auditor
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Auditoria Administrativa. Enrique Benjamn Franklin Fincowsky Edicin 2006 Auditoria administrativa. William P. Leonard Edicin 1981
Ejercicios de Autoevaluacin 1. Explique porque existen norma ticas del auditor administrativo y le parecen
suficientes para el desenvolvimiento del auditor en la actualidad?
2. Cuales son los objetivos que persigue las normas relativas al trabajo profesional del auditor administrativo?
3.- Cual es la parte mas importante de la auditoria, a parte del Informe de
Auditoria?
4. Se requiere de mayor detalle respecto las pautas establecidas para el
Informe?
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EL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
3.1 PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Planeamiento de la Auditoria Administrativa:
El desarrollo de la Auditoria Administrativa requiere de la previsin
racional y anticipada de la de accin, logrando que el planeamiento gue el
desarrollo del trabajo. Este proceso, permite programar las actividades, los trabajos por reas, los procedimientos, definir la metodologa y los recursos que se requiere para realizar el examen.
Plan de Auditora:
A continuacin observaremos un modelo, que ser tomado como
referencia. Cada institucin o empresa disea el plan de auditoria teniendo en
cuenta las caractersticas y necesidades propias de entidad.
Contenido Mnimo de un Plan de Auditora:
Datos de identificacin de la Empresa a Auditar.
o Nombre o Razn Social
o Direccin o Localizacin.
o reas de Auditoria Datos de Auditor o Empresa Auditora:
38
o Nombre o Razn Social
o Direccin
o Del Personal Auditor o
o Currculum Vitae de la Empresa Auditora.
Del Trabajo de Auditora: o Duracin
o Descripcin de la Empresa.
o Antecedentes de Auditorias Anteriores.
o Objetivos de la Auditoria: Objetivos Generales. Objetivos Especficos
o Fases de la Auditora.
o Descripcin de la Empresa.
o Ubicacin de las reas y su respectiva delimitacin funcional. o Recoleccin de la informacin por reas.
Encuestas
Entrevistas
Revisin de Archivos y Documentos
o Depuracin y Seleccin de informacin o datos.
o Ordenamiento de la informacin o los datos.
o Procesamiento de la Informacin.
o Anlisis de la Informacin.
o Elaboracin y presentacin del dictamen e informe final.
Metodologa y Procedimientos:
39
o Metodologa aplicada.
o Los procedimientos usados.
Recursos:
Cronograma de Actividades.
Plazo de Ejecucin de la Auditoria
Se establece en funcin a:
o Magnitud de la Entidad.- La pequea empresa requiere treinta das de
ejecucin aproximadamente y una empresa grande requiere de noventa o ms das.
o Tipo de Auditoria.- Si la auditoria es parcial, es decir a un rea de la entidad,
puede ser efectuado en un perodo mnimo mientras que la auditoria total o
integral, demanda un perodo ms extenso.
o Equipo de Trabajo.- La auditoria puede ser ejecutado por un grupo grande de auditores o un grupo pequeo, esto, determina el perodo de ejecucin.
o Tecnologa Empleada.- Se recomienda utilizar computadoras u otras
tcnicas sofisticadas de recopilacin, procesamiento y anlisis de la
informacin, para simplificar el periodo de ejecucin de la auditoria. o Experiencia del Equipo Auditor.- La experiencia es importante en la
determinacin de los plazos de auditoria, es mucho ms fcil calcular el
perodo que se emplear en una auditoria cuando se tiene experiencia
porque se conoce los procedimientos, dificultades e imprevistos del trabajo en si.
40
o Complejidad.- Es determinante en el plazo la complejidad de las operaciones de la entidad, pues depende de la organizacin de los
documentos y los archivos. Hay organizaciones que voluntariamente o no,
mantienen su informacin desordenada. Lo cual exige reconstruir acciones,
procedimientos y ottas acciones para poder obtener la informacin.
o Perodo de la Auditoria.- Este podra comprender uno o ms aos.
o Examen Preliminar.- En caso de organizaciones grandes, algunas veces es
necesario un examen preliminar de la entidad a auditar y los plazos varan
entre 30 y 90 das como mximo.
Cronograma de Ejecucin de la Auditoria:
El cronograma permite definir actividades, tareas y metas que se ajustan al tiempo de ejecucin de la auditora, constituyndose posteriormente en un instrumento de control del avance del trabajo. El cronograma puede basarse en el diagrama de Gantt
Definicin de la Metas de Auditoria
Existirn metas por cada rea de la entidad, as como tambin se
identificaran metas de trabajo diario: Por ejemplo, el anlisis de un determinado documento, el anlisis del organigrama, de puestos de trabajo, etc.
Organizacin del Trabajo de Auditoria:
La organizacin es necesaria si se quiere aprovechar los recursos
adecuadamente, reducir el tiempo y el esfuerzo. Por tanto, el trabajo de auditora deber sujetarse a los siguientes pasos de organizacin:
41
o Recursos Disponibles: Humanos, materiales y econmicos
o Subdividir el Trabajo de Auditoria. o Clasificar al Personal Auditor: Podra clasificarse tres tipos de recursos
humanos: El Jefe, Los Analistas y Los Auxiliares.
o Responsabilidad de la Auditoria.- Recae en la Empresa auditora en
cuanto a su calidad, veracidad y seriedad, siendo el responsable en
primer lugar el gerente o propietario de la organizacin. Corresponde
tambin al Auditor si acta como persona natural.
o Delegacin.- Se puede delegar para efectuar los anlisis, solicitar
informacin, detectar anomalas y formular juicios, conclusiones o recomendaciones.
o Responsabilidades por reas.- Se puede dividir el trabajo por cada rea de la Empresa, como por ejemplo: Comercializacin, produccin, abastecimiento, etc.
o Instalaciones y otros Recursos.- se debe facilitar ambientes de trabajo aparentes y cmodos.
