Awareness Training & Workshop Quality Management System ...

www.sinergibumi.com

Awareness Training & Workshop Quality Management System

ISO 9001:2015

Universitas Islam Negeri Sulthan Thaha Saifuddin Jambi

7‐8 March 2018

www.sinergibumi.com5 March 2018PT. Sinergi BumiPage 1

Awareness Training & Workshop

Quality Management System

ISO 9001:2015

www.sinergibumi.com

Fasilitator

Page 2

Agustani Bustami• S‐1 : Informatic Management; STI&K Jakarta; 1997

• Certified Strategic Management Professional

• Lead Assessor / Lead Trainer of ISO 9001,

ISO 27001, ISO 20000

• Lead Trainer of Service Quality, Leadership, Management

• [email protected]; 0813 800 90 145

© 2018 sibumiConsulting

Recognition

• QMS Auditor of the Year 2014 by TUV Rheinland

• QMS Auditor of the Year 2016 by PECB

www.sinergibumi.com

Perkenalan Peserta

Page 3

Peserta diharapkan untuk menyampaikan:

• Nama

• Unit Kerja

• Pengetahuan dan Pengalaman mengenaiSistemManajemen Mutu ISO 9001:2015

• Harapan dari Pelatihan


www.sinergibumi.com

Kesepakatan

Page 4

Punctuality

Ask if in Doubt!

Phone on Silent Mode!

Notify Facilitator if leaving! Have FUN, please!


www.sinergibumi.com

Sasaran Pelatihan

Page 5

Pada akhir pelatihan, peserta diharapkan dapat:

• Memahami Konsep Mutu• Memahami Persyaratan ISO 9001:2015• Bersiap Menghadapi Perubahan


www.sinergibumi.com

Documentation Workshop• Isu Internal & Isu Eksternal (SWOT Analysis)• Kebutuhan & Harapan Pihak Berkepentingan• Proses Bisinis• Profil & Pengendalian Risiko• Sasaran Mutu & Rencana Pengendalian• Matriks Komunikasi

Documentation Workshop• Isu Internal & Isu Eksternal (SWOT Analysis)• Kebutuhan & Harapan Pihak Berkepentingan• Proses Bisinis• Profil & Pengendalian Risiko• Sasaran Mutu & Rencana Pengendalian• Matriks Komunikasi

Agenda

Page 6

Konsep MutuPersyaratan ISO 9001:2015• Klausul 4 – Konteks Organisasi• Klausul 5 – Kepemimpinan• Klausul 6 – Perencanaan• Klausul 7 – Dukungan• Klausul 8 – Operasi• Klausul 9 – Evaluasi Kinerja• Klausul 10 – Peningkatan

Konsep MutuPersyaratan ISO 9001:2015• Klausul 4 – Konteks Organisasi• Klausul 5 – Kepemimpinan• Klausul 6 – Perencanaan• Klausul 7 – Dukungan• Klausul 8 – Operasi• Klausul 9 – Evaluasi Kinerja• Klausul 10 – Peningkatan

H1


H2

www.sinergibumi.com Page 7

Konsep Mutu


www.sinergibumi.com

Persepsi Terhadap Mutu

Page 8

• Harga Mahal – Kualitas Tinggi

• Brand Names

• Tidak Nyata dan Tidak Dapat Diukur


www.sinergibumi.com

Mutu : Klasik vs Modern

Page 9

• Ditekankan pada kesesuaian

• Tidak mempertimbangkan keinginan pelanggan

• Orientasi pada produksi

Klasik

Modern

• Kepuasan pelanggan

• Kepatuhan dan kesesuaian dengan persyaratan

• Efektif dan efisien

Mutu (ISO 9000:2015)

Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan


www.sinergibumi.com

Tidak Bermutu

Page 10

• Tidak sesuai spesifikasi

• Tidak kompeten

• Permasalahan yang berulang

• Komunikasi tidak memadai

• Ingkar janji

(Sudut pandang pelanggan)


www.sinergibumi.com

Evolusi Sistem Manajemen Mutu

Page 11

US MIL SPECS; 1963MIL‐Q‐9858 : QUALITY SYSTEM SPECSMIL‐I‐45208 : INSPECTION SYSTEM

AQAP (NATO Standard); 1968(Allied Quality Assurance Publication)

DEF. STAN 0521 (UK); 1973

BS 5750 (UK); 1979

ISO 9001 : 1987, 1994, 2000, 2008, 2015

International Standard


www.sinergibumi.com

Standar Pokok

Page 12

• ISO 9000:2015 – QMS Fundamentals and Vocabulary

• ISO 9001:2015 – QMS Requirements

• ISO 19011:2011 – Guidelines for Auditing Management

Systems


www.sinergibumi.com

Manfaat ISO 9001:2015

Page 13

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan• Jaminan Kualitas Produk dan Proses• Meningkatkan Citra Positif Organisasi• Meningkatkan Produktivitas Organisasi• Meningkatkan Efektivitas Berbasis Risiko• Meningkatkan Hubungan Saling Menguntungkan dengan

Pemasok• Meningkatkan Komunikasi Internal • Sistem Terdokumentasi• Media Pelatihan dan Pengembangan• Meningkatkan Motivasi, Moral dan Kinerja Karyawan


www.sinergibumi.com

Perjalanan ISO 9001

Page 14© 2018 sibumiConsulting

www.sinergibumi.com

Model ISO 9001:2015

Page 15

Quality Management System (4)

Leadership (5)

Planning (6)

Performance Evaluation

(9)

Support & Operation

(7, 8)

Improvement(10)

Plan Do

Act Check

Customerrequirements

Organizationand Its context

(4)

Needs andexpectations of

relevantInterestedparties (4)

Result ofthe QMS

Customer satisfaction

Productsand Services



Persyaratan ISO 9001:2015



• Generic dan Berlaku pada Semua Jenis Organisasi

• 7 Prinsip Manajemen Mutu

• Pendekatan Proses (PDCA)

• Mengadopsi High Level Structure (HLS)

• Penekanan pada Pemikiran Berbasis Risiko (Risk‐based Thinking)

• Penekanan pada Pencapaian Nilai bagi Organisasi dan Pelanggan

• Meningkatkan Fleksibilitas pada Penggunaan Dokumentasi

• Pengetahuan Organisasi

• Berbasis Kompetensi

• Pengukuran dan Analisa Kinerja

• Audit Mutu Internal

• Perbaikan Berkelanjutan Merupakan Kewajiban

Karakteristik ISO 9001:2015


www.sinergibumi.com

Prinsip Manajemen Mutu

Page 18

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)

2. Kepemimpinan (Leadership)

3. Keterlibatan Personil (Engagement of People)

4. Pendekatan Proses (Process Approach)

5. Peningkatan (Improvement)

6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti (Evidence‐based Decision Making)

7. Manajemen Hubungan (Relationship Management)



Pendekatan Proses ‐ PDCA


www.sinergibumi.com

High Level Structure

Page 20

1. Lingkup (Scope)

2. Acuan normatif (Normative reference)

3. Istilah dan definisi (Terms and definitions)

4. Konteks organisasi (Context of the organization)5. Kepemimpinan (Leadership)

6. Perencanaan (Planning)

7. Dukungan (Support)

8. Operasi (Operation)9. Evaluasi kinerja (Performance evaluation)

10.Peningkatan (Improvement)

