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INFORME AUDITORIA

CÓDIGO: R.7.PR.3-11.03

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FECHA: MAYO 9 DE 2012

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CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS

AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES

DEPARTAMENTO DE CALDAS VIGENCIA 2011

28 de JUNIO de 2012

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AUDITORIA A LOS ESTADOS CONTABLES

DEPARTAMENTO DE CALDAS

VIGENCIA 2011

JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor General de Caldas

MARIA CRISTINA ZULETA CEBALLOS

Profesional Especializado División Control Fiscal Micro

GLORIA ESPERANZA MARTÍNEZ LÓPEZ Líder de Auditoria

Auditores

MARIA YALILE MOLINA LÓPEZ WILLIAM ANDRÉS ESTRADA BLANDÓN

MIGUEL ÁNGEL SOTO GONZALEZ JENNY CONSTANZA OSORIO VÉLEZ

MAGDA YADIRA GONZALEZ VILLARREAL LUISA FERNANDA RIOS GIRALDO

CRISTIAN JIOVANY VALENCIA GRISALES

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CONTENIDO DEL INFORME

Página 1. CONCEPTOS 1.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 5 1.2. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS 5 1.3. PRINCIPIO DE GESTION CONTINUADA 7 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 9 2.1 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 9 3 HALLAZGOS 12 4. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 121 5. ANEXOS 129 5.1 MATRIZ DE CALIFICACION DE HALLAZGOS 129 5.2 EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 170 5.3 ESTADOS FINANCIEROS 171

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Manizales, 28 de junio 2012 Doctor GUIDO ECHEVERRI PIEDRAHITA Gobernador Departamento de Caldas Manizales Respetado Gobernador. La Contraloría General de Caldas, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó una Auditoria al Departamento de Caldas, con el fin de conceptuar sobre la calidad del Sistema de Control Interno Contable y dictaminar los estados contables con corte a diciembre 31 de 2011. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Caldas. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoria gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoria (NIAS), y con políticas y procedimientos de Auditoria prescritos por la Contraloría General de la República, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de esta Contraloría Departamental. ALCANCE DE LA AUDITORÍA. La auditoria a que se refiere el presente informe tuvo como alcance:

Comprobar que las operaciones financieras y económicas cumplan con los parámetros normativos vigentes para el año 2011.

En el proceso de planeación el auditor estableció el alcance de pruebas sustantivas y de cumplimiento que respaldarán los pronunciamientos que fueron emitidos.

Se examinó si el Departamento de Caldas, logró los objetivos acorde con su planeación estratégica en el área financiera.

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Se examinaró la economía, eficiencia, eficacia y equidad en la administración de los recursos públicos.

A partir de lo anterior se dictaminó los estados financieros a través de la razonabilidad de los saldos en las diferentes cuentas.

LIMITACIONES EN EL PROCESO AUDITOR. La falta de oportunidad en la entrega de cierta información limitó el normal desarrollo del proceso auditor. La Contraloría General de Caldas requirió mediante oficio de fecha 8 de mayo de 2012 con radicado No. 2012 – IE – 00001610 copia del contrato 24122008 – 1931 con los documentos soportes; información que fue puesta a disposición de este organismo de control mediante oficio de 24 de mayo de 2012 con radicado No. 2012 – EI – 00002632; es decir, un día después de haber sido enviada al sujeto de control la carta de observaciones con los resultados del proceso auditor.

1. CONCEPTOS. 1.1. CONCEPTO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE. Los hallazgos planteados en este informe, producto de la auditoria a los estados financieros de la vigencia 2011, dejan en evidencia que en el Departamento de Caldas no existe un adecuado mecanismo de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, que permita lograr calidad y confianza en la información financiera conforme a los objetivos de la Contabilidad Pública. La evaluación de los componentes del control interno financiero y contable del Departamento de Caldas, bajo los principios de eficacia, eficiencia y economía en las actividades de control en la prevención y monitoreo presentó una calificación promedio de 1,41 equivalente a un NIVEL DE RIESGO MEDIO. 1.2. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS. La Contraloria General de Caldas emite OPINIÓN NEGATIVA sobre los Estados Financieros del Departamento de Caldas por la vigencia fiscal 2011. En nuestra opinión, por lo expresado en el cuerpo del informe, los Estados Financieros del Departamento de Caldas, no presentan razonablemente, la situación financiera por el año terminado a 31 de diciembre de 2011, y los resultados de sus operaciones, de conformidad con los principios y normas de

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contabilidad universalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. A nuestro juicio, los errores e incertidumbres que afectan la razonabilidad del Balance General consolidado a 31 de diciembre de 2011 son: Activo

Cifras en millones de pesos

CUENTA VALOR % REPRESENTACIÓN

Rentas por Cobrar 5.468 0.45

Otros Deudores 151.232 12.39

Propiedades, Planta y Equipo 35.097 2.89

Otros Activos (Corriente) 3.102 0.25

Otros Activos (No Corriente) 181.634 14.88

TOTAL REPRESENTACIÓN ACTIVO 30.86

De las cuentas auditadas del activo el 30.86% presentan inconsistencias en la razonabilidad de los saldos. Pasivo y Patrimonio


CUENTA VALOR % REPRESENTACIÓN

Créditos Judiciales 112 0.01

Provisión para Contingencias 6.998 0.57

Pasivos Estimados (Pensiones) 283.888 23.26

Resultado del Ejercicio 46.174 3.78

TOTAL REPRESENTACIÓN PASIVO 27.62

De las cuentas auditadas del Pasivo más Patrimonio el 27.62% presentan inconsistencias en la razonabilidad de los saldos. Es importante precisar, que la falta de conciliación de la información contable entre las Secretarias de Hacienda, General y Jurídica se constituyó en factor determinante en el resultado de la OPINIÓN NEGATIVA a los estados financieros, toda vez que en cada una de las mismas se produce la información fuente que soporta la contabilidad del Ente Territorial.

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En relación con el control interno contable las evaluaciones realizadas indican NIVEL DE RIESGO MEDIO, en donde se advierte situaciones que deben mejorarse con el fin de lograr mayor confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información contable. 1.3. PRINCIPIO DE GESTION CONTINUADA. La información contable presentada por el DEPARTAMENTO DE CALDAS a diciembre 31 de 2011 permitió evidenciar en las diferentes cuentas del activo, pasivo y patrimonio inconsistencias que determinaron OPINIÓN NEGATIVA sobre los estados financieros de la vigencia 2011; hecho que no permitió conocer la realidad de la situación financiera y económica del Ente a partir de una valoración de indicadores financieros; peor aún si se tiene presente que la opinión de la vigencia 2010 fue igualmente negativa. Sin embargo en el estudio realizado se advierten factores de riesgo que pueden afectar en un futuro sus finanzas, como son los fallos que puedan derivarse por demandas en procesos civiles, laborales y administrativos, sin que se hayan realizado evaluaciones de riesgo que permitan tomar decisiones adecuadas respecto a la Provisión, con el fin de reducir el impacto que pueda generarse por un fallo en su contra. HALLAZGOS. En desarrollo de la presente auditoria, se establecieron veintidós (22) hallazgos administrativos de los cuales seis (6) tienen presunta connotación fiscal y dos (2) presunta connotación disciplinaria, los cuales serán trasladados a la autoridad competente. PLAN DE MEJORAMIENTO. Independiente de los hallazgos que se detallarán en el cuerpo de este informe, la Entidad deberá suscribir un plan de mejoramiento para subsanar las deficiencias comunicadas, el cual deberá ser monitoreado por la Oficina de Control Interno de la Entidad Territorial Departamento de Caldas. Dicho Plan de Mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas por esta Contraloría, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

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Así mismo, la Entidad deberá enviar dentro de los diez (10) días siguientes a la comunicación del informe, oficio mediante el cual manifiesten la adopción del plan de mejoramiento. Cordialmente, JORGE EBER WHEELER ARCILA Contralor Departamental de Caldas

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 2.1. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Objetivo Evaluar la efectividad de los controles implementados en el proceso contable del Departamento de Caldas a diciembre 31 de 2011 y verificar que se haya garantizado la generación de información financiera razonable, confiable, relevante y comprensible. Metodología La Contraloría General de Caldas, consideró pertinente evaluar el control interno contable a partir de la identificación de elementos de control en los aspectos generales del proceso contable y en las diferentes cuentas del activo, pasivo, patrimonio y cuentas de resultado para lo cual se establecen los siguientes parámetros:

Riesgo Valoración

Bajo 1

Medio 2

Alto 3

Las valoraciones realizadas muestran los siguientes resultados

Elemento de Control Riesgo

Proceso Contable Medio

Activo Alto

Pasivo Medio

Patrimonio Medio

Cuentas de Resultado Medio

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO CONTABLE Los componentes considerados en la evaluación del proceso correspondieron a valorar el cumplimiento de la Ley 298 de 1996.

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La evaluación de los componentes del control interno financiero y contable del Departamento de Caldas, bajo los principios de eficacia, eficiencia y economía en las actividades de control en la prevención y monitoreo presentó una calificación promedio de 1,41 equivalente a un NIVEL DE RIESGO MEDIO, donde se advierten las siguientes situaciones: La Evaluación del Sistema de Control Interno Contable en sus componentes Generales dio como resultado un RIESGO BAJO toda vez que la entidad territorial cuenta con:

Área contable y financiera.

Manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera.

Libros oficiales de contabilidad.

Manuales de sistemas y procedimientos contables.

Archivos organizados para la documentación contable.

Conciliaciones de operaciones reciprocas con las entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones.

Sin embargo no cuenta con un adecuado control interno contable en los siguientes aspectos:

Aplica parcialmente el Régimen de Contabilidad Pública vigente y demás normas técnicas contables para el registro de sus operaciones.

No existe una adecuada articulación entre el área contable y financiera con planeación.

Las notas a los Estados Contables no cumplen con su fin primordial como es el de dar claridad a los estados financieros.

En lo referente a los Componentes Específicos Área del Activo se percibe un RIESGO ALTO, del cual se desprenden componentes con riesgo medio y alto. Componentes con riesgo medio:

No se cuenta con un completo manual de procedimientos para la adquisición y/o realización de inversiones de portafolio.

No se valorizan la totalidad de las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado.

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No se realizan la totalidad de conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los saldos reales en este grupo.

En rentas por cobrar, no existen registros contables auxiliares por contribuyente

Componentes con riesgo alto: Los archivos relacionados con la documentación contable, no permiten a las Secretarías de Hacienda u organismo recaudador conocer los estados de cuenta de cada uno de los contribuyentes.

No existe un procedimiento para hacer un seguimiento a la extinción de obligaciones tributarias, en la modalidad de "Dación de Pago".

No existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, a nivel de contribuyente, por vigencia, por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información.

No se encuentran registradas todas las propiedades, planta y equipo.

La entidad no cuenta con la totalidad de los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus estados financieros.

La entidad no calcula en la totalidad de los bienes la depreciación acumulada en forma individual.

No se encuentran debidamente valorizados y actualizados los registros de esta cuenta.

La entidad no dispone de un adecuado inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y conciliado con la contabilidad.

Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos los cuales no están debidamente registrados en la contabilidad.

En la cuenta Deudores, no se concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas.

Para los bienes de beneficio y uso publico no se tienen los títulos de propiedad, como tampoco se encuentran debidamente registrados con su respectivo avaluó técnico.

No se aplican procedimientos de conciliación de transacciones entre las distintas secciones de la entidad.

Área del Pasivo se percibe un RIESGO MEDIO, del cual se desprenden componentes con riesgos mínimos y altos. Componentes con riesgo alto:

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La entidad no tiene debidamente depurados sus pasivos pensiónales por lo tanto el cálculo de los mismos no son reales lo que conlleva a que los registros contables ofrezcan incertidumbre.

Área del Patrimonio se advierte un RIESGO MEDIO como afectación directa de inadecuados registros en el activo y/o pasivo. Por lo tanto, no se tienen controles adecuados para el manejo de los grupos de cuentas del patrimonio. En cuanto a las cuentas de resultado la evaluación del control interno contable arrojó un RIESGO MEDIO debido a que: Los ingresos y los gastos no se registran oportunamente en la vigencia a la cual corresponden, por ende se aplica parcialmente el principio de acusación. 3. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA Hallazgo Administrativo No. Uno. Con mérito para aperturar Proceso Administrativo Sancionatorio. Deficiencias en la rendición de cuenta, formatos del SIA. Criterio Mediante el Artículo 10 de la Resolución No. 0011 del 19 de enero de 2010, la Contraloría General de Caldas, establece los métodos y la forma de rendir la cuenta en el Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas “Sistema Integral de Auditoria – SIA” y la Ley 42 de 1993 artículos 99 y siguientes. Condición. El Departamento de Caldas rindió la cuenta correspondiente a la vigencia inmediatamente anterior en el tiempo estipulado, es decir hasta el 28 de febrero de 2012. El Formato F01_AGR_Anexo_4_Libro_Mayor _y _ balancees fue mal rendido por parte del ente territorial, toda vez que éste debe reportar los saldos finales de la vigencia anterior, es decir saldos a 31 de diciembre de 2010, además de los movimientos debitos y créditos del 2011 y en este caso se rindió en el aplicativo, el último trimestre de la vigencia 2011, situación que generó traumatismo al proceso de planeación de la auditoria.

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Por lo tanto para el desarrollo de la auditoria, el Libro Mayor y Balances del período comprendido entre el 1 de enero a 31 de diciembre de 2011 debió ser requerido por el equipo auditor, situación que permitió detectar que el Sistema de Gestión Financiera Territorial –SAP en lo que hace referencia al módulo de contabilidad no acumula los saldos de las diferentes subcuentas en las cuentas, grupos y clases; de donde se infiere inadecuada parametrización del software. Hecho que origina desgaste de tiempo para el personal de la unidad de contabilidad, toda vez que se requiere exportar la información a Excel para acumular saldos, además de generarse riesgos en el momento de manipular la información. Causa.

El formato F01_AGR_Anexo_4_Libro_Mayor _y_Balances fue mal rendido debido a la no aplicación de la Resolución No. 0011 del 19 de enero de 2010 de la Contraloría General de Caldas.

El libro Mayor y Balances no acumula Saldos. Efecto.

Mala rendición de la Cuenta en el SIA.

Riesgos en el momento de manipular la información. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en el derecho de contradicción manifiesta “Del Sistema de Gestión Financiera Territorial “SAP”, genera el libro mayor y balances de forma mensual, pero de acuerdo con los requerimientos de la Contraloría General de Caldas, solicitan la información a ocho (8) dígitos de forma acumulada del 1° de enero al 31 de diciembre de cada vigencia. Para generar el Libro Mayor y Balances de forma acumulada, el sistema reporta dicho informe a tres (3) niveles, más el auxiliar correspondiente al movimiento.

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR

X X XX XX

Contabilidad solicitará a la Unidad de Sistema se tenga en cuenta el nivel faltante en el libro mayor y balance, para involucrarlo en la contratación de desarrollos”.

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Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. La entidad territorial acepta la observación por ende ésta se confirma. Hallazgo Administrativo No. Dos. Deficiencia en la conformación del personal en la Unidad de Contabilidad. Criterio Ley 298 de 1996 Artículo 5º. Oficinas contables. “Para garantizar el adecuado registro contable de todas las operaciones del sector público, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de la presente ley, las autoridades competentes reestructurarán las áreas financieras y contables actualmente existentes con el objeto de que asuman la función de contaduría en cada una de las entidades u organismos que integran la administración pública”. Decreto No. 00900 de diciembre de 2001 del Departamento de Caldas. “Por medio del cual se determina la estructura de la administración departamental del orden central, las funciones de sus dependencias y las escalas de remuneración correspondiente a sus distintas categorías de empleo”. Decreto No. 00901 de diciembre de 2001 del Departamento de Caldas. “Por medio del cual se adopta la planta de cargos, se determinan los grupos funcionales e informales y se distribuyen los diferentes empleos en cada una de las dependencias de la administración central del Departamento de Caldas”. Resolución No. 2484 del 16 de julio de 2008 del Departamento de Caldas. “Por medio de la cual se adopta el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias para los funcionarios de la Gobernación de Caldas”. Condición. La Unidad de Contabilidad actualmente esta conformada por el siguiente personal: Un (1) Profesional Especializado Un (1) Profesional Universitario Tres (3) Auxiliares Administrativos Grado 03 Un (1) Auxiliar Administrativo Grado 04 Para un total de seis personas.

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La Unidad de Contabilidad del Departamento de Caldas no se encuentra completa en su estructura de personal, como consecuencia del incumplimiento de la Resolución No. 2484 de julio 16 de 2008 la cual señala que las funciones de dicha unidad deben ser desarrolladas por 11 funcionarios entre profesionales, técnicos y auxiliares administrativos; al momento de la ejecución de esta auditoria se observa que los procesos en la unidad de contabilidad están siendo realizados por seis (6) funcionarios, de donde se desprende una carga laboral extra para los mismos, lo que en algún momento puede afectar la calidad de las labores. Por lo tanto, se hace necesario, que la Entidad Territorial analice la distribución de funciones en esta área y así determinar los profesionales requeridos para el fortalecimiento de la misma con el propósito de establecer procedimientos como: Manejo de embargos, Bonos y cuotas partes pensiónales, inversiones patrimoniales, informes a diferentes órganos de control, conciliación de saldos con diferentes entidades entre otras, lo que generará una mayor calidad de la información y repartirá de manera equitativa las cargas laborales. De otra parte, la reducción en el personal de la Unidad de Contabilidad influye directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros; lo que impacta de forma negativa las finalidades asignadas al control interno contable. Causa. Procedimientos que no se encuentran debidamente fortalecidos por deficiencia en la conformación del personal en la Unidad de Contabilidad. Efecto. Incertidumbre en algunas cifras reportadas en la contabilidad del Ente Territorial y que en conjunto conllevan a una opinión negativa de los estados financieros para la vigencia 2011. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en el derecho de contradicción manifiesta “Respecto a la planta de cargos de la Unidad de Contabilidad, se tienen aprobados 11 cargos, estando realmente 6 funcionarios en la actualidad cumpliendo sus funciones de manera directa en la misma. Por necesidad del servicio, en razón a la planta global, y por solicitud verbal del Jefe de la Unidad de Contabilidad en el mes de enero a la Secretaría General, solicitó el traslado de tres funcionarios, las cuales se trasladaron para el Grupo de Cobro coactivo y

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Unidad de rentas, con el fin de buscar funcionarios de un mejor perfil profesional, que apoyen de forma más efectiva la unidad.

DENOMINACION CARGOS APROBADOS

CARGOS OCUPADOS

CARGOS FALTANTES

PROFESIONAL ESPECIALIZADO 03 1 1 0

PROFESIONAL UNIVERSITARIO 1 1 0

TECNICO OPERATIVO 04 1 0 1

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 3 0 3




TOTAL 11 6 5

Las funcionarias trasladadas para otras dependencias, atendiendo solicitud del Jefe de la Unidad fueron: Beatriz Cardona Cardona – Auxiliar Administrativo 01, trasladada para cobro coactivo, a partir de febrero 20 de 2.012, ingresó por concurso en el 2.011, y superó período de prueba. Carmenza Villa López – Auxiliar Administrativo 03, trasladada para cobro coactivo, a partir de febrero 20 de 2.012. Elizabeth Castaño Pérez – Auxiliar Administrativo 02, trasladada para Unidad de Rentas, a partir de febrero 20 de 2.012, ingresó por concurso en el 2.011, y superó período de prueba. Lorena Arias Osorio, técnico operativo 04, solicitó traslado de dicha dependencia, ingresó por concurso en el 2.011, por lo cual se trasladó para la Unidad de Tesorería, a partir de abril 12 de 2.012, con el fin de asumir las labores de un funcionario que salió por efecto de una lista de elegibles, sin embargo ha continuado apoyando las labores de la unidad de contabilidad, dado que el cargo de Tesorería no le ocupa la totalidad del tiempo. Margarita María Ocampo, auxiliar administrativo 04, se dio por terminado el nombramiento provisional a partir del 3 de mayo de 2.012, por efecto de lista de elegibles. Hasta el mes de febrero de 2.011, estuvo en la unidad de contabilidad, la señora Paula Milena Sepúlveda, en el cargo de profesional Universitaria, quien concursó para un cargo en la Unidad de Tránsito, siendo traslada a ésta.

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Adjuntamos copia de los oficios de traslado antes mencionados, y terminación de nombramiento provisional. En la medida que se avance con el proceso de concurso adelantado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, se reacomodarán los cargos en cada una de las dependencias, sin embargo se estudiará los traslados correspondientes del personal que le corresponde por planta de personal a dicha unidad para cubrir tales deficiencias. Se resalta que las deficiencias de personal en la unidad de contabilidad se vienen presentando desde finales del mes de febrero del presente año, y la única deficiencia de personal ha sido de un cargo del nivel auxiliar, sin embargo existieron dos profesionales universitarios hasta el mes de febrero de 2.011, estando sólo aprobado un cargo de profesional en dicha unidad, estando la planta totalmente ocupada dicha planta hasta el mes de febrero de 2.012. Es importante anotar, que con el fin de garantizar la adecuada prestación del servicio en esta unidad, y ante la falta de personal del nivel profesional que pueda apoyar las labores de la unidad de contabilidad (conciliaciones bancarias, cierre mensual, etc.), se aprobó la contratación de dos profesionales durante la vigencia 2.011, para la actual vigencia no se ha aprobado contratación para dichas labores. Por lo anterior, se puede concluir que las deficiencias de personal en la unidad de contabilidad, según lo expuesto por la Contraloría General de Caldas, no existieron durante la vigencia del año 2.011, período auditado al que corresponde dicho informe”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. A la Administración Departamental le asiste la razón cuando en el ejercicio de contradicción manifiesta que la planta de cargos de la Unidad de Contabilidad estuvo cubierta en la vigencia 2011. Sin embargo, al momento de realizar la auditoria de campo por parte de este organismo de control (abril y mayo de 2012), se detectó que la unidad en mención solo contaba con seis funcionarios. Es preciso anotar, que si bien la Contraloria General de Caldas en su momento se encontraba auditando la vigencia 2011, es apenas su deber como organismo de control realizar pronunciamientos acerca de situaciones que pudiesen haber afectado o en el futuro influir de manera negativa en los resultados de los diferentes procesos y que impidan reflejar de manera real la situación financiera, económica, social y ambiental del ente auditado.

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Como se manifiesta en la réplica, la solicitud verbal del Jefe de la Unidad de Contabilidad sobre el traslado de tres funcionarios tenía como finalidad buscar un mejor perfil profesional para apoyar de forma más efectiva la unidad, solicitud que es apenas obvia, ya que como lo manifestó la Contraloria en el hallazgo administrativo No. 2 es primordial el fortalecimiento de procedimientos en: Manejo de embargos, Bonos y cuotas partes pensiónales, inversiones patrimoniales, informes a diferentes órganos de control, conciliación de saldos con diferentes entidades entre otras, lo que generará una mayor calidad de la información y repartirá de manera equitativa las cargas laborales. Procedimientos éstos que se trataron con profundidad a lo largo de este informe y que presentan riesgos para los recursos del erario; cuyo efecto es la incertidumbre en las cifras reportadas en la contabilidad, que en conjunto conllevan para la vigencia 2011 a una opinión negativa de los estados financieros del Departamento de Caldas. Por las razones anteriormente mencionadas la observación continúa. Hallazgo Administrativo No. Tres. Falta de Integralidad del Software “SISCAR” al Sistema de Gestión Financiera Territorial - SAP Criterio. Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública. Condición. En la auditoria realizada al Departamento de Caldas, se observó que la Unidad de Rentas no cuenta con un módulo integrado con la Unidad de Contabilidad para el manejo del impuesto de vehículos, toda vez que los mismos se registran en el software “SISCAR” totalmente independiente del Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP en el cual se condensan los diferentes procesos del ente territorial, situación que conlleva a un doble proceso puesto que las cifras son reportadas de manera mensual a la Unidad de Contabilidad para ser registradas con los riesgos inmersos en este procedimiento. Causa. Sistemas independientes, falta Integralidad del Software “SISCAR” al Sistema de Gestión Financiera Territorial - SAP

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Efecto. Doble proceso en el registro del impuesto de vehículos generando riesgo en el procedimiento. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en la réplica expresa “En SAP no se cuenta con la funcionalidad del modulo de ingresos PSCD (deudores o rentas) que involucra el registro de terceros detallado, por esta razón en SISCAR se tiene el detalle de la información de contribuyentes de manera detallada por impuesto de vehículo, debido a esto la integración entre ambos sistemas se hace de manera consolidada por cuenta mayor y se refleja en el modulo de contabilidad de SAP SISCAR genera los reportes con todas las cuentas contables de manera automática del régimen de contabilidad pública y en contabilidad se realizan los registros de forma global”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Conforme a la respuesta de la Entidad Territorial, indudablemente se genera en la Unidad de Contabilidad un doble proceso y unos riesgos inmersos; por lo tanto la observación se confirma.

Hallazgo Administrativo No. Cuatro. Deficiencias en la gestión de cobro de cartera del Impuesto de Vehículos e Incremento progresivo del mismo entre los años 2.009 y 2.011. Criterio. Ley 488 de 1998, Ley 788 de 2002 Artículos 59 y 86, Ley 1066 de 2006, Decreto 4473 de 2006, Estatuto Tributario Artículo 817, Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública. Condición. La cartera del impuesto de vehículos entre los años 1999 y 2006 asciende al valor de $5.225.819 millones, suma que no contempla intereses de mora y sanciones, cifra susceptible de prescripción, conforme a los parámetros establecidos en el Estatuto Tributario, Ley 1066 de 2006 y Decreto 4473 de 2006. Inicialmente, hay que advertir, que la Entidad Territorial cuenta con un término de cinco años para realizar las acciones y/o gestiones de cobro de sus impuestos a

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los contribuyentes tal como lo establecen los artículos 59 y 86 de la Ley 788 de 2002, así: “ARTÍCULO 59. PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO TERRITORIAL. Los departamentos y municipios aplicarán los procedimientos establecidos en el Estatuto Tributario Nacional, para la administración, determinación, discusión, cobro, devoluciones, régimen sancionatorio incluido su imposición, a los impuestos por ellos administrados. Así mismo aplicarán el procedimiento administrativo de cobro a las multas, derechos y demás recursos territoriales. El monto de las sanciones y el término de la aplicación de los procedimientos anteriores, podrán disminuirse y simplificarse acorde con la naturaleza de sus tributos, y teniendo en cuenta la proporcionalidad de estas respecto del monto de los impuestos. ARTÍCULO 86. TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO. Modificase el artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual queda así: “Artículo 817. Término de prescripción de la acción de cobro. La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de:

1. La fecha de vencimiento del término para declarar, fijado por el Gobierno Nacional, para las declaraciones presentadas oportunamente.

2. La fecha de presentación de la declaración, en el caso de las presentadas en forma extemporánea.

3. La fecha de presentación de la declaración de corrección, en relación con los mayores valores.

4. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión.

La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será de los Administradores de Impuestos o de Impuestos y Aduanas respectivas”. De otra parte, se evidencia un incremento progresivo en el impuesto de vehículos entre los años 2.009 y 2.011, situación diferente al comportamiento del mismo entre los años 1.999 y 2.008, afectando la liquidez del tesoro público y por ende el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Además con los incrementos de cartera detectados en los últimos años (2009, 2010 y 2011) y la poca cultura de pago de los contribuyentes, se multiplican los posibles riesgos de prescripciones, toda vez que no se evidencian políticas de recuperación en cuanto a la gestión de recaudo de una manera ágil, eficaz, eficiente ni oportuna; en desacato a los principios que rigen la función pública.

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COMPARATIVO DE CARTERA – IMPUESTO DE VEHÍCULOS VIGENCIAS 1999 A 2011


Fuente: Sistema SISCAR.

Causa. Falta de gestión de cobro en el impuesto de vehículo. Efecto. Disminuyen los ingresos para el Departamento de Caldas. Comentario de la Entidad. El Sujeto de Control expresa “Para las Vigencias de 1999 y 2001 del Impuesto Sobre Vehículos Automotores-ISVA, se encuentran con mandamiento ejecutivo de pago, por lo tanto no hay riesgo de prescripción. Para las vigencias de 2002 a 2008, el mandamiento ejecutivo de pago ya se realizó. No obstante, se publicarán antes del 30 de junio de 2012 todos los

AÑO IMPUESTO

VARIACIÓN ENTRE AÑOS

VARIACIÓN

% IMPUESTO

VARIACIÓN ENTRE AÑOS

VARIACIÓN

%

A 31 de DICIEMBRE 2010 A 31 de DICIEMBRE 2011

1999 $ 510.112 $ 490.502

2000 $ 498.388 -$ 11.724 -2,30 $ 482.679 -$ 7.823 -1,59

2001 $ 549.990 $ 51.602 10,35 $ 530.979 $ 48.300 10,01

2002 $ 595.164 $ 45.174 8,21 $ 577.698 $ 46.719 8,80

2003 $ 645.711 $ 50.547 8,49 $ 626.213 $ 48.515 8,40

2004 $ 778.023 $ 132.312 20,49 $ 751.462 $ 125.249 20,00

2005 $ 862.215 $ 84.192 10,82 $ 831.001 $ 79.539 10,58

2006 $ 975.827 $ 113.612 13,18 $ 935.285 $ 104.284 12,55

2007 $ 1.249.697 $ 273.870 28,07 $ 1.161.551 $ 226.266 24,19

2008 $ 1.594.453 $ 344.756 27,59 $ 1.400.229 $ 238.678 20,55

2009 $ 1.856.273 $ 261.820 16,42 $ 1.566.772 $ 166.543 11,89

2010 $ 3.008.689 $ 1.152.416 62,08 $2.157.868 $ 591.096 37,73

2011 $3.931.940 $ 1.774.072 82,21

TOTAL $ 13.124.542 $ 15.444.179

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mandamientos que no pudieron ser notificados personalmente debido a cambios en los lugares de residencia de los contribuyentes, siendo devueltos por el correo. Para lo anterior ya se tiene todo el montaje para que salga publicado en la página web de la Gobernación como lo establece la ley anti-trámites. Adicionalmente se están realizando las gestiones para que también sea publicado en un diario de circulación nacional tal como lo ordena el Estatuto Tributario Nacional. Respuesta Rentas

2010 2011 % En $ VehículosVariación en

anual

1999 510,112 490,502 -3.8% -19,610 37,146

2000 498,338 482,679 -3.1% -15,659 38,515 1,369

2001 549,990 530,979 -3.5% -19,011 40,213 1,698

2002 595,164 577,698 -2.9% -17,466 42,530 2,317

2003 645,711 626,213 -3.0% -19,498 44,983 2,453

2004 778,023 751,462 -3.4% -26,561 47,709 2,726

2005 862,215 831,001 -3.6% -31,214 50,940 3,231

2006 975,827 935,285 -4.2% -40,542 56,291 5,351

2007 1,249,697 1,161,551 -7.1% -88,146 62,089 5,798

2008 1,594,453 1,400,229 -12.2% -194,224 67,715 5,626

2009 1,856,273 1,566,772 -15.6% -289,501 72,659 4,944

2010 3,008,689 2,157,868 -28.3% -850,821 79,357 6,698

Saldo 1999 - 2010 13,124,492 11,512,239 -12.3% -1,612,253

2011 3,931,940 88,251 8,894

COMPARATIVO DE CARTERA IMPUESTO DE VEHICULOS 1999-2010 (NO

INCLUYE INTERESES Y SANCIONES)Saldo de Cartera

Impuesto (miles de $)

Comparativo

saldos (Variación

Parque automotor

(Unidades)Año

Fuente: Secretaría de Hacienda- Unidad de Rentas sistema SISCAR Algunos de los factores que han generado un aumento en la cartera en los años 2009, 2010 y 2011 son:

1. Aumento del parque automotor en dichos periodos ha sido de 20.536 vehículos, dado principalmente por un menor valor comercial y mayores facilidades de compra, lo que incrementó significativamente el número de vehículos en el Departamento.

2. Ingreso al Parque automotor de Camperos y Camionetas de Alta Gama cuya valor de impuesto es mayor (Aprox. 1900 vehículos).

3. Aumento en los valores del rango tarifario por parte del Ministerio de Transporte entre dichos años.

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Adicionalmente algunas de las políticas para la recuperación de cartera adoptadas son:

1. Inscripción de medida cautelar de Embargo y Orden de Secuestro, a los vehículos que presentan deudas de vigencias menores o iguales a 2008, lo que impide que se realicen trámites de tipo comercial.

2. Elaboración y notificación de Emplazamientos previos por no declarar y de Liquidaciones Oficiales de Aforo de las vigencias 2009 y 2010.

3. Actualización del Reglamento de Cartera Decreto 042 de 2012, el cual establece los requisitos necesarios para realizar acuerdos de pago.

Ampliación de las modalidades de pago:

La implementación de pagos vía web-PSE.

Se permitió el recaudo a nivel Nacional en los Bancos Davivienda y Occidente, con código de Barras.

En los Vencimientos del Impuesto se ha contado con horarios adicionales, y una sucursal móvil en el pasaje de la gobernación.

Para el próximo vencimiento se logró acceder a puntos adicionales de recaudo en Mercaldas.

Gestión con el Transito de Manizales para actualización en línea de la base de datos, acorde con los tramites que allí se adelanten.

Solicitud de bases de datos de nominas con diferentes empresas e instituciones públicas, para actualización de bases de datos y posibilidad de embargo de salarios.

Llamadas Telefónicas a los morosos en el impuesto sobre vehículos automotores, las cuales han generado respuestas positivas de los deudores.

Implementación de Campañas publicitarias que promueven el pago de impuesto.

Presencia en la Feria de la Horticultura en 2011 con una pancarta en la temporada taurina”.

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Frente a lo dejado de cobrar respecto al impuesto de vehículos e incremento de cartera del mismo, las explicaciones dadas en el derecho de contradicción no son razonables para esta Contraloria, ya que el hecho de que haya aumentado el parque automotor matriculado en la Unidad de Rentas del Departamento, no es óbice para que la cartera se incremente por cuanto la Administración Departamental ha venido haciendo grandes inversiones en el mejoramiento de las bases de datos y ha dispuesto herramientas tecnológicas para mejorar el recaudo,

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sin que se advierta un mejoramiento en tal sentido pese a los alivios o amnistías que la ley ha venido otorgando, sin que se reflejen las inversiones realizadas en consideración a los recaudos y cobros coactivos. Por las razones expuestas anteriormente la observación continúa. Observación No. Cinco. (Desvirtuada) Falencias en el manejo de los acuerdos de pago suscritos por Impuesto de Vehículos. Criterio. Ley 488 de 1998 articulo 138, Ley 1066 de 2006, Ley 594 de 2000, Instructivo No. 015 de diciembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación, Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública. Condición. Entre los años 2010 y 2012 por concepto del impuesto de vehículos la Unidad de Rentas ha suscrito acuerdos de pago, así:

Vigencia Número de acuerdos de pago suscritos

2010 212

2011 408

2012 101

Fuente: Certificación U.R. 251 de abril 25 de 2012.

Se solicitó a la Unidad de Rentas del Departamento de Caldas una muestra de 97 acuerdos de pago suscritos allí por quienes adeudan el Impuesto de Vehículos, de los cuales solo se reportaron 32, lo que permite establecer que el alto grado de desorganización evita un adecuado control de los mismos. De los expedientes revisados, se estableció algunos aspectos, en cuanto a los acuerdos de pago suscritos ante la Unidad de Rentas se refiere:

RELACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO SUSCRITOS ENTRE LOS DEUDORES

DEL IMPUESTO DE VEHÍCULOS Y LA UNIDAD DE RENTAS. Vigencias 2010 y 2011

Cifras en pesos

No. ACUERDO

No. PLACA FECHA DE

SUSCRIPCIÓN FECHA DE

VENCIMIENTO V/R

OBLIGACIÓN VALOR

RECAUDO SALDO OBSERVACIONES

008 HEI-316 13-02-2010 12-12-2010 $942.000 $0 $ 942.000 No se registra ningún pago

011 OIG-072 22-02-2010 01-03-2011 $1.937.000 $0 $1.937.000 No se registra ningún pago

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019 MZB-326 08-03-2010 08-03-2011 $1.250.000 $0 $1.250.000 No se registra ningún pago

029 JLJ-903 30-09-2010 31-03-2010 $377.000 $0 $ 377.000 No se registra ningún pago

037 MAQ-901 29-04-2010 28-04-2011 $2.719.000 $0 $2.719.000 No se registra ningún pago

040 HBC-274 14-05-2010 14-05-2011 $2.912.000 $0 $2.912.000

No se registra ningún pago-Se suscribió con quien no aparece registrado como propietario, falta de legitimación en la causa por pasiva.

056 MZA-035 21-06-2010 21-12-2010 $344.000 $0 $ 344.000


072 MAM-684 30-06-2010 28-06-2011 $11.965.000 $695.000 $11.965.000

Se registra solo pago cuota inicial-Se suscribió con quien no aparece registrado como propietario, falta de legitimación en la causa por pasiva

084 NAQ-561 26-07-2010 26-07-2011 $1.291.000 $0 $1.291.000 No se registra ningún pago

091 NAQ-449 30-07-2010 30-11-2010 $1.777.000 $0 $1.777.000


138 VIK-360 26-10-2010 26-10-2011 $457.000 $0 $457.000 No se registra ningún pago

151 NAN-028 28-10-2010 28-10-2011 $4.799.000 $500.000 $4.299.000 Se registra solo pago cuota inicial

157 NAL-070 29-10-2010 28-10-2011 $2.978.000 $0 $2.978.000 No se registra ningún pago

177 NAF-988 09-11-2010 09-11-2011 $7.171.000 $171.000 $7.000.000. Se registra solo pago cuota inicial ($171.000)

193 HNQ-63 18-11-2010 17-11-2011 $333.000 $0 $333.000 No se registra ningún pago

203 JOA-629 22-11-2010 22-11-2011 $484.000 $0 $484.000 No se registra ningún pago

009 NAQ-302 29-11-2010 26-11-2011 $3.649.000 $0 $3.649.000 No se registra ningún pago

021 NAB-597 30-11-2010 28-11-2011 $5.012.000 $500.000 $4.512.000 Se registra solo pago cuota inicial

042 DAO-706 06-12-2010 06-12-2011 $8.366.000 $500.000 $7.866.000 Se registra solo pago cuota inicial

058 NAF-336 13-12-2010 13-12-2011 $6.509.000 $0 $6.509.000 No se registra ningún pago

063 MAL-633 12-12-2010 13-12-2011 $717.000 $0 $717.000 No se registra ningún pago

082 BJA-420 16-12-2010 16-12-2011 $1.291.000 $100.000 $1.191.000 Se registra solo pago cuota inicial ($100.000)

097 FCE-506 12-12-2010 21-09-2011 $738.000 $0 $738.000 No se registra ningún pago

127 NAS-243 28-12-2010 28-12-2011 $3.451.000 $200.000 $3.251.000 Se registra solo pago cuota inicial ($100.000)

135 NAN-312 29-12-2010 28-12-2011 $3.839.000 $839.000 $3.000.000 Se registra solo pago cuota

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inicial ($839.000)

136 MAS-560 29-12-2010 28-12-2011 $2.142.000 $145.000 $2.000.000 Se registra solo pago cuota inicial ($145.000)

154 NAD-648 30-12-2010 28-11-2010 $5.557.000 $0 $5.557.000 No se registra ningún pago

168 GHF-48B 07-01-2011 06-05-2011 $263.000 $0 $263.000 No se registra ningún pago

056 MAK-247 07-03-2011 07-03-2012 $2.136.000 $0 $2.136.000 No se registra ningún pago

60 KBD-325 09-03-2011 09-03-2012 $874.000 $93.000 $700.000

Se encuentra una inconsistencia, en cuanto a un descuento por valor de $81.000, sin que medie justificación

68 NAU-033 14-03-2011 14-03-2012 $1.748.000 $250.000 $1.498.000 Se registra solo pago cuota inicial ($250.000)

83 NAM-864 29-03-2011 29-03-2012 $10.593.000 $5.593.000 $5.000.000 Se registra solo pago cuota inicial

125 NAF-347 31-05-2011 29-05-2012 $928.000 $400.000 $528.000 Se registra solo pago cuota inicial

128 ZIQ-391 31-05-2011 29-05-2012 $683.000 $0 $683.000 No se registra ningún pago

129 MAK-978 31-05-2011 29-05-2012 $435.000 $0 $435.000 No se registra ningún pago

146 MAR-178 16-06-2011 16-10-2011 $553.000 $100.000 $4453.000

Se registra solo pago cuota inicial, extrañamente aparece una nota que dice: “pendiente paz y salvo y carta de desembargo”?

