Born to be accessible - Barrierefreie PDFs gemäß PDF/UA effizient erstellen

Born to be wild - Barrierefreie PDFs gemäß PDF/UA effizient erstellen

Markus Erle (Wertewerk)

Real Life Best Practices aus Word, Indesign & FormulareH

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accessible

capito - 30. September 2014

1. Einführung: Willkommen im Dschungel!

2. Workflow aus Microsoft Word - ZEBRA

3. Workflow aus Adobe InDesign - LEOPARD

4. Workflow für Formulare - NASHORN

5. Fazit

Agenda

1. Willkommen im Dschungel

Im Dschungel gilt das Recht des Größeren ...

... oder des Stärken!

Klare Regeln helfen beim Überleben.

Für barrierefreie PDFs sind diese Regeln:

PDF/UA

Markus Erle, Wertewerk www.wertewerk.de

PDF/UA (ISO 14289-1:2012)

• ISO-Seite zu PDF/UA: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=54564

• PDF/UA Competence Center: http://www.pdfa.org/competence-center/pdfua-competence-center/?lang=de

• PDF/UA kompakt: http://www.pdfa.org/2013/06/pdfua-kompakt/?lang=de

http://www.wertewerk.de


http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=54564




http://www.pdfa.org/competence-center/pdfua-competence-center/?lang=de









Mehr zu PDF/UA, Matterhorn-Protokoll, ...

• Markus Erle: Was Sie schon immer über barrierefreies PDF wissen wollten - IKT-Forum 2013, A-Linzhttp://blog.axespdf.com/index.php/leserseite/items/wissen-pdf-barrierefrei-ikt2013.html



http://blog.axespdf.com/index.php/leserseite/items/wissen-pdf-barrierefrei-ikt2013.html







• Voraussetzungen:Unicode, Schriften eingebettet, Grundsprache

• Gestaltung und Layout:Ausreichende Kontraste, Informationen nicht allein durchvisuelle Eigenschaften vermitteln

• Logische Dokumentstruktur & Semantik:Jedem Element ist ein PDF-Tag zugeordnet oder eineKennzeichnung als Artefakt, eindeutige logische Reihenfolge

• Sonstiges:Lesezeichen, Metadaten, Seitennummerierung, Sprachwechsel

Wichtige PDF/UA Anforderungen



Logische Dokumentstruktur ist das Skelett eines barrierefreien Dokumentes


• Vollständig: jedes Element hat einen Tag oder ist alsArtefakt gekennzeichnet

• Linear: alle Inhaltselemente sind in einer eindeutigeReihenfolge

• Adäquat: jedes Inhaltselement hat den zu ihm passendenTag („Etikett“)

• Kongruent: was zusammengehört, musszusammenbleiben: Umgang mit Trennstrichen, Zeilen- oderSeitenumbrüchen

• Eindeutig: nur PDF-Standard-Tags verwenden oderbenutzerdefinierten Tags einen solchen zuweisen(Rollenzuordnung)

Logische Dokumentstruktur & Semantik: 5 Grundsätze




• Vollständig: jedes Element hat einen Tag oder ist als Artefakt gekennzeichnet

• Linear: alle Inhaltselemente sind in einer eindeutige Reihenfolge

• Adäquat: jedes Inhaltselement hat den zu ihm passenden Tag („Etikett“)

• Kongruent: was zusammengehört, muss zusammenbleiben: Umgang mit Trennstrichen, Zeilen- oder Seitenumbrüchen

• Eindeutig: nur PDF-Standard-Tags verwenden oder benutzerdefinierten Tags einen solchen zuweisen (Rollenzuordnung)

Logische Dokumentstruktur & Semantik: 5 Grundsätze

Maschinell

Maschinell

Mensch

Mensch

Mensch



Wie prüfen wir auf PDF/UA?


PDF Accessibility Checker (PAC) 2.0: PDF/UA-Check




• kostenlos (auf Spendenbasis, für Mac-Version wird noch gesammelt)

• alle Maschinen-prüfbare Checkpunkte des Matterhorn-Protocolls - Zusammenfassung & Detailbericht

• Zusätzliche Ansichten und Features zur Unterstützung der manuellen Prüfung:

- vereinfachte Strukturansicht

- detaillierte Parallelansicht PDF-Tags & Dokument

- alle Attribute zu PDF-Tags

- Rollenzuordnung

- Statistik

PAC 2.0 - Kurzprofil




PAC 2.0: Detailbericht




PAC 2: Screenreader-Vorschau




PAC 2.0: Strukturbaum und Seitenansicht




2. Workflow:

PDF/UA aus Microsoft Word

Gutmütige Dokumente in schwarzweiß?

Sie kommen einem öfters quer als man denkt.

