Bid ce workshop 1 Activity V.01 - Planning a biodiversity data mobilization project

OCTOBER 2016THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION

Sharon Grant

Digitization Project Planning

http://www.gbif.org/europa.eu

OCTOBRE 2016THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION

Sharon Grant

Planification de projet de numérisation


Structure of this Session

Structure de cette séance

INDEX

●Planning for Mobilization●Clustering the Components●Elements of a Good Plan●Conclusion

Inde

x

CONTENU

●La planification de la mobilisation●Rassembler les éléments●Les éléments d'un bon plan●Conclusion

Con

tenu

“That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior, even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce, or simply not to be found… So now let us get on and make some plans.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Planning for Mobilization

“That would be no good, said the wizard, not without a mighty Warrior, even a Hero. I tried to find one; but warriors are busy fighting one another in distant lands, and in this neighbourhood heroes are scarce, or simply not to be found… So now let us get on and make some plans.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

La planification de la mobilisation

Resources Use GoalsP

lann

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nMobilization

Definition: “Bring resources into use to achieve a particular goal.” - Oxford English Dictionary

Ressources ApplicationObjectifs

La p

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tion

MobilisationDéfinition: "Amener des ressources en service pour atteindre un objectif particulier." - Oxford English Dictionary

Définition: “mettre les ressources en application afin d’atteindre un objectif particulier” - Oxford English Dictionary

Resources

USESTasks

● Specimen/Object Staging, ● Curation, ● Data Review, ● Database Review● Image Capture, ● Transcription, ● Data Cleaning, ● Quality Checking● Georeferencing, ● Re-publishing

GOALSOutputs

● Extended Metadata,

● Multiple angles,

● All maged

● Georeferenced

● Published,

● Own IPT

RESOURCESStakeholders

/Hardware● INSTITUTIONAL

• Collections (Collections Managers, Librarian, Curator,,,)

• Personnel (HR…)● PROJECT

• Digitization (Imagers, Geographer...)

• Project Management (PI…)● EXTERNAL

• Web (Designer, Developer)

Pla

nnin

g fo

r Mob

iliza

tion

Ressources

UTILISATIONTâches

● Préparation des Spécimens / Objets● Curation● Revue des Données● Revue de la Base de Données● Capture des Images● Transcription ● Nettoyage des données● Contrôle Qualité● Géoréférencement● Re-publication

OBJECTIFSProduits

● Métadonnées augmentées,

● Plusieurs angles de vue,

● Prise de vue pour tous les spécimens

● Géoréférencement complet

● Publication,

● Installation de l’IPT

RESSOURCESIntervenants / Hardware

● NIVEAU INSTITUTIONNEL

• Collections (Gestionnaires de Collections, Bibliothécaire, Chargé de collection, ...,)

• Personnel (Ressources humaines…)

● PROJET

• Équipe de Numérisation (Preneurs d’images, géographes…)

• Gestion de projet (PI…)● EXTERNES

• Équipe Web (Graphiste, Développeur...)

La p

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tion

WHO (person) is going to do it?

AFFILIATIONS● Institutional; Project; External

STAKEHOLDERS ● Collections; Project

Management; Digitization Team; Personnel; Web Team; Technology; Research; Institution

ROLES● Collections Manager;

Conservator; Librarian; Registrar; Archivist; Project Manager; Principal Investigator; Imagers; Transcribers; Quality Checker; Data Specialist; Human Resources; Finance; Designer; Web Developer; Content Developer; Programmer; Network Administrator; Helpdesk; Database Administrator; Researcher; Volunteer/intern; Curator; Geographer

WHO?Affiliations ● The group or business to whom the

Stakeholder reports.Stakeholders● Groups or teams of people whose areas of

responsibility may affect the success of your project.

Roles● Actual individuals who you may need to

help you successfully complete your project.P

lann

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for M

obili

zatio

nAffiliations, Stakeholders and Roles

QUI (personne) va faire le travail ?

AFFILIATIONS● Institutionnelles ; Au Projet ; Externes

GROUPES DES INTERVENANTS ● Collections; Gestion de Projet ;

Equipe de numérisation , Personnel, Equipe web ; Technologie : Recherche ; Institution

RÔLES● Gestionnaire de Collections ;

Conservateurs, Documentaliste; Registraire ; Archiviste ; Gestionnaire de projet ; Chercheur : Imageurs ; Transcripteurs ; Contrôleurs Qualité ; Spécialiste des Données ; Ressources humaines ; Finance ; Designer; Développeur web ; Développeur de contenu ; Programmeur ; Administrateur réseau ; Helpdesk ; Administrateur de base de données ; Volontaires/Stagiaires; Géographe

QUI ?Affiliations ● Le groupe ou institution auquel le group

des intervenants impliqué rend des comptes.