Annex : • A – Klarifikasi struktur baru, terminologi dan konsep• B – Standar International lainnya terkait manajemen mutu dan sistem manajemen mutu yang

dikembangkan oleh ISO/TC 176


www.sinergibumi.com


Page 21

1. Lingkup

2. Acuan normatif

3. Istilah dan definisi

4. Konteks organisasi

4.1 Memahami organisasi dan konteksnya4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan 4.3 Menentukan lingkup sistem manajemen mutu4.4 Sistem manajemen mutu dan prosesnya

5. Kepemimpinan

5.1 Kepemimpinan dan komitmen5.2 Kebijakan5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi

6. Perencanaan

6.1 Tindakan ditujukan pada risiko dan peluang6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya6.3 Perubahan perencanaan


www.sinergibumi.com


Page 22

7. Dukungan

7.1 Sumber daya (Personil, Infrastruktur, Lingkungan, Pengetahuan Organisasi)7.2 Kompetensi7.3 Kepedulian7.4 Komunikasi7.5 Informasi terdokumentasi

8. Operasi

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi8.2 Persyaratan produk dan jasa8.3 Desain dan pengembangan produk dan jasa8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal8.5 Produksi dan penyediaan jasa8.6 Pelepasan produk dan jasa8.7 Pengendalian ketidaksesuaian keluaran


www.sinergibumi.com


Page 23

9. Evaluasi kinerja

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi9.2 Audit internal9.3 Tinjauan manajemen

10. Peningkatan

10.1 Umum10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif10.3 Peningkatan berkelanjutan

Annex : • A – Klarifikasi struktur baru, terminologi dan konsep• B – Standar International lainnya terkait manajemen mutu dan sistem manajemen mutu yang

dikembangkan oleh ISO/TC 176 • Bibliografi


www.sinergibumi.com

1. Lingkup

Page 24

Standar Internasional ini menetapkan persyaratan untuk sistemmanajemen mutu ketika sebuah organisasi:

a. perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsistenmenyediakan produk dan jasa yang memenuhi persyaratanpelanggan, perundangan, dan peraturan yang berlaku, dan

b. bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melaluipenerapan yang efektif dari sistem, termasuk proses untuk perbaikansistem dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan,perundangan, dan peraturan yang berlaku.

Semua persyaratan dari Standar Internasional ini generik dandimaksudkan untuk dapat diterapkan pada setiap organisasi, terlepas darijenis atau ukuran, atau produk dan jasa yang disediakan.


www.sinergibumi.com

2. Acuan normatif

Page 25

Dokumen berikut, secara keseluruhan atau sebagian, secara normatifdirujuk dalam dokumen ini (ISO 9001:2015) dan sangat diperlukan untukpenerapannya.

ISO 9000:2015 – QMS Fundamentals and Vocabulary


www.sinergibumi.com

3. Istilah dan definisi

Page 26

Untuk tujuan dokumen ini (ISO 9001:2015), istilah dan definisi yang

diberikan dalam ISO 9000: 2015 yang berlaku


www.sinergibumi.com


Page 27

4.1 Memahami organisasi dan konteksnya

Organisasi harus menentukan isu eksternal dan internal yang relevan dengantujuan dan arah strategis dan yang mempengaruhi kemampuannya untukmencapai hasil yang diharapkan dari sistem manajemen mutu.

Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang isu‐isu eksternal daninternal.

CATATAN 1 – Isu dapat termasuk faktor positif atau negatif untuk dipertimbangkan

CATATAN 2 – konteks eksternal : hukum/regulasi, teknologi, persaingan, pasar, budaya,

masyarakat, ekonomi lokal, regional, nasional, atau internasional

CATATAN 3 – konteks internal : nilai, pengetahuan, budaya, kinerja organisasi, infrastruktur


www.sinergibumi.com


Page 28



Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses)

Peluang (Opportunities) Ancaman (Threats)

IsuInternal

IsuEksternal

• SDM (Kompetensi, Jumlah)• Sarana Prasarana• Budaya Kerja• Kinerja Organisasi• Komitmen• Tata Kelola, dll

• Peraturan Perundangan• Teknologi• Persaingan• Masyarakat (Budaya, Sosial)• Ekonomi, dll

www.sinergibumi.com


Page 29



Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses)

Peluang (Opportunities)

Ancaman (Threats)

Strategi SO

Ciptakan strategi yang menggunakan Kekuatanuntuk memanfaatkanPeluang

Strategi WO

Ciptakan strategi yang meminimalkan Kelemahanuntuk memanfaatkanPeluang

Strategi ST

Ciptakan strategi yang menggunakan Kekuatanuntuk mengatasi Ancaman

Strategi WT

Ciptakan strategi yang meminimalkan Kelemahandan menghindari Ancaman

www.sinergibumi.com


Page 30

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan

Sehubungan dengan efeknya atau potensial efek pada kemampuan organisasiuntuk secara konsisten menyediakan produk dan jasa yang memenuhipersyaratan pelanggan dan perundangan dan peraturan yang berlaku, organisasiharus menetapkan:

a. pihak yang berkepentingan (interested parties) yang relevan dengan sistemmanajemen mutu;

b. persyaratan pihak yang berkepentingan (interested parties) ini yang relevandengan sistem manajemen mutu.

Organisasi harus memantau dan meninjau informasi tentang pihak‐pihak yangberkepentingan ini dan persyaratan yang relevan dari mereka.


www.sinergibumi.com


Page 31

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan dari pihak yang berkepentingan (cont’d)


PihakBerkepentingan

Kebutuhan Harapan AnalisisDampak

Tindakan

Pegawai Tersedianyaruang kerja

Lingkungankerja yang kondusif

Produktivitas kerja menurun

Menyediakanlingkungan kerjayang kondusifdan nyamanbagi pegawai

Pelanggan

Pemasok

Shareholder

Pemerintah

…

www.sinergibumi.com


Page 32

4.3 Menentukan lingkup sistem manajemen mutu

Organisasi harus menentukan batas‐batas dan penerapan sistem manajemenmutu untuk menetapkan ruang lingkup.

Ketika menentukan lingkup ini, organisasi harus mempertimbangkan:

a. isu eksternal dan internal dimaksud dalam 4.1;

b. persyaratan pihak yang berkepentingan relevan dimaksud dalam 4.2;

c. produk dan jasa organisasi.

Organisasi harus menerapkan semua persyaratan Standar Internasional ini jika berlakudalam lingkup yang ditentukan dari sistem manajemen mutu.

• Lingkup SistemManajemen Mutu tercantum sebagai Informasi Terdokumentasi

• Lingkup harus menyatakan jenis produk dan jasa yang dicakup, dan memberikan justifikasiatas setiap persyaratan Standar Internasional ini yang organisasi tetapkan tidak berlaku padalingkup SMM


www.sinergibumi.com


Page 33

4.4 Sistem manajemen mutu dan prosesnya

4.4.1 Organisasi harus menetapkan, menerapkan, memelihara dan terus

meningkatkan sistem manajemen mutu, termasuk proses yang diperlukan daninteraksi mereka, sesuai dengan persyaratan Standar Internasional ini.

