Indro kirono, Drs.ec,MM

The BALANCED SCORECARD

Only 10% ofOrganizationExecute theirstrategy

BarrierToStrategyexecute

Vision barrier

People barrier

Management barrier

Resources barrier

Only 5% of work forceUnderstand the strategy

Only 25% of manager have incentiveLinked to strategy

Only 85% of executives hyas spend lessThen one hour per month discussingstrategy

Only 60% of organization don’t linkBudget to strategy

Strategy implementationchallenge

Balanced Scorecard

• Suatu alat menejemen kinerja(performance management tool) yg dapat membantu organisasi untuk menerjemahkan visi dan strategi kedalam aksi dengan memanfaatkan kumpulan indikator finansial dan non finansial yg kesemuanya terjalin dalam suatu hubungan sebab akibat.

Balanced Scorecard

• Adalah sebuah sistem manajemen yg memungkinkan orang untuk menerjemahkan visi,misi dan strategi menjadi tindakan yg memfokuskan pada indikator kinerja dan kemajuan.

• 1992 – Harvard Business review ( Kaplan-Norton )

• 1996 – direvisi dengan tambahan strategy map

• 2004 – Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes

BSC(1) Vs BSC(2)

• Focus : BSC1 berfokus pada pengukuran kinerja, BSC2 berfokus pada manajemen.

• Tujuan : BSC1 mengendalikan pelaksanaan strategi, BSC2 menekankan komunikasi strategi

• Penerapan : BSC1 ditujukan pada sektor swasta, BSC2 sudah mencakup sektor publik

Fungsi BSC

• Menjaga keseimbangan indikator finansial dan non finansial.

• Menjaga keseimbangan indikator kinerja masa lampau,masa kini dan masa depan.

• Menjaga keseimbangan indikator internal dan eksternal• Menjaga keseimbangan indikator yg bersifat

leading(cause/drivers) dan lagging(effect/outcome)

Perspektif BSC

• Financial perspective

• Customer perspective

• Internal business process perspective

• Learning and growth perspective

Customer

Financial

Internal business proces

Learning and growth

Vision &Strategy

To day

Future

yesterday

To day

Semua perspektif mendukung implementasi strategi yang efektif

Financial perspective

• Jangka pendek : strategi peningkatan produktifitas, dengan cara perbaikan struktur biaya dan pemaksimalan utilisasi asset.

• Janglka panjang : strategi pertumbuhan ( peningkatan pendapatan dan peningkatan nilai bagi pelanggan )

• Kebanyakan orang memberikan terlalu banyak penekanan pada kinerja keuangan, tetapi laporan keuangan hanya menunjukkan apa yg sudah terjadi. Ketika kita hanya melihat kinerja keuangan untuk mengelola perusahaan adalah seperti mengendaria mobil dengan hanya melihat kaca belakang

• BSC menekankan bahwa penekanan pada perspektif keuangan tidaklah cukup jadi perlu dipertimbangkan perspektif yg lain.

• BSC dapat memperjelas ukuran untuk pemegang saham dan pelanggan yg bersifat eksternal serta ukuran internal dalam bentuk proses bisnis, budaya dan pembelajaran/pertumbuhan

Strategy map illustrationA fast food restaurant

Increase profit

Increase customersatisfaction

Enhance foodquality

Delivery responsive service

Enhance employeeskillLearning & growth

Internal businessProcess

Customer

Finance

Customer perspective

• Product leadership

• Operational excellence

• Customer intimacy

Internal process perspective

DevelopNew product

Productmanufacturing

SellAndmarketing

DeliverAnddistribution

After Salesservice

EnvironmentSafety &Health

Mendesain Produk yg unik

Barang berkualitasDengan cost yg murah

Pelayanan yg baikdan penguasaanproduk

Kecepatan distribusi

KetersediaanSuku cadang

Learning and growth perspective

• Kompetensi karyawan

• Daya dukung teknologi

• Budaya, motivasi dan penghargaan

Perspective( Generic Measures )

• Financial( Return on investment and economic value added )

• Customer ( Satisfaction, retention, market, and account share )

• Internal (Quality, response time, cost, and new product Introductions )

• Learning and Growth ( Employee satisfaction and information system availability)

Which aspects of organization capital do they emphasize?

Trading company

Align the organizationThrough technology

Develop changeculture

Train WorldClass workforce

Corporate Bank Increase employeeproductivity

Competency based HRdevelopment

Conductive and motivatingWorking climate

Effective leadership

Research agency Merekrut penelitiberkualitas

Memperkuat organisasi& mengembangkan SDM( knowledge base org.)

