15
www.redcross.org.vn Đổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM PRE-DISASTER MEETING 2012 Ha Noi, 28 th September 2012
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
PRE-DISASTER MEETING2012
Ha Noi, 28th September 2012
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
At the end of this meeting, VNRC and partners will:
Agree on VNRC’s response sectors Agree on timeframes for each response sector and distribution
standards Develop specification (quality and quantity) of relief items Mapping the existing resources of VNRC and partners Agree on coordination mechanism
PRE-DISASTER MEETING, 2012
EXPECTED RESULTS
2
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Needs assessment
Standard operating procedures (SoP)
Coordination
Logistics (warehouse and procurement)
Planning and monitoring
WatSan
Communications and fundraising
Volunteer mobilization
PRE-DISASTER MEETING, 2012
LIST OF RECOMMENDATIONS OF 2010 AND 2011 MEETINGS
3
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Needs assessmentDone Not
done
Establish NDRT, issue ToR for NDRT, provide refresher training
Carry out needs assessment in relief and recovery phase
Finalize template for needs assessment
Develop annual budget plan for NDRT, simplify complex administrative procedures to allow quick deployment of NDRT
Develop and approve NDRT deployment plan within 12 hours in emergency situation
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
4
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
SoPDone Not
done
Issue SoP
Develop distribution standards
Develop time frame for each distribution
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
5
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
CoordinationDone Not
done
Sign pre-disaster agreement among VNRC
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
6
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Logistics (warehouse and procurement)Done Not
done
Have pre-agreements with suppliers in order to speed up the procurement process
VNRC has appropriate pre-positioned goods (quantity and quality) in strategic location
Carry out fund raising to increase stock for relief items and diversity items
Finalize standards for relief item specification
Develop VNRC own procurement manual and forms
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
7
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Planning and monitoringDone Not done
VNRC implements relief and recovery programmes as part of a single plan of action and ensure partners resources are mobilized to complement each other
Finalize standard guidelines for good and cash distribution
Increase cash in emergencies
Develop simple template and procedures to design one overall plan of action
Build capacity on PMER and adapt global policies, guidelines and form to VNRC
Finalize standard monitoring templates for relief and early recovery
Review VNRC contingency plan before June every year
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
8
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
WatSanDone Not done
Develop and organize more training for staffs and volunteers
More WatSan equipments to be propositioned in disaster-prone provinces
Increase Aquatab stock
Integration of the sanitation aspect
Develop WatSan package
Develop WatSan manuals (training, running of WTU and maintainance)
Develop SoP for WTU
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
9
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Communication and fundraising
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
10
Done Not done
Develop communication plan in emergencies
Organize a press conference to introduce SoP
Develop plan to ensure that VNRC has effective fundraising plan
Continue to work on the previous disasters’ donor relations
Develop a system to register and communicate with them regularly
Organize raising awareness event involving last year’s donors
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
Volunteer mobilization
PRE-DISASTER MEETING, 2012
WHAT HAVE BEEN DONE AND NOT BEEN DONE
11
Done Not done
Develop database for disaster-prone
Create a mechanism similar to Club 25, with volunteers trained on DR
Keep continuous contacts with volunteers (province and district)
Organize refresher training including disaster preparedness and response to volunteers in the most affected provinces
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
PRE-DISASTER MEETING, 2012
Main outcomes:
To increase efficiency of operation
Reduce administration/management costs for operation
Reduce pressure on timing and staffing
12
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
PRE-DISASTER MEETING, 2012
Discussion point:
How to do differently?
13
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
PRE-DISASTER MEETING, 2012
Why some recommendations were not fully implemented or partially implemented?
Institution/mechanism
Finance
Human resource
14
www.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sốngwww.redcross.org.vnĐổi mới tư duy – Tạo dựng vị thế - Bảo vệ sự sống HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAMHỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM
PRE-DISASTER MEETING, 2012
MAIN PREPAREDNESS ACTIVITIES FOR THE SEASON IN 2012
15