Organisasi harus menentukan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu danaplikasinya di seluruh organisasi, dan harus:

a. menentukan input yang dibutuhkan dan output yang diharapkan dari proses;

b. menentukan urutan dan interaksi proses‐proses tersebut;

c. menentukan dan menerapkan kriteria dan metode (termasuk pemantauan, pengukuran danindikator kinerja terkait) yang diperlukan untuk memastikan operasi yang efektif danpengendalian dari proses‐proses ini;

d. menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk proses ini dan menjamin ketersediaanmereka;

e. menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk proses tersebut;

f. menangani risiko dan peluang yang ditentukan sesuai dengan persyaratan 6.1;

g. mengevaluasi proses dan menerapkan perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwaproses ini mencapai hasil yang diinginkan;

h. meningkatkan proses dan sistem manajemen mutu.


www.sinergibumi.com


Page 34


Model Bisnis Proses

Penjaminan Mutu

Proses Utama

Proses Pendukung

Sistem Manajemen Mutu

PersyaratanPelanggan

& Kebutuhan

dan

Harap

anInterested

Parties

Kepuasan

Pelan

ggan

Pendukung 1 Pendukung 2 Pendukung 3 Pendukung …

Utama1

Utama2

Utama3

Utama4

Utama5

Utama6

Utama…


www.sinergibumi.com


Page 35



Penjaminan Mutu

Proses Utama

Proses Pendukung

Pelanggan

, Stakeholder

Pelanggan

Keuangan Sarana PrasaranaSumber Daya Manusia

Teknologi

Visi, Misi, Strategi

Kebijakan, Sasaaran

Audit InternalTinjauan

Manajemen

PMB KBM

Evaluasi• UTS, UAS• Tugas Akhir• dll

WisudaPenelusuran Tamatan

Kurikulum Kepuasan pelanggan

PenelitianPengabdian Masyarakat

Kemahasiswaan

Kompetensi

www.sinergibumi.com


Page 36


4.4.2 Sejauh yang diperlukan, organisasi harus:

a. memelihara informasi terdokumentasi untuk mendukung operasi dariproses tersebut;

b. menyimpan informasi terdokumentasi untuk memiliki keyakinan bahwaproses yang sedang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan.


www.sinergibumi.com

5. Kepemimpinan

Page 37

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

5.1.1 UmumManajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmenterhadap sistem manajemen mutu melalui:a. mengambil tanggung jawab untuk keefektifan sistem manajemen mutu;

b. memastikan bahwa kebijakan mutu dan sasaran mutu ditetapkan untuk sistem manajemenmutu dan kompatibel dengan konteks dan arah strategis organisasi;

c. memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam proses bisnis organisasi;

d. mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko;

e. memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu tersedia;

f. mengkomunikasikan pentingnya manajemen mutu yang efektif dan sesuai dengan persyaratansistem manajemen mutu;

g. memastikan bahwa sistem manajemen mutu mencapai hasil yang diharapkan;

h. terlibat, mengarahkan dan mendukung personil untuk berkontribusi pada keefektifan sistemmanajemen mutu;

i. mempromosikan peningkatan;

j. mendukung peran manajemen yang relevan lainnya untuk menunjukkan kepemimpinannyadalam bidang tanggung jawab mereka


www.sinergibumi.com

5. Kepemimpinan

Page 38

5.1 Kepemimpinan dan komitmen

5.1.2 Fokus pada pelangganManajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan komitmennyauntuk fokus pada pelanggan dengan memastikan bahwa:

a. pelanggan dan persyaratan perundangan dan peraturan yang berlakuditentukan, dipahami dan konsisten dipenuhi;

b. risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi kesesuaian produk dan jasadan kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan ditetapkan dandisampaikan;

c. fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dipertahankan.


www.sinergibumi.com

5. Kepemimpinan

Page 39

5.2 Kebijakan

5.2.1 Mengembangkan kebijakan mutuManajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan memelihara kebijakanmutu yang:

a. sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi dan mendukung arahstrategisnya;

b. menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu;

c. mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku;

d. mencakup komitmen untuk peningkatan berkelanjutan dari sistemmanajemen mutu.


www.sinergibumi.com

5. Kepemimpinan

Page 40

5.2 Kebijakan

5.2.2 Mengkomunikasikan kebijakan mutuKebijakan mutu harus:

a. tersedia dan dipelihara sebagai informasi terdokumentasi;

b. dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan dalam organisasi;

c. tersedia pada pihak yang berkepentingan relevan, yang sesuai.


www.sinergibumi.com

5. Kepemimpinan

Page 41

5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasi

Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenanguntuk peran yang relevan ditetapkan, dikomunikasikan dan dipahami dalamorganisasi.

Manajemen puncak harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk:

a. memastikan bahwa sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratanstandar ini;

b. memastikan bahwa proses memberikan output yang diinginkan;

c. melaporkan kinerja sistem manajemen mutu dan peluang untuk perbaikan(lihat 10.1), khususnya kepada manajemen puncak;

d. memastikan promosi fokus pada pelanggan di seluruh organisasi;

e. memastikan bahwa keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara ketikaperubahan pada sistem manajemen mutu direncanakan dandiimplementasikan.


Penetapan Wakil Manajemen, Job Description, Surat Penugasan (SK), dll

www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 42

6.1 Tindakan ditujukan pada risiko dan peluang

6.1.1 Ketika merencanakan sistem manajemen mutu, organisasi harus

mempertimbangkan isu‐isu dimaksud dalam 4.1 dan persyaratan dimaksuddalam 4.2 dan menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan untuk:

a. memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapaihasil yang diinginkan;

b. meningkatkan efek yang diinginkan;

c. mencegah, atau mengurangi, efek yang tidak diinginkan;

d. mencapai peningkatan.


www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 43


Risiko = efek ketidakpastian

Catatan 1 : Efek adalah penyimpangan dari yang diharapkan ‐ positif atau negatif

Catatan 2 : Ketidakpastian adalah keadaan, bahkan parsial, kekurangan informasi, (3.8.2)berkaitan dengan pemahaman atau pengetahuan tentang peristiwa, konsekuensi ataukemungkinan

Catatan 3 : Risiko sering ditandai dengan mengacu pada potensi kejadian dankonsekuensi, atau kombinasi keduanya

Catatan 4 : Risiko sering dinyatakan dalam kombinasi Konsekuensi dari suatu peristiwa

(termasuk perubahan keadaan) dan Kemungkinan terjadinya

Catatan 5 : Istilah "risiko" kadang digunakan ketika hanya ada kemungkinan konsekuensinegatif

[Source: ISO 9000:2015]


www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 44


6.1.2 Organisasi harus merencanakan:

a. tindakan yang ditujukan pada risiko dan peluang ini;

b. bagaimana untuk:

1. mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses sistemmanajemen mutu (lihat 4.4);

2. mengevaluasi efektivitas tindakan ini.

Tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan yang ditujukan pada peluang harusproporsional dengan dampak potensial pada kesesuaian produk dan jasa.