Groupes des intervenants● Groupes ou équipes de personnes dont les

domaines de responsabilité peuvent avoir des répercussions sur le succès du projet.

Rôles● Individus dont vous pouvez solliciter l’aide

afin de compléter votre projet avec succès.

La p

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tion

Personnes, Affiliations et Rôles

UsesP

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USESTasks


GOALSOutputs



● All maged

● Georeferenced

● Published,

● Own IPT








Ressources

UTILISATIONTâches


OBJECTIFSProduits





● Publication,






● PROJET




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tion

WHICH (choice, alternative) things do we need to do?.

● TASKo Specimen/object

Staging; Curation; Data Review; Database Review; Hiring Staff; Equipment Purchasing; Equipment Setup; Database Modifications; Image Capture; Transcription; Data Cleaning; Quality Checking; Publishing; Georeferencing; Re-publishing; Provisioning Storage; Budgeting; Specimen/object Return; Data Standards

WHICH?Tasks● Jobs that will need to be done in order to

achieve the aims of the project.

Pla

nnin

g fo

r Mob

iliza

tion

Uses

QUELLES (choix, alternative) choses devons nous réaliser ?.

● TÂCHES● Préparation des

Spécimens / Objets; Revue de la Base de Données; Mettre en place l'Équipement; Transcription; Publication; Gestion Serveur Stockage; Curation; Recruter l'Équipe; Modifications de la Base de Données; Nettoyage des Données; Géoréférencement; Budgétisation; Revue des Données; Acheter de l'Équipement; Capture des Images; Contrôle Qualité; Republication; Retour des Spécimens / Objets; Standards de Données

LESQUELLES ?Tâches● Les actions qui contribuent à la réalisation

des objectifs du projet.

La p

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ion

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mob

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tion

Utilisation

GoalsP

lann

ing

for M

obili

zatio

n

USESTasks


GOALSOutputs



● All maged

● Georeferenced

● Published,

● Own IPT








Ressources

UTILISATIONTâches


OBJECTIFSProduits





● Publication,






● PROJET




La p

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ion

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tion

WHAT (specific thing, object) do you want to do?

● GOALSo Darwin Core Data;

Extended Metadata; All Imaged; Regularly Published; Georeferenced; Own IPT

WHAT?Goals● Deliverables.

• Stated• Implied

● Deadlines• Milestones• Final

Pla

nnin

g fo

r Mob

iliza

tion

Goals

QUE (chose spécifique, objet) voulez-vous faire ?

● OBJECTIFSo Données au format

Darwin Core; Métadonnées augmentées; Prises de vues complètes; Données régulièrement publiées; Données géoréférencées; IPT installée

QUOI ?Objectifs● Délivrables.

• Définis• Sous-entendus

● Dates de rendu• Intermédiaires• Finale

La p

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Goals

Resources Use GoalsP

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zatio

nMobilization


Ressources ApplicationObjectifs

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MobilisationDéfinition: “mettre les ressources en application afin d’atteindre un objectif particulier” - Oxford English Dictionary

• Review Goals• Research Uses• Review Resources

Pla

nnin

g fo

r Mob

iliza

tion

MobilizationDefinition: “Bring resources into use to achieve a particular goal.” - Oxford English Dictionary

• Revoir Objectifs• Rechercher

Applications• Revoir Resources

La p

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• Bottlenecks• Gaps• BarriersP

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nMobilization


• Blocages• Lacunes• Obstacles

La p

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REVIEW

●Planning for Mobilization• Affiliations• Stakeholders• Roles• Tasks• Goals

Rev

iew

REVUE

●Planification de la Mobilisation• Affiliations• Intervenants• Rôles• Taches• Objectifs

Rev

ue

INDEX


Inde

x

CONTENU


Con

tenu

“ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all together in a line and dragged them to the far end of the cavern with little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Clustering the Components

“ The goblins chained their hands behind their backs and linked them all together in a line and dragged them to the far end of the cavern with little Bilbo tugging at the end of the row. ” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Rassembler les éléments

GroupSimilarThings

Clu

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ing

the

Com

pone

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ClusterDefinition: “A group of similar things or people positioned or occurring closely together.” - Oxford English Dictionary

RassemblerÉlémentsSimilaires

Ras

sem

bler

les

élém

ents

Noyau (cluster)Définition: “groupe d’éléments ou de personnes similaires disposés ou rassemblés de manière à être physiquement proche.” - Oxford English Dictionary

WHEN (time, occasion, moment) do you want it done?.

● STAGEo Before, During, After

.HOW (way, manner, form) are we going to do it?

● Sequential• Simple• Linear

● Rules Driven• Logic• Linear

● State Machine • Complex• Asychronous

WHEN? HOW?Groups● Stages are points in time relative to the

project start during which the task should be carried out.