Todos estos aspectos debern ser previstos en el contrato correspondiente.
o Organizacin Documentaria.- Es necesario organizar la informacin para
su tabulacin y anlisis en forma adecuada, mediante carpetas de
trabajo, por rubros. o Recopilacin, Seleccin y Anlisis.- Al igual que la recopilacin, el
anlisis, es un paso importante, del anlisis depende la calidad de las
conclusiones y recomendaciones
42
3.2. DIRECCIN Y CONTROL DEL PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Direccin
Responsable de la Direccin:
La Direccin esta a cargo de un profesional Licenciado en Administracin
que tenga capacidad y experiencia profesional reconocida. La Direccin orienta
la ejecucin, motiva y lidera al grupo humano.
El lder necesita poseer tres tipos de autoridad: a) La Autoridad Delegada Se obtiene mediante el nombramiento como tal. b) La Autoridad de Conocimientos Es el dominio de cierto nivel de conocimientos y en una
determinada rea. Es reconocida por los clientes, subalternos y pblico en
general y c) La Autoridad Moral.
La debe orientar se a las acciones siguientes:
Comunicar y Explicar los Objetivos a los Subordinados: El grupo recibir la orientacin necesaria respecto al trabajo de auditoria,
por lo tanto sus esfuerzos estarn orientados adecuadamente hacia le logro de
los objetivos.
Conducir y Motivar para que el trabajo sea eficiente: El encargado de la Direccin, no slo se limita a dar rdenes, adems
deber conducir, orientar y efectuar el trabajo en equipo.
Control
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Supervisin del Trabajo de Auditora:
La Auditoria Administrativa, debe estar supervisado en forma
permanente por parte de los responsables, con la finalidad de verificar el
cumplimiento del plan de auditora. Se verifica la calidad y cantidad de los
trabajos, as como los procedimientos y mtodos que se utilizan.
Avances y Medidas:
Verificar el cumplimiento del cronograma, se supervisa los avances del
trabajo a fin de que se cumpla con los perodos propuestos. Si existen retrasos o errores, se procede a reprogramar.
Verificacin de los Resultados:
Se verifican los resultados obtenidos ms de una vez a fin de tener la
certeza de los resultados y la calidad de los informes o dictmenes.
3.3 PROCEDIMIENTO DE EJECUCIN DEL PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Los Procedimientos:
La Auditoria Administrativa exige la realizacin de un procedimiento
tcnico y sistemtico que se debe seguir con la finalidad de realizar el anlisis o
examen correspondiente.
Necesariamente, el trabajo de auditora administrativa pasa por un reconocimiento previo de la empresa o institucin, a fin de conocer en forma
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genrica la misin, objetivos y actividad de la misma, de tal manera que al recopilar la informacin y seleccionar la misma no se efecte trabajos improductivos. Se define con suma claridad la misin y finalidad de la empresa
o institucin, el nivel de prestigio, referencias comerciales, referencias de parte
del pblico o consumidores y otros aspectos que son importantes para el
examen, mediante conversaciones preliminares con los trabajadores y los directivos. Adems se debe conocer las instalaciones, ambientes, capacidad,
niveles de productividad o servicios que viene brindando en la Empresa.
Tcnicas de Recopilacin de Informacin:
Se recomienda lo siguiente:
o Tcnica Documentaria o de Archivo.- Se refiere a la recopilacin de
la informacin de los archivos existentes en la empresa, como:
Estatutos, planes, acuerdos, programas, polticas, tcticas,
estrategias, etc.
o Tcnicas de Encuestas.- Consiste en disear un cuestionario de
preguntas que deben ser aplicadas a trabajadores, directivos y pblico en general para obtener informacin sobre el manejo interno de la empresa, como el cumplimiento de polticas, estrategias, logro
de objetivos, as como tambin para conocer el temperamento de los trabajadores, en funcin a la organizacin.
o Tcnicas de Entrevistas.- Se usa para despejar dudas, descartar o confirmar si algn dato o informacin, en funcin a la auditoria. Se
aplica a los directivos y trabajadores. Las entrevistas deben ser
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dinmicas, concretas y directas. El levantamiento de la informacin
se hace en formatos denominados papeles de trabajo, especialmente diseados para tal efecto, donde se consolida la informacin.
Registro de la informacin:
La informacin que se obtenga como resultado del trabajo de recopilacin, debe ser registrada en forma coherente, legible y ordenada,
tomando en cuenta las caractersticas de la empresa o institucin, de manera
que permita un anlisis correcto. En estos casos se usan los cuadros y/o
sbanas de trabajo.
Pruebas selectivas:
Son los medios o instrumentos mediante los cuales el auditor comprueba
dudas o hiptesis. Estas pruebas se aplican de acuerdo a los criterios del
auditor, que segn el trabajo, su experiencia y capacidad, determinar las reas, rubros y momentos en los que se aplicarn.
Una prueba selectiva permite desechar indicios falsos o comprobar
sospechas del auditor, an cuando su mayor aplicacin se ajusta a la auditora contable o financiera, no se descarta su utilidad en la Auditora Administrativa.
Muestreo:
El muestreo es una tcnica estadstica por intermedio del cual se puede
efectuar exmenes a un gran volumen de informacin de una manera
simplificada. Se toman muestras, al azar o estratificada y/o sistemtica, cuya
tcnica depende de las caractersticas, tipo y forma de trabajo se est realizando.
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Procedimientos mnimos:
Es necesario establecer adicionalmente ciertos procedimientos que
servirn de gua para la accin de la Auditora Administrativa.
Procedimiento sugerido para la auditoria administrativa:
o Aspecto legal de la empresa:
Escritura Pblica de Constitucin.- Se verifica si los estatutos se
ajustan a las normas legales vigentes, adems se observa si los artculos del estatuto se vienen cumpliendo o no por sus integrantes.
Se verifican los fines y objetivos de la institucin para despus compararlos con los resultados obtenidos.