150 NAR-304 17-06-2011 17-06-2012 $4.529.000 $0 $4.529.000 No se registra ningún pago

155 ANK-258 24-06-2011 24-06-2012 $$1.433.000 $90.000 $1.343.000 Se registra solo pago cuota inicial

162 OKD-180 30-06-2011 29-06-2012 $725.000 $123.000 $602.000 Se registra solo pago cuota inicial

169 HDQ-59 30-06-2011 29-06-2012 $213.000 $61.000 $179.999 Se registra solo pago cuota inicial

185 HBC-405 12-07-2011 12-06-2012 $735.000 $500.000 $250.000 Se registra solo pago cuota inicial

188 NAN-307 12-07-2011 12-07-2012 $12.439.000 $3.300.000 $9.193.000 Se registra solo pago cuota inicial

208 HAD.-63 29-07-2011 29-07-2012 $380.000 $60.000 $319.999 Se registra solo pago cuota inicial

Fuente: Acuerdos de pago vigencias 2010 – 2011.

De la muestra solicitada en la Unidad de Rentas, 97 acuerdos de pago requeridos el día 04 de mayo de 2012, de un universo de 449, solo entregaron hasta el día 09 de mayo del presente año 32 de ellos, los días 10 y 11 de mayo allegaron un número de 47 expedientes para un total de 79, quedando pendientes por entregar 16 acuerdos de pago.

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Cabe anotar igualmente que estos acuerdos de pago se constituyen en una figura que no es efectiva, toda vez que en la muestra analizada se encuentra que en la Unidad de Rentas no se adelanta el cobro coactivo, no solamente por cuanto no se evidencian cobros en todo el transcurso del tiempo pactado, sino que transcurrido el término convenido no se adelantan acciones tendientes al cobro contenido en el acuerdo de pago. Causa. No se hace seguimiento a los compromisos asumidos por los contribuyentes en los acuerdos de pago. Efecto. Falta de efectividad en los acuerdos de pago, lo que incrementa las cuentas por cobrar, exponiendo estas acreencias a una prescripción y por ende disminuyéndose los ingresos para las arcas del Departamento de Caldas. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en el derecho de contradicción manifiesta “Se ejerce el derecho de contradicción frente a las observaciones de la Contraloría en los siguientes términos:

1. La Unidad de rentas atendió los requerimientos de ese ente de control así: El día viernes 4 de mayo en horas de la tarde el Dr. Miguel Ángel Soto solicitó en forma verbal copia de algunos Acuerdos de Pago, mediante un listado que la Unidad de Rentas había remitido donde resalto algunos de ellos, por lo que el Jefe de Rentas asignó a dos funcionarios para que le suministraran los originales de dichos acuerdos de pago, con el fin de darle celeridad al proceso. El día 7 de mayo los dos funcionarios realizaron entrega al Dr. Miguel Ángel Soto de 22 acuerdos de pago, tal como certifica el recibido de manera manual. (Anexo copia) Posteriormente el Secretario de Hacienda reporta que la Contraloría le manifiesta que requiere otros acuerdos de pago, por lo que el Dr. Alexander Pineda procede a contactar al Dr. Miguel Ángel Soto quien le muestra el mismo listado con otros acuerdos de pago resaltados, por lo que se procedió a dar tramite inmediato que se evidencia a través del oficio U.R. 283, mediante el cual se le adicionaron 41

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acuerdos de pago originales y anotando en el mencionado oficio que se hace referencia a otros acuerdos de pago que fueron solicitados por los interesados, pero una vez verificados en nuestro sistema, no fueron finalmente suscritos por los peticionarios, de tal suerte que no nacieron a la vida jurídica. El día 10 de mayo mediante oficio U.R 296 se enviaron al Dr. Miguel Ángel Soto cuatro acuerdos de pago adicionales haciendo claridad sobre los acuerdos 65 y 145, que no fueron suscritos y el acuerdo 12 que no existe dado que esa placa no está registrada en el Departamento. Por último el día 14 de mayo el Dr. Miguel Ángel Soto hace entrega de 43 acuerdos de pago originales que anteriormente la unidad de rentas le había suministrado, y solicita fotocopias de estos, las cuales se le entregan en su totalidad en el mismo día. Con respecto a la afirmación de “quedando pendientes por entregar 16 acuerdos de pago” es de aclarar que en ningún momento se manifestó de forma verbal o escrita sobre dichos faltantes. Lo anterior no puede calificarse de manera sumaria como un alto grado de desorganización, porque se estaría aduciendo una subjetiva apreciación solo basada en la perentoriedad de términos dados por el funcionario solicitante, que a pesar del trabajo rutinario de esta unidad que incluye atención al publico y ante la insistencia verbal del funcionario que según lo expreso se encontraba dentro de términos también perentorios dados por el señor Contralor, se tales requerimientos de forma oportuna.

2. Frente las observaciones puntuales a los acuerdos celebrados, estas se presentan en varios grupos así:

a) No se registra ningún pago b) suscritos por personas no registradas como propietarios c) solo aparecen pagadas alguna o algunas cuotas presentándose mora d) acuerdo 60 que aparece un descuento de $ 81.000.oo e) acuerdo 146 solo aparece cuota inicial y una nota “pendiente de paz y salvo y carta de desembargo a) No registra ningún pago Esta situación se presenta por el incumplimiento en los pagos del deudor. En cuanto a la cuota inicial no se registra pago porque el reglamento de cartera

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vigente a la fecha de realización del acuerdo no establecía un monto mínimo de cuota inicial. Acción realizada: Medida cautelar de embargo ordenada por la profesional especializada de cobro coactivo. Adicionalmente se estableció el Decreto 042 del 18 de abril “Por el cual se adopta el reglamento interno del recaudo de cartera del Departamento de Caldas” que establece condiciones más claras para los acuerdos de pago. b) Acuerdos suscritos por personas por personas no registradas como propietarios. Situación está perfectamente ajustada a la ley, toda vez que el impuesto sobre vehículos según lo establece el articulo 142 de la ley 488 de 1998, lo debe cancelar tanto el propietario como el poseedor, sin ser óbice que se pueda suscribir por un tercero con poder especial para ello. c) Solo aparecen pagadas alguna o algunas cuotas. Situación que da lugar a la mora, pero no afecta el impuesto toda vez que este sigue generando intereses y sanciones en nuestra base de datos. Acción realizada: Medida cautelar de embargo ordenada por cobro coactivo de la unidad de rentas. d) Acuerdo Nro. 60 aparece con un descuento de $ 81.000.oo sin justificación. La situación se presenta porque el acuerdo celebrado solo se refirió a las vigencias 2007, 2008, 2009, y 2010, y no podía incluir el año 2011, sobre el cual se generó un impuesto de $81.000.oo porque el plazo para pagar ese año aún estaba vigente hasta el 5 de julio. Por lo tanto, al momento de la celebración del acuerdo la vigencia 2011 no se hallaba en mora y no podía ser incluida en el acuerdo. e) Acuerdo 146 registra pago de cuota inicial y una nota que dice pendiente de paz y salvo y carta de desembargo. La nota adherida por la funcionaria que elabora el acuerdo, corresponde a la situación de pago total del mismo, efectuado el 16 de junio de 2011 en la misma fecha que suscribió el acuerdo de pago, tal como esta registrado en la base de

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datos y el contribuyente no ha reclamado el paz y salvo así como la carta que debe enviarse a cobro coactivo para levantar la medida de embargo. Así las cosas se ejerce derecho de contradicción frente a lo expuesto por el ente fiscalizador en cuanto se manifiesta por la contraloría que “ los acuerdos de pago se constituyen en una figura que no es efectiva, toda vez que en la muestra analizada se encuentra que en la unidad de rentas no se adelanta el cobro coactivo, no solamente porque no se evidencian cobros en todo el transcurso del tiempo pactado, sino que transcurrido el termino del convenio no se adelantan acciones tendientes al cobro contenido en el acuerdo“. Tal apreciación carece de sustento legal pues las medidas cautelares de embargo solo pueden producirse en la etapa de cobro coactivo, una vez haya quedado en firme el titulo ejecutivo cual es la liquidación oficial. Entonces suponer que en cobro coactivo no se ha adelantado acción alguna, es desconocer las medidas cautelares de embargo que se efectuaron oportunamente y que cobijan a los vehículos sujetos de acuerdos. Esa medida cautelar de embargo, saca del comercio los automotores siendo medida de presión efectiva para el recaudo de dicho impuesto De esta manera ejerzo derecho de contradicción frente a lo expuesto en el punto cinco”.

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No.

ACUERDONo. PLACA

FECHA DE

SUSCRIPCIÓN

FECHA DE

VENCIMIENTOV/R OBLIGACIÓN VALOR RECAUDO SALDO OBSERVACIONES ACCIONES TOMADAS RENTAS

8 HEI-316 13-02-2010 12-12-2010 $ 942,000 $ 0 $ 942,000 No se registra ningún pago EMBARGO

11 OIG-072 22-02-2010 01-03-2011 $ 1,937,000 $ 0 $ 1,937,000 No se registra ningún pago EMBARGO

19 MZB-326 08-03-2010 08-03-2011 $ 1,250,000 $ 0 $ 1,250,000 No se registra ningún pago EMBARGO

29 JLJ-903 30-09-2010 31-03-2010 $ 377,000 $ 0 $ 377,000 No se registra ningún pago EMBARGO

29 JLJ-903 30-09-2010 31-03-2010 $ 377,000 $ 0 $ 377,000 No se registra ningún pago EMBARGO

37 MAQ-901 29-04-2010 28-04-2011 $ 2,719,000 $ 0 $ 2,719,000 No se registra ningún pago EMBARGO

40 HBC-274 14-05-2010 14-05-2011 $ 2,912,000 $ 0 $ 2,912,000

No se registra ningún pago-Se

suscribió con quien no aparece

registrado como propietario, falta de

legitimación en la causa por pasiva.

DEL ACUERDO 040, NO HAY PAGOS ,

PERO EL CONTRIBUYENTES HIZO UNO

NUEVO EL 059 Y YA ESTA PAGA TODA LA

OBLIGACION

56 MZA-035 21-06-2010 21-12-2010 $ 344,000 $ 0 $ 344,000





EMBARGADO el acuerdo de pago se

puede realizar con el poseedor según

la ley 488 de 1998 articulo142

72 MAM-684 30-06-2010 28-06-2011 $ 11,965,000 $ 695,000 $ 11,965,000

Se registra solo pago cuota inicial-Se



legitimación en la causa por causa

pasiva

LA PLACA ESTA MAL DIGITADA

CORRESPONDE A LA NAM684, TIENE

MEDIDA DE EMBARGO Y SOLO HAY

PAGO DE 695.000 PESOS DE CUOTA

INICIAL.

84 NAQ-561 26-07-2010 26-07-2011 $ 1,291,000 $ 0 $ 1,291,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

91 NAQ-449 30-07-2010 30-11-2010 $ 1,777,000 $ 0 $ 1,777,000





EMBARGADO el acuerdo de pago se

puede realizar con el poseedor según

la ley 488 de 1998 articulo142

138 VIK-360 26-10-2010 26-10-2011 $ 457,000 $ 0 $ 457,000 No se registra ningún pago

NO TIENE ACCIONES DE COBRO. PARA

REALIZAR EL DEBIDO COBRAR LA

GOBERNACION TIENE COMO FECHA

LIMITE PARA HACER Y NOTIFICAR LA

LIQIDACION OFICIAL DE AFORO EL DIA

30 DE JUNIO DE 2014.

151 NAN-028 28-10-2010 28-10-2011 $ 4,799,000 $ 500,000 $ 4,299,000 Se registra solo pago cuota inicial EMBARGADO

157 NAL-070 29-10-2010 28-10-2011 $ 2,978,000 $ 0 $ 2,978,000 No se registra ningún pago138010 PROCESO 4 LIQUIDACION DE

AFORO

177 NAF-988 09-11-2010 09-11-2011 $ 7,171,000 $ 171,000 $7.000.000.Se registra solo pago cuota inicial

($171.000)EMBARGADO

193 HNQ-63 18-11-2010 17-11-2011 $ 333,000 $ 0 $ 333,000 No se registra ningún pago

EMBARGADO EL ACUERDO DE PAGO

193, NO REGISTRA PAGOS, EL

CONTRIBUYENTE HIZO UN NUEVO

ACUERDO DE PAGO ES EL N. 50 DEL

QUE SOLO SE HA CANCELADO LA

CUOTA INICIAL

203 JOA-629 22-11-2010 22-11-2011 $ 484,000 $ 0 $ 484,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

9 NAQ-302 29-11-2010 26-11-2011 $ 3,649,000 $ 0 $ 3,649,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

21 NAB-597 30-11-2010 28-11-2011 $ 5,012,000 $ 500,000 $ 4,512,000 Se registra solo pago cuota inicial EMBARGADO

42 DAO-706 06-12-2010 06-12-2011 $ 8,366,000 $ 500,000 $ 7,866,000 Se registra solo pago cuota inicial


CORRESPONDE A LA DOA706, TIENE

MEDIDA DE EMBARGO. PRESENTA UN

PAGO DE 500.000 PESOS.

58 NAF-336 13-12-2010 13-12-2011 $ 6,509,000 $ 0 $ 6,509,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

63 MAL-633 12-12-2010 13-12-2011 $ 717,000 $ 0 $ 717,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

82 BJA-420 16-12-2010 16-12-2011 $ 1,291,000 $ 100,000 $ 1,191,000Se registra solo pago cuota inicial

($100.000)EMBARGADO

97 FCE-506 12-12-2010 21-09-2011 $ 738,000 $ 0 $ 738,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

127 NAS-243 28-12-2010 28-12-2011 $ 3,451,000 $ 200,000 $ 3,251,000Se registra solo pago cuota inicial

($100.000)

LIQUIDACION DE AFORO 140621

PROCESO 4

135 NAN-312 29-12-2010 28-12-2011 $ 3,839,000 $ 839,000 $ 3,000,000Se registra solo pago cuota inicial

($839.000)


CORRESPONDE A LA MAN312, TIENE

MEDIDA DE EMBARGO.

136 MAS-560 29-12-2010 28-12-2011 $ 2,142,000 $ 145,000 $ 2,000,000Se registra solo pago cuota inicial

($145.000)

YA PAGO NO DEBE NADA EL DIA 04-20-

2012

154 NAD-648 30-12-2010 28-11-2010 $ 5,557,000 $ 0 $ 5,557,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

168 GHF-48B 07-01-2011 06-05-2011 $ 263,000 $ 0 $ 263,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

TODOS ESTOS ACUERDOS DE PAGO SE PUEDEN VERIFICAR EN LA PAGINA WWW.gobernaciondecaldas.gov.co LINK impuesto de vehículos

ACUERDOS DE PAGO MANUALES

INFORME AUDITORIA


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32

No.

ACUERDONo. PLACA

FECHA DE

SUSCRIPCIÓN

FECHA DE

VENCIMIENTO

V/R

OBLIGACIÓN

VALOR

RECAUDOSALDO OBSERVACIONES ACCIONES TOMADAS RENTAS

56 MAK-247 07-03-2011 07-03-2012 $ 2,136,000 $ 0 $ 2,136,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

60 KBD-325 09-03-2011 09-03-2012 $ 874,000 $ 93,000 $ 700,000

Se encuentra una

inconsistencia, en cuanto a un

descuento por valor de $81.000,

sin que medie justificación

EL VEHICULO ESTA EMBARGADO Y

CON ORDEN DE SECUETRO

REGISTRA PAGO CUOTA INICIAL, 1

Y 2 DEBE DESDE LA CUOTA 3 ALA

CUOTA 12

68 NAU-033 14-03-2011 14-03-2012 $ 1,748,000 $ 250,000 $ 1,498,000Se registra solo pago cuota

inicial ($250.000)

SOLO DEBE LA CUOTA NUMERO12

VENCIDA EL 2012-03-14

83 NAM-864 29-03-2011 29-03-2012 $ 10,593,000 $ 5,593,000 $ 5,000,000Se registra solo pago cuota

inicialYA PAGO NO DEBE NADA

125 NAF-347 31-05-2011 29-05-2012 $ 928,000 $ 400,000 $ 528,000Se registra solo pago cuota

inicial

DEBE LA CUOTA 8-9-10-11-12 SE

VENCE EL 29 DE MAYO DE 2012

128 ZIQ-391 31-05-2011 29-05-2012 $ 683,000 $ 0 $ 683,000 No se registra ningún pagoNo de liquidación de aforo

125097 PROCESO 4

129 MAK-978 31-05-2011 29-05-2012 $ 435,000 $ 0 $ 435,000 No se registra ningún pago EMBARGADO

146 MAR-178 16-06-2011 16-10-2011 $ 553,000 $ 100,000 $ 4,453,000

Se registra solo pago cuota

inicial, extrañamente aparece

una nota que dice: “pendiente

paz y salvo y carta de

desembargo”?

CANCELDO YA PAGO NO DEBE

NADA

150 NAR-304 17-06-2011 17-06-2012 $ 4,529,000 $ 0 $ 4,529,000 No se registra ningún pagoNo de liquidación de aforo

140442 PROCESO 4

155 ANK-258 24-06-2011 24-06-2012 $$1.433.000 $ 90,000 $ 1,343,000Se registra solo pago cuota

inicial

EMBARGADO DEBE LA CUOTA 2 A

LA CUOTA 12

162 OKD-180 30-06-2011 29-06-2012 $ 725,000 $ 123,000 $ 602,000Se registra solo pago cuota

inicial

ESTA AL DIA EN LAS CUOTAS SOLO

DEBE LA CUOTA 12 Y SE VENCE EL

29-06-2012

169 HDQ-59 30-06-2011 29-06-2012 $ 213,000 $ 61,000 $ 179,999Se registra solo pago cuota

inicial

EMBARGADO DEBE LA CUOTA 11

Y 12 DEL ACUERDO DE PAGO SE

VENCE 29-06-2012

185 HBC-405 12-07-2011 12-06-2012 $ 735,000 $ 500,000 $ 250,000Se registra solo pago cuota

inicial

EMBARGADO NO HA PAGADO

NINGUNA CUOTA DEL ACUERDO

DE PAGO

188 NAN-307 12-07-2011 12-07-2012 $ 12,439,000 $ 3,300,000 $ 9,193,000Se registra solo pago cuota

inicial

EMBARGADO ESTA AL DIA EN LAS

CUOTAS DEL ACUERDO DE PAGO

DEBE LA CUOTA 11 Y 12 LAS

CUALES SE VENCEN EN JUNIO Y

JULIO DE 2012

208 HAD.-63 29-07-2011 29-07-2012 $ 380,000 $ 60,000 $ 319,999Se registra solo pago cuota

inicial

EMBARGADO ESTA AL DIA EN LAS

CUOTAS DEL ACUERDO DE PAGO

DEBE LA CUOTA 10 11 Y 12 LAS

CUALES SE VENCEN EN 29 DE

MAYO, JUNIO Y JULIO DE 2012

TODOS ESTOS ACUERDOS DE PAGO SE PUEDEN VERIFICAR EN LA PAGINA WWW.gobernaciondecaldas.gov.co LINK impuesto de vehículos

ACUERDOS DE PAGO SISCAR

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. De acuerdo con las pruebas aportadas por el Sujeto de Control respecto de las medidas cautelares y actuaciones que se han adelantado y frente a la gestión realizada sobre los acuerdos de pago, en consenso el Comité Técnico de valoración de hallazgos de esta Contraloria determinó desvirtuar la observación.

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33

Hallazgo Administrativo No. Cinco. Inexistencia de conciliación con entidades de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar. Criterio. Decreto 2921 de 1948, Decreto 3135 de1968 artículo 28, Decreto reglamentario 1848 de 1969 numeral 3 artículo 75, Ley 33 de 1985, Ley 71 de 1988, Ley 6ta de 1992 artículo 112, Ley 100 de 1993, Decreto 2709 de 1994, Ley 490 de 1998, Decreto 1404 de 1999, Ley 549 de 1999, Decreto 4105 de 2004, Ley 1066 de 2006, Decreto 4810 de 2010, Ley 42 de 1993, Instructivo No. 015 del 16 de diciembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación, Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública. Condición. Partiendo del principio de la calidad de la información y la revelación de las cifras a 31 de diciembre de 2011, durante el desarrollo de la auditoria se confrontó la información suministrada en contabilidad con las cifras que la Unidad de Prestaciones Sociales informó a la misma; encontrándose lo siguiente: Cifras en millones de pesos

CODIGO CUENTA CONTABILIDAD UNIDAD DE

PRESTACIONES SOCIALES

DIFERENCIA

147008 Cuotas partes de pensiones por cobrar

$151.159 $76.253 $74.906

251006 Cuotas partes de pensiones por pagar

$4.915 $77.234 $72.319

Fuente: Libro mayor y balances a 31 de diciembre de 2011 Oficio U.P.S 0417 de Abril 10 de 2012 de la Unidad de Prestaciones Sociales

Revisando las notas de carácter especifico que acompañan los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2011, textualmente se lee: “Cuotas partes por cobrar a diferentes entes del gobierno general, el cual requiere de actualización por parte de la unidad de prestaciones sociales del Departamento – Gobernación”. De acuerdo a información suministrada por la Unidad de Prestaciones Sociales el Departamento de Caldas cuenta con 92 entidades que le adeudan cuotas partes pensionales por la suma de $76.253 millones, de las cuales únicamente se han suscrito acuerdos de pago con 10 municipios del Departamento por valor de $273 millones. Es decir, la entidad territorial aún no ha realizado proceso de conciliación de saldos con 82 entidades que le adeudan cuotas partes pensionales.

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Es de anotar que de los diez acuerdos de pago siete se encuentran en mora así: Cifras en Millones de Pesos

ENTIDAD VALOR MORA

Anserma $142 Julio de 2010

Aranzazu $12 Diciembre de 2011

La Merced $37 Septiembre de 2011

Manzanares $18 Septiembre de 2011

Palestina $8 Septiembre de 2011

Victoria $33 Agosto de 2011

Villamaría $23 Noviembre de 2011

Total $273

Los Municipios de La Dorada, Pácora y Neira se encuentran al día en la cancelación de las cuotas de los acuerdos de pago. De lo anterior se desprende, que de los derechos de cobro de la entidad contable publica en cuotas partes pensionales el 10.8% de las entidades están conciliadas, por ende el 89.2% no refleja la realidad de las cifras reportadas. En lo que hace referencia a las cuotas partes por pagar, el Departamento de Caldas informa a través de la Unidad de Prestaciones Sociales que cuenta con 107 entidades acreedoras cuyas cuotas partes por pagar suman $77.234 millones, de las cuales se ha realizado proceso de conciliación de saldos con 30 de ellas.

ENTIDADES CON LAS CUALES EL DEPARTAMENTO DE CALDAS HA CONCILIADO CUOTAS PARTES DE PENSIONES POR PAGAR.

ITEM ENTIDADES

1 Banco Cafetero en Liquidación

2 Banco de la Republica

3 Banco Popular

4 Central Hidroeléctrica de Caldas CHEC

5 Departamento de Boyacá

6 Departamento de Quindío

7 Departamento de Risaralda

8 Departamento del meta

9 Dirección Territorial de Salud de Caldas

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10 ECOPETROL

11 Empresa de Energía de Pereira

12 Empresa Municipal para la Salud - Emsa-Lotería de Manizales

13 Empresa telefónica de Pereira

14 Empresa de Acueducto y de Alcantarillado de Pereira

15 INFICALDAS

16 INFIMANIZALES

17 Ministerio de Agricultura

18 Municipio de Armenia

19 Municipio de Itagüi

20 Municipio de Manizales

21 Municipio de Marulanda

22 Municipio de Pereira

23 Municipio de Quimbaya

24 Municipio de Riosucio

25 Municipio de Palmira

26 Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

27 Súper Intendencia Financiera

28 Universidad de Caldas

29 Universidad del Quindío

30 Universidad del Valle

Fuente Certificación Unidad de Prestaciones Sociales Manizales 25 de Abril de 2012

Lo anterior permite establecer, que en lo relacionado con las obligaciones por cuotas partes pensionales el Departamento de Caldas ha conciliado cifras con el 28% de entidades; por lo tanto, el 72% de las entidades detectadas generan incertidumbre en las cifras reportadas. En conclusión, El Departamento de Caldas a la fecha no ha realizado la totalidad de las conciliaciones de los saldos de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con las entidades que tienen sus derechos u obligaciones respecto al tema pensional, lo que genera incertidumbre en las cifras reportas en la contabilidad del Departamento. Además la no conciliación oportuna de dichos saldos con terceros genera embargos e inmovilización de los recursos del ente territorial tal y como se ilustra en el hallazgo No. dieciocho, afectando de esta forma la liquidez del Tesoro Público y como consecuencia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado.

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Causa. Inexistencia de conciliación de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con entidades externas Efecto. La no conciliación oportuna de saldos de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con terceros, genera embargos e inmovilización de los recursos afectando la liquidez del tesoro. Además del reporte de cifras no razonables en la contabilidad del Ente Público. Comentario de la Entidad. El sujeto de Control en su derecho de réplica manifiesta “La Unidad de Prestaciones Sociales en cumplimiento de la normatividad ha venido efectuado tanto los cobros, como la revisión de las cuentas por pagar por concepto de cuotas partes pensionales que tiene con las diferentes entidades del orden nacional y territorial, Con la finalidad de que la información suministrada sea lo más confiable posible. Sin embargo en observancia del derecho al debido proceso que consagra el artículo 29 de la constitución política, tanto las entidades deudoras como acreedoras, tenemos el derecho a efectuar excepciones a las cuentas, sustentadas en los siguientes hechos: PRESCRIPCION DE LA ACCION DE COBRO: De conformidad con el artículo 4º de la Ley 1066 de 2006, el cual expresa “El derecho al recobro de las cuotas partes pensionales prescribirá a los tres años siguientes al pago de la mesada pensional respectiva. La liquidación se efectuará con el DTF aplicable para cada mes de mora. La prescripción se sustenta en la falta de cobro de la entidad beneficiaria del pago. COBRO DE INTERESES POR CONCEPTO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES: En cumplimiento del artículo 4º de la Ley 1066 de 2006, “Las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales causarán un interés del DTF entre la fecha de pago de la mesada pensional y la fecha de reembolso por parte de la entidad concurrente”. Se observa que la norma es clara y la misma debe ser analizada en su contexto, como quiera que el interés al que se refiere el precepto legal antes mencionado no es de plazo ni opera automáticamente, sino que aquél se refiere al moratorio, el cual solo tiene ocurrencia luego de que la entidad pagadora ha exigido el reembolso a la entidad cuotapartista, por lo tanto,

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podemos deducir con claridad que se debe efectuar el cobro para incurrir en la mora. CONSTITUCION DE TITULO EJECUTIVO: Excepción que se presenta en los casos que se demuestre la falta del lleno de los requisitos legales que soportan el cobro de las cuotas partes pensionales, como lo establece la circular conjunta Nº 069 del 2008, suscrita por los Ministerios de Protección Social y de Hacienda y Crédito Público, al expresar: “… también lo es que para que dicho cobro proceda debe haberse constituido el titulo que fundamenta el cobro que no es otro que la aceptación o reconocimiento de la cuota parte pensional o la ocurrencia del silencio administrativo positivo, que constituye la causa legal para el cobro..”. Teniendo en cuenta lo anterior, el proceso de cobro de las cuotas partes pensiónales se hace largo y dispendioso por cuanto se debe dar trámite a las diferentes excepciones y objeciones presentadas. Así mismo, en el proceso de verificación de los saldos por pagar, la Unidad ejerce el mismo derecho al debido proceso. Lo anterior, conlleva a que difícilmente haya unificación o conciliación de saldos, tanto por cobrar como por pagar, ya que las entidades tienen una interpretación diferente, no solo de la norma, sino que acogen procedimientos disímiles para efectuar los cobros, por ejemplo algunas se regulan por el Código de Procedimiento Civil, otras por el Estatuto Tributario y otras por el Código Sustantivo del Trabajo. Finalmente, también obstaculiza la conciliación la carencia de recursos del Departamento, lo que le impide efectuar acuerdos de pago y/o cruces de cuentas, ya que el problema de las cuotas partes pensiónales es consecuencia de 30 0 40 años atrás, durante las cuales no se efectuaron las reservas necesarias para cumplir con ésta obligación”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Para este ente de control es claro, que la única manera de reflejar en la contabilidad saldos reales en el tema de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar es llevando a cabo las conciliaciones con las entidades deudoras y acreedoras de tales cuotas.

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Utilizando el mecanismo de conciliación el Departamento de Caldas haría menos onerosas las deudas sobre este tema, además de evitar el desgaste jurídico a que esta sometido. Por lo tanto la observación se confirma. Hallazgo Administrativo No. Seis. Con presunta connotación Disciplinaria y Fiscal por $40.600.000. Inoperancia del Software CCP Versión 3.0 – Liquidador de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar. Criterio. Constitución Política de Colombia artículo 209, Ley 80 de 1993 artículos 4 y 26, Ley 1150 de 2007, Resolución No. 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación y Contratos No. 12082010-0615, 01092005-0758, Ley 610 de 2000 y Ley 734 de 2002. Condición. Contrato No. 12082010-0615. Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3,0 y mantenimiento del sistema hasta el 31 de diciembre de 2010 a través de las siguientes actividades (…)”. Valor: $40.600.000 IVA incluido. Una vez revisado el contrato No. 12082010-0615 suscrito entre el Departamento de Caldas y el señor Fabio Andrés Palomino Atehortúa propietario del Establecimiento de Comercio denominado “AF ASESORES FINANCIEROS”, la propuesta presentada por el contratista, los informes de interventoría, así como el informe técnico rendido por los ingenieros de sistemas en calidad de funcionarios de la Contraloria General de Caldas, se logró evidenciar que: Del trabajo de campo de los ingenieros de sistemas se deduce claramente que las actividades No. 4, 5, 6, 8 y 9 relacionadas en el contrato No. 12082010-0615 no fueron cumplidas a cabalidad tal y como se ilustra en el informe suscrito por los funcionarios. Dichas actividades son: “El contratista se obliga para con el departamento a prestar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3,0 y mantenimiento del sistema hasta el 31 de diciembre de 2010 a través de las siguientes actividades: … 4). Determinación de los saldos por cobrar y por pagar por entidades con corte a 31 de Diciembre de 2009 5). Generar reportes actualizados y depurados de cuotas partes por cobrar y por pagar para incorporar al sistema contable del Departamento de Caldas. 6)

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Migración de datos de MySQL Server 2005 con la información extractada de la Gobernación de Caldas a la fecha de legalización del contrato. …8) Capacitación al personal de la Unidad de Prestaciones Sociales. 9) Presentación del Cronograma de Actividades con el estimativo de tiempos de desarrollo para la correcta actualización del software con los requerimientos de la Unidad de Prestaciones Sociales”. Para tal efecto, el informe aportado por los ingenieros de sistemas de este organismo de control señala que: “Se identifica incumplimiento en cada una de las actividades técnicas por no contar con acompañamiento idóneo que garantice el cumplimiento de las mismas; por otro lado si se tiene en cuenta que a partir del siguiente año (2011) después de generado el pago del contrato y contarse con el cumplimiento total del mismo, se identifican inconsistencias que no son subsanadas ni identificadas en las pruebas oportunas que debieron realizarse, la Unidad de Prestaciones Sociales empieza a utilizar el sistema solo de consulta por la falta de garantías del mismo, ya que no permite como se define en la certificación de fecha 20 de abril de 2012, suscrita por la funcionaria Andrea Cuartas Gordillo, que cita lo siguiente: “De lo anterior puedo decir que Fabio Palomino realizó varias sesiones de trabajo en Diciembre de 2011 y se comprometió en actualizar el sistema y ajustar los problemas generados por la migración de datos, y yo me comprometí con él en ayudarlo para que el sistema quedara listo para liquidar lo más pronto posible, pero el señor Fabio Palomino no regresó, por lo tanto no realizó los ajustes pendientes. Así las cosas, es importante aclarar que el sistema hoy no es idóneo para liquidar, debido a que los ajustes pendientes citados anteriormente, no se realizaron, por lo tanto la liquidación efectuada en el sistema no arroja valores reales”. Determinó entonces la Unidad de Prestaciones Sociales seguir utilizando hojas de Excel para hacer las respectivas liquidaciones obviando la utilización del sistema”. Sumado a lo anterior reposa en el expediente escrito de fecha 20 de abril de 2012 suscrito por la doctora Adriana Maria Méndez Bermúdez Profesional Especializado Grado 2 Unidad de Prestaciones Sociales de la Gobernación de Caldas, y dirigido al Doctor Jorge Hernán Montoya Jiménez en la cual se señala que: “…En el mes de diciembre de 2010, los señores asesores financieros efectuaron una reunión con todos los funcionarios de la Unidad de Prestaciones Sociales de la época (…), con la finalidad de socializar el software para la liquidación de cuotas partes pensiónales. Una vez hechas pruebas de liquidación de cuotas partes pensionales en dichos software, se comparó con las liquidaciones efectuadas en la hoja de Excel diseñada por funcionarios de la entidad, constatando que la liquidación de intereses moratorios no era acorde con lo preceptuado en la ley 1066 de 2006. Por

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lo tanto los señores asesores financieros quedaron comprometidos a efectuar los ajustes correspondientes. A partir de esa fecha no volví a tener contacto con los mencionados señores, hasta el mes de julio de 2011, cuando me comunique telefónicamente con el señor FABIO ANDRES PALOMINO para solicitarle acompañamiento en la liquidación de cuotas partes por cobrar a CAJANAL, ya que requerimos efectuar 850 liquidaciones individuales para ser presentadas antes del 19 de agosto de 2011, plazo límite establecido por la mencionada caja, el señor se presentó personalmente y quedó comprometido a efectuar el acompañamiento a partir de la semana siguiente, pero tampoco lo hizo, por lo cual el trabajo se realizó en la hoja Excel. De lo anterior se puede concluir que actualmente las cuotas partes pensiónales tanto en lo referente a capital como a intereses se liquidan en una hoja de Excel” (subrayado y negrilla fuera de texto). De igual forma el sustento del incumplimiento e inaplicabilidad del software esta soportado en los siguientes documentos que dan cuenta de la inoperancia del mismo, y de la forma manual en que se siguen desarrollando las actividades referentes a la liquidación de las cuotas partes pensiónales, estos son: oficio de fecha 2 de mayo de 2012 suscrito por la Auxiliar administrativa grado 3 del Grupo de Unidad de Prestaciones Sociales , Oficio UPS 501 del 20 de abril del 2012 expedido por el Profesional Especializado Grado 3 de la Unidad de Prestaciones Sociales (E), oficio de fecha 20 de abril del año 2012 suscrito por la Auxiliar Administrativo grado 01 de la Unidad de Prestaciones Sociales, oficio de fecha 20 de abril del 2012 firmado por la Auxiliar Administrativo grado 03 (E) de la misma Unidad, escritos que pueden ser consultados en el archivo de este ente de control. Peor aún, si se tiene en cuenta que la necesidad de adquisición del software y de su actualización y mantenimiento obedeció precisamente a la manera manual en que se realizaban tales procesos, tal y como se expresa en los estudios previos que hacen parte integral del contrato y en los cuales se indica que: “Agregado a lo anterior se han expedido nuevas normas jurídicas que regulan las cuotas partes pensionales, sin que el sistema haya sido actualizado lo que ha dificultado la labor de liquidación, pues en la mayoría de oportunidades la persona encargada de ésta función ha tenido que acudir a medios manuales para realizar las correspondientes liquidaciones, con los riesgos que ello genera, además de hacer demasiado lento el proceso”, lo que lleva a concluir que a pesar de realizarse el contrato para superar esta necesidad, el mismo no cumplió el objetivo propuesto.