KonvertierungPrüfen &

Korrigieren

WAutor

Barrierefreies PDF nutzen

Workflow im Überblick

Screenreader

• JAWS

• NVDA (kostenlos)

PDF-Reader

• VIP PDF-Reader (kostenlos)

Konvertierung in Tagged PDF

• integriert (Word, Libre Office / Open Office)

• Adobe PDF-Maker (Add-In)

• axesPDF for Word (Add-In)

Autorenwerkzeuge

• Word 2007

• Word 2010

• Word 2013

• Libre Office / Open Office (kostenlos)


Prüfen und Korrigieren

• Acrobat XI Pro

• axesPDF QuickFix

Prüfen (kostenlos)

• PAC 2 (PDF/UA-Checker)Prüfen: 1. und 2.

• callas pdfGoHTML (Add-In)Prüfen: 2.

1. Word so benutzen, wie es gedacht ist

• Formatvorlagen• verfügbare Werkzeuge

für Tabellen, Fußnoten

2. Möglichst alle Barrierefreiheitsmerkmale anlegen

• Alternativtexte / Artefakte

Die Konvertierung sollte

• PDF-Tags aus derDokumentstrukturerstellen

• fehlendeBarrierefreiheitseigen–schaften ergänzen

• typische Fehlerkorrigieren

Das PDF „lesen“ mit

• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software

• anderen assistiven Technologien (AT)

• Mobiler PDF-Viewer

1. Automatisches Prüfen

2. Visuelles Prüfen

• Semantik• Logische Lesereihenfolge

(Tag-Reihenfolge)

3. Praxisprüfung mitassistiver Technologie (AT)

4. Korrigieren und Ergänzen



Korrigieren

WAutor

Screenreader

• JAWS


PDF-Reader






Autorenwerkzeuge

• Word 2007

• Word 2010

• Word 2013




• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)










• PDF-Tags aus der Dokumentstruktur erstellen

• fehlende Barrierefreiheitseigen–schaften ergänzen

• typische Fehler korrigieren


• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software






(Tag-Reihenfolge)




Korrigieren

WAutor



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)

• PAC 2 (PDF/UA-Checker) Prüfen: 1. und 2.

• callas pdfGoHTML (Add-In) Prüfen: 2.

Screenreader

• JAWS


PDF-Reader






Autorenwerkzeuge

• Word 2007

• Word 2010

• Word 2013














• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software






(Tag-Reihenfolge)

3. Praxisprüfung mit assistiver Technologie (AT)



Korrigieren

WAutor












• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software



Autorenwerkzeuge

• Word 2007

• Word 2010

• Word 2013








• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)



Screenreader

• JAWS


PDF-Reader






(Tag-Reihenfolge)




Projektbeispiel: Infoblätter












• Ziel: PDF/UA

• revisionsintensiv

• insgesamt über 60 Dokumente

• zwischen 1 Seite und über 200 Seiten

• ein- und zweispaltig

• es standen zum größten Teil nur PDFs als Ausgangsdokumente zur Verfügung

Ausgangssituation




• Dokumenttypen analysiert

• Pilotdokumente festgelegt

• Standard-Dokumentvorlage erstellt

• Test mit axesPDF for Word Beta

• PDF/UA-Check & Korrektur mit axesPDF QuickFix

• Umsetzung der Pilotdokumente und Abstimmung der Vorlage

• „Serienproduktion“

• Erstellung neuer Dokumentvorlagen

• Korrekturworkflow eingerichtet

Wie sind wir vorgegangen?




• Elemente für Dokumentvorlagen identifizieren

• Unterschiedlichkeit der Dokumente

• Tabellen nachbauen / mehrseitige Tabellen

• Bugs der axesPDF for Word-Beta: beispielsweise Listen in Tabellen

• mehrfach verwendete Fußnoten

• Korrekturworkflow - docx-basiert oder PDF-basiert?

• mangelnde Word-Kenntnisse mancher Autoren

• Begrenze Bereitschaft bei Autoren, sich auf Neues einzulassen

Besondere Herausforderungen




Schlanker Workflow durch kombiniertes Prüfen & Korrigieren

Demo Korrekturworkflow




• Erste Arbeitsphase ist sehr aufwändig: Dokumentvorlagen erstellen und alle Dokumente neu setzen

• Word-Bordmittel reichen nicht aus, um PDF/UA zu erfüllen (auch nicht in Kombination mit Adobe PDF-Maker)

• Aktueller Kompromiss mit Zusatzwerkzeugen ist bereits relativ schlank: Prüfen und Korrigieren in einem Schritt - mittelfristig werden keine Korrekturen am PDF mehr notwendig sein

• Originaldateien zentral zu organisieren hat sich bewährt

• Autoren erhalten Kopien um im Änderungsmodus Korrekturen einzugeben

• Speichern in Acrobat noch notwendig, da Beta-Version

• Einsatz von Acrobat-Aktionen sehr hilfreich

Gelernte Lektionen



3. Workflow:

PDF/UA aus Adobe InDesign

Man kann mit ihnen schmusen, aber ehe man sich versieht, hat ihre Pranke einen erwischt.