Mengelola perubahanOrganisasi secaraefektif

Retailer

Technologysupport

Competentstaff

AlignedReward systems

Peta strategiPerspektif finansial Profit yg meningkat

Perspektif pelanggan Pelanggan yg setia

PerspektifProses bisnisinternal Barang yg berkualitas

Pelayanan yg ramah danMenguasai produk

Perspektif pembelajaranDan pertumbuhan Meningkatkan keahlian

Dan perilaku karyawan

Peta strategi Objective KPI Target

   

Perspektif finansial

profit yang meningkat ROI 15%

Perspektif pelanggan

Pelanggan yg setia

Indeks kepuasan

4 ( Likerd Scale 1-5 )

    pelanggan  

Perspektif bisnis int.

barang yg berkualitas

Jumlah produk yg

0 ( tak ada complain )

 pelayanan ramah dan di retur  

 penguasaan produk

kualitas layanan  

   

Perspektif pembelajaran Meningkatkan

Indeks kompetensi

4 ( Likerd Scale 1-5 )

dan pertumbuhan

keahlian dan perilaku karyawan  

  karyawan    

Why BSC ?

• BSC sebagai alat mengkomunikasikan strategi diantara para stakeholders dari sebuah organisasi.

• BSC memungkinkan organisasi untuk memetakan semua faktor2 utama yg ada dalam organisasi tersebut.

• BSC dapat mengaitkan strategi dengan kinerja organisasi

• BSC memiliki konsep sebab akibat.Dengan demikian para pelaku strategi mendapat gambaran dan menjadi jelas bahwa bila strategi yg berada dalam tanggung jawab mereka dapat tercapai dg sukses.

• BSC dapat membantu proses penyusunan anggaran.

Proses cascading BSC perusahaan ketingkat divisi

• Setelah peta strategi di tingkat perusahaan disahkan, peta strategi perlu diturunkan dan diselaraskan sampai tingkat divisi bahkan sampai ketingkat individu.proses penurunan ini yang disebut “cascading”.

• Dengan proses cascading dimaksudkan bahwa sasaran strategis di tingkat perusahaan dipecah lebih detail dan dijabarkan di tingkat devisi bahkan di tingkat individu.

Contoh BSC ( PETA STRATEGI )Bank “X”

“The revenue growt5h strategy”Improve stability by broadeningThe sources of revenue fmCurrent customers

“The productivity strategy”Improve operating efficiency byShifting cost to more cost effectiveChannels of distribution

ImproveROEBroaden revenue

mixImprove operating efficiency

Increase confidenceIn finance advice Increase Customer satisfaction through through

Supervision execution

Understand Cust.segment

Dev.new prod.

Cross selling the productline

Finc

Cust

Int.Shift to appropriatechannel

Minimizeproblem

Profit rapidresponse

Increase employeeproductivity

Dev.strategic skill Access to strategicinformation

Align personal goals

Learning & growth

Perbedaan struktur peta strategi pada business division dan support division

Perspektiffinansial

Perspektif Proses bisnisinternal

Proses pembelajaranDan pertumbuhan

Perspektifpelanggan

Perspektifpelanggan

PerspektifProses bisnisinternal

PerspektifPembelajaran danpertumbuhan

Perspektiffinansial

Business Division Support division

Langkah-langkah cascading

• Tujuan divisi ( analisa visi dan misi )

• Relevansi devisi ( mengidentifikasi kontribusi dan pengaruh divisi terhadap peta strategi )

• Pelanggan divisi ( mengidentifikasi pelanggan divisi )

• Aktivitas divisi ( mengidentifikasi tugas pokok divisi )

• Identifikasi harapan pelanggan ( mentabulasi output, pelanggan, da ekpektasi pelanggan )

• Menurunkan ( cascading ) dari perusahaan ke divisi.

• Memperhatikan isu-isu lokal

• Konsolidasi dan tes logika ( menyusun peta strategi divisi )

• Memilih KPI ( identifikasi dan mendifinisikan KPI untuk setiap strategi )

• Memilih KPI.

• Menentukan target dan inisiatif strategi

Tujuan divisi

• Pada langkah awal proses cascading BSC perusahaan ke divisi SDM, perlu dilakukan studi atas divisi SDM itu sendiri yg meliputi visi dan misi. Dan hal ini harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan

Relevansi Divisi

PerspektifFinansial

Profit yang meningkat

Perspektif pelanggan Pelanggan yang setia

PerspektifProses bisnisinternal

Produk yg berkualitas

Pelayanan yg ramah Dan menguasai produk

Perspektif Pembelajaran &pertumbuhan

Meningkatkan keahlianDan perilaku karyawan

Pelanggan Divisi

• Pelanggan disini mencakup secara keseluruhan, yaitu pelanggan eksternal maupun internal dari divisi yg bersangkutan. Proses identifikasi pelanggan ini harus mengacu pada visi dan misi untuk memahami siapa pelanggan utama divisi tersebut.