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Sumado a esto descansa en el expediente informe de interventoría de fecha 2 de diciembre del año 2010, informe final de fecha 14 de diciembre, acta de resumen del contrato, convenio u orden de interventoría y ordenación del gasto de fecha 14 de diciembre del año 2010 y acta de liquidación de fecha 25 de febrero del año 2011, en los cuales se manifiesta el cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo previsto. No obstante lo anterior y conforme a todo lo dicho en párrafos precedentes que demuestran su incumplimiento y el desarrollo de actividades aún después de la certificación de su cumplimiento, se colige que no existieron los suficientes controles y seguimientos, por parte del interventor del contrato al no exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Por último, después de realizadas las verificaciones de los contratos mencionados se observa claramente que siendo contratos de actualización se conserva en cada uno de ellos la misma Versión; es decir versión 3.0. Causa. Incumplimiento en el objeto del contrato No. 12082010-0615, situación que pudo derivarse de la ausencia de control y vigilancia en el mismo. Por falta de solicitud a la Unidad de Sistemas de la Gobernación de Caldas, no se realizó acompañamiento técnico que permitiera garantizar que las actividades técnicas tales como: instalación, migración de bases de datos, copias de seguridad, actividades preventivas para el traslado de información. Pruebas que en su momento determinarían el correcto funcionamiento del sistema y que las actividades definidas en el contrato fueran realizadas de manera exitosa. Además no se realizaron pagos parciales que obedecieran al cumplimiento de las actividades realizadas de acuerdo a los avances del contrato y a la aceptación de la Unidad de Prestaciones Sociales con respecto a la funcionalidad del sistema. Efecto. Como primer punto se identifica incumplimiento en cada una de las actividades técnicas por no contar con acompañamiento idóneo que garantice el cumplimiento de las mismas; por otro lado si se tiene en cuenta que a partir del siguiente año, es decir 2011 después de generado el pago del contrato, se observaron inconsistencias que no son subsanadas ni identificadas en las pruebas oportunas que debieron realizarse, la Unidad de Prestaciones Sociales empieza a utilizar el sistema solo de consulta por la falta de garantías del mismo. Determinó entonces la Unidad de Prestaciones Sociales seguir utilizando hojas de Excel para hacer las respectivas liquidaciones lo que hace que el mencionado software en la actualidad

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sea inoperante. Hecho que conlleva a un presunto detrimento patrimonial al Estado por una gestión fiscal antieconómica que contraria los principios constitucionales y legales de la función pública. Comentario de la Entidad. El Sujeto de Control en su derecho de réplica expresa “La secretaria general de acuerdo con la necesidad presentada por la unidad de prestaciones sociales, procedió a realizar el contrato correspondiente a: “actualización del software CCP versión 3,0 y mantenimiento del sistema hasta el 31 de diciembre de 2010”, según estudios previos presentados por la misma unidad de prestaciones a la secretaria en mención, la cual buscando el correcto funcionamiento de dicha unidad procedió a realizar la contratación correspondiente”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas La respuesta dada por el Departamento de Caldas en ejercicio de su derecho de contradicción no logra desvirtuar ninguna de las observaciones expresadas inicialmente, ya que en su escrito sólo hacen referencia a la necesidad planteada por la Unidad de Prestaciones Sociales, conforme a la cual procedieron a suscribir el respectivo contrato. Es decir, la afirmación corrobora aún más la irregularidad detectada, puesto que a pesar de plantearse una necesidad de contratar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3.0 y mantenimiento de éste hasta el 31 de diciembre de 2010, el mismo no fue efectivamente cumplido impidiendo con ello que se satisficieran las necesidades detalladas por la Entidad Territorial en los estudios previos, peor aún si nos remitimos al hallazgo No. 8 de este informe donde se expone el desmesurado aumento del contrato No. 03042008 – 0089 cuyo valor asciende a la suma de 132 millones de pesos; además de los contratos números 1092005 – 0758, 18122007 – 1622 y 12082010 – 0615 suscritos para el mismo tema. Lo anterior denota una gestión fiscal antieconómica e ineficaz puesto que la misma no obedece a cumplir los fines esenciales del Estado, Por tanto la observación se confirma. Por último esta Contraloria considera que con las conductas mencionadas se pudo incurrir en un presunto detrimento a los recursos públicos; que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente.

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Hallazgo Administrativo No. Siete. Inobservancia en la correcta acreditación del pago de seguridad social del contratista. Criterio. Decreto 789 de 2002, Ley 1150 de 2007 artículo 23, Instructivo No. 015 de diciembre de 2011 numeral 1.2.6. de la Contaduría General de la Nación y Contrato No. 12082010-0615 Condición. A pesar de que el contratista Fabio Andrés Palomino Atehortúa aportó certificación de fecha 13 de julio de 2010 en la cual se hace constar que se encuentra al día en pago de las obligaciones al sistema de seguridad social integral, dicha certificación no es la idónea para acreditar tal situación, ya que en el caso en particular se trata de una persona natural la cual debió acreditar tal aspecto mediante el último pago realizado y/o planilla respectiva. Causa. El Departamento de Caldas no verificó de manera correcta el pago de aportes a Seguridad Social del Contratista. Efecto. La omisión por parte del Departamento de verificar mediante los documentos idóneos el pago de aportes a seguridad social del contratista, genera falencias en los soportes que deben hacer parte integral del contrato celebrado, así como los que deben sustentar los respectivos pagos que se derivan del mismo. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en su derecho de contradicción expone lo siguiente “La norma vigente, artículo 41 de la Ley 80 de 1993 señala que para ejecutar el contrato, el proponente y el contratista debían acreditar que se encuentran al día en el pago de los aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar cuando corresponda. Dicho artículo en su parágrafo primero modificado por la Ley 1150 de 2007 prescribe que el requisito de la acreditación del pago debe hacerse para la

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realización de cada pago derivado del contrato. Con base en la norma y atendiendo al principio de la buena fe, la entidad aceptó la constancia suscrita por el futuro contratista habida cuenta que una vez suscrito el contrato, es decir, iniciado el vínculo contractual, éste acreditaría el pago correspondiente a salud y pensión en los porcentajes legales y sobre el valor del contrato. Así las cosas, la administración sólo puede exigirle al contratista el pago de seguridad social sobre el valor del contrato, cuando vaya a hacer los pagos derivados de este y al momento de suscribir el mismo lo que puede exigirle es acreditar que se encuentre al día en el sistema de seguridad social integral sin serle dable exigirle porcentajes ni recibos de pago. La acreditación de la que habla la norma no establece que sea con recibos de pago ni copia del PILA y donde la norma no distingue no le es dable al intérprete distinguir. Por lo anterior, no se incurre en falta alguna ya que la manifestación del futuro contratista se toma como cierta en virtud del principio de la buena fe, distinto a lo sucedido para efectuar los pagos derivados del contrato donde la norma expresamente exige acreditarlo y cuya responsabilidad recae en el Interventor del contrato quien debe verificar el estado de la afiliación, el período de pago y si el valor corresponde al valor del contrato. Adicional a esto la Gobernación de Caldas, estableció el formato nro. FO-GD-02-052 versión 02 del 24 de junio de 2010 “certificado del Interventor para pago”, en la cual se evidencia que el interventor certifica el cumplimiento de lo establecido en la Ley 789 de 2002, con respecto a los pagos de Seguridad Social y los aportes parafiscales”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Al respecto es dable expresar por parte de este ente de control que el Decreto 789 de 2002 dispone que: “ARTÍCULO 50. CONTROL A LA EVASIÓN DE LOS RECURSOS PARAFISCALES. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas.

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En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad (…)” subrayado fuera del texto Para la presentación de ofertas por parte de personas jurídicas será indispensable acreditar el requisito señalado anteriormente. El funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta. De la norma transcrita anteriormente se debe concluir, que si bien debemos considerar la buena fe dentro de las actuaciones realizadas en la función pública, también lo es que debemos observar en todo momento las normas y exigencias establecidas en el ordenamiento jurídico. Al respecto y conforme a lo referido en el párrafo anterior, la certificación suministrada al ente territorial para acreditar la seguridad social del contratista, no es el documento idóneo para cumplir tal aspecto, ya que la norma dispone claramente que el mismo opera sólo en los casos en que se contrate con personas jurídicas. Por lo anteriormente expuesto la observación se confirma. Hallazgo Administrativo No. Ocho. Con presunta connotación Fiscal en cuantía por determinar. Desproporcionado aumento en relación con años anteriores del contrato No. 03042008-0089 sobre actualización y mantenimiento del Software para liquidación de cuotas partes pensionales. Criterio Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 066 de 2008 artículo 3 y Contratos Números 1092005 – 0758, 18122007 – 1622, 03042008 – 0089, 12082010 – 0615, Ley 734 de 2002 artículo 35 numeral 1 y Ley 610 de de 2000.

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Condición. Contrato No. 03042008-0089 Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios profesionales para actualización y mantenimiento del Sistema de Cuotas partes pensionales CCP instalado en la Gobernación de Caldas versión 3,0 (…)”. Valor: $132 millones IVA incluido. Como se manifestó en párrafos precedentes, el equipo auditor de la Contraloria General de Caldas, solicitó copias de otros contratos celebrados en la entidad territorial y que hacen referencia al software CCP, considerando que se había detectado presuntas anomalías en el manejo del mismo y debía corroborarse dicha situación desde el momento de su adquisición. En consecuencia y una vez analizado el cuerpo del contrato No. 03042008-0089 que tiene por objeto prestar los servicios profesionales para actualización y mantenimiento del aplicativo de cuotas partes pensionales CCP instalado en la Gobernación de Caldas versión 3,0 suscrito entre el Departamento de Caldas y AF ASESORES FINANCIEROS-FABIO ANDRES PALOMINO ATEHORTUA, se evidenció que: El valor del contrato no es plenamente justificado en los estudios previos tal y como señalaba el Decreto 066 de 2008 vigente para la época de suscripción de éste, ya que no obstante señalarse en los mismos los aspectos a tener en cuenta para la fijación del valor del contrato, ellos no son claramente definidos ni soportados, máxime considerando que del historial de contratos celebrados con antelación al mismo, los valores son claramente disímiles tal y como se entra a describir a continuación: Cifras en millones de pesos

NUMERO DE CONTRATO

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA VALOR DEL CONTRATO

10920050758

El contratista se Obliga para con el Departamento a Prestar el servicio de análisis, recopilar, verificar, digitar y consolidación a través del software conforme a la normalidad sobre la materia, todas y cada una de las cuotas asignadas por el departamento de caldas a otras entidades y consolidar el valor total del valor de la cuotas partes que van a ser

Fabio Andrés Palomino Atehortua propietario del Establecimiento de Comercio denominado “AF ASESORES FINANCIEROS

-Valor Inicial: $47 -Valor de adición de contrato: $20

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asumidas por CAJANAL, en virtud del contrato suscrito en 1968 y a la ves las cuotas partes con las cuales concurre el departamento en las pensiones reconocidas y pagadas por otras entidades, el volumen de expedientes es de aproximadamente 6000, como producto de este proceso se identificara cada entidad deudora y acreedora, discriminando los valores respectivos por pagar y por cobrar e identificación de los pensionados a cargo de cada una de las entidades. las cifras obtenidas por cobrar y pagar y el consolidado por entidades, serán reportados al comité de saneamiento contable; de acuerdo al análisis de conveniencia, documento que hace parte integral del siguiente contrato.

18122007-1622

1) prestar los servicios de mantenimiento y actualización del programa de cuotas partes, instalado en la unidad de prestaciones sociales; con asesoría permanente durante el mes de diciembre de 2007.


$2

03042008-0089

El contratista se obliga para con el departamento a prestar sus servicios profesionales para actualización y mantenimiento del Sistema de Cuotas partes pensionales CCP instalado en la Gobernación de Caldas versión 3,0 (…).


$132 (IVA incluido)

12082010-0615

El contratista se obliga para con el departamento a prestar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3,0 (…))


$41

Fuente: Contratos

De lo anterior se colige que si bien se elaboraron los estudios previos descritos en el Decreto 066 de 2008 norma vigente para la época de suscripción del contrato,

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se inobservó lo dispuesto en el artículo 3 numeral 4 del decreto en comento el cual disponía: “(…) Salvo en lo que se refiere a los casos de contratación directa en los que se aplicará lo dispuesto en el artículo 76 del presente decreto, los estudios y documentos previos se publicarán de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: (… ) El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no será necesario publicar el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral”. Es así como se infiere, que para el análisis técnico que soporta el valor del contrato no se indicaron claramente las variables para calcular el presupuesto del respectivo contrato en aspectos como el tipo del personal requerido, número y descripción de equipos y herramientas a utilizar en el cumplimiento del contrato, entre otras que pudiesen justificar el desproporcionado aumento del contrato en relación con años anteriores. En todo caso, la Entidad Territorial omitió el deber de efectuar un completo análisis técnico para soportar el valor del contrato, es decir la suma de $132 millones IVA incluido, derivado del contrato No. 03042008-0089 – celebrado entre el Departamento de Caldas y AF ASESORES FINANCIEROS-FABIO ANDRES PALOMINO ATEHORTUA. Causa. Las irregularidades detectadas obedecen a la ausencia de un análisis técnico y económico previo a la celebración del contrato que puedan soportar claramente el valor estimado del mismo. Efecto. De la irregularidad detectada se deriva un presunto incumplimiento de un precepto legal en cuanto al análisis técnico y económico que debió realizar el Departamento de Caldas, aunque reposa en el cuerpo del contrato un documento denominado

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estudios previos, el mismo no se ajusta a las exigencias establecidas en la normatividad dispuesta en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 066 de 2008 artículo 3, estudios que a la luz contrarían los principios constitucionales y legales de la contratación pública. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas expresa en su derecho de contradicción lo siguiente “La Secretaria General de acuerdo a la necesidad planteada por la Unidad de Prestaciones sociales, elaboró los estudios previos y posteriormente este despacho solicito los documentos necesarios para la celebración del contrato al contratista idóneo, los cuales fueron a la Secretaria para la elaboración de dicho contrato, como consta en los archivos de esta secretaria”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Los argumentos referidos en la contradicción realizada por el Departamento de Caldas no son suficientes para desvirtuar la observación descrita, pues se debe recalcar que si bien se elaboraron unos estudios previos los mismos no fueron suficientes para soportar el valor del contrato, conforme a lo dispuesto en el Decreto 066 de 2008 norma vigente para la época de suscripción del contrato, que disponía: “(…) Salvo en lo que se refiere a los casos de contratación directa en los que se aplicará lo dispuesto en el artículo 76 del presente decreto, los estudios y documentos previos se publicarán de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: (… ) El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no será necesario publicar el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral”. Con todo, se evidencian presuntas irregularidades en el contrato No. 03042008 – 0089 puesto que no se logro argumentar por parte de la entidad contratante los aspectos que justifican el desmesurado aumento del valor pactado en el mismo, máxime considerando que la versión contratada (Versión 3.0), siguió siendo la misma que en los contratos números 1092005 – 0758, 18122007 – 1622,

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03042008 – 0089 y 12082010 – 0615 los cuales ascienden a la suma de $242 millones de pesos, haciéndose aún mas gravosa la situación si tenemos presente que actualmente en la Unidad de Prestaciones Sociales del Departamento de Caldas las cuotas partes pensionales tanto por cobrar como por pagar se liquidan en una hoja de Excel tal y como se indicó en el hallazgo No. 6 de este informe. Por tanto la observación se confirma. Esta Contraloria considera que con las conductas mencionadas se pudo incurrir en un presunto detrimento a los recursos públicos; que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente. Hallazgo Administrativo No. Nueve. Con presunta connotación Fiscal en cuantía por determinar. Ausencia de identificación, actualización y avalúos del Grupo Propiedades, Planta y Equipos. Criterio Ley 716 de de 2001, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1914 de 2003, Resolución 2741 de 2006 del Departamento de Caldas, Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, Ordenanza 625 de 2009, Instructivo 015 de 2011 numeral 1.2.6. de la Contaduría General de la Nación Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación, Ley 610 de 2000 y Régimen de Contabilidad Pública. CAPITULO III, 18 ACTUALIZACIÓN. El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de actualización mediante la comparación del valor en libros con el costo de reposición o el valor de realización. El valor en libros corresponde al valor resultante de restarle al costo histórico de un bien, la depreciación o amortización acumulada y la provisión, y sumarle la valorización. Por su parte, el costo de reposición y el valor de realización pueden establecerse mediante avalúo técnico, el cual debe considerar, entre otros criterios, la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la situación de mercado, el grado de negociabilidad, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes. El costo de reposición también puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados. (…). La selección y aplicación de las metodologías para realizar el avalúo técnico debe tener en cuenta la relación costo-beneficio para la entidad contable pública,

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procurando evitar erogaciones significativas, para lo cual podrán efectuarse avalúos con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas o con el apoyo de otras entidades públicas, siempre que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realización. Así mismo, deberá atender la expectativa inmediata de la administración, de acuerdo con la destinación prevista para el bien. Si se actualiza un determinado elemento perteneciente a las propiedades, planta y equipo, también se deben actualizar todos los activos que pertenezcan a la misma clasificación. (…) CAPITULO III, 20. FRECUENCIA DE LAS ACTUALIZACIONES. La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo el valor en libros de las propiedades, planta y equipo experimenta cambios significativos con respecto al costo de reposición, o al valor de realización, debe hacerse una nueva actualización, registrando su efecto en el período contable respectivo. (…). Subrayado fuera de texto. Condición. El control, manejo y registro contable de los bienes del Departamento de Caldas es función asignada a la Unidad de Bienes y se ejecuta en el Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP. Contablemente a 31 de diciembre de 2011 el Grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo se informa por valor de $35.097 millones. Una vez realizadas las pruebas concernientes a los registros contables reportados en el en el módulo de activos fijos del aplicativo SAP se evidenció que el último proceso de avalúo de los predios propiedad del Departamento de Caldas se realizó entre los años 2005 y 2006 por la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas, información que se dejó plasmada en un software que la Lonja entregó a la entidad territorial y que constituyó la fuente de información del Módulo AM de Activos Fijos del SAP. De otro lado, los funcionarios de la unidad de bienes han venido realizando un trabajo de campo con el fin de identificar los bienes inmuebles del Departamento. De esta tarea se desprenden situaciones como:

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Predios que se encuentran registrados a nombre del Departamento de Caldas en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC y no se relacionan en la base de datos de la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas, por lo tanto no se registran en la contabilidad del ente territorial, así:


Nombre del Predio NOMENCLATURA-

UBICACIÓN-DIRECCION-LUGAR-DENOMINACION

Ficha Catastral Avalúo

Total

Terreno la Tienda Torre 4 Cable (La Linda torre 4 cablea al choco)

Lote de terreno con casa Lote en la Vereda El Cascarero

0-02-0027-0040-001 18

Inspección de Policía Curazao

Escuele de Carabineros Clínica Policía Barrio la toscana

10100870001001/01-06-0056-000 242

Valorización Municipio D 25 45 19 C 45 1-03-0144-0006-000

Valorización Municipio C 11A 6 29 1-04-0112-0015-000

Dpto Caldas Ignacio González Villegas

Cra 21 Intersección Cll 12 y 13

Dpto Caldas Lucia Carmona González Cra 21 No. 13 25

01-04-0075-0032-902

Dpto Caldas Rubén Darío Herrera A.

Frente a la Carrilera del Ferrocarril

Dpto Caldas Juan N. Cardona G Vereda Morro Gordo

Cra 27 No. 17-08 1-05-0009-0001-000

Caseta Peaje la Estrella La Estrella 01-0021-0067-001 6

Puesto de Salud Alto del Naranjo Alto del Naranjo

02-0016-0040-000 21

Mejora puesto de salud vereda Manzanares

02-0019-0051-001 46

Puesto de Salud vereda Manzanares, con una mejora

02-0019-0051-000 35

Puesto de Salud la China La China 02-0021-0027-001 22

Puesto de Salud La Cabaña La Cabaña 02-0022-0256-000 85

Sub Estación de Policía Tres Puertas

02-0022-0428-000 58

Puesto de Salud el Chuzo El Chuzo 02-0022-0435-000 50

Puesto de Salud el 41 02-0028-0070-000 124

Solar bellas artes 01-04-0072-0001-000 1.925

Camino viejo a Villamaría, con Cll 19 No.41-75 o Cll 19 1-05-0041-0036-000 9

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2 mejoras (el campamento) 42-86-80 01-05-0041-0036-001 (Aura Patiño salazar)

01-05-0041-0036-002 (Luz Marina Taba Iguita)

Cra 21-22A 41 e 23 10500970002000

Vereda la Enea Lote de terreno

La Enea Casa Cll 104A No.29-02 14

1-07-0010-0002-000 (M Rodrigo I) 50

Inspeccion de Policia Juanchito

1-08-0001-0079-001 22

11100140007000

11100140008000

11100430016000

11100430017000

11100440006000

11100450002000

11100450008000

11100450009000

11100450011000

11100450012000

11100450013000

11100450014000

11100460006000

11100470002000

11100470004000

11100470005000

11100470007000

Escuela de Enfermería (patio de juegos) Cll 69 Cra 26

01-01-0102-0006-0001

Cra 23 No. 48-98 1-03-0138-0003-000

1-05-0083-0086-901

1-05-0083-0087-901

Puente de Olivares con mejora Via a Neira Predio Aledaño al Puente Olivares

01-09-0001-0347-001 (Faubel Patiño Ospina)

01-09-0001-0347-000

26

Mejora Cra 26 No. 70-76 Mejora Cra 24 No. 70-76

01-01-0102-0006-001

Cra 21 - Entre Cll 10 No. 29-02 Barrio Enea

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Cra 26 Cll 21 P. Urbano

Caja de Protección Social Policía Caldas

Puesto de Salud Altobonito 00-02-0028-0070-000

Inspección de Policía Altobonito

00-01-0021-0144-000 79

La Toscana lo 4 C.S. Fiscales Policía

1-01-0321-0004-000

1-03-0200-0002-000

1-03-0214-0001-000

1-03-0238-0007-000 Fuente: Información suministrada en la Unidad de Bienes - CD

Predios del Departamento de Caldas entregados a diferentes entidades Cifras en millones de pesos

Nombre del Predio NOMENCLATURA-

UBICACIÓN-DIRECCION-LUGAR-DENOMINACION

Ficha Catastral Avalúo

Total

Correccional de Menores La Linda (escuela de trabajo la Linda)

Vereda La Linda 1-06-0004-0018-000 5.272

Bellas artes Cra 21 No.13-50 Manzana 12 01-04-0072-0001 1.925

Escuela Auxiliar de Enfermería

Cll 69 Cra 26 1-01-0102-0002-000 318

Edificio de Planeacion Cll 21 Cra 20 01-05-0097-0002-000 (1)

Instituto Técnico/ Instituto Universitario

Cra 23 Cll 35-37 01-03-0200-0002

Colegio Eugenio Paccely

Cra 35A 63A-20 ( cll 55-55A) Fátima

01-02-0438-0001

Instituto Manizales Cll 29 16-50 (28 50) 01-03-0238-0007 1.739

Liceo Isabel La Católica

CLL 26 16 50 1-03-0238-0007-000

Cr 21-22 Cll 32 33 01-03-0214-0001

INEM Colegio Manizales 01-02-0287-0001

Escuela Normal de Señoritas

Cra 23 48-98 01-03-0138-003 3.621

Normal Nacional de Varones

Avenida Paralela 01-02-0284-0002 5.478

Edificio Banco Cra 21 21-67 01-05-0083-0086-901 117

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Ganadero piso 6

Edificio Banco Ganadero piso 7

Cra 21 21-68 01-05-0083-0087-901 117

Edificio Banco Ganadero piso 8

Cra 21 21-69 01-05-0083-0088-901 117

CASD Cll 12B Cra 10 (cra 7 y 11 Cll 15 y 15)

01-04-0280-0015

Parqueadero No. 11 Cll 22 No.20-58 01-05-0083-0023-901 9

Parqueadero No. 12 Cll 22 No.20-58 01-05-0083-0025-901 9 Fuente: Información suministrada en la Unidad de Bienes - CD

Una vez realizada la verificación de estos predios en el Módulo de Activos Fijos se encontró:

Que no obstante haber sido entregado a un tercero el bien inmueble “Colegio Eugenio Paccely” con ficha catastral No. 01-02-0438-0001, éste aparece registrado en contabilidad por valor $371 millones, como se visualiza en la siguiente imagen

Fuente: Módulo AM de Activos Fijos integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP

De una relación de 17 propiedades que se han entregado a terceros, se encontró que 4 de ellas no han tenido en ningún momento registro alguno en el Módulo de Activos Fijos del Aplicativo S.A.P. así:

Correccional de Menores la Linda.

Casa Hoyos Secretaria de Educación

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Instituto Manizales

Centro Administrativo de Servicio Docente CASD Se deriva entonces, que el Departamento de Caldas no tiene certeza de los bienes inmuebles de su propiedad; toda vez no cuenta con un inventario actualizado que brinde información fidedigna sobre sus bienes inmuebles en cuanto a: número de propiedades, valor, propiedades entregadas, propiedades legalizadas, propiedades en proceso de legalización etc. Por lo tanto, la cifra reportada en la contabilidad en el Grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo ofrece incertidumbre. ACTUALIZACION DE AVALUOS. La última actualización de los avalúos que se realizó a los bienes inmuebles del Departamento de Caldas se llevó a cabo entre los años 2005 y 2006, información fuente en su momento para alimentar el modulo de activos fijos del aplicativo SAP. Esto permite establecer que los valores de los bienes inmuebles reportados en la Contabilidad a 31 de diciembre de 2011 se encuentran o bien subvalorados o sobrevalorados. OCUPACIONES LEGALES E ILEGALES DE BIENES INMUEBLES SIN LA DEBIDA TITULARIZACIÓN Y/O LEGALIZACIÓN La Asamblea Departamental de Caldas haciendo uso de las leyes que reglamentan las políticas de saneamiento contable; emite la Ordenanza No. 625 de abril de 2009, en función de sanear todos los bienes de propiedad del Departamento de Caldas que se encuentran en posesiones regulares e irregulares de algunos predios ubicados en los Municipios de Anserma, Riosucio, la Dorada, Palestina y Manzanares.

En el oficio G.B 129 de abril 26 de 2012, suscrito por el Jefe del Grupo de Bienes se manifiesta “(…) Con respecto a las ocupaciones irregulares en manos de particulares, se presentan aquellas más relevantes y localizadas en los Municipios de La Dorada (área urbana, Buena Vista y Guarinocito) y aquellas que se ocasionan en el Municipio de Palestina Corregimiento de Arauca (…)”. Subrayado y negrilla fuera de texto. Nótese que solo se están relacionando los predios que tienen mayor relevancia. La Relación de lotes por legalizar de acuerdo al mencionado oficio es la siguiente:

17 lotes ubicados en el Municipio de Manzanares que corresponden al Lote Berlín – Divino Niño.

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100 lotes ubicados en el Municipio de Palestina Caldas- Corregimiento de Arauca.

Municipio de la Dorada, Caldas se manifiesta en el oficio “Los resultados esperados en este municipio se circunscriben al área urbana y los corregimientos de Buena Vista y Guarinocito”; es decir, que por tratarse de un lote de mayor extensión no se puede identificar el número de títulos a otorgar, por lo cual no se presenta ningún avance respecto a la ordenanza. En la Ciudad de Manizales existen unas ocupaciones plenamente identificadas que son:

Lote “Carabineros” (La Toscana), invasión de 25.000 m2

Lote “Talleres del Departamento”, invasión de 6.800 m2

Lote sector “Granjas de Estambul” Invasión donde posteriormente se desarrollo el Conjunto Cerrado “Portal de los Nogales”. Es preciso anotar, que el Artículo primero de la Ordenanza 625 señala “Autorizar al Señor Gobernador o a quien éste delegue por el término de su mandato para que a nombre del Departamento de Caldas (…) transfiera a titulo gratuito y/o subsidio por habilitación legal de títulos, mediante resolución administrativa y/o compraventa del dominio sobre algunos de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento de los Municipios de Anserma, Dorada, Manzanares, Palestina, Riosucio, que se encuentran ocupados ilegalmente con vivienda de interés social” (subrayado y negrilla nuestra). Es decir, el límite de tiempo señalado en la ordenanza para la ejecución de esta labor no se cumplió. De lo anterior se infiere, que el Departamento adolece de un inventario exacto de sus bienes inmuebles, se tiene conocimiento de algunos predios usufructuados por particulares sobre los cuales no se han ejercido las acciones restitutivas, en donde muy seguramente se esta produciendo un detrimento al patrimonio público, toda vez que el tenerlos sin ningún usufructo genera gastos y no reporta beneficio económico alguno. Por todas las situaciones mencionadas a lo largo de esta observación los siguientes grupos y cuentas contables ofrecen incertidumbre:

16 Propiedades Planta y Equipo $35.097 millones.

1999 Valorizaciones $2.988 millones.

3105 Capital Fiscal $35.097 millones.

3115 Superávit Por valorización $2.988 millones

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Causa. Ausencia de identificación, actualización y avalúos de las Propiedades inmuebles propiedad del Departamento de Caldas. Efecto. Incertidumbre en el saldo reportado en la Contabilidad en el Grupo de Propiedades, Planta y Equipo Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en su derecho de contradicción expone lo siguiente “Con relación a este aspecto, cabe precisar que según documentos que reposan en el archivo y la información proporcionada por la anterior Jefe de Grupo, en este se realizo la actualización y depuración del inventario de bienes inmuebles, solicitando ante las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de todo el Departamento de Caldas la información actualizada correspondiente a certificados de tradición, así como las escrituras públicas ante las diferentes notarias. Igualmente con el fin de actualizar y complementar el archivo y las evidencias documentales en diferentes trámites, se ha realizado la búsqueda histórica en el archivo central de la documentación correspondiente a maquinaria y bienes inmuebles del Departamento. Así mismo, cabe advertir que en aras de corregir la situación antes descrita, se procederá a gestionar ante el ordenador del gasto la actualización del avalúo de los bienes inmuebles propiedad del Departamento de Caldas, con el fin de lograr entre otras cosas la plena identificación de los predios que son propiedad del departamento, realizar el estudio de la situación jurídica actual de los mismos y proceder de conformidad a sus requerimientos. Lo anterior estará sujeto a la existencia de recursos. Con respecto a los predios que se encuentran registrados en el IGAC como propiedad del departamento, se verificara una vez culmine el proceso de avalúo el estado actual de estos bienes, agregando que la inscripción ante ese Instituto no constituye título de propiedad, pues las formas de adquirir el derecho de dominio y la titularidad de los bienes inmuebles se encuentra plenamente establecida en la legislación civil, de tal suerte que habrá de llevarse a cabo un estudio jurídico de la situación que devele el estudio de títulos dentro del proceso de avalúo. De otra parte, y teniendo en cuenta la situación presentada con el bien inmueble “Colegio Eugenio Paccely” se procederá a realizar la baja respectiva,

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verificando de manera previa la figura jurídica mediante la cual se realizo la entrega del mismo. Con respecto al proceso realizado bajo el amparo y vigencia de la Ordenanza No 625 de 2009, deviene preciso reiterar que si bien esta ultima apunta a un ordenamiento jurídico de los bienes propiedad del Departamento en sus municipios, también lo es, que dicha Ordenanza no condiciona el cumplimiento de la misma bajo la perspectiva del tiempo, es decir, no se estructura como un plazo que goza de perentoriedad, el hecho de que la Duma Departamental le haya entregado vigencia a esa autorización legal, mas bien constituye un hecho de mesura y responsabilidad de su parte, como quiera que no resultaría prudente comprometer la voluntad administrativa y política de otro gobierno, desconociendo las prioridades sociales y fiscales del momento, en ese orden de ideas, considero con el acostumbrado respeto que a la luz de la sana critica no seria razonable hablar de incumplimiento por parte de la Administración Departamental. Adicionalmente, según información entregada por la anterior jefe de Grupo en cumplimiento de la ordenanza 625 de 2009 previa legalización del asentamiento humano ante la Secretaria de Planeación del municipio respectivo y verificación del cumplimiento de requisitos estipulados en el artículo 6 y 7 del decreto 3111 de 2004 por parte de los beneficiarios, en las urbanizaciones denominadas El Pénsil del municipio de Anserma, Urbanizaciones Barrio Caldas y San Vicente de Paúl del municipio de Riosucio, Urbanización Divino Niño del corregimiento de Planes del municipio de Manzanares, Corregimiento de Arauca del municipio de Palestina. El gran número de ocupaciones ha implicado un gran esfuerzo de los profesionales y auxiliares del Grupo, en la realización de las actividades que se relacionan: Acopio y lectura de diferentes planos y cartas catastrales que reposan en el Grupo de Bienes, Consecución de la base predial, física y digital de las propiedades, ocupaciones y mejoras, Consecución de los registros R1 y R2 (predios, propietarios, áreas, linderos), de parte del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), Tramite ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, Notarias: Manizales, Cali; en procura de los planos mediante los cuales se protocolizaron las compraventas al Departamento de Caldas de los lotes que conforman el globo de terreno de mayor extensión propiedad del Ente Territorial. Tramite frente al Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), Registro (ORIP) a fin de identificar las posesiones ya tituladas por el Departamento desde el año 1956 a 1990, en numero 93 y anotaciones a la matricula inmobiliaria No. 100-18286; figurando, algunas de ellas, por fuera de los linderos de los lotes del Departamento.

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Se realizaron visitas a los diferentes inmuebles propiedad del Departamento de Caldas abarcando un 30% de estos de acuerdo a las autorizaciones de comisión y viáticos”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría. Del derecho de contradicción ejercido por el Ente Territorial se extrae lo siguiente “(…) se procederá a gestionar ante el ordenador del gasto la actualización del avalúo de los bienes inmuebles propiedad del Departamento de Caldas, con el fin de lograr entre otras cosas la plena identificación de los predios que son propiedad del departamento, realizar el estudio de la situación jurídica actual de los mismos y proceder de conformidad a sus requerimientos. Lo anterior estará sujeto a la existencia de recursos”. En el mismo sentido, la respuesta del Sujeto de Control respecto a las ocupaciones legales e ilegales de bienes inmuebles sin la debida titularización y/o legalización confirman lo expresado por la Contraloría en cuanto a la inexistencia de la relación de bienes inmuebles propiedad del Departamento de Caldas. Siendo la Contraloria General de Caldas respetuosa con la interpretación que hace el sujeto de control respecto al límite de tiempo otorgado para el cumplimiento de la Ordenanza No. 625 de 2009, se debe precisar que el acatamiento de este acto si esta perfectamente delimitado en el Artículo Primero el cual señala “Autorizar al señor Gobernador o a quien este delegue por el término de su mandato para que a nombre del Departamento de Caldas (…)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto). Por tanto la observación se confirma. Esta Contraloria considera que con las conductas mencionadas se pudo incurrir en un presunto detrimento a los recursos públicos; que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente.

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Hallazgo Administrativo No. Diez. Incertidumbre en los registros contables de los bienes inmuebles E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón e inexistencia de titularización del lote y construcciones donde funciona la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas Criterio. Ley 716 de de 2001, Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación, Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública. El numeral 4 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, establece: “Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando se aplique la depreciación por componentes”. Representa el valor de las edificaciones adquiridas a cualquier título por la entidad contable pública, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se excluye el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran, que deben registrarse en la cuenta correspondiente (…). (Subrayado y negrilla nuestro). Condición. El lote identificado con ficha la catastral No. 0-02-0008-0295-000 y parte de las edificaciones donde hoy funciona la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas son propiedad del Departamento de Caldas, por lo tanto en el año 2006 la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas elaboró avaluó del lote y la totalidad de estas construcciones, avalúos estos que se registraron de manera conjunta en la contabilidad del Departamento de Caldas en la subcuenta 1640100000 – Clínicas y Hospitales, hecho que no es cierto, toda vez que en los registros contables del Hospital Santa Sofía se reportan saldos a las construcciones y edificaciones realizadas con recursos de la entidad hospitalaria.

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E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE CALDAS AVALÚO LONJA DE PROPIEDAD RAÍZ DE CALDAS

AÑO 2006

Lote Terreno Cifras en millones de pesos

ITEM AREA MTS2 VALOR UNITARIO MTRS

2 TOTAL

Lote Terreno Clínica 12.000 $50.000 $600

Lote Finca 9.1096 Has $7.000.000 Has $ 64

Valor Total Lote $664

Fuente: Informe de Lonja de Propiedad Raíz de Caldas

Construcciones Cifras en millones de pesos

ITEM AREA MTS2 VALOR UNITARIO

MTRS2

TOTAL

Centro de Urgencias 1424,98 $ 600.000 $855

Centro Cardiovascular 156,33 $1.000.000 $156

Área Hospitalaria 5538,59 $ 400.000 $2.215

Centro de Especialistas 1125,95 $ 800.000 $901

Centro Administrativo 336.92 $ 400.000 $135

Auditorio 195.00 $ 600.000 $117

Portería 8.20 $ 400.000 $3

Total Construcciones $4.382


Depreciación Acumulada. En la contabilidad del Departamento de Caldas, la cifra total del lote y construcciones de la E.S.E. es decir $5.047 millones sirvió de base para el cálculo de la depreciación acumulada del bien inmueble motivo de análisis, así: Cifras en millones de pesos

DETALLE TOTAL

Valor Total Lote $664

Total Construcciones $4.383

Total a Depreciar $5.047

Fuente: Módulo AM de Activos Fijos

De lo anterior se desprende, que para calcular la depreciación de las construcciones que hoy ocupan las instalaciones de la ESE Hospital Santa Sofía, el Departamento de Caldas incluye el valor del lote que es de propiedad del ente

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territorial y el valor de las construcciones que fueron objeto de avalúo por la Lonja; por lo tanto, el valor calculado para depreciación ofrece incertidumbre toda vez que el Régimen de Contabilidad Pública establece que los terrenos no son objeto de depreciación, además la totalidad de las construcciones no son propiedad del Departamento de Caldas, por lo cual la base para el calculo de la depreciación de las edificaciones en los bienes del Departamento no es la real. Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón En el año 2006 la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas elaboró avaluó del lote y de la construcción “Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón”, estos avalúos se registraron erróneamente en la contabilidad del Departamento de Caldas, toda vez que se asentaron de manera conjunta en la subcuenta 1640090000 – Colegios y Escuelas por un valor de $405 millones, cifra conformada por los siguientes ítems:

Centro de Capacitación Laura Pinzón Cifras en millones de pesos


METRO2

TOTAL

Lote 4.058,00 $ 40.000 $162

Construcción 1.048,00 $200.000 $210

Salón Comunal 121,78 $250.000 $30

Kiosco 58,50 $ 50.000 $3

Valor Total $405


Depreciación Acumulada – Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón. En la contabilidad del Departamento de Caldas, la cifra total del lote y construcciones del Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón, es decir $405 millones sirvió de base para el cálculo de la depreciación acumulada del bien inmueble motivo de análisis. Por lo tanto, el valor calculado para la depreciación ofrece incertidumbre toda vez que el Régimen de Contabilidad Pública establece que los terrenos no son objeto de depreciación, por lo cual la base para el cálculo de la depreciación de las edificaciones en los bienes del Departamento no es la real. Causa. Incorrectos registros contables de los bienes inmuebles E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y Centro de Capacitación Municipal Laura

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Pinzón e inexistencia de titularización del lote y construcciones donde funciona la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas. Efecto Incertidumbre en los saldos reportados en la Contabilidad en el Grupo Propiedades, Planta y Equipo. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en su derecho de replica manifiesta “Con relación a este punto, es preciso indicar que se presento una irregularidad de carácter técnico por parte del encargado en su momento de hacer la carga inicial en el modulo AM del aplicativo SAP, por esta razón y teniendo en cuenta que existe una falla en este proceso; el funcionario del Grupo de Bienes encargado del manejo del sistema SAP, se encargara de realizar una nueva parametrizacion que permita subsanar la situación planteada, y en consenso con el Contador del Departamento de Caldas se han propuesto adelantar las acciones correctivas. Ahora bien, en aras de una mejora continua, se esta analizando la posibilidad de retrotraer las correspondientes amortizaciones hasta la fecha de su carga inicial ; 31 DE AGOSTO DE 2007 para el activo 3001410 y 07 DE SEPTIEMBRE DE 2010 para el activo 5000017; traslado o baja del porcentaje que corresponde al valor del lote, creando los Activos fijos tanto para el LOTE HOSPITAL SANTA SOFIA como LOTE ESCUELA LAURA PINZON y realizar el alta correspondiente, agregando que cualquier transacción a realizar será llevada a cabo después de realizar una conciliación con las Unidades de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Despacho de Hacienda de tal suerte que se pueda realizar de nuevo una Parametrización del Modulo AM del aplicativo SAP”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. El sujeto de control acepta la observación; por lo tanto ésta se mantiene. Hallazgo Administrativo No. Once. Con presunta connotación Fiscal en cuantía por determinar. Incertidumbre en la Póliza de Seguros que ampara los bienes del Departamento de Caldas. Criterio. Articulo 107 de Ley 42 de 1993, Resolución No. 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Ley 610 de 2000.