Task Clusters● Digitization

Workflows● Sequential● Rules Driven● State Machine Clu

ster

ing

the

com

pone

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Groups, Clusters and Workflows

QUAND (temps, occasion, moment) voulez-vous le faire ?

● ÉTAPESo Avant, Pendant, Après

COMMENT (façon, manière, forme) allons-nous réaliser ces tâches ?

● Séquentiel• Simple• Linéaire

● Guidé par des règles• Logique• Linéaire

● A l’échelle nationale • Complexe• Asynchrone

QUAND ? COMMENT ?Groupes● Les étapes sont des points dans le temps par

rapport au début du projet au cours de lesquelles les tâches doivent être terminées.

Regroupement des tâches● Numérisation

Workflows● Séquentiel● Guidé par des règles● A l’échelle nationale

Groupes, regroupement des tâches et workflowsR

asse

mbl

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ts

Groups

Digitization● Image Capture● Transcription● Data Cleaning● Quality Checking● Publishing

After Digitizing● Georeferencing● Re-publishing● Specimen/Object Return

Before Digitizing● Specimen/Object Staging● Curation● Data Review● Database Review● Provisioning Storage● Budgeting● Data Standards● Hiring Staff● Equipment Purchasing ● Equipment Setup● Database Modifications● BudgetingClu

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com

pone

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Groupes

Numérisation● Capture des Images● Transcription● Nettoyage des Données● Contrôle Qualité● Publication

Après Numérisation

● Géoréférencement● Republication● Retour des Spécimens / Objets

Avant Numérisation

● Préparation des Spécimens / Objets● Curation● Revue des Données● Revue de la Base de Données● Gestion Serveur Stockage● Budgétisation● Standards de Données● Recruter l'Équipe● Acheter de l'Équipement● Mettre en place l'Équipement● Modifications de la Base de DonnéesR

asse

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Workflows● Sequential● Rules Driven● State Machine Clu

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HOW (way, manner, form) are we going to do it?

There are FIVE major groups of tasks that comprise the digitization process.

● pre-digitization curation and staging

● specimen image capture

● specimen image processing

● electronic data capture● georeferencing locality

descriptions.

Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflowsReference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)

Clu

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Task ClustersHOW?

https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows

COMMENT (façon, manière, forme) allons-nous réaliser ces tâches ?.

Il existe CINQ groupes de tâches principaux, qui forment le processus de numérisation.

● Gestion et préparatifs pré-numérisation

● Prise de vues de spécimens

● Traitement des prises de vues de spécimens

● Informatisation des données

● Géoréférencement des descriptions de localités.

Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflowsReference: ZooKeys 209: 19-45 (20 Jul 2012) doi: 10.3897/zookeys.209.3135 (http://zookeys.pensoft.net/articles.php?id=2926%7C)

Regroupement des tâchesCOMMENT ?

Ras

sem

bler

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Workflows ● Sequential● Rules Driven● State Machine Clu

ster

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com

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Sequential - Represents a series of steps. The steps are performed one after another until the last activity is completed.

HOW?

Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflows

Clu

ster

ing

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Workflows



Séquentiel - Représente une série d’étapes. Les étapes sont réalisées les unes après les autres jusqu’à ce que la dernière activité soit achevée.

COMMENT ?


WorkflowsR

asse

mbl

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émen

ts



Rules-driven Implemented based on a sequential workflow however, rules and business logic can alter the progress of the workflow.

HOW?

Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflowsReference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg

Clu

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com

pone

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Workflows



Guidé par des règles Mis en place suivant un workflow séquentiel, cependant les règles et contraintes extérieures peuvent altérer la progression du workflow.

COMMENT ?

Source: https://www.idigbio.org/content/digitization-workflowsReference: https://www.idigbio.org/sites/default/files/sites/default/files/Workflow_MellonTypePDC_v4.jpeg

WorkflowsR

asse

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émen

ts



State Machine - The steps in a state machine workflow execute asynchronously i.e. they are not necessarily performed one after another, but instead are triggered by actions and states in previous steps. One state is assigned as the start state, and then, based on an event, a transition is made to another state and so on.

HOW?


Clu

ster

ing

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com

pone

nts

Workflows



A l’échelle nationale - Les étapes d’un workflow à l’échelle nationale s’exécutent de façon asynchrone, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas forcément effectuées les unes après les autres mais sont au contraires mises en route par les actions et et statuts des étapes précédentes. Un état est désigné comme étant l’état initial, puis, en fonction d’un événement, une transition vers un autre état s’effectue et ainsi de suite.

COMMENT ?


