ECM und BI – Verbindung von strukturierten und

unstrukturierten Daten

Business Intelligence Forum – CeBIT 2012, 07.03.2012

Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management

Business Application Research Center

BARC ist der führende Marktanalyst für

Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa

Historie

1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl

Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)

1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)

2005: Internationalisierung

2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)

BARC Heute

35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater

über 1200 Kunden jährlich

Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management,

IT Service Management, ERP, CRM, HR

Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris

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Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt

• Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem IT-Anwender-Panel

• The BI Survey 10

• Datenqualitätsmanagement

• Planung und Budgetierung in Europa etc. www.barc.de

Marktforschungs-studien

Produktvergleichs-

studien

• Tagungen - LIVE-Demos von Software-Lösungen • Seminare und individuelle Workshops • Webinare zu unterschiedlichen Themenschwerpunkten • Online Demos auf www.software-präsentationen.de

Veranstaltungen

• Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und Software-Auswahl

• Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR

Consulting

• Business Intelligence

• Datenmanagement

• Enterprise Content Management

• IT Service Management

• Enterprise Resource Planning

• Customer Relationship

Management

• Human Resource Management

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www.barc.de/studien

Projekterfolg mit BARC-Beratung

PROJEKTERFOLG MIT

BARC-BERATUNG

EINZIGARTIGE

MARKTERKENNTNIS NACHHALTIGE

IT-STRATEGIE

EFFIZIENTE UND

EFFEKTIVE

SOFTWARE-

AUSWAHL

NEUTRALES

ANALYSTEN

KNOW-HOW

PRAXISBEWÄHRTER

KRITERIENKATALOG

UMFANGREICHE

QUALITÄTS-

SICHERUNG

STRUKTURIERTES

VORGEHEN

LANGJÄHRIGE

PROJEKT-

ERFAHRUNG

www.barc.de

4

BI und ECM

5

Getrennte Welten?

Kunde

Projekt 0

5

10

15

20

25

30

35

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun

Lebensmittel

Benzin

Hotel

strukturierte

Daten

unstrukturierte

Daten

Ablage Verwaltung

Nutzung Fachlogik

Analyse Workflow

Vollständige

Information

Ablage Verwaltung

Nutzung Fachlogik

Analyse Workflow

Prozess

Nachweis

6

BI und ECM: gemeinsame Aufgaben

Prozess-

management

Ausführung / Steuerung,

Analyse / Monitoring

eDiscovery

Klassifikation von

Inhalten;

Identifikation von

Zusammenhängen

Social

Media

Identifikation,

Analyse, Nutzung,

Speicherung

Big Data

Verwaltung

großer,

heterogener

Datenbestände

Bewertung

Verlässlichkeit

Quelle,

Wert im Kontext

Master Data

Management

Gemeinsames

logisches Modell

Kunde

Projekt

STRATEGIE

Welche Inhalte,

wann, für wen,

wie?

7

Herausforderung:

Umgang mit Informationen

8

Zusammenführen von Inhalten

@

9

Die Informationswelt verändert sich

Neue Formen

der Verteilung

von Informationen

Neue Formen

des Zugriffs

auf Informationen

Neue Formen

der Nutzung von

Anwendungen und Daten

Neue Formen

der Erzeugung

von Informationen

10

Hintergründe der „Informationsflut“

Wirtschaftlich:

Neue Transaktionen, neue Kunden,

neue Art der Geschäftsabwicklung

Rechtlich:

Gestiegene Anforderungen an Nachweisführung

Technisch:

Moderne Systeme generieren mehr Daten

Social Media schafft neue Herausforderungen

Organisatorisch:

Redundanzen, keine klaren Vorschriften zum Löschen

Größte Fehleinschätzung: Speicherplatz kostet nichts!

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Bedarf an Unterstützung

Informationsflut:

Wichtiges wird übersehen,

Termine nicht gehalten

Anwendungen sind

komplex in der

Bedienung

Prozesse werden

schneller und

variantenreicher

Rahmenbedingungen

müssen nachweislich

eingehalten werden

Informationszugriff:

Wesentliche Inhalte stehen

nicht zur Verfügung

Routinetätigkeiten nehmen

zu viel Zeit und „Kapazität“

in Anspruch

12

Anwendungsorientiertes

Informationsmanagement

13

Wissen als wichtigste Ressource?

Mehr Wissen = Mehr Wert? = Mehrwert?

Die entscheidende Frage ist:

WAS WANN für WEN in WELCHER FORM?

Der Prozessbezug entscheidet über den

Wert einer Information für den Mitarbeiter

und das Unternehmen

14

Informationen nutzbar machen

15

0

5

10

15

20

25

30

35

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun

Lebensmittel

Benzin

Hotel

@

Was ist es?