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Condición. El Departamento de Caldas no tiene plenamente identificados sus bienes inmuebles asegurados mediante las diferentes pólizas que cubren la vigencia 2011, toda vez que la Compañía Liberty Seguros S.A. mediante oficio de mayo de 7 de 2012 con radicado interno No. 2012 – EI – 00002308 señala “(…) nos permitimos informarle que una vez revisados los archivos que reposan en la compañía, encontramos que los edificios del Departamento de Caldas vienen asegurados en forma global”. Es decir dicha póliza adolece de una relación en detalle de los bienes inmuebles propiedad del Ente Territorial que fueron asegurados. Analizados los contratos marco por medio de los cuales el Departamento de Caldas contrata para asegurar sus bienes muebles e inmuebles, se observa en su objeto contractual: “OBJETO- La expedición de la póliza que ampare los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del Departamento de Caldas y de aquellos por los que se allegare a ser legítimamente responsable”. Como se puede apreciar no es muy claro el objeto contractual e igual circunstancia se aprecia en las pólizas sin soportes que allegaron para nuestra revisión. De otra parte, los contratos de las pólizas que aseguran los bienes muebles e inmuebles del Departamento no son registrados de manera correcta; toda vez que no son causados por la cuenta 1905 – Bienes y Servicios Pagados por Anticipado, sino que se registran directamente al gasto, impactando de manera negativa la utilidad en un mismo período. Lo anteriormente expuesto genera incertidumbre en las siguientes cuentas contables:

1905 Bienes y Servicios Pagados por Anticipado.

5111 Seguros Generales $839 millones.

3110 Resultado del ejercicio $839 millones. Causa. Falta de claridad en la suscripción del contrato de seguros y del objeto asegurado.

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Efecto. La Gobernación de Caldas puede verse en apuros en el momento en que se presente una reclamación ante la compañía aseguradora como consecuencia de la ocurrencia de un siniestro sobre algunos de los bienes inmuebles asegurados. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en su derecho de contradicción expone “En aras de verificar la situación descrita, mediante comunicación verbal con una de las funcionarias de DELIMA MARSH S.A (intermediarios de seguros) nos informa que en sus archivos reposa un listado general de los Bienes Inmuebles amparados por el contrato de seguros, el cual ha sido solicitado con el fin de proceder a su revisión respectiva y adoptar las decisiones a que haya lugar teniendo en cuenta su contenido, agregando que la compañía aseguradora exige para otorgar la cobertura y el cubrimiento del siniestro la demostración del interés asegurable que en el caso de bienes inmuebles es el certificado de tradición donde conste la propiedad del título o el contrato de comodato respectivo donde se consagre la obligación de asegurar el inmueble. Con relación, a la incertidumbre que según ese Organismo de Control Fiscal puede generar el registro de los contratos de seguros en sus respectivas cuentas, y luego de la comunicación verbal sostenida con el contador del Departamento, se procederá a subsanar este aspecto, se solicitara a la oficina de contabilidad activarlas en la cuenta 1905 (Bienes y Servicios Pagados por Anticipado) para su correspondiente amortización dentro del periodo respectivo”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Es contradictoria la actitud asumida por las compañías de seguros que conformaron la Unión Temporal con el fin de presentar propuesta para contratar los seguros de los bienes inmuebles del Departamento de Caldas, ya que ante una solicitud del equipo auditor para que se nos informara si el predio en donde se encuentran las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas se encuentra o no asegurado, la Compañía Liberty Seguros S.A. mediante oficio de mayo de 7 de 2012 con radicado interno No. 2012 – EI – 00002308 señala “(…) nos permitimos informarle que una vez revisados los archivos que reposan en la compañía, encontramos que los edificios del Departamento de Caldas vienen asegurados en forma global.

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Por lo anterior no es posible certificar si el predio del Hospital Santa Sofía está incluido o no, como tampoco podemos certificar las primas de las vigencias 2009, 2010 y 2011” (Negrillas Fuera de Texto), para mayor ilustración en el tema “Incertidumbre por aseguramiento de bienes inmuebles de las instalaciones de la E.S.E. Departamental Hospital Santa Sofía de Caldas, por parte del Departamento y de la misma E.S.E” nos remitimos al Hallazgo No. 12 de este informe. Y en respuesta entregada por el Ente Territorial sobre el particular, se manifiesta que por solicitud verbal que se hiciera a los intermediarios de seguros DELIMA MARSH, les dieron como respuesta una relación de los bienes inmuebles que fueron asegurados, los cuales presuntamente se encuentran en los archivos anexos a la correspondiente póliza; sin embargo, no se allega prueba idónea que así lo demuestre. En el tema contable, el ente territorial acepta el hallazgo en lo pertinente a los registros contables de los contratos de las pólizas que aseguran los bienes muebles e inmuebles del Departamento. Por las razones anteriormente expuestas la observación se mantiene. Por último, este organismo de control considera que con las conductas mencionadas se pudo incurrir en un presunto detrimento a los recursos públicos; que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente. Hallazgo Administrativo No. Doce. Con presunta connotación Fiscal en cuantía por determinar. Incertidumbre en la cuenta cargos diferidos por aseguramiento de bienes inmuebles de las instalaciones de la E.S.E. Departamental Hospital Santa Sofía de Caldas, por parte del Departamento y de la misma E.S.E. Criterio. Ley 42 de 1993 Articulo 107, Ley 389 de 1997 artículos 1036 y siguientes, Resolución No. 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública y Ley 610 de 2000. Condición. Con el fin de verificar si dentro de las pólizas suscritas por el Departamento de Caldas se encuentra amparado el bien inmueble identificado con ficha catastral

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No. 0-02-0008-0295-000 lote propiedad del Departamento de Caldas y donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía, se indagó al respecto en el desarrollo del proceso auditor determinándose: Que la E.S.E., viene amparando dicho bien inmueble mediante la póliza No. 378 que se ha tomado por valor de $15.583. Millones. De otra parte como ya se mencionaba previamente, no fue posible determinar si el Departamento de Caldas viene amparando dicho bien inmueble, solo se desprende de lo que se analizó que existe una gran posibilidad que todos los bienes inmuebles, incluido el de Santa Sofía estén inmersos en los asegurados, lo que podría ocasionar un detrimento al patrimonio público por constituirse dos (2) pólizas por parte del Estado con el mismo fin. Es de advertir que de acuerdo con la interpretación que se debe dar a un anexo de modificación a la póliza Nº 1001017, constituida en la vigencia 2008-2009, se deja la siguiente advertencia: POR MEDIO DEL PRESENNTE ANEXO, EL CUAL FORMA PARTE INTEGRANTE DE LA PÓLIZA Y POR SOLICITUD DEL ASEGUARDO, SE HACEN LAS SIGUIENTES MODIFICACIONES SEGÚN AMPARO DE MODIFICACIONES Nros 711-4004 Y 711-4037 DE DELIMA MARSH. SE EXCLUYEN LOS SIGUIENTES EDIFICIOS (…) HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFIA POR VALOR DE $2.924 millones. De donde se colige que estos bienes inmuebles siempre han venido siendo objeto de seguro, sin que se verifique que los mismos no han sido excluidos en lo sucesivo, toda vez que como se advertía previamente, no existen los elementos para determinar que bienes inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas se vienen asegurando, solo por lo que se desprende de la generalidad se entiende que son todos los de propiedad de la entidad territorial. Causa. No existir claridad en torno a los bienes inmuebles que han sido asegurados, con el fin de poder determinar si el predio en donde se encuentra el hospital departamental Santa Sofía de caldas se encuentra asegurado por la gobernación de caldas. Efecto. Tras la falta de certeza de si el predio en donde se encuentra ubicado el hospital Santa Sofía cuenta con una póliza de seguros que lo ampare, no se puede precisar si existe una innecesaria inversión por parte de la gobernación de caldas,

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en razón a tener un bien asegurado que ya lo tiene amparado el mismo hospital departamental. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas en su derecho de contradicción expone “Con relación a este punto, vale la pena destacar que en desarrollo del proceso de auditoría que hoy convoca nuestra atención, se les explico de manera reiterada a sus funcionarios que el inmueble donde funciona la ESE Hospital Departamental Santa Sofía fue excluido del contrato de seguros el 17 de septiembre de 2008 por solicitud de la Gobernación, lo cual es certificado mediante anexo allegado con oficio G.B 150 del 17 de Mayo de los corrientes, en el cual se identifica de manera clara y expresa su exclusión. Así mismo, es prudente indicar que el documento al cual se hace mención, indica que el bien fue excluido en la fecha referida, y hasta la fecha (16 de mayo de 2012) no se evidencia solicitud alguna de inclusión del bien en mención, información que ofrece total claridad y certidumbre, si se tiene en cuenta que desde el año 2008 hasta la fecha la Unión Temporal Delima Marsh S.A - Gilberto Robledo vienen siendo los intermediarios de seguros de la Gobernación de Caldas”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Es preciso reiterar sobre el tema, toda vez que no existe la prueba idónea que nos de la certeza si el bien inmueble al que hacemos alusión, esto es en donde se encuentra ubicado el Hospital Departamental Santa Sofía, actualmente esta inmerso o no dentro de los bienes inmuebles asegurados por el Departamento de Caldas, puesto que como se plantea en el Hallazgo No.11 de este informe, de la respuesta entregada por parte de la Compañía Aseguradora Liberty Seguros S.A. a la Contraloria General de Caldas, quien menciona que como quiera que la póliza tomada por la Gobernación de Caldas es global y los bienes no se encuentran individualizados, no es posible determinar si el predio en comento se encuentra dentro de los amparados por la precitada póliza, pero se insiste que de la interpretación que se deba dar tanto al objeto del contrato No. 09032010 – 0460 suscrito entre la Gobernación de Caldas y la unión temporal por valor de $598 millones, para efectos de constitución de pólizas a favor de los bienes del Departamento y de la misma póliza se desprende que son todos los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas, los bienes que se encuentran amparados.

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Además no compartimos la deducción que se hace en los descargos, en donde se señala que por el hecho que a la póliza contratada en el año 2008, se le hiciera una modificación en la cual se excluía el bien inmueble, en donde funcionan las instalaciones de la E.S.E. Hospital Santa Sofía de Caldas, en ello no se podría aplicar la analogía para todas las pólizas constituidas en años posteriores se hiciera la misma exclusión, dado que cada póliza es un contrato independiente, en donde deben quedar fijadas unas estipulaciones y amparos, puesto que la administración es cambiante y se deben actualizar los estados de las propiedades de que es dueño el ente tomador de la póliza, ya que tratándose de la póliza en donde se realizó la exclusión es la No. 1001017 de la compañía LA PREVISORA S.A. con vigencia entre 2008 a 2009 con sus modificaciones Nos. 711 – 4004 Y 711 – 4037 y la póliza ultima a la que le hemos realizado la auditoría es la No. 492 de LIBERTY SEGUROS S.A., cuya vigencia va de abril a diciembre de 2011, la misma que tiene por objeto amparar los bienes muebles e inmuebles de que es responsable el Departamento de Caldas y por los que llegare a serlo, objeto por cierto muy amplio; en donde se vislumbra que se encontrarían inmersos todos los bienes del Departamento incluido aquel en donde se encuentran las instalaciones del Hospital Santa Sofía de Caldas. Cabe anotar que en la premencionada póliza no se hace la advertencia sobre la exclusión de dicho bien inmueble; nótese que en esta respuesta se hace referencia a dos compañías de seguros diferentes (LA PREVISORA y LIBERTY SEGUROS) razón por la cual son improcedentes los argumentos expuestos por el Sujeto de Control, confirmándose de esta manera la observación. Por último, esta Contraloria considera que con las conductas mencionadas se pudo incurrir en un presunto detrimento a los recursos públicos; que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente.

Hallazgo Administrativo No. Trece. Irregularidades para asumir la cancelación del Impuesto Predial Unificado del predio donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y ausencia de registros del impuesto en las Unidades de Presupuesto y Contabilidad del Departamento de Caldas. Criterio. Ley 14 de 1983, Ley 44 de 1990, Acuerdo 704 de 2008, Instructivo No. 015 de diciembre de 2011 numeral 2.3.6. Contaduría General de la Nación, Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública.

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Condición. Mediante el oficio DLI – 683 emitido en la Unidad de Rentas del Municipio de Manizales se manifiesta que el predio con ficha catastral No. 0-02-0008-0295-000 adeuda la suma de $227 millones por Impuesto Predial Unificado entre los años 2007 y el bimestre marzo – abril de 2012, en dicho predio se encuentra ubicada la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía. Las obligaciones respecto al impuesto predial unificado entre los años 2007 y el bimestre marzo – abril de 2012 del mencionado predio son: Cifras en millones de pesos

Concepto Año 2012 - Deuda

Recargo Impuesto Predial Unificado $18

Impuesto Predial Unificado $89

Recargos CORPOCALDAS $66

CORPOCALDAS $54

TOTAL $227

Fuente: Oficio DLI-683 Secretaria de Hacienda – Unidad de Rentas – Alcaldía de Manizales

Requeridos a las unidades de presupuesto y contabilidad del Departamento de Caldas los certificados de disponibilidad, registros presupuestales y registros contables de causación del impuesto predial unificado por las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011 correspondientes a la ficha catastral referida, se manifiesta mediante oficio UC – 106 de mayo 7 de 2012 que “(…) no aparece reconocimiento con relación al predio Hospital Santa Sofia (…)” y oficio UC-107 de mayo 8 de 2012 “(…) debidamente revisados los CDP’s RPC’s expedidos, y las causaciones correspondientes al Impuesto Predial durante los años 2008, 2009, 2010 y 2011 a nombre del municipio de Manizales no aparece reconocimiento con relación al predio Hospital Santa Sofía (…)”. Hechos que confirman que el Ente Territorial no tiene registrada en la contabilidad la obligación cierta o estimada del impuesto predial unificado que corresponde a este bien inmueble como quiera que la factura señala como propietario al Departamento de Caldas. Cabe anotar, que el bien inmueble donde funciona el Hospital Santa Sofía no cuenta con un documento donde se especifique bajo que modalidad se ocupa este bien inmueble por parte de la E.S.E, esto se deduce de la solicitud que se le hizo al Señor Secretario Jurídico de Departamento y de la correlativa respuesta entregada por parte del Jefe de Bienes, con lo que le resta posibilidades al Departamento de buscar la restitución de dicho bien.

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Causa. Irregularidades para asumir la cancelación del Impuesto Predial Unificado del predio donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y ausencia de registros del impuesto en las Unidades de Presupuesto y Contabilidad del Departamento de Caldas Efecto. Incertidumbre en el saldo contable de las cuentas que afectan la causación de las obligaciones del Impuesto Predial Unificado. Comentario de la Entidad. La Entidad Territorial manifiesta “Con el ánimo de subsanar el contexto planteado, y luego de la comunicación sostenida con el Contador de la Gobernación, se procederá a verificar con el municipio de Manizales, la situación actual del predio en mención con relación al impuesto predial, con el fin de recopilar información y suministrarla para el reconocimiento contable, y al final de cada vigencia consolidar dicha información para que sea incorporada en la contabilidad del Departamento de Caldas. Con respecto a la solicitud de restitución del inmueble donde funciona el Hospital departamental Santa Sofía, debe indicarse que tal actuación iría en contravención de lo dispuesto en la Ordenanza mediante la cual se creó dicha institución, como quiera que la misma establece que el inmueble donde funcione la ESE hará parte de su patrimonio, así mismo, su restitución afectaría de manera categórica la prestación del servicio de salud, en el Departamento de Caldas. Lo cual no es óbice para indicar que se procederá sin ninguna dilación a verificar la situación jurídica del citado bien para analizar la figura legal mediante la cual será entregada a la ESE, lo cual permitirá conjurar algunas situaciones de hecho que se vienen presentando con relación a su funcionamiento en un predio propiedad del Departamento de Caldas”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. El sujeto de control acepta la observación, por lo tanto ésta continúa.

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Hallazgo Administrativo No. Catorce. Incorrectos registros contables de bienes inmuebles en la Subcuenta Edificaciones Pendientes por Legalizar. Criterio. Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación, Régimen de Contabilidad Pública e Instructivo No. 015 de diciembre de 2011 Contaduría General de la Nación. Condición. Contablemente se registra en la subcuenta 1640270000 – Edificaciones Pendientes por Legalizar el valor de $11.062 millones. Una vez consultado en el módulo de activos del SAP el detalle de esta subcuenta, se observa que se registro este saldo global; es decir, sin relacionar de manera individual y detallada cada uno de los bienes inmuebles pendientes por legalizar. Situación que impide la verificabilidad de la información contable respecto a la Subcuenta Edificaciones Pendientes por legalizar. Causa. Incorrectos registros contables de bienes inmuebles en la Subcuenta Edificaciones Pendientes por Legalizar. Efecto. Incertidumbre en el saldo contable de la subcuenta Edificaciones Pendientes por Legalizar; toda vez que no es posible la verificabilidad de la misma. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas en su derecho de contradicción “Teniendo en cuenta que el manejo del sistema de gestión financiera territorial (SFGT-SAP) es liderado por la Secretaria de Hacienda del departamento, se solicitara por parte del grupo de bienes de la Secretaria General acompañamiento para la actualización y debida parametrización con el fin de subsanar esta situación”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. El Departamento de Caldas acepta la observación, por lo tanto ésta se mantiene.

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Hallazgo Administrativo No. Quince. Con presunta connotación Disciplinaria y Fiscal en cuantía por determinar. El Módulo AM de Activos Fijos carece de información actualizada, subutilizado por falta de capacitación a los funcionarios responsables, no obstante la suscripción de los contratos números 02052008 – 0503, 27022009 – 0023, 26012010 – 0017, 31012011 – 0013, 23122008 – 1895 y 242008 – 1931. Criterio. Ley 80 de 1993 artículo 4, Ley 594 de 2000, Ley 734 de 2002 articulo 48 numeral 34, Contratos números 02052008 – 0503, 27022009 – 0023, 26012010 – 0017, 31012011 – 0013, 23122008 – 1895 y 242008 – 1931, Ley 42 de 1993 artículos 99 y siguientes, Instructivo 015 de 2011 numeral 1.1.2. Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública CAPITULO III. CAPITULO III, Bienes Totalmente Depreciados. §2692 Doctrina Los bienes totalmente depreciados deben permanecer en cuentas de orden hasta que se defina su destinación final. (…). CAPITULO III, 23. Retiro de Propiedad Planta y Equipo. §2623 RCP El Control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registran en las cuentas de orden deudoras. (…). Condición. Con el objeto de determinar si el Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP es utilizado al 100% de sus funciones y la información se encuentra actualizada, se realizaron las siguientes pruebas comparativas entre el módulo mencionado y el software de la LONJA de Propiedad Raíz de Caldas que en su momento sirvió en la Unidad de Bienes como fuente de los datos iniciales con los cuales se debió cargar el Modulo de Activos Fijos, encontrándose lo siguiente: MUESTRA 1: Solicitud: Verificar en la aplicación de la LONJA el Lote Barrio San Vicente ubicado en el Municipio de Riosucio Caldas. Resultado: No se encontró registro alguno, como se puede observar en las siguientes imágenes (Figura 1 y 2):

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Figura 1. Figura 2.

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MUESTRA 2. Solicitud: Verificar la posibilidad de anulación, modificación o eliminación de un registro en el software de la LONJA, con el fin de determinar la seguridad de la información almacenada en el mismo. Resultado: El sistema le permite al usuario ADMINISTRADOR realizar cualquier tipo de operación relacionada con la modificación y/o eliminación de información si así lo ve necesario el usuario (Figura 3), cabe aclarar que en el sistema SGFT-SAP no se pueden realizar éste tipo de eliminaciones sin la respectiva autorización del administrador del mismo.

Figura 3. MUESTRA 3. Solicitud: Realizar búsqueda en el software de la LONJA, el bien inmueble Escuela de Carabineros, ubicado en el Municipio de Manizales. Resultado: Dicho sistema no arroja información; se pudo observar en el Módulo de Activos Fijos del SAP, que se presume de acuerdo a entrevista con el funcionario encargado del manejo de dicho Modulo que el bien inmueble Escuela de Carabineros se encuentra registrado en una cuenta contable 1640270000 – Edificaciones pendientes por legalizar, por valor de $11.062 millones; dicha cuenta fue registrada de manera global, es decir no se permite visualizar de manera individual cada uno de los lotes.

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Figura 4 MUESTRA 4. Solicitud: Verificar el bien inmueble Talleres del Departamento, ubicado en el Municipio de Manizales en las aplicaciones de la LONJA y el SAP. Resultado: Se evidencian registros en la aplicación de la LONJA y el SAP respectivamente (Figura 5 y 6).

Figura 5

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Figura 6. MUESTRA 5. Solicitud: Verificar el Lote Berlín, ubicado en el Municipio de Manzanares. Resultado: Al momento de consultar en el software de la LONJA se encuentra información de este lote (Figura 7), con su respectiva valorización (Figura 8); pero al momento de verificar el bien en el SAP, no se visualizó registro alguno.

Figura 7

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Figura 8. MUESTRA 6. Solicitud: Consultar la cuenta 1715010000 – Bienes Históricos y Culturales Monumentos. Resultado: Se encontró un error de parametrización de información en el módulo de activos fijos del SAP; debido a que al momento de consultar en la aplicación los monumentos por costo histórico de la entidad; se evidencia que aparece un avaluó correspondiente a $3.538 millones (figura 9); al momento de realizar una revisión detallada de los monumentos, en especial el Palacio de la Gobernación encontramos un avaluó correspondiente a $53 millones (Figura 10), de acuerdo a las mejoras del monumento; pero no se visualiza el activo fijo correspondiente al ingreso del bien, cuyo valor es igual a $11.578 millones.

Figura 9

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Figura 10. Se hace necesario precisar, que de acuerdo a información sustentada por el Jefe de Unidad de Sistemas y el profesional universitario de la misma unidad, mediante oficio US 2012 – 102 calendado 7 de mayo de 2012, donde manifiestan que el aplicativo de la LONJA no se encontraba activo desde finales del año 2009, debido a un daño en el servidor en el cual se encontraba alojado; dicha corrección en el servidor se llevó a cabo en la última semana de abril del presente año para objeto de esta auditoria. De otra parte, con respecto al Módulo de Activos Fijos y a la capacitación del personal que tiene algún vínculo con el SGFT-SAP, se han realizado una serie de contratos que determinan las continuas actualizaciones y acompañamiento por parte de personal capacitado a los funcionarios del Módulo de Activos Fijos; dichos contratos se relacionan a continuación: 1) Contrato de prestación de servicios No. 02052008 – 0503: Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la Administración Departamental, para coadyuvar con actividades relacionadas con el Módulo de Activos Fijos con el fin de consolidar la

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implementación del proyecto SGFT-SAP” Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 2) Contrato de prestación de servicios No. 27022009 – 0023: Objeto: “Prestar sus servicios, a través de la realización de actividades correspondientes al Módulo de Activos Fijos, buscando sostenibilidad, estabilidad del proyecto SGFT-SAP y colaborar con los procesos y procedimientos que se necesiten al interior del grupo de bienes” Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 3) Contrato de prestación de servicios No. 26012010 – 0017: Objeto: “El contratista se obliga para con el DEPARTAMENTO a prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la entidad a través de las actividades de Líder del Módulo de Activos Fijos, buscando la sostenibilidad y estabilidad del proyecto “SGFT-SAP” desde el Modulo de Activos Fijos y colaborar con los procesos y procedimientos que se necesiten al interior del Grupo de Bienes de la Gobernación de Caldas, según los lineamientos descritos en el estudios previo y la propuesta, los cuales hacen parte de este documento. Las actividades a realizar son entre otras, las siguientes: 1(…), 4) Actualizar inventarios personalizados incluidos en SAP, 5) Realizar traslados incluidos en SAP, 11) Elaboración de manuales de usuario del Módulo AM, 13) Capacitar a la Jefe del Grupo de Bienes o su delegada y el personal que lo requiere del Grupo de Bienes. Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 4) Contrato de prestación de servicios No. 31012011-0013: Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios de apoyo a la gestión para brindar la sostenibilidad en el Modulo de Activos Fijos del software “SGFT-SAP” en la Gobernación de Caldas, desarrollando las siguientes actividades:1(…),3) Actualizar inventarios personalizados incluidos en SAP, 4) Realizar traslados incluidos en SAP, 10) Realizar capacitación y transferencia de conocimientos a la Jefe del Grupo de Bienes y al personal que lo requiere del Grupo de Bienes. Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. De igual forma, la Unidad de Sistemas manifiesta en oficio US2012 – 102 del 7 de Mayo de 2012 con respecto a la capacitación de funcionarios (2 Folios) “a la fecha de entrega del usuario SAP a los nuevos funcionarios, no requirieron capacitación alguna, ya que en ese momento existía personal capacitado dentro de la dependencia para dar la inducción respectiva”, El Jefe de Bienes solicitó el nombre de usuario y contraseña mediante el oficio GB089 el día 14 – 03 – 2012 (1 folio) con el fin de ingresar al Módulo de Bienes del SAP; la entrega de dichos usuarios se llevó a cabo mediante un correo electrónico el día 14 – 03 – 2012 enviado por el funcionario JUAN CARLOS ZAMORA LONDOÑO.

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Como resultado de las pruebas realizadas al Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP se determinó lo siguiente:

El Módulo de Activos Fijos del Sistema SAP, no se encuentra actualizado con respecto a la información entregada mediante el software de la LONJA, de igual forma se identifica que el sistema de información (Módulo de Activos Fijos del sistema SAP), se encuentra sub utilizado, como prueba de ello existen documentos electrónicos (libros de Excel) entregados en la prueba de campo, en los cuales se realizan los traslados de activos entre cuentadantes, la asignación de los mismos es manual, toda vez que son realizados en los libros mencionados como se observa en el formato de calidad FO-SL-01-005 Inventarios Personalizados (1 folio), identificándose riesgo en el cambio de seriales o de los mismos bienes; dichos formatos o registros no son debidamente numerados (No son reportes entregados por el sistema), a la fecha no utilizan codificación identificada por código de barras con su respectivo lector, instrumento que agiliza los inventarios y su implementación está adoptada por el sistema SAP; es importante mencionar que la totalidad de la información debe encontrarse en el Módulo de Activos Fijos de manera que se efectué una correcta interfaz con el Módulo Contable, permitiendo procesos tales como, depreciación y demás procesos a realizar con los bienes.

De otra parte, el personal de la Unidad de Bienes de la Gobernación de Caldas manifiesta en la entrevista que no se encuentra actualizada la información del Módulo de Activos Fijos del SAP, por el volumen de datos y por falta de capacitación del personal, hecho que permite vislumbrar presuntas irregularidades en la ejecución de los contratos números 02052008 – 0503, 27022009 – 0023, 26012010 – 0017, 31012011 – 0013, 23122008 – 1895 y 242008 – 1931 cuyos objetos contemplan la implementación y capacitación en el manejo del programa SAP. Se desprende del apoyo técnico prestado por los ingenieros de sistemas de la Contraloría General de Caldas que los funcionarios responsables de la alimentación y manejo del Módulo de Activos Fijos – SAP, no están debidamente capacitados y que aquel se encuentra subutilizado en la actualidad; toda vez, que no existe interrelación entre el inventario y avaluó de bienes propiedad del Departamento de Caldas tema tratado con profundidad en el cuerpo del informe.

Lo anterior permite inferir, que entre los años 2008 a 2011 los recursos destinados a la capacitación en el sistema SAP superan en más de 10 veces el costo anual del licenciamiento de dicho software, con lo cual la entidad territorial pudiese haber incurrido en un gasto excesivo con la ejecución de los citados contratos lo que

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podría ocasionar un presunto detrimento patrimonial a las arcas del Departamento de Caldas. Adicionalmente el Acto Administrativo de adopción del SAP en la Gobernación de Caldas, se requirió mediante oficio 2012 – IE – 0001610, documento que no fue puesto a disposición del equipo auditor con la única respuesta ofrecida a través del oficio USGC 2012 – 113 calendado el 11 de mayo de 2012 y suscrito por el Jefe de la Unidad de Sistemas cuya entrega es el “OTRO SI” del convenio, más no el acto administrativo. De otra parte, se hace referencia a los contratos números 23122008 – 1895 y 24122008 – 1931, cuyos objetos tratan de manera general actividades del Sistema de Gestión Financiera Territorial SAP, sistema en el cual se encuentra integrado el Módulo AM de Activos Fijos tema de esta observación; razón por la cual esta Contraloria analizó los mencionados contratos, así: Contrato No. 23122008 – 1895. Contratista: FUNDACIÓN FONDO MIXTO DE CALDAS Contratante: Secretaría de Hacienda – Departamento de Caldas Objeto: “La CONTRATISTA se obliga para con el DEPARTAMENTO a realizar talleres encaminados a la capacitación de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda en áreas económicas y financieras, y sensibilizar el proceso implantado en el Departamento de la plataforma SAP, por supuesto todo ello implica una logística, y además se debe buscar la sostenibilidad de todos los proceso implantados, todo encaminado a la consolidación del proyecto SGFT-SAP, para estabilizar el sistema de gestión financiera territorial en el Departamento de Caldas y continuar con el desarrollo del proyecto “IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL EN EL DEPARTAMENTO DE CALDAS” registrado con código BPID No. 2008-17000-0060”. Duración: “La Contratista, ejecutará el objeto contractual desde la fecha en que se perfecciona el contrato, y se cumplan los requisitos de ejecución que será el que aparezca como fecha de la radicación correspondiente hasta el 31 de diciembre de 2008”. Valor: “Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente contrato es la suma de $100 millones, suma que el DEPARTAMENTO, pagará a la CONTRATISTA así: a) Un anticipo del 50% del valor total del contrato, al

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cumplimiento de los requisitos de legalización. b) El 50% restante, se pagará en actas parciales, previo cumplimiento de las obligaciones y recibidas a entera satisfacción por parte del Departamento”. Una vez solicitada la documentación pertinente a la Secretaría de Hacienda del Departamento, aportada mediante oficio D.S.H. 431, se encontró lo siguiente: 1. El contrato tuvo como fecha de iniciación el 24 de diciembre de 2008, y como fecha de terminación el 31 de diciembre de 2008, según Acta del Resumen del Contrato, Interventoría y Ordenación del Gasto, (sin número), suscrito por PEDRO JAVIER MISAS – Secretario de Hacienda-, LUZ MARY ARENAS ESCUDERO – Interventora y CARMENZA GALVIZ AVILA – La Contratista. Pese a que la duración del contrato, según la documentación aportada corrió desde el 24 de diciembre al 31 de diciembre de 2008, no se evidencia que se hubiese desarrollado el objeto del mismo en ese periodo de tiempo. Según la Ley 80 de 1993 en su artículo 4 señala que son deberes de las entidades estatales: Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. 2. Se encuentra (como parte de los soportes del desarrollo del contrato), la CIRCULAR No. 0005, emanada de la Secretaría de Hacienda, donde se invitaba a los Funcionarios de la Secretaría de Hacienda, a una capacitación sobre FACTURACIÓN E IVA y ACTUALIZACIONES TRIBUTARIAS, a efectuarse el 14 de ABRIL DE 2009. Lo que indica que, por lo menos las capacitaciones del 14 de abril de 2009 y del 21 de Julio de 2009, se desarrollaron por fuera de la vigencia del contrato. 3. También se evidencia en la documentación aportada, que los pagos del contrato hechos al contratista, se efectuaron el día 31 de diciembre de 2008, mediante cheques 14838 y 24623, previa aprobación por parte del interventor, sin que se pruebe la total ejecución del contrato. El contratista está obligado a cumplir el contrato dentro del plazo total fijado para la realización del mismo. 4. En caso de que el desarrollo del contrato, hubiere consistido únicamente en dos capacitaciones efectuadas el 14 de abril y 21 de julio de 2009, según documentación aportada por la Secretaría de Hacienda, a las que asistieron 60 y 46 funcionarios respectivamente, en el Hotel Las Colinas de la Ciudad de Manizales, con un costo de $50 millones por cada sesión.

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Contrato No. 24122008 – 1931. Contratista: CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL S.A. Contratante: Secretaría de Hacienda – Departamento de Caldas Objeto: “EL CONTRATISTA se obliga para con EL DEPARTAMENTO a prestar servicio remoto y presencial de soporte para el sistema SAP R/3 implantado en el Departamento de Caldas, que solucione los inconvenientes presentados en la implementación actual, dichos inconvenientes son presentados en problemas de funcionamiento, falta de capacitación y reparametrizaciones necesarias, dadas las actividades diarias de la entidad”. Valor: “Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente contrato es la suma de de CIENTO TRECE MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS $114 millones incluido IVA, suma que el Departamento pagará al CONTRATISTA en actas parciales, recibida a entera satisfacción por parte del Departamento”. Una vez solicitados, mediante oficio 2012 – IE – 00001610 los soportes del contrato No. 24122008 – 1931, se obtuvo como respuesta en el oficio U.S.G.C. 2012 – 113 fechado 11 de mayo de 2012 y suscrito por el Jefe de Unidad de Sistemas “(…) no se ha podido encontrar ninguna copia de documentación del mismo en la Unidad de Sistemas, se seguirá en la búsqueda y nos comunicaremos con el anterior jefe de la Unidad de Sistemas debido que él se encuentra registrado como interventor de este contrato, para consultar si en su posesión se encuentra esta documentación (…)”. Causa. No se efectuó correcta migración de los datos del software de la LONJA de Propiedad Raíz de Caldas, hacia el Modulo de Activos Fijos del Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP; de igual forma se identifica que en el Módulo de Activos Fijos no se ha integrado toda la información con respecto a los bienes que maneja la Gobernación de Caldas. De otra parte el Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP, específicamente el Módulo de Activos Fijos está siendo sub-utilizado ya que no se están aprovechando ni utilizando todas las características que presenta en el mismo, denotándose actividades manuales que deberían ser desarrolladas por medio del aplicativo.

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Además se incumple el principio de responsabilidad, establecido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, “Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”. Efecto. Al identificarse actividades que se encuentran por fuera del sistema como son, la asignación de custodia de los bienes que poseen cada uno de los funcionarios, los traslados , entre otras; se observa el proceso de los bienes y sus actividades de forma manual, toda vez que son realizados en libros electrónicos (Excel), identificándose riesgo en el cambio de seriales o de los mismos bienes; registros sin numeración ya que no son entregados por el sistema, a la fecha no utilizan codificación identificada por código de barras con su respectivo lector, instrumento que agiliza los inventarios y su implementación está adoptada por el sistema SAP, su efecto denota falta de control de los bienes como riesgo permanente y subutilización del sistema, dado que el objetivo del módulo de Activos Fijos es precisamente el control de los activos de la entidad, su adecuada administración y agilidad en los procesos con respecto a la totalidad de los bienes del Departamento. Se evidencia falencia, por parte de la entidad contratante, en lo referente a someter el contrato a la debida interventoría, que hubiese garantizado el oportuno y eficaz cumplimiento del contrato, conforme a lo dispuesto en el numeral 34, artículo 48 de la Ley 734 de 2002. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas en su derecho de contradicción manifiesta “Según información allegada por la anterior jefe de Bienes los contratos de prestación de servicios suscritos por el contratista ANDRES FELIPE ARIAS RIOS y la Gobernación de caldas fueron ejecutados en su totalidad, los funcionarios del grupo de bienes se capacitaron de acuerdo a las necesidades, específicamente la funcionaria Adriana Hurtado realizó el proceso de capacitación y realizaba la actualización de inventarios personalizados bajo la vigilancia del contratista encargado del manejo del sistema, dicha funcionaria fue trasladada por la administración departamental. El funcionario Oscar Andrés Arias Tabares en la actualidad se encuentra manejando el sistema y recibió capacitación por parte del contratista ANDRES

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FELIPE ARIAS RIOS, aclarando que la responsabilidad del sistema y el manejo del sistema se realizaba preferencialmente por la persona idónea y que contaba con la capacitación y experticia en el manejo del sistema ya que se trata de un programa especializado que obliga a contar con la experticia para el manejo y parametrización. CONTRATO 23122008-1895 Con relación al punto 1 señalado por Ustedes, se hace necesario anotar que si bien es cierto que la duración y por consiguiente la ejecución del contrato era desde el 24 y hasta el 31 de diciembre de 2008, también es cierto que se empezaron a realizar algunas actividades que inicialmente se tenían previstas dentro del mismo y a lo largo del primer semestre del año 2009 y hasta el 21 de julio del mismo año, se desarrollaron las demás actividades que apuntaban al objeto contractual, las cuáles son las siguientes:

APOYO LOGÍSTICO EN JORNADAS DE CAPACITACIÓN Y CIERRE DE VIGENCIA, COMO SOPORTE EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO PARA CAMPAÑA DE PREVENCIÓN DE NO CONSUMO DE LICOR ADULTERADO EN TODOS LOS ESPECTÁCULOS DE LAS FONDAS Y PRONUNCIAMIENTO EN TARIMA RADIAL Y EN CADA FONDA EN CAMPAÑAS DE NO CONSUMO DE LICOR DE CONTRABANDO, COMO APOYO A LOS PROCESOS DE RENTAS, EN LA IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

PUBLICIDAD. EMISIÓN DE MENSAJES INSTITUCIONALES DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA, COMO APOYO PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA EN LA IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

CONSOLIDACIÓN DE PAGOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, UNIDAD DE TESORERÍA, COMO APOYO LOGÍSTICO EN LA IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

ELABORACIÓN DE MANUALES DE IDENTIDAD CORPORATIVA Y CARTILLA DE LA ORDENANZA No. 601, ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO DEPARTAMENTAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS

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PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO LOGÍSTICO. SOPORTE EN EL CIERRE FINANCIERO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO EN LA CONSOLIDACIÓN DE INFORMES PARA ENTES DE CONTROL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

SERVICIOS DE ABOGADO ESPECIALIZADO EN CONTRATACIÓN ESTATAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO EN LA CAMPAÑA DE JUÉGUELE LIMPIO A CALDAS: "NO CONSUMA LICOR ADULTERADO", CAMPAÑA ANTICONTRABANDO DE LICORES. APOYO A LOS PROCESOS DE RENTAS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

PREVENCIÓN SOBRE EL CONSUMO DE SPA (SUSTANCAS PSICOACTIVAS Y ALCOHOL), CON LOS HABITANTES DEL MUNICIPIO DE PÁCORA, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS DE RENTAS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO LOGÍSTICO. SOPORTE EN EL CIERRE FINANCIERO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO LOGÍSTICO. SOPORTE EN EL CIERRE FINANCIERO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA

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SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

CAMPAÑAS INSTITUCIONALES DE PROMOCIÓN, RECAUDO DE IMPUESTOS, PREVENCIÓN PARA EL NO CONSUMO DE LICOR DE CONTRABANDO, "CRÓNICA URBANA", PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL, PROCESOS DE RENTAS.