Se procede a verificar la composicin social, composicin del capital,
funciones y atribuciones de los rganos de gobierno para comprobar si
estos estn cumpliendo con las atribuciones y funciones que le competen.
o Registros, Licencias y otros Documentos:
Son objeto de verificacin los Registros y Licencias como: Registro Comercial, Registro Patronal, Registro Industrial, Registro de Centro de
Trabajo, licencia Municipal, etc., De ellos se verifica la vigencia, autenticidad y beneficios: En el caso de alguna omisin se proceder a
formular las recomendaciones para la regularizacin correspondiente.
o Libro de Actas:
El Libro de Actas, contiene muchos detalles, sobre los acuerdos
tomados por el Directorio, Consejos, Asambleas de Accionistas, Delegados, etc., debiendo contrastarse para comprobarse si se
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implementaron y que efectos tienen sobre la administracin y los
resultados alcanzados.
o Planificacin Empresarial:
Se debe verificar, si la empresa planifica, considerando si la misma
es slo indicativa o tiene carcter imperativo. Si se orientan hacia el
logro de los objetivos, metas, programas y presupuestos. Si los presupuestos se incrementaron o redujeron, para compararlos con lo que sucedi en la organizacin, detectando sus causas y efectos sobre
los resultados.
Se verifica tambin, el grado de compromiso de los trabajadores con el proceso de formulacin y aplicacin de los planes por la incidencia en
los resultados parciales o totales de la empresa.
o Organizacin:
Los aspectos a verificar son: grados de autoridad y responsabilidad;
procedimientos operativos; interferencia o duplicidad de funciones, tipos
de organizacin, magnitud de la estructura orgnica, existencia de
reglamentos, manuales, directivas y vigencia de todos los instrumentos
de gestin; as mismo el grado de aplicacin y su incidencia en los
resultados obtenidos.
o El Control:
Se comprueba si existe o no sistemas de control en la empresa y el
grado de efectividad, los tipos de control que se aplican, si se aplica el
48
control concurrente en la ejecucin de los planes, administracin de inventarios, direccin de personal, etc.
Se detectan los aspectos dbiles en el control, la posibilidad de
irregularidades por parte del personal en cuanto a ingreso, permanencia,
rendimiento, adquisicin, recepcin, internamiento y almacenamiento de
bienes y materia prima. Si hay control en el manejo de fondos de acuerdo a normas establecidas, si existe una adecuada reposicin de
fondos, si se realizan los arqueos de manera permanente y finalmente
se verifica si los gastos se orientan en funcin a los programas
presupuestales y a los objetivos propuestos. o Los Informes y Formularios:
Se realiza un anlisis a los informes, documentos y formularios
empleados por la empresa en las operaciones rutinarias y en sus
diferentes unidades orgnicas; con el propsito de determinar si sirven al
fin para el cual han sido formulados, si el diseo se ajusta a los objetivos para los que se usan: Determinar tambin la utilidad de los mismos o si
ocasionan gastos innecesarios para la organizacin.
Esquema del Procedimiento:
Insumos Procesamiento Resultados
Escritura Pub. Tabulacin Informes
Libros de Actas Depuracin Dictmenes
Planes Anlisis Conclusin
Objetivos Exmenes Recomendacin Metas Comparaciones
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Programas Derivaciones
Presupuestos Comprensiones
Reglamentos
Manuales
Informes
Memorias.
3.4 INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
A la palabra informe lo entenderemos como sinnimo de opinin, juicio o dictamen, el mismo que se emite sobre de una persona o cosa
En la Auditoria Administrativa, tambin se redactan las conclusiones, los
cuales deben ser expresados con sus respectivos resmenes a travs de un
informe dictamen.
El informe o dictamen se puede definir como: La opinin tcnica,
razonable, imparcial e independiente que se emite sobre el grado de eficiencia,
eficacia y efectividad con que se ha administrado una empresa o institucin,
derivada y sustentada en la evaluacin administrativa; realizada a las
operaciones o a los resultados obtenidos.
El informe de Auditora Administrativa es la constancia del trabajo efectuado, refleja adems la labor realizada por el equipo auditor, por lo que, este debe ser objetivo, real y preciso. Objetivo porque refleja la realidad de las operaciones ocurridas en la empresa durante un perodo, basado en evidencias
50
concretas posibles de verificar. Real porque se ajusta a lo ocurrido, sin subjetividades o especulaciones.
Contenido del informe:
Encabezamiento.- Ejemplo:
Dictamen de Auditoria Administrativa
Empresa Philips S. A.
Carta Dictamen.- Es una especie de presentacin, en el cual, de manera
resumida se expresa la opinin general del estudio efectuado y contiene los
rubros siguientes:
o Destinatario.- Es la denominacin o nombre a quien o quienes se
dirige el informe final. Generalmente el informe debe ser dirigido Al
mas alto nivel, Ejemplo: A los Seores Accionistas de la Empresa Philips S.A.
o Perodo de la Auditoria.- Consigna las fechas que corresponden al
perodo del examen.
o Cuerpo del Dictamen.- Contiene los aspectos ms relevantes del
trabajo de Auditoria. o Fecha
o Firma y sello del Auditor Responsable
Objetivos de la Auditora: Se establecen los aspectos ms importantes que pretenda lograr la
Auditoria.
Perodo de la Auditora:
51
Establece el perodo que comprende la auditora, sealndose las
fechas de inicio y finalizacin.
Alcance de la Auditora:
Se sealan las reas comprendidas en la Auditoria y se detallan todos
los aspectos analizados.
Detalle del Examen segn reas: Es el documento ms extenso del informe y contiene en detalle, los
pasos seguidos en el examen, as como los informes hallados, los aspectos
examinados, las dificultades, los instrumentos utilizados, las eficiencias y
deficiencias, y la cuantificacin de los valores asignados a los aspectos
examinados.
Conclusiones:
Es el resumen de todos los datos encontrados en el examen, el cual es
determinado tcnicamente desde el punto de vista administrativo e indica la
situacin en que se encuentra la empresa, as como el grado de aplicacin
de la administracin en las operaciones y la aplicacin de normas internas
y externas que han incidido en los resultados de la empresa.
Recomendaciones:
Contiene las recomendaciones del auditor o del grupo auditor que
tienden a superar los aspectos negativos que han venido ocurriendo en la
gestin administrativa de la institucin.