Wo ist es?

Wo gehört es hin?

Umdenken in der IT-Nutzung

Administrative Informationsverwaltung

Konsultative Informationsverarbeitung

Systeme zur Ablage

und Archivierung

Wenig Unterstützung

bei den Aufgaben

„Anwender arbeitet

für das System“

Prozessbezogene

Anwendungen

Direkte Unterstützung

der Vorgangsbearbeitung

„System arbeitet

für den Anwender“

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Anwender

(1) Inhaltsklasse

(2) Prozessauswahl

(3) Einstiegspunkt

Problemidentifikation

(1) Hilfen

(2) Verbundene Dokumente

(3) Recherche im System

Unterstützungswissen

(1) Bestimmung Folgeschritt

(2) Automatismen

(3) Eingrenzen Auswahl

Steuerungswissen

(1) Vollständigkeit

(2) Korrektheit

(3) Plausibilität

Kontrollwissen

Start Ende Rollen &

Profile Rahmen-

parameter

System

Unterstützung durch konsultative

Informationsverarbeitung

(1) Klassifikation

(2) Informationsverteilung

(3) Prozessanstoß

Proaktivität

17

F A Z I T

18

Mehrwert schaffen

Weniger Suchen,

Mehr Finden,

Mehr NUTZEN

Einfacher

Informationen

einbringen

Neue Formen

des Zugriffs und

der Bearbeitung

Entlastung von

Routine-

tätigkeiten

MEHR

MOTIVATION

MEHR

PRODUKTIVITÄT

19

FAZIT: Informationen nutzen können

Höhere Anforderungen Mehr Datenquellen, mehr Volumen

Höhere Flexibilität gefordert

Systeme bieten die Möglichkeiten Anbindung verschiedener Datenquellen

Identifikation, Klassifikation und Bewertung

Nutzung: Zuordnung, Bearbeitung, Verteilung

Prozesse müssen im Vordergrund stehen Klarer Kontext

Unterstützung der Anwender

Steigerung der Effektivität und Effizienz

20

Daten werden mehr,

Systeme sind vorhanden,

Strategie ist erforderlich,

denn nur

Kontext schafft Mehrwert

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Es ist Zeit zu handeln

BARC-Tagung „Automatische Rechnungs- und

Posteingangsbearbeitung“

Termin

3. Mai 2012

(Würzburg, Festung Marienberg)

Inhalt

8 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input-

Management-Lösungen in LIVE-Demos dem

direkten Vergleich

BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen

vor und erläutert das Produktspektrum einzelner

Anbieter aus Sicht eines Analysten

Eine begleitende Fachausstellung gibt Teilnehmern

die Möglichkeit sich mit Anbietern, Anwendern und

Analysten auszutauschen

Mehr Informationen unter www.barc.de/im

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Kommende Webinare

Die automatische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung – Potenziale

moderner Lösungen für Input Management (17. April 2012)

ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System –

strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl (14. September 2012)

ECM in der öffentlichen Verwaltung – Einsatzgebiete, Besonderheiten und

Markt (9. November 2012)

Weitere Informationen und

Anmeldung unter www.barc.de/webinare

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Die BARC-Studie zum Thema

Enterprise Content Management

Systeme für Enterprise Content Management im

Test

Lösungen für Dokumentenmanagement und

Archivierung

Strukturierte Detailbeschreibungen und

Bewertungen zu den getesteten Anbietern

Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und

technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das

Software-Auswahlprojekt

Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter:

www.barc.de/ecm

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BARC-Studien mit Produktvergleichen

Rechnungs- und

Posteingangs-

bearbeitung

Input Management:

Systeme für

Klassifikation,

Datenextraktion,

Verteilung und

Bearbeitung im

Vergleich

Prozess-

modellierungs-

werkzeuge

Systeme für

Dokumentation,

Entwurf, Simulation

und Analyse

Weitere Informationen: www.barc.de/studien

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The BI Verdict

42 Business-Intelligence-Werkzeuge evaluiert

Das BARC Research Abo bietet Zugriff auf den gesamten BARC-

Research:

Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien,

Research Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere

Veröffentlichungen.

Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von

Telefonaten und Onlinemeetings.

Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-

how vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der

Teilnehmer eingegangen werden kann.

Teilnahme an BARC-Tagungen

Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt

BARC Research Abo

Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de).

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Kontakt

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Martin Böhn Head of Enterprise Content Management

BARC GmbH

Steinbachtal 2b

D-97082 Würzburg

Tel. +49 (0)931/880651-0

Fax +49 (0)931/880651-28

mboehn@barc.de

www.barc.de