COMPRA DE EQUIPOS (PROYECTOR EPSON E IMPRESORAS) PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA, COMO APOYO LOGÍSTICO PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

APOYO EN LA CONSOLIDACIÓN DE INFORMES DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA, CON EL FIN DE PRESENTARLOS A LOS ENTES DE CONTROL Y APOYO LOGÍSTICO COMO SOPORTE EN EL CIERRE DE LA VIGENCIA 2008, PARA LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN TRIBUTARIA A LOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA. TALLERES DIRIGIDOS, CON MEMORIAS Y CD, PARA LA SOSTENIBILIDAD Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL PARA 46 FUNCINARIOS DE LA GOBERNACION DE CALDAS.

APOYO LOGÍSTICO (SERVICIO DE RESTAURANTE) PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN EL SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN TRIBUTARIA, PARA LA SOSTENIBILIDAD Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

100 MANUALES DE PRESUPUESTO PÚBLICO, PARA LA CAPACITACIÓN SOBRE PRESUPUESTO PÚBLICO, DIRIGIDO POR EL EXCONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN, DR. JAIRO ALBERTO CANO PABÓN, PARA FUNCIONARIOS DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA. TALLER DIRIGIDO CON MEMORIAS Y CD, PARA LA SOSTENIBILIDAD Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL PARA 50 FUNCIONARIOS DE LA GOBERNACION DE CALDAS.

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APOYO LOGÍSTICO EN LAS ACTIVIDADES REALIZADAS PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA, EN LA CONSOLIDACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL.

COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERÍA PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA, COMO APOYO LOGÍSTICO Y SOPORTE EN EL CIERRE FINANCIERO DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL, PARA LA SOSTENIBILIDAD DE LOS PROCESOS IMPLEMENTADOS EN LA SECRETARÍA DE HACIENDA. Con respecto al punto 2, es cierto que el contrato terminó de ejecutarse en julio del año 2009 y que en los meses de abril y julio de ese mismo año, se desarrollaron actividades conexas (mencionadas en el punto 1) para cumplir con el objeto contractual, a lo cual no se encontró reparo alguno porque lo importante es que se cumpliera con el objeto convenido. Sobre el punto 3, en lo referente a la fecha de los pagos, se realizó con la convicción de que se llevarían a cabo todas las actividades relacionadas con el objeto contractual. Posteriormente se observó que faltaban actividades por desarrollar y simplemente se le exigió al contratista dar cumplimiento a las actividades que faltaban y éste con total responsabilidad y seguramente para evitar problemas jurídicos culminó y cumplió totalmente con lo exigido en el objeto contractual, prueba de ello es el acta de liquidación (anexa). Por último y con respecto al punto 4, se hace necesario anotar que como se evidencia en el punto uno, el desarrollo del contrato no sólo se llevó a cabo con las dos capacitaciones del 14 de abril y 21 de julio de 2009, sino que se realizaron actividades enumeradas en la respuesta al punto 1, ajustadas al objeto contractual y que incluyen capacitaciones, sostenibilidad de procesos, consolidación, apoyo logístico y continuidad del Sistema de Gestión Financiera Territorial. Todo lo anterior esta soportado con las evidencias necesarias y las cuales se enviaron a su entidad en junio y noviembre de 2010, y nuevamente me permito adjuntar.

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CONTRATO 24122008-1931 De acuerdo con el oficio SHD-485 del 24 de mayo de 2012 remitido por la Secretaría de Hacienda, se adjuntaron los siguientes documentos con relación al contrato CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL S.A. por valor de $113.680.000

- Fotocopia cheque Numero 024626 - Fotocopia Consignación Davivienda - Fotocopia Documento Unidad d Contabilidad - Fotocopia Acta Resumen del Contrato - Fotocopia Minuta del Contrato Numero 24122008-1931 - Fotocopia Documento 00785 - Fotocopia Disponibilidad Presupuestal - Fotocopia Registro Presupuestal de Compromiso - Fotocopia Dian - Fotocopia Estampilla Prodesarrollo - Fotocopia Póliza de Seguros Bolívar - Fotocopia Póliza de Seguros Bolívar - Fotocopia Póliza de Seguros Bolívar - Fotocopia Consultoría organizacional - Fotocopia Acta Entrega Formal (Dos Folios)”. - Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. La Administración Departamental no realiza pronunciamiento alguno con respecto a la sub utilización del Módulo AM de Activos Fijos del sistema SAP, se tiene claro que la Contraloría en ésta observación mencionó la totalidad de los contratos que han tenido como fin la capacitación y los servicios dados por un funcionario encargado del módulo y de la actualización en datos del mismo; es por esto que se encuentra que no hay por parte del sujeto de control explicación al hecho de que el módulo se encuentre desactualizado y con actividades manuales que se pueden realizar perfectamente en el sistema y que disminuyen el riesgo. Respecto a las respuestas dadas en el derecho de contradicción sobre el contrato número 23122008 – 1895, se evidencian actuaciones con presunta connotación disciplinaria y fiscal, ya que para esta Contraloria no es procedimiento ortodoxo que una administración suscriba un contrato de $100 millones de pesos para ser ejecutado en los últimos nueve días calendario de la vigencia 2008. Inquieta a esta Contraloria que el referido contrato hubiese sido ejecutado entre el 23 de diciembre de 2008 y el 29 de julio del año siguiente, restándosele

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importancia por parte del Ente Territorial a la fecha de ejecución señalada en el contrato; es decir, entre el 23 y el 31 de diciembre del año 2008; peor aún, no se evidencia en la documentación aportada requerimientos por parte de la Interventora para que éste fuera ejecutado dentro de los términos establecidos y por el contrario lo que salta a la vista es que de manera expedita, sin ejecutarse el mismo se firman documentos como: Acta de resumen del contrato, interventoría y ordenación del gasto; con el fin de que se desembolsara no solo el anticipo sino el saldo restante para su pago total, de un contrato que no se había ejecutado, además fueron evidenciados pagos con fecha anterior a la legalización del mismo. Es decir se observa un descuido por parte del Sujeto de Control al no someter el contrato a una interventoría adecuada, que garantizara su oportuno y eficaz cumplimiento. Además, se presume falta al principio de Responsabilidad establecido en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, “los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”. De igual forma, para este Organismo de Control en dicho contrato se ejecutaron actividades que al parecer no guardan relación con el objeto del mismo. El Comité Técnico de valoración de hallazgos considera que con la suscripción de este contrato pudo existir menoscabo a los recursos del Departamento de Caldas y no habiéndose establecido certeza de ello en la auditoria, se determina dar traslado al subproceso de Investigaciones Fiscales con el fin de adelantarse una Indagación Preliminar, que de evidenciarse en el trámite del proceso otros alcances, éstos serán motivo de traslado a la autoridad competente. De acuerdo a las razones expuestas en los párrafos anteriores, la observación continúa. Por último, en lo que hace referencia al contrato No. 24122008 – 1931, éste y la documentación que lo soporta no fue verificada en tiempo oportuno ya que la entrega de la información se realizó de manera extemporánea el día 24 de mayo de 2012 mediante oficio S.H.D. 485; es decir, un día después de haber sido radicada en el Despacho del Señor Gobernador y la Secretaría de Hacienda Departamental la Carta de Observaciones de la Auditoría al Balance vigencia 2011 emitida por la Contraloría General de Caldas con radicado No. 2012 – IE – 00001830 del 23 de mayo de 2012. Situación que determinó una limitación en el normal desarrollo de la auditoría, por lo tanto el documento no fue analizado por el equipo auditor; razón por la cual el Comité Técnico de valoración de hallazgos

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considera prudente darle traslado al Subproceso de Participación Ciudadana de la Contraloria General de Caldas con el fin de que sea evaluado. Hallazgo Administrativo No. Dieciséis. Incertidumbre en el reconocimiento contable de las obligaciones del Impuesto Predial Unificado de sus Bienes Inmuebles. Criterio. Ley 14 de 1983, Ley 44 de 1990, Acuerdo 704 de 2008, Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación, Régimen de Contabilidad Pública e Instructivo No. 015 de diciembre de 2011 Contaduría General de la Nación. Condición. A 31 de diciembre de 2011 El Departamento de Caldas informa en la contabilidad en la subcuenta 2440030000 Impuesto Predial Unificado por Pagar un saldo cero (0), hecho que no es cierto, toda vez que en líneas posteriores se evidenciará los predios y valores cancelados por el impuesto referido durante los años 2008, 2009, 2010, 2011, de tal manera que:

El número de predios por los cuales se realizaron pagos de este impuesto no son coherentes con los números de predios de los cuales se tiene conocimiento en la Unidad de Bienes.

Contablemente no se reconoce el valor de las obligaciones a cargo de la entidad territorial por concepto de impuesto predial.

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Impuesto Predial unificado cancelado en las vigencias 2008 – 2009 – 2010 y 2011

AÑO 2008

PERIODO DE PAGONRO. DE

COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR

ENERO

Panamericana continuo

a la carcel ofic.12 Enero-Febrero 1800005950 08/02/2008 $ 2

MARZO

C.M Viejo a Villamaria

inst. caldense cultura ,

la caseta peaje la

Estrella Enero-Diciembre 1800007412 27/03/2008 $ 5

ABRIL


a la carcel ofic.12 Marzo-Abril 1800007351 02/04/2008 $ 2

Coldeportes Mayo-Junio 1800009555 20/06/2008 $ 42Calle 22 20.58 Ed.Bco

Ganadero Mayo-Junio 1800010143 25/06/2008 $ 2

NOV Cra 23 48-98 Julio-Agosto 1800016778 07/11/2008 $ 25

DIC

Calle 22 20.58 Ed.Bco

Ganadero Noviembre Diciembre 1800019130 16/12/2008 $ 21

$ 99


PREDIOS

JUNIO

TOTALES

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AÑO 2009


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR


GanaderoMarzo-Abril 1800023451 01/04/2009 $ 4

Coldeportes Marzo-Abril 1800023782 16/04/2009 $ 23

ABRILCalle 22 20.58 Ed.Bco


JUNIOCalle 22 20.58 Ed.Bco

GanaderoMayo-Junio 1800025519 04/06/2009 $ 1

SEP. Coldeportes Julio-Diciembre 1800028683 07/11/2009 $ 21

DIC Colegio INEM Noviembre Diciembre 1800031351 02/12/2009 $ 116

$ 166

AÑO 2010


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR


GanaderoEnero-Febrero 1800033571 17/02/2010 $ 40

Coldeportes Enero-Diciembre 1800034078 26/02/2010 $ 26

Instituto Caldense de

CulturaEnero-Diciembre 1800033598 19/02/2010 $ 6

$ 72

AÑO 2011


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR

MARZOCalle 22 20.58 Ed.Bco

GanaderoEnero-Diciembre 1800049656 18/03/2011 $ 3

AGOSTO Coldeportes Enero-Agosto 1800054129 05/08/2011 $ 23

OCTUBRE Coldeportes Sep-Octubre 1800056842 10/10/2011 $ 6

$ 32

Fuente: Oficio UC-107 de mayo 08 de 2012

TOTALES

TOTALES

FEBRERO

PREDIOS

PREDIOS

MARZO

PREDIOS

TOTALES

Causa. No reconocimiento contable de las obligaciones del Impuesto Predial Unificado de sus Bienes Inmuebles.

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Efecto. Incertidumbre en el saldo contable de la subcuenta obligaciones del Impuesto Predial Unificado. Comentario de la Entidad. La Entidad Territorial argumenta “Con el ánimo de subsanar el contexto planteado, y luego de la comunicación sostenida con el Contador de la Gobernación, se procederá a verificar con los diferentes municipios la situación actual de cada uno de los bienes inmuebles de los cuales se tiene obligación del impuesto predial, con el fin de recopilar información y suministrarla para el reconocimiento contable, y al final de cada vigencia consolidar dicha información para que sea incorporada en la contabilidad del Departamento de Caldas”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. El Ente Territorial acepta la observación, por ende ésta continúa. Observación No. Dieciocho. (Desvirtuada). Falta conciliación de información entre las áreas de Contabilidad – Presupuesto – Unidad de Prestaciones Sociales. Criterio Instructivo No. 015 del 16 de diciembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación, Numeral 1.2.2. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable. “Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información suministrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y las demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr integralidad del proceso contable, como lo señala los numerales 3.8 y 3.16 de la Resolución 357 de 2008”. Contaduría General de la Nación, Resolución 357 del 23 de julio de 2008. Numeral 3.8. Conciliaciones de información. “Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la

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contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico”. Numeral 3.16. Cierre contable. “De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública”. Condición. El Departamento de Caldas a 31 de diciembre de 2011, informa tres valores diferentes de reconocimiento de Cesantías de Personal así: Cifras en millones de pesos

Contabilidad Balance General

Resolución No. 0127 Reconocimiento

contable

Secretaría General Unidad de Prestaciones

Sociales

$ 3.012 $ 2.857 $ 2.915

Fuente: Balance General Departamento de Caldas “Gobernación” a 31 de diciembre de 2.012 Oficio U.P.S. 0036 del 19 de enero de 2012 Suscrito por el Secretario General Articulo 2. de la Resolución No. 00127 de 20 de enero de 2012.

De acuerdo con el Balance General del Departamento de Caldas “GOBERNACIÓN” comparativo de las vigencias 2010 y 2011 se presenta en la cuenta 2505 – Salarios y Prestaciones Sociales la suma de $3.011 millones; valor diferente al registrado en el reconocimiento contable de cuentas por pagar de la vigencia Fiscal 2011 Cesantías de Personal según artículo 2. de la Resolución 0127 del 20 de enero de 2012 por valor de $2.857 millones; sin embargo, al confrontar dichos valores con los reportados a la Secretaría de Hacienda Departamental por la Unidad de Prestaciones Sociales del Departamento

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mediante oficio U.P.S. 0036 del 19 de enero de 2012 se señala por el mismo concepto, es decir cesantías de personal el valor de $2.915 millones. Dado lo anterior nos encontramos frente a tres valores diferentes reportados para un mismo concepto Cesantías de Personal; situación que genera incertidumbre en las cifras informadas en la cuenta 2505 Salarios y prestaciones sociales. Causa. Falta conciliación de información entre las áreas de Contabilidad – Presupuesto – Unidad de Prestaciones Sociales. Efecto Incertidumbre en las cifras reportadas por contabilidad – Presupuesto y Unidad de Prestaciones Sociales en la cuenta cesantías de personal Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas en su derecho de contradicción expone “Falta de conciliación de información entre las áreas de Contabilidad – Presupuesto – Unidad de Prestaciones Sociales

Balance General Resolución No. 0127 Reconocimiento contable

Secretaría General Unidad de Prestaciones Sociales

$ 3.012 $ 2.857 $ 2.915

De acuerdo con la observación, se puede determinar que el saldo que aparece en el Balance en la subcuenta 250502 CESANTÍAS por valor de $3.012 es correcto, las diferencias entre el Balance, Resolución 127 de Cuentas por Pagar y la Unidad de Prestaciones Sociales, se pueden visualizar en el cuadro adjunto.

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CONCEPTOBALANCE DPTO

"GOBERNACIÓN"

RESOLUCIÓN 127

C X P CESANTÍAS

UND.

PRESTACIONES

SOCIALES

OBSERVACIÓN

CONTRALORÍA

GRL. CDS

TOTAL FONDOS 252,868,352 210,606,871 252,868,352 252,868,352

INTERESES / CESANTÍAS 0 0 29,270,402

TOTAL CESANTIAS RETROACTIVAS 2,632,819,789 2,632,819,789 2,632,819,789 2,632,819,789

CESANTÍAS TOTALES CAUSADAS

SIN PAGO AL 31 DIC 2012 Y NO

REPORTADAS POR LA UNIDAD DE


28,004,490 13,864,835 0 0

CESANTÍAS S.G.P. 98,023,158 0 0 0

3,011,715,789 2,857,291,495 2,885,688,141 2,914,958,543

DIFERENCIASFONDO DE PENSIONES ING 42,261,481 0

INTERESES / CESANTÍAS 0 0 (29,270,402)

CESANTÍAS TOTALES CAUSADAS

SIN PAGO AL 31 DIC 2012 Y NO

REPORTADAS POR LA UNIDAD DE


14,139,655 28,004,490 28,004,490

CESANTÍAS S.G.P. 98,023,158 98,023,158 98,023,158

3,011,715,789 3,011,715,789 3,011,715,789

Resolución 127 Cuentas por Pagar (Unidad de Tesorería).

La diferencia entre saldo balance y el valor de la Resolución 127 Cuentas por Pagar , corresponde a primera instancia a que la partida por $2.857.291.495 es un valor causado del cual no existía soportes en la Unidad de Tesorería, debido a que era un reconocimiento contable. Y la diferencia de $154.424.294 también incluidos dentro de la Resolución 127, corresponden a cuentas con soporte físico disponibles para pago. Unidad de Prestaciones Sociales Al 31 de diciembre de 2011 la Unidad de Prestaciones Sociales, mediante oficio UPS-36 del 19 de enero de 2012, reporta saldos individuales por concepto de Cesantías por valor de $2.885.688.141 y por Intereses sobre cesantías la suma $29.270.402 para un total de $2.914.958.543 y la diferencia por $126.027.648 corresponde a reconocimiento de cesantías con anterioridad al cierre de la vigencia.

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OBSERVACIÓN CONTRALORÍA El saldo tomado por la Contraloría General de Caldas, en el documento UPS-36 del 19 de enero de 2012 de la Unidad de Prestaciones Sociales, sumó el valor correspondiente a Cesantías e Intereses sobre Cesantías; adicionalmente no tuvieron en cuenta lo causado en Cesantías como reconocimiento contable, y la diferencia de $126.027.648 corresponde a causación con documento soporte, que se encontraban en la Unidad de Tesorería”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. El hallazgo se fundamentó en los diferentes valores informados en el reconocimiento de cesantías de personal y una vez aclaradas las mismas por el sujeto de control, permite a esta Contraloría precisar que la cifra que se reporta en el Balance General “GOBERNACIÓN” es la que corresponde al valor real de las obligaciones laborales por cesantías. Por lo anterior la observación se desvirtúa. Hallazgo Administrativo No. Diecisiete. Falta de conciliación de información entre Contabilidad – Tesorera – Secretaría Jurídica. Criterio Instructivo No. 015 del 16 de diciembre de 2011 Contaduría General de la Nación, Numeral 1.2.2. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que general información contable “Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información suministrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y las demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr integralidad del proceso contable, como lo señala los numerales 3.8 y 3.16 de la Resolución 357 de 2008”. Contaduría General de la Nación, Resolución 357 del 23 de julio de 2008. Numeral 3.8. Conciliaciones de información. “Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico”.

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Numeral 3.16. Cierre contable. De acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública, las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiónales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública”. Decreto No. 00900 de diciembre de 2001 del Departamento de Caldas. “Por medio del cual se determina la estructura de la administración departamental del orden central, las funciones de sus dependencias y las escalas de remuneración correspondiente a sus distintas categorías de empleo”. “Actualizar y sistematizar el archivo jurídico de la Secretaría y retroalimentar esta información al interior de la gobernación” “Desarrollar política de articulación y asesoría jurídica en las diferentes dependencias de la administración departamental” Condición. La Secretaría Jurídica en oficio No. SJ 1154 de fecha 14 de mayo de 2012, manifiesta “(…) me permito informarle que a la Secretaría Jurídica no le corresponde reportar a la Unidad de Contabilidad los embargos a las cuentas bancarias del Departamento de Caldas, puesto que los embargos son reportados directamente a la Unidad de Tesorería, mediante oficios enviados por las entidades nacionales (…)”. Si bien es cierto, que a la Unidad de Tesorería le son reportados los embargos por parte de las entidades demandantes sobre la medida cautelar; es deber de la Secretaría Jurídica tal como lo establece el Decreto No. 00900 de 20011 en sus

1 Pagina 31 Decreto 00900 de 2001

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literales 13 y 14 realizar un procedimiento de retroalimentación con las Unidades de Tesorería y Contabilidad para generar confiabilidad en la información. Estas dos unidades realizan cruces de información y los valores son coherentes, sin embargo, el equipo auditor evidenció en los memorandos UC-006 de enero 4 de 2012, UC-056 de Marzo 12 de 2012 y UC- 066 de Marzo 27 de 2012 y oficios números UT 1017 de octubre 8 de 2010, UT 0528 de mayo 30 de 2011 y S.H.D. 301 del 30 de marzo de 2012 que hace falta la interacción con la Secretaría Jurídica para complementar el proceso; toda vez que es ésta la idónea por su conocimiento y competencia la indicada para actualizar el estado de los litigios y demandas que se llevan en el ente territorial. A 31 de diciembre de 2011 la cuenta 1425 – Depósitos entregados en Garantía presenta un saldo de $8.071 millones, discriminados de la siguiente manera: Cifras en millones de pesos

FECHA EMBARGOS VALOR

18/01/2005 CESAR AUGUSTO BALLESTEROS $ 2

31/10/2007 CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN $ 1.240

31/10/2007 CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN $ 122


2005 A 2007 $ 1.446

Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de Tesorería.



07/02/2008 MARÍA MATILDE ZULUAGA Y OTROS $ 26




07/02/2008 MARÍA ELISA CARDONA DE V. $ 12

07/02/2008 HUMBERTO PARRA RODRÍGUEZ $ 10

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07/02/2008 MARÍA ELISA CARDONA DE V. $ 8

2008 $ 130

Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de Tesorería



12/03/2009 ALCALDÍA DE ITAGUI $ 27

18/03/2009 MIN. AGRUCULTURA Y DSLLO RURAL $ 49





14/05/2009 GUSTAVO GUTIÉRREZ $ 1


24/09/2009 SENA $ 975

30/09/2009 ALCALDÍA DE MANIZALES $ 5


29/12/2009 CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN $ 1.890




2009 $ 3.171

Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de Tesorería.



27/01/2010 GOBERNACIÓN DEL VALLE $ 85

10/02/2010 DEPARTAMENTO DEL QUINDÍO $ 1.900

12/04/2010 ORLANDO CASTAÑEDA $ 33


29/04/2010 MUNICIPIO DE BUGA $ 25


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08/07/2010 VILMA LUCIA GÓMEZ $ 20

29/07/2010 EMPRESAS VARIAS MEDELLÍN $ 48

29/07/2010 EMPRESAS VARIAS MEDELLÍN $ 48



31/08/2010 MUNICIPIO DE PALMIRA $ 83

10/09/2010 LESLIE GARCÍA QUINTERO $ 76

15/09/2010 LUZ DARY CARDONA GRISALES $ 1




31/10/2010 LUZ DARY CARDONA GRISALES $7



2010 $ 2.443

Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 - Unidad de Tesorería



29/03/2011 FONPRECON $ 328

19/09/2011 SENA $ 144

04/10/2011 ALCALDÍA MUNICIPAL DE MARMATO $ 24

30/11/2011 JORGE EDUARDO VILLADA $ 158

01/11/2011 SENA MANIZALES $ 133

12/12/2011 I.C.B.F. $ 92

2011 $ 879


En lo corrido de la presente vigencia se han reportado embargos por valor de $3.885 millones, así:

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19/04/2012 INSTITUTO SEGUROS SOCIALES $ 66








04/05/2012 FERROCARRILES NACIONALES $ 2.174

04/05/2012 FERROCARRILES NACIONALES $ 407








2012 $ 3.885



RECURSOS INMOVILIZADOS

FECHA ORDENADO POR TIPO DE RECURSOS VALOR

31/10/2007 CAJANAL RECURSOS PROPIOS $ 37

31/10/2007 CAJANAL REC. DESTINACIÓN ESPCIFICA $ 24


31/10/2007 CAJANAL RECURSOS PROPIOS $ 1.240



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31/12/2008 VARIOS RECURSOS PROPIOS $ 9


04/05/2012 I. SEGUROS SOCIALES RECURSOS PROPIOS $ 171

$ 1.824

Fuente Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de Tesorería

La Oficina Jurídica del Departamento de Caldas, no reporta de manera adecuada a las Unidades de Contabilidad y Tesorería información a cerca del estado actual de los procesos que cursan en contra de la Entidad Territorial, con el fin de que estas realicen los procedimientos pertinentes para lograr razonabilidad de las cifras tanto de las cuentas de los pasivos contingentes, depósitos entregados en garantía y cuentas de orden entre otras; toda vez, que es la oficina jurídica la fuente de la misma. Situación que se soporta en los memorandos UC-006 de enero 4 de 2012, UC-056 de Marzo 12 de 2012 y UC- 066 de Marzo 27 de 2012 y oficios números UT 1017 de octubre 8 de 2010, UT 0528 de mayo 30 de 2011 y S.H.D. 301 del 30 de marzo de 2012; por lo tanto, los valores informados por embargos y recursos inmovilizados generan incertidumbre debido a la falta de conciliación entre estas dependencias puesto que no existe certeza si la totalidad de estos procesos se encuentran vigentes. Causa. La Secretaria Jurídica quien es la fuente de la información sobre los procesos judiciales en contra del Departamento y el estado de los mismos, no reporta de manera permanente dicha información a las Unidades de Contabilidad y Tesorería. Efecto. Incertidumbre en los saldos informados en contabilidad respecto a los procesos judiciales en contra del Departamento de Caldas. Comentario de la Entidad. La Entidad Territorial manifiesta en su derecho de réplica “Por la presente, y sobre observación realizada por parte de la Contraloría Departamental me permito manifestar que la Unidad de Tesorería de manera oficiosa, ha comunicado a la Secretaria Jurídica, (como puede evidenciarse en sus archivos, y con oficios citados en oficio por la contraloría), así como a otras instancias competentes los

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sucesos que por ocurrencia de embargo sobre caen en las cuentas bancarias de carácter Departamental. Realiza la contabilización de los embargos cuyos registros afectan de manera integral las cuentas bancarias y contables de la entidad, por lo cual con la unidad de contabilidad de manera mensualizada, a mas de informar sobre estas afectaciones de recursos, se coteja el valor igualado y consistente de cifras contables. La dependencia sigue a la espera que la Secretaria Jurídica quien ostenta dicha competencia notifique el estado de los procesos judiciales y de manera permanente notifique sobre los avances jurídicos y fallos sobre los mismos, a fin de determinar la gestión contable y presupuestal que deba hacerse de estos recursos. Una vez esta consolide dicha información y nos sea reportada, se tomarán las determinaciones en el tratamiento contable y financiero que deba efectuar nuestra dependencia” Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. La Entidad acepta la observación, por ende ésta continúa. Hallazgo Administrativo No. Dieciocho. Incertidumbre sobre futura viabilidad financiera del Departamento de Caldas. Criterio. Los principios de contabilidad pública constituyen pautas básicas que rigen el proceso de la información contable pública, el principio de gestión continuada señala: “Se presume que la actividad de la entidad contable publica se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acta de creación. Por tal razón, la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública no esta encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenos o endógenas, se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto”. Condición. Al mes de mayo de 2012 los recursos de la entidad territorial que han sido embargados ascienden a la suma de $11.743 millones, además el valor de $1.825

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millones corresponde a recursos inmovilizados; es decir, la suma de $13.568 millones se encuentra confiscada. Hecho que posibilita se ahonde aún más en la crisis financiera del Departamento, toda vez que los mencionados dineros bajo un análisis de costo oportunidad deberían orientarse a la inversión social en cuanto a los fines esenciales del Estado. Lo anterior ofrece un panorama que a mediano plazo podría desencadenar en dificultades de viabilidad financiera y económica para la entidad territorial. Pronunciamiento sustentado en los hallazgos planteados a lo largo de este informe respecto a: Deficiencias en la gestión de cobro de cartera del impuesto de vehículos e incremento progresivo del mismo entre los años 2009 y 2011, inexistencia de conciliación de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar, ausencia de identificación- actualización y avalúos de los bienes propiedad del Departamento, falta de reconocimiento contable de obligaciones como el impuesto predial unificado y alto volumen de contingencias judiciales entre otros. Señalamientos estos que indican riesgos financieros sobre el principio de gestión continuada del Departamento de Caldas en proporciones no determinadas. Es necesario precisar, que este ente de control no se pronuncia sobre resultados de indicadores financieros toda vez que en el proceso auditor se evidenció inconsistencias en el reporte de cifras; por ende la opinión a los estados financieros es negativa, es decir que en conjunto los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el año 2011, e igual opinión se emitió para los estados financieros de la vigencia 2010. Causa. El aumento progresivo de procesos judiciales en contra de la Entidad Territorial que ocasionan embargos y recursos inmovilizados, además falta de identificación de los bienes propiedad del Departamento e inadecuado manejo de cartera del impuesto de vehículos, falta de reconocimiento contable de obligaciones como el impuesto predial unificado y alto volumen de contingencias judiciales entre otras . Efecto Riesgo de viabilidad financiera y económica para el Departamento de Caldas. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas argumenta “En la actualidad, el Gobierno Departamental presento a la Honorable Asamblea Departamental el Proyecto del

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Plan de Desarrollo 2012-2015, el cual, para el día 29 de mayo fue aprobado en la comisión tercera, y en donde se establecen la estrategia financiera para el cuatrenio, las cuales me permito comentar. La estrategia financiera está determinada por las acciones y medidas tomadas por la Administración Departamental para garantizar la financiación del Plan de Desarrollo. Como punto de partida de la Estrategia Financiera del Plan de Desarrollo 2012-2015 “Caldas Compromiso de todos”, se debe comprender el contexto en el que se tendrá que desenvolver la administración departamental: i) la tasa de crecimiento económico de Caldas por debajo de la tasa nacional; ii) la tasa de desempleo y pobreza por encima del país; iii) reducción en términos reales de los ingresos del Departamento; iv) posibilidad de acceso a recursos del orden nacional con base en proyectos de alto impacto y perspectiva regional para su asignación. Los elementos anteriormente expuestos determinan un reto adicional a la gestión financiera del gobierno departamental para el cumplimiento de los programas contenidos en el Plan de Desarrollo que se estudiará conjuntamente con la Asamblea Departamental. Se deben analizar además factores internos y externos que afectan a la entidad y obligan a revisar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades actuales que sirven de pilar para la formulación de la estrategia financiera. La estrategia financiera se centra en obtener los recursos necesarios para la financiación del Plan de Desarrollo, por lo que se convierte en una herramienta fundamental para hacer realidad el plan de inversiones propuesto para el cuatrienio y esta descrita en las siguientes líneas de acción:

Mejoramiento del perfil de la deuda;

Mejora sustancial de los ingresos tributarios,

Recuperación de la cartera;

Control a la evasión de impuestos;

La utilización del mecanismo de valorización

Estrategia financiera para el manejo de las obligaciones pensionales; representada en cuotas partes y bonos.

Gestión de recursos ante el Sistema Nacional de Regalías.

Impulsar y desarrollar las Asociaciones Público Privadas (APP´s); aplicando la Ley 1508 de enero de 2012.

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Estructurar proyectos productivos, para acceder a fondos del Gobierno Nacional para los diferentes sectores.

Gestionar en el ámbito internacional recursos para proyectos de impacto regional y la promoción de la inversión extranjera.

Facilitar el pago de las obligaciones a los contribuyentes.

Ejercer políticas de austeridad en materia de gastos de funcionamiento.

Fortalecimiento y control institucional del sector descentralizado;

Mejorar la equidad en la asignación y la efectividad del gasto en el marco de la política económica y social del Estado; de acuerdo al CONPES SOCIAL No. 100.

Implementar mediante el apoyo de la cooperación internacional en los municipios de Caldas, la estrategia de desarrollo regional, departamental y local OVOP, que busca alcanzar grandes propósitos de revitalización de Villas o municipios, para promover el desarrollo económico, social y cultural.

Utilización del mecanismo de vigencias futuras Las estrategias anteriormente mencionadas están orientadas a mejorar la gestión fiscal y generar los recursos de inversión suficientes para impactar positivamente el desarrollo económico de la región, generar confianza de los inversionistas y de la ciudadanía y reducir los niveles de pobreza en cumplimiento de los objetivos del milenio. Los recursos adicionales a los previstos en las proyecciones financieras del período 2012-2015 son recursos contingentes, por cuanto dependen de factores externos, que se gestionaran ante el Gobierno Nacional y que serán sujetos de ajustes de acuerdo con los resultados positivos o negativos en los diferentes sectores asignados. PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL. La consolidación de un desarrollo institucional orientado al propósito de lograr la optimización de un modelo financiero y de información sostenible constituye un programa vital en el Sector Gobierno, Planeación y Desarrollo Institucional de la Gobernación de Caldas, con variables definidas por la entidad, que permitan adoptar mecanismos de visualización de los diferentes procesos de la administración que incluyen, entre otros, la rendición permanente de cuentas. El logro de dicho modelo institucional, unido a una situación fiscal sólida por parte de la entidad, son condiciones indispensables para acordar, planear y ejecutar los proyectos estructurales que apunten a dicho desarrollo institucional; deben ser consistentes con los indicadores propuestos, que se refieren, de un lado, a las

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mediciones de recaudo vs. proyecciones, recuperaciones de cartera y la medición de cumplimiento de metas de proyectos de inversión acordados, planeados y ejecutados conjuntamente por las diferentes secretarías que conforman el sector, medidos en valores equivalentes. De otro lado, están los indicadores relativos a la situación fiscal de la entidad, como: porcentajes de ingresos que corresponden a disponibilidad presupuesta y de recursos propios recurrentes de libre destinación en el ingreso total, la capacidad de generar ahorro e indicador de desempeño fiscal que procesa el DNP. Es importante generar las condiciones necesarias para optimizar los recursos de manera eficaz y eficiente a nivel institucional y humano y así responder a la prestación de servicios y de información, resultados del autocontrol y control externo .En este sentido, el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Caldas Compromiso de Todos”, propone unos programas al interior de la Administración Departamental que permitan contar con servidores públicos idóneos y competentes formados y con certificación de calidad, de tal manera que realicen sus labores con honestidad y eficiencia. ASOCIACIONES PÚBLICO- PRIVADAS APP La Administración Departamental aspira a que, en aplicación de la Ley 1508 de 2012 sobre acuerdos público-privados, se incentive la vinculación de capital privado en la materialización del Plan de Desarrollo Departamental 2012-2015 y así generar los recursos que apalanquen proyectos requeridos para cerrar la brecha social y alcanzar los Objetivos del Milenio, permitiendo adelantar las iniciativas estratégicas del Departamento con firmas especializadas que dispongan de la tecnología, la experiencia y el respaldo financiero, para ejecutarlos hasta su oportuna terminación con éxito y en un escenario con la total trasparencia y seguridad jurídica ofrecidas por la ley y sus normas reglamentarias y avaladas por el Gobierno Nacional. Las acciones concretas para la ejecución de estrategia financiera, fueron expuestas ante la H Asamblea Departamental, las cuales me permito anexar. Cabe resaltar que en 11 de mayo de 2012, se radico ante la H Asamblea Departamental el proyecto de ordenanza “Por medio de la cual se modifica la ordenanza No. 674 de 2011”. Así mismo, el gobierno departamental expidió el decreto 002 de enero 2 de 2012, en el cual se adopto un programa de saneamiento fiscal y financiero para el

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departamento de caldas, y que contempla básicamente reducción del gasto de funcionamiento, plan de choque para el saneamiento del tema pensional, mejoramiento de la recaudación de rentas departamentales y revisión de la deuda pública así como la modernización de la estructura organizacional y la revisión del estatuto tributario y el reglamento de cartera. (Documento anexo) Cabe resaltar, que los embargos del mes de mayo de 2012, a los cuales hace alusión la Contraloría General de Caldas, corresponden a procesos de orden laboral de pensiones y cuotas partes pensionales, los cuales fueron instaurados en años anteriores al 2012, procesos que actualmente se encuentran en la etapa final de cobro y ante los cuales los entes coactivos no han aceptado solicitudes de conciliación como revisión de la información para cruce de cuentas, firma de acuerdos de pago y demás, por lo cual los procesos de embargos han sido aplicados sin tener la oportunidad por parte de esta administración de actuar de manera efectiva. Ante esta situación la administración departamental adelanto una serie de acciones con el ánimo de recuperar los recursos embargados, así, los cuales anexo: Se oficio ante la Superintendencia Financiera y la Procuraduría General de la Nación donde se denuncio a la entidad financiera HELM BANK S.A. y al Fondo de Pasivo Pensional de Ferrocarriles Nacionales respectivamente, debido a que no actuaron diligentemente en evitar el embargo de cuentas con carácter de inembargabilidad por los recursos públicos que allí se manejan. Hasta el momento la Superintendencia Financiera mediante Oficio No.2012034031-002 del 03/05/2012 ha sido la única autoridad del orden nacional que admitió ya la queja. Con respecto a los procesos de embargo ejecutados en lo corrido del año 2012, la administración Departamental se encuentra adelantado, entre otras, las gestiones pertinentes para la recuperación de los recursos así:

1. Oficio UT 1090 26 de octubre de 2011 dirigido al HELM BANK, donde se informa que los recursos por ser trasferencias que hacen parte del presupuesto general son inembargables.

2. Oficio UPS 0505 de 20 de Abril de 2012 dirigido a la Doctora Alba Luz Escorcia Navarro – Funcionaria Ejecutor del ISS Patrono, donde se solicita el levantamiento de embargos y la solicitud de un acuerdo de pago.

3. Oficio SJ 943 de 24 de abril dirigido al HELM BANK asunto- solicitud de desembargo - oficio OAJ -20121300069531 de abril 16 de 2012. Fondo de Pasivo Social – Ferrocarriles Nacionales de Colombia.