Anexos:
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Adjunto al informe definitivo, se presentan los instrumentos sustentatorios o evidencias de lo que se afirma en el informe y adems se
puede incluir los cuadros que respaldan las conclusiones.
Tipos de opinin:
Existen opiniones generales que reflejan un juicio integral de la empresa o institucin, es decir, en trminos genricos se expresa un juicio sobre el grado de eficiencia con que se ha administrado la empresa, determinando el
grado de incidencia en los resultados obtenidos.
Otras opiniones, determinan juicios por reas, de tal manera que los informes se presentan en forma dividida, porque en el proceso de estudio se
ha determinado que existen reas que vienen operando eficientemente,
mientras que otras presentan problemas en su labor administrativa los mismos
que afectan a resultados integrales de la empresa.
Otros aspectos que influyen en los tipos de opinin, es el grado de
eficiencia, el tipo de administracin aplicada, el grado de capacidad del
personal para ejercer una adecuada gestin, la intencionalidad de las acciones con respecto a las irregularidades.
En tal sentido existen:
o Opinin con Salvedad: Se emite cuando no se tiene evidencias
suficientes que sustentan una determinada conclusin o cuando no
existe la informacin suficiente para poder arribar a deducciones
lgicas de acuerdo con los principios administrativos. Por ejemplo:
53
Cuando no existen planes y polticas que sustentan la actuacin de
los gerentes o personal ejecutivo.
Cuando a la falta de planes, programas, polticas y presupuestos, los
ejecutivos y el personal subalterno, actan con criterio profesional y sentido comn, obteniendo buenos resultados.
Cuando el examen ha tenido limitaciones por falta de informacin,
debido a que el cliente no los present en forma oportuna.
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Diseo Resumido de un Informe con Salvedad.
Seores:
(1) (2). Presente.-
Se ha efectuado el examen Administrativo del perodo comprendido entre (4) el .. de.del 20. al dede ..20
La evaluacin fue realizada de acuerdo a los Principios Administrativos y
a las Normas de Auditora Administrativa aprobadas por Resolucin
Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se incluyen evidencias
de lo detectado, a excepcin de lo siguiente:
(5) Indicar las limitaciones o situaciones que han determinado la salvedad y que no permite dar opinin.
(6) Como producto del examen efectuado, salvo las restricciones enunciadas en el prrafo anterior, la funcin Administrativa ejercida en la empresa, presenta un grado de efectividad, eficiencia y eficacia positiva, hecho
que demuestra un alto grado de responsabilidad, autoridad y compromiso que
tienen los trabajadores con la empresa, desde los niveles operativos, habindose obtenido niveles de resultados aceptables, comparados con la
situacin econmica y social del pas y con los resultados de los perodos
anteriores.
(7) de.de 20. (8).
55
Lic. en Administracin
Registro N
Leyenda:
(1) Asamblea, Directorio o Gerencia General (2) Razn Social de la Empresa. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Fechas comprendidas en el estudio. (5) Expresar las limitaciones o apreciaciones que origina la salvedad. (6) Cuerpo del Dictamen. (7) Fecha de emisin del Dictamen. (8) Firma y sello Auditor
o Opinin sin Salvedad.- En Auditoria Administrativa se emite un
dictamen sin salvedad, cuando la empresa fue dirigida de acuerdo
con los Principios Administrativos, se aplicaron los procesos
administrativos de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control en
forma efectiva; asimismo, se cumpli con las polticas, programas,
presupuestos y las normas laborales, tributarias y sociales emitidas
por el Estado, de tal manera que no ha generado desequilibrio en las
operaciones y en los resultados de la organizacin.
56
Diseo Resumido de un Informe sin Salvedad
Seores:
(1) (2).
Presente.-
Hemos Auditado Administrativamente a la
(3).......................................en el perodo comprendido entre el dede 20al .de..de 20.
(4) El examen fue realizado de acuerdo a los Principios Administrativos y a las normas de Auditora Administrativa aprobadas
por Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se
incluyen evidencias de lo detectado
La funcin Administrativa ejercida en la empresa, presenta un alto grado de eficiencia y efectividad, demostrndose la capacidad e
idoneidad de todo el personal en el ejercicio de sus funciones, determinado por la autoridad, responsabilidad e identificacin del
personal con la actividad de la empresa.
Los resultados de las operaciones y los cambios positivos
experimentados han determinado la consolidacin, crecimiento y
desarrollo de la empresa, evidencindose por el volumen de ventas,
captacin de nuevos mercados, identificacin de objetivos y la alta rentabilidad obtenida en comparacin con los perodos anteriores: Se
proyectan similares resultados en los perodos posteriores.
57
(5)..de .del 20. (6) Lic. en Administracin
Leyenda:
(1) Asamblea, Directorio, Gerencia General. (2) Razn Social de la Empresa o Institucin. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Cuerpo del Dictamen. (5) Fecha de Emisin del Dictamen (6) Firma y sello Auditor.
o Opinin con Abstencin.- Se emite una opinin con abstencin
cuando la auditoria se obstaculiza porque la informacin se entrega
incompleta o no se entrega forma oportuna. Por ejemplo: Durante las entrevistas los propietarios, directores, gerentes y ejecutivos, manifiestan que la empresa o institucin tiene todos los instrumentos
de gestin, al igual que cuanta con normas y directivas, sin embargo
por razones ajenas a su voluntad no la presentan, aduciendo una serie de justificaciones, como prdida de llaves, vacaciones del personal, etc. Estos hechos limitan la opinin del Auditor
Administrativo, por lo que se deber verter un dictamen con
abstencin.
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Diseo Resumido de un Informe con Abstencin
Seores:
(1) (2). Se ha realizado la evaluacin Administrativa de la empresa:
(3).. del perodo comprendido entre (4) el.de..del 20alde..del 20..
(5) El examen ha sido realizado de acuerdo a los Principios Administrativos y a las normas de Auditora Administrativa y aprobadas por Resolucin
Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se incluyen evidencias
de lo examinado y otros procedimientos de Auditora Administrativa, a
excepcin de lo indicado en el prrafo siguiente:
(6) Descripcin de las limitaciones que generan la abstencin
Debido a la importancia de las limitaciones para poder expresar una opinin
profesional de la auditora, nos abstenemos de emitir opinin alguna, sobre la
situacin administrativa de la:
(7)
(8)dedel 20.