KonvertierenPrüfen &

korrigierenBarrierefreies PDF

nutzen

4.Workflow und Werkzeuge - InDesign

Autor

Autorenwerkzeuge

• ab InDesign CS 5.5

• axaio MadeToTag (Add-In)



• axaio MadeToTag

Screenreader

• JAWS


PDF-Reader



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)



1. In InDesign

• Formatvorlagen zu PDF-Tags mappen

• verfügbare Werkzeuge für Tabellen einsetzen

• Log. Reihenfolge über Artikel-Werkzeug, Verketten und Verankern







• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software

• anderen assistivenTechnologien (AT)





(Tag-Reihenfolge)




korrigieren


Autor

Autorenwerkzeuge


• axaio MadeToTag(Add-In)



• axaio MadeToTag


Screenreader

• JAWS


PDF-Reader



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)



1. In InDesign


• verfügbare Werkzeugefür Tabellen einsetzen

• Log. Reihenfolge überArtikel-Werkzeug,Verketten und Verankern

2. Möglichst alleBarrierefreiheitsmerkmale anlegen


• PDF-Tags aus der Dokumentstruktur erstellen

• fehlende Barrierefreiheitseigen–schaften ergänzen

• typische Fehler korrigieren


• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software






(Tag-Reihenfolge)




korrigieren


AutorBarrierefreies PDF

nutzen

Autorenwerkzeuge





• axaio MadeToTag

Screenreader

• JAWS


PDF-Reader



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)

• PAC 2 (PDF/UA-Checker) Prüfen: 1. und 2.


1. In InDesign










• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software






(Tag-Reihenfolge)

3. Praxisprüfung mit assistiver Technologie (AT)



korrigieren

1. In InDesign










• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software





• axaio MadeToTag


AutorBarrierefreies PDF

nutzen

Autorenwerkzeuge



Screenreader

• JAWS


PDF-Reader



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)






(Tag-Reihenfolge)




Ausgangssituation

• Ziel: PDF/UA

• erscheint regelmäßig

• zwischen 16 und 36 Seiten

• Fußnoten

• Text als Worddokument

• unterschiedliche Autoren

Projektbeispiel: Reihe „Policy Paper“




• Word-Dokumentvorlage aufgesetzt für die Autoren

• InDesign-Mustervorlage aufgesetzt - bereits für die Barrierefreiheit optimiert

• Bereinigen der erhaltenen Word-Datei

• Satz des Textes und Korrekturläufe

• Nach Abnahme: Erstellen der beiden Versionen indd bf und print

• bf: Querverweise anlegen (Fußnoten), Änderung des Zeichenformats „Hyperlink“

• Konvertierung und ersten Check mit axaio MadeToTag (InDesign-Plug-In)

• Prüfen und Korrigieren in einem Schritt mit Hilfe von axesPDF QuickFix





• InDesign-Bordmittel reichen nicht aus

• Schlanker Workflow ist jedoch mit Zusatzwerkzeugen bereits möglich - mittelfristig auch ohne Korrekturen am PDF

• Kompromisslösung der Fußnoten als optische Fußnoten und logische Endnoten verursacht hohen Aufwand bei Fußnotenänderungen

• Optimierte Dokumentvorlage für Autoren hilft etwas, ersetzt aber nicht das Bereinigen vor dem Beginn des Setzens

• Im Moment ist noch Speichern unter Acrobat Pro notwendig (beispielsweise für korrekte Anzeige unter Firefox)

Gelernte Lektionen




InDesign CC - „Spickzettel“ (Cheat Sheet“)




4. Workflow:

PDF/UA-konforme Formulare

Bereits der pure Anblick macht deutlich: Hier ist nichts Gutes zu erwarten!