Mengatasi risiko : menghindari risiko (avoid risk), mengambil risiko (accept risk), menghilangkanrisiko (mitigate/reduce risk), berbagi risiko (share/transfer risk), dll

Mengambil peluang : adopsi praktek baru, peluncuran produk baru, pembukaan pasar baru,menangani pelanggan baru, membangun kemitraan


www.sinergibumi.com

Profil dan Pengendalian Risiko6.1 Tindakan ditujukan pada risiko dan peluang (cont’d)

Risiko = Dampak (Consequences) X Kemungkinan (Likelihood)


www.sinergibumi.com


Risiko = Dampak (Consequences) X Kemungkinan (Likelihood)


www.sinergibumi.com


Proses

Risiko Pengenda‐lian Saat

Ini

Dampak NilaiDamp‐ak

Ke‐mung‐kinan

NilaiRisiko

Pengen‐dalianRisiko

RencanaPengendalian(Action Plan)

Target Waktu

PIC

PMB Tidaktercapainyatarget jumlahmahasiswa barukarena persiapan yang tidak efektif

Memben‐tukPanitiaPMB untuk melakukanPromosi, Pendaftar‐an danSeleksimahasiswa baru

• Turun‐nyareputasi PT• Ter‐ganggu‐nya biaya operasi‐onal PT

4 4 High Mitigate Risk

Memastikanhanya panitiayang sudahmengikutiPelatihanPMB yang akanditugaskansertamenyediakanAdmission Tool sebagaialat bantu pelaksanaan

Sem. 1 2017

WR 3,PD 3,Humas

…


Mengatasi risiko : menghindari risiko (Avoid Risk), mengambil risiko (Accept Risk), menghilangkanrisiko (Mitigate/Reduce Risk), berbagi risiko (Share/Transfer Risk)

www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 48

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya

6.2.1 Organisasi harus menetapkan sasaran mutu pada fungsi, tingkat dan

proses relevan yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu

Sasaran mutu harus:

a. konsisten dengan kebijakan mutu;

b. terukur

c. memperhitungkan persyaratan yang berlaku;

d. relevan dengan kesesuaian produk dan jasa dan untuk peningkatan kepuasanpelanggan;

e. dipantau;

f. dikomunikasikan;

g. diperbarui sewajarnya;

Organisasi harus memelihara informasi terdokumentasi tentang sasaran mutu.


www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 49

6.2 Sasaran mutu dan perencanaan untuk mencapainya

6.2.2 Ketika merencanakan bagaimana mencapai sasaran mutu, organisasi

harus menentukan:

a. apa yang akan dilakukan;

b. apa sumber daya yang akan diperlukan;

c. siapa yang akan bertanggung jawab;

d. kapan akan selesai;

e. bagaimana hasil akan dievaluasi.


www.sinergibumi.com

6. Perencanaan

Page 50

6.3 Perubahan perencanaan

Ketika organisasi menentukan kebutuhan perubahan pada sistem manajemenmutu, perubahan harus dilakukan secara terencana (lihat 4.4).

Organisasi harus mempertimbangkan:

a. tujuan perubahan dan potensi konsekuensinya;

b. keterpaduan sistem manajemen mutu;

c. ketersediaan sumber daya;

d. alokasi atau realokasi tanggung jawab dan kewenangan.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 51

7.1 Sumber daya

7.1.1 UmumOrganisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkanuntuk pembentukan, pelaksanaan, pemeliharaan dan perbaikanberkesinambungan dari sistem manajemen mutu.

Organisasi harus mempertimbangkan:

a. Kemampuan dari, dan kendala pada, sumber daya internal saat ini;

b. Keperluan apa yang akan diperoleh dari penyedia eksternal.

7.1.2 Sumber daya manusiaOrganisasi harus menetapkan dan menyediakan personil yang diperlukan untukpelaksanaan yang efektif dari sistem manajemen mutu dan untuk operasionaldan pengendalian prosesnya.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 52

7.1 Sumber daya

7.1.3 InfrastrukturOrganisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yangdiperlukan untuk operasional proses dan untuk mencapai kesesuaian produkdan jasa.

CATATAN Infrastruktur dapat mencakup:

a. bangunan dan utilitas terkait;

b. peralatan, termasuk hardware dan software;

c. sumber daya transportasi;

d. teknologi informasi dan komunikasi.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 53

7.1 Sumber daya

7.1.4 Lingkungan untuk operasi prosesOrganisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara lingkungan yangdiperlukan untuk operasi proses dan untuk mencapai kesesuaian produk danjasa.

CATATAN Sebuah lingkungan yang sesuai bisa berupa kombinasi faktor manusia dan fisik,seperti:

a. sosial (misalnya non‐diskriminatif, tenang, non‐konfrontatif);

b. psikologis (misalnya mengurangi stres, pencegahan kelelahan, emosional yangmelindungi);

c. fisik (misalnya suhu, panas, kelembaban, cahaya, aliran udara, kebersihan,kebisingan).

Faktor‐faktor ini dapat berbeda secara substansial tergantung pada produk dan jasa yangdiberikan.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 54

7.1 Sumber daya

7.1.5 Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran

7.1.5.1 UmumOrganisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukanuntuk memastikan hasil yang valid dan dapat diandalkan ketika pemantauanatau pengukuran yang digunakan untuk memverifikasi kesesuaian persyaratanproduk dan jasa.

Organisasi harus memastikan bahwa sumber daya yang disediakan:

a. sesuai dengan kegiatan untuk jenis pemantauan dan pengukuran yang spesifik yangsedang dilakukan;

b. dipelihara untuk memastikan kesesuaian terhadap pemenuhan tujuannya berlanjut.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagaibukti kesesuaian untuk tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya .


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 55

7.1 Sumber daya

7.1.5 Sumber Daya Pemantauan dan Pengukuran

7.1.5.2 Ketertelusuran pengukuranKetika ketertelusuran pengukuran dipersyaratkan, atau dianggap oleh organisasimenjadi bagian penting dari pemberian kepercayaan validitas hasil pengukuran,peralatan pengukuran harus:

a. dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, pada selang waktu tertentu, atausebelum digunakan, terhadap standar pengukuran yang tertelusur ke standarpengukuran internasional atau nasional; bila tidak ada standar seperti itu, dasaryang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus dipertahankan sebagai informasiterdokumentasi;

b. diidentifikasi untuk menentukan status mereka;

c. dijaga dari penyesuaian, kerusakan atau pemburukan yang akan membatalkanstatus kalibrasi dan hasil pengukuran berikutnya.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 56

7.1 Sumber daya

7.1.6 Pengetahuan organisasi

Organisasi harus menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk operasi prosesdan untuk mencapai kesesuaian produk dan jasa.

Pengetahuan harus dipelihara dan tersedia sejauh yang diperlukan.

CATATAN 1 pengetahuan organisasi adalah pengetahuan spesifik dari organisasi yang biasanyadiperoleh dari pengalaman. Informasi yang digunakan dan dibagi untuk mencapai tujuanorganisasi.

CATATAN 2 pengetahuan organisasi dapat didasarkan pada:

a. sumber internal (misalnya kekayaan intelektual; pengetahuan yang diperoleh daripengalaman; pelajaran dari kegagalan dan keberhasilan proyek, mengambil dan berbagipengetahuan dan pengalaman tidak terdokumentasi; hasil perbaikan proses, produk danjasa);

b. sumber eksternal (misalnya standar; akademik; konferensi; pengumpulan pengetahuandari pelanggan atau penyedia eksternal).