(9)..
Lic. en Administracin
Registro N..
59
Leyenda:
(1) Asamblea, Directorio, Gerencia General. (2) Razn Social de la Empresa o Institucin. (3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Perodo que comprende la Auditora (5) Cuerpo del Dictamen. (6) Expresar las limitaciones que origina la abstencin. (7) Empresa o Institucin. (8) Fecha de emisin del dictamen. (9) Firma y sello del Auditor. o Opinin Negativa.- La opinin negativa es un dictamen en el cual se
afirma que en la administracin de la empresa no cumple con los
principios administrativos, no aplica el proceso administrativo en el
manejo de las operaciones de la empresa y cuando en el total o parte de la organizacin se administra empricamente, incidiendo
negativamente en los resultados obtenidos. Otro de los aspectos que
origina una opinin negativa, es cuando se administra desconociendo
los planes, polticas, lineamientos, programas y presupuestos,
ocasionando prdidas, reduccin de las ventas, prdida del mercado y
disminucin de las operaciones y del rendimiento de la empresa.
Por ejemplo:
a. Falta de todo instrumento de gestin para el manejo administrativo de la empresa.
60
b. Falta de criterios en la aplicacin de principios, tcnicas y aspectos
cientficos de la administracin en el manejo de la empresa. c. Carencia de planes de corto, mediano y largo plazo, as como
organigramas adecuados, manuales reglamentos y manuales de
procedimientos.
d. Falta de sistemas como de costos, de personal, de abastecimientos,
de control interno, etc.
61
Diseo Resumido de un Informe Negativo
Seores:
(1). (2) Se ha efectuado el examen operativo de la empresa (3).en el perodo comprendido entre (4) eldedel 20.al..dedel 20.
(5) La evaluacin ha sido realizada de acuerdo con los Principios de Administrativos y a los principios de Auditora Administrativa y aprobadas
por Resolucin Decanatural N 04-86-CLAP/CDN y en consecuencia se
incluyen evidencias del aspecto administrativo y procedimientos de
auditora, que consideramos necesarios, a excepcin de lo indicado en el
siguiente prrafo:
(6) Descripcin de los aspectos negativos detectados y su incidencia en los resultados
(7) de.de 20 (8) . Lic. en Administracin
Registro Reg. N.
Leyenda:
(1) Asamblea, Directorio, Gerencia General (2) Razn Social de la Empresa o Institucin.
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(3) Nombre de la Empresa o Institucin. (4) Perodo que comprende la Auditoria (5) Cuerpo del Dictamen. (6) Expresar los aspectos negativos detectados. (7) Fecha de emisin del dictamen. (8) Firma y sello del Auditor.
Mtodos para la ejecucin de la auditoria El trmino Mtodo, es concebido con diferentes significados, sin
embargo los diccionarios definen:
Manera de decir o hacer con orden las cosas.
Manera de proceder u obrar, que cada uno tiene y observa.
Procedimiento seguido en las ciencias para encontrar la verdad y ensearlas.
En auditora, se sigue un determinado orden a fin de arribar a
conclusiones objetivas y reales.
o Tipos de mtodos:
Se utilizan los mismos mtodos de la Investigacin Cientfica:
Mtodo inductivo.- Se denomina as al procedimiento que parte de la
seleccin de un problema especfico dentro de un conjunto o dentro de un problema general. El anlisis se inicia con el problema seleccionado.
Mtodo deductivo.- Este mtodo, parte su anlisis de lo general
hacia lo particular, es decir, se ubica inicialmente en el problema como
un todo, para luego ir deduciendo hasta llegar al problema especfico.
63
Mtodo analtico.- Consisten en la divisin del problema en sus
partes con el fin de analizar cada parte en forma independiente, para
descubrir la causa de los problemas parciales y ver como han influido en
la generacin del problema principal o general.
El proceso de auditoria no es complejo, pero si exige mucha dedicacin y cuidado en su realizacin.
En ese contexto, la Auditoria Administrativa tiene las suficientes herramientas
para una realizacin exitosa. El plan es la primera herramienta til capaz de
delinear de manera anticipada el curso de accin a seguir.
La direccin, ejecucin y control que se siguen en el proceso son fases claves que permitirn seguir paso a paso el proceso de auditoria de tal manera que no
se pierda ningn detalle administrativo que acontece en la Entidad.
El informe trata esta vez, con mucho detalle respecto a su contenido. La
calidad del mismo es responsabilidad que corresponde enfocar al Auditor.
Es necesario por lo tanto estudiar cada fase del proceso, hasta comprender la
esencia del mismo, con la finalidad de realizar un proceso de auditoria
administrativa de calidad.
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Actividad para el aprendizaje: Los estudiantes individualmente, formularan una Plan de Auditoria de la
Facultad de Administracin y Contabilidad. Lo disearan para ser realizado a la
Gestin 2007 y el plazo de ejecucin, ser de 30 das.
Bibliografa de Apoyo:
1. Auditoria Administrativa. Jos Antonio Fernndez Arena Edicin 1973
2. Auditoria Administrativa. Carlos Enrique Anaya Snchez Edicin 1978
Ejercicios de Autoevaluacin
1. Explique para que se formula el Plan de Auditoria Administrativa y cual es
su contenido
2. Que objetivo persigue la Direccin y Control del Plan de Auditoria Administrativa?
3. Comente sobre la ejecucin de la Auditoria administrativa y cuales son los factores mas importantes.
4. Que apreciacin tiene respecto a los tipos de informe que emite el auditor.
65
APLICACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA
4.1 APLICACIN EN LAS DIFERENTES REAS DE LA EMPRESA rea de Planeamiento:
El planeamiento consiste en definir los diferentes cursos de accin que
las organizaciones deben trazar con la finalidad de lograr sus objetivos y metas en el cumplimiento de sus propsitos institucionales, para los cuales fueron
creadas.