KonvertierenPrüfen &

korrigierenBarrierefreies PDF

nutzenAutor

Autorenwerkzeuge





• axaio MadeToTag

Screenreader

• JAWS


PDF-Reader



• Acrobat XI Pro


Prüfen (kostenlos)








• Screenreader

• Braille-Display

• Zoom-Software






(Tag-Reihenfolge)



1. Siehe Indesign-Workflow

2. Formularfeldergestalten

3. Eigenschaften festlegen

4. Formularfelderverankern

4.Workflow und Werkzeuge - Formulare aus InDesign


Projektbeispiel: Anmeldeformular Stadtbücherei

Ausgangssituation

• Ziel: PDF/UA

• strenge Layoutvorgaben,kein Redesign

• möglichst geringerZusatzaufwand beiÄnderungen




• Formular in InDesign nachgebaut

• Mustervorlage erstellt

• Formularfelder in Indesign gesetzt und verankert (für die Position in der logischen Reihenfolge)

• Konvertierung mit InDesign

• Prüfen und Korrigieren mit axesPDF QuickFix

• Vervollständigen der Formularfeldeigenschaften in Acrobat Pro












• Immer noch sehr hoher Nacharbeitungsaufwand in Acrobat Pro - je abweichender von den Standardeinstellungen in InDesign desto aufwändiger

• In InDesign keine „Formular-Intelligenz“ hinterlegbar

• Aufwand für nachträgliche „Formular-Intelligenz“ teilweise höher als Aufwand für nachträgliches taggen

• Bei mehreren Formularen konsequent standardisieren und mit Felderbibliotheken bzw. kompletten Bausteinen (zum Beispiel Mitgliedsdaten) arbeiten

• Erhöhter Aufwand für Praxis-Testing

• Formular-Workflow nur bedingt reif für „schlanke Serienproduktion“

Gelernte Lektionen



5. Zusammenfassung


• Bordmittel der Mainstream-Programme genügen nicht füreffiziente Workflows

• Sowohl der Word- als auch der InDesign-Workflow sind mitZusatz-Werkzeugen bereits relativ schlank möglich(Korrekturen auf Knopfdruck bzw. mit Hilfe vonStapelverarbeitung/Aktionen)

• Der Formular-Workflow erfordert noch sehr vielHandarbeit. Die Werkzeuge - allen voran InDesign - sind hiernoch nicht so weit.

Zusammenfassung




• axaio MadeToTag:http://www.axaio.com/doku.php/de:products:madetotag

• axesPDF QuickFix:www.axespdf.com

• axesPDF for Word:www.axespdf.com

• callas pdfGoHTML:http://www.callassoftware.com/callas/doku.php/de:products:pdfgohtml

• PAC 2 - Stiftung „Zugang für alle“:http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac/pac-2.html

Nützliche Links zu eingesetzten Tools



http://www.axaio.com/doku.php/de:products:madetotag

http://www.axaio.com/doku.php/de:products:madetotag

http://www.axespdf.com








http://www.access-for-all.ch/ch/pdf-werkstatt/pdf-accessibility-checker-pac/spenden-fuer-pac-2.html





• axesPDF-Blog - Expertenwissen rund um PDF-Barrierefreiheithttp://blog.axespdf.com/

• CheatSheet „Barrierefreie PDFs erstellen mit Adobe InDesign CC“http://blog.axespdf.com/

• CheatSheet „Barrierefreie PDFs erstellen mit Microsoft Word 2010“http://blog.axespdf.com/

• ISO-Seite zu PDF/UA: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=54564

• Markus Erle: Was Sie schon immer über barrierefreies PDF wissen wollten- IKT-Forum 2013, A-Linzhttp://blog.axespdf.com/index.php/leserseite/items/wissen-pdf-barrierefrei-ikt2013.html

• PDF/UA Competence Center: http://www.pdfa.org/competence-center/pdfua-competence-center/?lang=de

• PDF/UA kompakt: http://www.pdfa.org/2013/06/pdfua-kompakt/?lang=de

Nützliche Links zu weiteren Infos


















Dann Vollgas ins Abenteur!


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• Titelfoto: Welcome to the Jungle! - Hommage an die Walter Tigers Tübingen!Glückwunsch zum erfolgreichen Kampf gegen den Abstieg!

• Giraffe zwischen hohen Bäumen: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258287609/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Gepard mit Beute: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258298511/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Eingangsschild Serengeti Nationalpark: http://www.flickr.com/photos/davidberkowitz/5698875123/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Knochen afrikanischer Tiere: https://www.flickr.com/photos/boegh/5676987381/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0

• 2 Zebras: https://www.flickr.com/photos/davidberkowitz/5699736434/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Zebra rennt auf die Straße: https://www.flickr.com/photos/boegh/5677551794/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0

• Leopard auf einem Baum: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258414621/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Nashorn auf der Straße: https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258413707/ - Lizenz: CC BY 2.0

• Straße mit 2 Safari-Fahrzeugen: https://www.flickr.com/photos/boegh/5676990461/ - Lizenz: CC BY-SA 2.0

Bildnachweise



https://www.flickr.com/photos/turcophotos/8258287609/


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https://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/deed.de


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https://www.flickr.com/photos/comedynose/5596445582/

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