Aktivitas DivisiNo Tugas pokok Output

1 Membangun dan mengimplementasikan 1. Sistem dan pedoman pelaksanaan rekrutmen

  sistem rekrutmen karyawan 2. Terpenuhinya jumlah karyawan sesuai

    kebutuhan

   

2 Membangun dan mengimplementasikan Sistem dan pedoman pelaksanaan penilaian

  sistem penilaian kinerja dan perencanaan kinerja dan perencanaan kerier SDM

  karier SDM  

   

3 Membangun dan mengimplementasikan Sistem dan pedoman pelaksanaan menejemen

  sistem reward reward

   

4 Memfasilitasi proses pelatihan dan Karyawan yg telah mengikuti pelatihan

  pengembangan kompetensi yg relevan bagi  

  karyawan  

   

5 Memfasilitasi proses perwujudan budaya Pemahaman budaya kerja oleh seluruh

  kerja yg mencerminkan nilai perusahaan karyawan

   

6 Mengelola anggaran keuangan divisi Tata kelola keuangan

Identifikasi Harapan Pelanggan

no Output Pelanggan Harapan

1 Sistem dan pedoman pelaksanaan Semua karyawan Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru

  rekrutmen karyawan   secara baik

       

2 Sistem dan pedoman pelaksanaan Semua karyawan Terlaksananya sistem penilaian kinerja

  penilaian kinerja dan perencanaan   dan perencanaan karier yg mampu men-

  karier SDM   dorong pengembangan kapasitas individu

       

3 Sistem dan pedoman pelaksanaan Semua karyawan Terlaksananya sistem reward yg fair dan

  manajemen reward   kompetitif dan sinergis

       

4 Karyawan yg telah mengikuti Manajemen karyawan yg memiliki ketrampilan dan

  pelatihan Karyawan kompetensi

       

5 Pemahaman budaya kerja oleh Manajemen Terbentuknya good governance

  seluruh karyawan Karyawan  

       

6 Tata kelola keuangan Manajemen Pemanfaatan anggaran yg optimal

Proses cascading

Perspektifpelanggan

Perspektiffinansial

Sasaran strategisPerusahaan yg menjadiCascade langsung untukDivisi SDM

PerspektifProses bisnisinternal

Meningkatkan keahlianDan perilaku karyawan

Perspektif pembelajaran & pertumbuhan( hanya untuk internal divisi )

Proses cascading

Pelanggan

Lingkungan kerjakondusifKompetisi karyawan

Yg tinggi

Finansial

Pemanfaatan anggaranYg optimal

Proses bisnis internal

Peningkatan Budaya kerja

MemperbaikiPerencanaan Karir untukSemua jenjang

Meningkatkan keahlianDan perilaku karyawan

Pembelajaran &pertumbuhan Kompetisi

Karyawan SDMYg tinggi

ImplementasiManajemenperubahan

Terkait tugas pokok divisi SDM Diturunkan dr peta strategi perusahaan

Konsolidasi dan tes logika

Pelanggan

Lingkungan kerjakondusifKompetisi karyawan

Yg tinggi

Finansial

Pemanfaatan anggaranYg optimal

Proses bisnis internal

Meningkatkan keahlianDan perilaku karyawan

MemperbaikiPerencanaan Karir untukSemua jenjang

Meningkatkan keahlianDan perilaku karyawan

Pembelajaran &pertumbuhan Kompetisi

Karyawan SDMYg tinggi

ImplementasiManajemenperubahan

Contoh peta strategi Div. Sistem informasi

Pelanggan

Terpenuhinya KebutuhanPengguna TI

Kompetisi TIYg memadai

Finansial

Pengelolaan keuanganYg transparan

Proses bisnis internal

MeningkatkanKeahlian danMemanfaatkan sistemTI

Membangun infrastrukturTI yg handal danefektif

Pembelajaran &pertumbuhan Kompetisi TI

Yg mendukungProses bisnis

KepemimpinanYg inspirasional

Tata kelola TI Berbasis resiko

Budaya kerja Divisi sistem informasi

Riset berbasiskebutuhan

Memilih KPI

• KPI adalah indikator yg digunakan untuk mengukur kinerja. Ini penting sekali karena sasaran strategi (SS)yg telah tersusun di peta strategi perlu dipantau dan diukur tingkat pencapaiannya.