WorkflowsR

asse

mbl

er le

s él

émen

ts


REVIEW

●Clustering the Components• Groups• Clusters• Workflows

Rev

iew

REVUE

●Rassembler les éléments• Groupes• Regroupement des tâches• Workflows

Rev

ue

INDEX


Inde

x

CONTENU


Con

tenu

“We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices. We shall soon before the break of day start on our long journey, a journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Elements of a Good Plan

“We are met to discuss our plans, our ways, means, policy and devices. We shall soon before the break of day start on our long journey, a journey from which some of us, or perhaps all of us (except our friend and counsellor, the ingenious wizard Gandalf) may never return. It is a solemn moment.” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Éléments d’un Bon Plan

ProposalDetailAchievements

Ele

men

ts o

f a G

ood

Pla

nPlan

Definition: “A detailed proposal for doing or achieving something.” - Oxford English Dictionary

DétailPropositionDélivrablesÉ

lém

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n B

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lan

PlanDéfinition: “Une proposition détaillée pour faire ou arriver à quelque chose.” - Oxford English Dictionary

Source: *http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/DigActivities-FADGI-v1-20091104.pdfReference: http://www.arma.org/garp/

WHY (reason, explanation) are we doing it?WHERE(position, place) is this going to happen?

● *Accountability

● Integrity

● Protection

● Compliance

● Availability

● Retention

● Disposition

● Transparency

● Teamwork

Ele

men

ts o

f a G

ood

Pla

nPlan

WHY? WHERE?

A good project plan should contain:● Rationale

● Aims

● Goals

● Risks

● Practicalities

● Resources

● Stakeholders

● Workflows

● Timelines

● Metrics

● Milestones

● Tolerances

Source: *http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/DigActivities-FADGI-v1-20091104.pdfReference: http://www.arma.org/garp/

POURQUOI (raison, explication) faisons-nous cela ?OÙ (position, lieu) cela va-t-il se passer ?

● *Responsabilité

● Intégrité

● Protection

● Conformité

● Disponibilité

● Conservation

● Disposition

● Transparence

● Travail d’équipe

PlanPOURQUOI ? OÙ ?

Une bonne planification de projet devrait contenir :

● Justifications

● Cibles

● Objectifs

● Risques

● Aspects pratiques

● Ressources

● Personnes impliquées

● Succession d’étapes

● Planning temporel

● Indicateurs

● Etapes-clefs

● Marge d’erreur

Élé

men

ts d

’un

Bon

Pla

n

Proposal

Proposal● RATIONALE● RISKS● METRICS

Detail● PRACTICALITIES

• Gantt charts

• Flow diagrams

• Timelines

Achievements● CAPACITY EXTENSION

• Institutional IPT• Trained staff• Collections exposure

● DIRECT DELIVERABLES• Darwin Core metadata• Hi res Image per object• Published to IPT• Report

Ele

men

ts o

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Pla

n

Plan

Proposition● RAISONNEMENT● RISQUES● PARAMÈTRES

Détails● ASPECTS PRATIQUES

• Diagrammes de Gantt

• Représentations graphiques des workflows

• Planning temporel

Élé

men

ts d

’un

Bon

Pla

n

Objectifs● EXTENSION DES CAPACITES

• IPT dédié à l’institution• Equipe formée• Mise en valeur des Collections

● DELIVRABLES DIRECTS• Métadonnées Darwin Core • Images haute résolution pour

chaque objet• Publication via l’IPT• Rapport

Detail



• Gantt charts

• Flow diagrams

• Timelines




Ele

men

ts o

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Pla

n

Plan






Élé

men

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Bon

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n





Achievements



• Gantt charts

• Flow diagrams

• Timelines




Ele

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Plan






Élé

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Bon

Pla

n





REVIEW

●Elements of a good plan• Proposal• Detail• Achievements

Rev

iew

REVUE

●Les éléments d’un bon plan• Proposition• Détails• Objectifs

Rev

ue

INDEX


Inde

x

CONTENU


Con

tenu

“To the end of his days Bilbo could never remember how he found himself outside, without a hat, walking-stick, or say money, or anything that he usually took when he went out; leaving his second breakfast half-finished and quite unwashed-up,” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Conclusion

“To the end of his days Bilbo could never remember how he found himself outside, without a hat, walking-stick, or say money, or anything that he usually took when he went out; leaving his second breakfast half-finished and quite unwashed-up,” Tolkien, J.R.R. (1937) The hobbit, or, There and Back Again. George Allen & Unwin Ltd. London.”

Conclusion

ObjectivesDeadlinesResponsibilityTransparencyTeamwork

Con

clus

ion

Conclusion Definition: “The summing-up of an argument or text.” - Oxford English Dictionary

ObjectifsDates de renduResponsabilitéTransparenceTravail d’équipe

Con

clus

ion

Conclusion Définition: “Le résumé d’une argumentation ou d’un texte.” - Oxford English Dictionary

OCTOBER 2016THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION

Sharon Grant

Digitization Project Planning


OCTOBRE 2016THE BID PROGRAMME IS FUNDED BY THE EUROPEAN UNION

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