La planeacin debe cumplir con cuatro aspectos principales: 1) Contribucin al propsito y a los objetivos de la Empresa, 2) Preeminencia entre las tareas de la Gerente General, 3) Su generalizacin y 4) La eficiencia de los resultados.
La Auditora en el rea de planeamiento o planificacin como tambin
suele llamarse, demanda un procedimiento especial para obtener el tipo de
informacin que deber ser recopilada y analizada, de tal manera que se
obtenga la informacin mas importante y adecuada para arribar a conclusiones
concretas.
o Recopilacin de la informacin:
66
Recopilacin de la informacin escrita, como: Planes operativos,
programas, polticas, directivas, etc., sobre los cuales deben formularse las
preguntas siguientes:
o Se han formulado los planes de corto, mediano y largo plazo?
o Se han formulado los programas para la ejecucin de planes? o Todos los planes se han reflejado a travs de presupuestos? o Se han formulado los objetivos y las estrategias de planificacin para
todas las reas de la empresa?
o Se han formulado los planes independientes para cada rea de la
empresa?
o Qu criterios se han utilizado en la formulacin de los planes?
o Qu tipo de profesionales conforman el equipo de planeamiento?
o Qu destino tienen los planes formulados?
o Se ha difundido los planes a todos los miembros de la Empresa?
o Los planes indican, que se espera de cada uno de los miembros de la
organizacin?
o Existen rdenes expresas de los niveles superiores para la formulacin de
los planes?
o Los planes aplicados tienen algn tipo de evaluacin?
o Existen los mecanismos para la retroalimentacin de los planes?
o Los planes estn plasmados en documentos?
o La formulacin de los planes ha cumplido con los pasos o requisitos
indispensables?
o Existe un anlisis FODA de la organizacin?
67
o Se formularon los objetivos de corto, mediano y largo plazo? o Garantizan los objetivos, el crecimiento o el desarrollo de la organizacin
en el mercado?
o Los objetivos son claros, precisos y realizables? o Se disearon las polticas que garanticen la aplicacin de las estrategias?
o Se plantearon las reglas que permitirn el cumplimiento de los planes en
su conjunto?
o Tabulacin de la informacin:
Toda esta informacin debe ser seleccionada, tabulada y analizada, de
tal manera que en el estudio se tome en cuenta la informacin depurada, con
tal efecto se hace uso de formularios u hojas de trabajo diseadas para tal fin.
o Anlisis y evaluacin de la informacin:
Consiste en el anlisis minucioso de los documentos, los datos o
informacin, con la finalidad de determinar el grado de eficiencia en la
formulacin, ejecucin y control de los planes.
o Hojas de trabajo:
Existen diversidad de formularios para efectuar la auditoria y cada
auditor disea sus propios formularios para el examen, sin embargo, se plantea
un modelo.
68
}
FORMULARIO N
PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE:
EMPRESA PERIODO DE AUDITORA.. FECHA DE AUDITRA..
FORMULARIO DE RECOPILACION DE INFORMACIN
DOCUMENTO
AREA QUE
PROPORC.
N DE
FOLIOS
PERSONAL QUE
PROPORCIONA LA INFORMACION
OBSERVACIONES
1.Plan
Operativo
2. Manual de
Polticas
Planificacin
Gerencias
105
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Lic. Lus Salazar
Ing. Fernando Ortega
Se obtuvo en forma
inmediata.
Faltan datos
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FORMULARIO N
PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE:..
EMPRESA PERIODO DE AUDITORA.. FECHA DE AUDITRA..
FORMULARIO PARA TABULACIN Y ANALISIS DE INFORMACION
DOCUMENTOS DE PLANIFICACION
SI
NO
POR QU?
OBSERVACION
1. Existe planificacin en la empresa.
2. Existen planes Formulados en Documentos.
X
X
Existe una oficina que formula el presupuesto anual y el programa de de ejecucin mensual
Las autoridades no lo han hecho o en todo caso no se exigen
Se entiende a la planificacin como la formulacin de presupuestos solamente.
Hay una falta de orientacin, de responsabilidad y conocimiento
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FORMULARIO N
PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA DE:.. EMPRESA: PERIODO DE AUDITORA:.. FECHA DE AUDITRA:..
FORMULARIO PARA LA TABULACION Y ANALISIS DE INFORMACION
DOCUMENTO DE PLANIFICACION
SI
NO
POR QU?
OBSERVACION
1. El plan ha sido formulado en la fecha propicia.
2. El plan ha sido publicado y es de conocimiento de todos los integrantes de la empresa.
X
X
No existe en las rdenes en forma oportuna.
Porque los trabajadores no lo toman en cuenta para efectuar su trabajo.
No se ha comprendido la necesidad de planeacin.
No se ha creado conciencia pera el cumplimiento.
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FORMULARIO N
PROGRAMA DE AUDITORA EN EL REA:. EMPRESA: PERIODO DE AUDITORA:.. FECHA DE AUDITORA:.. DOCUMENTO A ANALIZAR:
FORMULARIO PARA EL ANALISIS COMPARATIVO DE LA INFORMACION DOCUMENTARIA
MODELO LA EMPRESA
AUDITADA
OBSERVACION
CONCLUSION
1. Los integrantes de la organizacin deben comprender el propsito y fines de la empresa.
2. Los Directivos deben comprender que la planeacin antecede a todas las dems funciones de la empresa.
Los integrantes no conocen cual es la misin o propsito de la empresa
El trabajado se realiza por inercia, no existe entusiasmo en los trabajadores.
No se ha tomado en cuenta los principios administrativos por parte de los directivos.
Estos formularios deben ser rediseados, cada vez que sean aplicados el otras
reas de la Empresa. El contenido y su complejidad son adaptados por el Auditor Administrativo, segn las funciones que desarrolla el rea
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rea de Comercializacin:
El rea de comercializacin esta encargada de las funciones de ventas,
promocin, publicidad, propaganda, definicin de clientes, determinacin del
precio, diseo, forma, presentacin y calidad del producto.