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 57

7.2 Kompetensi

Organisasi harus:

a. menentukan kompetensi yang diperlukan bagi personil yang melakukan pekerjaanyang di bawah kendalinya mempengaruhi kinerja dan efektivitas sistem manajemenmutu

b. memastikan bahwa personil ini kompeten atas dasar pendidikan, pelatihan, atau;pengalaman yang sesuai;

c. jika berlaku, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang diperlukan,dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil;

d. menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi.

CATATAN tindakan yang dilakukan dapat termasuk, misalnya, penyediaan pelatihan,mentoring, atau penugasan kembali dari personil yang saat ini bekerja; atau mengambil ataumengontrak orang yang kompeten.


UU No. 14/2005 tentang Guru dan DosenKompetensi : Pedagogik, Kepribadian, Sosial, Profesional

www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 58

7.3 Kepedulian

Organisasi harus memastikan bahwa personil yang melakukan pekerjaan dibawah kendali organisasi peduli terhadap :

a. kebijakan mutu;

b. sasaran mutu yang relevan;

c. kontribusi mereka terhadap efektivitas sistem manajemen mutu, termasukmanfaat dari peningkatan kinerja;

d. implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan sistem manajemenmutu.


Kode Etik Pendidik dan Tenaga Kependidikan

www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 59

7.4 Komunikasi

Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevandengan sistem manajemen mutu, termasuk:

a. pada apa yang akan dikomunikasikan (content);

b. kapan berkomunikasi;

c. dengan siapa berkomunikasi (receiver);

d. bagaimana berkomunikasi (media);

e. siapa yang berkomunikasi (sender).


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 60

7.4 Komunikasi


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 61

7.5 Informasi terdokumentasi

7.5.1 Umum

Sistem manajemen mutu organisasi harus meliputi:

a. Informasi terdokumentasi yang disperyaratkan oleh Standar Internasional ini;

b. Informasi terdokumentasi ditentukan oleh organisasi sesuai yang diperlukan untukefektivitas sistem manajemen mutu.

CATATAN Cakupan informasi terdokumentasi untuk sistem manajemen mutu dapatberbeda dari satu organisasi ke yang lain disebabkan oleh:

ukuran organisasi dan jenisnya kegiatan, proses, produk dan jasa;

kompleksitas proses dan interaksinya;

kompetensi personil.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 62


7.5.2 Membuat dan memperbarui

Ketika membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harusmemastikan sesuai:

a. identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis, atau nomor referensi);

b. format (misalnya bahasa, versi software, grafis) dan media (misalnya kertas,elektronik);

c. meninjau dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.


www.sinergibumi.com

7. Dukungan

Page 63


7.5.3 Pengendalian informasi terdokumentasi

7.5.3.1 informasi terdokumentasi dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu dan standarini harus dikendalikan untuk memastikan:

a. tersedia dan cocok untuk digunakan, di mana dan kapan diperlukan;

b. cukup terlindungi (misalnya dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar,atau kehilangan keutuhan).

7.5.3.2 Untuk mengendalikan informasi terdokumentasi, organisasi harus menanganikegiatan‐kegiatan berikut, jika berlaku:

a. distribusi, akses, pengambilan, penggunaan;

b. penyimpanan dan pemeliharaan, termasuk pemeliharaaan keterbacaan;

c. pengendalian perubahan (misalnya kontrol versi);

d. retensi dan disposisi.

Informasi terdokumentasi eksternal ditentukan oleh organisasi yang diperlukan untuk perencanaandan operasi sistem manajemen mutu harus diidentifikasi dengan sesuai, dan dikendalikan.

Informasi terdokumentasi disimpan sebagai bukti kesesuaian harus dilindungi dari perubahan yangtidak diinginkan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 64

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasi

Organisasi harus merencanakan, menerapkan dan mengendalikan proses (lihat 4.4) yangdibutuhkan untuk memenuhi persyaratan penyediaan produk dan jasa, dan untukmelaksanakan tindakan ditentukan dalam Klausul 6.1, dengan:

a. menentukan persyaratan untuk produk dan jasa;

b. menetapkan kriteria untuk:

1. proses;

2. keberterimaan produk dan jasa;

c. menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian denganpersyaratan produk dan jasa;

d. menerapkan kendali proses sesuai dengan kriteria;

e. menentukan dan menjaga informasi terdokumentasi sejauh yang diperlukan:

1. untuk memiliki keyakinan bahwa proses telah dilakukan seperti yang direncanakan;

2. untuk menunjukkan kesesuaian produk dan jasa atas persyaratan mereka.

Output dari perencanaan ini harus sesuai untuk operasional organisasi.

Organisasi harus memastikan bahwa proses outsourcing dikendalikan (lihat 8.4).


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 65

8.2 Persyaratan produk dan jasa

8.2.1 Komunikasi pelanggan

Komunikasi dengan pelanggan harus meliputi:

a. penyediaan informasi yang berkaitan dengan produk dan jasa;

b. penanganan permintaan, kontrak atau pesanan, termasuk perubahan ;

c. mendapatkan umpan balik pelanggan yang berkaitan dengan produk danjasa, termasuk keluhan pelanggan;

d. penanganan atau pengendalian barang milik pelanggan;

e. menetapkan persyaratan khusus untuk tindakan darurat, jika relevan


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 66


8.2.2 Menentukan persyaratan berkaitan dengan produk dan jasaKetika menentukan persyaratan untuk produk dan jasa yang akan ditawarkankepada pelanggan, organisasi harus memastikan bahwa:

a. persyaratan untuk produk dan jasa ditetapkan, termasuk:

1. setiap persyaratan perundangan dan peraturan yang berlaku;

2. hal‐hal yang dianggap perlu oleh organisasi;

b. organisasi dapat memenuhi klaim produk dan jasa yang ditawarkan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 67


8.2.3 Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk dan jasa8.2.3.1 Organisasi harus memastikan bahwa ia memiliki kemampuan untuk memenuhipersyaratan untuk produk dan jasa yang akan ditawarkan kepada pelanggan. Organisasiharus melakukan tinjauan sebelum melakukan untuk memasok produk dan jasa kepadapelanggan, meliputi:

a. persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan kegiatan untukpengiriman dan pasca pengiriman;

b. persyaratan tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi yang diperlukan untuk penggunaanyang ditentukan atau dimaksudkan, bila diketahui;

c. persyaratan yang ditentukan oleh organisasi;

d. persyaratan perundangan dan peraturan yang berlaku untuk produk dan jasa;

e. kontrak atau persyaratan pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya.

Organisasi harus memastikan perbedaan antara kontrak atau persyaratan pesanan yang telahditentukan sebelumnya diselesaikan.

Persyaratan pelanggan harus dikonfirmasikan oleh organisasi sebelum diterima, ketika pelanggantidak memberikan pernyataan terdokumentasi dari persyaratan mereka.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 68


8.2.3 Tinjauan persyaratan berkaitan dengan produk dan jasa (cont’d)

8.2.3.2 Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi, yang sesuai:

a. hasil tinjauan;

b. pada setiap persyaratan baru untuk produk dan jasa.