4. Oficio SJ 956 del 25 de abril dirigido a la Superintendencia Financiera, queja admitida por esta entidad de vigilancia, control y sanción mediante Radicado No.2012034031-002 del 03/05/2012.

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5. Oficio SJ 989 del 27 de Abril de 2012 dirigido al Dr. Ulises Julio Ibarra Daza - Funcionario Ejecutor del Fondo de Pasivo Social – Ferrocarriles Nacionales de Colombia, donde se solicita la conformación de una mesa de trabajo, el levantamiento de embargos y la solicitud de un acuerdo de pago.

6. Oficio UT 0491 de 19 de mayo dirigido al HELM BANK referencia- Inembargabilidad de cuentas de destinación específica.

7. Oficio SJ 956 del 25 de abril dirigido a la Superintendencia Financiera, queja admitida por esta entidad de vigilancia, control y sanción mediante Radicado No.2012034031-002 del 03/05/2012.

8. Oficio SJ 1009 del 2 de Mayo de 2012, dirigido a la Doctora Alicia Robayo Duque – Vicepresidente Nacional Jurídica del HELM BANK S.A. donde se le solicita la inembargabilidad sobre las cuentas que tenemos con esta entidad financiera.

9. Oficio UPS 0639 del 09 de Mayo de 2012 dirigido al Dr. Ulises Julio Ibarra Daza - Funcionario Ejecutor del Fondo de Pasivo Social – Ferrocarriles Nacionales de Colombia, donde se informa de la inembargabilidad de las cuentas que se embargaron por el cobro coactivo que realizó dicha entidad.

10. Oficio UPS 654 de mayo 11 de 2012 dirigido a cuotas partes pensionales ISS- Patrono asunto medida de embargo Departamento de Caldas (Derecho de petición, Artículo 23 y artículo 5 del CCA.

11. Oficio SJ 1161 del 11 de Mayo de 2012 dirigido al Dr. Jorge Castaño Gutierrez, Superintendente Financiero bajo asunto de la Inembargabilidad de las cuentas con la entidad financiera HELM BANK S.A.

Así mismo la Unidad de Prestaciones Sociales ha enviado mediante los siguientes oficios UPS-505, 654, 730 y 735 de 2012, solicitando levantamiento de medidas de embargo al Departamento de Caldas. Por otra parte, el gobierno departamental durante sus primeros cinco meses de mandato ha tenido acercamientos con COLPENSIONES y CAJANAL en liquidación, entre otros para tratar temas relacionados con pensiones, así mismo se solicito al Ministerio de Hacienda y Créditos Público, se estudie la posibilidad de liberar recursos adicionales de los recursos del FONPET, a los que el Departamento tiene derecho. En referencia a los recursos inmovilizados, con CAJANAL se realizo la solicitud verbal el pasado día 28 de Mayo en reunión que se tuvo entre el señor Gobernador de Caldas y el Liquidador de CAJANAL, la cual ya está siendo realizada por escrito por parte de la Secretaria Jurídica para poder movilizar dichos recursos al presupuesto del Departamento.

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Con relación a las gestiones adelantadas en referencia a los recursos embargados e inmovilizados con corte al 31 de diciembre de 2011, la secretaria de Hacienda a través de la unidad de tesorería a informado en orden cronológico a las diferentes dependencias involucradas a saber: Secretaria Jurídica, Secretaria General, unidad de Prestaciones sociales, y a cada una de las entidades bancarias involucradas, cada uno de los casos ha sido informado detallando: entidad que ordena el embargo, proceso, cuantía de la medida, cuentas inmovilizadas y/o embargadas, se anexa copia de algunas de estas comunicaciones. Con el ánimo de encontrar una solución a esta problemática la Secretaria de Hacienda cita a reunión el día 28 de marzo de 2011 a las dependencias involucradas en el proceso para tratar temas relacionados, se anexa copia de acta de reunión. Como se puede evidenciar la administración departamental ha tomado las medidas necesarias en búsqueda de darle sostenibilidad financiera al Departamento de Caldas para el futuro”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Una vez analizado el pronunciamiento realizado por parte de la Administración Departamental y el estudio de los soportes allegados, éste organismo de control comparte el hecho de que la administración actual ha realizado gestiones y acciones “con el fin de darle sostenibilidad financiera al Departamento de Caldas”, entre ellas adoptar el programa de saneamiento fiscal y financiero. Sin embargo es importante precisar, que los recursos adicionales necesarios para cumplir con el Plan de Desarrollo “Caldas Compromiso de todos”, hacen parte de recursos circunstanciales los cuales dependen de factores externos. Por ende la observación se confirma. Hallazgo Administrativo No. Diecinueve. Desacato a la disposición legal sobre transferencias de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro Criterio Instructivo No. 015 de diciembre de 2012 Contaduría General de la Nación, Decreto 1406 de 1999 y Ley 432 de 2008 Articulo 6º. Transferencias de cesantías de servidores públicos, el cual establece “(…) Mensualmente, las entidades públicas empleadoras enviarán al Fondo Nacional de Ahorro una certificación que contenga el valor total de los factores salariales que constituyan base para liquidar cesantías, devengados en el mes inmediatamente anterior.

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Los funcionarios competentes de las entidades públicas empleadoras, que sin justa causa no hagan oportunamente las consignaciones de los aportes mensuales o el envío de los reportes anuales de cesantías debidamente diligenciados, incurrirán en causal de mala conducta que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”. Condición. Los funcionarios vinculados en Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro (F.N.A) se les debe liquidar sus aportes de manera mensual teniendo en cuenta sus devengos en el mes inmediatamente anterior y consignar los valores resultantes al Fondo Nacional del Ahorro. Hecho que no se dio con la funcionaria Elizabeth Castaño Pérez a quien le fueron liquidadas las Cesantías en proporcionalidad por 150 días incluyendo los intereses por valor de $23.544; es decir se le liquidaron cesantías por 5 meses a partir de agosto 1 y hasta el 31 de diciembre de 2011, según se confirmo mediante el oficio U.P.S. 0036 del 19 de enero de 2012. Causa. No se realizó en tiempo oportuno la transferencia de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro de un servidor público. Efecto Por desacato a la disposición legal la Entidad Territorial cancela intereses de mora. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental manifiesta “Se aclara que el departamento de Caldas ha cumplido con los reportes y consignaciones mensuales al Fondo Nacional del Ahorro, tal como se puede evidenciar en los 13 reportes mensuales del año, en los cuales se han reportado la totalidad de funcionarios afiliados a dicho fondo (113 afiliados). Para el caso específico citado en esta observación, se aclara que al ingreso de la señora Elizabeth Castaño Pérez, por error se ingresó con el código de cesantías a cargo de Gobernación, pero al efectuar la consolidación de las cesantías anualmente, se detectó el error, consignando la totalidad de las mismas en el mes de enero, con el reporte consolidado, subsanando dicha inconsistencia. Es importante mencionar que los reportes al Fondo Nacional del Ahorro se efectúan en forma mensual, se generan paralelamente con todos los reportes de

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la nómina de cada mes, y se pagan en conjunto con todos los demás pagos a terceros”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. En el derecho de réplica se admite por parte del sujeto de control que el caso en mención se debió a un error en el código, hecho que por economía procesal no se le dará connotación fiscal. Por lo anterior la observación continúa. Hallazgo Administrativo No. Veinte. Inoperancia del Procedimiento de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública. Criterio. Ley 87 de 1993 artículo 9º, Ley 716 de 2001, Decreto 1537 de 2001 que dispone la regulación necesaria para establecer en el sector público una administración por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos, Decreto 1914 de julio 10 de 2003 Artículo 7° que establece “Control interno contable. El representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna”, Decreto 3730 de 2003, Ley 951 de 2005 y Resolución 119 de 2006, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad y Pública Resolución No. 357 de 2008 de Contaduría General de la Nación. Condición. Si bien es cierto, que en la Resolución No. 2741 de Agosto 23 de 2006 emitida por la Administración Departamental de Caldas “Por la cual se crea, integra y se asignan funciones al comité técnico de sostenibilidad del sistema contable del Departamento de Caldas” también lo es el hecho de que dicho comité fue creado a la luz de la normatividad con el propósito de contar con unos objetivos específicos como lo son: que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propósito de control y toma de decisiones en la administración pública, para lo cual se requiere que la totalidad de la información revelada en los estados contables sea susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

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Además contempla en su artículo segundo que las reuniones del comité podrán ser de carácter ordinario o extraordinario toda vez que el presidente del comité así lo solicite. Encontrando el equipo auditor que durante la vigencia 2011 se realizó una única reunión del Comité de Saneamiento Contable el día 14 de Enero, reunión que tuvo como propósito instrucciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Caldas, que de acuerdo al acta y los anexos que se adjuntan, el tema a tratar era “ajustes y reclasificación de la cartera de impuesto de vehículos a Diciembre de 2010”, adicionalmente el secretario del comité contable argumenta que durante la vigencia 2011 no se desarrollaron mas comités, puesto que “no se vio la necesidad de convocar a otras reuniones”; situación que según el equipo auditor no es válida, toda vez que a lo largo de este informe se analizan ampliamente cifras cuya razonabilidad generan incertidumbre. Aunado a lo anterior, en lo trascurrido del año 2012 no se ha llevado a cabo ninguna reunión del Comité de Saneamiento Contable, situaciones estas que permite determinar por este organismo de control inoperancia en el mismo. Causa. Inoperancia del Procedimiento de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública Efecto Incertidumbre en determinadas cifras de los estados financieros, lo que no permite reflejar de manera real la situación financiera, económica, social y ambiental del Ente Territorial. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental argumenta “De acuerdo con la Resolución Departamental No.2741 del 23 de agosto de 2006, dentro de una de las funciones contempladas en su artículo sexto, corresponde al Comité estudiar y evaluar los informes que presenten las diferentes áreas de la administración, que requieran someter partidas al proceso de depuración contable; sino existe información debidamente soportadas para someterlas al Comité de Sostenibilidad Contable no daría lugar a convocar el Comité”.

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Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Se hace necesario precisar que mediante la Resolución No. 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, en sus artículos 1 y 3 señala: “Artículo 1°. Adóptase el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública cuyo contenido se incorpora a la presente resolución, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos que garanticen la producción de información razonable y oportuna (Subrayado y negrilla nuestra). Artículo 3°. Los Jefes de Control Interno, Auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado”. Es decir, el propósito del Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública es orientar a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmente el artículo 7º del Decreto 1914 de 2003. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable se constituye en una de las herramientas legales para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos para garantizar la producción de información razonable y oportuna. La información contable debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos en procura de una gestión pública eficiente y transparente, para lo cual se deberá revelar con razonabilidad la información que conforma los estados contables. La totalidad de la información presentada en los estados contables debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas.

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Situaciones que no prevalecen en la contabilidad del Sujeto de Control, comprometiendo de esta manera con una opinión negativa los estados financieros desde la vigencia 2010. Por las razones anteriormente expuestas la observación continúa. Hallazgo Administrativo No. Veintiuno. Inefectividad del Sistema de Control Interno Contable Criterio. Artículo 3º de la Ley 87 de 1993 “establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva Entidad”. Artículo 7º del Decreto 1914 de 2003, Decreto 1537 de 2001, Resolución 119 de 2006, Resolución 357 de 2008, Instructivo 015 de diciembre de 2011 de la Contaduría General de la Nación, Condición. El Control Interno Contable del Departamento de Caldas no ha sido efectivo para subsanar las debilidades que desde el ámbito financiero se han detectado, toda vez que no se proyectan acciones correctivas que ajusten los procesos en cuanto a las características cualitativas que garantizan la confiabilidad de la información contable tales como: Razonabilidad, objetividad, verificabilidad, confiabilidad, comprensibilidad y relevancia; generando de esta manera alto grado de riesgo debido a la desorganización de sus archivos, inadecuado manejo de las pólizas de aseguramiento de sus bienes inmuebles y en general la incertidumbre en algunas cifras de los estados financieros entre otras situaciones. En el desarrollo de la auditoria se detectaron falencias relevantes que atentan contra la efectividad del sistema Control Interno Contable en aspectos que se plantean ampliamente en el cuerpo del informe, así:

Deficiencias en la rendición de cuenta, formatos del SIA.

Deficiencia en la conformación del personal en la Unidad de Contabilidad.

Falta de Integralidad del Software “SISCAR” al Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP.

Deficiencias en la gestión de cobro de cartera del impuesto de vehículos e Incremento progresivo del mismo entre los años 2.009 y 2.011.

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Inexistencia de conciliación de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con entidades externas.

Siete Inoperancia del Software CCP Versión 3.0 – Liquidador de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar.

Inobservancia en la correcta acreditación del pago de seguridad social del contratista.

Desproporcionado aumento en relación con años anteriores del contrato No. 03042008-0089 sobre actualización y mantenimiento del Software para liquidación de cuotas partes pensionales.

Ausencia de identificación, actualización y avalúos del Grupo Propiedades, Planta y Equipos.

Incertidumbre en los registros contables de los bienes inmuebles E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón e inexistencia de titularización del lote y construcciones donde funciona la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

Incertidumbre en la Póliza de Seguros que ampara los bienes del Departamento de Caldas.

Incertidumbre en la cuenta cargos diferidos por aseguramiento de bienes inmuebles de las instalaciones de la E.S.E. Departamental Hospital Santa Sofía de Caldas, por parte del Departamento y de la misma E.S.E.

Irregularidades para asumir la cancelación del Impuesto Predial Unificado del predio donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y ausencia de registros del impuesto en las Unidades de Presupuesto y Contabilidad del Departamento de Caldas.

Incorrectos registros contables de bienes inmuebles en la Subcuenta Edificaciones Pendientes por Legalizar.

El Módulo AM de Activos Fijos carece de información actualizada, subutilizado por falta de capacitación a los funcionarios responsables no obstante la suscripción de los contratos números 02052008-0503, 27022009-0023, 26012010-0017, 31012011-0013, 23122008-1895 y 242008-1931.

Incertidumbre en el reconocimiento contable de las obligaciones del Impuesto Predial Unificado de sus Bienes Inmuebles.

Falta de conciliación de información entre Contabilidad – Tesorera – Secretaría Jurídica.

Incertidumbre sobre futura viabilidad financiera del Departamento de Caldas.

Desacato a la disposición legal sobre transferencias de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

Inoperancia del procedimiento de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

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Incumplimiento en las acciones correctivas del plan de mejoramiento de la auditoria del balance suscrito con la Contraloria General de Caldas en el año 2011 por la vigencia 2010.

Causa. Inefectividad del Sistema de Control Interno Contable Efecto. Incertidumbre en las cifras reportadas en algunas cuentas contables, lo que originó opinión negativa a los estados financieros de la vigencia 2011. Comentario de la Entidad. La Administración Departamental en el derecho de contradicción manifiesta “En este punto la Contraloría General de Caldas no da lugar a ejercer el derecho de contradicción, puesto que es una conclusión que resume el total de las observaciones como una inefectividad del Sistema de Control Interno Contable”. Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. La Resolución 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación señala en su Artículo 3°. “Los Jefes de Control Interno, Auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado”. Siendo consecuentes con la opinión negativa a los estados financieros de las vigencias 2010 y 2011, esta Contraloría advierte inefectividad del Sistema de Control Interno Contable del Departamento de Caldas; por lo tanto la observación continúa. 4. EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA AUDITORIA REALIZADA AL DEPARTAMENTO DE CALDAS POR LA VIGENCIA 2010 El Departamento de Caldas suscribió plan de mejoramiento con base en los hallazgos de la auditoria vigencia 2010 con la Contraloria General de Caldas el día 7 de junio de 2011, con fecha límite para el cumplimiento de la totalidad de las acciones planteadas hasta el día 31 de diciembre de 2011.

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Una vez evaluado el plan de mejoramiento y confrontado con los documentos que lo soportan, se concluye que de nueve (9) hallazgos administrativos de los cuales se evaluaron nueve (9), se puede concluir que:

Los hallazgos números 1, 2, 3 y 12 se valoraron con un puntaje de 2; es decir, cumplimiento total.

Los hallazgos números 5, 6, 10 y 11 se valoraron con un puntaje de 1; es decir, cumplimiento parcial.

El hallazgo número 9 se valoró con una calificación de 0; es decir no cumplió. De lo anterior se concluye que el Departamento de Caldas dio un cumplimiento parcial al plan de mejoramiento de la vigencia 2010; obteniéndose una calificación de 14 puntos que equivale al 70% de cumplimiento. Hallazgo Administrativo No. Veintidós. Con mérito para aperturar Proceso Administrativo Sancionatorio. Incumplimiento en las acciones correctivas del plan de mejoramiento de la auditoria al balance de la vigencia 2010, suscrito con la Contraloria General de Caldas en el año 2011. Criterio. Constitución Política de Colombia Artículos 189, 209, 269, 354, Ley 87 de 1993, artículos 9,10, 11, 12 y 14, Directiva presidencial 02 de 1994, Decreto 1826 de 1994, Directiva Presidencial 01 de 1997, Sentencia de la Corte Constitucional. 487 de 1997, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 de 2005, Resolución 8661 de julio 04 de 2008 de la Contraloría General de Caldas y Ley 42 de 1993 Capitulo V. De conformidad con el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, “la Oficina de Control Interno, es la dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos” Teniendo en cuenta que las entidades requieren mejorar la calidad de la información contable en el contexto de la administración financiera del Estado y por tanto todas sus actuaciones deben estar enmarcadas bajo la normatividad que le es aplicable. Decreto 1914 de 2003, Artículo 7° “Control interno contable. El representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan

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a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna”. Condición. Durante el desarrollo de la Auditoria al Balance, se verificó por parte del equipo auditor que cada Secretaria y Unidad hubiesen realizado la implementación, desarrollo y cumplimiento de las actividades que quedaron como compromisos en el plan de mejoramiento suscrito el día 7 de junio de 2011, entre el Departamento de Caldas y la Contraloria General de Caldas por la vigencia 2010; de donde se pudo concluir: Que de los 9 hallazgos reportados en el plan de mejoramiento, solo se le ha dado pleno cumplimiento a cuatro (4) de ellos, desvirtuando lo consignado en la información que reposa en la carpeta de seguimiento planes de mejoramiento de Control Interno donde se registra de forma manual que todas las acciones correctivas se ejecutaron al 100%. La evaluación realizada por esta Contraloría al plan de mejoramiento de la vigencia 2010 se observa en la siguiente tabla:

HALLAZGO CUMPLIDOS CUMPLIDOS

PARCIALMETE NO

CUMPLIDOS

Número 1 – 2 – 3 – 12 5 – 6 – 10 – 11 9

Se hace necesario aclarar, que la acción correctiva no es viable de medirse de manera independiente al hallazgo. Causa. Inadecuado seguimiento de la Unidad de Control Interno al Plan de Mejoramiento de la vigencia 2010 suscrito con la Contraloría General de Caldas. Efecto. Incumplimiento de cinco acciones correctivas incluidas en el Plan de Mejoramiento. Comentario de la Entidad. El Departamento de Caldas en su derecho de Contradicción argumenta “Con el fin de ejercer el Derecho de Contradicción, las acciones al Plan de Mejoramiento se

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calificaron por la Unidad de Control Interno con un 100% de cumplimiento por las siguientes razones: ACCIONES CORRECTIVAS AL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO EL 7 DE JUNIO DE 2011: HALLAZGO 5:

ACCION DEFINIDA ACCION VERIFICADA

Asignar un profesional Universitario (abogado) con el fin de atender de manera exclusiva el tema de los embargos por Cuotas Partes Pensionales, en contra del fisco Departamental

Se asigno la Profesional Universitaria – Abogada, Dra. Ana Milena Ramírez, para atender de manera exclusiva el tema de los embargos por Cuotas Partes Pensionales en contra del fisco Departamental. EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES LA ASIGNACIÓN DE LA PROFESIONAL. Se adjunta relación de la Planta de Personal proporcionada por el grupo de Gestión Administrativa, en la cual aparece asignada a la Unidad de Prestaciones Sociales la Dra. Ana Milena Ramírez. (un folio)

Celebrar un contrato de prestación de Servicios con un profesional del Derecho idóneo y con experiencia, para que adelante las gestiones pertinentes para el desembargo de las cuentas del Departamento por Cuotas Partes Pensionales

Se celebró el contrato Nro. 16062011-0512, con la Dra. Martha Cecilia Montoya, Abogada idónea y con experiencia, para que adelantara las gestiones pertinentes para el desembargo de las cuentas del Departamento por Cuotas Partes Pensionales. EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES LA CELEBRACIÓN DEL CONTRATO COMO TAL. Se adjunta impresión del informe de la

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Secretaría Jurídica sobre la contratación vigencia 2011 de la Dra. Martha Cecilia Montoya, porque la secretaría jurídica, no presta los contratos para tomarles fotocopia. (un folio)

HALLAZGO 6:


Solicitar mediante oficio la Consultoría SAP para la parametrización de los activos x inversiones

Se solicito mediante el oficio UT 0527 del 26 de mayo de 2011, la CONSULTORIA ESPECIALIZADA SAP, conducente a la realización de ajustes de parametrización a los módulos de contabilidad, presupuesto, deuda pública e inversiones. EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES LA SOLICITUD MEDIANTE OFICIO. Se adjunta el oficio UT 0527 del 26 de Mayo de 2011. En el cual solicitan la consultoría los jefes de las unidades de hacienda. (un folio)

HALLAZGO 9


Adelantar el proceso contractual de conformidad a las disposiciones legales vigentes a fin de lograr la adquisición de un servidor que satisfaga las necesidades de la Unidad de Prestaciones Sociales del Departamento. El Software de liquidación de cuotas partes pensionales, se depurará la información, ya que consta de más de

Se llevo a cabo el proceso contractual para la consecución del servidor para la Unidad de Prestaciones Sociales. Se llevaron a cabo los procesos licitatorios SA-MC-SG-012-2011 (terminación anticipada del contrato) y el IP-SG-015-2012 (adjudicado). EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES

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seis millones de archivos y se hará la capacitación del sistema a todos los funcionarios de la unidad de prestaciones sociales

ADELANTAR EL PROCESO CONTRACTUAL DE CONFORMIDAD A LAS DISPOSIONES LEGALES VIGENTES A FIN DE LOGRAR LA ADQUISICION DE UN SERVIDOR. Se adjuntan los estudios previos de los procesos licitatorios (tres folios)

HALLAZGO 10:


Se contratarán los servicios de dos profesionales uno en derecho y otra en administración de empresas con conocimientos en sistemas para suplir las falencias que por personal se tiene en la unidad de prestaciones sociales, y en este momento está haciendo tránsito la contratación de otra profesional del derecho especializada y con un alto conocimiento de los temas que se desarrollan en la unidad, entre ellos el análisis para el pago y cobro de las cuotas partes pensionales que maneja el departamento. Establecer el valor del pasivo estimado.

Se contrataron los servicios de dos profesionales Dra. Martha Cecilia Montoya contrato Nro. 16062011-0512 por $25.000.000 y la Dra. Andrea Cuartas Gordillo contrato Nro. 25042011-0193 por $17.600.000, adicionalmente se asigno la Profesional Universitaria – Abogada, Dra. Ana Milena Ramírez. EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE DOS PROFESIONALES UNO EN DERECHO Y OTRA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS. Se adjunta impresión del informe de la Secretaría Jurídica sobre la contratación vigencia 2011 de la Dra. Martha Cecilia Montoya y la Dra. Andrea Cuartas Gordillo, porque la secretaría jurídica, no presta los contratos para tomarles fotocopia. (un folio)

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HALLAZGO 11:


Asignación de un profesional en Derecho, en el cargo que se encuentra vacante desde tiempo atrás como lo era el Profesional Universitario, con el objetivo de encargarse de ser el enlace con la Secretaría Jurídica en lo concerniente a la defensa de los intereses del Departamento.

Se asigno la Profesional Universitaria – Abogada, Dra. Ana Milena Ramírez, con el objetivo de encargarse de ser el enlace con la Secretaría Jurídica en lo concerniente a la defensa de los intereses del Departamento. EL UNICO ASPECTO QUE CONTEMPLA LA ACCION ES LA ASIGNACIÓN DE LA PROFESIONAL EN DERECHO. Se adjunta relación de la Planta de Personal proporcionada por el grupo de Gestión Administrativa, en la cual aparece asignada a la Unidad de Prestaciones Sociales la Dra. Ana Milena Ramírez”.

Pronunciamiento por parte de la Contraloría General de Caldas. Sea lo primero manifestar que la acción correctiva de un plan de mejoramiento se origina en un hallazgo y para ser evaluado dicho plan necesariamente debe tomarse de manera integral, es decir:

El cumplimiento de la acción correctiva debe corregir el hallazgo planteado.

El indicador de cumplimiento permite medir el nivel de avance de la acción frente al hallazgo, soportando en términos cuantitativos los avances o cumplimientos.

Una acción correctiva se califica con un cumplimiento en un 100% cuando ésta es efectiva en la solución del problema en cuestión.

De lo anterior se infiere que la acción correctiva no es viable de medirse de manera independiente al hallazgo. Es importante precisar, que en el derecho de réplica no se presentan indicadores que soporten que los hallazgos referidos por la Contraloría General de Caldas para la vigencia 2010 hayan sido corregidos o subsanados en un 100% tal y como

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se observa en la calificación que realizó la Unidad de Control Interno, la cual para este organismo de control no se llevó a cabo de manera consecuente con los hallazgos señalados. Algunos de los hallazgos planteados en este informe soportan el incumplimiento al plan de mejoramiento de la vigencia 2010, así:

Vigencia 2010 Acciones Correctivas

Hallazgo Número

Vigencia 2011 Hallazgo Número

5 5 – 6 – 8 – 17 y 18

9 5 – 6 – 8 y 18

10 5 – 6 – 8 – 17 y 18

11 5 – 6 – 8 y 18

El incumplimiento al plan de mejoramiento suscrito por la vigencia 2010, ocasionó nuevamente una opinión negativa a los entados financieros. Por las razones anteriormente mencionadas la observación se mantiene. De otra parte, es importante aclarar que al ejecutarse acciones correctivas en las cuales se comprometan recursos públicos y éstas no conlleven a subsanar falencias, el sujeto de control en un momento dado pudiese incurrir en un detrimento al erario.

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5. ANEXOS. 5.1 MATRIZ CALIFICACIÓN DE HALLAZGOS

DEPARTAMENTO DE CALDAS VIGENCIA 2011

ADTIVO: Administrativo DISC: Disciplinario FISCAL: Fiscal PENAL: Penal

No. DESCRIPCIÓN ADTVO DISCP FISCAL PENAL

1.

El Departamento de Caldas rindió la cuenta correspondiente a la vigencia inmediatamente anterior en el tiempo estipulado, es decir hasta el 28 de febrero de 2012. El Formato F01_AGR_Anexo_4_Libro_Mayor _y _ balancees fue mal rendido por parte del ente territorial, toda vez que éste debe reportar los saldos finales de la vigencia anterior, es decir saldos a 31 de diciembre de 2010, además de los movimientos debitos y créditos del 2011 y en este caso se rindió en el aplicativo, el último trimestre de la vigencia 2011, situación que generó traumatismo al proceso de planeación de la auditoria. Por lo tanto para el desarrollo de la auditoria, el Libro Mayor y Balances del período comprendido entre el 1 de enero a 31 de diciembre de 2011 debió ser requerido por el equipo auditor, situación que permitió detectar que el Sistema de Gestión Financiera Territorial –SAP en lo que hace referencia al módulo de contabilidad no acumula los saldos de las diferentes subcuentas en las cuentas, grupos y clases; de donde se infiere inadecuada parametrización del software. Hecho que origina desgaste de tiempo para el personal de la unidad de contabilidad, toda vez que se requiere exportar la información a Excel para acumular saldos, además de generarse riesgos en el momento de manipular la información.

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2.

La Unidad de Contabilidad actualmente esta conformada por el siguiente personal: Un (1) Profesional Especializado. Un (1) Profesional Universitario. Tres (3) Auxiliares Administrativos Grado 03. Un (1) Auxiliar Administrativo Grado 04. Para un total de seis personas. La Unidad de Contabilidad del Departamento de Caldas no se encuentra completa en su estructura de personal, como consecuencia del

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incumplimiento de la Resolución No. 2484 de julio 16 de 2008 la cual señala que las funciones de dicha unidad deben ser desarrolladas por 11 funcionarios entre profesionales, técnicos y auxiliares administrativos; al momento de la ejecución de esta auditoria se observa que los procesos en la unidad de contabilidad están siendo realizados por seis (6) funcionarios, de donde se desprende una carga laboral extra para los mismos, lo que en algún momento puede afectar la calidad de las labores. Por lo tanto, se hace necesario, que la Entidad Territorial analice la distribución de funciones en esta área y así determinar los profesionales requeridos para el fortalecimiento de la misma con el propósito de establecer procedimientos como: Manejo de embargos, Bonos y cuotas partes pensiónales, inversiones patrimoniales, informes a diferentes órganos de control, conciliación de saldos con diferentes entidades entre otras, lo que generará una mayor calidad de la información y repartirá de manera equitativa las cargas laborales. De otra parte, la reducción en el personal de la Unidad de Contabilidad influye directa o indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los estados financieros; lo que impacta de forma negativa las finalidades asignadas al control interno contable.

3.

En la auditoria realizada al Departamento de Caldas, se observó que la Unidad de Rentas no cuenta con un módulo integrado con la Unidad de Contabilidad para el manejo del impuesto de vehículos, toda vez que los mismos se registran en el software “SISCAR” totalmente independiente del Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP en el cual se condensan los diferentes procesos del ente territorial, situación que conlleva a un doble proceso puesto que las cifras son reportadas de manera mensual a la Unidad de Contabilidad para ser registradas con los riesgos inmersos en este procedimiento.

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4.

La cartera del impuesto de vehículos entre los años 1999 y 2006 asciende al valor de $5.225.819 millones, suma que no contempla intereses de mora y sanciones, cifra susceptible de prescripción, conforme a los parámetros establecidos en el Estatuto Tributario, Ley 1066 de 2006 y Decreto 4473 de 2006.

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Inicialmente, hay que advertir, que la Entidad Territorial cuenta con un término de cinco años para realizar las acciones y/o gestiones de cobro de sus impuestos a los contribuyentes tal como lo establecen los artículos 59 y 86 de la Ley 788 de 2002, así: “ARTÍCULO 59. PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO TERRITORIAL. Los departamentos y municipios aplicarán los procedimientos establecidos en el Estatuto Tributario Nacional, para la administración, determinación, discusión, cobro, devoluciones, régimen sancionatorio incluido su imposición, a los impuestos por ellos administrados. Así mismo aplicarán el procedimiento administrativo de cobro a las multas, derechos y demás recursos territoriales. El monto de las sanciones y el término de la aplicación de los procedimientos anteriores, podrán disminuirse y simplificarse acorde con la naturaleza de sus tributos, y teniendo en cuenta la proporcionalidad de estas respecto del monto de los impuestos. ARTÍCULO 86. TÉRMINO DE PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE COBRO. Modificase el artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual queda así: “Artículo 817. Término de prescripción de la acción de cobro. La acción de cobro de las obligaciones fiscales, prescribe en el término de cinco (5) años, contados a partir de: 1. La fecha de vencimiento del término para declarar, fijado por el Gobierno Nacional, para las declaraciones presentadas oportunamente. 2. La fecha de presentación de la declaración, en el caso de las presentadas en forma extemporánea. 1. La fecha de presentación de la declaración de corrección, en relación con los mayores valores. 2. La fecha de ejecutoria del respectivo acto administrativo de determinación o discusión. La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será de los Administradores de

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Impuestos o de Impuestos y Aduanas respectivas”. De otra parte, se evidencia un incremento progresivo en el impuesto de vehículos entre los años 2.009 y 2.011, situación diferente al comportamiento del mismo entre los años 1.999 y 2.008, afectando la liquidez del tesoro público y por ende el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Además con los incrementos de cartera detectados en los últimos años (2009, 2010 y 2011) y la poca cultura de pago de los contribuyentes, se multiplican los posibles riesgos de prescripciones, toda vez que no se evidencian políticas de recuperación en cuanto a la gestión de recaudo de una manera ágil, eficaz, eficiente ni oportuna; en desacato a los principios que rigen la función pública.

5.

Partiendo del principio de la calidad de la información y la revelación de las cifras a 31 de diciembre de 2011, durante el desarrollo de la auditoria se confrontó la información suministrada en contabilidad con las cifras que la Unidad de Prestaciones Sociales informó a la misma; encontrándose lo siguiente:

CODIGO CUENTA CONTABILIDAD

UNIDAD DE

PRESTACIONES

SOCIALES

DIFERENCIA

147008Cuotas partes de

pensiones por cobrar$ 151.159 $ 76.253 $ 74.906

251006Cuotas partes de

pensiones por pagar$ 4.915 $ 77.234 $ 72.319

Fuente: Libro mayor y balances a 31 de diciembre de 2011

Cifras en Millones de Pesos

Oficio U.P.S 0417 de Abril 10 de 2012 de la Unidad de Prestaciones Sociales Revisando las notas de carácter especifico que acompañan los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2011, textualmente se lee: “Cuotas partes por cobrar a diferentes entes del gobierno general, el cual requiere de actualización por parte de la unidad de prestaciones sociales del Departamento – Gobernación”.

De acuerdo a información suministrada por la Unidad de Prestaciones Sociales el Departamento de Caldas cuenta con 92 entidades que le adeudan cuotas partes pensionales por la suma de $76.253 millones, de las cuales únicamente se han suscrito acuerdos de pago con 10 municipios del Departamento por valor de $273 millones. Es decir, la entidad territorial aún no ha

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realizado proceso de conciliación de saldos con 82 entidades que le adeudan cuotas partes pensionales. Es de anotar que de los diez acuerdos de pago siete se encuentran en mora así:

ENTIDAD VALOR MORA

Anserma $ 142 Julio de 2010

Aranzazu $ 12 Diciembre de 2011

La Merced $ 37 Septiembre de 2011

Manzanares $ 18 Septiembre de 2011

Palestina $ 8 Septiembre de 2011

Victoria $ 33 Agosto de 2011

Villamaría $ 23 Noviembre de 2011

Total $ 273


Los Municipios de La Dorada, Pácora y Neira se encuentran al día en la cancelación de las cuotas de los acuerdos de pago. De lo anterior se desprende, que de los derechos de cobro de la entidad contable publica en cuotas partes pensionales el 10.8% de las entidades están conciliadas, por ende el 89.2% no refleja la realidad de las cifras reportadas. En lo que hace referencia a las cuotas partes por pagar, el Departamento de Caldas informa a través de la Unidad de Prestaciones Sociales que cuenta con 107 entidades acreedoras cuyas cuotas partes por pagar suman $77.234 millones, de las cuales se ha realizado proceso de conciliación de saldos con 30 de ellas.

ENTIDADES CON LAS CUALES EL DEPARTAMENTO DE CALDAS HA

CONCILIADO CUOTAS PARTES DE PENSIONES POR PAGAR.

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ITEM ENTIDADES

1 Banco Cafetero en Liquidación

2 Banco de la Republica

3 Banco Popular

4 Central Hidroeléctrica de Caldas CHEC

5 Departamento de Boyacá

6 Departamento de Quindío

7 Departamento de Risaralda

8 Departamento del meta

9 Dirección Territorial de Salud de Caldas

10 ECOPETROL

11 Empresa de Energía de Pereira

12 Empresa Municipal para la Salud - Emsa-Lotería de Manizales

13 Empresa telefónica de Pereira

14 Empresa de Acueducto y de Alcantarillado de Pereira

15 INFICALDAS

16 INFIMANIZALES

17 Ministerio de Agricultura

18 Municipio de Armenia

19 Municipio de Itagüi

20 Municipio de Manizales

21 Municipio de Marulanda

22 Municipio de Pereira

23 Municipio de Quimbaya

24 Municipio de Riosucio

25 Municipio de Palmira

26 Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

27 Súper Intendencia Financiera

28 Universidad de Caldas

29 Universidad del Quindío

30 Universidad del Valle

Fuente Certificación Unidad de Prestaciones Sociales Manizales 25 de Abril de 2012 Lo anterior permite establecer, que en lo relacionado con las obligaciones por cuotas partes pensionales el Departamento de Caldas ha conciliado cifras con el 28% de entidades; por lo tanto, el 72% de las entidades detectadas generan incertidumbre en las cifras reportadas. En conclusión, El Departamento de Caldas a la fecha no ha realizado la totalidad de las conciliaciones de los saldos de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con las entidades que tienen sus derechos u obligaciones respecto al tema pensional, lo que genera incertidumbre en las cifras reportas en la contabilidad del Departamento. Además la no conciliación oportuna de dichos saldos con terceros genera embargos e inmovilización de los recursos del ente territorial tal y como se ilustra en el hallazgo No. dieciocho, afectando de esta forma la liquidez del Tesoro Público y como consecuencia el cumplimiento de los fines

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esenciales del Estado.

6.

Contrato No. 12082010-0615. Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3,0 y mantenimiento del sistema hasta el 31 de diciembre de 2010 a través de las siguientes actividades (…)”. Valor: $41 millones IVA incluido. Una vez revisado el contrato No. 12082010-0615 suscrito entre el Departamento de Caldas y el señor Fabio Andrés Palomino Atehortúa propietario del Establecimiento de Comercio denominado “AF ASESORES FINANCIEROS”, la propuesta presentada por el contratista, los informes de interventoría, así como el informe técnico rendido por los ingenieros de sistemas en calidad de funcionarios de la Contraloria General de Caldas, se logró evidenciar que: Del trabajo de campo de los ingenieros de sistemas se deduce claramente que las actividades No. 4, 5, 6, 8 y 9 relacionadas en el contrato No. 12082010-0615 no fueron cumplidas a cabalidad tal y como se ilustra en el informe suscrito por los funcionarios. Dichas actividades son: “El contratista se obliga para con el departamento a prestar los servicios consistentes en realizar la actualización del software CCP versión 3,0 y mantenimiento del sistema hasta el 31 de diciembre de 2010 a través de las siguientes actividades: … 4). Determinación de los saldos por cobrar y por pagar por entidades con corte a 31 de Diciembre de 2009 5). Generar reportes actualizados y depurados de cuotas partes por cobrar y por pagar para incorporar al sistema contable del Departamento de Caldas. 6) Migración de datos de MySQL Server 2005 con la información extractada de la Gobernación de Caldas a la fecha de legalización del contrato. …8) Capacitación al personal de la Unidad de Prestaciones Sociales. 9) Presentación del Cronograma de Actividades con el estimativo de tiempos de desarrollo para la correcta actualización del software con los requerimientos de la Unidad de Prestaciones Sociales”.