La Auditora Administrativa en el rea de comercializacin verifica si se
cumple con la funcin comercializadora, si hay debilidades en el proceso de
distribucin que ocasionen reduccin de participacin en el mercado. Adems
determina a las personas o ejecutivos responsables de tales debilidades.
El rea de Comercializacin por lo general tiene tres campos, que se
enuncian a continuacin:
Auditoria Interna (Dpto. de Comercializacin). Auditoria Externa (Anlisis de los Canales de Distribucin) Auditoria Interna y Externa
Cada una de las auditorias tiene un plan especfico que se detalla a
continuacin:
Se debe responder a las siguientes preguntas:
Existe un departamento de comercializacin? Es eficiente?
Existe por parte de los directivos de la organizacin, el criterio claro sobre la
comercializacin?
Mantiene el departamento de comercializacin una nmina de clientes por
reas geogrficas?
Existe una lista de clientes potenciales?
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Existe un file con las caractersticas de los clientes que contenga: a) edad, b) ingresos promedios, c) volumen de compras, d) reas de influencia, etc.?
Se cuenta con la relacin de fuentes de abastecimiento de los clientes?
Se tiene el estudio del mercado actualizado?
Se conoce cunto, cundo y como compran los clientes?
Hay un anlisis detallado de los motivadores y actitudes de compra del
cliente?
Cuenta el departamento con la informacin siguiente?:
a. Cantidad de competidores.
b. Cantidad y calidad de marcas.
c. Contribucin de cada marca en el mercado.
d. Ventajas diferenciales del producto con las dems marcas. Cuenta con un plan de comercializacin para los productos?
El plan de comercializacin tiene la estrategia apropiada para los productos
ofertados?
Existe un plan de ventas?
Se tiene un plan de promocin y publicidad?
Los planes fueron aplicados correctamente?
Existe el presupuesto para el funcionamiento del rea
El presupuesto esta bien formulado de tal manera que cubre las necesidades
del rea satisfactoriamente?
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El departamento cuenta con una seccin de diseo de los productos?
Hay investigaciones permanentes sobre la aceptacin del producto en el
mercado?
Existe coordinacin directa y permanente entre el departamento de
comercializacin y el departamento de produccin?
Cuenta el rea de comercializacin con un control por reas geogrficas y pronstico de ventas?
El departamento cuenta con el personal profesional idneo para el desarrollo
de sus funciones?
Las funciones del departamento de comercializacin se ajusta al plan general de la empresa?
Un plan de Auditora del aspecto externo de comercializacin tiene un
tratamiento especial, debiendo tratar entre otros factores sobre lo siguiente:
Qu canales de distribucin se utilizan en la empresa?
Qu canales de distribucin son los ms adecuados para el producto que se
oferta?
Los medios publicitarios que se utilizan son efectivos?
Las promociones han incrementado las ventas?
Los clientes se encuentran satisfechos con los productos, promociones y
mtodos de atencin?
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Existe reduccin de las cuotas de ventas por reas geogrficas?
Cules son los factores que influyeron en la reduccin de las ventas?
Hay otros problemas en el mercado?
Se atiende a los clientes, sean mayoristas o minoristas?
Qu estrategias emplea la competencia?
Son captadas, la disminucin de las ventas del competidor?
Cules son las razones que dan los clientes para no comprar los productos?
Qu opina el rea de distribucin respecto a la disminucin de las ventas?
Qu papel juegan los responsables de la comercializacin por la disminucin de las ventas?
Existe responsabilidad de los miembros de la empresa en la reduccin de
las ventas?
Qu hacen par revertir tal situacin?
Entre la informacin que se debe recopilar del rea de Comercializacin, se
encuentran los siguientes documentos:
o Plan de Comercializacin.
o Plan de ventas.
o Plan de Promocin y Publicidad.
o Plan de captacin de nuevos mercados.
o Relacin de reas geogrficas de ventas.
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o Rcord de ventas por cada vendedor.
o Relacin de clientes por reas geogrficas.
o Volmenes de ventas durante el perodo de auditora.
o Organizacin del rea de Comercializacin. o Relacin del personal que labora en el rea de Comercializacin. o Manuales de funciones y de procedimientos.
o Sistema de control en el rea de Comercializacin. o Presupuesto del rea de Comercializacin.
rea de Recursos Humanos:
El recurso humano en una empresa es el elemento y ms importante
para el logro de los objetivos, por tal razn debe ser seleccionado, reclutado e integrado a la empresa en forma tcnica y cientfica, de tal manera que
constituya un grupo humano organizado, que se oriente hacia el logro de los
objetivos establecidos.
Una buena administracin de los recursos humanos implica entre otros
aspectos lo siguiente:
a. Adecuada seleccin y reclutamiento del personal.
b. Especial atencin a la prctica de integracin, evaluacin y rotacin
interna del personal.
c. Eficiente plan de entrenamiento, capacitacin y desarrollo del personal.
d. Un perfecto registro y control del personal.
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Adems, se debe establecer un plan coherente que permita una
evaluacin real y objetiva, de tal manera que no se descuide ningn aspecto de la Empresa, con el contenido lo siguiente:
a. Denominacin de la Auditora.
b. Divisin de sistemas y sub-sistemas.
c. Mtodo de Auditora.
d. Procedimiento.
e. Cronograma de trabajo. f. Formulacin del informe.
El procedimiento, debe contener aspectos como la Planificacin,
Organizacin, Direccin y Control del Recuros Humano.
La informacin que se debe recopilar est constituida por todo tipo de
documentos que puedan dar luces o indicios sobre:
o Planes de provisin de recursos humanos.
o Polticas de seleccin de recursos humanos.
o Fuentes de reclutamiento de personal
o Polticas de integracin del recurso humano.
o Planes y polticas de rotacin del personal.
o Planes y polticas salariales.
o Planes y polticas de motivacin del personal.
o Planes y polticas de capacitacin.
o Planes y polticas de desarrollo de personal.
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o Planes y polticas de seguridad y de servicio social.
o Planes y polticas de control del recurso humano.
o Planes y polticas de evaluacin.
o Programas de incentivos.
o Programas de capacitacin y adiestramiento.
o Planes de seleccin, integracin, desplazamiento y rotaciones.