8.2.4 Perubahan persyaratan pada produk dan layananOrganisasi harus memastikan bahwa informasi terdokumentasi yang relevandiubah, dan bahwa personil yang relevan disadarkan tentang persyaratan yangdiubah, ketika persyaratan untuk produk dan jasa diubah.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 69

8.3 Desain dan pengembangan produk dan jasa

8.3.1 UmumOrganisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses desain danpengembangan yang tepat untuk menjamin penyediaan berikutnya dari produkdan jasa.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 70


8.3.1 UmumOrganisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara proses desain danpengembangan yang tepat untuk menjamin penyediaan berikutnya dari produkdan jasa.


Standar Isi : Kurikulum, Silabus, RPP, Bahan Ajar, Modul Praktek, dll

www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 71



Standar Isi : Kurikulum, Silabus, SAP, GBPP, dll

Perencanaan8.3.2

Input8.3.3

Pengendalian8.3.4

Output8.3.5

Perubahan8.3.6

• Memadai• Lengkap • Jelas

• Review• Verifikasi • Validasi

• Memenuhi persyaratan input

• RencanaKerja

• Identifikasi• Review• Mengendalikan

www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 72


8.3.2 Perencanaan Desain dan pengembanganDalam menentukan tahap dan kontrol untuk desain dan pengembangan, organisasiharus mempertimbangkan:

a. sifat, durasi dan kompleksitas kegiatan desain dan pengembangan;

b. tahapan proses yang diperlukan, termasuk tinjauan desain dan pengembangan yang berlaku;

c. Kegiatan verifikasi dan validasi desain dan pengembangan yang diperlukan;

d. tanggung jawab dan otoritas yang terlibat dalam proses desain dan pengembangan;

e. sumber daya internal dan eksternal dibutuhkan untuk desain dan pengembangan produk danjasa;

f. kebutuhan untuk mengontrol antarmuka antara personil yang terlibat dalam proses desain danpengembangan;

g. kebutuhan untuk keterlibatan pelanggan dan pengguna dalam proses desain danpengembangan;

h. persyaratan untuk penyediaan berikutnya dari produk dan jasa;

i. tingkat kontrol yang diharapkan untuk proses desain dan pengembangan oleh pelanggan danpihak berkepentingan lainnya yang relevan;

j. informasi terdokumentasi diperlukan untuk menunjukkan bahwa persyaratan desain danpengembangan telah dipenuhi.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 73


8.3.3 Input desain dan pengembanganOrganisasi harus menetapkan persyaratan utama untuk tipe tertentu dariproduk dan jasa yang akan dirancang dan dikembangkan. Organisasi harusmempertimbangkan:

a. persyaratan fungsional dan kinerja;

b. informasi yang diperoleh dari kegiatan desain dan pengembangan serupasebelumnya;

c. persyaratan perundangan dan peraturan;

d. standar atau kode praktek bahwa organisasi mempunyai komitmen untukmenerapkan;

e. potensi konsekuensi dari kegagalan karena sifat dari produk dan jasa

Input harus memadai untuk keperluan desain dan pengembangan, lengkap dan jelas.

Pertentangan input desain dan pengembangan harus diselesaikan.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi atas input desain danpengembangan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 74


8.3.4 Pengendalian desain dan pengembanganOrganisasi harus menerapkan pengendalian untuk proses desain danpengembangan guna memastikan bahwa:

a. hasil yang akan dicapai ditetapkan;

b. tinjauan dilakukan untuk mengevaluasi kemampuan hasil desain danpengembangan guna memenuhi persyaratan;

c. kegiatan verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa output desain danpengembangan memenuhi persyaratan input;

d. kegiatan validasi dilakukan untuk memastikan bahwa produk dan jasa yangdihasilkan memenuhi persyaratan untuk aplikasi tertentu atau penggunaan yangdimaksudkan;

e. setiap tindakan diperlukan diambil pada masalah ditentukan selama tinjauan, ataukegiatan verifikasi dan validasi;

f. Informasi terdokumentasi atas kegiatan ini disimpan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 75


8.3.5 Output desain dan pengembanganOrganisasi harus memastikan bahwa output desain dan pengembangan:

a. memenuhi persyaratan input;

b. memadai untuk proses selanjutnya untuk penyediaan produk dan jasa;

c. menyertakan atau mengacu pada persyaratan pemantauan dan pengukuran, jikasesuai, dan kriteria keberterimaan;

d. menentukan karakteristik produk dan jasa yang penting untuk tujuan yangdimaksud dan penyediaan yang aman dan tepat.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi atas output desain danpengembangan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 76


8.3.6 Perubahan desain dan pengembanganOrganisasi harus mengidentifikasi, meninjau dan mengendalikan perubahanyang dibuat selama, atau setelah, desain dan pengembangan produk dan jasa,sejauh yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak ada dampak merugikanpada kesesuaian atas persyaratan.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi pada:

a. perubahan desain dan pengembangan;

b. hasil tinjauan;

c. otorisasi perubahan;

d. tindakan yang diambil untuk mencegah dampak yang merugikan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 77

8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakaneksternal

8.4.1 UmumOrganisasi harus memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang disediakaneksternal sesuai dengan persyaratan.

Organisasi harus menentukan pengendalian yang akan diterapkan kepada proses, produkdan jasa yang disediakan eksternal ketika:

a. produk dan jasa dari penyedia eksternal dimaksudkan untuk digabungkan ke dalamproduk dan jasa milik organisasi;

b. produk dan jasa yang diberikan langsung kepada pelanggan oleh penyedia eksternalatas nama organisasi;

c. proses, atau bagian dari proses, disediakan oleh penyedia eksternal sebagai hasildari keputusan oleh organisasi.

Organisasi harus menetapkan dan menerapkan kriteria untuk evaluasi, seleksi, pemantauankinerja, dan evaluasi kembali atas penyedia eksternal, berdasarkan kemampuan mereka untukmenyediakan proses atau produk dan jasa sesuai dengan persyaratan. Organisasi harusmenyimpan informasi terdokumentasi dari kegiatan ini dan setiap tindakan diperlukan yangtimbul dari evaluasi.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 78


8.4.2 Jenis dan cakupan pengendalianOrganisasi harus memastikan bahwa proses, produk dan jasa yang disediakaneksternal tidak berdampak merugikan bagi kemampuan organisasi untuk secarakonsisten memberikan produk dan jasa yang sesuai kepada pelanggan.

Organisasi harus:a. memastikan bahwa proses yang disediakan eksternal tetap dalam kendali sistem

manajemen mutu;b. menentukan kendali yang ditujukan untuk diterapkan pada penyedia eksternal dan

juga untuk diterapkan pada output yang dihasilkan;c. mempertimbangkan:

1. dampak potensial dari proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal padakemampuan organisasi untuk secara konsisten memenuhi persyaratan pelanggan danperundangan dan peraturan yang berlaku;

2. efektivitas kontrol yang diterapkan oleh penyedia eksternal;d. menentukan verifikasi, atau kegiatan lainnya, yang diperlukan guna memastikan

bahwa proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal memenuhi persyaratan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 79


8.4.3 Informasi untuk penyedia eksternalOrganisasi harus memastikan kecukupan persyaratan sebelum berkomunikasidengan penyedia eksternal.