X

X

X

INFORME AUDITORIA


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136

Para tal efecto, el informe aportado por los ingenieros de sistemas de este organismo de control señala que: “Se identifica incumplimiento en cada una de las actividades técnicas por no contar con acompañamiento idóneo que garantice el cumplimiento de las mismas; por otro lado si se tiene en cuenta que a partir del siguiente año (2011) después de generado el pago del contrato y contarse con el cumplimiento total del mismo, se identifican inconsistencias que no son subsanadas ni identificadas en las pruebas oportunas que debieron realizarse, la Unidad de Prestaciones Sociales empieza a utilizar el sistema solo de consulta por la falta de garantías del mismo, ya que no permite como se define en la certificación de fecha 20 de abril de 2012, suscrita por la funcionaria Andrea Cuartas Gordillo, que cita lo siguiente: “De lo anterior puedo decir que Fabio Palomino realizó varias sesiones de trabajo en Diciembre de 2011 y se comprometió en actualizar el sistema y ajustar los problemas generados por la migración de datos, y yo me comprometí con él en ayudarlo para que el sistema quedara listo para liquidar lo más pronto posible, pero el señor Fabio Palomino no regresó, por lo tanto no realizó los ajustes pendientes. Así las cosas, es importante aclarar que el sistema hoy no es idóneo para liquidar, debido a que los ajustes pendientes citados anteriormente, no se realizaron, por lo tanto la liquidación efectuada en el sistema no arroja valores reales”. Determinó entonces la Unidad de Prestaciones Sociales seguir utilizando hojas de Excel para hacer las respectivas liquidaciones obviando la utilización del sistema”. Sumado a lo anterior reposa en el expediente escrito de fecha 20 de abril de 2012 suscrito por la doctora Adriana Maria Méndez Bermúdez Profesional Especializado Grado 2 Unidad de Prestaciones Sociales de la Gobernación de Caldas, y dirigido al Doctor Jorge Hernán Montoya Jiménez en la cual se señala que: “…En el mes de diciembre de 2010, los señores asesores financieros efectuaron una reunión con todos los funcionarios de la Unidad de Prestaciones Sociales de la época (…), con la finalidad de socializar el software para la liquidación de cuotas partes pensiónales. Una vez hechas pruebas de liquidación de cuotas partes

INFORME AUDITORIA


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137

pensionales en dichos software, se comparó con las liquidaciones efectuadas en la hoja de Excel diseñada por funcionarios de la entidad, constatando que la liquidación de intereses moratorios no era acorde con lo preceptuado en la ley 1066 de 2006. Por lo tanto los señores asesores financieros quedaron comprometidos a efectuar los ajustes correspondientes. A partir de esa fecha no volví a tener contacto con los mencionados señores, hasta el mes de julio de 2011, cuando me comunique telefónicamente con el señor FABIO ANDRES PALOMINO para solicitarle acompañamiento en la liquidación de cuotas partes por cobrar a CAJANAL, ya que requerimos efectuar 850 liquidaciones individuales para ser presentadas antes del 19 de agosto de 2011, plazo límite establecido por la mencionada caja, el señor se presentó personalmente y quedó comprometido a efectuar el acompañamiento a partir de la semana siguiente, pero tampoco lo hizo, por lo cual el trabajo se realizó en la hoja Excel. De lo anterior se puede concluir que actualmente las cuotas partes pensiónales tanto en lo referente a capital como a intereses se liquidan en una hoja de Excel” (subrayado y negrilla fuera de texto). De igual forma el sustento del incumplimiento e inaplicabilidad del software esta soportado en los siguientes documentos que dan cuenta de la inoperancia del mismo, y de la forma manual en que se siguen desarrollando las actividades referentes a la liquidación de las cuotas partes pensiónales, estos son: oficio de fecha 2 de mayo de 2012 suscrito por la Auxiliar administrativa grado 3 del Grupo de Unidad de Prestaciones Sociales , Oficio UPS 501 del 20 de abril del 2012 expedido por el Profesional Especializado Grado 3 de la Unidad de Prestaciones Sociales (E), oficio de fecha 20 de abril del año 2012 suscrito por la Auxiliar Administrativo grado 01 de la Unidad de Prestaciones Sociales, oficio de fecha 20 de abril del 2012 firmado por la Auxiliar Administrativo grado 03 (E) de la misma Unidad, escritos que pueden ser consultados en el archivo de este ente de control.

INFORME AUDITORIA


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138

Peor aún, si se tiene en cuenta que la necesidad de adquisición del software y de su actualización y mantenimiento obedeció precisamente a la manera manual en que se realizaban tales procesos, tal y como se expresa en los estudios previos que hacen parte integral del contrato y en los cuales se indica que: “Agregado a lo anterior se han expedido nuevas normas jurídicas que regulan las cuotas partes pensionales, sin que el sistema haya sido actualizado lo que ha dificultado la labor de liquidación, pues en la mayoría de oportunidades la persona encargada de ésta función ha tenido que acudir a medios manuales para realizar las correspondientes liquidaciones, con los riesgos que ello genera, además de hacer demasiado lento el proceso”, lo que lleva a concluir que a pesar de realizarse el contrato para superar esta necesidad, el mismo no cumplió el objetivo propuesto. Sumado a esto descansa en el expediente informe de interventoría de fecha 2 de diciembre del año 2010, informe final de fecha 14 de diciembre, acta de resumen del contrato, convenio u orden de interventoría y ordenación del gasto de fecha 14 de diciembre del año 2010 y acta de liquidación de fecha 25 de febrero del año 2011, en los cuales se manifiesta el cumplimiento del objeto del contrato dentro del plazo previsto. No obstante lo anterior y conforme a todo lo dicho en párrafos precedentes que demuestran su incumplimiento y el desarrollo de actividades aún después de la certificación de su cumplimiento, se colige que no existieron los suficientes controles y seguimientos, por parte del interventor del contrato al no exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Por último, después de realizadas las verificaciones de los contratos mencionados se observa claramente que siendo contratos de actualización se conserva en cada uno de ellos la misma Versión; es decir versión 3.0.

7

A pesar de que el contratista Fabio Andrés Palomino Atehortúa aportó certificación de fecha 13 de julio de 2010 en la cual se hace constar que se encuentra al día en pago de las obligaciones al sistema de seguridad social integral, dicha

X

INFORME AUDITORIA


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139

certificación no es la idónea para acreditar tal situación, ya que en el caso en particular se trata de una persona natural la cual debió acreditar tal aspecto mediante el último pago realizado y/o planilla respectiva.

8

Contrato No. 03042008-0089. Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios profesionales para actualización y mantenimiento del Sistema de Cuotas partes pensionales CCP instalado en la Gobernación de Caldas versión 3,0 (…)”. Valor: $132 millones IVA incluido. Como se manifestó en párrafos precedentes, el equipo auditor de la Contraloria General de Caldas, solicitó copias de otros contratos celebrados en la entidad territorial y que hacen referencia al software CCP, considerando que se había detectado presuntas anomalías en el manejo del mismo y debía corroborarse dicha situación desde el momento de su adquisición. En consecuencia y una vez analizado el cuerpo del contrato No. 03042008-0089 que tiene por objeto prestar los servicios profesionales para actualización y mantenimiento del aplicativo de cuotas partes pensionales CCP instalado en la Gobernación de Caldas versión 3,0 suscrito entre el Departamento de Caldas y AF ASESORES FINANCIEROS-FABIO ANDRES PALOMINO ATEHORTUA, se evidenció que: El valor del contrato no es plenamente justificado en los estudios previos tal y como señalaba el Decreto 066 de 2008 vigente para la época de suscripción de éste, ya que no obstante señalarse en los mismos los aspectos a tener en cuenta para la fijación del valor del contrato, ellos no son claramente definidos ni soportados, máxime considerando que del historial de contratos celebrados con antelación al mismo, los valores son claramente disímiles tal y como se entra a describir a continuación:

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140

NUMERO DE

CONTRATO OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA VALOR DEL CONTRATO

El contratista se Obliga para con el

Departamento a Prestar el servicio de

análisis, recopilar, verificar, digitar y

consolidación a través del software

conforme a la normalidad sobre la materia,

todas y cada una de las cuotas asignadas

por el departamento de caldas a otras

entidades y consolidar el valor total del valor

de la cuotas partes que van a ser asumidas

por CAJANAL, en virtud del contrato

suscrito en 1968 y a la ves las cuotas partes

con las cuales concurre el departamento en

las pensiones reconocidas y pagadas por

otras entidades, el volumen de expedientes

es de aproximadamente 6000, como

producto de este proceso se identificara

cada entidad deudora y acreedora,

-Valor Inicial: $47

discriminando los valores respectivos por

pagar y por cobrar e identificación de los

pensionados a cargo de cada una de las

entidades. las cifras obtenidas por cobrar y

pagar y el consolidado por entidades, serán

reportados al comité de saneamiento

contable; de acuerdo al análisis de

conveniencia, documento que hace parte

integral del siguiente contrato.

_ Adición $20

18122007-1622

1) prestar los servicios de mantenimiento y

actualización del programa de cuotas partes,

instalado en la unidad de prestaciones

sociales; con asesoría permanente durante

el mes de diciembre de 2007.

03042008-0089

El contratista se obliga para con el

departamento a prestar sus servicios

profesionales para actualización y

mantenimiento del Sistema de Cuotas partes

pensionales CCP instalado en la

Gobernación de Caldas versión 3,0 (…).

12082010-0615

El contratista se obliga para con el

departamento a prestar los servicios

consistentes en realizar la actualización del

software CCP versión 3,0 (…))Fabio Andrés Palomino

Atehortua propietario del

Establecimiento de

Comercio denominado

“AF ASESORES

FINANCIEROS

$41


10920050758

Fabio Andrés Palomino


Establecimiento de

Comercio denominado

“AF ASESORES

FINANCIEROS

$2

Fuente: Contratos Números: 10920050758, 18122007-1622, 03042008-0089 y 12082010-0615

Fabio Andrés Palomino


Establecimiento de

Comercio denominado

“AF ASESORES

FINANCIEROS

De lo anterior se colige que si bien se elaboraron los estudios previos descritos en el Decreto 066 de 2008 norma vigente para la época de suscripción del contrato, se inobservó lo dispuesto en el artículo 3 numeral 4 del decreto en comento el cual disponía: “(…) Salvo en lo que se refiere a los casos de contratación directa en los que se aplicará lo dispuesto en el artículo 76 del presente decreto, los estudios y documentos previos se publicarán de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener, como mínimo, los siguientes elementos: (… ) El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con

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141

precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no será necesario publicar el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral”. Es así como se infiere, que para el análisis técnico que soporta el valor del contrato no se indicaron claramente las variables para calcular el presupuesto del respectivo contrato en aspectos como el tipo del personal requerido, número y descripción de equipos y herramientas a utilizar en el cumplimiento del contrato, entre otras que pudiesen justificar el desproporcionado aumento del contrato en relación con años anteriores. En todo caso, la Entidad Territorial omitió el deber de efectuar un completo análisis técnico para soportar el valor del contrato, es decir la suma de $132 millones IVA incluido, derivado del contrato No. 03042008-0089 – celebrado entre el Departamento de Caldas y AF ASESORES FINANCIEROS-FABIO ANDRES PALOMINO ATEHORTUA.

9

El control, manejo y registro contable de los bienes del Departamento de Caldas es función asignada a la Unidad de Bienes y se ejecuta en el Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP.

Contablemente a 31 de diciembre de 2011 el Grupo 16 Propiedades, Planta y Equipo se informa por valor de $35.097 millones. Una vez realizadas las pruebas concernientes a los registros contables reportados en el en el módulo de activos fijos del aplicativo SAP se evidenció que el último proceso de avalúo de los predios propiedad del Departamento de Caldas se realizó entre los años 2005 y 2006 por la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas, información que se

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INFORME AUDITORIA


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142

dejó plasmada en un software que la Lonja entregó a la entidad territorial y que constituyó la fuente de información del Módulo AM de Activos Fijos del SAP.

De otro lado, los funcionarios de la unidad de bienes han venido realizando un trabajo de campo con el fin de identificar los bienes inmuebles del Departamento. De esta tarea se desprenden situaciones como:

1. Predios que se encuentran registrados a nombre del Departamento de Caldas en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC y no se relacionan en la base de datos de la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas, por lo tanto no se registran en la contabilidad del ente territorial, así:

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143

Nombre del Predio

NOMENCLATURA-

UBICACIÓN-DIRECCION-

LUGAR-DENOMINACION

Ficha CatastralAvalúo

Total

Terreno la Tienda Torre 4

Cable (La Linda torre 4 cablea

al choco)

Lote de terreno con casa Lote en la Vereda El Cascarero 0-02-0027-0040-001 18

Inspección de Policía

Curazao

Escuele de Carabineros

Clínica Policía Barrio la toscana

10100870001001/01-

06-0056-000 242

Valorización Municipio D 25 45 19 C 45 1-03-0144-0006-000

Valorización Municipio C 11A 6 29 1-04-0112-0015-000

Dpto Caldas Ignacio

González Villegas Cra 21 Intersección Cll 12 y 13

Dpto Caldas Lucia

Carmona González Cra 21 No. 13 25 01-04-0075-0032-902

Dpto Caldas Rubén Darío

Herrera A.

Frente a la Carrilera del

Ferrocarril

Dpto Caldas Juan N.

Cardona G Vereda Morro Gordo

Cra 27 No. 17-08 1-05-0009-0001-000

Caseta Peaje la Estrella La Estrella 01-0021-0067-001 6

Puesto de Salud Alto del

Naranjo Alto del Naranjo 02-0016-0040-000 21

Mejora puesto de salud

vereda Manzanares 02-0019-0051-001 46

Puesto de Salud vereda

Manzanares, con una

mejora 02-0019-0051-000 35

Puesto de Salud la China La China 02-0021-0027-001 22

Puesto de Salud La

Cabaña La Cabaña 02-0022-0256-000 85

Sub Estación de Policía

Tres Puertas 02-0022-0428-000 58

Puesto de Salud el Chuzo El Chuzo 02-0022-0435-000 50

Puesto de Salud el 41 02-0028-0070-000 124

Solar bellas artes 01-04-0072-0001-000 1.925

1-05-0041-0036-000

01-05-0041-0036-001

(Aura Patiño salazar)

01-05-0041-0036-002

(Luz Marina Taba

Iguita)

Cra 21-22A 41 e 23 10500970002000

Vereda la Enea Lote de terreno

La Enea Casa Cll 104A No.29-02 14

1-07-0010-0002-000

(M Rodrigo I) 50

Inspeccion de Policia

Juanchito 1-08-0001-0079-001 22

11100140007000

11100140008000

11100430016000

11100430017000

11100440006000

11100450002000

11100450008000

11100450009000

11100450011000

11100450012000

11100450013000

11100450014000

11100460006000

11100470002000

11100470004000

11100470005000

11100470007000

Escuela de Enfermería

(patio de juegos) Cll 69 Cra 26

01-01-0102-0006-

0001

Cra 23 No. 48-98 1-03-0138-0003-000

1-05-0083-0086-901

1-05-0083-0087-90101-09-0001-0347-001

(Faubel Patiño

Ospina)

01-09-0001-0347-000 26

Mejora

Cra 26 No. 70-76 Mejora Cra

24 No. 70-76 01-01-0102-0006-001

Cra 21 - Entre Cll 10 No. 29-02

Barrio Enea

Cra 26 Cll 21 P. Urbano

Caja de Protección Social

Policía Caldas

Puesto de Salud

Altobonito 00-02-0028-0070-000

Inspección de Policía

Altobonito 00-01-0021-0144-000 79

La Toscana lo 4 C.S. Fiscales

Policía 1-01-0321-0004-000

1-03-0200-0002-000

1-03-0214-0001-000

1-03-0238-0007-000

Fuente: Información suministrada en la Unidad de Bienes - CD

9

Puente de Olivares con

mejora

Via a Neira Predio Aledaño al

Puente Olivares


Camino viejo a

Villamaría, con 2 mejoras

(el campamento)

Cll 19 No.41-75 o Cll 19 42-

86-80

2. Predios del Departamento de Caldas entregados a diferentes entidades

Nombre del Predio

NOMENCLATURA-

UBICACIÓN -

DIRECCION - LUGAR -

DENOMINACION

Ficha CatastralAvalúo

Total

Correccional de

Menores La Linda

(escuela de trabajo la

Linda) Vereda La Linda

1-06-0004-0018-

000 5.272

Bellas artes

Cra 21 No.13-50

Manzana 12 01-04-0072-0001 1.925

Escuela Auxiliar de

Enfermería Cll 69 Cra 26

1-01-0102-0002-

000 318

Edificio de Planeacion Cll 21 Cra 20

01-05-0097-0002-

000 (1)

Instituto Técnico/

Instituto Universitario Cra 23 Cll 35-37 01-03-0200-0002

Colegio Eugenio

Paccely

Cra 35A 63A-20 ( cll 55-

55A) Fátima 01-02-0438-0001

Instituto Manizales Cll 29 16-50 (28 50) 01-03-0238-0007 1.739

CLL 26 16 50

1-03-0238-0007-

000

Cr 21-22 Cll 32 33 01-03-0214-0001

INEM Colegio Manizales 01-02-0287-0001

Escuela Normal de

Señoritas Cra 23 48-98 01-03-0138-003 3.621

Normal Nacional de

Varones Avenida Paralela 01-02-0284-0002 5.478

Edificio Banco

Ganadero piso 6 Cra 21 21-67

01-05-0083-0086-

901 117

Edificio Banco


01-05-0083-0087-

901 117

Edificio Banco


01-05-0083-0088-

901 117

CASD

Cll 12B Cra 10 (cra 7 y

11 Cll 15 y 15) 01-04-0280-0015

Parqueadero No. 11 Cll 22 No.20-58

01-05-0083-0023-

901 9

Parqueadero No. 12 Cll 22 No.20-58

01-05-0083-0025-

901 9


Fuente: Información suministrada en la Unidad de Bienes - CD

Liceo Isabel La Católica

INFORME AUDITORIA


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144

10

El lote identificado con ficha la catastral No. 0-02-0008-0295-000 y parte de las edificaciones donde hoy funciona la E.S.E. Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas son propiedad del Departamento de Caldas, por lo tanto en el año 2006 la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas elaboró avaluó del lote y la totalidad de estas construcciones, avalúos estos que se registraron de manera conjunta en la contabilidad del Departamento de Caldas en la subcuenta 1640100000 – Clínicas y Hospitales, hecho que no es cierto, toda vez que en los registros contables del Hospital Santa Sofía se reportan saldos a las construcciones y edificaciones realizadas con recursos de la entidad hospitalaria.

Lote Terreno


MTRS2 TOTAL

Lote Terreno Clínica 12.000 $ 50.000 $ 600

Lote Finca 9.1096 Has $7.000.000 Has $ 64

Valor Total Lote $ 664



E.S.E. HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFÍA DE CALDAS

AVALÚO LONJA DE PROPIEDAD RAÍZ DE CALDAS

AÑO 2006

Construcciones


MTRS2 TOTAL

Centro de Urgencias 1424,98 $ 600.000 $ 855

Centro

Cardiovascular

156,33 $ 1.000.000 $ 156

Área Hospitalaria 5538,59 $ 400.000 $ 2.215

Centro de

Especialistas

1125,95 $ 800.000 $ 901

Centro

Administrativo

336.92 $ 400.000 $ 135

Auditorio 195.00 $ 600.000 $ 117

Portería 8.20 $ 400.000 $ 3

Total

Construcciones

$ 4.382


Fuente: Informe de Lonja de Propiedad Raíz de Caldas Depreciación Acumulada. En la contabilidad del Departamento de Caldas, la cifra total del lote y construcciones de la E.S.E. es decir $5.047 millones sirvió de base para el cálculo de la depreciación acumulada del bien inmueble motivo de análisis, así:

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INFORME AUDITORIA


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145

DETALLE TOTAL

Valor Total Lote $ 664

Total Construcciones $ 4.383

Total a Depreciar $ 5.047


Fuente: Módulo AM de Activos Fijos De lo anterior se desprende, que para calcular la depreciación de las construcciones que hoy ocupan las instalaciones de la ESE Hospital Santa Sofía, el Departamento de Caldas incluye el valor del lote que es de propiedad del ente territorial y el valor de las construcciones que fueron objeto de avalúo por la Lonja; por lo tanto, el valor calculado para depreciación ofrece incertidumbre toda vez que el Régimen de Contabilidad Pública establece que los terrenos no son objeto de depreciación, además la totalidad de las construcciones no son propiedad del Departamento de Caldas, por lo cual la base para el calculo de la depreciación de las edificaciones en los bienes del Departamento no es la real. Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón En el año 2006 la Lonja de Propiedad Raíz de Caldas elaboró avaluó del lote y de la construcción “Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón”, estos avalúos se registraron erróneamente en la contabilidad del Departamento de Caldas, toda vez que se asentaron de manera conjunta en la subcuenta 1640090000 – Colegios y Escuelas por un valor de $405 millones, cifra conformada por los siguientes ítems:

ITEM AREA MTS2

VALOR

UNITARIO

METRO2

TOTAL

Lote 4.058,00 $ 40.000 $ 162

Construcción 1.048,00 $ 200.000 $ 210

Salón Comunal 121,78 $ 250.000 $ 30

Kiosco 58,5 $ 50.000 $ 3

Valor Total $ 405


Centro de Capacitación Laura Pinzón

Fuente: Informe de Lonja de Propiedad Raíz de Caldas Depreciación Acumulada – Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón.

INFORME AUDITORIA


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146

En la contabilidad del Departamento de Caldas, la cifra total del lote y construcciones del Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón, es decir $405 millones sirvió de base para el cálculo de la depreciación acumulada del bien inmueble motivo de análisis. Por lo tanto, el valor calculado para la depreciación ofrece incertidumbre toda vez que el Régimen de Contabilidad Pública establece que los terrenos no son objeto de depreciación, por lo cual la base para el cálculo de la depreciación de las edificaciones en los bienes del Departamento no es la real.

11

El Departamento de Caldas no tiene plenamente identificados sus bienes inmuebles asegurados mediante las diferentes pólizas que cubren la vigencia 2011, toda vez que la Compañía Liberty Seguros S.A. mediante oficio de mayo de 7 de 2012 con radicado interno No. 2012 – EI – 00002308 señala “(…) nos permitimos informarle que una vez revisados los archivos que reposan en la compañía, encontramos que los edificios del Departamento de Caldas vienen asegurados en forma global”. Es decir dicha póliza adolece de una relación en detalle de los bienes inmuebles propiedad del Ente Territorial que fueron asegurados. Analizados los contratos marco por medio de los cuales el Departamento de Caldas contrata para asegurar sus bienes muebles e inmuebles, se observa en su objeto contractual: “OBJETO- La expedición de la póliza que ampare los bienes muebles, inmuebles e intereses patrimoniales de propiedad del Departamento de Caldas y de aquellos por los que se allegare a ser legítimamente responsable”. Como se puede apreciar no es muy claro el objeto contractual e igual circunstancia se aprecia en las pólizas sin soportes que allegaron para nuestra revisión. De otra parte, los contratos de las pólizas que aseguran los bienes muebles e inmuebles del Departamento no son registrados de manera correcta; toda vez que no son causados por la cuenta 1905 – Bienes y Servicios Pagados por Anticipado, sino que se registran directamente al gasto, impactando de manera negativa la utilidad en un mismo período.

X X

INFORME AUDITORIA


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147

Lo anteriormente expuesto genera incertidumbre en las siguientes cuentas contables:

1905 Bienes y Servicios Pagados por Anticipado.

5111 Seguros Generales $839 millones.

3110 Resultado del ejercicio $839 millones.

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Con el fin de verificar si dentro de las pólizas suscritas por el Departamento de Caldas se encuentra amparado el bien inmueble identificado con ficha catastral No. 0-02-0008-0295-000 lote propiedad del Departamento de Caldas y donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía, se indagó al respecto en el desarrollo del proceso auditor determinándose:

Que la E.S.E., viene amparando dicho bien inmueble mediante la póliza No. 378 que se ha tomado por valor de $15.583. Millones.

De otra parte como ya se mencionaba previamente, no fue posible determinar si el Departamento de Caldas viene amparando dicho bien inmueble, solo se desprende de lo que se analizó que existe una gran posibilidad que todos los bienes inmuebles, incluido el de Santa Sofía estén inmersos en los asegurados, lo que podría ocasionar un detrimento al patrimonio público por constituirse dos (2) pólizas por parte del Estado con el mismo fin.

Es de advertir que de acuerdo con la interpretación que se debe dar a un anexo de modificación a la póliza Nº 1001017, constituida en la vigencia 2008-2009, se deja la siguiente advertencia: POR MEDIO DEL PRESENNTE ANEXO, EL CUAL FORMA PARTE INTEGRANTE DE LA PÓLIZA Y POR SOLICITUD DEL ASEGUARDO, SE HACEN LAS SIGUIENTES MODIFICACIONES SEGÚN AMPARO DE MODIFICACIONES Nros 711-4004 Y 711-4037 DE DELIMA MARSH. SE EXCLUYEN LOS SIGUIENTES EDIFICIOS (…) HOSPITAL DEPARTAMENTAL SANTA SOFIA POR VALOR DE $2.924 millones. De donde se colige que estos bienes inmuebles siempre han venido siendo objeto de seguro, sin que se verifique que los mismos no han sido excluidos en lo sucesivo, toda vez que como se advertía previamente, no

X X

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existen los elementos para determinar que bienes inmuebles de propiedad del Departamento de Caldas se vienen asegurando, solo por lo que se desprende de la generalidad se entiende que son todos los de propiedad de la entidad territorial.

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Mediante el oficio DLI – 683 emitido en la Unidad de Rentas del Municipio de Manizales se manifiesta que el predio con ficha catastral No. 0-02-0008-0295-000 adeuda la suma de $227 millones por Impuesto Predial Unificado entre los años 2007 y el bimestre marzo – abril de 2012, en dicho predio se encuentra ubicada la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía. Las obligaciones respecto al impuesto predial unificado entre los años 2007 y el bimestre marzo – abril de 2012 del mencionado predio son:

Concepto Año 2012 -

Deuda

Recargo Impuesto Predial

Unificado

$ 18

Impuesto Predial Unificado $ 89

Recargos CORPOCALDAS $ 66

CORPOCALDAS $ 54

TOTAL $ 227Fuente: Oficio DLI-683 Secretaria de Hacienda – Unidad

de Rentas – Alcaldía de Manizales


Requeridos a las unidades de presupuesto y contabilidad del Departamento de Caldas los certificados de disponibilidad, registros presupuestales y registros contables de causación del impuesto predial unificado por las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011 correspondientes a la ficha catastral referida, se manifiesta mediante oficio UC – 106 de mayo 7 de 2012 que “(…) no aparece reconocimiento con relación al predio Hospital Santa Sofia (…)” y oficio UC-107 de mayo 8 de 2012 “(…) debidamente revisados los CDP’s RPC’s expedidos, y las causaciones correspondientes al Impuesto Predial durante los años 2008, 2009, 2010 y 2011 a nombre del municipio de Manizales no aparece reconocimiento con relación al predio Hospital Santa Sofía (…)”. Hechos que confirman que el Ente Territorial no tiene registrada en la

X

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contabilidad la obligación cierta o estimada del impuesto predial unificado que corresponde a este bien inmueble como quiera que la factura señala como propietario al Departamento de Caldas.

Cabe anotar, que el bien inmueble donde funciona el Hospital Santa Sofía no cuenta con un documento donde se especifique bajo que modalidad se ocupa este bien inmueble por parte de la E.S.E, esto se deduce de la solicitud que se le hizo al Señor Secretario Jurídico de Departamento y de la correlativa respuesta entregada por parte del Jefe de Bienes, con lo que le resta posibilidades al Departamento de buscar la restitución de dicho bien.

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Contablemente se registra en la subcuenta 1640270000 – Edificaciones Pendientes por Legalizar el valor de $11.062 millones. Una vez consultado en el módulo de activos del SAP el detalle de esta subcuenta, se observa que se registro este saldo global; es decir, sin relacionar de manera individual y detallada cada uno de los bienes inmuebles pendientes por legalizar. Situación que impide la verificabilidad de la información contable respecto a la Subcuenta Edificaciones Pendientes por legalizar.

X

15

Con el objeto de determinar si el Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP es utilizado al 100% de sus funciones y la información se encuentra actualizada, se realizaron las siguientes pruebas comparativas entre el módulo mencionado y el software de la LONJA de Propiedad Raíz de Caldas que en su momento sirvió en la Unidad de Bienes como fuente de los datos iniciales con los cuales se debió cargar el Modulo de Activos Fijos, encontrándose lo siguiente: MUESTRA 1: Solicitud: Verificar en la aplicación de la LONJA el Lote Barrio San Vicente ubicado en el Municipio de Riosucio Caldas. Resultado: No se encontró registro alguno, como se puede observar en las siguientes imágenes (Figura 1 y 2):

X X X

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MUESTRA 2. Solicitud: Verificar la posibilidad de anulación, modificación o eliminación de un registro en el software de la LONJA, con el fin de determinar la seguridad de la información almacenada en el mismo. Resultado: El sistema le permite al usuario ADMINISTRADOR realizar cualquier tipo de operación relacionada con la modificación y/o eliminación de información si así lo ve necesario el usuario (Figura 3), cabe aclarar que en el sistema SGFT-SAP no se pueden realizar éste tipo de eliminaciones sin la respectiva autorización del administrador del mismo.

MUESTRA 3. Solicitud: Realizar búsqueda en el software de la LONJA, el bien inmueble Escuela de Carabineros, ubicado en el Municipio de Manizales. Resultado: Dicho sistema no arroja información; se pudo observar en el Módulo de Activos Fijos del SAP, que se presume de acuerdo a entrevista con el funcionario encargado del manejo de dicho Modulo que el bien inmueble Escuela de Carabineros se encuentra registrado en una cuenta contable 1640270000 – Edificaciones pendientes por legalizar, por valor de $11.062 millones; dicha cuenta fue registrada de manera global, es decir no se permite visualizar de manera individual cada uno de los lotes. MUESTRA 4. Solicitud: Verificar el bien inmueble Talleres del Departamento, ubicado en el Municipio de Manizales en las aplicaciones de la LONJA y el SAP. Resultado: Se evidencian registros en la aplicación de la LONJA y el SAP respectivamente (Figura 5 y 6). MUESTRA 5. Solicitud: Verificar el Lote Berlín, ubicado en el

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Municipio de Manzanares. Resultado: Al momento de consultar en el software de la LONJA se encuentra información de este lote (Figura 7), con su respectiva valorización (Figura 8); pero al momento de verificar el bien en el SAP, no se visualizó registro alguno.

MUESTRA 6. Solicitud: Consultar la cuenta 1715010000 – Bienes Históricos y Culturales Monumentos. Resultado: Se encontró un error de parametrización de información en el módulo de activos fijos del SAP; debido a que al momento de consultar en la aplicación los monumentos por costo histórico de la entidad; se evidencia que aparece un avaluó correspondiente a $3.538 millones (figura 9); al momento de realizar una revisión detallada de los monumentos, en especial el Palacio de la Gobernación encontramos un avaluó correspondiente a $53 millones (Figura 10), de acuerdo a las mejoras del monumento; pero no se visualiza el activo fijo correspondiente al ingreso del bien, cuyo valor es igual a $11.578 millones. Se hace necesario precisar, que de acuerdo a información sustentada por el Jefe de Unidad de Sistemas y el profesional universitario de la misma unidad, mediante oficio US 2012 – 102 calendado 7 de mayo de 2012, donde manifiestan que el aplicativo de la LONJA no se encontraba activo desde finales del año 2009, debido a un daño en el servidor en el cual se encontraba alojado; dicha corrección en el servidor se llevó a cabo en la última semana de abril del presente año para objeto de esta auditoria. De otra parte, con respecto al Módulo de Activos Fijos y a la capacitación del personal que tiene algún vínculo con el SGFT-SAP, se han realizado una serie de contratos que determinan las continuas actualizaciones y acompañamiento por parte de personal capacitado a los funcionarios del Módulo de Activos Fijos; dichos contratos se relacionan a continuación:

INFORME AUDITORIA


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5) Contrato de prestación de servicios No. 02052008 – 0503: Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la Administración Departamental, para coadyuvar con actividades relacionadas con el Módulo de Activos Fijos con el fin de consolidar la implementación del proyecto SGFT-SAP” Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 6) Contrato de prestación de servicios No. 27022009 – 0023: Objeto: “Prestar sus servicios, a través de la realización de actividades correspondientes al Módulo de Activos Fijos, buscando sostenibilidad, estabilidad del proyecto SGFT-SAP y colaborar con los procesos y procedimientos que se necesiten al interior del grupo de bienes” Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 7) Contrato de prestación de servicios No. 26012010 – 0017: Objeto: “El contratista se obliga para con el DEPARTAMENTO a prestar sus servicios de apoyo a la gestión de la entidad a través de las actividades de Líder del Módulo de Activos Fijos, buscando la sostenibilidad y estabilidad del proyecto “SGFT-SAP” desde el Modulo de Activos Fijos y colaborar con los procesos y procedimientos que se necesiten al interior del Grupo de Bienes de la Gobernación de Caldas, según los lineamientos descritos en el estudios previo y la propuesta, los cuales hacen parte de este documento. Las actividades a realizar son entre otras, las siguientes: 1(…), 4) Actualizar inventarios personalizados incluidos en SAP, 5) Realizar traslados incluidos en SAP, 11) Elaboración de manuales de usuario del Módulo AM, 13) Capacitar a la Jefe del Grupo de Bienes o su delegada y el personal que lo requiere del Grupo de Bienes. Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. 8) Contrato de prestación de servicios No. 31012011-0013: Objeto: “El contratista se obliga para con el Departamento a prestar sus servicios de apoyo a la gestión para brindar la sostenibilidad en el Modulo de Activos Fijos del software “SGFT-SAP” en la Gobernación de Caldas, desarrollando las siguientes actividades:1(…),3) Actualizar inventarios

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personalizados incluidos en SAP, 4) Realizar traslados incluidos en SAP, 10) Realizar capacitación y transferencia de conocimientos a la Jefe del Grupo de Bienes y al personal que lo requiere del Grupo de Bienes. Contratista: ANDRES FELIPE RODRIGUEZ RIOS. De igual forma, la Unidad de Sistemas manifiesta en oficio US2012 – 102 del 7 de Mayo de 2012 con respecto a la capacitación de funcionarios (2 Folios) “a la fecha de entrega del usuario SAP a los nuevos funcionarios, no requirieron capacitación alguna, ya que en ese momento existía personal capacitado dentro de la dependencia para dar la inducción respectiva”, El Jefe de Bienes solicitó el nombre de usuario y contraseña mediante el oficio GB089 el día 14 – 03 – 2012 (1 folio) con el fin de ingresar al Módulo de Bienes del SAP; la entrega de dichos usuarios se llevó a cabo mediante un correo electrónico el día 14 – 03 – 2012 enviado por el funcionario JUAN CARLOS ZAMORA LONDOÑO. Como resultado de las pruebas realizadas al Módulo AM de Activos Fijos el cual esta integrado al Aplicativo Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP se determinó lo siguiente:

El Módulo de Activos Fijos del Sistema SAP, no se encuentra actualizado con respecto a la información entregada mediante el software de la LONJA, de igual forma se identifica que el sistema de información (Módulo de Activos Fijos del sistema SAP), se encuentra sub utilizado, como prueba de ello existen documentos electrónicos (libros de Excel) entregados en la prueba de campo, en los cuales se realizan los traslados de activos entre cuentadantes, la asignación de los mismos es manual, toda vez que son realizados en los libros mencionados como se observa en el formato de calidad FO-SL-01-005 Inventarios Personalizados (1 folio), identificándose riesgo en el cambio de seriales o de los mismos bienes; dichos formatos o registros no son debidamente numerados (No son reportes entregados por el sistema), a la fecha no utilizan codificación identificada por código de barras con su

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respectivo lector, instrumento que agiliza los inventarios y su implementación está adoptada por el sistema SAP; es importante mencionar que la totalidad de la información debe encontrarse en el Módulo de Activos Fijos de manera que se efectué una correcta interfaz con el Módulo Contable, permitiendo procesos tales como, depreciación y demás procesos a realizar con los bienes.

De otra parte, el personal de la Unidad de Bienes de la Gobernación de Caldas manifiesta en la entrevista que no se encuentra actualizada la información del Módulo de Activos Fijos del SAP, por el volumen de datos y por falta de capacitación del personal, hecho que permite vislumbrar presuntas irregularidades en la ejecución de los contratos números 02052008 – 0503, 27022009 – 0023, 26012010 – 0017, 31012011 – 0013, 23122008 – 1895 y 242008 – 1931 cuyos objetos contemplan la implementación y capacitación en el manejo del programa SAP. Se desprende del apoyo técnico prestado por los ingenieros de sistemas de la Contraloría General de Caldas que los funcionarios responsables de la alimentación y manejo del Módulo de Activos Fijos – SAP, no están debidamente capacitados y que aquel se encuentra subutilizado en la actualidad; toda vez, que no existe interrelación entre el inventario y avaluó de bienes propiedad del Departamento de Caldas tema tratado con profundidad en el cuerpo del informe.