Se recopilar adems, informacin que detalle las polticas, sistemas,
mtodos y tcnicas de organizacin en el rea de Personal como:
o Organigramas de la Oficina de Recursos Humanos.
o Manual de organizacin y funciones.
o Reglamento interno de trabajo. o Directivas para el desempeo del personal.
o Normas de reclutamiento.
o Reglamento de seleccin de personal.
o Normas para el adiestramiento, capacitacin y desarrollo del personal.
o Sistemas de evaluacin de puestos.
o Sistemas de evaluacin del personal.
o Mtodos de integracin del personal.
o Sistemas salariales.
o Normas de seguridad y servicio social.
o Tcnicas de capacitacin y desarrollo del personal.
o Documentos y formularios del personal.
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Adems, se recopila los aspectos ms importantes y representativos del
rea y entre otros se debe solicitar lo siguiente:
o Manual de polticas para la administracin de personal.
o Directivas, resoluciones, normas sobre reclutamiento, integracin y
desarrollo de personal.
o Mtodos y tcnicas empleados para la seleccin, integracin y desarrollo
de personal.
o Sistema salarial existente.
o Resultados de evaluacin de puestos y personal.
o Resultados sobre la capacitacin.
o Resultados sobre la motivacin.
o Files de personal.
o Resultados de las rotaciones de personal.
o Estadsticas sociales.
o Resultados de la aplicacin de normas sobre recreacin y deporte.
o Mtodos y tcnicas de puntuacin empleados en la evaluacin de
personal.
o Estadsticas de ascensos, rotacin y movilizacin del personal.
o Estadsticas sobre cantidad, permanencia, calidad e identificacin y
contribucin del personal con la institucin.
El control de personal, tambin constituye una parte importante en la
administracin de personal, por lo que la recopilacin de la informacin se debe
referir a lo siguiente:
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o Mtodos y tcnicas empleadas en el control del personal.
o Estadsticas sobre vacaciones, rcord de asistencia, enfermedad, permisos
y licencias de cada ao.
o Tcnicas y mtodos de supervisin del personal.
o Mtodos y tcnicas de coordinacin con las dems oficinas para el control y
evaluacin del personal.
o Sistemas de sanciones y amonestaciones del personal.
o Mtodos empleados para el control de cumplimiento de planes, normas,
reglamentos y directivas en el rea de personal.
En la tabulacin de la informacin, se debe elaborar sbanas de trabajo que permita vaciar la informacin en forma adecuada para efectuar el anlisis
posterior.
El anlisis de la informacin, utiliza un mtodo que nos permite evaluar
en forma objetiva lo ocurrido en el rea de personal, como el anlisis causa/efecto, valorando el efecto de normas, directivas y acciones de personal
que se han dado en el perodo de investigacin, estableciendo si los resultados
logrados corresponden a los previstos. Por otro lado, se debe analizar el grado
de cumplimiento de polticas, reglamentos, directivas y disposiciones emitidas
en materia de personal.
rea de Finanzas:
La contabilidad proporciona la documentacin que bajo criterios definidos, normas generalmente aceptadas los cuales son elaborados de
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acuerdo a los ingresos y gastos ocurridos en determinado perodo. Las
finanzas tienen como funcin la adecuacin, anlisis y evaluacin de la
informacin contable con la finalidad de planificar, organizar, dirigir y controlar
aspectos relacionados como:
a) Determinacin de la estructura de activos de una empresa. b) Determinar y mantener niveles ptimos de activos circulantes. c) Determinacin de la estructura de capital de la empresa.
Estos aspectos constituyen la funcin de la Administracin Financiera, en
otras palabras vender sin causar dficit de caja o comprar maquinaria analizando alternativas de financiamiento, o lograr crditos sin que estos
constituyan cargas insalvables.
El plan de auditora para el rea de finanzas, se basa en primer lugar a
los datos generales, en segundo lugar se procede a establecer el mtodo para
el anlisis y en tercer lugar se establece la recopilacin de la informacin.
Posteriormente se efecta la tabulacin de la informacin, en quinto lugar se
realiza el anlisis de la informacin y finalmente se obtiene las conclusiones y
el informe final.
El procedimiento que se debe adoptar en una auditora administrativa en
el rea de finanzas, se inicia con el reconocimiento del rea para luego
establecer las secciones objeto de la auditora, en tal razn se toman en cuenta las polticas, decisiones, programas y directivas formuladas para la
captacin de efectivos para la empresa, as como los diferentes desembolsos
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que realiza la empresa para hacer frente a sus gastos corrientes, e inversiones
en equipos, infraestructura y otros.
La recopilacin de la informacin para la auditora administrativa en el
rea de finanzas se debe solicitar la informacin sobre planeamiento,
organizacin, direccin y control y son:
o Plan de ventas al contado y al crdito.
o Presupuesto del punto de equilibrio.
o Plan de apalancamiento financiero.
o Plan de inversiones en equipos, maquinarias e infraestructura.
o Plan de origen y aplicacin de fondos proyeccin de los estados financieros.
o Presupuestos de produccin, mano de obra, materiales, gastos generales y
otros.
o Presupuesto de flujo de caja. o Poltica de venta.
o Plan y polticas de manejo de capital de trabajo. o Presupuesto de la estructura financiera a corto, mediano y largo plazo.
o Cartera de clientes.
o Plan de emisin de valores negociables.
o Polticas de crdito.
o Planes de endeudamiento y/o arrendamiento financiero a corto, mediano y
largo plazo.
o Manual de organizacin y funciones del rea de finanzas.
o Manual de procedimientos de rea.
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o Autoridad y responsabilidad.
o Estructura orgnica del rea.
o Normas y reglas de crdito, compras y ventas.
o Personal directivo.
o Sistemas salariales en la oficina de finanzas.
o Sistemas de comunicacin en el rea.
o Mtodos y sistemas de capacitacin y desarrollo del personal.
o Recompensa remunerativas y morales.
o Directivas para la ejecucin de polticas y programas financieros. o I