Organisasi harus berkomunikasi dengan penyedia eksternal terhadappersyaratan untuk:a. proses, produk dan layanan yang akan diberikan;b. persetujuan dari:

1. produk dan jasa;2. metode, proses dan peralatan;3. pelepasan produk dan jasa;

c. kompetensi, termasuk kualifikasi personil yang dibutuhkan;d. interaksi penyedia eksternal dengan organisasi;e. pengendalian dan pemantauan kinerja penyedia eksternal yang akan diterapkan oleh

organisasi;f. kegiatan verifikasi atau validasi oleh organisasi, atau pelanggannya, untuk dilakukan di

tempat penyedia eksternal.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 80

8.5 Produksi dan penyediaan jasa

8.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasaOrganisasi harus menerapkan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaanterkendali.

Kondisi terkendali harus mencakup, jika berlaku:

a. ketersediaan informasi terdokumentasi yang menjelaskan:

1. karakteristik produk yang akan diproduksi, layanan yang akan diberikan, ataukegiatan yang akan dilakukan;

2. hasil yang akan dicapai;

b. ketersediaan dan penggunaan sumber daya pemantauan dan pengukuran yangsesuai;

c. pelaksanaan kegiatan pemantauan dan pengukuran pada tahap yang sesuai untukmemverifikasi kriteria pengendalian proses atau output, dan kriteria penerimaanproduk dan jasa, telah dipenuhi;

d. penggunaan infrastruktur dan lingkungan yang sesuai untuk operasional proses;


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 81

8.5 Produksi dan penyediaan jasa (cont’d)

8.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasaOrganisasi harus menerapkan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaanterkendali.

Kondisi terkendali harus mencakup, jika berlaku:

e. penunjukan personil yang kompeten, termasuk kualifikasi yang dibutuhkan;

f. validasi, dan validasi ulang secara periodik, kemampuan untuk mencapaihasil yang direncanakan pada setiap proses untuk penyediaan produksi danjasa yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh pemantauanatau pengukuran berikutnya;

g. penerapan tindakan untuk mencegah kesalahan manusia (human error);

h. penerapan kegiatan pelepasan, pengiriman dan pasca pengiriman.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 82


8.5.2 Identifikasi dan mampu telusurOrganisasi harus menggunakan cara‐cara yang sesuai untuk mengidentifikasioutput bila diperlukan untuk memastikan kesesuaian produk dan jasa.

Organisasi harus mengidentifikasi status output sehubungan denganpersyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang penyediaan produksi danjasa.

Organisasi harus mengendalikan identifikasi unik dari output ketika mamputelusur dipersyaratkan, dan harus menyimpan informasi terdokumentasi yangdiperlukan untuk membuktikan ketertelusuran.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 83


8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternalOrganisasi harus berhati‐hati dengan properti milik pelanggan atau penyediaeksternal selama dalam pengendalian organisasi atau digunakan oleh organisasi.

Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan menjagaproperti milik pelanggan atau penyedia eksternal yang disediakan untukpenggunaan atau penggabungan ke dalam produk dan jasa.

Ketika properti milik pelanggan atau penyedia eksternal hilang, rusak atauditemukan tak layak pakai, organisasi harus melaporkan hal ini kepadapelanggan atau penyedia eksternal dan menyimpan informasi terdokumentasiatas apa yang telah terjadi.

CATATAN properti milik pelanggan atau penyedia eksternal dapat mencakup material, komponen,peralatan dan perlengkapan, tempat, kekayaan intelektual dan data pribadi.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 84


8.5.4 PreservasiOrganisasi harus melindungi output selama penyediaan produksi dan jasa,sejauh yang diperlukan untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan.

CATATAN Preservasi dapat mencakup identifikasi, penanganan, pengendalian

pencemaran, pengemasan, penyimpanan, transmisi atau transportasi, dan perlindungan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 85


8.5.5 Kegiatan pasca penyerahanOrganisasi harus memenuhi persyaratan kegiatan pasca penyerahan terkaitdengan produk dan jasa.

Dalam menentukan jangkauan dari kegiatan pasca penyerahan yang diperlukan,organisasi harus mempertimbangkan:

a. persyaratan perundangan dan peraturan;

b. potensi konsekuensi yang tidak diinginkan terkait dengan produk dan jasa;

c. sifat, penggunaan dan lifetime yang diharapkan dari produk dan jasa;

d. persyaratan pelanggan;

e. umpan balik pelanggan.


Contoh: Penempatan Kerja bagi Lulusan Terbaik, Penelusuran Lulusan

www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 86


8.5.6 Pengendalian perubahanOrganisasi harus meninjau dan mengendalikan perubahan untuk penyediaanproduksi atau jasa sejauh yang diperlukan untuk memastikan kesesuaianberlanjut dengan persyaratan.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang menggambarkanhasil dari tinjauan perubahan, personil yang mengesahkan perubahan, dansetiap tindakan yang diperlukan yang timbul dari tinjauan.


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 87

8.6 Pelepasan produk dan jasaOrganisasi harus menerapkan pengaturan terencana, pada tahap yang sesuai,untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk dan jasa telah dipenuhi.

Pelepasan produk dan jasa pada pelanggan tidak boleh dilanjutkan sampaipengaturan terencana telah diselesaikan secara memuaskan, kecuali dinyatakandisetujui oleh otoritas yang relevan dan, sebagaimana berlaku, oleh pelanggan.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi pada pelepasan produkdan jasa. Informasi terdokumentasi harus mencakup:

a. bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan;

b. ketertelusuran pada otoritas personil yang mengijinkan pelepasan


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 88

8.7 Pengendalian Ketidaksesuaian Keluaran

8.7.1 Organisasi harus memastikan bahwa keluaran (output) yang tidak sesuai

dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegahpenggunaan yang tidak diharapkan atau pengiriman.

Organisasi harus mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan pada sifatketidaksesuaian dan efeknya pada kesesuaian produk dan jasa. Ini juga harusberlaku pada produk dan jasa tidak sesuai yang terdeteksi setelah penyerahanproduk, selama atau setelah penyediaan jasa.

Organisasi harus sepakat terhadap ketidaksesuaian keluaran dengan satu atau lebih daricara berikut:

a. koreksi;

b. segregasi, penahanan, pengembalian atau penangguhan penyediaan produk danjasa;

c. menginformasikan ke pelanggan

d. mendapatkan otorisasi untuk penerimaan di bawah konsesi


www.sinergibumi.com

8. Operasi

Page 89


8.7.2 Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang:

a. menjelaskan ketidaksesuaian;

b. menjelaskan tindakan yang diambil;

c. menjelaskan setiap konsesi/kelonggaran yang diperoleh;

d. mengidentifikasi kewenangan yang memutuskan tindakan mengenaiketidaksesuaian


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 90

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi

9.1.1 UmumOrganisasi harus menetapkan:

a. apa yang perlu dipantau dan diukur;

b. metode untuk pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi diperlukanuntuk memastikan hasil yang valid;

c. kapan pemantauan dan pengukuran harus dilakukan;

d. kapan hasil dari pemantauan dan pengukuran harus dianalisis dandievaluasi.

Organisasi harus mengevaluasi kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagaibukti hasil.