Lo anterior permite inferir, que entre los años 2008 a 2011 los recursos destinados a la capacitación en el sistema SAP superan en más de 10 veces el costo anual del licenciamiento de dicho software, con lo cual la entidad territorial pudiese haber incurrido en un gasto excesivo con la ejecución de los citados contratos lo que podría ocasionar un presunto detrimento patrimonial a las arcas del Departamento de Caldas. Adicionalmente el Acto Administrativo de adopción del SAP en la Gobernación de Caldas, se requirió mediante oficio 2012 – IE – 0001610,

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documento que no fue puesto a disposición del equipo auditor con la única respuesta ofrecida a través del oficio USGC 2012 – 113 calendado el 11 de mayo de 2012 y suscrito por el Jefe de la Unidad de Sistemas cuya entrega es el “OTRO SI” del convenio, más no el acto administrativo. De otra parte, se hace referencia a los contratos números 23122008 – 1895 y 24122008 – 1931, cuyos objetos tratan de manera general actividades del Sistema de Gestión Financiera Territorial SAP, sistema en el cual se encuentra integrado el Módulo AM de Activos Fijos tema de esta observación; razón por la cual esta Contraloria analizó los mencionados contratos, así: Contrato No. 23122008 – 1895. Contratista: FUNDACIÓN FONDO MIXTO DE CALDAS Contratante: Secretaría de Hacienda – Departamento de Caldas Objeto: “La CONTRATISTA se obliga para con el DEPARTAMENTO a realizar talleres encaminados a la capacitación de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda en áreas económicas y financieras, y sensibilizar el proceso implantado en el Departamento de la plataforma SAP, por supuesto todo ello implica una logística, y además se debe buscar la sostenibilidad de todos los proceso implantados, todo encaminado a la consolidación del proyecto SGFT-SAP, para estabilizar el sistema de gestión financiera territorial en el Departamento de Caldas y continuar con el desarrollo del proyecto “IMPLEMENTACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN FINANCIERA TERRITORIAL EN EL DEPARTAMENTO DE CALDAS” registrado con código BPID No. 2008-17000-0060”. Duración: “La Contratista, ejecutará el objeto contractual desde la fecha en que se perfecciona el contrato, y se cumplan los requisitos de ejecución que será el que aparezca como fecha de la radicación correspondiente hasta el 31 de

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diciembre de 2008”. Valor: “Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente contrato es la suma de $100 millones, suma que el DEPARTAMENTO, pagará a la CONTRATISTA así: a) Un anticipo del 50% del valor total del contrato, al cumplimiento de los requisitos de legalización. b) El 50% restante, se pagará en actas parciales, previo cumplimiento de las obligaciones y recibidas a entera satisfacción por parte del Departamento”. Una vez solicitada la documentación pertinente a la Secretaría de Hacienda del Departamento, aportada mediante oficio D.S.H. 431, se encontró lo siguiente: 5. El contrato tuvo como fecha de iniciación el 24 de diciembre de 2008, y como fecha de terminación el 31 de diciembre de 2008, según Acta del Resumen del Contrato, Interventoría y Ordenación del Gasto, (sin número), suscrito por PEDRO JAVIER MISAS – Secretario de Hacienda-, LUZ MARY ARENAS ESCUDERO – Interventora y CARMENZA GALVIZ AVILA – La Contratista. Pese a que la duración del contrato, según la documentación aportada corrió desde el 24 de diciembre al 31 de diciembre de 2008, no se evidencia que se hubiese desarrollado el objeto del mismo en ese periodo de tiempo. Según la Ley 80 de 1993 en su artículo 4 señala que son deberes de las entidades estatales: Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. 6. Se encuentra (como parte de los soportes del desarrollo del contrato), la CIRCULAR No. 0005, emanada de la Secretaría de Hacienda, donde se invitaba a los Funcionarios de la Secretaría de Hacienda, a una capacitación sobre FACTURACIÓN E IVA y ACTUALIZACIONES TRIBUTARIAS, a efectuarse el 14 de ABRIL DE 2009. Lo que indica que, por lo menos las capacitaciones del 14 de abril de 2009 y del 21 de Julio de 2009, se desarrollaron por fuera de la vigencia del contrato. 7. También se evidencia en la documentación

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aportada, que los pagos del contrato hechos al contratista, se efectuaron el día 31 de diciembre de 2008, mediante cheques 14838 y 24623, previa aprobación por parte del interventor, sin que se pruebe la total ejecución del contrato. El contratista está obligado a cumplir el contrato dentro del plazo total fijado para la realización del mismo. 8. En caso de que el desarrollo del contrato, hubiere consistido únicamente en dos capacitaciones efectuadas el 14 de abril y 21 de julio de 2009, según documentación aportada por la Secretaría de Hacienda, a las que asistieron 60 y 46 funcionarios respectivamente, en el Hotel Las Colinas de la Ciudad de Manizales, con un costo de $50 millones por cada sesión. Contrato No. 24122008 – 1931. Contratista: CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL S.A. Contratante: Secretaría de Hacienda – Departamento de Caldas Objeto: “EL CONTRATISTA se obliga para con EL DEPARTAMENTO a prestar servicio remoto y presencial de soporte para el sistema SAP R/3 implantado en el Departamento de Caldas, que solucione los inconvenientes presentados en la implementación actual, dichos inconvenientes son presentados en problemas de funcionamiento, falta de capacitación y reparametrizaciones necesarias, dadas las actividades diarias de la entidad”. Valor: “Para todos los efectos legales y fiscales el valor del presente contrato es la suma de de CIENTO TRECE MILLONES SEISCIENTOS OCHENTA MIL PESOS $114 millones incluido IVA, suma que el Departamento pagará al CONTRATISTA en actas parciales, recibida a entera satisfacción por parte del Departamento”. Una vez solicitados, mediante oficio 2012 – IE – 00001610 los soportes del contrato No. 24122008 – 1931, se obtuvo como respuesta en el oficio U.S.G.C. 2012 – 113 fechado 11 de mayo de 2012 y suscrito por el Jefe de Unidad de Sistemas “(…) no se ha podido encontrar ninguna copia de documentación del mismo en la Unidad de

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Sistemas, se seguirá en la búsqueda y nos comunicaremos con el anterior jefe de la Unidad de Sistemas debido que él se encuentra registrado como interventor de este contrato, para consultar si en su posesión se encuentra esta documentación (…)”.

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A 31 de diciembre de 2011 El Departamento de Caldas informa en la contabilidad en la subcuenta 2440030000 Impuesto Predial Unificado por Pagar un saldo cero (0), hecho que no es cierto, toda vez que en líneas posteriores se evidenciará los predios y valores cancelados por el impuesto referido durante los años 2008, 2009, 2010, 2011, de tal manera que:

El número de predios por los cuales se realizaron pagos de este impuesto no son coherentes con los números de predios de los cuales se tiene conocimiento en la Unidad de Bienes.

Contablemente no se reconoce el valor de las obligaciones a cargo de la entidad territorial por concepto de impuesto predial.

Impuesto Predial unificado cancelado en las

vigencias 2008 – 2009 – 2010 y 2011 AÑO 2008


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR

ENERO


a la carcel ofic.12 Enero-Febrero 1800005950 08/02/2008 $ 2

MARZO

C.M Viejo a Villamaria

inst. caldense cultura ,

la caseta peaje la

Estrella Enero-Diciembre 1800007412 27/03/2008 $ 5

ABRIL


a la carcel ofic.12 Marzo-Abril 1800007351 02/04/2008 $ 2

Coldeportes Mayo-Junio 1800009555 20/06/2008 $ 42Calle 22 20.58 Ed.Bco

Ganadero Mayo-Junio 1800010143 25/06/2008 $ 2

NOV Cra 23 48-98 Julio-Agosto 1800016778 07/11/2008 $ 25

DIC


Ganadero Noviembre Diciembre 1800019130 16/12/2008 $ 21

$ 99


PREDIOS

JUNIO

TOTALES

X

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AÑO 2009


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR



Coldeportes Marzo-Abril 1800023782 16/04/2009 $ 23

ABRILCalle 22 20.58 Ed.Bco


JUNIOCalle 22 20.58 Ed.Bco

GanaderoMayo-Junio 1800025519 04/06/2009 $ 1

SEP. Coldeportes Julio-Diciembre 1800028683 07/11/2009 $ 21

DIC Colegio INEM Noviembre Diciembre 1800031351 02/12/2009 $ 116

$ 166

AÑO 2010


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR


GanaderoEnero-Febrero 1800033571 17/02/2010 $ 40

Coldeportes Enero-Diciembre 1800034078 26/02/2010 $ 26

Instituto Caldense de

CulturaEnero-Diciembre 1800033598 19/02/2010 $ 6

$ 72

AÑO 2011


COMPROBANTE

FECHA DE

PAGOVALOR

MARZOCalle 22 20.58 Ed.Bco

GanaderoEnero-Diciembre 1800049656 18/03/2011 $ 3

AGOSTO Coldeportes Enero-Agosto 1800054129 05/08/2011 $ 23

OCTUBRE Coldeportes Sep-Octubre 1800056842 10/10/2011 $ 6

$ 32

Fuente: Oficio UC-107 de mayo 08 de 2012

TOTALES

TOTALES

FEBRERO

PREDIOS

PREDIOS

MARZO

PREDIOS

TOTALES

17

La Secretaría Jurídica en oficio No. SJ 1154 de fecha 14 de mayo de 2012, manifiesta “(…) me permito informarle que a la Secretaría Jurídica no le corresponde reportar a la Unidad de Contabilidad los embargos a las cuentas bancarias del Departamento de Caldas, puesto que los embargos son reportados directamente a la Unidad de Tesorería, mediante oficios enviados por las entidades nacionales (…)”. Si bien es cierto, que a la Unidad de Tesorería le son reportados los embargos por parte de las entidades demandantes sobre la medida cautelar; es deber de la Secretaría Jurídica tal como lo establece el Decreto No. 00900 de 2001

2 en sus

literales 13 y 14 realizar un procedimiento de retroalimentación con las Unidades de Tesorería y Contabilidad para generar confiabilidad en la información. Estas dos unidades realizan cruces

X

2 Pagina 31 Decreto 00900 de 2001

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de información y los valores son coherentes, sin embargo, el equipo auditor evidenció en los memorandos UC-006 de enero 4 de 2012, UC-056 de Marzo 12 de 2012 y UC- 066 de Marzo 27 de 2012 y oficios números UT 1017 de octubre 8 de 2010, UT 0528 de mayo 30 de 2011 y S.H.D. 301 del 30 de marzo de 2012 que hace falta la interacción con la Secretaría Jurídica para complementar el proceso; toda vez que es ésta la idónea por su conocimiento y competencia la indicada para actualizar el estado de los litigios y demandas que se llevan en el ente territorial. A 31 de diciembre de 2011 la cuenta 1425 – Depósitos entregados en Garantía presenta un saldo de $8.071 millones, discriminados de la siguiente manera:


18/01/2005 CESAR AUGUSTO

BALLESTEROS$ 2

31/10/2007 CAJA NACIONAL DE

PREVISIÓN$ 1.240


PREVISIÓN$ 122


PREVISIÓN$ 83

$ 1.446


Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de

Tesorería.

2005 A 2007


07/02/2008 MARÍA MATILDE ZULUAGA Y

OTROS$ 26


OTROS$ 35


OTROS$ 17


OTROS$ 22

07/02/2008 MARÍA ELISA CARDONA DE

V.$ 12

07/02/2008 HUMBERTO PARRA

RODRÍGUEZ$ 10

07/02/2008 MARÍA ELISA CARDONA DE

V.$ 8

$ 130


Tesorería


2008

INFORME AUDITORIA


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18/03/2009 MIN. AGRUCULTURA Y

DSLLO RURAL$ 49



PREVISIÓN$ 28


PREVISIÓN$ 60


PREVISIÓN$ 11



24/09/2009 SENA $ 975




PREVISIÓN$ 1.890


PREVISIÓN$ 5


PREVISIÓN$ 5


PREVISIÓN$ 82

$ 3.171


Tesorería.

2009


INFORME AUDITORIA


VERSION: 1.0


162


27/01/2010 GOBERNACIÓN DEL VALLE $ 85

10/02/2010 DEPARTAMENTO DEL

QUINDÍO$ 1.900






29/07/2010 EMPRESAS VARIAS

MEDELLÍN$ 48

29/07/2010 EMPRESAS VARIAS

MEDELLÍN$ 48



31/08/2010 MUNICIPIO DE PALMIRA $ 83

10/09/2010 LESLIE GARCÍA QUINTERO $ 76

15/09/2010 LUZ DARY CARDONA

GRISALES$ 1


GRISALES$ 2


GRISALES$ 15


GRISALES$ 1


GRISALES$ 7


GRISALES$ 5


GRISALES$ 8

$ 2.443

Fuente: Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 - Unidad de

Tesorería

2010



29/03/2011 FONPRECON $ 328

19/09/2011 SENA $ 144

04/10/2011 ALCALDÍA MUNICIPAL DE

MARMATO

$ 24

30/11/2011 JORGE EDUARDO VILLADA $ 158

01/11/2011 SENA MANIZALES $ 133

12/12/2011 I.C.B.F. $ 92

$ 879



Tesorería

2011

En lo corrido de la presente vigencia se han reportado embargos por valor de $3.885 millones,

INFORME AUDITORIA


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163

así:


19/04/2012 INSTITUTO SEGUROS

SOCIALES

$ 66


SOCIALES

$ 4


SOCIALES

$ 591


SOCIALES

$ 53


SOCIALES

$ 910


SOCIALES

$ 436


SOCIALES

$ 38


SOCIALES

$ 9

04/05/2012 FERROCARRILES

NACIONALES

$ 2.174


NACIONALES

$ 407


NACIONALES

$ 138


NACIONALES

$ 2


NACIONALES

$ 1


NACIONALES

$ 20


NACIONALES

$ 1


NACIONALES

$ 30


NACIONALES

$ 9

$ 3.885



Tesorería

2012

Cifras en

INFORME AUDITORIA


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164

FECHA ORDENADO POR TIPO DE RECURSOS VALOR




31/10/2007 CAJANAL RECURSOS PROPIOS $ 1.240



31/12/2008 VARIOS RECURSOS PROPIOS $ 9


04/05/2012 I. SEGUROS SOCIALES RECURSOS PROPIOS $ 171

$ 1.824


Fuente Oficio U.T. 0468 de mayo 15 de 2012 – Unidad de Tesorería

RECURSOS INMOVILIZADOS

La Oficina Jurídica del Departamento de Caldas, no reporta de manera adecuada a las Unidades de Contabilidad y Tesorería información a cerca del estado actual de los procesos que cursan en contra de la Entidad Territorial, con el fin de que estas realicen los procedimientos pertinentes para lograr razonabilidad de las cifras tanto de las cuentas de los pasivos contingentes, depósitos entregados en garantía y cuentas de orden entre otras; toda vez, que es la oficina jurídica la fuente de la misma. Situación que se soporta en los memorandos UC-006 de enero 4 de 2012, UC-056 de Marzo 12 de 2012 y UC- 066 de Marzo 27 de 2012 y oficios números UT 1017 de octubre 8 de 2010, UT 0528 de mayo 30 de 2011 y S.H.D. 301 del 30 de marzo de 2012; por lo tanto, los valores informados por embargos y recursos inmovilizados generan incertidumbre debido a la falta de conciliación entre estas dependencias puesto que no existe certeza si la totalidad de estos procesos se encuentran vigentes.

18

Al mes de mayo de 2012 los recursos de la entidad territorial que han sido embargados ascienden a la suma de $11.743 millones, además el valor de $1.825 millones corresponde a recursos inmovilizados; es decir, la suma de $13.568 millones se encuentra confiscada. Hecho que posibilita se ahonde aún más en la crisis financiera del Departamento, toda vez que los mencionados dineros bajo un análisis de costo oportunidad deberían orientarse a la inversión social en cuanto a los fines esenciales del Estado. Lo anterior ofrece un panorama que a mediano plazo podría desencadenar en dificultades de viabilidad financiera y económica para la entidad territorial. Pronunciamiento sustentado en los hallazgos planteados a lo largo de este informe respecto a: Deficiencias en la gestión de cobro de cartera del impuesto de vehículos e incremento progresivo del mismo entre los años 2009 y 2011,

X

INFORME AUDITORIA


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165

inexistencia de conciliación de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar, ausencia de identificación- actualización y avalúos de los bienes propiedad del Departamento, falta de reconocimiento contable de obligaciones como el impuesto predial unificado y alto volumen de contingencias judiciales entre otros. Señalamientos estos que indican riesgos financieros sobre el principio de gestión continuada del Departamento de Caldas en proporciones no determinadas. Es necesario precisar, que este ente de control no se pronuncia sobre resultados de indicadores financieros toda vez que en el proceso auditor se evidenció inconsistencias en el reporte de cifras; por ende la opinión a los estados financieros es negativa, es decir que en conjunto los estados financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultados de sus operaciones por el año 2011, e igual opinión se emitió para los estados financieros de la vigencia 2010.

19

Los funcionarios vinculados en Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro (F.N.A) se les debe liquidar sus aportes de manera mensual teniendo en cuenta sus devengos en el mes inmediatamente anterior y consignar los valores resultantes al Fondo Nacional del Ahorro. Hecho que no se dio con la funcionaria Elizabeth Castaño Pérez a quien le fueron liquidadas las Cesantías en proporcionalidad por 150 días incluyendo los intereses por valor de $23.544; es decir se le liquidaron cesantías por 5 meses a partir de agosto 1 y hasta el 31 de diciembre de 2011, según se confirmo mediante el oficio U.P.S. 0036 del 19 de enero de 2012.

X

20

Si bien es cierto, que en la Resolución No. 2741 de Agosto 23 de 2006 emitida por la Administración Departamental de Caldas “Por la cual se crea, integra y se asignan funciones al comité técnico de sostenibilidad del sistema contable del Departamento de Caldas” también lo es el hecho de que dicho comité fue creado a la luz de la normatividad con el propósito de contar con unos objetivos específicos como lo son: que la información contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el

X

INFORME AUDITORIA


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166

propósito de control y toma de decisiones en la administración pública, para lo cual se requiere que la totalidad de la información revelada en los estados contables sea susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicación estricta de las normas existentes para el registro de los hechos o actividades públicas. Además contempla en su artículo segundo que las reuniones del comité podrán ser de carácter ordinario o extraordinario toda vez que el presidente del comité así lo solicite. Encontrando el equipo auditor que durante la vigencia 2011 se realizó una única reunión del Comité de Saneamiento Contable el día 14 de Enero, reunión que tuvo como propósito instrucciones para dar cumplimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Caldas, que de acuerdo al acta y los anexos que se adjuntan, el tema a tratar era “ajustes y reclasificación de la cartera de impuesto de vehículos a Diciembre de 2010”, adicionalmente el secretario del comité contable argumenta que durante la vigencia 2011 no se desarrollaron mas comités, puesto que “no se vio la necesidad de convocar a otras reuniones”; situación que según el equipo auditor no es válida, toda vez que a lo largo de este informe se analizan ampliamente cifras cuya razonabilidad generan incertidumbre. Aunado a lo anterior, en lo trascurrido del año 2012 no se ha llevado a cabo ninguna reunión del Comité de Saneamiento Contable, situaciones estas que permite determinar por este organismo de control inoperancia en el mismo.

21

El Control Interno Contable del Departamento de Caldas no ha sido efectivo para subsanar las debilidades que desde el ámbito financiero se han detectado, toda vez que no se proyectan acciones correctivas que ajusten los procesos en cuanto a las características cualitativas que garantizan la confiabilidad de la información contable tales como: Razonabilidad, objetividad, verificabilidad, confiabilidad, comprensibilidad y relevancia; generando de esta manera alto grado de riesgo debido a la desorganización de sus archivos, inadecuado manejo de las pólizas de

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INFORME AUDITORIA


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aseguramiento de sus bienes inmuebles y en general la incertidumbre en algunas cifras de los estados financieros entre otras situaciones. En el desarrollo de la auditoria se detectaron falencias relevantes que atentan contra la efectividad del sistema Control Interno Contable en aspectos que se plantean ampliamente en el cuerpo del informe, así:

Deficiencias en la rendición de cuenta, formatos del SIA.

Deficiencia en la conformación del personal en la Unidad de Contabilidad.

Falta de Integralidad del Software “SISCAR” al Sistema de Gestión Financiera Territorial – SAP.

Deficiencias en la gestión de cobro de cartera del impuesto de vehículos e Incremento progresivo del mismo entre los años 2.009 y 2.011.

Inexistencia de conciliación de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar con entidades externas.

Siete Inoperancia del Software CCP Versión 3.0 – Liquidador de cuotas partes pensiónales por cobrar y por pagar.

Inobservancia en la correcta acreditación del pago de seguridad social del contratista.

Desproporcionado aumento en relación con años anteriores del contrato No. 03042008-0089 sobre actualización y mantenimiento del Software para liquidación de cuotas partes pensionales.

Ausencia de identificación, actualización y avalúos del Grupo Propiedades, Planta y Equipos.

Incertidumbre en los registros contables de los bienes inmuebles E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y Centro de Capacitación Municipal Laura Pinzón e inexistencia de titularización del lote y construcciones donde funciona la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas.

Incertidumbre en la Póliza de Seguros que ampara los bienes del Departamento de Caldas.

Incertidumbre en la cuenta cargos diferidos

INFORME AUDITORIA


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por aseguramiento de bienes inmuebles de las instalaciones de la E.S.E. Departamental Hospital Santa Sofía de Caldas, por parte del Departamento y de la misma E.S.E.

Irregularidades para asumir la cancelación del Impuesto Predial Unificado del predio donde funcionan las instalaciones de la E.S.E Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas y ausencia de registros del impuesto en las Unidades de Presupuesto y Contabilidad del Departamento de Caldas.

Incorrectos registros contables de bienes inmuebles en la Subcuenta Edificaciones Pendientes por Legalizar.

El Módulo AM de Activos Fijos carece de información actualizada, subutilizado por falta de capacitación a los funcionarios responsables no obstante la suscripción de los contratos números 02052008-0503, 27022009-0023, 26012010-0017, 31012011-0013, 23122008-1895 y 242008-1931.

Incertidumbre en el reconocimiento contable de las obligaciones del Impuesto Predial Unificado de sus Bienes Inmuebles.

Falta de conciliación de información entre Contabilidad – Tesorera – Secretaría Jurídica.

Incertidumbre sobre futura viabilidad financiera del Departamento de Caldas.

Desacato a la disposición legal sobre transferencias de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.

Inoperancia del procedimiento de sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

Incumplimiento en las acciones correctivas del plan de mejoramiento de la auditoria del balance suscrito con la Contraloria General de Caldas en el año 2011 por la vigencia 2010.

22

Durante el desarrollo de la Auditoria al Balance, se verificó por parte del equipo auditor que cada Secretaria y Unidad hubiesen realizado la implementación, desarrollo y cumplimiento de las actividades que quedaron como compromisos en el plan de mejoramiento suscrito el día 7 de junio de 2011, entre el Departamento de Caldas y la Contraloria General de Caldas por la vigencia 2010; de donde se pudo concluir: Que de los 9 hallazgos reportados en el plan de mejoramiento, solo se le ha dado pleno

X

INFORME AUDITORIA


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169

cumplimiento a cuatro (4) de ellos, desvirtuando lo consignado en la información que reposa en la carpeta de seguimiento planes de mejoramiento de Control Interno donde se registra de forma manual que todas las acciones correctivas se ejecutaron al 100%. La evaluación realizada por esta Contraloría al plan de mejoramiento de la vigencia 2010 se observa en la siguiente tabla:

HALLAZGO CUMPLIDOSCUMPLIDOS

PARCIALMETE

NO

CUMPLIDOS

Número 1 – 2 – 3 – 12 5 – 6 – 10 – 11 9 Se hace necesario aclarar, que la acción correctiva no es viable de medirse de manera independiente al hallazgo.

TOTAL HALLAZGOS 22 2 6

HALLAZGOS CANTIDAD CUANTÍA

Administrativos 22

Fiscales* 6 $40.600.000 y *Cuantía por determinar

Disciplinarios 2

Penales 0

INFORME AUDITORIA


VERSION: 1.0


170

5.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE DEPARTAMENTO DE CALDAS VIGENCIA 2011

(1) 0 1 2 3 (3)

a.X

b.X

c.X

d.X

e.X

f.X

g.X

h.X

i.X

a. 0 1 2 3

X

X

b. X

c.X

d.X

e.

X

X

X

X

f. X

g.X

h. X

X

i.X

j. X

k.

X

X

l.X

m.

n. X

a.X

b. X

c.X

d. X

e. X

X

f.

a.

b.

c. X

d.

a. X

b. X

c. X

d. X

e. X

PROMEDIO: RIESGO MEDIO 1,20

PROMEDIO:RIESGO GENERAL: RIESGO MEDIO

1,40821

Conciliación de operaciones reciprocas con las entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones.

SUMATORIA 6


Área de Cuentas de Resultado:

Se cuenta con sus respectivos soportes?

Los ingresos y los gastos se registran oportunamente en la vigencia a la cual corresponden?

Se aplica el principio de causación para estas cuentas?

Es confiable el mecanismo para el reconocimiento o causacion de los ingresos fiscales?


COMPONENTES DE CONTROL INTERNO

PROMEDIO: RIESGO ALTO

Integración de dependencias que conforman el área contable y financiera (Planeación, Presupuesto, Tesorería y

Contabilidad).

La entidad cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables?

Se llevan libros oficiales de contabilidad?

Archivos organizados relacionados con la documentación contable.

(2)

Área del Patrimonio:

SUMATORIA

Tiene el ente público un registro de beneficiarios y se consolida y circulariza periódicamente con la información

de los entes inversionistas?

Los programas de endeudamiento (Deuda Publica) se hacen de acuerdo con la norma de aprobación del

Presupuesto?

Se encuentra adecuadamente registrada la Deuda Publica en la contabilidad?

SUMATORIA 6

Las cuentas por pagar están debidamente respaldadas con sus documentos soportes?

- Se encuentran registrados y consolidados con sus estado financieros?

Se valorizan las inversiones de acuerdo a las disposiciones legales, esto es Valoración a Precios de Mercado?

- Se realizan mensualmente?

Las notas a los Estados Contables se ajustan a las normas técnicas del Régimen de Contabilidad Pública

vigente?

La entidad realiza el cálculo de sus pasivos pensiónales?

Se realizan conciliaciones periódicas con las entidades donde se poseen inversiones con el fin de establecer los

saldos reales en este grupo?

Las conciliaciones bancarias:

- En caso de presentarse saldos de conciliaciones bancarias, se efectúan los ajustes correspondientes?

Se cuenta con un manual de procedimientos para la adquisición y/o realización de inversiones de portafolio?

PROMEDIO: RIESGO BAJO

ESPECÍFICOS

N/A

Según lo dispuesto en el articulo 5 de la ley 298 de 2000, la entidad cuenta formalmente con un área contable y

financiera?

La entidad tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera?

La entidad aplica el Régimen de Contabilidad Pública vigente y demás normas técnicas contables para el

registro de sus operaciones?

Calificación Observaciones

En las Rentas por Cobrar:

- Existen registros contables auxiliares por contribuyente?

En la cuenta Deudores:

- Existe un procedimiento para hacer un seguimiento a la extinción de obligaciones tributarias, en la modalidad

de "Dación de Pago"?

- Existe procedimiento para depurar los saldos contrarios a su naturaleza, a nivel de contribuyente, por vigencia,

por subcuenta y por áreas o fuentes que reportan la información?

Se encuentran registradas todas las propiedades, planta y equipo?

La entidad cuenta con los respectivos títulos de propiedad de sus propiedades, planta y equipo reflejados en sus

estados financieros?

- Los archivos relacionados con la documentación contable, permiten a las Secretarías de Hacienda u

organismo Recaudador conocer los estados de cuenta de cada uno de los contribuyentes?

- Se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen y clasifiquen?

Para los recursos naturales y del medio ambiente:

- Se realizan inventarios físicos de estos recursos?

La entidad calcula la depreciación acumulada en forma individual?

- los avances y anticipos entregados son legalizados a 31 de Diciembre como lo establece la norma?

- Se concilian los registros contables con las diferentes áreas administrativas?

Para los bienes de beneficio y uso publico se tienen los títulos de propiedad y se encuentran debidamente

registrados con su respectivo avaluó técnico?

- Se encuentran debidamente valorizados y actualizados los registros de esta cuenta?

La entidad dispone de un inventario físico de sus propiedades, planta y equipo debidamente valorizado y

conciliado con la contabilidad?

Se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad?

Aplica procedimientos de conciliación de transacciones entre las distintas secciones de la entidad?

Se concilian las operaciones reciprocas que el ente tiene con otros organismos?

Las reservas constituidas por el ente público están soportados por normas vigentes, estatutarias y de junta

directiva?

Se tienen controles adecuados para el manejo de los grupos de cuentas del patrimonio?

Se hace previo análisis y depuración al incorporarse bienes, derechos y obligaciones de las entidades que se

fusionan o se liquidan?

En la cuenta Bienes en Investigación Administrativa, la entidad revela en sus estados financieros los bienes que

se encuentran en esta cuenta?

Los registros de Deuda Publica coinciden con los de la Dirección de Crédito Publico del Ministerio de Hacienda

y con los de la Contraloría General de la República?

SUMATORIA

Área del Pasivo:

Área del Activo:

0,33

SUMATORIA 3

N/A

GENERALES

N/A

N/A

30,00

2,31

N/A

2

INFORME AUDITORIA


VERSION: 1.0


171

5.3 ESTADO FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE CALDAS - VIGENCIA 2011

DEPARTAMENTO DE CALDAS

"GOBERNACIÓN"

BALANCE GENERAL COMPARATIVO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Y 2010

ACTIVO31 DE DICIEMBRE DE

2011

31 DE DICIEMBRE DE

2010Código PASIVO

31 DE DICIEMBRE DE

201131 DE DICIEMBRE DE 2010

CORRIENTE (1) 130.459.276 118.466.738 CORRIENTE (4) 52.751.764 66.587.818

Efectivo 62.978.567 57.651.766 22 Operac. de Crédito Púb. y Financiam. Bca. Central 841.101 0

Caja 0 0 2203 Oper. Créd. Púb. Internas Corto Plazo 0 0

Depósitos en Instituciones Financieras 62.978.567 57.651.766 2208 Oper. Créd. Púb. Interna de L.P. 841.101 0

23 Operac. de Crédito Púb. y Financiam. Bca. Central 0 0

Inversiones e Instrumentos Derivados 10.130.667 15.925.278 2307 Oper. De Financ. Internas Largo Plazo 0 0

Inver. Admón de liquidez en Títulos de Deuda 10.130.667 15.925.278

24 Cuentas por pagar 31.419.915 39.310.415

Rentas por Cobrar 5.468.122 2.549.535 2401 Adquisic. De Bienes y Servicios Nacionales 13.747.787 5.758.471

Vigencia Actual 5.468.122 2.549.535 2403 Transferencias por Pagar 284.500 3.486.313

Vigencias Anteriores 0 0 2422 Intereses por Pagar 550.798 347.069

2425 Acreedores 93.250 1.467.146

Deudores 48.779.765 40.846.649 2436 Retenc. en la Fuente e Impuesto de Tiembre 0 0

Ingresos no Tributarios 20.173.779 17.548.590 2440 Impuestos, contribuciones y tasas por pagar 0 0

Prestación de Servicios 0 0 2445 Impuesto al Valor Agregado 0 0

Transferencias por Cobrar 290.081 4.955.676 2450 Avances y Anticipos Recibidos 7.707.418 27.543.279

Avances y Anticipos Entregados 12.241.166 11.068.652 2453 Recursos Recib. En Administración 8.923.797 227.664

Encargo Fiduciario - Fiducia de Administración 8.002.602 2455 Depósitos Recibidos en Garantía 0 0

Depósitos entregados en Garantía 8.070.518 7.273.731 2460 Créditos Judiciales 112.365 480.473

Otros Deudores 1.619 0

Otros activos 3.102.155 1.493.510 25 Obligac. Laborales y de Segurid. Soc. Integ. 321.647 152.395

Reserva Fcra. Actuarial 0 0 2505 Salarios y Prestaciones Sociales 298.086 140.490

Bienes y Servicios Pagados por Anticipado 0 0 2510 Pensiones y Prest. Económ. Por Pagar 23.561 11.905

Derechos en Fideicomiso 3.087.155 1.493.510

Bienes de Arte y Cultura 0 0

Intangibles 20.000 0 26 Otros Bonos y Títulos Emitidos 4.674.044 13.396.287

Amortización Acumulada de Intangibles (5.000) 0 2625 Bonos Pensionales 4.674.044 13.396.287

NO CORRIENTE (2) 1.089.905.978 1.069.170.396 27 Pasivos Estimados 6.998.164 6.998.164

Inversiones e Instrumentos Derivados 88.377.303 77.546.088 2710 Provisión para Contingencias 6.998.164 6.998.164

Inversiones Patrimoniales - no Controladas 2.608.560 5.356.720 2715 Provisión para Prestaciones Sociales

inversiones Patrim. - en Entid. Controladas 85.829.228 72.249.853 29 Otros Pasivos 8.496.893 6.730.557

Provsión para Protección de Inversiones (60.485) (60.485) 2905 Recaudos a Favor de Terceros 8.496.893 6.730.557

Rentas por Cobrar 9.602.127 7.445.210

Vigencias Anteriores 9.602.127 7.445.210

Deudores 151.231.781 152.547.015

Otros Deudores 151.231.781 152.547.015

NO CORRIENTE (5) 353.459.911 334.185.792

Propiedades, planta y equipo 35.097.165 36.773.706

Terrenos 11.943.858 11.943.858 22 Operaciones de Crédito Público 56.545.839 47.550.994

Semovientes 0 0 2208 Oper. Créd. Púb. Internas Largo Plazo 56.545.839 47.550.994

Bienes Muebles en Bodega 0 0

Propiedades, Planta y Equipo en Mantenim. 527 527 23 Oper. De Financ. Internas Largo Plazo 4.688.600 6.633.685

Propiedad, Planta y Equipo no Explotados 169.048 169.048 2307 Oper. De Financ. Internas Largo Plazo 4.688.600 6.633.685

Edificaciones 36.520.391 36.520.391

Redes, Línes y Cables 0 0 24 Cuentas por pagar 410.599 0

Maquinaria y equipo 875.285 870.619 2403 Transferencias por Pagar 410.599

Equipo Médico y Científico 305.869 23.881

Muebles, Enseres y Equipos de Oficina 1.100.671 1.107.985

Equipos de Comunicación y Computación 2.091.205 1.866.940 25 Obligac. Laborales y de Segurid. Soc. Integ. 7.926.895 85.517.850

Equipo de Transporte, Tracción y Elevac. 3.072.127 3.742.427 2505 Salarios y Prestaciones Sociales 3.011.692 2.925.700

Equipo de Comedor, Cocina, Desp. y Hotele. 227.126 227.126 2510 Pensiones y Prest. Económ. Por Pagar 4.915.203 82.592.150

Depreciación Acumulada (21.208.942) (19.699.096)

Amortizaciones Acumuladas 0 0 27 Pasivos Estimados 283.887.978 194.483.263

2720 Provisión para Pensiones 283.887.978 194.483.263

Bienes de beneficio y uso público 623.963.362 639.368.619

Bienes de Benef. y uso Público en Serv. 803.965.632 803.965.632

Bienes Históricos y Culturales 15.116.663 17.042.037 TOTAL PASIVO 6 (4 + 5) 406.211.675 400.773.610Amort. Acum. de Bienes de Benf. Y uso Público (195.118.933) (181.639.050)

Otros activos 181.634.240 155.489.758

Reserva Fcra. Actuarial 173.900.548 148.620.758 PATRIMONIO (7) 814.153.579 786.863.524

Bienes y Serv. pagados por Anticipado 0 0 31 Hacienda Pública 814.153.579 786.863.524

Cargos Diferidos 0 0 3105 Capital fiscal 746.818.002 776.042.443

Obras y Mejoras en Propiedad Ajena 0 0 3110 Resultados del Ejercicio 46.174.383 (30.565.589)

Bienes Entregados a Terceros 510.590 627.616 3115 Superávit por Valorización 2.988.365 0

Amort. Acum. de Bienes Entreg.a Terceros (73.983) (96.164) 3117 Superávit por el Método de Part. Patrimon. 35.116.572 38.993.288

Bienes aquiridios en Leasing Financiero 9.907.842 9.907.842 3120 Superávit por Donación 279.096 279.096

Deprec. Bienes Adq. En Leasing Financiero (5.669.000) (3.647.909) 3125 Patrimonio público incorporado 3.147 19.586.258

Bienes de Arte y Cultura 68.275 68.275 3128 Prov.Agot. Deprec. Y Amortizaciones (17.225.986) (17.471.972)

Intangibles 126.314 114.702

Amortización Acumulada de Intangibles (124.711) (105.362)

Valorizaciones 2.988.365 0

TOTAL ACTIVO 3 (1 + 2) 1.220.365.254 1.187.637.134TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 8

(6 + 7)1.220.365.254 1.187.637.134

INFORME AUDITORIA


VERSION: 1.0


172

DEPARTAMENTO DE CALDASNIT. 890.801.052-1

"GOBERNACIÓN"

ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL COMPARATIVO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 y 2010

(Cifras en miles de pesos)

Código Concepto 31 DE DICIEMBRE DE

2011

31 DE DICIEMBRE DE

2010

INGRESOS OPERACIONALES (1) 362.469.000 363.892.829

41 Ingresos Fiscales 134.960.200 133.664.281

4105 Tributarios 91.842.175 82.926.033

4110 No tributarios 44.039.483 50.826.351

4195 Devoluciones, Descuentos (921.458) (88.103)

44 Transferencias 227.508.800 230.228.548

4408 Sistema General de Participaciones 222.632.628 218.751.283

4428 Otras Transferencias 4.876.172 11.477.265

GASTOS OPERACIONALES (2) 411.922.630 419.217.185

51 Administración 49.363.252 62.445.997

5101 Sueldos y Salarios 12.213.773 11.272.618

5102 Contribuciones Imputadas 27.288.282 40.898.541

5103 Contribuciones Efectivas 2.189.657 2.023.415

5104 Aportes sobre la Nómina 472.089 442.101

5111 Generales 4.700.265 5.387.724

5120 Impuestos, contribuciones y tasas 2.499.186 2.421.598

52 DE OPERACIÓN 74.309.973 79.900.898

5211 Generales 74.309.973 79.900.898

53 Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones 315.953 7.177.428

5302 Provisión para Proteción de Inversiones 0 3.485

5314 Provisiones para Contingentes 315.953 7.173.943

54 Transferencias 95.408.117 83.455.129

5423 Otras Transferencias 95.408.117 83.455.129

55 Gasto Social 192.525.335 186.237.733

5501 Educación 173.734.998 173.468.882

5502 Salud 588.155 725.000

5503 Agua Potable y Saneamiento Básico 3.758.390 3.726.719

5504 Vivienda 4.528.831 888.199

5505 Recreación y Deporte 7.312.525 4.627.627

5506 Cultura 1.633.645 1.297.190

5507 Desarrollo Comunitario y Bienestar Social 968.791 1.504.116

EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL (3) = (1-2) (49.453.630) (55.324.356)

48 OTROS INGRESOS (4) 111.947.227 61.585.085

4805 Financieros 12.270.672 3.639.561

4807 Utilidad por el método de participación patrimonial 15.516.403 2.493.092

4808 Otros Ingresos Ordinarios 82.222.124 45.318.386

4810 Extraordinarios 1.696.279 5.051.091

4815 Ajuste de ejercicios anteriores 241.749 5.082.955

58 OTROS GASTOS (5) 16.319.214 36.826.318

5801 Intereses 4.501.770 3.449.398

5802 Comisiones 9.182 7.387

5805 Financieros 0 0

5806 Pérdida por el método partic. Patrimonial 859.732 521.423

5808 Otros Gastos Ordinarios 2.515.722 11.661.847

5810 Extraordinarios 0 2

5815 Ajustes de Ejercicios Anteriores 8.432.808 21.186.261

EXCEDENTE ó DÉFICIT (6) = (3+4-5) 46.174.383 (30.565.589)

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