• Secara praktis dianjurkan agar setiap SS memiliki 1 sampai 2 KPI dan secara total tidak melebihi 30 KPI.

Perspektif finansial (KPI)

• ROI,ROE,ROA

• Total pendapatan

• Cash ratio

• Profit per employee

Perspektif pelanggan ( KPI )

• Pangsar pasar ( produk, target, region )• Mempertahankan pelanggan ( pembelian ulang, pertumbuhan

pelanggan )• Akuisisi pelanggan ( jumlah pelanggan baru, hasil penkualan dr

pelanggan baru )• Indeks kepuasan pelanggan• Indeks pengelolaan keluhan pelanggan• Survei mind-share atau citra perusahaan dimata pelanggan

Perspektif bisnis internal

• Proses inovasi/pengembangan produk ( siklus waktu, jangka waktu R7D mencapai BEP, jumlah paten )

• Pengelolaan pelanggan ( jumlah kunjungan, jumlah permintaan dll )

• Operasi/produksi ( banyaknya produksi,kualitas,jumlah barang yg gagal produksi(yields), angka kecelakaan, kapasitas mesin )

• Proses kepatuhan terhadap regulasi dan lingkungan ( peringkat organisasi )

Perspektif pembelajaran dan pengembangan

• Indeks tingkat kepuasan karyawan

• Turn over rate ( Voluntary/in-voluntary )

• Produktivitas

• Investasi untuk pelatihan

• Competency gap ratio

• Training coverage dll

Penentuan KPI

• KPI eksak, ukuran yg ideal untuk mengukur hasil pencapaian SS yg diharapkan ( measure result )

• KPI proksi, Mengukur hasil tidak secara langsung, tetapi lewat sesuatu yg mewakili hasil tersebut.

• KPI aktifitas, mengukur jumlah, biaya, dan waktu dari kegiatan ( measure activity )yg berdampak pd SS ybs.Pengukurannya berfokus pada proses kegiatan.

• KPI Proyek, hanya mengukur program2 inisiatif ( measure initiatives/project )

Mengidentifikasi dan mendefinisikan KPI untuk setiap SS

Sasaran strategis

Mengukur hasil

Mengukur aktivitas

Mengukur proyek

KPI eksak

KPI proksi

Indikator idealsemua aspek terpenuhi

Indikator terbaik berikutnya( aspek terbatas )

KPI aktifitas Mengukur output,Aktivitas input

KPI proyekMengukur progres proyek( sesuai anggaran, waktu,Dan spesifikasi )

Membuat Perubahan

Bekerjakeras

pencapaian

Peringatandini

Contoh SS:” Pelayanan yg ramah dan menguasai produk”

• Mengukur hasil ----KPI eksak ( Survey kepuasan pelanggan )

• Mengukur hasil --- KPI proksi ( jumlah keluhan pelanggan, tingkat kedekatan pelanggan, kontrak yg dibatalkan, panjang antrian )

• Mengukur aktivitas ----KPI aktivitas ( rasio jumlah staf/pelanggan, anggaran pelatihan, customer gathering)

• Mengukur inisiatif ----- KPI proyek ( penyelesaian pembangunan, penyelesaian proyek CRM, penyelesaian rekrutmen )

Contoh proses cascading : KPI div.SDM

Peningkatan Budaya kerja

KPI : indeks budaya

Memperbaiki perencanaanKarir untuk semua jenjang

KPI :-% proses pembuatan dan penerapan perencanaan karir-% karyawan yg memiliki career path

Meningkatkan Keahlian dan perilakukaryawan

KPI :- Indeks kompetensi karyawan

Diturunkan dari tingkat perusahaan

Menentukan target dan inisiatif strategis

• Pencapain di masa lalu

• Keinginan stakeholder

• Rujukan pada kondisi internal/eksternal

Measuring and managing the strategy

Objectives Measure Actual Target Weight Score

increase profit Net profit 18% 15% 35% 42%

Increase cust satisf. CSI 83 90 20% 18.40%

Food quality % product return 4 4 15% 15%

Delivery Service time 98% 95% 20% 20.60%

Enhance employee skill Training days 3.4 4 10% 8.50%

SCORE CARD104.50

%

Score = (actual/target) x bobot

Vision benefit :Enhance strategy communication

People benefit :Rewarding performance that linked to strategy

Management solution :System for management review

Budget solution :Linking budget to strategy

Vision barrier

People barrier

Management barrier

Resources barrier

Business

99 % = Perspiration1 % = Inspiration

Thank you !!!