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 91


9.1.2 Kepuasan pelangganOrganisasi harus memantau persepsi pelanggan sejauh mana kebutuhan danharapan mereka telah terpenuhi. Organisasi harus menetapkan metode untukmemperoleh, memantau dan meninjau informasi ini.

CATATAN Contoh pemantauan persepsi pelanggan dapat mencakup survei pelanggan,umpan balik pelanggan, pertemuan dengan pelanggan, analisis pangsa pasar, pujian,klaim garansi dan laporan agen


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 92


9.1.3 Analisis dan evaluasiOrganisasi harus menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi yang tepatyang timbul dari pemantauan dan pengukuran.

Hasil analisis harus digunakan untuk mengevaluasi:

a. kesesuaian produk dan jasa;

b. tingkat kepuasan pelanggan;

c. kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu;

d. bahwa perencanaan telah dilaksanakan secara efektif;

e. efektivitas tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan peluang;

f. kinerja penyedia eksternal;

g. kebutuhan untuk perbaikan sistem manajemen mutu.


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 93

9.2 Audit internal

9.2.1 Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana

untuk memberikan informasi apakah sistem manajemen mutu:

a. sesuai dengan:

1. persyaratan organisasi untuk sistem manajemen mutu;

2. persyaratan standar internasional ini;

b. diterapkan dan dipelihara secara efektif.


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 94

9.2 Audit internal

9.2.2 Organisasi harus:

a. merencanakan, menetapkan, mengimplementasikan dan memelihara program audittermasuk frekuensi, metode, tanggung jawab, perencanaan persyaratan danpelaporan, yang akan mempertimbangkan pentingnya proses bersangkutan,perubahan yang mempengaruhi organisasi, dan hasil audit sebelumnya;

b. Menetapkan kriteria dan lingkup audit untuk setiap audit;

c. memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan objektivitas dankenetralan proses audit;

d. memastikan bahwa hasil audit tersebut dilaporkan kepada manajemen yangrelevan;

e. melakukan koreksi dan tindakan korektif yang tepat tanpa ditunda;

f. menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti pelaksanaan program audit danhasil audit.


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 95

9.3 Tinjauan manajemen

9.3.1 UmumManajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, padawaktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektivitas dankeselarasan dengan arah strategis organisasi.


www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 96


9.3.2 Input tinjauan manajemenTinjauan manajemen harus direncanakan dan dilaksanakan denganmempertimbangkan:

a. status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya;

b. perubahan dalam isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemenmutu;

c. informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem manajemen mutu, termasuk tren di:

1. kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak yang berkepentingan relevan;

2. sejauh mana sasaran mutu telah dipenuhi;

3. kinerja proses dan kesesuaian produk dan jasa;

4. ketidaksesuaian dan tindakan korektif;

5. hasil pemantauan dan pengukuran;

6. hasil audit;

7. kinerja penyedia eksternal;

d. kecukupan sumber daya;

e. efektivitas tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko dan peluang (lihat 6.1);

f. peluang untuk perbaikan.© 2018 sibumiConsulting

www.sinergibumi.com

9. Evaluasi kinerja

Page 97


9.3.3 Output tinjauan manajemenOutput tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yangberkaitan dengan:

a. peluang untuk perbaikan;

b. setiap kebutuhan untuk perubahan pada sistem manajemen mutu;

c. kebutuhan sumber daya.

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti hasiltinjauan manajemen.


www.sinergibumi.com

10. Peningkatan

Page 98

10.1 UmumOrganisasi harus menentukan dan memilih peluang untuk tindakan peningkatandan penerapan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan danmeningkatkan kepuasan pelanggan.

Hal ini harus mencakup:

a. meningkatkan produk dan jasa untuk memenuhi persyaratan serta untukmemenuhi kebutuhan dan harapan masa depan;

b. mengoreksi, mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan;

c. meningkatkan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu.

CATATAN Contoh peningkatan dapat mencakup koreksi, tindakan korektif, peningkatanberkelanjutan, perubahan terobosan, inovasi dan re‐organisasi.


www.sinergibumi.com

10. Peningkatan

Page 99

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan korektif

10.2.1 Ketika ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan,

organisasi harus:

a. bereaksi terhadap ketidaksesuaian (koreksi) dan, sebagaimana berlaku:

1. mengambil tindakan untuk mengontrol dan memperbaikinya;

2. berhubungan dengan konsekuensi;

b. mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian,agar hal itu tidak terulang atau terjadi di tempat lain, dengan:

1. meninjau dan menganalisis ketidaksesuaian;

2. menetapkan penyebab ketidaksesuaian;

3. menetapkan apakah ketidaksesuaian serupa ada, atau berpotensi terjadi;

c. mengimplementasikan tindakan yang diperlukan;

d. meninjau efektivitas setiap tindakan korektif yang diambil;

e. memperbarui risiko dan peluang yang ditentukan selama perencanaan, jika perlu;

f. membuat perubahan pada sistem manajemen mutu, jika perlu.

Tindakan korektif harus sesuai dengan efek dari ketidaksesuaian yang ditemui.


www.sinergibumi.com

10. Peningkatan

Page 100


10.2.2 Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti:

a. sifat ketidaksesuaian dan setiap tindakan yang diambil berikutnya;

b. hasil dari setiap tindakan korektif.

10.3 Peningkatan berkelanjutanOrganisasi harus terus meningkatkan kesesuaian, kecukupan dan efektifitassistem manajemen mutu.

Organisasi harus mempertimbangkan hasil analisis dan evaluasi, dan output daritinjauan manajemen, untuk menetapkan apakah ada kebutuhan atau peluangyang harus ditangani sebagai bagian dari peningkatan berkelanjutan.


www.sinergibumi.com

Informasi Terdokumentasi


4.3 Lingkup SMM

4.4 SMM dan prosesnya (proses bisnis)

5.2.2 Kebijakan mutu

6.2.1 Sasaran mutu

7.1.5 Sumber daya pemantauan danpengukuran

7.2 Kompetensi


8.1 Perencanaan dan pengendalianoperasi

8.2.3 Tinjauan persyaratan berkaitandengan produk dan jasa

8.2.4 Perubahan persyaratan untukproduk dan layanan


8.4 Pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan eksternal

8.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

8.5.2 Identifikasi dan mampu telusur

8.5.3 Properti milik pelanggan atau penyedia eksternal

8.5.6 Pengendalian perubahan

8.6 Pelepasan produk dan jasa


9.1 Bukti pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi

9.2 Bukti program audit dan hasil audit internal

9.3 Hasil tinjauan manajemen


Terdiri, namun Tidak Terbatas…

www.sinergibumi.com Page 102© 2018 sibumiConsulting

www.sinergibumi.com

Hubungi Kami


PT. Sinergi Bumi

Solution Development CenterJl. Pakis 2A BB49/3 Pondok Pekayon IndahBekasi 17148, Indonesia

Phone: +62 21 8240 2796 (Hunting)Email: [email protected]: www.sinergibumi.com

Contact Person:• Agustani Bustami (0813 800 90 145; [email protected])• Dea Hambali (0813 800 90 150; [email protected])

Date post:	20-Oct-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	3 times
Download:	0 times

Awareness Training & Workshop Quality Management System ...

Documents